Bill Gates Executive e-mail: NEW WORLD OF WORK, mei 2005 Het Nieuwe Werken De afgelopen 10 jaar heeft software zich ontwikkeld tot een middel dat losliggende eilanden van informatie met elkaar verbindt en waarmee mensen op nieuwe manieren met anderen kunnen communiceren en samenwerken en informatie benaderen die ze nodig hebben. Op softwaregebied liggen er nog vele uitdagingen voor ons. Maar die hebben minder betrekking op toegang tot informatie verschaffen. Het gaat nu om informatiewerkers helpen informatie beter te gebruiken. Ze in staat stellen om belangrijke informatie te herkennen, te structureren, te visualiseren en te gebruiken. Ook willen we de complexiteit van deze informatierijke omgeving reduceren, zodat het minder tijd kost om effectief in deze omgeving te functioneren. Om deze uitdagingen aan te pakken, moet de software die kenniswerkers gebruiken verder ontwikkeld worden. Het wordt tijd dat we de huidige mogelijkheden verder uitbouwen en gaan gebruiken als basis voor het ontwikkelen van nieuwe software. Software waarmee kenniswerkers zich snel kunnen aanpassen en optimaal functioneren binnen een voortdurend veranderende zakelijke omgeving. Dankzij ontwikkelingen op het gebied van patroonherkenning, intelligente content, visualisatie en simulatie, en innovaties in hardware, displays en draadloze netwerken, kunnen we nu nieuwe manieren bedenken waarop software mensen verder kan helpen bij hun werk. Dit is belangrijk, niet alleen omdat de technologie dit nu mogelijk maakt, maar vooral ook omdat de aard van ons werk aan het veranderen is. Ik hoop dat u, als abonnee van onze Executive E-mails, discussies over dit soort ontwikkelingen nuttig vindt. Dankzij innovatie van bedrijfsprocessen, strategisch inzicht en maatwerkdiensten kan er sterker dan ooit tevoren concurrentievoordeel worden behaald uit het vermogen om ideeën om te zetten in concrete waarde. We bewegen ons steeds meer naar een diverse wereldmarkt die toch één geheel vormt, met klanten, partners en toeleveranciers uit verschillende culturen en continenten, die allemaal met elkaar samenwerken. Deze wereldwijde arbeidspool is altijd actief en staat altijd onderling in verbinding. Dat vraagt om nieuwe tools om werknemers te helpen bij het organiseren en indelen van hun werk en hun privé-leven. Zakendoen wordt steeds transparanter en er is steeds meer behoefte aan verantwoordelijkheid kunnen afleggen, beveiliging, en privacy binnen en tussen 1
organisaties. Een hele generatie jonge mensen die is opgegroeid met het Internet, betreedt nu de arbeidsmarkt. De manier van werken met Internet en de gebruikte technologieën zijn voor hen net zo gewoon als pen en papier. Al deze veranderingen zorgen ervoor dat mensen op nieuwe en betere manieren kunnen werken. Maar ze brengen ook een reeks nieuwe uitdagingen met zich mee: een stortvloed aan informatie, een constante vraag om aandacht, nieuwe vaardigheden die mensen zich eigen moeten maken en een niet-aflatende druk om de productiviteit te verhogen. Infomatie-overload is bijvoorbeeld nu al een ernstige rem op de productiviteit. De gemiddelde kenniswerker in de VS krijgt vandaag tien maal zo veel e-mail als in 1997 en naar verwachting zal deze hoeveelheid de komende vier jaar nog eens vervijfvoudigen. Een recent onderzoek laat zien dat 56 procent van de werknemers overweldigd wordt door meerdere, gelijktijdige projecten en dat ze te vaak worden onderbroken bij hun werk. Eenderde meent dat multi-tasking en afleidingen hen ervan weerhouden om zaken eens van een andere kant te bekijken en te analyseren wat ze aan het doen zijn. In Groot-Brittannië wordt geschat dat bijna eenderde van de ziektedagen en afwezigheid wordt veroorzaakt door stress. Het is ook niet gemakkelijk om alleen al de informatie te vinden die mensen nodig hebben om hun werk te kunnen doen. De software-innovaties uit de jaren 80 en 90 hebben een ware revolutie veroorzaakt in de manier waarop we informatie creëren en bewerken. Maar ze hebben ook een hele reeks nieuwe uitdagingen gecreëerd: het terugvinden van informatie, het visualiseren van en inzicht krijgen in informatie, en op basis daarvan actie ondernemen. Marktanalist IDC schat dat kenniswerkers alleen al zo n 2,5 uur per dag bezig zijn met het zoeken van de informatie die ze nodig hebben - dat is 30% van de werkdag. De tijd die mensen kwijt zijn aan informatie opzoeken, documenten beheren en organiseren en er voor zorgen dat hun teams beschikken over de door hun benodigde informatie, kan veel beter besteed worden aan analyse, samenwerking, inzicht verkrijgen en ander echt waardvol werk. Wij geloven dat het verbeteren van de mogelijkheden van individuele werknemers de sleutel is tot verbetering van de flexibiliteit en reactiesnelheid bij bedrijven en het verhogen van de productiviteit in deze wereldwijde economie. Dat wil zeggen dat ze de benodigde tools moeten krijgen om hun 2
efficiency te verbeteren en waarmee ze zich kunnen concentreren op het werk met de meeste waarde. Een nieuwe generatie software is een belangrijke factor in het realiseren van dit streven. Werken in de toekomst De komende tien jaar krijgen bedrijven ongekende nieuwe kansen om de impact van werknemers en workgroups te maximaliseren, de relaties met klanten en partners te versterken, tijdig en goed geïnformeerd beslissingen te nemen en bedrijfskritische informatie te beheren en te beschermen. De volgende generatie kenniswerkertoepassingen zal voortbouwen op veelbelovende technologieën. Te denken valt aan zelflerende systemen, rijke metadata voor data en objecten, nieuwe, op services gebaseerde standaards voor samenwerking met anderen, innovaties in computer- en weergeefapparatuur en zelfbeherende en zelfconfigurerende applicaties. Op basis hiervan zullen toepassingen beschikbaar komen die de manier waarop mensen werken echt zal verbeteren. Verbeteren van de persoonlijke productiviteit: onder invloed van een always on omgeving worden het toekennen van prioriteiten, het concentreren op de actuele werkzaamheden en het ongestoord kunnen werken steeds belangrijker worden. De huidige software kan hier al deels bij helpen, maar is nog lang nog niet op een niveau dat vergelijkbaar is met het inzicht en het bewustzijn van een mens. Dit gaat echter veranderen. Nieuwe software zal leren hoe iemand werkt, zal begrijpen wat u nodig heeft en zal u helpen bij prioriteiten toekennen. Patroonherkenning en adaptieve filtering: het wordt binnenkort mogelijk om vele routinetaken te automatiseren aan de hand van regels en aangeleerd gedrag. Software zal kunnen herkennen waar u aan werkt en zal op een geïntegreerde en pro-actieve manier de door u benodigde informatie verschaffen. Naarmate software meer leert over uw manier van werken, zal deze onderbrekingen op een flexibele manier kunnen beheren. Als u aan een belangrijke memo werkt met een strakke deadline, kan de software dit herkennen en zal deze alleen telefoontjes en e-mailberichten doorlaten van - bijvoorbeeld - uw manager of uw echtgeno(o)t(e). 3
Geïntegreerde communicatie: geïntegreerde communicatie biedt één toegangspunt voor alle netwerken, die volledig gelijk is voor alle toepassingen en apparaten. Mensen zouden een totaaloverzicht van al hun communicatiemiddelen moeten hebben, of dit nu spraak is of tekst, realtime of offline, met directe toegang tot tools zoals spraak-naar-tekst en vertaling door de computer. U zou in staat moeten zijn om uw e-mail af te luisteren, of uw voicemail te lezen. Mededelingen, vergaderingen, bedrijfsapplicaties, contacten en agenda s zouden altijd toegankelijk moeten zijn via één totaaloverzicht, of u nu achter uw eigen bureau zit, in een andere kamer, onderweg bent of thuis zit. Aanwezigheidsinformatie: we beginnen nu eigenlijk pas te ontdekken welke mogelijkheden aanwezigheidsinformatie biedt om informatie en mededelingen daar terecht te laten komen waar ze nodig zijn. Ook biedt deze informatie nieuwe kansen voor betere ad-hoc samenwerking, voor het oplossen van problemen en voor het zorgdragen dat taken worden uitgevoerd. Aanwezigheidsinformatie verbindt mensen en hun agenda s met documenten en werkstromen, zodat u altijd beschikt over de laatste informatie en inzicht heeft in alles dat relevant kan zijn voor uw werk. Samenwerking binnen teams: krachtige tools voor automatisering van de workflow en het koppelen van alle benodigde mensen, informatie en middelen zullen de komende tien jaar de mogelijkheden van gemeenschappelijke werkomgevingen of workspaces aanzienlijk verbeteren. Zo worden live data en documenten op een zodanige wijze bruikbaar dat teams daar altijd en overal mee kunnen werken, of ze nu in de volgende kantoorkamer zitten of aan de andere kant van de wereld. Vergaderingen worden opgenomen met geavanceerde camera s die automatisch inzoomen op sprekers in de kamer. Aantekeningen op een whiteboard worden automatisch gedigitaliseerd, via e- mail naar de verschillende deelnemers gezonden en bewaard bij de video-opname van de vergadering. Dergelijke workspaces zullen ook dienen als langdurige bewaarplaats voor bedrijfsinformatie. Teams hoeven daardoor niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden of te moeten volstaan met slechts een beperkte hoeveelheid eerder opgedane kennis en ervaringen. 4
Optimalisatie van toeleveringsketens: Met behulp van XML en uitgebreide webservices kunnen bedrijven steeds gemakkelijker naadloos informatie en processen met partners uitwisselen en toeleveringsketens vormen die zich uitstrekken over meerdere organisaties, maar die als één geheel opereren. Er moet echter nog een hoop gebeuren om bedrijven gemakkelijker met elkaar te laten samenwerken. Zo zou het niet nodig moeten zijn om inkooporders handmatig te matchen met facturen en/of rekeningen af te drukken en per post te verzenden, als dat veel gemakkelijker op elektronische manier kan. Door de mogelijkheden van webservices verder uit te breiden kunnen we de hoeveelheid onnodig handwerk terugbrengen en zo de efficiency van deze toeleveringsketens aanzienlijk verbeteren. De juiste informatie vinden: een nieuwe laag van context-gevoelige diensten zullen flexibele en intuïtieve manieren bieden om informatie te beheren op een wijze die veel verder gaat dan de file and folder -metafoor van nu. Het moet niet langer nodig zijn om te denken als een database en om zoekopdrachten te formuleren voor het terugzoeken van informatie. Patroonherkenning kan helpen bij het automatisch labelen en organiseren van informatie en bij het extraheren van relevante informatie uit documenten zodat ze op een natuurlijke en gemakkelijke manier teruggezocht kunnen worden. Het herkennen van trends door business intelligence: geavanceerde algoritmes zullen in staat zijn om miljoenen gigabytes aan informatie door te nemen en om trends te herkennen die menselijke analisten wellicht zouden missen. Software zou zinvolle connecties moeten kunnen vinden in de bergen van data en deze aan experts - of zelfs aan automatische processen kunnen doorgeven, die vervolgens in actie kunnen komen. Software kan ervoor zorgen dat acties die veranderingen in andere werkprocessen teweeg brengen automatisch door het hele systeem lopen, zodat de hele organisatie sneller en flexibeler reageert op informatie die van invloed kan zijn op de bedrijfsresultaten. De software leert geleidelijk welke informatie mensen gebruiken - en welke ze niet gebruiken - en zal zijn gedrag aan de hand van deze kennis aanpassen. 5
Inzicht en gestructureerde workflow: software zou het gemakkelijker moeten maken om een totaaloverzicht te verkrijgen van een workflow, met informatie en meetgegevens over speciale activiteiten, om zo sneller inefficiënties en fouten te ontdekken. Intelligentere workflowtools zullen patroonherkenning en logica gebruiken om problemen te detecteren, zoals herhaaldelijke klachten van klanten of voorraadproblemen, en er vervolgens voor zorgen dat deze informatie bij de juiste personen terecht komt. Dit zal een belangrijke bijdrage zijn in het terugbrengen van de frustratie, verloren tijd en fouten die het gevolg zijn van niet of slecht functionerende processen. Een nieuwe generatie productiviteitssoftware Bij Het Nieuwe Werken, waar samenwerking met anderen, business intelligence en het toewijzen van tijd en attentie kritieke factoren zijn, moeten de tools van kenniswerkers zich op een dusdanige wijze ontwikkelen dat ze niet leiden tot meer complexiteit voor de mensen die al voortdurend onder aanzienlijke druk staan, en die te maken hebben met voortdurend stijgende verwachtingen ten aanzien van de productiviteit. Wij denken dat de oplossing voor dit probleem ligt in integratie, vereenvoudiging en een nieuwe generatie softwaretoepassingen en diensten die: de complexiteit op de achtergrond beheren, de menselijke capaciteiten vergroten door taken met een lage waarde te automatiseren, en mensen helpen om wijs te worden uit complexe data. Wij gaan hiervoor zorgen via een nieuw productiviteitsplatform dat voortbouwt op het fundament van het huidige Microsoft Office System van applicaties en diensten. We zullen mensen in staat stellen om effectievere professionele documenten te creëren, hen overal en altijd toegang bieden tot hun informatie en bij het beter beheren van persoonlijke, team- en projecttaken. We investeren in een veilige infrastructuur die het gemakkelijker maakt om met anderen samen te werken aan documenten en arbeidsprocessen. We bieden betere tools voor datavisualisatie en analyse, die snel trends en patronen zichtbaar maken die verborgen zitten in bergen data. We gaan het bedrijven 6
gemakkelijker maken om content te creëren, te volgen, te beheren en te distribueren, zowel binnen als buiten de grenzen van de eigen organisatie. En we bieden open XML-standaards en tools voor snelle ontwikkeling, zodat bedrijfsontwikkelaars applicaties kunnen bouwen en uitbreiden die voorzien in de specifieke behoeften van de organisatie. Microsoft heeft zich al ruim twee decennia ingezet voor innovatie op het gebied van de informatiewerker - en in vele opzichten zijn beginnen we nu pas te ontdekken hoe software mensen kan helpen bij het verwezenlijken van hun ambities. Dank u voor uw tijd. Bill Gates, Chairman en Chief Software Architect van Microsoft. 7