Digitaliseringproces Audio en Video Letteren en Rechten

Digitaliseringproces Audio en Video Letteren en Rechten Eindrapportage Projectgroep Fast Forward S. Jager, projectleider December 2006 Versie 2.0

Inhoudsopgave 1 Inleiding...2 2 Opzet Document...3 3 Achtergrond...4 4 Hoofdonderdelen digitalisatieproces...6 4.1 Globale beschrijving...7 4.2 Aanvraag / Opdrachtformulering...7 4.3 AV-opnames...9 4.4 Conversie...10 4.5 Beeldbewerking en montage...10 4.6 Uitlevering...10 4.7 Ontsluiting...12 4.8 Toegang streaming materiaal...13 4.9 Voortraject...13 4.10 Natraject...14 4.11 Technische ondersteuning...15 4.12 Inhoudelijke ondersteuning...16 5 Organisatieaspecten...17 5.1 Eindverantwoordelijkheid en deelverantwoordelijkheid...17 5.2 Bestuurlijke verantwoordelijkheid...17 5.3 Advies, toezicht en controle...17 5.4 Financiering...17 5.5 Uitfasering analoge media en apparatuur...19 5.6 Aandachtspunten beleid...20 6 Werkprotocollen...22 6.1 Protocol afhandeling opdracht in Magic...22 6.2 Protocol bestand als streaming fragment aanbieden op RuG Video Portal...25 6.3 Protocol toegang tot streaming materiaal voor groepen gebruikers...29 7 Bijlagen...35 7.1 Gedragsregels voor aanbieding auteursrechtelijk beschermd materiaal in streaming, opgesteld in samenwerking met AJBZ...35 7.2 Akkoordverklaring gebruik digitaal audiovisueel materiaal...36 7.3 Voorbeeld verklaring gebruik speelfilms door student...37 7.4 Overzicht RTV-/satellietzenders...38 7.5 Specificatie materiaal NIBG...40 7.6 Advies ondersteunde uitvoerformaten voor streaming audiovisuele media...41 7.7 Verwerkbare media en formaten AV-Dienst...45 7.8 Overzicht beschikbare players en codecs...46 7.9 Voorbeeld-email bij oplevering streaming bestand...47 2

7.10 Uitrusting AV-werkplaats en AV-studio...50 7.11 Software t.b.v. AV-bewerking door AV-dienst...52 7.12 Overzicht multimedia presentatievoorzieningen...53 7.13 Voorzieningen Multimedia Studiecentrum TVO UB...56 3

1

1 Inleiding In september 2005 is door de faculteitsbesturen Letteren en Rechten een projectgroep ingesteld die tot doel had de problematiek m.b.t. het digitaliseren van audio en videobestanden binnen de twee faculteiten nader in kaart te brengen en methoden te ontwikkelen en procedures vast te leggen waarmee opdrachten op dit gebied systematisch en efficiënt kunnen worden afgehandeld. Het project is uitgevoerd onder de naam Fast Forward. Fast Forward is uitgevoerd door de volgende medewerkers van de faculteiten Letteren en Rechten: Bart Beijer, DOS Sake Jager, ICTOL (Projectleider) Callista Jippes, AV-dienst Henk-Jan Kooke, AV-dienst André Rosendaal, ICTOL Mimi Vermeer, Letterenbibliotheek Wietze Visscher, FCA Letteren De projectgroep heeft in 2005-2006 regelmatig (iedere 2 à 3 weken) overlegd. De laatste bijeenkomst heeft plaatsgevonden op 25 augustus 2006. In het najaar 2006 hebben nog een aantal afrondende activiteiten plaatsgevonden, die langer hebben geduurd dan aanvankelijk voorzien. Deze eindrapportage wordt daarom later opgeleverd dan in de oorspronkelijke planning aangegeven. Het belangrijkste resultaat van het project is dat het werkproces m.b.t. digitalisering nader is gedefinieerd en voor een deel al is geïmplementeerd. De volgende producten zijn opgeleverd: Beschrijving werkproces en bijbehorende procedures en protocollen Advies t.a.v. AV-standaarden en -formaten Online aanvraagformulier voor digitaliseringsverzoeken Online documentatie m.b.t. audio- en videogebruik De betrokken eenheden zijn inmiddels begonnen met het afhandelen van de processen volgens de opgestelde procedures. Volledige toepassing is echter pas mogelijk na enkele investeringen in de benodigde infrastructuur. Deze kunnen pas plaatsvinden na bespreking en goedkeuring van de in deze rapportage geformuleerde werkwijze en adviezen. Met deze eindrapportage beschouwt de projectgroep zijn werkzaamheden voorlopig als afgerond. Voor de nabije toekomst voorzien de projectleden nog wel een controlerende / adviserende rol op de achtergrond. Verdere inslijting en bijstelling van de processen en procedures door toepassing in de praktijk is noodzakelijk. Met het oog hierop zullen de leden van de projectgroep gedurende het eerste jaar na oplevering nog minimaal tweemaal bijeenkomen om de werking te evalueren en eventuele bijstellingen door te voeren. 2

2 Opzet Document In dit document worden de beschrijvingen en procedures weergegeven die door de projectgroep zijn ontwikkeld. Hoofdstuk 3 biedt achtergrondinformatie ten aanzien van nut en noodzaak van het project en plaatst het in een breder organisatorisch en maatschappelijk perspectief. Hoofdstuk 4 geeft een beschrijving van de hoofdonderdelen van het proces. Hierbij is er naar gestreefd het proces en de afspraken en procedures die hieraan verbonden zijn, ook voor niet-ingewijden, zo inzichtelijk mogelijk te maken. Op organisatieaspecten van het digitalisatietraject, zoals verantwoordelijkheden, toezicht en financiering, wordt nader ingegaan in hoofdstuk 5. De ontwikkelingen met betrekking tot digitalisatie zijn nog volop in beweging. Dit geldt ook voor ontwikkelingen binnen de RUG. Een deel van deze ontwikkelingen berust op keuzes die de komende tijd moeten worden gemaakt. Met het oog hierop worden in paragraaf 5.6 verschillende aandachtspunten aangedragen die door de besturen of anderszins verantwoordelijken kunnen worden gebruikt bij de verdere vormgeving van beleid op dit gebied. Hoofdstuk 6 bevat de protocollen ( werkdocumenten ) die door de verschillende organisatie-eenheden gehanteerd zullen worden bij het uitvoeren van delen van het proces. De protocollen worden beschikbaar gesteld op een centrale plaats in het netwerk. Met het oog op verdergaande ontwikkelingen op digitalisatiegebied zullen de protocollen regelmatig worden bijgesteld. Minimaal éénmaal per jaar zullen ze op initiatief van de AV-dienst (als hoofdverantwoordelijke voor het digitaliseringsproces) gecontroleerd worden op juistheid en waar nodig bijgesteld. Hoofdstuk 7 tenslotte bestaat uit bijlagen met nadere specificaties, voorbeeldteksten en andere detailinformatie waarmee het verschillende aspecten van het digitalisatietraject verder kunnen worden verduidelijkt. 3

3 Achtergrond Digitale audio en video veroveren de maatschappij in rap tempo. Het gaat hierbij al lang niet meer enkel om afspelen: opnemen, downloaden, bewerken en publiceren liggen binnen het bereik van vrijwel ieder huishouden. Een PC en enige randapparatuur zijn vaak al voldoende voor het maken van eigen producties. Voor het gebruik van digitale audio en video in een onderwijsinstelling gelden echter andere voorwaarden dan voor gebruik in de huiskamer. Hoewel het zeker voorkomt dat docenten veel aspecten van het onderwijs naar eigen inzicht inrichten en beheren, is dit voor het gebruik van technologie in het onderwijs vrijwel niet vol te houden. Uit het oogpunt van beheer en ondersteuning is het essentieel dat programmatuur, opname- en afspeelapparatuur en organisatie goed op elkaar zijn afgestemd. Uit een veelheid van standaarden moeten keuzes gemaakt worden, er moeten afspraken gemaakt worden met beheerders van systemen waarop de audio en video worden afgespeeld, het materiaal moet voor medewerkers en studenten gemakkelijk te ontsluiten zijn en er moet rekening worden gehouden met juridische aspecten zoals auteurs- en portretrecht. De onderwijsorganisatie moet worden ingericht om te kunnen omgaan met al deze aspecten. Uitgangspunt hierbij dient te zijn dat de wensen en behoeften van medewerkers en studenten op het gebied van onderwijs en onderzoek zo goed mogelijk worden ondersteund. Dit betekent niet dat alles wat technisch mogelijk is, ook daadwerkelijk moet worden ondersteund. Binnen de Faculteiten Rechten en Letteren neemt de behoefte aan audio- en videomateriaal in digitaal formaat snel toe. Dit heeft te maken met de eerdergenoemde maatschappelijke ontwikkelingen: het aanbod aan digitaal materiaal neemt sterk toe. DVD s, downloadmogelijkheden en audio- en videostreams via Internet en eigen digitale opnamen dragen er allemaal toe bij dat analoge media in snel tempo worden vervangen door digitale opvolgers. In het verlengde hiervan neemt de vraag naar het gebruik van dergelijke media in het onderwijs toe. Alleen al in de laatste drie jaar zijn, merendeels op verzoek van docenten, door de Letterenbibliotheek meer dan 2800 DVD s aangeschaft. Een deel hiervan wordt inmiddels online aangeboden. Bij de Faculteit Rechten vindt momenteel een snelle toename van via streaming uitgezonden hoorcolleges plaats. Het gebruik van audio- en video via het Internet (al dan niet gekoppeld aan leeromgevingen zoals Nestor) maakt nieuwe didactische werkvormen mogelijk. In plaats van één kopie van een bepaalde opname die op een bepaald moment op een bepaalde lokatie wordt aangeboden (vaak een klassikale situatie) kan een opname via het Internet in principe onbeperkt worden aangeboden, waarbij studenten individueel of in groepen met het materiaal kunnen werken op willekeurige tijdstippen en lokaties. Student-activerend onderwijs kan op deze manier worden bevorderd. Maar ook binnen de meer traditionele klassensituatie zijn vernieuwende toepassingen mogelijk, bijvoorbeeld door docenten die audio en video op een zinvolle manier integreren in presentaties (via Powerpoint, Nestor, of zelfs Word). De mogelijkheden om digitale audio- en video te gebruiken zowel binnen wat meer traditionele situaties als binnen innovatieve onderwijsvormen 4

zijn legio. 1 Voor onderzoek ligt het gebruik van digitale audio en video deels in het verlengde van het onderwijs. Maar er zijn ook enkele verschillen. Voor bepaalde vormen van taalkundig onderzoek gelden bijvoorbeeld bijzondere eisen t.a.v. formaat of kwaliteit, waardoor aanbieding via streaming media niet geschikt is. Het gebruik van digitale audio en video biedt duidelijke voordelen voor beheer. Digitale audio en videobestanden slijten niet bij veelvuldig gebruik (hoewel de kwaliteit van de dragers wel kan afnemen), in plaats van meerdere afzonderlijke apparaten kan bij presentaties gebruik worden gemaakt van één PC plus geschikte randapparatuur, bij aanbieding via het netwerk hoeven minder kopieën te worden gemaakt, etc. Deze voordelen gaan pas echt meetellen als duidelijke keuzes worden gemaakt. Bij uitblijven van beslissingen op dit punt neemt het aantal te ondersteunen apparaten en programma s alleen maar toe. Bovendien gelden voor beheer specifieke eisen t.a.v. verspreiding en toegang, die zich bij het gebruik van enkelvoudige, analoge media niet of nauwelijks voordoen. Auteursrechtelijke kwesties spelen veel sterker bij distributie in streaming formaat via het Internet dan bij afspelen vanaf DVD of CD ROM in een collegezaal. In de afgelopen jaren zijn de mogelijkheden voor digitale audio en video binnen de faculteiten Rechten en Letteren via allerlei projecten verkend, met name in het onderwijs. Hierbij is belangrijke kennis en ervaring opgedaan met zowel de technische als de didactische aspecten van het gebruik. Het was de opdracht van de projectgroep om deze ervaringen te verbinden met de dagelijkse werkpraktijk van de AV-dienst Letteren en Rechten om op deze manier tot een goede dienstverlening met betrekking tot het digitaal aanbieden van audio en video te komen. Vanwege de technische en inhoudelijke aspecten zijn bij de uitvoering, naast de AV-dienst, ook betrokken de computerafdelingen Letteren en Rechten, de Letterenbibliotheek en de onderwijsondersteuningseenheden ICTOL en DOS. Binnen de RUG is verder UOCG een belangrijke partner op het gebied van ondersteuning. Met UOCG is incidenteel contact geweest over bepaalde zaken. 1 Een mooi overzicht van de nieuwe mogelijkheden is te vinden in Susan Aasman en André Rosendaal, red., Davideon: een wereld in beeld en geluid. Handboek voor het gebruik van streaming media in het hoger onderwijs. Interne publicatie Faculteit Letteren, 2005. 5

4 Hoofdonderdelen digitalisatieproces Het digitalisatieproces kent verschillende onderdelen die schematisch als volgt kunnen worden weergegeven: 6

4.1 Globale beschrijving Centraal staat het feitelijke digitaliseringsproces, beginnend met het aannemen van een opdracht door de AV-dienst en eindigend met de oplevering van een of meerdere digitale audio- of videobestanden aan de opdrachtgever (klant). Dit proces omvat meer dan digitaliseren alleen. In de tweede lijn worden verschillende eenheden ingeschakeld voordat het eindproduct wordt opgeleverd en de opdracht formeel wordt afgesloten. Op de aard van de deelprocessen en de rollen van de verschillende eenheden bij de uitvoering ervan wordt hieronder nader ingegaan. Daarnaast is sprake van activiteiten voorafgaand aan het digitaliseringstraject en activiteiten die erop kunnen volgen. Dit noemen we voortraject en natraject. Tot het voortraject worden gerekend alle handelingen die door de klant zelf worden verricht, voorafgaand aan het indienen van een verzoek bij de AV-dienst. Tot het natraject worden gerekend de handelingen die de klant nog moet of kan verrichten na oplevering van het product. Tenslotte onderscheiden we nog twee flankerende processen, die betrekking hebben op technische en inhoudelijke ondersteuning van het feitelijke digitaliseringsproces. De technische ondersteuning heeft zowel betrekking op de ondersteuning van de uitvoerders van het digitalisatieproces als op de ondersteuning van de eindgebruikers (apparatuur en programmatuur). De inhoudelijke ondersteuning heeft vooral betrekking op de eindgebruikers, met name t.a.v. hoe zij digitale audio- en videofragmenten kunnen toepassen in onderwijs of onderzoek. 4.2 Aanvraag / Opdrachtformulering Uitvoerder: Medewerker of student Letteren / Rechten Het digitaliseringsproces begint met het formuleren van de opdracht door de opdrachtgever. Opdrachten kunnen alleen worden ingediend door medewerkers en studenten verbonden aan de faculteiten Letteren en Rechten. Uitsluitend opdrachten die betrekking hebben op onderwijs, onderzoek of ondersteunende processen (zoals Interne en Externe Communicatie) kunnen in behandeling worden genomen. Alle opdrachten worden via een opdrachtformulier op het web afgehandeld 2. Dit geldt ook voor opdrachten die worden ingediend aan de balie van de AV-dienst. Het formulier is beschikbaar vanaf een willekeurige lokatie met Internetaansluiting. Bij het inloggen wordt geverifieerd of de opdrachtgever werkelijk medewerker of student is bij Letteren of Rechten. De benodigde bewerkingen hangen sterk samen met de soort toepassing die wordt beoogd, de aard van het medium waarin wordt aangeleverd en het formaat dat voor uitlevering gewenst is. In de opzet van het formulier is hiermee rekening gehouden. Via het formulier kunnen o.a. de volgende opdrachten worden geformuleerd: Verzoek om een analoog fragment te laten omzetten in een digitaal formaat; Verzoek om een radio- of TV opname uit te voeren en deze digitaal beschikbaar te stellen; Verzoek om een digitaal fragment om te zetten in een ander formaat; Verzoek om een DVD over te zetten naar streaming formaat; 2 Het formulier is momenteel beschikbaar op http://odur.let.rug.nl/avmedia, maar het adres wordt mogelijk aangepast ivm de reorganisatie van het ICT-beheer. 7

Het aantal mogelijke combinaties dat zou ontstaan door de diversiteit in aanleverformaten, soort bewerking, en mogelijk uitvoerformaat wordt beperkt door een set afspraken die door de betrokken eenheden is overeengekomen, in samenspraak met UOCG en RC (die voor de technische facilitering verantwoordelijk zijn). Voor uitlevering wordt bijvoorbeeld uitsluitend gebruik gemaakt van de binnen de RUG gangbare systemen 3 en formaten; en ten aanzien van bewerking is afgesproken dat een speelfilm niet in meerdere fragmenten wordt opgeknipt t.b.v verschillende vakken of docenten. Nadere specificaties over gewenste en verwerkbare aanlever- en uitleverformaten zijn opgenomen in bijlagen 7.6 en 7.7. Het aanvraagproces verloopt als volgt. De aanvrager wordt door een set vragen geleid op zo n manier dat de vragen zijn toegesneden op het type opdracht en de te verwerken formaten. Het formulier is zodanig ontworpen dat latere aanpassingen (bv door het beschikbaar komen van nieuwe media of formaten) kunnen worden doorgevoerd. Na invullen van het formulier kan een opdrachtformulier worden geprint, waarna de opnames die moeten worden verwerkt op de betreffende video- en/of geluidsdrager (audiocassette, VHSband, DVD, CD Rom, etc.) bij de balie van de AV-dienst ingeleverd dienen te worden. Digitale bestanden die op de PC van de aanvrager beschikbaar zijn, kunnen op een gedeelde partitie in het netwerk worden weggeschreven, voor verwerking door de AV-dienst. In het laatste geval hoeft alleen het opdrachtformulier bij de AV-dienst te worden ingeleverd voor bevestiging van de opdracht. Het electronisch formulier vervult een centrale functie in het verwerkingsproces. Het aanvraagproces wordt erdoor gestroomlijnd en de resultaten worden vastgelegd in een opdracht voor de Servicedesk (via een zgn. call in het servicedeskprogramma Magic) waarin de verschillende partijen die betrokken zijn bij het digitalisatieproces de informatie vinden die nodig is voor uitvoering van hun aandeel in het proces. Ook managementinformatie (wat voor soort opdrachten komen binnen, van welke faculteit, etc.) kan via Magic worden opgevraagd. Daarnaast draagt het formulier bij aan het voorkomen van overbodige verwerking doordat bij bepaalde typen aanvragen links zijn opgenomen met informatie over bestaande collecties (zoals de collectie van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid of audio en videodocumenten die al in de OPC zijn opgenomen). Tenslotte worden aspecten van meer juridische aard, zoals het instemmen met de voorwaarden van gebruik van bepaalde media, of het beperken van de toegang tot online audio en video voor specifieke doelgroepen voor bepaalde perioden, via het formulier verwerkt. 3 Hiertoe rekenen we ook de SURFnet Video Portal, een landelijke voorziening voor het aanbieden van streaming audio en video. Op dit moment heeft de RUG nog niet besloten of men naast deze voorziening structureel een eigen videoserver in de lucht zal brengen. De huidige voorziening is experimenteel. 8

Afdruk van een opdracht via het webformulier. 4.3 AV-opnames Uitvoerder: AV-Dienst Letteren / Rechten De AV-dienst kan zowel RTV- als cameraopnames verzorgen. Opdrachten tot het maken van cameraopnames kunnen echter niet door eindgebruikers worden verstrekt. Voor cameraopnames worden afzonderlijke overeenkomsten gesloten met de Faculteitsbesturen. Op dit moment bestaat een dergelijke afspraak alleen met de Faculteit Rechten (voor het opnemen van hoorcolleges). In verband hiermee wordt in het aanvraagformulier alleen de mogelijkheid geboden tot het laten opnemen van radio- en tv-programma s, zowel opennetregistraties als satellietopnames. Een overzicht van beschikbare RTV-zenders wordt gegeven in bijlage 7.4 Overzicht RTV-/satellietzenders Van satellietstations kan geen volledig overzicht worden gegeven in verband met het grote aantal beschikbare kanalen. Een steeds groter deel hiervan is tegenwoordig alleen beschikbaar via een digitale decoder. In dergelijke gevallen kunnen alleen opnamen worden gemaakt indien de AV-dienst kan beschikken over een decoderkaart voor het betreffende station. Probleem hierbij is dat deze soms alleen in het land waar de betreffende uitzending op is gericht kan worden aangeschaft. Geen opnamen worden gemaakt van materiaal dat al digitaal beschikbaar is. Bovengenoemde satellietuitzendingen zijn bijvoorbeeld steeds vaker ook via het Internet beschikbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor de onlangs gelanceerde zender France 24. 4 Dit geldt ook voor een groot aantal uitzendingen van de publieke 4 Voor een uitgebreid overzicht van TV-kanalen die via Internet beschikbaar zijn, zie bijvoorbeeld: http://www.wwitv.com/ 9

omroepen. Voor gebruik van dit materiaal heeft de RUG een contract afgesloten met het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (NIBG), waardoor niet alleen de toegang, maar ook de ontsluiting (doorzoekbaarheid) en de afdracht van rechten is geregeld. Zie bijlage 7.5 voor verdere informatie over het materiaal dat via het NIBG-contract beschikbaar is. De bruikbaarheid van het materiaal wordt echter op dit moment belemmerd door gebrekkige metadata en onvoldoende zoekmogelijkheden. Bovendien is bij nieuwe aanwas vaak onzeker of een bepaald programma dat nog moet worden uitgezonden, daadwerkelijk zal worden opgenomen. NIBG is gevraagd de dienstverlening op deze punten te verbeteren. 4.4 Conversie Uitvoerder: AV-Dienst Letteren / Rechten Zowel video- als audioconversie wordt geboden. Naast conversie van analoog naar digitaal betreft dit ook omzetting van bepaalde digitale formaten naar andere digitale formaten in samenhang met bewerkingen die voor omzetting noodzakelijk zijn (selectie audiotrack, taalkeuze, meekopiëren ondertiteling, etc.). Uitlevering vindt plaats op DVD/CD ROM, in streaming formaat of als bestand op het netwerk, afhankelijk van de wens van de klant. De services zijn specifiek gericht op conversie van materiaal in één van de verwerkbare formaten naar het doelformaat op basis van de parameters beschikbaar in het formulier. Voor een volledig overzicht van verwerkbare invoerformaten en uitvoerformaten, zie bijlagen 7.6 en 7.7. 4.5 Beeldbewerking en montage Uitvoerder: AV-Dienst Letteren / Rechten Beeldbewerking en montage vallen niet onder de conversieservices en kunnen alleen na een afspraak met de AV-dienst worden verricht. De bewerkingen omvatten technische en/of creatieve handelingen, zoals het verbeteren van de kwaliteit, het combineren van een PP-presentatie met audio of video, het toevoegen van audio aan een videotrack, het toevoegen van titels en ondertitels, het gebruik van grafische effecten, etc. In de meeste gevallen betreft het maatwerk dat niet via een formulier kan worden afgehandeld. De gewenste uitvoering kan vaak alleen in nauw overleg met, of aanwezigheid van, de opdrachtgever tot stand kan worden gebracht. Zo kan de selectie van de juiste passage (bijvoorbeeld bij niet-nederlandstalige opnames) vaak alleen in samenspraak met (aanwezigheid van) de opdrachtgever worden verricht. Voor medewerkers en studenten die bepaalde geavanceerde bewerkingen zelf willen doen is de AV-studio beschikbaar. Voor een overzicht van de faciliteiten in de studio, zie bijlage 7.10. Opdrachten waarbij een product wordt vereist waarvoor de voorzieningen, expertise, of capaciteit niet beschikbaar zijn kunnen niet worden aangenomen. In dergelijke gevallen wordt verwezen naar de AV-services van het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) of een externe uitvoerder. 4.6 Uitlevering Uitvoerder: AV-Dienst Letteren / Rechten 10

Algemeen Uitlevering van de gedigitaliseerd AV-materiaal is mogelijk op een draagbaar medium (CD ROM of DVD), in streaming formaat of als bestand op één van de universitaire fileservers. CD ROM of DVD: Bij uitlevering op CD ROM of DVD wordt in principe volstaan met het verstrekken van één exemplaar per aanvrager. Van het materiaal wordt geen backup gemaakt door de AV-dienst. Streaming formaat: Streaming formaat is het aangewezen alternatief voor beschikbaarstelling aan meerdere gebruikers. Bij uitlevering in streaming formaat wordt het materiaal standaard in afgeschermde vorm beschikbaar gesteld aan specifieke doelgroepen gedurende een bepaalde periode. Van het materiaal dat via streaming wordt aangeboden op de RUG Video Portal worden door UOCG backups gemaakt. Van de tussenbestanden (MPEG-2 e.d.) worden door de AV-dienst geen backups gemaakt. Fileserver (LAN): In bepaalde gevallen (bijvoorbeeld waar de streamingkwaliteit of wijze van afspelen voor bepaalde doeleinden niet gewenst is) kan audio en videomateriaal rechtstreeks op een fileserver (voor afspelen binnen het LAN) worden geplaatst. O.a. voor de onderzoeksgroepen Taalbeheersing en voor het taalvaardigheidsonderwijs is hiervoor ruimte op de universitaire fileservers gereserveerd. De bestanden die hierop zijn geplaatst worden standaard meegenomen in de backup procedures van FCA Letteren en ICT-afdeling Rechten (binnenkort ICTc). Het gewenste uitleverformaat wordt bij het verstrekken van de opdracht door de klant aangegeven. Voor uitlevering in streaming formaat gelden specifieke voorwaarden. Dit is de reden dat op uitlevering in dit formaat in meer detail wordt ingegaan. Streaming services Streaming services hebben betrekking op verwerking van analoog en digitaal materiaal waarbij het eindproduct in de vorm van streaming audio of video wordt uitgeleverd. Dit betreft aanbieding van audio- en videomateriaal via het Internet waarbij de opnames vanaf de server worden afgespeeld (dus niet eerst worden gedownload). Over het algemeen zal het gaan om materiaal dat via een gebruikersnaam/wachtwoordcombinatie alleen voor specifieke doelgroepen toegankelijk is. De aanvrager krijgt na aanvraag gedurende een beperkte periode standaard toegang tot het fragment via een tijdelijke gebruikersnaam/wachtwoordcombinatie. De faculteiten bieden zelf geen streaming services aan, maar maken voor streaming gebruik van de universitaire voorzieningen die hiervoor zijn ingericht. De dienstverlening van de AV-dienst in dit verband bestaat uit het gereedmaken en plaatsen van audio- en videodocumenten op de beschikbare streaming servers. Letteren en Rechten volgen het universitaire beleid mbt de keuze van het streaming platform en de bijbehorende afspeelprogrammatuur. Voor het aanbieden van audio en video in streaming formaat wordt gebruik gemaakt van de RUG Video Portal (RVP), een RUGbrede dienst die in ontwikkeling is bij UOCG. Met het oog op de beschikbare infrastructuur, de noodzaak om streaming materiaal af te kunnen schermen voor specifieke doelgroepen en verschillende andere technische overwegingen is door UOCG voorlopig 11

gekozen voor het MPEG-4 formaat voor de uitlevering van AV-materiaal via streaming. Voor afspelen op de werkplek of thuis is de installatie van de Quicktime speler noodzakelijk. In voorkomende gevallen kan worden uitgeweken naar het Windows Media Format, zulks ter beoordeling van de AV-dienst. In de huidige situatie betekent dit dat fragmenten in dit formaat niet kunnen worden afgeschermd. T.a.v. de afscherming van het materiaal geldt overigens dat de huidige vorm van afscherming (met usernames en passwords die afwijken van de standaard usernames en passwords van studenten) en de manier waarop studenten zich akkoord moeten verklaren met de voorwaarden voor gebruik van beschermd materiaal (gedrukte akkoordverklaring uit te reiken door de docent) niet gebruiksvriendelijk en erg omslachtig is. In universitair verband zouden de faculteiten zich sterk moeten maken voor verbetering op dit punt. Voor de nadere specificaties van de binnen de RUG aangeboden formaten, zie bijlage 7.6. Het is verder belangrijk te vermelden dat de door de RUG aangeboden formaten niet de enige zijn die op de werkplek moeten worden ondersteund (mediaspelers en codecs), aangezien onderwijs en onderzoek veelvuldig gebruik maken van bronnen buiten het domein van de RUG. Binnen de laatste versies van de Universitaire Werkplek (november 2006) lijkt een en ander nu goed geregeld te zijn. Naast RVP wordt momenteel incidenteel gebruik gemaakt van de SURFnet Video Portal (SVP) voor het aanbieden van streaming materiaal. Dit is bijvoorbeeld het geval voor bestanden waar meerdere landelijke instellingen over moeten kunnen beschikken. Het gebruik van SVP als standaardplatform voor alle streaming services van de RUG is een optie die inmiddels serieus wordt overwogen door UOCG. De AV-dienst Letteren en Rechten zal het beleid van UOCG in deze volgen en de dienstverlening op dit punt indien nodig aanpassen. In de afgelopen periode hebben zich verschillende storingen voorgedaan die het gebruik, dat een steeds structureler karakter begint te krijgen, ernstig hebben belemmerd. (zie 5.6 voor verdere discussie m.b. t. dit punt). 4.7 Ontsluiting Uitvoerder: Bibliotheek Letteren Het materiaal dat op de RVP wordt aangeboden is niet voorzien van metadata. Ook zijn er, voorzover bekend, geen plannen om de RVP op korte termijn uit te breiden met uitgebreide metadatafuncties of een zoekinterface. Hierdoor is hergebruik van het materiaal door andere gebruikers problematisch en kan zelfs het terugvinden van eerder geplaatst materiaal door de oorspronkelijke aanvrager lastig zijn. Om deze problemen te beperken is in de procedure rekening gehouden met ontsluiting van het materiaal dat voor meerdere gebruikers interessant is. Via een optie in het formulier kunnen aanvragers aangeven of bezwaar bestaat tegen opname in de collectie. De Letterenbibliotheek beoordeelt vervolgens aan de hand van de call in Magic of de opname al dan niet wordt opgenomen in de collectie. Voor opname in de bibliotheekcollectie zijn twee methoden: Materiaal waarvan het eigendom niet bij de aanvrager zelf berust wordt opgenomen in de OPC. Bij de beschrijving wordt een link toegevoegd naar het betreffende streaming materiaal (zoals nu ook 12

al met bijvoorbeeld speelfilms op DVD gebeurt). Opname in de OPC betekent overigens niet dat het materiaal vrij toegankelijk is voor alle gebruikers. De link wordt na aanvraag standaard vrijgegeven aan de aanvrager gedurende een beperkte periode. Voor andere gebruikers wordt de toegang geregeld door de Nestorcoördinatoren van de faculteiten (volgende paragraaf). Materiaal waarvan de rechten bij de aanvrager (afdeling, onderzoeksgroep, etc.) berusten en dat voor een breed publiek toegankelijk mag zijn kan daarnaast in een repository worden opgenomen. Hierbij kunnen evt. aanvullende voorwaarden worden opgenomen ten aanzien van de verspreiding van het materiaal, bijvoorbeeld op basis van een Creative Commons overeenkomst. 5 4.8 Toegang streaming materiaal Uitvoerder: ICTOL en DOS (Nestorcoördinatoren) Audio en video in streaming formaat wordt voornamelijk gebruikt voor onderwijsdoeleinden. Met het oog hierop wordt het vrijgeven van het streaming materiaal uitgevoerd door de Nestorcoördinatoren van de faculteiten. Op dit moment gebeurt dit al bij de Faculteit Rechten; bij de Faculteit Letteren zijn hierover afspraken gemaakt. De informatie over de onderwijsmodule, periode van gebruik e.d. is door de aanvragers in het formulier ingevuld en in Magic beschikbaar voor de Nestor-coördinatoren. Zij verstrekken de URL waarop het fragment beschikbaar wordt gesteld en de username/wachtwoordcombinaties die nodig zijn voor toegang aan de bij de cursus ingeschreven studenten en medewerkers en reiken aan de docenten een door de studenten persoonlijk te ondertekenen document uit waarin studenten zich akkoord verklaren met de voorwaarden voor gebruik van het betreffende fragment. 4.9 Voortraject Uitvoerder: Medewerker of student Letteren / Rechten Opdrachtgevers hebben vaak zelf al bepaalde taken verricht voordat ze een beroep doen op de AV-dienst. Ze hebben bijvoorbeeld zelf video- of RTV-opnamen gemaakt en willen deze aanbieden voor verdere verwerking door de AV-dienst. Ook werken ze thuis of op de werkplek misschien met audio- en videoeditingsoftware, zodat bepaalde voorbewerking door henzelf kan worden gedaan. Om de dienstverlening op dit punt optimaal af te stemmen, biedt de AV-dienst op haar website informatie aan t.a.v. de formaten die in verschillende opnamesituaties het best gebruikt kunnen worden en de media waarop het materiaal het best kan worden aangeboden. Zelfwerkzaamheid van medewerkers en studenten wordt in algemene zin aangemoedigd. Niet alle thuisproducten kunnen echter in behandeling worden genomen. Dit geldt bijvoorbeeld voor auteursrechtelijk beschermd materiaal. Zelf opgenomen speelfilms e.d. zullen niet in behandeling worden genomen. Volgens afspraak worden de speelfilms die het betreft aangeschaft door Letterenbibliotheek. Pas daarna kunnen ze bijvoorbeeld in streaming formaat voor onderwijsdoeleinden worden aangeboden. Ook RTV opnames die al digitaal beschikbaar zijn komen niet voor verwerking in aanmerking. Voor 5 Voor nadere informatie van wat dit inhoudt, zie http://www.creativecommons.nl/ 13

alle auteursrechtelijk beschermde werken gelden de door ABJZ gestelde criteria voor publicatie (zie 6.2 en 6.3) 4.10 Natraject Uitvoerder: Medewerker of student Letteren / Rechten De opdracht aan de AV-dienst wordt afgesloten met de oplevering aan de aanvrager van een digitale drager, weblink naar een streaming document of een bestandslokatie op het netwerk. De aanvrager ontvangt een bericht over het gereedkomen van het gevraagde product, waarna de call in Magic formeel wordt gesloten. In de meeste gevallen beschikt de aanvrager dan over een integrale kopie van het aangeboden bronmateriaal, met mogelijke modificaties t.a.v. keuze van spoor, taal, etc. In bepaalde gevallen (bijvoorbeeld waar omzetten van een gevraagde passage duidelijk minder werk is voor de AV-dienst dan integrale omzetting, of waar de aanvrager Beeldbewerking en montage heeft ingeschakeld om een bepaalde uitsnede te maken) bestaat het eindproduct uit een segment van het ingeleverde werk. Na oplevering van het gewenste audio- of videodocument, kan de opdrachtgever zelf nog bepaalde bewerkingen doen op de eigen PC. Bij streaming fragmenten is het bijvoorbeeld mogelijk om gebruik te maken van de Virtuele Snijmachine (http://video.surfnet.nl/virtualcutter). Op die manier kan bijvoorbeeld één item uit een actualiteitenrubriek worden geselecteerd en via een afzonderlijke link in Nestor, Powerpoint of Word worden aangeboden. Dit kan zowel worden gedaan door docenten als door studenten. De AVafdeling zal de opdrachtgevers bij het verstrekken van de informatie over de weblink van deze mogelijkheid op de hoogte stellen en hierover informatie op de website verstrekken. Hierbij wordt tevens verwezen naar de mogelijkheid om bij ICTOL, DOS, of UOCG instructie te krijgen over de gebruiksmogelijkheden van de Virtuele Snijmachine. Audio- en videobestanden die op een netwerkfolder worden uitgeleverd kunnen ook verschillende vormen van nabewerking ondergaan. Bestanden in dit formaat zijn onder meer bedoeld meer specialistisch onderzoek, zoals het transcriberen, coderen en analyseren van het materiaal. De ondersteuning in het gebruik van de hiervoor beschikbare tools (Transana e.d.) is de verantwoordelijkheid van de docent of onderzoeksgroep die het betreffende onderwijs of onderzoek uitvoert. De ondersteuning van de AV-dienst en aanpalende diensten beperkt zich tot technische facilitering van dit proces (er zijn o.a. voetpedalen uitleenbaar voor transcriptiedoeleinden). Inhoudelijke ondersteuning kan niet worden verleend. Voor het taalvaardigheidsonderwijs wordt, naast het aanbieden van bestanden in streaming formaat, eveneens gebruik gemaakt van bestanden op een netwerkpartitie. Hierbij wordt nog een andere vorm van nabewerking toegepast. Binnen het talenpracticum van de UB kunnen docenten gebruik maken van audio-cd s en DVD s om studenten in het lab in klassikaal verband te kunnen laten werken met audio en video. Voor gebruik door studenten voor zelfstudiedoeleinden worden de fragmenten op de centrale fileserver geplaatst. Met de bijgeleverde software (Sanako Media Assistant Solo) kunnen de docenten het materiaal zelf converteren van audio-cd of DVD formaat naar een geschikt digitaal bestandsformaat en het plaatsen op de daartoe bestemde lokatie in het netwerk. Hierbij kunnen ze bovendien aanvullende bewerkingen uitvoeren, zoals het toevoegen van een apart spoor voor studentopnames, het toevoegen van tekst, etc. Bovendien 14

kunnen ze de bestanden vervolgens publiceren op het web (voor gebruik binnen Nestor, Ellips, of andere programma s). Aangezien dit vaak inhoudelijke bewerkingen betreft is het een pré als de docenten dit proces zelf beheersen. Het ICTOL verzorgt voorlichting en trainingen m.b.t. het gebruik van deze taalvaardigheidsprogrammatuur. Bij het omzetten van grote hoeveelheden materiaal in één keer verdient het overigens de voorkeur om dit, net als bij andere bulkopdrachten, in de vorm van een project (bijvoorbeeld door een student-assistent) uit te laten voeren. Het Talencentrum heeft op deze manier een groot aantal bestanden op de gemeenschappelijke netwerkpartitie voor het talenonderwijs laten plaatsen. 4.11 Technische ondersteuning Uitvoerder: FCA Letteren, ICT-afdeling Rechten, na centralisatie: ICTc RUG De facultaire computerafdelingen Letteren en Rechten (in de toekomst ICTc) dragen onder meer zorg voor de volgende taken: Installatie en onderhoud van de benodigde mediaspelers en codecs op de universitaire werkplekken. Het betreft hierbij niet alleen de spelers en codecs die nodig zijn voor gebruik in combinatie met de RUG Video Portal en SURFnet Video Portal, maar verschillende andere spelers die met het oog op ontsluiting van materiaal van binnen en buiten de RUG van belang zijn. Voor het afspelen van DVD s zijn bovendien specifieke aanpassingen nodig ivm regiovrij afspelen. Een lijst van vereiste spelers en codecs is opgenomen in bijlage 7.8. Installatie en onderhoud van video- en audio-editing tools bij de AV-dienst en facultaire medewerkers. De AV-dienst beschikt over geavanceerde apparatuur en programmatuur, waarvan de installatie en beheer verzorgd worden door de FCA/ICTc. In voorkomende gevallen kan de benodigde programmatuur ook door medewerkers van de AV-dienst zelf (al dan niet met een in te huren externe partij) worden geïnstalleerd. Voor eindgebruikers zijn vaak minder geavanceerde pakketten noodzakelijk. De hiervoor benodigde applicaties dienen eenvoudig beschikbaar te zijn voor gebruik (via de NAL of na lokale installatie door FCA/ICTc). Een lijst met momenteel gebruikte applicaties is opgenomen in overzicht 7.12. Verzorgen van voldoende diskcapaciteit voor AV-dienst en eindgebruikers. Vooral voor bewerkingsdoeleinden moet lokaal bij de AV-dienst veel diskcapaciteit beschikbaar zijn. Voor ontsluiting via het LAN (vnl. voor onderzoek) moet eveneens veel diskcapaciteit beschikbaar zijn. Voor alle gebruikers moet duidelijk zijn wat de aangewezen locaties zijn voor audio- en video in het LAN. Backup voorzieningen. Met name het maken van streaming bestanden is een tijdrovend proces. RVP en SVP beschikken over een backup systeem waarmee via het web gepubliceerde AVdocumenten kunnen worden teruggezet. FCA/ICTc draagt zorg voor goede backup voorzieningen voor de overige AV-documenten die op het netwerk worden geplaatst. Magic: Deze servicedesktool vervult een centrale rol in het digitaliseringsproces. FCA/ICTc zorgen ervoor dat calls die binnenkomen standaard worden doorgesluisd naar de AV-dienst, die ver- 15

volgens naar behoefte ondersteuningseenheden in de tweede lijn inschakelt. Verder zorgt FCA/ICtc ervoor dat managementinformatie op een inzichtelijke wijze uit Magic kan worden aangeleverd t.b.v. bestuurders en andere betrokkenen bij het digitalisatieproces. Het spreekt vanzelf dat bij de overgang van decentrale FCA s naar de centrale ICTc-beheerseenheid alle bovenstaande taken zorgvuldig moeten worden overgedragen. 4.12 Inhoudelijke ondersteuning Binnen Rechten is DOS verantwoordelijk voor de inhoudelijke en didactische ondersteuning m.b.t. het gebruik van audio en video in het onderwijs. Bij Letteren is ICTOL hiervoor de verantwoordelijke eenheid. Tot de taken van deze eenheden behoren ondermeer het geven van voorlichting en het verzorgen van instructies en trainingen. Daarnaast worden deze eenheden ingeschakeld bij het opzetten van nieuwe projecten. Tot de specifieke taken van deze eenheden m.b.t. het digitalisatieproces behoren o.a.: Het geven van voorlichting t.a.v. het meest geschikte formaat voor een bepaalde toepassing; Het verzorgen van instructie m.b.t. audio- en videogebruik in het onderwijs; Het regelen van de toegang tot afgeschermde audio- en videodocumenten op het Internet; Het onderhouden van contacten met UOCG t.a.v. alle aspecten van het gebruik van audio en video in het onderwijs; Het onderhouden van contacten met de AV-dienst Letteren en Rechten en FCA/ICTc over functionele aspecten t.a.v. audio- en videogebruik in het onderwijs. 16

5 Organisatieaspecten 5.1 Eindverantwoordelijkheid en deelverantwoordelijkheid De werkzaamheden binnen het digitalisatieproces vormen een kerntaak van de AV-dienst Letteren en Rechten. De andere betrokken eenheden vervullen ondersteunende taken, elk op een terrein waarbinnen ze beschikken over specifieke expertise. Met het oog op deze taakverdeling wordt voorgesteld de eindverantwoordelijkheid voor het proces onder te brengen bij het hoofd van de AV-dienst Letteren en Rechten. Hij is aanspreekpunt voor alle belanghebbenden (medewerkers, studenten, afdelingshoofden, besturen) met betrekking tot het gehele digitalisatieproces. Minimaal eenmaal per jaar verstrekt hij aan de betrokken FB s een rapportage over het functioneren van de dienst. Het hoofd van de AV-dienst ziet erop toe dat delen van het proces adequaat worden uitgevoerd en spreekt de deeluitvoerders erop aan indien de dienstverlening op bepaalde deelgebieden te wensen overlaat. De deeluitvoerders op hun beurt spreken het hoofd van de AVdienst erop aan indien de algehele afstemming of het functioneren van een onderdeel waarvoor zij niet direct verantwoordelijk zijn te wensen overlaat. 5.2 Bestuurlijke verantwoordelijkheid De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het digitalisatieproces is geregeld volgens de geldende afspraken m.b.t. de verantwoordelijkheid van de AV-dienst/Interne Dienst als gemeenschappelijke dienstverlener voor de Faculteiten Rechten en Letteren. 5.3 Advies, toezicht en controle De faculteiten Rechten en Letteren hebben de mogelijkheid om via de reguliere ICT-adviesorganen toezicht en controle uit te oefenen op het digitalisatieproces en de inbedding ervan in de organisatie. Ook kunnen deze organen het FB voorzien van advies t.a.v. aanpassing van de dienstverlening, ontwikkelingen op universitair niveau m.b.t. audio en videotoepassingen, e.d. Overwogen zou kunnen worden om, met het oog op de specifieke dienstverlening, een gebruikersraad of een raad van advies in te stellen bestaande uit vertegenwoordigers van de betrokken faculteiten. 5.4 Financiering Het uitvoeren van het digitalisatieproces brengt verschillende kosten met zich mee. Het is moeilijk te voorspellen in welk tempo de vraag naar gedigitaliseerde audio- en videofragmenten zal toenemen. Hierdoor is het onmogelijk om een betrouwbare kostenraming voor de komende periode te geven. Wel is duidelijk dat al op korte termijn reserveringen en/of investeringen nodig zijn om de dienst zoals beschreven operationeel te houden. In dit verband zijn de volgende kostenposten van belang: Hardware- en mediakosten AV-dienst: De huidige apparatuur is deels verouderd, deels ontoereikend voor het uitvoeren van digitalisatie volgens het voorgestelde traject. Voor de feitelijke digitalisatie is momenteel slechts één PC beschikbaar. Deze is oorspronkelijk in gebruik genomen als testmachine. Uitval van dit apparaat betekent dat de dienst volledig wordt stilgelegd. Omdat maar één digitalisatieproces tegelijkertijd op één PC kan worden uitgevoerd vormt de beschikbaarheid van één PC bovendien een potentiële bottleneck op drukke momenten. Naast genoemde PC dient nog een aantal PC s te 17

worden bijgeplaatst of vroegtijdig vervangen. Om het digitalisatieproces adequaat te kunnen uitvoeren acht de projectgroep het noodzakelijk dat de AV-dienst kan beschikken over: 2 Audio-PC s (uitbreiding met 1 PC) 2 Video-PC s (uitbreiding met 1 PC) 2 Transcoderings-PC s (vervanging huidige test-pc, uitbreiding met 1 PC) 1 Balie-PC voor het afhandelen van digitaliseringsopdrachten aan de balie, uitbreiding (lowend model) indien een combinatie met de Planon-PC niet mogelijk is Alle PC s moeten beschikken over voldoende lokale diskcapaciteit (interne of externe harddisks). Verder dient een snelle netwerkverbinding (1Gb-netwerkkaart en eventuele opwaardering van netwerkswitches) en voldoende diskcapaciteit beschikbaar te zijn om de bestanden decentraal (op het Storage Area Netwerk van het RC) te kunnen opslaan voor gebruik door meerdere personen en/of aan meerdere machines tijdens het bewerkingsproces. De projectgroep raadt aan om hiervoor geen lokaal subnet met separate fileserver in te richten. Voor een overzicht van de reeds beschikbare apparatuur, zie bijlage 7.10. Naast hardware dient ook blijvend geïnvesteerd te worden in specifieke software voor beeld- en geluidsbewerking (zie overzicht in bijlage 7.11). De projectgroep raadt aan om de betreffende software, waar mogelijk, via SURFDiensten te betrekken. De totale investeringskosten voor hardware en media op basis van bovenstaande uitbreidingen worden geraamd op ca. k 12 tot k 15. Opslagcapaciteit eindgebruikers: Om eindgebruikers gebruik te laten maken van digitale audio- en video is opslag op universitaire servers noodzakelijk. Dit geldt zowel voor bestanden in streaming formaat op RVP/SVP als voor tijdelijke of permanente opslag op het universitaire LAN. Op dit moment worden de kosten op RVP niet doorberekend omdat deze streaming dienst nog een projectmatig karakter heeft. Naar verwachting zal dat in de toekomst veranderen. Opslag via het LAN wordt al wel doorberekend. De kosten hiervoor bedragen 28 per Gb per jaar, inclusief backup. Op basis van het huidige gebruik dienen de faculteiten samen rekening te houden met een omvang van ca. 500 Gb binnen enkele jaren. Hiermee zou volgens de huidige tariefstructuur een jaarlijks bedrag van k 14 gemoeid zijn. Verrekening hiervan vindt plaats via SLA s met het ICTc. Licentiekosten: Van NIBG wordt materiaal van de omroepen betrokken. De jaarlijks terugkerende kosten van deze zgn. Academia-licentie bedragen ca. k 14. Het betreft een RUG-brede licentie. De kosten worden op dit moment opgebracht door de Faculteit Letteren en de UB. Om de kosten op termijn op te kunnen brengen zullen meer faculteiten moeten bijdragen aan de kosten. Identificatie van gebruikers op basis van de faculteit waar zij werkzaam zijn is niet mogelijk. Een verdeling op basis van vermeend of verwacht gebruik zal hiertoe moeten worden overeengekomen. Personele kosten betrokken afdelingen: De projectgroep is ervan uitgegaan dat de werkzaamheden door alle betrokken eenheden met de bestaande formatie kunnen worden uitgevoerd. Dit betreft kosten die moeilijk kunnen worden gekwantificeerd. Bij een toename van opdrachten zouden uiteraard in de 18

toekomst capaciteitsproblemen bij de betrokken afdelingen kunnen ontstaan. Met het oog hierop stelt de projectgroep voor om alle betrokken eenheden een urenregistratie te laten bijhouden van de dienstverlening m.b.t. het digitalisatietraject zodat inzichtelijk wordt hoeveel tijd alle betrokkenen hieraan besteden. 5.5 Uitfasering analoge media en apparatuur De overgang van analoge naar digitale media en apparatuur is een geleidelijk proces dat al geruime tijd geleden van start is gegaan. Er komt een moment dat analoge apparaten zoals VHS-recorders, camera s en TV s niet meer worden ondersteund. De projectgroep adviseert om het beschikbaarstellen van analoge media niet abrupt te beëindigen, maar bij vervanging geen analoge apparatuur meer aan te schaffen en het gebruik van digitale media en apparatuur actief te promoten. Hierdoor zal het voorkomen dat medewerkers op een gegeven moment beter kunnen overstappen op digitaal, eenvoudigweg omdat in de betreffende ruimte geen analoge afspeelmogelijkheden meer beschikbaar zijn. In voorkomende gevallen zal nog enige tijd gebruik gemaakt kunnen worden van mobiele analoge apparatuur. De uitfasering van analoge media en apparaten op deze wijze zal naar inschatting van de projectgroep waarschijnlijk in september 2009 zijn voltooid. 19

5.6 Aandachtspunten beleid Het projectteam heeft tijdens het uitvoeren van de opdracht verschillende ontwikkelingen gesignaleerd die buiten het eigenlijke bestek van de opdracht vallen, maar die niettemin bepalend kunnen zijn voor de lopende en toekomstige digitaliseringsactiviteiten binnen de faculteiten. Daarnaast hebben zich in de periode na de laatste vergadering van het projectteam nog een aantal incidenten voorgedaan, waarover het projectteam niet meer heeft kunnen vergaderen. We brengen deze punten hier apart onder de aandacht opdat de faculteiten bij de verdere beleidontwikkeling in de toekomst hier rekening mee kunnen houden. RUG Video Portal: De RUG Video Portal (RVP) wordt door UOCG gezien als een experimentele voorziening. Binnen de RUG bestaat echter al verschillende jaren (de eerste experimentele toepassingen dateren van vóór het jaar 2000) behoefte aan een meer structurele voorziening voor het gebruik van digitale audio en video in het onderwijs. In feite wordt RVP, ondanks verschillende tekortkomingen, bij verschillende faculteiten al ingezet als structurele voorziening. Dit bleek o.a. toen de server in oktober langer dan een week uit de lucht was. Momenteel wordt geopteerd voor aansluiting bij de landelijke dienst SURFnet Video Portal. De keuze voor een definitief platform wordt echter pas over twee jaar verwacht. In verband met de omvang van het structureel gebruik van RVP zouden de faculteiten nadere afspraken moeten maken met UOCG/RC over instandhouding van de tijdelijke voorziening op een acceptabel niveau. SURFnet Video Portal: Aan het gebruik van SVP zijn door UOCG verschillende voorwaarden gesteld, o.a. t.a.v. het afschermingsniveau van de betreffende AV-bestanden. In dit verband is ook de wens geuit om de afscherming/koppeling vanuit Blackboard (Nestor) te kunnen regelen door het bouwen van specifieke building blocks in BB door UOCG. Hoewel een dergelijke integratie met Blackboard bijzonder handig zou kunnen zijn, mag het beschikbaar komen van een structurele dienst voor gebruikers binnen de RUG (niet alleen studenten) in de optiek van de projectgroep niet afhankelijk worden gemaakt van het al dan niet verstrekken van de opdracht tot het bouwen van de building blocks aan UOCG. Centrale Virtuele Onderwijsruimte: Binnen de RUG wordt momenteel een project Centrale Virtuele Onderwijsruimte (CVO) voorbereid. Dit behelst o.a. de realisatie van een Single Sign On (SSO) functie (authenticatie voor verschillende applicaties door één keer in te loggen). Dit project (waarbij o.a. wordt voortgebouwd op de door Letteren geïntroduceerde experimentele A-Select server) is waarschijnlijk ook van belang voor de afscherming van audio- en video voor specifieke doelgroepen. Dit perspectief zouden de faculteiten in moeten brengen in de verdere discussie over implementatie van het CVO-project. Grootschalige digitaliseringsopdrachten: De projectgroep heeft zich primair gericht op het uitwerken van aanvragen door individuele medewerkers en studenten. Hiervoor is o.a. het digitale aanvraagformulier ontwikkeld. Het uitgangspunt dat de projectgroep heeft gehanteerd bij het uitwerken van het digitalisatieproces is dat grootschaliger opdrachten (bulkopdrachten) projectmatig moeten worden afgehandeld met separate financiering. O.a. opdrachten t.b.v. de Letterenbibliotheek en het taalvaardigheidsonderwijs zijn dienovereenkomstig afgehandeld. Bij het aannemen 20