gemeente Eindhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Raadsnummer 03.R459.OOI Inboeknummer o3voo3sxg Beslisdatum Blkw 6 mei soo3 Dossiernummer 319.704 Raadsvoorstel inzake het Definitief Ontwerp renovatie en nieuwbouw Stadsschouwburg Eindhoven N.V. 1 Inleiding Reeds in 1997 werd gemeentelijk een bestuurlijke discussie gevoerd over de wenselijkheid van renovatie en nieuwbouw voor de Stadsschouwburg Eindhoven N.V. Als uitvloeisel van deze discussie is op basis van wat daarover in het Program van Samenwerking is geformuleerd, in november 1998 aan de schouwburg gevraagd een totaalplan in te dienen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een inhoudelijk goed plan, dat echter de gegeven financiele kaders ruimschoots overschreed. Er was toen sprake van een voorzien tekort van 6 8.304.118,ÃćâĆňâĂİ. Dit alles is voor de gemeenteraad aanleiding geweest om in april 2001 onder meer te besluiten het voorzien tekort voor de renovatie en de bouw van de middenzaal mee te nemen in de afweging van de Voorjaarsnota 2002-2005, te onderzoeken of een eenvoudiger zaal mogelijk is en te onderzoeken of het alternatief van nieuwbouw elders in de stad wenselijk en haalbaar is. Qp 24 september 2001 heeft de raad ten aanzien van de renovatie en nieuwbouw van de schouwburg het volgende besloten: "I met gebruikmaking van de thans ter beschikking staande gegevens het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven de Stadsschouwburg te verzoeken een plan inzake renovatie en bouw nieuwe zaal te ontwikkelen, waarbij uitgegaan wordt van een maximale gemeentelijke bijdrage van f 41.000.000,ÃćâĆňâĂİ (6 18.604.988,86) aangevuld met een rentecomponent van f 4.500.000,ÃćâĆňâĂİ (6 2.042.010,97) gebaseerd op een omslag rente percentage van 696; II op basis van de resultaten ad I het college van burgemeester en wethouders te verzoeken een definitief voorstel inzake renovatie en bouw nieuwe zaal van de Stadsschouwburg ter besluitvorming voor te leggen en daarbij te betrekken de inrichting van het bouwproces mede met het oog op de invoering van het BTWcompensatiefonds; III het college van burgemeester en wethouders te verzoeken passende maatregelen te treffen voor de aanpak van de parkeerdruk in het betreffende gebied".
Raadsnummer OQ.R459.OOI In oktober 2002 heeft de Stadsschouwburg het gevraagde Definitief Ontwerp aangeboden. Hierover is ons in november 2002 een conceptraadsvoorstel ter eerste lezing voorgelegd. Omdat nog een aantal problemen moesten worden opgelost, hebben wij op 19 november 2002 besloten een aantal punten nader te doen uitwerken en de uitkomsten hiervan te verwerken in een raadsvoorstel met een voorwaarde ter uitvoering. De punten hadden betrekking op: 1. de vormgeving van de uitvoeringsorganisatie; 2. de onderhoudskosten na nieuwbouw; 3. de kosten van bouwrijp maken en aanpassen infrastructuur; 4. de dekking van deze (extra) kosten; 5. de parkeerproblemen op korte termijn. De voorwaarde die wordt gesteld, is als volgt geformuleerd: "We gaan pas bouwen als de dekking van de geraamde investering rond is, inclusief het veiligstellen van de resterende sponsorbedragen". Als uitvloeisel van het eerste punt is aan het onderzoeksbureau PRC opdracht gegeven om op grond van onderzoek naar geschiedenis en huidige staat van het project aanbevelingen te doen over het vervolgtraject aangaande de project-/ uitvoeringsorganisatie. De onderzoeksresultaten zijn in het onderhavig raadsvoorstel verwerkt. In dit voorstel stellen wij achtereenvolgens aan de orde: de uitvoeringsorganisatie(opdrachtgeverschap); De planning van het vervolgtraject; De oplossing van de parkeerproblematiek; De stichtingskostenraming en de dekking, waarin de uitkomsten van bovengenoemde punten zijn verwerkt; de financiele risico s. 2 Probleemstelling De eerste vraag is of het huidige Definitief Ontwerp (DO) voldoet aan de door de gemeente gewenste renovatie en de bouw van een nieuwe zaal? De tweede en, gezien de aard van het vorige raadsbesluit, belangrijkste vraag is: blijft het plan qua te ramen stichtingskosten en voorziene financiele dekking binnen de gegeven financiele kaders? Tenslotte: wat zijn de risico s voor de toekomst en welke organisatorische aanpak van het vervolgtraject verdient de voorkeur, mede met het oog op deze risico s? 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Binnen de beschikbare gemeentelijke financiele middelen dient de schouwburg zodanig te worden gerenoveerd dat minimaal de komende 20 jaar sprake is van een goed geequipeerde voorziening en dient de te bouwen nieuwe zaal een capaciteit te hebben van 500 bezoekers.
Raadsnummer OQ.R459.OOI 4+ 3a Milieutoets In opdracht van de Stadsschouwburg zijn twee rapporten opgesteld: 1. geluidsemissie d.d. 3 juli 2002 Het rapport geluidsemissies is besproken met het SRE en wacht op een schriftelijke goedkeuring; 2. Akoestische uitgangspunten en aanbevelingen d.d. 12 juli 2002. Dit rapport vormt mede het uitgangspunt voor de uitwerking van de bestektekeningen van het plan. Bodemonderzoek. Het verkennend bodemonderzoek moet nog worden getoetst door de Milieudienst Regio Eindhoven op volledigheid en juistheid. Er moet in ieder geval nog wel een aanvullend verkennend onderzoek komen, omdat uitsluitend het te bebouwen deel van het terrein is onderzocht. In dit raadsvoorstel wordt er vanuit gegaan dat hieruit geen nadelige financiele gevolgen zullen voortvloeien. 4 Wijze van aanpak/ oplossingsrichting Ten aanzien van de gewenste uitvoeringsorganisatie na de vaststelling van het DO hebben wij in onze vergadering van 15 april 2003 besloten: De raad heeft de directie van de Stadsschouwburg een expliciete rol toegekend in de voorbereiding van de nieuwbouw en renovatie. Omtrent de realisatie heeft de raad tot nu toe geen expliciet besluit genomen. Gelet op het grote financiele en inhoudelijk belang van de gemeente dient het uitgangspunt te zijn dat de bouw (realisatiefase) plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de eigenaar (gemeente), waarbij een goede inbreng van de gebruiker dient te zijn verzekerd. Uitgangspunt hierbij is dat de bouw plaatsvindt onder directe verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder en de directeur van de dienst Algemene en Publiekszaken. Dit betekent dat de gemeente als eigenaar van het gebouw opdrachtgever is in de realisatiefase van de bouw en dat de uitvoeringsorganisatie ambtelijk zal worden gepositioneerd bij de dienst Algemene en Publiekszaken. De uitwerking van de projectstructuur met taken en bevoegdheden van de diverse betrokkenen is een verantwoordelijkheid van de directeur van de dienst Algemene en Publiekszaken. Een en ander impliceert dat een overdracht van de projectverantwoordelijkheid moet plaatsvinden van de Stadsschouwburg Eindhoven (verantwoordelijk voor de totstandkoming van het DO, voorbereidingsfase) en de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (tot nu toe in de rol van accountmanager) naar de dienst Algemene en Publiekszaken voor de realisatiefase. Er zal een door beide directeuren te ondertekenen overdrachtsdocument worden opgesteld. Inmiddels zijn met de directeur van de Stadsschouwburg de eerste orienterende gesprekken gevoerd over de "realisatiefase" en is een principe gedachtegang hieromtrent ontwikkeld. Deze wordt door de directeur van de dienst Algemene en Publiekszaken aan ons college ter vaststelling aangeboden.
Raadanummer OQ.R459. OOI De planning. Het is de intentie om twee processen parallel te laten lopen, te weten: de bestuurlijke besluitvorming en het bouwproces; de Bouwplanprocedure artikel 19, lid 1 van de Wet op de Ruimtelijke Ordening. Beide planningen naast elkaar gezet, levert het volgende beeld op. Februari 2003 Mei 2003 Juni 2003 Juli 2003 September 2003 Oktober 2003 Tussentijd December 2003 December 2003 Voorjaar 2005 Voorjaar 2006 Bouwplan procedure Bouwproces Besluit college bouwplan vrijgeven voor inspraak Besluit college over zienswijzen Voorlopig standpunt Met betrekking tot het Definitief Ontwerp Ter inzage bouwplan Raadsbesluit met betrekking tot het DO Beoordeling zienswijzen Afronding besteksfase en reacties naar GS Voorbereiding aanbesteding Verklaring van geen bezwaar Gunning van Provincie Afwikkeling bouwvergunning zes weken mogelijkheid bezwaar Definitieve bouwvergunning Start werkzaamheden nieuwe zaal. Oplevering nieuwe zaal Start renovatie Oplevering Parktheater Eindhoven Ten aanzien van de planning merken wij het volgende op: de bouw is zodanig gefaseerd dat algehele sluiting van de schouwburg kan worden voorkomen. Indien de nieuwe zaal klaar is en de renovatie van het bestaande gebouw wordt gestart, zal de nieuwe zaal en tegelijkertijd het podium van de grote zaal worden gebruikt voor voorstellingen; vanaf het seizoen 2005-2006 vindt een aangepaste programmering plaats. Gelet op het feit dat de jaarlijkse programmering ruim van tevoren wordt vastgelegd (1,5 tot 2 jaar) kunnen veranderingen in de planning substantiele financiele consequenties hebben (claims bij annulering van voorstellingen). Binnen bovenstaande planning is geen rekening gehouden met mogelijke bezwaren. Deze hebben wel invloed op het tijdstip van de start van de bouwwerkzaamheden, maar hebben geen directe financiele consequenties.
6 27.650.000,ÃćâĆňâĂİ 466.000,ÃćâĆňâĂİ wei Raadanummer OQ.R459.OOI Parkeerproblematiek. Naar aanleiding van de inspraakavond van 25 februari 2003 en latere schriftelijke reactie is gebleken dat vanuit de buurt de meeste reacties / bezwaren betrekking hebben op het parkeren. De 45 parkeerplaatsen die komen te vervallen door de uitbreiding moeten worden gecompenseerd zonder dit op de buurt af te wentelen. Deze compensatie vindt plaats op het bestaande parkeerterrein en aan de Dr. Schaepmanlaan. Op het bestaande parkeerterrein is creatief gezocht naar ruimten waar geparkeerd kan worden. In totaal kunnen 26 parkeerplaatsen op het bestaande parkeerterrein worden gecompenseerd. Op de huidige strook aan de noordzijde van de Dr. Schaepmanlaan (tegenover het bestaande parkeerterrein) mag niet worden geparkeerd. Bij de reconstructie van de Dr. Schaepmanlaan (terugbrengen van 2x2 naar 2x1 rijstroken) is voor deze strook een parkeerverbod ingesteld vanwege de mogelijkheid van de SRV wagen om te kunnen parkeren. Door dit parkeerverbod op te heffen, worden 16 parkeerplaatsen gecreeerd. In totaal worden op deze manier 42 parkeerplaatsen gecompenseerd. 5 Financiele gevolgen en risico s Stichtingskosten Totale raming stichtingskosten inclusief onvoorzien en exclusief BTW extra kosten in verband met prijsstijgingen vanaf 2003 op basis van 2,59(7 per jaar aanvullende kosten bouwrijp maken en aanpassen infrastructuur op basis van een geactualiseerde berekening (6 985.000,ÃćâĆňâĂİ minus 6 317.646,-) Totaal stichtingskosten e 667.000 -"" 6 28.783.000,ÃćâĆňâĂİ" " In de raming is een post afkoop prijsstijgingen opgenomen van 6 1.692.418,24. Daarmee is de prijsstijging tot 1 januari 2003 afgekocht. Prijsstijgingen vanaf deze datum meegerekend, uitgaande van 2,59a per jaar, van 1 januari 2003 tot medio 2005 x 2,5 jaar 6 466.491,ÃćâĆňâĂİ. Inmiddels is er een bijgestelde kostenraming met betrekking tot het bouwrijp maken en de aanpassing van de infrastructuur. De totale geschatte kosten hiervan bedragen 6 985.000,ÃćâĆňâĂİ. ""Om de schijnzekerheid te vermijden zijn bovenstaande bedragen afgerond. Aangezien de Stadsschouwburg is gelegen in een sterlocatie (conform Groenbeleidsplan) en rekening moet worden gehouden met het beleid niet kappen tenzij.., is hiervoor een bedrag van 6 295.000,ÃćâĆňâĂİ opgenomen.
6 7.260.484,ÃćâĆňâĂİ 3.630.242,ÃćâĆňâĂİ 2.722.681,ÃćâĆňâĂİ 6 2.042.011,ÃćâĆňâĂİ + C 4.991.582ÃćâĆňâĂİ 620.647.000,ÃćâĆňâĂİ 1.300.000,ÃćâĆňâĂİ 1.053.000,ÃćâĆňâĂİ 6 23.000.000,ÃćâĆňâĂİ 1.135.000,ÃćâĆňâĂİ 4.538.000,ÃćâĆňâĂİ 110.000ÃćâĆňâĂİ 0 p Raadsnummer OQ.R459.OOI De voorlopige raming is gebaseerd op een eenheidsprijs per m2 (OBG) en bedraagt 6 317.646,ÃćâĆňâĂİ exclusief BTW. Per saldo bedragen de kosten voor het bouwrijp maken en aanpassen van de infrastructuur 6 667.354,ÃćâĆňâĂİ. De kosten van het woonrijp maken zijn opgenomen in de stichtingskosten van de Stadsschouwburg. Dekking. Uit raadsvoorstel van 24 september 2001: gemeentelijke bijdrage: reserve SIW restant kredieten middenzaal rente over reserve SSE dekking Voorjaarsnota extra rente over reserve SSE op basis van huidige planning tekort ten laste van rekeningresultaat 2002 Totale maximale gemeentelijke bijdrage intentionele bijdrage Stadsschouwburg": + via het jaarlijks treffen van een voorziening + sponsoring + extra bijdrage uit belegde middelen Totaal generaal"" 8 28.783.000,- excl. BTW e""" Zoals bij andere bouwprojecten kan de extra opgebouwde rente als gevolg van vertragingen in de planning worden ingezet voor de dekking. Hiermee kunnen o.a. de meerkosten ter compensatie van de prijsontwikkeling worden gecompenseerd. Dit zijn in feite alle streefbedragen die thans nog niet of niet geheel zijn gerealiseerd. Een gedeelte van het totale budget (64.008.703,-) is reeds betaald, deels omdat een onderdeel van de renovatie naar voren is gehaald (trekkenwand), deels om de kosten van de bouwvoorbereidingsfase te dekken. Het BTW-compensatiefonds is hier niet van toepassing. De verrekenbaarheid van de BTW is gegarandeerd. Knel punten: 1. In de begrotingen 2002 en 2003 van de Stadsschouwburg is sprake van een tekort, zodat de geplande voorziening om de eigen bijdrage van de schouwburg ad 6 1,134.450,54 vooralsnog niet kan worden gerealiseerd. Hier staat tegenover dat een gedeelte van de voorziening reeds is gerealiseerd en de schouwburg
Raadsnummer OQ.R459.OOI inmiddels maatregelen heeft genomen om de eigen bijdrage te realiseren door middel van een renovatietoeslag vanaf 2002 van 6 0,50 per toegangskaartje; 2. de in de dekking voorziene sponsoropbrengst van 64.538.000,ÃćâĆňâĂİ is nog niet volledig gerealiseerd. Gesprekken dienaangaande zijn in het afrondende stadium. Wij zijn van mening dat het totale bedrag aan sponsorbijdragen op moment van de feitelijke gunning financieel dient te zijn afgedekt. Dit betekent dat pas gunning van de bouw kan plaatsvinden, indien 10096 is gegarandeerd dat er dekking van het beoogde bedrag aanwezig is. Hierover worden met de schouwburg nadere afspraken gemaakt. 3. Met betrekking tot het onderhoud moet een jaarlijks bedrag, groot 2,59o van het investeringsbedrag (nieuwbouwbedrag), in de begroting worden opgenomen om het eigenaar- en huurderonderhoud in de toekomst te kunnen uitvoeren. De kosten van huurdersonderhoud zijn voor rekening van de schouwburg en de kosten van het eigenaarsonderhoud worden door de gemeente verdisconteerd in de huurprijs van de schouwburg. De nog resterende Financiele risico s: 1. het risico bestaat dat het beoogde sponsorgeld niet volledig binnen komt en het resterende via een opslag op de entreekaartjes of via een aanvullende lening moet worden gedekt. In beide opties is geen sprake van een absoluut gegarandeerde dekking, omdat een tariefsverhoging bijvoorbeeld kan leiden tot minder bezoekers en hogere exploitatielasten mogelijk niet kunnen worden opgebracht; 2. een in de praktijk hogere dan ge(ndexeerde prijsontwikkeling.(ten opzichte van 2,59e); 3. vertraging van de start van de bouw als gevolg van bijvoorbeeld bezwaarprocedures / claims; 4. mogelijke aanvullende kosten voortvloeiend uit bodem verontreiniging; 5. Het risico dat de dekking voor de kosten van eigenaar- en huurderonderhoud niet binnen de schouwburgbegroting kan worden gevonden en te zijner tijd (gedeeltelijk) ten laste van de gemeentebegroting dient te worden gebracht, hetgeen alsdan aanvullende middelen zal vragen; 6. het risico vanwege het verschil tussen de thans geraamde stichtingskostenraming en de uitkomst van de directiebegroting na afronding besteksfase; 7. het aanbestedingsrisico vanwege het verschil tussen directiebegroting en de feitelijke uitkomst van de inschrijving. 8. het risico van verhoging van kosten in de infrastructurele sfeer bij nadere uitwerking van de plannen; 9. het risico van tekorten in de exploitatie tijdens de renovatiewerkzaamheden. Samenvattende bestuurlijke conclusie. Het ontwerp brengt als zodanig geen kostenverhogingen ten opzichte van de eerder afgegeven kostenindicatie (september 2001) met zich mee. De in dit voorstel
v p Raadanummer OQ.R459.OOI gepresenteerde meerkosten worden geheel veroorzaakt door nieuwe inzichten in de noodzakelijke kostendoorberekening ten behoeve van het bouwrijp maken van en de aanpassing van de infrastructuur in de directe omgeving. Sa Bestuurlijke kaders Bestuurlijk zijn de kaders voor de besluitvorming over het DO aangegeven in: het raadsbesluit van 17 april 2001; het raadsbesluit van 24 september 2001. 6 Overige gevolgen van de aanpak Niet van toepassing. 7 Resultaten van overleg I inspraak De voorbereidingsfase is in goed overleg tussen de Stadsschouwburg en de gemeente Eindhoven verlopen. Ook ten aanzien van de voorbereiding en de inrichting van de realisatiefase is het overleg met de Stadsschouwburg opgestart. Met de buurtbewoners heeft eveneens overleg plaatsgevonden en heeft geresulteerd in het oplossen van het parkeerprobleem, zonder dit op de buurt af te wentelen. 8 Communicatie Niet van toepassing. 9 Ter inzage gelegde stukken 1 Raadsbesluiten van 17 april en 24 september 2001. 2 Brief van Stadsschouwburg van 21 december 2000: aanvullende gegevens herontwikkeling. 3 Het Definitief Ontwerp, d.d. oktober 2002. 4 Investeringsoverzicht, d.d. 15 oktober 2002. 5 Controle investeringsbedragen Definitief Ontwerp, d.d. 19 maart 2003. 6 Conceptbrochure Herontwikkeling van Stadsschouwburg Eindhoven een vernieuwend cultureel hart van de regio Parktheater.
Raadsnummer OQ.R459.OOI 10 Referendabiliteit Het voorstel is niet referendabel in het kader van de Tijdelijke Referendumwet. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven. R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.
Raadsmrmmer OQ.R459.OOI Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 mei 2003; besluit: 1 het Definitief Ontwerp renovatie en nieuwbouw Stadsschouwburg Eindhoven N.V. vast te stellen; 2 de maximale gemeentelijke bijdrage op basis de geraamde stichtingskosten vast te stellen op 6 23.000.000,ÃćâĆňâĂİ ; 3 a het resterende tekort ad C1.053.000,ÃćâĆňâĂİ te dekken uit de saldireserve specifiek; b bij de vaststelling van de Jaarrekening 2002 dit bedrag definitief te regelen; 4 het college van burgemeester en wethouders te verzoeken de uitvoering van het raadsbesluit ter hand te nemen; 5 uit te spreken dat aanbesteding van het project eerst kan plaatsvinden als de dekking (inclusief de sponsorgelden) definitief rond is; 6 de begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 juni 2003. R. Welschen, voorzitter. J. Verheugt, griffier. kc03005556
gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat Retouradres Postbus goxso, s6oo RB Eindhoven Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Raadsnummer OQ.R45g.002 Behandeld door M. Honing Telefoon (o4o) z38 z4 88 Ons kenmerk griffie Verzenddatum x4 mei 2003 Cornrnissieadvies Betreft cie Sp: Raadsvoorstel inzake het Definitief Ontwerp renovatie en nieuwbouw Stadsschouwburg N.V. De commissie Sociale pijler heeft in haar vervolgvergadering van 13 mei 2003 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd (03.R459.002): leefbaar eindhoven, CDA en De Stadspartij: Akkoord; PvdA, VVD, GroenLinks, D66 en OuderenAppel: Akkoord; Stemvoorbehoud t.a.v. beslispunt 3; PvdA en OuderenAppel wensen een accent te leggen op beslispunt 5; SP: Akkoord, maar wenst een meer krachtige formulering van beslispunt 5; Niet akkoord t.a.v. beslispunt 3; zal het besluit amenderen om dit beslispunt te schrappen en beslispunt 2 overeenkomstig te verlagen; Niet akkoord met het gehele voorstel indien een deugdelijke exploitatieopzet ontbreekt; Toezeggingen wethouder P. van der Grinten: er zal een exploitatie-uiteenzetting worden aangereikt; het PRC-rapport Schouwburg zal na 20 mei 2003, dus tijdig voor de a.s. raadsvergadering, ter inzage worden gelegd; er zal worden nagegaan of er rekening is/wordt gehouden met energieprestaties in het kader van duurzaam bouwen (paragraaf 3a, Milieutoets). De wethouder zal bij de dienst Algemene en Publiekszaken nagaan hoe het staat met het PRC-rapport over De Effenaar en de commissie hierover informeren. De secretaris van de commissie, plein xo Eindhoven Openingstijden ma t/m vr g.oo-x6.oo uur Bereikbaar per openbaar vervoer Postadres Postbus goxso s6oo RB Eindhoven Telefonisch bereikbaar g.oo-xz.go en x3.3o-x6.oo uur