November 2004 versie 1.0
Vooraf» De handleiding kan een nuttig hulpmiddel zijn bij eventuele vragen of problemen. Voor een eerste introductie verwijzen we u naar de basishandleiding van de digitale Milieutafel.» In de voorbeelden wordt er vanuit gegaan dat BSCW in de Nederlandse taal is ingesteld. En dat de Nederlandstalige versie MS internet Explorer wordt gebruikt. 2
Gebruik van de digitale milieutafel 4 Welke informatie zet ik nu juist wel en welke juist niet op de Digitale Milieutafel? 4 Vervangt BSCW mijn harde schijf of netwerkschijven? 4 Kan ik informatie beschikbaar stellen aan iedereen op het Internet? 4 Starten met de digitale Milieutafel 4 Hoe krijgt ik als projectmedewerker of klant toegang tot de digitale milieutafel? 4 Hoe kom ik als externe relatie van de milieutafel aan een gebruikersaccount van de digitale Milieutafel? 4 Instellingen van de PC voor het gebruik van de digitale Milieutafel 5 Hoe stel ik in BSCW de Nederlandse taal in? 5 Basisgebruik van de digitale Milieutafel 5 Kan ik op én PC in meerdere vensters tegelijkertijd werken? 5 Kan ik op mijn PC tegelijk met verschillende gebruikersnamen werken? 5 Hoe ga ik om met BSCW op een gedeelde pc? 5 Schijfruimte 5 Ik heb geen ruimte meer op mijn digitale Milieutafel werkruimte. Wat kan ik doen? 6 Hoe krijg ik in één keer een overzicht van al mijn objecten en mappen? 6 Delen 6 Hoe kan ik zoeken naar een gebruiker binnen de digitale Milieutafel? 6 Zoeken 7 Hoe kan ik zoeken naar een BSCW-gebruiker? 7 Kan ik op inhoud (full text) zoeken naar alle typen documenten? 7 Historie en synchroniseren 7 Wat wordt bedoeld met synchroniseren en hoe werkt het? 7 Overig 8 Waarom lijkt het menu soms niet te werken? 8 3
Gebruik van de digitale milieutafel Welke informatie zet ik nu juist wel en welke juist niet op de Digitale Milieutafel? De digitale Milieutafel is bedoeld als een omgeving waar je met andere projectmedewerkers kunt samenwerken. Documenten die u met andere projectmedewerkers via het Internet wilt delen horen binnen de digitale Milieutafel.. Ook documenten waaraan door meerdere personen wordt gewerkt behoren, ook als ze nog in conceptfase verkeren, binnen de digitale Milieutafel.. De digitale Milieutafel is niet bedoeld voor bestanden. Bestanden die u met niemand wilt delen horen niet thuis op de digitale milieutafel. Concept documenten die nog nauwelijks zinvolle informatie bevatten horen niet thuis op de digitale Milieutafel. Vervangt BSCW mijn harde schijf of netwerkschijven? Nee. Uw PC en netwerkschijven blijven uw persoonlijke productieomgeving. Van de gegevens op de netwerkschijven worden regelmatig back-ups gemaakt. Het terugzetten van per ongeluk verwijderde persoonlijke bestanden is mogelijk. De digitale Milieutafel is bedoeld als groeps- en projectomgeving voor samenwerking via Internet. Het terugzetten van individuele bestanden vanaf digitale Milieutafel back-ups is niet mogelijk. Kan ik informatie beschikbaar stellen aan iedereen op het Internet? Nee, dit kan niet. De digitale Milieutafel is alleen toegankelijk voor projectmedewerkers van de milieutafel.alle medewerkers worden geregistreerd om er voor te zorgen dat alleen gerechtigden documenten kunnen raadplegen. De digitale Milieutafel is bedoeld als samenwerkingsomgeving en niet als publicatiemedium voor het Internet. Starten met de digitale Milieutafel Hoe krijgt ik als projectmedewerker of klant toegang tot de digitale milieutafel? Bij de start van een project worden uitnodigingen verzonden voor deelneming aan de digitale milieutafel. Wanneer u niet beschikt over deze uitnodiging kunt u contact opnemen met de coördinator van het desbetreffende project. Hoe kom ik als externe relatie van de milieutafel aan een gebruikersaccount van de digitale Milieutafel? Om gebruik te kunnen maken van de digitale Milieutafel moet u geregistreerd zijn. U kunt hierover één van de medewerkers van de Milieutafel raadplegen. 4
Instellingen van de PC voor het gebruik van de digitale Milieutafel Hoe stel ik in BSCW de Nederlandse taal in? De gebruikersinterface van de digitale Milieutafel kan in verschillende talen getoond worden. U kiezen uit Nederlands, Engels en Duits. U stelt de taal als volgt in.» Klik op Opties in de menubalk van de digitale Miieutafel» Kies Voorkeuren» Zet taal op NL en vink Taal ( automatische detectie ) uit. Door de laatste optie uit te zeggen kijkt de digitale milieutafel niet meer naar de taal van MS Internet Explorer. Basisgebruik van de digitale Milieutafel Kan ik op én PC in meerdere vensters tegelijkertijd werken? Ja, het is mogelijk om binnen de digitale Milieutafel met dezelfde gebruikersnaam in meerdere vensters te werken Open een nieuw browservenster vanuit het huidige Milieutafel-venster. In uw browser:» Bestand» Nieuw en vervolgens nieuw venster Kan ik op mijn PC tegelijk met verschillende gebruikersnamen werken? Nee, dit kan niet en wordt sterk afgeraden. Hoe ga ik om met BSCW op een gedeelde pc? Op werkplekken die door verschillende gebruikers worden gedeeld gaat u als volgt te werk:» Sluit na gebruik de browser volledig af, dus sluit alle windows.» Start nu de pc opnieuw op Schijfruimte Hoeveel ruimte heb ik binnen BSCW tot mijn beschikking? Iedere projectmedewerker krijgt heeft de beschikking over 20 MB schijfruimte. Tijdelijk (twee weken) kunt u tot 30 MB gebruiken. Gebruik deze tijd om te archiveren en op te schonen. Kan ik elk bestand, onafhankelijk van de grootte, opslaan in BSCW? Nee, de limiet ligt op ongeveer 5 MB. Vergeet niet dat het werken met grote bestanden over internetverbindingen in de praktijk zeer omslachtig is. Vandaar het advies om bestanden niet groter te maken dan 5MB. De benodigde transmissietijd is sterk afhankelijk van de snelheid en kwaliteit van de snelheid en kwaliteit van de verbinding:» 5 MByte over modemverbinding (56 Kbps) duurt 20-40 minuten.» 5 Mbyte over ADSL (400 Kbps) duurt 2-4 minuten;» 5 MByte over 5 Mbps verbinding duurt 10-20 seconden; 5
Ik heb geen ruimte meer op mijn digitale Milieutafel werkruimte. Wat kan ik doen? Per gebruiker is maximaal 20 MB opslagruimte beschikbaar. Voor een korte termijn wordt een overschrijding toegestaan, daarna moet u uw mappen en objecten opruimen. Enkele tips hiervoor:» Leeg uw prullenbak Objecten in uw prullenbak nemen ook schijfruimte in. Leeg uw prullenbak dus eerst. Als u bestanden met anderen hebt gedeeld, blijven die in uw bezit tot de laatste gebruiker deze verwijderd heeft. Het bestand komt dan automatisch in uw prullenbak, van waar u het definitief kunt verwijderen.» Leeg uw Klembord Het kan voorkomen dat u nog bestanden heb staan op uw Klembord. Verdwijder deze als u zeker weet dat u ze niet meer nodig hebt.» Ruim uw mappen op. Raadpleeg de coördinator van het project om te kijken in hoeverre het mogelijk is om de mappen enigszins op te ruimen. Wat moet ik doen als ik de melding Quota limiet bereikt krijg? Zie het antwoord op de vorige vraag. Hoe krijg ik in één keer een overzicht van al mijn objecten en mappen? Klik binnen uw persoonlijke werkruimte (home folder) op de bovenste actieknop en kies voor de optie Inhoud. U krijgt nu een volledig overzicht (site map) van al uw objecten. Van hieruit kunt u doorklikken naar mappen en andere objecten. Delen Hoe kan ik zoeken naar een gebruiker binnen de digitale Milieutafel? Om te zoeken naar een specifieke gebruiker doet u het volgende:» klik op de knop Bestand» Navigeer in het dan verschijnende menu naar de optie Zoek» Kies voor gebruiker» Zoek in het scherm wat dan verschijnt naar gebruikers. ( Let op dat u kleine letters gebruikt ) Wat wordt binnen BSCW bedoeld met rollen? Rollen geven aan wat een deelnemer in een folder mag doen. In de digitale Milieutafel kunnen leden in vier verschillende rollen worden uitgenodigd: - coördinator: Deze overziet de gehele digitale milieutafel en is verantwoordelijk voor het beheer - adviseur: Deze rol is weggelegd voor de adviseurs binnen de digitale Miieutafel - Bevoegd gezag: Deze rol is weggelegd voor de controlerende instantie - Klant: Deze rol wordt gegeven aan de desbetreffende klant binnen een project 6
Zoeken Hoe kan ik zoeken naar een BSCW-gebruiker? Zie bovenstaande vraag onder de rubriek delen. Kan ik op inhoud (full text) zoeken naar alle typen documenten? Nee, niet alle typen documenten worden ondersteund. Wel de meest voorkomende: Excel, Word, PDF, TXT en Powerpoint. Let op: het indexerings-proces loopt 's nachts. Dit betekent dat geplaatste objecten pas de volgende dag te vinden zijn via Zoeken op inhoud. Hoe kan ik zoeken op datum? Kies voor de optie Zoek in de menubalk. Voeg een zoekterm toe met een datumveld (bijvoorbeeld gecreëerd op, gelezen sinds) De syntax van het datumveld is: DD/MM/(YY)YY Historie en synchroniseren Wat wordt bedoeld met synchroniseren en hoe werkt het? Het BSCW-systeem houdt precies voor u bij wat er is veranderd binnen uw werkruimte na de laatste keer dat u gesynchroniseerd heeft. Dit wordt weergegeven door iconen in de kolom Historie. Door op deze iconen te klikken kunt u zien wat er allemaal is veranderd en gebeurd in de folder. Door synchroniseren (op de Historiepagina, via de actieknop of het menu) wordt de historie geleegd. Hiermee geeft u aan dat u op de hoogte bent van alle wijzigingen. Kan ik automatisch geïnformeerd worden over wijzigingen in mijn mappen? Ja, dit kan via e-mail. U kunt aangeven dat u rapport wilt ontvangen met alle wijzigingen. Kies opties en vervolgens voor signalen. Geef in het menu wat dan verschijnt de rubrieken aan waarover u informatie wenst te ontvangen. 7
Overig Waarom lijkt het menu soms niet te werken? Het menu is een Javascript-programma. Dit programma wordt op het einde van de pagina geladen en dan pas geactiveerd. Wacht dus met menu acties tot de pagina volledig is geladen. U kunt een pagina opnieuw laden met de refreshknop binnen uw browser. Als u wacht totdat de pagina volledig is geladen, werkt het menu altijd. 8