PERSONEELBELEIDSDOKUMENT (Hersien 1 April 2015) 1. AFTREE FONDSE Lidmaatskap tot een van die KLK Aftree fondse is verpligtend vir alle personeel onder die ouderdom van 63 jaar, behalwe die personeel wat verpligte lede van die Motornywerheidspensioenfonds is. Nuut aangestelde personeel skakel onmiddellik by die fondse in. 1.1 Pensioenfonds ( Posgraad 2-14 ) Lidmaatskap van hierdie fonds is onderhewig aan voorwaardes soos vervat in die reglement van die fonds. Lidmaatskap word beëindig wanneer die ouderdom van 63 jaar bereik word. Lede dra 5,5% of 7.5% van 90% van hulle TKI by tot die fonds terwyl die maatskappy 8,5%, 9.5% of 10.5% van 90% van die TKI bydra. 1.2 Voorsorgfonds (Posgraad 15-18 ) Lidmaatskap van hierdie fonds is onderhewig aan voorwaardes soos vervat in die reglement van die fonds. Lidmaatskap word beëindig wanneer die ouderdom van 63 jaar bereik word. Lede dra 5,5% of 7.5% van 90% van hulle TKI by tot die fonds terwyl die maatskappy 8,5%, 9.5% of 10.5% van 90% van die TKI bydra. 2. MEDIESE FONDSE Lidmaatskap aan n mediese fonds (Discovery en Fedhealth) is verpligtend vir alle persone met TKI meer as R80 000. Werknemers wat reeds lid van n mediese fonds is by indiensname, bv. die van n eggenoot, hoef nie by een van die beskikbare fondse aan te sluit nie. Sodanige werknemers moet egter jaarliks bewys lewer van geldige lidmaatskap. Personeel het n verskeidenheid van keuses wat Mediese opsies aanbetref en het jaarliks die geleentheid om van opsie te verander. Indien n persoon aan een van die KLK skemas behoort, sal KLK die administrasie romdom die oorbetaling van premies hanteer. Personeel wat aftree of diens beëindig is self verantwoordelik vir verdere mediese dekking.
2.1 Fedhealth Die volgende opsies is beskikbaar: - Maxima Core - Maxima Basis - Maxima Standaard - Maxima Plus 2.2 Discovery Die volgende opsies is beskikbaar: - Executive - Comprehensive - Priority - Saver - Core Volledige inligting oor die voordele en premies van elke opsie word jaarliks deur die fonds beskikbaar gestel. 2.3 Food Workers Medical Benefit Fund Die bedrywighede van hierdie fonds word gereël deur sekere aangewese persone by die verskillende bedryfspunte. 3. VERLOF 1. Omskrywing Gewone jaarlikse verlof behels die verlof wat jaarliks aan alle personeel toegestaan word. Verlof akkumuleer teen n sekere koers per maand en kan slegs geneem word indien reeds verdien. Verlof kan dus nie vooruit geneem word nie. Die werkgewer sal bepaal wanneer jaarlikse verlof geneem mag word en die toestaan van verlof sal met wedersydse konsensus geneem word en met inagneming van operasionele vereistes. As n algemene reël kan verlof nie tydens half-jaarlikse (Augustus) en jaarlikse (Februarie) voorraadopnames geneem word nie, asook finansiële halfjaar en jaareindes van toepassing op werknemers wat direk betrokke is by hierdie aksies. Bestuur kan ook verpligte verlof vir n periode per afdeling, werksplek of vir die maatskappy as n geheel afdwing, na gelang van operasionele omstandighede en/of vereistes.
2. Filosofie Die primêre doel van verlof is om werknemers die geleentheid te gee om rus en te ontspan in omstandighede anders as in die normale werksomstandighede. Die Maatskappy gee werknemers die geleentheid om verlof te kan akkumuleer. Die doel hiervan is om betaalde verlofdae beskikbaar te kan hê in onvoorsiene omstandighede en nie as n addisionele metode van inkomste skepping nie. 3. Aantal dae Verlof dae toegeken word vanaf 1 Julie 2013 vir alle nuwe werknemers bepaal op grond van posgradering. Bestaande werknemers behou huidige aantal dae, maar dit akkumuleer nie soos die TKI jaarliks verhoog nie. Posgraad 2 tot 10 = 20 werksdae Posgraad 11 tot 14 = 18 werksdae Pograad 15 tot 18 = 15 werksdae. Saterdae, Sondae en Openbare vakansiedae word nie as verlofdae beskou nie, behalwe wanneer n persoon se diensrooster bepaal dat hy op daardie dag wel aan diens is. 4. Ophoping van verlof Bestaande werknemers wat 20 dae of meer verlof verdien per jaar, mag 5 dae per jaar oordra tot n maksimum van 10 dae, mits daar 15 dae per jaar verlof geneem word, waarvan 10 dae aaneenlopend moet wees. Indien nie, sal die persoon nie geregtig wees om die 5 dae oor te dra nie. Werknemers mag n maksimum van 10 dae verlof ophoop. Geakkumuleerde verlof binne n siklus moet geneem word binne 6 maande vanaf die einde van die spesifieke verlof siklus. Bv. 2014 se verlof (met die siklus wat eindig op 28 Februarie 2015) moet geneem word voor 31 Augustus 2015. 5. Verlofuitbetaling by diensbeëindiging By diensbeëindiging sal die volle verlofkrediet aan n werknemer uitbetaal word, mits die werknemer geen uitstaande gelde aan die werkgewer verskuldig is nie en indien die werknemer die bepalings van die dienskontrak rakende diensbëidiging eerbiedig het. Indien nie, sal die werknemer geen of nie die volle verlof uitbetaling ontvang nie.
Die bedrag wat betaalbaar word bereken op die TKI soos van toepassing op die jare waarin die verlof geakkumuleer is. Bv., indien die maksimum van 20 dae uitbetaal word sal dit bereken word op die TKI van die voorafgaande 4 jare en nie teen die TKI van die jaar waarin bedank word nie. Die volgende formules word gebruik in die berekening daarvan: 15 dae statutêre verlof: TKI 261 X aantal dae Alle ander verlof: TKI 261 X aantal dae 6. Verlofprosedure Verlof moet vooraf met die betrokke afdelings- of departementshoof bespreek word. Die voorgeskrewe verlofvorm moet voltooi word en deur die betrokke afdelingshoof goedgekeur word alvorens n persoon met verlof kan gaan. Werknemers in bestuurs- en kritiese poste moet aaneenlopende verlof van langer as 3 dae ten minste een week voor die aanvang van die verlof met bestuur uitklaar. Die bestuur van verlof is die uitsluitlike verantwoordelikheid van die onderskeie afdelingsbestuurders of soos gedelegeer na middelvlakbestuur. 7. Kommissie agente Aanstellings op suiwer kommissie basis kwalifiseer vir 20 dae verlof. Verlof in n jaar verdien, moet geneem word voor 01 September van die daaropvolgende jaar. Indien n persoon weier om verlof te neem binne die neergelegde beleid, sal dit verbeur word. Geen verlof mag opgehoop of afgekoop word nie. 3.2 Siekteverlof 3.2.1 Omskrywing Dit behels die verlof teen volle betaling wat n persoon toeval wanneer hy afwesig is van diens weens siekte of beserings. 3.2.2 Aantal dae Vyfdag werkers is geregtig op 30 dae en sesdag werkers op 36 dae siekteverlof teen volle betaling in n siklus van 36 maande vanaf datum van diensaanvaarding. In die eerste 6 maande van diens, is n persoon egter slegs geregtig op 1 dag siekverlof met betaling vir elke 26 dae gewerk. Saterdae en Sondae word nie as siekverlofdae beskou nie,
behalwe wanneer n persoon se diensrooster bepaal dat hy op daardie dag wel aan diens is. 3.2.3 Siekteverlof prosedure n Werknemer moet sy afdelinghoof voor 12h00 gedurende die eerste dag van sy afwesigheid van sy toestand in kennis stel. Indien n werknemer vir meer as twee opeenvolgende dae weens siekte afwesig is, moet hy n mediese sertifikaat aan die werkgewer voorlê wat verklaar dat die persoon weens siekte of besering vir die duur van sy afwesigheid nie in staat was om sy diens te verrig nie. Hierdie sertifikaat moet uitgereik en onderteken wees deur n mediese praktisyn of n ander persoon wat gekwalifiseer is om pasiënte te diagnoseer en te behandel en sodanig geregistreer is. Werknemers wat in dorpe woon en werk waar daar geen hospitaal of mediese dokter op n gereelde basis beskikbaar is nie, kan n siekte sertifikaat voorlê wat deur die kliniek suster onderteken is. Sodanige siektesertifikaat is geldig vir n maksimum van 2 dae en kan nie by meer as 2 geleenthede in n siklus van agt weke ingedien word nie. Misbruik van hierdie vergunning sal daartoe lei dat die normale beleid weer van toepassing sal wees op alle werknemers op n spesifieke dorp. Hierdie vergunning is van toepassing op die volgende dorpe: Noenieput, Askam, Vanzylsrus, Groblershoop, Nieuwoudtville, Rietfontein, Pofadder, Brandvlei en Deben. Siekverlof is nie ophoopbaar nie en die ongebruikte verlof verval aan die einde van elke siklus. 3.3 Kraamverlof 3.3.1 Omskrywing Dit behels die verlof wat n vroulike werknemer toeval tydens haar swangerskap en die gepaardgaande bevalling. 3.3.2 Aantal dae n Vroulike werknemer kwalifiseer vir 4 maande kraamverlof waarvan 1 maand betaald is teen volle salaris. Die res is onbetaald. Groepvoordele word in stand gehou tydens die kraamverlof en word verhaal wanneer die persoon weer begin werk. Bogenoemde geld slegs vir 2 kraamgevalle meer as dit sal as onbetaalde verlof beskou word. Hierdie verlof kan begin te eniger tyd vanaf 4 weke voor die verwagte datum van geboorte en sy mag vir 6 weke na die geboorte van haar kind nie begin werk nie, tensy n mediese praktisyn anders aandui.
3.3.3 Kraamverlof prosedure n Vroulike werknemer moet skriftelik kennis gee van die datum waarop die kraamverlof begin sowel as die datum wanneer sy terugkeer werk toe. Die nodige verlofvorm moet ook ingevul word. 3.4 Spesiale verlof 3.4.1 Omskrywing Dit dui op n spesiale vergunning wat toegestaan word om van diens afwesig te wees sonder dat dit as jaarlikse verlof gereken word. 3.4.2 Studieverlof Vir die aflegging van goedgekeurde eksamens deur n werknemer kan spesiale verlof toegestaan word vir die dag waarop eksamens afgelê word sowel as een dag ter voorbereiding, voor die dag waarop die eksamen afgelê word. Indien die dag voor die eksamen n Saterdag, Sondag of openbare vakansiedag is, geld die reeling van die dag ter voorbereiding nie. Geen studieverlof sal toegestaan word vir her-eksamens nie. 3.4.3 Gesinsverantwoordelikheidsverlof Werknemers is geregtig op 3 dae betaalde verlof per verlofsiklus vir geboortes en siekte van eie kinders en vir begrafnis van n eggenoot, eggenote, kind, broer, suster, vader, moeder, skoonouers, swaer, skoonsuster, oupa of ouma. Stawende dokumente moet ssm na die verlof periode ingedien word. 3.4.4 Sportverlof Betaalde verlof tot n maksimum van 6 dae per jaar kan toegestaan word indien n werknemer sy provinsie of land in n erkende sportsoort verteenwoordig. Geskrewe bewys moet ingedien word saam met die verlof aansoek. 3.5 Onbetaalde verlof Verlof sonder betaling mag onder buitengewone omstandighede op die werknemer se versoek toegestaan word. Die goedkeuring hiervan rus ten volle op die werkgewer. 4. AANKOOPFASILITEITE 4.1 Algemene aankope Alle kontant aankope deur personeel vir eie huishoudelike gebruik (uitgesonder produksiemiddels) is teen kosprys plus 7% en Bestuur het
magtiging om pryse van artikels wat nie kwalifiseer nie, aan te pas na verkooppryse. Bogenoemde aankope geld by die Handel en KLK Auto motors uitgesluit. Krediet aankope mag gedoen word teen kosprys plus 10% op die uitdruklike voorwaarde dat personeel die volle balans op sy rekening moet vereffen voor of op die 30ste van die maand wat volg op die maand waarin die aankope plaasgevind het. Personeel wat nalaat om hul rekeninge voor of op die vasgestelde tyd te vereffen, se rekeninge sal ingeperk word. Bestuur het ook die reg om n rekening permanent te sluit. Die volgende belangrike riglyne geld ten opsigte van krediet vir personeel: - n werknemer moet sy proeftydperk voltooi voordat hy vir n X-nommer kan kwalifiseer - die aanvanklike kredietlimiet is R200 - werknemers kan ook met die voltooiing van n kredietaansoek en die voorlegging van finansiële state by die Kredietbestuurder aansoek doen vir n hoër kredietlimiet - betalingsvoorwaardes moet streng nagekom word Personeel het geen voordeel vir aankope by die Abattoir nie aangesien die weeklikse lyspryse van toepassing is. Uitsoekery van karkasse sal nie toegelaat word nie. Indien nie dadelik betaal nie, word dit dieselfde maand by n werknemer se salaris afgetrek. Kredietkaart aankope is teen kosprys plus 10%. Geen aankope is toelaatbaar vir ander persone nie, behalwe vir gades of afhanklike kinders. Brandstof word uitsluitlik vir kontant aangekoop behalwe waar n werknemer n deposito rekening het. 4.2 Voertuie Nuwe voertuie kan by enige van die betrokke Handelaars aangekoop word teen kosprys plus 2.5% plus die voorafleweringsdiens. Werknemers wat binne 3 maande bedank nadat hulle n nuwe voertuig teen die voordeelprys aangekoop het, sal aanspreeklik gehou word vir die volle verskil in randwaarde tussen die voordeelprys en die normale koopprys. 5. VERPLASINGS Werknemers is ten alle tye onderhewig aan verplasing van en na enige afdeling, vertakking of plek waar KLK sy dienste om besigheidsredes mag benodig. Werknemers sal egter nie sondermeer op n verpligte basis
verplaas word nie en daar sal altyd met die betrokke werkers gekonsulteer word. n Besluit rondom die verplasing van n werknemer sal gesamentlik deur die Besturende Direkteur, Afdelingshoof en Bestuurder: Menslike Hulpbronne geneem word. Waar n man en vrou beide vir KLK werk en een word verplaas na n plek waar daar nie vir die ander gade werk beskikbaar is nie, sal n skeidingspakket aangebied word aan die gade vir wie daar nie werk is nie. KLK het geen verpligting teenoor die ander gade indien slegs een gade by die Maatskappy werksaam is nie. Waar nodig sal verhuisingskostes ten volle betaal word. n Toelaag van R1 000 per skoolgaande kind is betaalbaar vir skoolklere sowel as R3 000 t.o.v. ander koste. 6. REISKOSTETARIEWE 6.1 Onderhoudskandidate Die uitgangspunt is dat applikante uit hulle eie keuse vir vakatures aansoek doen en dat KLK daarom nie vir hulle reiskoste hoef te betaal nie. Daar kan egter gevalle wees waar die betaling van reiskoste meriete het en dit sal dan volgens diskresie betaal word. 6.2 Gebruik van privaatmotors vir amptelike ritte Sover moontlik moet werknemers poog om amptelike ritte met die beskikbare poelvoertuie te ry ten einde kostes te bespaar. Waar privaatmotors egter wel vir amptelike doeleindes gebruik word, sal die kilometers teen die heersende KLK tarief uitbetaal word. 6.3 Gebruik van poelvoertuie vir privaat gebruik Indien privaat kilometers gereis word, is die persoon wat privaat gereis het verantwoordelik vir die betaling van die privaatkilometers teen die heersende KLK tarief. 7. VERHUISINGSKOSTES Indien daar by aanstelling sodanig ooreengekom word, sal die meubelvervoerkoste van n nuwe personeellid deur KLK gedra word onderhewig aan n tydperk van drie jaar diens. Indien hierdie persoon die diens van KLK verlaat voordat drie jaar verstreke is, is die vervoerkoste pro-rata terugbetaalbaar.
8. AFLOSTOELAE n Toelaag van 10% van TKI is betaalbaar wanneer n werknemer in n hoër pos aflos by takke weg van sy tuisdorp. 9. UITSLAAPTOELAE n Toelaag van R60 per dag is betaalbaar wanneer n werknemer aflos by takke weg van sy tuisdorp. 10. LENINGS 10.1 Studie lenings Werknemers moet op die voorgeskrewe vorm by die Bestuurder: Menslike Hulpbronne aansoek doen om sodanige lening. Aansoeke sal slegs gedurende April en Oktober van elke jaar oorweeg word. Die goedkeuring van aansoeke sal onderhewig wees aan die relevansie daarvan vir die Maatskappy sowel as evaluering van die aansoeker. Slegs kursusse deur n erkende tersiêre inrigting sal oorweeg word. Indien die aansoek goedgekeur word, sal KLK alle registrasie- en klasgelde vir die jaar wat volg vooruitbetaal aan die instansie. Aan die einde van elke jaar word daar bepaal watter van die beplande vak (ke) geslaag is en sal 50 % van die koste van hierdie vak (ke) afgeskryf word. Enige vak (ke) of gedeelte van die kursus wat nie in die betrokke jaar geslaag is nie, se klasgeld is ten volle deur die werknemer terugbetaalbaar. Alle gelde wat by die lening betrokke is, word dan maandeliks teen n rentekoers van 8 % aan KLK terugbetaal en word verhaal in die jaar wat volg op die voorafgaande jaar van studie. Indien n vak (ke) gedruip word, kan n werknemer nie weer vir dieselfde vak om hulp aansoek doen nie. Indien n werknemer bedank binne n jaar nadat sy studies voltooi is, is die maatskappy gedeelte pro rata terugbetaalbaar. Die jaar neem n aanvang aan die begin van die maand wat volg op die maand waarin die uitslae ontvang is. Alle uitstaande studieskuld sal eenmalig van die werknemer verhaal word. 11. BEROEPSBESERINGS Die Maatskappy verbind hom daartoe om n werksomgewing daar te stel wat vry is van enige ongelukke, gesondheidsgevaar of gevaar vir die omgewing. Enige besering wat egter wel in die uitvoering van n werknemer se amptelike plig opgedoen word, moet onmiddellik onder n toesighouer se
aandag gebring word. Hierdie voorval moet dan binne 24 uur aan die personeelkantoor rapporteer word sodat reëlings getref kan word vir die voltooiing van die nodige vorms en die aangeleentheid moet dan onder die Vergoedingskommissaris se aandag gebring word. 12. AFTREEGESKENKE Geskenke ter waarde of kontant van ondergenoemde bedrae sal van toepassing wees wanneer n werknemer aftree by die Maatskappy: < 5 jaar diens = R 0 5 10 jaar = R 1000 >10 20 jaar = R 2000 >20-30 jaar = R 3000 > 30 jaar = R 5000 13. LANGDIENSTOEKENNINGS Die Maatskappy streef daarna om sy werknemers so lank as moontlik te behou ten einde sy werksaamhede so doeltreffend as moontlik voort te sit. As gevolg hiervan gee KLK formele erkenning vir lang diens en wel as volg: - 10 jaar 10 dae addisionele verlof of die kontantwaarde daarvan & n sertifikaat - 20 jaar 20 dae addisionele verlof of die kontantwaarde daarvan - 21 jaar sertifikaat - 25 jaar n geskenk van eie keuse ter waarde van nie meer as R1 000-30 jaar 30 dae addisionele verlof of die kontantwaarde daarvan 14. GESKENKE AAN PERSONEEL Die Maatskappy aanvaar dat daar van tyd tot tyd deur ander instansies en individue geskenke aan personeel oorhandig word vir n verskeidenheid van redes.
Ten einde te verseker dat geen onreëlmatigheid in die proses plaasvind nie en om dit meer deursigtig te maak, word n Geskenkregister vir hierdie doel bygehou. Hierdie register sal by die Sekretaresse van die Besturende Direkteur beskikbaar wees en alle geskenke met n waarde van R200 of meer moet hierin verklaar word. Die register sal op n maandelikse basis deur die Besturende Direkteur gekontroleer word. 15. AANSTELLING VAN INTERNE KANDIDATE Wanneer n huidige werknemer op die kortlys verskyn vir n vakante betrekking, moet die twee betrokke afdelingshoofde in samewerking met die Bestuurder: Menslike Hulpbronne met mekaar konsulteer om te besin oor die wenslikheid daarvan om die werknemer in die pos aan te stel. Hierdie gesprek moet plaasvind voordat n onderhoud met die werknemer gevoer word of n aanbod aan die werknemer gemaak word. 16. ETE TOELAE Aangesien werknemers van tyd tot tyd vir besigheidsdoeleindes weg van die huis is, word uitgawes ten opsigte van etes aan n werknemer terugbetaal. Die volgende maksimum bedrae is per ete beskikbaar: Ontbyt Middagete Aandete = R40 = R60 = R100 Die terugbetaling van die uitgawe is onderhewig aan die voorlegging van stawende koopstrokies sowel as die goedkeuring daarvan deur die betrokke afdelingshoof. In die geval waar buitepartye onthaal word, moet die rede vir die onthaal sowel as die persone daarby betrokke gespesifiseer word.