Handleiding PSU Boekhouden Light Module Administratie Server

gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: 0599-614815 E-mail: info@gravita.nl / www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322 Postbank 4491228 Fiscaalnummer 1345.68.266.B01 PSUBL-as Handleiding PSU Boekhouden Light Module Administratie Server Versie: 1.00 25 juli 2007

2 PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 Inhoud Voorwoord...3 1. De structuur van PSU Boekhouden Light...4 1.1. Mappen van PSU Boekhouden Light...4 1.2. Mappen van PSU Boekhouden Light Administratie Server...4 1.3. Systeembestanden...4 2. Handleiding PSU Boekhouden Light Administratie Server...5 2.1. Starten voor de eerste keer...5 2.2. Het hoofdscherm...6 2.3. Bedrijven...7 2.4. Administraties...8 2.4.1. Een nieuwe administratie...9 2.4.2. Een kopie van een PSU Boekhouden Light...9 2.4.3. Verwijderen van een administratie...9 2.4.4. Wijzigen naam administratie...10 2.5 Optionele koppeling met PSU Adressenbeheer...11

PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 3 Voorwoord De module PSUBL-AS geeft een nieuwe dimensie aan PSU Boekhouden Light. Om het eenvoudig uit te drukken is PSUBL-AS een voorkeuzeprogramma voor meerdere boekhoudingen die zijn of worden gaan bijgehouden met PSU Boekhouden Light. Het heeft echter voordelen boven het meerdere malen bijhouden van een versie van PSU Boekhouden Light: de programma s staan maar één keer op de schijf. De programma s hoeven dus nog maar één keer te worden geïnstalleerd bij updates en het zal een flinke ruimtebesparing opleveren op de schijf. Het programma kan natuurlijk meer: het kan vrijwel onbeperkt administraties bijhouden met een onderverdeling naar bedrijf met gekoppelde administraties. Het kan kopieën opnemen van boekhoudingen bijgehouden in PSU Boekhouden Light op andere locaties en lege administraties aanmaken. Alle functionaliteit van PSU Boekhouden Light, zoals bijvoorbeeld Import, Export en Backup, blijft volledig behouden. Het gaat in feite met boekhoudingen om als tekstverwerkers met documenten. Tevens is het programma netwerk-gereed. PSU Boekhouden Light blijft natuurlijk een eenpersoons boekhoudprogramma, maar als er bijvoorbeeld meerdere boekhoudingen in staan kunnen alle medewerkers in het netwerk wél met ieder een andere administratie werken. Met name voor administratiekantoren en gebruikers met veel verschillende boekhoudingen dus een uitkomst. Er is een optionele koppeling met PSU Adressenbeheer. Op die manier kunnen voor de bedrijven ook mailings worden samengesteld en per bedrijf kunnen notities worden bijgehouden. Hoewel het programma eenvoudig oogt en werkt, bevat het onder de motorkap een grote hoeveelheid functies. Deze handleiding zal zich daarom niet alleen bezighouden met de werking van het programma (hoofdstuk 2), maar ook met de mappenstructuur en systeembestanden van PSU Boekhouden Light (hoofdstuk 1). Het is belangrijk voor gebruikers te weten dat het verwijderen van een administratie ook echt verwijderen is, hoewel een boekhouding altijd is veilig te stellen met Backup of Export. Gravita heeft het programma inmiddels enige tijd in gebruik voor het beheer van de administraties die het administratiekantoor in opdracht voert. Het blijkt een eenvoudige en betrouwbare en vooral snelle hulp bij het beheren van grote aantallen administraties.

4 PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 1. De structuur van PSU Boekhouden Light 1.1. Mappen van PSU Boekhouden Light PSU Boekhouden Light kent een aantal verplichte submappen. Het programma zal die mappen automatisch aanmaken in de installatiemap. De naam en locatie van de installatiemap zijn vrij door de gebruiker op te geven. PSU Boekhouden Light werkt ook geheel binnen die opgegeven map. Er staan dus geen bestanden op andere locaties en geen regels in de Windows Registry, behoudens de aanmelding in de software groep, voor eventuele latere verwijdering. De hoofdmap is de map waarin de gebruiker PSU Boekhouden Light heeft geïnstalleerd, standaard C:\Program Files\PSUBL. De map bevat alle programma s inclusief alle modules én een aantal systeembestanden. Er zijn een aantal mappen die belangrijk zijn, waar belangrijke databestanden in komen te staan. Ook zijn er een aantal optionele mappen voor tijdelijke bestanden van bepaalde modules. Alle mappen mogen bestaan ook al worden die niet gebruikt. PSU Boekhouden Light Administratie Server zal altijd alle mappen aanmaken. De gebruikte mappen zijn: \A aanmaningteksten een tussenbestanden aanmaningen; \BL de databestanden van de feitelijke boekhoudingen; \V factuurteksten en databestanden van modules Inkoop, Verkoop en Voorraad. \E tijdelijke exportbestanden boekhouding \I tijdelijke importbestanden boekhouding \IS tijdelijke importbestanden debiteuren/bestellingen 1.2. Mappen van PSU Boekhouden Light Administratie Server Een installatie van PSU Boekhouden Light Administratie Server moet minstens de vaste mappen bevatten, maar mag alle mappen bevatten. Bij installatie zal het ook alle mappen bevatten. Op die manier kan de PSU Boekhouden Light Administratie Server map gelijk zijn aan een PSU Boekhouden Light map, nu met het programma PSU Boekhouden Light Administratie Server. De hoofdmap van de boekhouding (installatiemap) zal twee extra bestanden bevatten, één met systeemgegevens en één met de bedrijven en administraties. De mappenstructuur die PSU Boekhouden Light Administratie Server aanmaakt bij een nieuwe of een kopie van een administratie zal altijd alle mappen bevatten. Het programma voegt aan de installatiemap een map met het administratienummer toe. Elke administratie krijgt automatisch een uniek nummer van zes cijfers (zie 2.2), dat ook de naam van de submap zal worden. Binnen die map zullen alle mappen van 1.1. worden toegevoegd. De map met het administratienummer zal dus alle mappen en bestanden van de boekhouding bevatten, maar geen programma s. 1.3. Systeembestanden PSU Boekhouden Light Administratie Server werkt met twee systeembestanden. Eén bevat de licentie van PSU Boekhouden Light Administratie Server en één met de licentiegegevens van PSU Boekhouden Light (zie 2.1 en 2.2). Elke nieuwe administratie die wordt aangemaakt met PSU Boekhouden Light Administratie Server zal werken met een kopie van het PSU Boekhouden Light systeembestand. Een kopie van een boekhouding van PSU Boekhouden Light van een andere locatie zal altijd het systeembestand van die locatie kopiëren. Er kan dus een verschil zijn in de licentiegegevens tussen de PSU Boekhouden Light Administratie Server en PSU Boekhouden Light.

PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 5 2. Handleiding PSU Boekhouden Light Administratie Server 2.1. Starten voor de eerste keer Bij de eerste start van PSU Boekhouden Light Server moeten twee systeemschermen worden ingevuld. Eén voor PSU Boekhouden Light Administratie Server en één voor PSU Boekhouden Light. In het bovenstaande scherm worden de meegeleverde licentiegegevens, nummer en naam, van de PSU Boekhouden Light Administratie Server opgegeven. Optioneel is de koppeling met PSU Adressenbeheer (zie 2.5). Het volgende scherm zal de licentiegegevens opvragen van PSU Boekhouden Light. Het Trainer licentie veld is optioneel en kan alleen worden gebruikt als een licentie is aangeschaft. Na het juist ingeven van alle licentiegegevens zal het hoofdscherm worden weergegeven. Er kunnen bedrijven en administraties worden ingegeven (zie volgende hoofdstuk).

6 PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 2.2. Het hoofdscherm Met het hoofdscherm kunnen bedrijven worden opgegeven en gekoppeld aan bedrijven één of meerdere administraties. In dit hoofdstuk zullen alle functies van het scherm worden uitgelegd. Allereerst de algemene delen van het scherm. De linkerzijde dient om bedrijven aan te maken, de naam te wijzigen of te verwijderen. Tevens kan met het schermdeel één bedrijf worden geselecteerd om vervolgens het rechter bovenste scherm actief te maken om administraties te maken of te onderhouden. Deze functies worden op de volgende bladzijde verder behandeld. De knop Systeem BL geeft de mogelijkheid om de systeemgegevens te zien of te wijzigen. Het bevat de licentienaam en nummer voor het gebruik van PSU Boekhouden Light. De knop Systeem geeft de mogelijkheid om de systeemgegevens van PSU Boekhouden Light Administratie Server te zien of te onderhouden. De Afsluiten knop kan het programma afsluiten.

PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 7 2.3 Bedrijven Een bedrijf kan worden gemaakt door in het onderste kader een naam in te geven en op de Toevoegen knop te drukken. Door één bedrijf te dubbelklikken zal de naam in het onderste scherm worden weergegeven. Vervolgens kan de naam worden veranderd en de Toevoegen knop zal de naam veranderen in het bestand en in de lijst. Ook kan op deze manier met de Verwijderen knop het bedrijf worden verwijderd. Door één van de bedrijven aan te klikken zal het bedrijf worden geselecteerd, zoals hiernaast zichtbaar de bovenste is geselecteerd. Het administraties scherm zal zich vullen (zie volgende bladzijde) met opgegeven administraties en/of de keuze voor een nieuwe administratie. De weergegeven lijst zal de naam van het bedrijf weergeven, de aanmaakdatum en het automatisch verkregen nummer. Als in het systeemscherm is gekozen voor een koppeling met PSU Adressenbeheer, zal ook het gekoppelde adresnummer worden getoond. Bedrijven krijgen automatisch een nummer van het programma. Het nummer is altijd zichtbaar naast de naam en de aanmaakdatum. Door de schuifbalk van de lijst te gebruiken zal het nummer zichtbaar worden. Er kunnen maximaal 9999 bedrijven worden aangemaakt.

8 PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 2.4 Administraties De regel Nieuwe administratie toevoegen zal altijd bovenaan in de lijst staan. Door deze regel te dubbelklikken of te selecteren en vervolgens de Starten knop te klikken kan een nieuwe administratie worden toegevoegd (zie verder). De weergegeven lijst zal de naam van het bedrijf weergeven, de aanmaakdatum en het automatisch verkregen nummer. De administraties krijgen bij aanmaak automatisch een nummer van het programma. Door de schuifbalk van de lijst te gebruiken zal het nummer zichtbaar worden. Er kunnen maximaal 999999 bedrijven worden aangemaakt. Door één van de administraties te dubbelklikken of te selecteren en vervolgens op de Starten knop te klikken zal PSU Boekhouden Light worden gestart met de gekozen administratie. Het veld Naam administratie in PSU Boekhouden Light zal worden aangepast om de administratienaam én de bedrijfsnaam weer te geven. Tevens zal in de titelbal de map waarin PSU Boekhouden Light start worden weergegeven in het formaat \000002. De Verwijderen knop zal een geselecteerde administratie volledig verwijderen. LET OP: volledig verwijderen. De map met databestanden zal worden verwijderd. Door een administratie te selecteren en op de Wijzig naam knop te klikken kan de naam van de administratie worden gewijzigd. Een administratie toevoegen Door de bovenste regel van het administraties kader te dubbelklikken of de regel te selecteren en op de Starten knop te klikken, kan een nieuwe administratie worden aangemaakt. Het venster zoals hierboven zal worden weergegeven. Er kan een naam worden opgegeven en er kan worden gekozen voor een nieuwe administratie of een kopie van (de databestanden van) een PSU Boekhouden Light van een andere locatie.

PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 9 2.4.1 Een nieuwe administratie Na het ingeven van een naam en de keuze voor een nieuwe administratie of een kopie van een andere locatie zal het programma automatisch een nummer toewijzen aan de administratie en met dan nummer een map aanmaken aan de hoofdmap (installatiemap). Vervolgens zullen alle mappen worden aangemaakt (zie 1.1). Verder zal het programma de systeembestanden voor PSU Boekhouden Light en (optioneel) de trainer kopiëren naar de hoofdmap van de administratie (administratienummer), het rekeningschema en het boekingsoorsprongen bestand kopiëren en de administratie opnemen in de lijst. Door de zojuist gemaakte administratie te dubbelklikken of te selecteren en de Starten knop te klikken zal PSU Boekhouden Light starten met de aangegeven administratie. Alvorens PSU Boekhouden Light te starten zal de naam van de administratie worden gewijzigd in de opgegeven administratienaam en de naam van het bedrijf. 2.4.2 Een kopie van een PSU Boekhouden Light De keuze voor een kopie van een PSU Boekhouden Light van een andere locatie zal met het nevenstaande scherm de locatie opvragen van die PSU Boekhouden Light. Als de opgegeven map akkoord is zullen alle databestanden van PSU Boekhouden Light worden gekopieerd naar de map van PSU Boekhouden Light Administratie Server, in de map met het administratienummer. Door de zojuist gemaakte administratie te dubbelklikken of te selecteren en de Starten knop te klikken zal PSU Boekhouden Light starten met de aangegeven administratie. Alvorens PSU Boekhouden Light te starten zal de naam van de administratie worden gewijzigd in de opgegeven administratienaam en de naam van het bedrijf. 2.4.3 Verwijderen van een administratie Het verwijderen van een administratie dient met nevenstaand scherm te worden bevestigd. Het programma zal namelijk de gehele boekhouding verwijderen, zonder de mogelijkheid het ongedaan te maken. Het ligt voor de hand om vóór het verwijderen een back-up te maken van de administratie.

10 PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 2.4.4. Wijzigen naam administratie Het wijzigen van de naam van de administratie zal alleen gevolgen hebben voor de lijst van administraties. Het dient vooral om bijvoorbeeld na bewerking van de boekhouding in de administratienaam te laten opnemen welke werkzaamheden zijn verricht. Bijvoorbeeld bij import heet de administratie 2007, 1 e kwartaal en na bewerking 2007, 1 e kwartaal, na aangifte.

PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 11 2.5 Optionele koppeling PSU Adressenbeheer De optionele toevoeging van een koppeling met PSU Adressenbeheer geeft de mogelijkheid om een bedrijf te koppelen met een adres in PSU Adressenbeheer. Hierdoor kan via PSU Boekhouden Administratie Server gebruik worden gemaakt van de faciliteiten zoals telefoonnummer of adres kopiëren, e-mail starten of notities per bedrijf inzien/wijzigen. Ook zijn de globale mogelijkheden van PSU Adressenbeheer zoals (e-) mailings en dergelijke mogelijk. De koppeling begint met de registratie van de locatie van PSU Adressenbeheer in het systeembestand van PSU Boekhouden Light Administratie Server. Door een (juiste) locatie op te geven zal het programma de koppeling testen en bij akkoord zal het hoofdscherm steeds bij de selectie van een bedrijf de knoppen voor de aansturing van PSU Adressenbeheer laten zien. De knop Adreskaart zal, als er een nummer bekend is de adreskaart laten zien. Is er nog geen koppeling gemaakt met een adres zal het programma het Adreskoppeling venster tonen. De knop Wijzig adres zal direct het Adreskoppeling venster tonen, en dient om een eerdere gekozen koppeling te wijzigen.

12 PSU Boekhouden Light Administratie Server 25 juli 2007 Het scherm Adreskoppeling dient om een adres te zoeken die vervolgens kan worden gekoppeld met een bedrijf. Er kan in de adressen worden gezocht op nummer (PSU Adressenbeheer adresnummer), naam of deel van de naam, een tekst die in de naam voorkomt of de postcode. Door een deel van een tekst in te geven in het relevante vak en op de entertoets te drukken of op de zoeken knop te klikken zullen alle gevonden adressen worden getoond in het rechterkader. Door één regel te dubbelklikken of te selecteren en op de Selectie overnemen knop te klikken zal het adres worden gekoppeld met het bedrijf. Toekomstige keuze voor de Adreskaart knop op het hoofdscherm leiden direct naar de NAW kaart. De knop Nieuw toevoegen geeft de mogelijkheid om een nieuw adres in te geven via de NAW kaart, en dat adres daarna te koppelen.