Functiebeschrijving: Projectbeheerder Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen Voor akkoord Naam leidinggevende Louis Vervloet, afdelingshoofd Datum + handtekening Marjolein Van Den Broeck, Diensthoofd Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Diensthoofd / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt / leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het / type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 1.4. Organogram 2
2. Doel van de functie Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. erkenningen, subsidies, vergunningen e.d. teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3. Resultaatgebieden Analyse Resultaat Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden van activiteiten Projectvoorstelanalyse Inhoudelijke en financiële analyse van toegewezen projectvoorstellen binnen een specifiek bepaalde oproep Schriftelijke formulering en mondelinge toelichting van een voorstel tot beslissing ivm organisatie en project Actieve participatie aan evaluatoren overleg Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproep 3
(Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het project. Rapportbeoordeling controle on desk Inhoudelijk en financieel behandelen van rapporteringen in alle toegewezen projecten binnen de specifiek bepaalde projectoproep De deadline van behandeling nauwkeurig opvolgen Antwoorden formuleren op bezwaren Rapportbeoordeling controle ter plaatse Het organiseren, voorbereiden en uitvoeren van controlebezoeken Inhoudelijke en financiële controle van projectdocumenten Vaststellingen correct weergeven in een verslag en verwerken in een nieuwe rapportbeoordeling Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt project. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te Professionaliseren promotoren Ondersteunen en coaching in functie van realisatie projectdoelstellingen Bewaken en ondersteunen van een eventueel valideringspad Face-to face gesprekken met promotoren wat betreft toegewezen projecten Telefonisch en schriftelijke beantwoorden van vragen van projectpromotoren Input leveren aan en op infosessies voor projectpromotoren Themawerking Opzetten van Vlaamse / Europese thematische bijeenkomsten Uitbouwen van de themadeskundigheid teneinde alle praktische en theoretische ontwikkelingen rond het thema te kunnen integreren in de projectwerking Vanuit de specifiek bepaalde themawerking een visie ontwikkelen en formuleren op het beleidsthema en deze visie omzetten in beleidsaanbevelingen Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring Samenwerken met de medewerkers actief bij een thematische werking Evalueren van de betrokken thematische werking.. Opbouwen specialistische kennis met betrekking tot de specifiek toegewezen bepaalde oproep Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproep bij analyse aanvragen 4
optimaliseren. Opvolging en beheer Opvolgen van de uitvoering van de beslissing betreffende een project of oproep teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd en het gehele proces van een specifiek bepaalde oproep wordt opgevolgd. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Vanuit de specifiek bepaalde themawerking een visie ontwikkelen en formuleren op het beleidsthema en deze visie omzetten in beleidsaanbevelingen Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring Oproepbeheer: Opmaak specifiek bepaalde oproep Begeleiding van potentiële promotoren Het opzetten en organiseren van het selectieproces tot en met de projectbeslissingen Opvolging, monitoring, controle en eventueel bijsturen Samenwerken met medewerkers actief bij een oproep Opbouwen specialistische kennis met betrekking tot de specifiek bepaalde oproep Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring. Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 2 Analyseren niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 4.2. Vaktechnische competenties ORGANISATIEKENNIS Je hebt inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en zicht op de werking van het Departement WSE Je hebt kennis van en inzicht in de structuur en werking van de beleidsmateries van het departement in de ruime zin en de diverse actoren die hierbij betrokken Je hebt affiniteit met het Vlaamse en het Europese arbeidsmarktbeleid. Je bent bij voorkeur op de hoogte van de werking van gelijkaardige diensten binnen of buiten de overheidscontext INHOUDELIJKE EN BELEIDSMATIGE KENNIS Je hebt een idee van de verschillende maatregelen binnen het beleidsdomein Werk en Sociale Economie Je hebt kennis van diverse arbeidsmarktthema s zoals bv. competentiemanagement, sociale inclusie, loopbaanbeleid enzovoort. Je bent vertrouwd met het toepassen van procedures en regelgeving. ALGEMENE VAARDIGHEDEN 5
Je bent flexibel ingesteld Je bent een teamspeler die gelijkertijd ook zelfstandig kan werken Je kan zeer goed overweg met bureautica-toepassingen : office-toepassingen (word, excel, powerpoint), outlook, internet, sharepoint Je hebt kennis van minimaal één andere taal dan het Nederlands. 4.3. Diploma en ervaring Je hebt een masterdiploma behaald Ervaring is een pluspunt 5. Andere functierelevante informatie Het Europees Sociaal fonds (ESF) stimuleert Vlaamse organisaties om de arbeidsmarkt te versterken en de werkgelegenheid te vergroten. Het fonds helpt mensen omscholen naar een nieuwe job of begeleidt hen bij het zoeken naar een eerste baan. Bedrijven krijgen hulp bij de afstemming werk/privé voor de werknemers en de structuur van de arbeidsorganisatie. Ook maatschappelijk kwetsbare groepen, zoals laaggeschoolden, allochtonen of personen met een arbeidshandicap worden hierin betrokken. Daarnaast stimuleert het Europees Sociaal Fonds Vlaanderen organisaties om innoverend en transnationaal te werken. Om de Vlaamse werkenden, werkzoekenden en organisaties te helpen zich te wapenen tegen de veranderende arbeidsmarkt, ontvangt het ESF kapitaal van de Europese Unie en de Vlaamse overheid. Het Europees Sociaal Fonds Vlaanderen verdeelt deze middelen in de vorm van subsidies - onder organisaties die de Vlaamse arbeidsmarkt stimuleren om werkzoekenden nieuwe kansen te geven en werknemers tevreden aan het werk te houden. Je maakt als projectbeheerder deel uit van de dienst werknemers waar je in samenwerking met andere projectbeheerders, het diensthoofd en de medewerker projectbeheer je inzet om proactief de uitdagingen op de arbeidsmarkt te detecteren en organisaties aan te zetten tot initiatief en innovatie. Binnen deze dienst worden oproepen gelanceerd die bedrijven en organisaties ondersteunen bij hun HR-en competentiebeleid. Vanuit de functie als projectbeheerder ben je verantwoordelijk voor de integrale, correcte en tijdige afhandeling van uw toegewezen project en oproep. Je bent daarvoor aanspreekpunt voor de projectpromotor, dit is de organisatie die subsidies ontvangt vanuit ESF. Je zal ook nauw samenwerken met projectbeheerders uit de dienst werkzoekenden. 6