Werkafsprakenboek voor jeugdzorgaanbieders Lekstroom regio Lopik, Vianen, IJsselstein, Nieuwegein en Houten Versie 2 maart 2015
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Jeugdhulp en Wmo in de Lekstroom regio... 3 1.2 Wijzigingshistorie... 3 2 Communicatie... 4 2.1 Bereikbaarheid van de regionale backoffice en de sociale teams... 4 2.2 Contactgegevens van de zorgaanbieder... 5 3 Privacy... 6 4 Het proces... 6 4.1 Stap 1: melding Kind in Zorg gevolgd door jeugdzorgtoewijzing (JW301)... 7 4.2 Stap 2: melding aanvang zorg (JW305)... 9 4.3 Stap 3: de declaratie (JW303)... 10 4.4 Stap 4: De melding van einde zorg of mutatie zorg (JW307)... 11 5 Gegevens uitwisselen in de stappen 1 t/m 4... 12 5.1 Kind in zorg... 12 5.2 Jeugdzorgtoewijzing JW301... 13 5.3 Aanvang zorg JW305... 14 5.4 Declaratie JW303... 15 5.5 Mutatie of einde zorg JW307... 16 5.6 Papieren uitwisseling... 17 5.7 Alternatief scenario voor gegevens uitwisseling... 17 6 Berichtenconverter van Ministerie VWS... 18 7 Bestanden versturen en ontvangen via veilig.houten.nl... 19 7.1 Inloggen... 19 7.2 Bestanden plaatsen (uploaden)... 20 7.3 Bestanden ophalen (downloaden)... 21 7.4 Bestanden verwijderen... 21 7.5 E-mail berichten... 21 7.6 Uitloggen... 21 8 Productcodes in de Verwijsindex... 22 9 Initiële vulling jeugd (via de VBO en/of IVJ module)... 23 9.1 Kwaliteit van gegevensoverdracht... 23 9.2 Nieuwe overdracht aan de regionale backoffice Lekstroom... 23 10 Vragen en antwoorden... 24 Pagina 2
1 Inleiding De Lekstroomgemeenten Lopik, Vianen, IJsselstein, Nieuwegein en Houten hebben samengewerkt bij de voorbereiding op de decentralisaties. In december 2015 hebben de individuele colleges in de Lekstroom regio besloten tot de vorming van een regionale backoffice jeugd met daarin de administratieve processen contractbeheer, facturatie/declaratie, verplichtingenadministratie en monitoring. De gemeente Houten heeft bij deze processen de rol van gastgemeente. Dit werkafsprakenboek is een nadere uitwerking van het proces waarbij de jeugdzorgaanbieder met de regionale backoffice jeugd in de gastgemeente Houten samenwerkt in de administratieve processen. Een aantal van de meest gestelde vragen zijn in hoofdstuk 10 opgenomen. Heeft u suggesties voor verbetering of staat uw brandende vraag er niet tussen? Laat het ons weten via backofficelekstroom@houten.nl 1.1 Jeugdhulp en Wmo in de Lekstroom regio De gemeenten in de Lekstroom regio hebben zowel de Jeugdzorg als de Wmo gezamenlijk ingekocht. U bent wellicht op beide, dan wel één van beide gecontracteerd. Voor de administratieve processen rond de Jeugdzorg kunt u terecht bij de regionale backoffice Lekstroom. Voor de Wmo kunt u terecht in de vijf afzonderlijke gemeenten. 1.2 Wijzigingshistorie Heeft u suggesties om het werkafsprakenboek te verbeteren, of ziet u uw brandende vraag niet staan in hoofdstuk 10? Dan stuurt u ons een e-mail zodat we in overleg de wijziging kunnen opnemen voor een volgende versie. We zijn bereikbaar via backofficelekstroom@houten.nl De regionale backoffice zal in 2015 maandelijks inventariseren of er aanpassingen nodig zijn. Via e- mail en wellicht op een later moment via een eigen website zullen we met elkaar communiceren zodat we onze wederzijds processen en de administraties goed op elkaar kunnen laten aansluiten. Datum versie Wijziging 1 februari 2015 - Eerste versie werkafsprakenboek 10 februari 2015 - Aanpassingen naar aanleiding van de avondbijeenkomsten op 21 en 28 januari - Meest gestelde vragen toegevoegd - Paragraaf 2.2 contactgegevens zorgaanbieder toegevoegd 15 februari 2015 - Melding Kind in Zorg meer gedetailleerd uitgeschreven - Aanpassingen op het gebruik van veilig.houten.nl 27 februari 2015 - Feedback van jeugdzorgaanbieders verwerkt (16 reacties) - In Lopik en Nieuwegein zal de arts doorverwijzen naar het lokale sociale team. Dit is op diverse plaatsen in de tekst aangepast - Relatiegegevens Melding Kind in Zorg aangepast. De BSN van gezagsdrager is nodig als die anders is dan de combinatie vader/moeder. Zie ook beantwoording op vraag 28. 2 maart 2015 - Aanscherping uitleg melding Kind in Zorg - Aanvulling op Vragen en Antwoorden in hoofdstuk 10 - JW321 en JW322 berichten toegevoegd voor declaratie Jeugd met DBC/Basis-GGZ Pagina 3
2 Communicatie 2.1 Bereikbaarheid van de regionale backoffice en de sociale teams Bereikbaarheid regionale backoffice Lekstroom Telefoon 030-6392611 E-mail backofficelekstroom@houten.nl Postadres Regionale backoffice Lekstroom Postbus 30 Onderdoor 25, 3990 DA Houten Bereikbaarheid sociaal team Houten Telefoon 030-6392611 (vragen naar sociaal team Houten) E-mail info@sociaalteamhouten.nl Postadres Sociaal team Jeugd Houten Postbus 30 Onderdoor 25, 3990 DA Houten Bereikbaarheid sociaal team Nieuwegein Telefoon 030-4100666 E-mail info@geynwijs.nl Postadres Stichting Geynwijs Postbus 9045 3430 RA Nieuwegein Bereikbaarheid sociaal team Vianen Telefoon 0347-369911 E-mail sociaalteam@vianen.nl Administratie backofficesociaaldomein@vianen.nl Postadres Sociaal Team Vianen Postbus 46 Voorstraat 30, 4130 EA Vianen Bereikbaarheid sociaal team Lopik Telefoon 0348-559975 E-mail bsl@lopik.nl Postadres Breed Sociaal Loket Postbus 50 3410 CB Lopik Bereikbaarheid sociaal team IJsselstein Telefoon 030-6869901 b.g.g. 06-47217826 E-mail ijsselstein@jeugdteam.nu Postadres Jeugdteam IJsselstein Merkelbachlaan 2 3403 EX IJsselstein Pagina 4
2.2 Contactgegevens van de zorgaanbieder Heeft u de juiste contactgegevens al aan de regionale backoffice doorgegeven? Of wijzigt er iets in uw situatie? Geef het ons zo snel mogelijk door zodat we elkaar altijd goed kunnen bereiken. Kopieer en plak onderstaand formulier in, en e-mail het naar backofficelekstroom@houten.nl Gegevens organisatie Juridische naam van uw organisatie Indien dochtermaatschappij, KvK nummer moedermaatschappij AGB code Inschrijvingsnummer KvK Vestigingsadres Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straatnaam Woonplaats Correspondentieadres Is het correspondentieadres gelijk aan het vestigingsadres? Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straatnaam Woonplaats Facturatieadres Is het facturatieadres gelijk aan het correspondentieadres? Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straatnaam Woonplaats Contactgegevens contractant Aanhef Voorletter(s) Tussenvoegsel(s) Achternaam Telefoonnummer 1 Telefoonnummer 2 E-mailadres Contactgegevens facturatie en berichtenverkeer JW berichten Zijn contactgegevens facturatie gelijk aan contractant? Aanhef Voorletter(s) Tussenvoegsel(s) Achternaam Telefoonnummer 1 Telefoonnummer 2 E-mailadres Bankrekeningnummer BTW nummer Overige informatie, belangrijk voor facturatie/declaratie en bereikbaarheid Opmerkingen Pagina 5
3 Privacy In de administratieve processen worden gegevens van jeugdigen uitgewisseld. Deze gegevens moeten op een zorgvuldige manier worden behandeld. De Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Jeugdwet en de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten zijn van kracht. Er moeten afdoende procesafspraken en maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat privacy van de jeugdige wordt beschermd. In de Lekstroom regio zijn bewerkingsovereenkomsten afgesloten tussen Lekstroom gemeenten en de regionale backoffice Lekstroom bij de gastgemeente Houten. Het proces van triage wordt toegepast waarbij de professional zichzelf de volgende vragen stelt: Met welk doel wil ik gegevens delen? Welke afspraken zijn geldig? Welke gegevens zijn noodzakelijk gegeven het gestelde doel? Kan het ook met minder gegevens en is het proportioneel? 4 Het proces In de onderstaande procesplaat worden informatiestromen weergegeven van en naar de jeugdzorgaanbieder (aangegeven met de lichtgele kolom). Figuur 1 De overall procesplaat met informatiestromen van en naar de jeugdzorgaanbieder Deze procesplaat bevat vier stappen: 1. Het eerste contact, melding Kind in Zorg gevolgd door de jeugdzorgtoewijzing 2. De melding aanvang zorg 3. Het proces van de declaratie 4. De melding van einde zorg of mutatie zorg Tijdens alle stappen zijn de uitgangspunten dat we zoveel mogelijk digitaal werken met de landelijke standaarden en met zo weinig mogelijk administratieve ballast voor alle partijen. De stappen worden hierna beschreven. Pagina 6
4.1 Stap 1: melding Kind in Zorg gevolgd door jeugdzorgtoewijzing (JW301) In de raamovereenkomst is afgesproken dat de jeugdzorgaanbieder een melding Kind in Zorg stuurt. Het sociale team van de gemeente kan een dergelijke melding ook doen. Het is daarmee een cruciale stap in het proces van jeugdzorgtoewijzing. Op basis van afspraken van de lokale sociale teams met artsen zal een jeugdzorgaanbieder al dan niet een verwijsbrief ontvangen. In de gemeente Lopik en Nieuwegein zijn afspraken gemaakt dat bij een jeugdzorgtraject altijd eerst wordt doorverwezen naar het lokale sociale team. De hierna volgende procesplaat visualiseert deze stap van het proces. Figuur 2 melding Kind in Zorg, gevolgd door de jeugdzorgtoewijzing Pagina 7
A. Het proces (A1) start als een cliënt met een verwijsbrief bij de jeugdzorgaanbieder komt. Deze verwijsbrief kan van een arts zijn, maar ook een verwijzing van JB/JR of anderzijds is mogelijk. Op basis van lokale afspraken met sociale teams kan er al dan niet meteen met de jeugdzorg worden gestart. De sociale teams in Lopik en Nieuwegein hebben afspraken met artsen dat zij altijd eerst doorverwijzen naar de sociale teams. Het proces (A2) kan ook starten als het sociaal team contact heeft met de jeugdzorgaanbieder (bijvoorbeeld op basis van een doelenplan) en er wordt gesproken over de gewenste ondersteuning van de jeugdige. In dat geval kan het sociaal team bepalen wie de melding Kind in Zorg zal doen richting de regionale backoffice. B. De melding Kind in Zorg is de vervolgstap. Er is wellicht al een diagnose gedaan door betrokken professionals waarbij er meer informatie is over de productcodes (zie verwijsindex, paragraaf 8) die men wil inzetten. De melding Kind in Zorg doet de jeugdzorgaanbieder óf het sociale team naar de regionale backoffice Lekstroom via veilig.houten.nl. De regionale backoffice heeft van één van beide partijen een aantal minimale gegevens nodig om verderop in het proces de jeugdzorgtoewijzing JW301 te kunnen doen. De minimale gegevens voor Kind en Zorg en JW301 zijn beschreven in paragraaf 5.1 en 5.2. C. De regionale backoffice ontvangt de melding Kind in Zorg via veilig.houten.nl en controleert of alle gegevens voorhanden zijn om een jeugdzorgtoewijzing JW301 retour te kunnen sturen via Vecozo (alternatief veilig.houten.nl). Zijn de gegevens niet compleet, dan is er wederzijds contact. De jeugdzorgaanbieder kan bij ontvangst van de toewijzing een retourbericht JW302 sturen. Niet alle jeugdzorgaanbieders zullen dit type bericht ondersteunen vanuit hun software, maar de regionale backoffice kan het bericht wel ontvangen. D. De regionale backoffice zal na de melding Kind in Zorg van de jeugdzorgaanbieder ook het lokale sociale team/wijkteam notificeren dat de formele jeugdzorgtoewijzing heeft plaatsgevonden. Pagina 8
4.2 Stap 2: melding aanvang zorg (JW305) Al tijdens het proces van de intake en de melding Kind in Zorg en jeugdzorgtoewijzing JW301 zal de jeugdzorgaanbieder afspraken maken met de cliënt (en eventueel met het sociale team) over de te leveren jeugdzorg. Op enig moment zal bekend zijn wanneer of het jeugdzorgtraject daadwerkelijk gaat starten. Deze gegevens heeft de regionale backoffice nodig om een financiële verplichting te kunnen vastleggen in de financiële administratie. Hiervoor wordt een melding aanvang zorg JW305 gebruikt. Indien de jeugdzorgaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW305 te maken, dan zal de Berichtenconverter 1 van ministerie van VWS kunnen worden gebruikt. De hierna volgende procesplaat visualiseert deze stap. A. De melding aanvang zorg JW305 wordt via veilig.houten.nl of indien beschikbaar via Vecozo naar de regionale backoffice Lekstroom gestuurd. Deze melding bevat een aantal minimale gegevens die in paragraaf 5.3 zijn beschreven. B. De regionale backoffice zal de melding aannemen en het sociale team/wijkteam informeren. Tevens wordt in de regionale backoffice een financiële verplichting vastgelegd omdat in deze processtap meer informatie beschikbaar is over het verwachte jeugdzorgtraject. C. Het sociaal team/wijkteam beschikt met deze notificatie over een actuele planning van het verwachte jeugdzorgtraject. Figuur 3 aanvang zorg JW305 1 Berichtenconverter: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en- Jeugdwet.html Pagina 9
4.3 Stap 3: de declaratie (JW303 of JW321) Het proces van de jeugdzorgdeclaratie JW303 (JW321 voor declaratie Jeugd met DBC/Basis-GGZ) verloopt zoveel mogelijk via Vecozo. Als de jeugdzorgaanbieder daartoe geen beschikking heeft, kan gebruik worden gemaakt van veilig.houten.nl. Indien de jeugdzorgaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW303 te maken, dan zal de Berichtenconverter 2 van ministerie van VWS kunnen worden gebruikt. De hierna volgende procesplaat visualiseert het proces. A. De jeugdzorgaanbieder zal een declaratie JW303 sturen volgens de afspraken in de raamovereenkomst. Deze declaratie moet een aantal minimale gegevens bevatten welke zijn beschreven in paragraaf 5.4. Het versturen van de declaratie graag zoveel mogelijk via Vecozo en als het niet anders kan via veilig.houten.nl B. De declaratie JW303 wordt ontvangen door de regionale backoffice Lekstroom en zal worden gecontroleerd op juistheid (matchen met de verplichting en controle of de zorg is geleverd conform de afspraak). Figuur 4 De declaratie Bij deze processtap vindt er een controle plaats of de zorgtarieven juist zijn gehanteerd. Bij een verwachte onjuiste declaratie zal er contact worden opgenomen met de jeugdzorgaanbieder. De regionale backoffice kan hiervoor een declaratie-retourbericht JW304 terugsturen om aan te geven wat er niet goed is. Echter, niet alle jeugdzorgaanbieders hebben een applicatie om dit bericht in te lezen, dus vandaar zal er ook telefonisch of via e-mail contact mogelijk zijn. Voor de declaratie Jeugd met DBC/Basis-GGZ geldt het declaratiebericht JW321. Het retourbericht van de regionale backoffice is een JW322. 2 Berichtenconverter: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en- Jeugdwet.html Pagina 10
4.4 Stap 4: De melding van einde zorg of mutatie zorg (JW307) Indien er mutaties te melden zijn tijdens het jeugdzorgtraject dan wel bij de beëindiging van het traject wordt een melding einde zorg/mutatie zorg JW307 door de jeugdzorgaanbieder gestuurd. Deze meldingen kunnen nog niet via Vecozo worden gestuurd en zullen vooralsnog via veilig.houten.nl worden aangeboden. Indien de jeugdzorgaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW307 te maken, dan zal de Berichtenconverter 3 van ministerie van VWS kunnen worden gebruikt. De hierna volgende procesplaat visualiseert deze stap. A. De melding van beëindiging of een mutatie op jeugdzorg wordt door de jeugdzorgaanbieder via JW307 aan de regionale backoffice Lekstroom doorgegeven. De minimale gegevens in dit bericht zijn beschreven in paragraaf 5.5. B. Bij ontvangst van de melding zal de regionale backoffice Lekstroom een bevestiging van beëindiging of mutatie geven. Dat gaat via een retourbericht JW308. C. Het sociaal team/wijkteam ontvangt tevens een notificatie van de beëindiging of mutatie jeugdzorg. Figuur 5 Melding einde/mutatie zorg 3 Berichtenconverter: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en- Jeugdwet.html Pagina 11
5 Gegevens uitwisselen in de stappen 1 t/m 4 5.1 Kind in zorg Bij de melding Kind in Zorg is het van belang dat u de juiste gemeente adresseert zodat de regionale backoffice weet waar de jeugdzorgtoewijzing moet plaatsvinden. De gemeentecodes in de Lekstroom regio zijn als volgt: Lopik 331 Vianen 620 IJsselstein 353 Nieuwegein 356 Houten 321 In de melding Kind in Zorg verwachten we van u de volgende gegevens: IDENTIFICATIEGEGEVENS - De gemeentecode (zie hierboven) - Uw AGB-code (dus: op welke AGB code wilt u de jeugdzorgtoewijzing ontvangen) CLIENTGEGEVENS - Burgerservicenummer van de jeugdige - Geboortedatum (ter controle van het Burgerservicenummer) RELATIEGEGEVENS - Burgerservicenummer van de gezagsdrager. Let op: alleen invullen als de gezagsdrager ánders is dan vader/moeder. Zie werkafsprakenboek voor details ADRESGEGEVENS - Soort adres (GBA-adres, correspondentieadres, verblijfadres of tijdelijk verblijfadres) - Huisnummer - Postcode - Telefoonnummer (Verplicht invullen indien geen huisnummer en postcode beschikbaar) ZIEKTEBEELD, STOORNISGEGEVENS EN BEPERKINGEN - De verwachte grondslag. U heeft hierin de volgende mogelijkheden: (01) somatische aandoening/beperking, (02) psychogeriatrische aandoening/beperking, (03) psychiatrische aandoening/beperking, (04) lichamelijke handicap, (05) verstandelijke handicap, (06) zintuiglijke handicap of (07) psychologische problemen PRODUCTGEGEVENS - De productcategorie die u verwacht te gaan inzetten en waarvoor u gecontracteerd bent. Let op: geen NZa codering maar de Lekstroom codering conform verwijsindex - De productcode die u verwacht te gaan inzetten en waarvoor u gecontracteerd bent. Let op: ook hier geen NZa codering maar de Lekstroom codering conform verwijsindex - De verwachte volume en eenheid (voorbeeld: x dagen per week) die u verwacht te gaan inzetten; - De verwachte startdatum en de verwachte einddatum (een schatting) Deze minimale gegevens heeft de regionale backoffice Lekstroom nodig om u vervolgens een jeugdzorgtoewijzing (JW301) te kunnen geven. Een Excel werkblad is op uw verzoek beschikbaar zodat u de gegevens eenvoudig kunt invullen. De melding Kind in Zorg loopt niet via Vecozo! In paragraaf 4.1 is beschreven op welke wijze u de melding Kind in Zorg kunt doen. Pagina 12
5.2 Jeugdzorgtoewijzing JW301 De jeugdzorgtoewijzing JW301 die u van ons ontvangt zal via Vecozo gedownload kunnen worden. Heeft u nog geen beschikking over Vecoco, laat u het dan tijdig weten? We gaan dan samen kijken welk alternatief het beste voor u werkt. Op de website https://www.istandaarden.nl/bep/ijw10/html/aa_reportstart.html kunt u alle specificaties van het JW301 bericht nalezen. De toewijzing JW301 die u van ons ontvangt, bevat minimaal de volgende gegevens: CLIENTGEGEVENS Burgerservicenummer Geboortedatum Geslacht Naam RELATIEGEGEVENS Relatienummer Soort relatie Naam ADRESGEGEVENS Soort adres (GBA-adres, correspondentieadres, verblijfadres of tijdelijk verblijfadres) Huisnummer Postcode Telefoon (Verplicht indien geen huisnummer en postcode beschikbaar) BESCHIKKINGSGEGEVENS Beschikkingsnummer Afgiftedatum Ingangsdatum PRODUCTGEGEVENS Productcategorie Productcode Ingangsdatum Volume Eenheid Leveringsvorm Pagina 13
5.3 Aanvang zorg JW305 Uw melding Aanvang zorg JW305 is voor de regionale backoffice een optionele, niet verplichte melding. Immers; u bent dan al een tijdje in gesprek met de cliënt (en/of diens ouders of voogd) en heeft enige zekerheid over de verwachte startdatum van uw geleverde zorg, de productcode(s) die u gaat inzetten en de volume/eenheid daarvan. Op de website https://www.istandaarden.nl/bep/ijw10/html/aa_reportstart.html kunt u alle specificaties van het JW305 bericht nalezen. De melding Aanvang zorg JW305 die u ons toestuurt, bevat minimaal de volgende gegevens: CLIENTGEGEVENS Burgerservicenummer PRODUCTGEGEVENS Beschikkingsnummer Productcategorie Productcode Begindatum van de zorg AGB-code Volume Eenheid Paragraaf 4.2 beschrijft hoe u de melding Aanvang zorg JW305 kunt doen. Pagina 14
5.4 Declaratie JW303 Het declaratiebericht JW303 (en de JW321 voor Jeugd GGZ) zal door de regionale backoffice worden vergeleken met de melding Aanvang zorg JW305. Immers; de opdrachtgever wil kunnen vaststellen of datgene wordt gedeclareerd wat is toegewezen (met een JW301) dan wel met de melding Aanvang zorg JW305 door u is aangekondigd. Over het declaratiebericht zijn landelijke afspraken waarbij de volgende minimale gegevens door u moeten worden aangeleverd. Als uw applicatie nog geen declaratiebericht kan aanmaken dan kunt u de Berichtenconverter gebruiken zodat we zoveel mogelijk aansluiten bij de landelijke berichten en afspraken. Op de website https://www.istandaarden.nl/bep/ijw10/html/aa_reportstart.html kunt u alle specificaties van het JW303 bericht nalezen. De declaratie JW303 die u ons toestuurt, bevat minimaal de volgende gegevens: CLIENTGEGEVENS Burgerservicenummer BESCHIKKINGSGEGEVENS Beschikkingsnummer PRODUCTGEGEVENS Productcategorie Productcode Volume Eenheid AANBIEDERSGEGEVENS AGB-code Declaratiebedrag Debet/credit Referentienummer credit De manier waarop u deze gegevens kunt aanleveren is beschreven in paragraaf 4.3 Pagina 15
5.5 Mutatie of einde zorg JW307 De mutatie of einde zorg JW307 is een complex bericht. Met het mutatiebericht zijn volgens de landelijke standaard de volgende mogelijkheden beschikbaar: 1. U wilt een mutatie doorgeven op eerder aangemelde productgegevens (de productcode) en/of; 2. U wilt een mutatie doorgeven op eerder aangemelde zorgzwaartepakketgegevens en/of; 3. U dient een voorstel in tot toewijzing van een andere, nieuwe productcode en/of; 4. U dient een voorstel in tot toewijzing van een andere, nieuwe zorgzwaartepakket en/of; 5. U wilt een melding einde zorg doorgeven. Op de website https://www.istandaarden.nl/bep/ijw10/html/aa_reportstart.html kunt u alle specificaties van het JW307 bericht nalezen. De mutatie of einde zorg JW307 die u ons toestuurt, bevat minimaal de volgende gegevens: IDENTIFICATIEGEGEVENS AGB-code Gemeentecode MUTATIE PRODUCTCODE (OPTIE) Beschikkingsnummer Productcategorie Productcode Mutatiedatum VOORSTEL PRODUCTCODE (OPTIE) Beschikkingsnummer Productcategorie Productcode Ingangsdatum Volume Eenheid MELDING EINDE ZORG (OPTIE) Beschikkingsnummer Einddatum CLIENTGEGEVENS Burgerservicenummer In paragraaf 4.4 is beschreven hoe u deze melding bij de regionale backoffice kunt afleveren. Pagina 16
5.6 Papieren uitwisseling Naast de digitale uitwisseling van berichten zal in 2015 ook de uitwisseling met papier nog worden geaccepteerd maar alleen in uiterste nood. Vanaf 2016 zal het papieren circuit niet meer beschikbaar zijn voor de hiervoor genoemde berichten. Jeugdzorgaanbieders kunnen hun declaratie en overige berichten via papier aanleveren maar ook hier geldt dat de landelijke standaarden voor de minimale gegevens uit de voorgaande paragrafen wordt gevolgd. Het is de verantwoordelijkheid van de jeugdzorgaanbieder om voldoende beveiligingsmaatregelen te treffen voor papieren uitwisseling. De regionale backoffice zal geen post versturen met privacy gevoelige gegevens. 5.7 Alternatief scenario voor gegevens uitwisseling Centrale infra niet beschikbaar Zelf nog niet aangesloten op Vecozo Applicatie niet gereed Werkprocessen niet klaar Indien u nog niet de beschikking heeft over Vecozo dan kunt u in 2015 terugvallen op een alternatief (scenario b uit de raamovereenkomst). (1) Berichten converter (2) Veilig. houten.nl V V V Met de berichtenconverter kunt u de verschillende JW berichten maken. Versturen gaat dan via veilig.houten.nl (paragraaf 7) of via de post (paragraaf 5.6). (3) Papier V V V V Figuur 6 Alternatief scenario Pagina 17
6 Berichtenconverter van Ministerie VWS Het doel van de berichtenconverter is om berichten te maken en te lezen die volgens de landelijke standaarden zijn opgebouwd. Het is daarmee een extra service voor het geval dat er nog geen applicatie is om de noodzakelijke berichten te kunnen maken en lezen. De berichtenconverter van het Ministerie VWS kan worden gedownload op www.istandaarden.nl inclusief een handleiding. De berichtenconverter kan op uw computer worden geïnstalleerd en zal een signaal geven als er een software update is. Na een korte instructie bent u in staat om het gewenste (gestandaardiseerde) bericht zelf te maken. En dat bericht vervolgens via Vecozo of via veilig.houten.nl aan de regionale backoffice Lekstroom aan te bieden. De berichtenconverter van Ministerie VWS ondersteund de volgende jeugdberichten: - Toewijzing JW301 - Declaratie JW303 - Melding aanvang zorg JW305 - Melding einde/mutatie zorg JW307 Voor ondersteuning op het gebruik van de berichtenconverter kunt u terecht bij de helpdesk van Zorginstituut Nederland. Deze is te bereiken via e-mail op info@istandaarden.nl of per telefoon op 020-7978948. Figuur 7 Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet Pagina 18
7 Bestanden versturen en ontvangen via veilig.houten.nl In de regionale backoffice Lekstroom worden bestanden met jeugdzorgaanbieders op een veilige manier uitgewisseld. Als Vecozo daarvoor niet gebruikt kan worden om welke reden dan ook dan zal veilig.houten.nl worden ingezet. Dit webportaal is een laagdrempelige en gebruikersvriendelijke toepassing vergelijkbaar met het bekende Dropbox-concept. Met het verschil dat alle data veilig in Nederland blijft en met een sterke beveiliging middels SMS. Via veilig.houten.nl kunt u zowel bestanden versturen als ontvangen. De geplaatste bestanden blijven maximaal 30 dagen staan, tenzij u, of één van de andere gebruikers van de werkruimte het betreffende bestand verwijderd. Aanmelding voor veilig.houten.nl is eenvoudig: stuurt u ons een e-mail met een mobiel nummer, deze heeft u nodig om SMS te ontvangen. Wij sturen u dan de noodzakelijke gegevens via e-mail retour. Om van veilig.houten.nl gebruik te maken gaat u met uw browser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) naar https://veilig.houten.nl. Hierna verschijnt het volgende scherm: 7.1 Inloggen U logt nu in met uw e-mailadres en wachtwoord. De eerste keer, wanneer u door de beheerder bent aangemeld als gebruiker van het systeem, heeft u dat wachtwoord via e-mail ontvangen. Nadat u bent ingelogd wordt u gevraagd om een nieuw wachtwoord in te geven. Klik daarna op: Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u via de link wachtwoord vergeten in dit scherm een nieuw tijdelijk wachtwoord opvragen via e-mail. Nadat u uw e-mailadres en wachtwoord correct hebt ingegeven komt u in het volgende scherm. Bij het aanmaken van u als gebruiker heeft de beheerder ook uw mobiele telefoonnummer opgegeven. U ontvangt nu via SMS een 8-cijferige code die u in dit scherm dient op te geven. De afzender van de SMS is msafe. Klik daarna nogmaals op: Pagina 19
U komt nu in uw werkruimte. Deze kan leeg zijn maar het kan ook zijn dat er bestanden staan van een vorige keer of bestanden die door een andere gebruiker zijn geplaatst. U kunt nu: - Eén of meer bestanden plaatsen (uploaden) - Eén of meer bestanden ophalen (downloaden) - Eerder geplaatste bestanden verwijderen 7.2 Bestanden plaatsen (uploaden) Om een bestand te plaatsen klikt u op het volgende icoon: Dit icoon bevindt zich aan de rechterkant van het scherm. Hierna opent zich het volgende scherm: U kunt op twee manieren een bestand toevoegen. De eerste methode is het slepen van een bestand met behulp van de verkenner naar het grote grijze vak. De tweede methode is het klikken op bladeren. Hierna opent zich een nieuw scherm waarmee u toegang heeft tot de bestanden op uw computer. Klik op het betreffende bestand en het wordt geplaatst. In eerste instantie zult u bij het bestand een oranje schildje ziet staan. Het bestand wordt nu gecontroleerd op virussen of malware. Als deze controle klaar is ziet u een regel staan: Er zijn wijzigingen in deze werkruimte klik hier om de werkruimte te verversen. Indien het bestand veilig is zal, nadat u op de link heeft geklikt, het schildje groen worden en is het bestand definitief geplaatst in de werkruimte. Door te klikken op de naam van het bestand kunt u de eigenschappen, zoals de omschrijving of de categorie, bewerken. Heeft u het verkeerde bestand geplaatst dan kunt u het ook verwijderen met de rode knop rechts onderaan (zie het scherm hiernaast). Pagina 20
7.3 Bestanden ophalen (downloaden) Alle bestanden die u in uw werkruimte ziet staan kunt u naar uw eigen computer overhalen. Dat kan met één bestand tegelijk maar ook met meerdere bestanden. Als u één bestand wilt ophalen dan kunt u klikken op de naam van het bestand. U ziet nu het scherm zoals getoond op de vorige pagina. Klik vervolgens op de groene knop Download en het bestand zal op uw eigen computer worden geplaatst. U kunt ook één bestand tegelijk aanwijzen door met de muis op het vakje voor de bestandsnaam te klikken. U ziet dan in het vak een vinkje verschijnen en de knop om te downloaden verschijnt onderaan in uw scherm. Wilt u alle bestanden tegelijk selecteren dan klikt u op het bovenste vakje en vervolgens ziet u dat voor elke bestandsnaam het vinkje verschijnt. Ook in dit geval verschijnt onderaan het scherm nu de groene downloadknop. Let op: als u meerdere bestanden hebt geselecteerd die u in één keer wilt downloaden dan zal dit op uw computer als een zip bestand worden opgeslagen. U zult dus dat bestand eerst moeten uitpakken voordat u de ingepakte bestanden kunt gebruiken. Indien u niet weet hoe u een zip bestand uitpakt kunt u er dus beter voor kiezen om per bestand te downloaden. Zoals u kunt zien op het hierboven afgebeelde scherm kunt u ook in één keer de categorie van meerdere bestanden aanpassen. Om die wijziging door te voeren moet u na het ingeven van de categorie op de knop opslaan klikken. 7.4 Bestanden verwijderen Om bestanden die u niet meer nodig heeft op te ruimen kunt u op dezelfde manier als hiervoor beschreven bij het downloaden één bestand of meerdere bestanden selecteren. In plaats van de groene downloadknop gebruikt u voor het verwijderen de rode knop rechts onderaan. 7.5 E-mail berichten Zodra u, of een van de andere gebruikers van de werkruimte een bestand plaatst zullen alle gebruikers een e-mail krijgen dat er één of meerdere nieuwe bestanden zijn geplaatst. U hoeft dus niet steeds zelf te kijken of er berichten zijn. 7.6 Uitloggen Als u klaar bent met uw werkzaamheden dan kunt u uitloggen uit het systeem door op dit icoontje (rechtsboven in uw scherm) te klikken: Pagina 21
8 Productcodes in de Verwijsindex De gemeenten in de Lekstroom regio hebben ervoor gekozen om de Verwijsindex van Zorginstituut Nederland te gebruiken om haar jeugdproductcodes te publiceren 4. Op www.istandaarden.nl kunt u deze productcodes downloaden. Op de website Verwijsindex Productcodes zoekt u naar één van de gemeenten uit de Lekstroom regio. Vervolgens kunt u de productcodes downloaden. Voor ondersteuning op het gebruik van de Verwijsindex Productcodes is documentatie beschikbaar op dezelfde website. Tevens kan men terecht bij de helpdesk van Zorginstituut Nederland. Deze is te bereiken via e-mail op info@istandaarden.nl of per telefoon op 020-7978948. Figuur 8 Verwijsindex Productcodes De regionale backoffice Lekstroom zal de productcodes uit de Verwijsindex hanteren bij een jeugdzorgtoewijzing JW301 en de overige processen. Let op: u dient de productcodes te gebruiken met een geldige einddatum: - een einddatum vóór 1 januari 2015 is niet geldig en; - een einddatum op of na 31 december 2015 is wel geldig en; - een productcode zonder einddatum is wel geldig 4 Jeugdproductcodes downloaden op https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/verwijsindex- Productcodes-Wmo-en-Jeugdwet.html Pagina 22
9 Initiële vulling jeugd (via de VBO en/of IVJ module) In de periode november 2014 t/m februari 2015 hebben jeugdzorgaanbieders de cliëntgegevens aan gemeenten overgedragen met de VBO en/of IVJ module. Gemeenten hebben deze gegevens nodig om te weten welke cliënten onder het overgangsrecht vallen. De cliënten die door jeugdzorgaanbieders zijn overgedragen aan de vijf gemeenten zijn in de systemen van de regionale backoffice Lekstroom te Houten opgenomen. 9.1 Kwaliteit van gegevensoverdracht Een groot aantal jeugdzorgaanbieders hebben gevraagd om een jeugdzorgtoewijzing JW301 te mogen ontvangen omdat a) de beschikking eind december 2014 is ingetrokken en b) omdat hun applicatie geen declaratie genereert vanwege een ontbrekende beschikking/toewijzing. Helaas is de hoeveelheid overgedragen gegevens te beperkt om voor alle jeugdzorgaanbieders een dergelijke toewijzing te kunnen doen. De beperking zit grofweg in het volgende: - De productcode is bij minder dan 5% van de gevallen ingevuld en vaak niet overeenkomstig de NZa codetabel of de codetabel op de verwijsindex van de Lekstroom gemeenten - De klasse of volume/eenheid of omvang is bij minder dan 10% ingevuld - De startdatum is vaak onjuist, we zien een datum van 1 januari 2015 staan terwijl dat natuurlijk geen overgangsclienten kunnen zijn. - De einddatum is bij 15% ingevuld. - Cliënten wonen al langere tijd niet meer in de gemeente waaraan de gegevens zijn overgedragen. - Er worden ook nieuwe cliënten aangemeld Kortom, een zorgtoewijzing zal met een dergelijke aanlevering helaas niet gaan. Maar we zien ook dat daarmee het probleem niet is opgelost. 9.2 Nieuwe overdracht aan de regionale backoffice Lekstroom Er is echter nagedacht over een alternatieve route. Een nieuwe aanlevering rechtstreeks aan de regionale backoffice. En in een vrijere format dan via de IVJ module. Het doel van deze nieuwe overdracht is om uiteindelijk toch een toewijzingsbericht JW301 te kunnen sturen. Een plan van aanpak is hiervoor in ontwikkeling met een heldere uitleg hoe te handelen. Voor de jeugdzorgaanbieders die een volledig juiste gegevensoverdracht hebben gedaan zal vooruitlopend op het plan van aanpak een jeugdzorgtoewijzing JW301 worden gegeven. Vanuit de regionale backoffice wordt hierover contact met u opgenomen. De toewijzingen ontvangt u in principe via Vecozo. Een dergelijke nieuwe levering is voor beide partijen arbeidsintensief. We zouden dit dan ook niet overwegen als we niet zeker wisten dat het zowel voor de jeugdzorgaanbieder als de regionale backoffice een cruciaal proces is. Wij willen de maand maart gebruiken om alle gegevens opnieuw te verzamelen zodat we aansluitend een jeugdzorgtoewijzing kunnen doen aan alle partijen. Mocht de nieuwe levering onvoldoende verbeterde kwaliteit opleveren dan zullen we voor die jeugdzorgaanbieder helaas geen jeugdzorgtoewijzing kunnen doen. Pagina 23
10 Vragen en antwoorden 1. Ik kan (nog) niet declareren via Vecozo, wat moet ik doen? Meldt u zo snel mogelijk aan bij Vecozo: https://www.vecozo.nl/diensten/administratieve-zaken/wmoen-jeugdwet-voor-zorgaanbieders. U heeft een AGB-code nodig om t.z.t. alsnog via Vecozo te declareren. In de tussentijd kunt u een declaratiebericht JW303 (of JW321 voor de Jeugd GGZ) aanmaken met de Berichtenconverter van ministerie van VWS en vervolgens uploaden via onze beveiligde website veilig.houten.nl. 2. Ik heb een verwijsbrief van de huisarts ontvangen en/of ik ben in gesprek met het sociaal team. Hoe nu verder? Tijdens deze intake cq. diagnose fase gaat u al dan niet samen met de professional van het sociale team bepalen wat er nodig is. Zodra daar enige duidelijkheid over is stuurt u de inhoudelijke melding Kind in Zorg. Als het bij een diagnose blijft, dan kunt u dit via dezelfde melding bij de regionale backoffice afleveren waarna onze zorgtoewijzing en uw declaratie kan volgen. 3. Ik ben een jeugdzorgaanbieder en heb nog geen aansluiting op Vecozo In de raamovereenkomst is afgesproken dat 2015 een overgangsjaar is naar het geautomatiseerde berichtenverkeer via Vecozo. U kunt dit jaar dus nog gebruik maken van een alternatieve voorziening zoals beschreven in het werkafsprakenboek. 4. Ik zou graag willen testen met het berichtenverkeer JW301, JW303 enzovoort Wij helpen u graag op weg als u het berichtenverkeer wilt testen. Neemt u eerst via e-mail contact met ons op zodat we een gezamenlijk testplan kunnen opstellen. We zijn bereikbaar via backofficelekstroom@houten.nl 5. De technische aansluitvoorwaarden begrijp ik niet goed Neemt u contact op met een ICT leverancier die u hierbij kan ondersteunen. Op de lijst met Groene Vink leveranciers kunt u nagaan welke ICT leveranciers ervaring hebben met de techniek van het berichtenverkeer. Kijk op https://www.istandaarden.nl/istandaarden/jeugdwet/groene-vink/overzichtresultaten.html 6. Hoe werkt het overgangsrecht? Jeugdigen die een indicatie hebben voor jeugdzorg die doorloopt in 2015 hebben in 2015 recht op zorgcontinuïteit. Dat betekent dat de jeugdige in 2015 dezelfde zorg houdt van dezelfde zorgaanbieder. Dit geldt zolang de indicatie loopt en uiterlijk tot 1 januari 2016. 7. Wat is zorg continuïteit? Zorgcontinuïteit is van toepassing op de huidige cliënten in zorg en wachtlijstcliënten die op 31 december 2014 een indicatie hebben voor jeugdzorg, welke doorloopt in 2015. Het recht op zorgcontinuïteit eindigt voor alle cliënten van rechtswege per 31 december 2015 of zoveel eerder als de indicatie afloopt. Hiervan zijn pleegzorgcliënten uitgezonderd. Deze zorg loopt door tot einde indicatie. 8. Ik heb geen contract met de gemeenten in de regio Lekstroom De gemeenten in de regio Lekstroom werken samen bij de inkoop van de jeugdzorg. De gemeenten hebben met veel jeugdzorgaanbieders contracten gesloten. Heeft u geen contract met de gemeente, maar wel jeugdigen in zorg die onder het overgangsrecht vallen? Dan kunt u uw factuur indienen bij de regionale backoffice Lekstroom. 9. Wat te doen als een cliënt rechtstreeks contact zoekt met een Jeugdzorgaanbieder, hoe om te gaan met de beschikking? Pagina 24
De gemeenten zien de Jeugdzorgaanbieder als spil. Contact zoeken/doorverwijzen met het Sociaal Team is hier het antwoord. Ook in dit geval luidt de regel: Zonder toewijzing kan een declaratie niet worden gehonoreerd. 10. De productcodes van Jeugd/GGZ die via de JW321 standaard gedeclareerd worden, kunnen alleen uit de prestatiecodelijst 050 (gespecialiseerde GGZ) en de 063 (basis GGZ) worden gehanteerd. Codes uit een 990 prestatiecodelijst (gemeente-eigen productcodes, zoals 3210), zullen technisch afgewezen worden door VECOZO, omdat deze niet voldoen aan de berichtenspecificatie JW321. De regionale backoffice is hier niet van op de hoogte, dit zal worden onderzocht en z.s.m. beantwoord worden of een oplossing worden geboden. 11. Kan bijvoorbeeld een schoolarts ook een jeugdzorgtoewijzing uitschrijven? Volgens de Jeugdwet hebben artsen en andere medische specialisten een eigenstandige toegang. De schoolarts kan gewoon verwijzen. Echter; de gemeente geeft de voorkeur aan een natuurlijke samenwerking, dus sociaal team/huisarts/gemeente. De schoolarts dient in dit geval contact te zoeken met het sociaal team. 12. Wat als er bij een kind op school dyslexie wordt vastgesteld en contact opneemt met de Jeugdzorgaanbieder? Een doorverwijzing naar de gemeente bij dyslexie geldt alleen bij (een vermoeden van) ernstige enkelvoudige dyslexie. School dient contact te leggen met het sociaal team (dus jeugdzorgaanbieder doorverwijzen) en dan volgt er een doorverwijzing. De gemeenten in de Lekstroom regio moeten in de aankomende periode overigens zelf ook nog ontdekken of dit binnen het Passend Onderwijs of binnen Jeugdzorg valt. 13. In andere regio s wordt de belangrijkheid van de jeugdzorgtoewijzing niet zo expliciet benoemd in communicatie. Een jeugdzorgtoewijzing geldt in feite als een beschikking en is het startpunt om later in het proces, bij de Melding Aanvang Zorg, een verplichting te kunnen vastleggen. In onze communicatie zullen wij hier ook rekening mee houden, dit expliciet te benoemen. 14. Op de verwijzing van de huisarts staat meestal naam van cliënt genoemd. Wat wordt hier van de jeugdzorgaanbieder in het kader van privacy verwacht? Als de huisarts naar de jeugdzorgaanbieder heeft doorverwezen dan heeft u volgens de Jeugdwet doelbinding om deze gegevens in te mogen zien. 15. Wordt er voor alle overgangscliënten een toewijzingsbericht verstuurd? Het betreft hier de cliënten waarvan de gegevens door de jeugdzorgaanbieder via de Initiële Vulling Jeugd aan de gemeente zijn overgedragen. Deze cliënten zullen via een soort pro forma toewijzing in de systemen van de regionale backoffice Lekstroom worden opgenomen. Daardoor zullen declaraties welke in de loop van het jaar worden ontvangen, kunnen worden gematcht. Wij overwegen het volgende: Voor gebruik in de administratie van de jeugdzorgaanbieder ontvangt u na eind februari een nieuw toewijzingsbericht JW301 per overgedragen jeugdzorgtraject. Gebruikt u deze in uw declaratie, dan zal uw administratie en de regionale backoffice Lekstroom het proces vlot kunnen afronden. Deze toewijzing kunnen wij alleen doen als er vanuit de Initiële Vulling Jeugd voldoende gegevens beschikbaar zijn om te kunnen toewijzen. De praktijk wijst uit dat dit (nog) zeer beperkt is. 16. In het kader van de privacy regels, kan het in sommige gevallen voorkomen dat productcodes niet afgegeven mogen worden. Met verzekeraars werden hier specifieke afspraken over gemaakt. De regionale backoffice zal onderzoeken in welke mate dit van toepassing is. Verzoek: stel ons in kennis van deze voorbeelden! Pagina 25
17. Wie bepaalt de productcategorie en productcode? De jeugdzorgaanbieder heeft overleg met de huisarts dan wel met het sociaal team over de productcategorie en productcode. De productcategorie en -code(s) kunnen gaandeweg het traject wijzigen. U wordt verzocht om altijd te starten met de zorg en niet te wachten op de administratieve handelingen. Dus, u heeft een verwijzing (van huisarts/sociaal team), u doet bij de regionale backoffice een melding Kind in zorg. Vervolgens ontvangt u van ons een JW301. In de tussenliggende periode (vanaf de verwijzing) kunt u starten met het zorgtraject. 18. Wat als het BSN nummer niet bekend is, bijvoorbeeld in de pleegzorg? Continuïteit van zorg gaat altijd voor! Met een doorverwijzing van arts of sociaal team, kan er altijd gestart worden met zorg, zelf als de administratieve handelingen nog op zich laten wachten. 19. Wat moet er in Vecozo in de rubriek grondslag worden ingevuld? De rubriek grondslag bevat de volgende mogelijkheden: (01) somatische aandoening/beperking, (02) psychogeriatrische aandoening/beperking, (03) psychiatrische aandoening/beperking, (04) lichamelijke handicap, (05) verstandelijke handicap, (06) zintuiglijke handicap of (07) psychologische problemen 20. Is het de bedoeling dat de jeugdzorgaanbieder zowel een factuur naar de ouders/verzorgers sturen en een JW303 declaratie via Vecozo? Of dienen aanbieders alleen een declaratie via Vecozo in? De declaratie dient u in bij de regionale backoffice, er gaat geen factuur naar de ouders/verzorgers. Beschikt u al over Vecozo dan doet u dat met een declaratiebericht JW303. 21. Is het de bedoeling dat jeugdzorgaanbieders een declaratie indienen met alleen kinderen van de Lekstroom of een andere gemeente of kunnen wij een lijst met alle kinderen indienen en selecteert u zelf de Lekstroom kinderen hieruit? Wij kunnen alleen de declaraties verwerken van kinderen in de Lekstroom regio. Om privacy redenen kunnen/willen wij de gegevens van kinderen buiten de regio niet ontvangen. Bovendien komen deze kinderen niet voor in onze administratie en is het daardoor onmogelijk om te toetsen of de declaratie rechtmatig is. 22. Dienen de declaraties in uren of dagdelen te worden ingediend, of zijn beide mogelijk? Er zijn landelijke dan wel contractafspraken over de mogelijke eenheden die gebruikt kunnen worden. Binnen het declaratiebericht zijn hiervoor meerdere opties waaruit u kunt kiezen. Tip: kijkt u voorafgaand aan het versturen of het bericht technisch juist is: www.istandaarden.nl/validatiemodule/upload 23. Wij zijn een jeugdzorgaanbieder met diverse soorten indicaties, zoals PGB en ZIN. Vraag is welke kinderen onder de Wmo vallen. Zijn dit alleen de kinderen met een ZIN indicatie. Of vallen kinderen met een PGB ook onder de Wmo? Kinderen vallen niet onder de Wmo maar onder de Jeugdwet. De kinderen die bij u onder ZIN vallen worden direct door ons aan u betaald. Daarvoor geldt het proces zoals toegelicht. Voor kinderen die via PGB bij u komen moet er wel een indicatie zijn vanuit de gemeente maar verloopt het administratieve proces via de Sociale Verzekerings Bank (SVB). 24. Ik weet niet zeker naar welke gemeente ik de factuur/declaratie moet sturen Als u een declaratie of factuur wil sturen, maar niet weet bij welke gemeente de jongere hoort, dan maakt u op basis van de eigen administratie of eigen waarneming een inschatting van de woonplaats van de gezagsdrager. Als dit u onvoldoende zekerheid biedt dan neemt u contact op met de 'meest waarschijnlijk' gemeente zodat zij het voor u kunnen doen. Op basis van de Jeugdwet is het aan de gemeente om de exacte bepaling te doen. Pagina 26
25. Wat gebeurt er als je bent gestart met het bieden van hulp (voordat er een jeugdzorgtoewijzing is gegeven) en vervolgens wordt aangegeven dat er geen zorg geboden mag worden aan de jeugdige? Op basis van de Jeugdwet en de afspraken in de raamovereenkomst met de Lekstroom gemeenten kunt u zorg bieden. Als dat andere zorg is dan afgesproken, zult u contact moeten opnemen met de sociale teams en/of de regionale backoffice. De jeugdzorgtoewijzing is een administratieve handeling en heeft niet de rol van toestemming om zorg te mogen leveren. 26. Wij stellen voor om grondslag 03 (psychiatrische aandoening/beperking) en 07 (psychische problemen) samen te voegen om de volgende redenen. a) Bij kinderen is het in het grootste deel van de gevallen niet mogelijk om na een intakegesprek al te kunnen vaststellen of er sprake is van een psychiatrische stoornis. Hiervoor is goede diagnostiek nodig. Omdat kinderen in ontwikkeling zijn kunnen kenmerken van een stoornis in de loop van de tijd duidelijk worden, maar gelukkig ook weer verdwijnen gedurende de behandeling. De scheidslijn tussen psychologische problemen en psychiatrische problematiek is derhalve niet (direct) duidelijk. b) Ouders zullen terecht bezwaar maken tegen de vermelding van psychiatrische aandoening, wanneer dit nog niet duidelijk is. Het vermelden van de grondslag is om administratieve redenen en niet om vanuit de regionale backoffice een inhoudelijke mede-beoordeling te kunnen doen. Immers, u bent de specialist en wij zijn dat niet. Als u van mening bent dat er meer diagnostiek nodig is om vast te stellen welke grondslag van toepassing is dan vult u datgene in wat u op dat moment waarneemt. 27. Als wij zowel diagnostiek als een behandelpakket doen, moet dat dan separaat, na elkaar gedeclareerd worden? Beide is mogelijk. U kunt met het sociaal team afspreken om eerst diagnostiek te doen, daarvoor een jeugdzorgtoewijzing JW301 te ontvangen en aansluitend afspreken om een behandelpakket te doen en een tweede jeugdzorgtoewijzing JW301 te ontvangen. De declaraties kunt u los dan wel gecombineerd doen. 28. Bij de melding Kind in Zorg wordt ook de BSN van ouders gevraagd. Waarom is dat? Deze uitvraag stond inderdaad in de vorige versie van het werkafsprakenboek. Het is gewijzigd in: Burgerservicenummer van de gezagsdrager als dit anders is dan de combinatie van vader en moeder. Dit gegeven is noodzakelijk voor een sluitend declaratieproces naar de juiste gemeente. De mogelijke varianten voor de gezagsrelaties zijn als volgt: 1 (= ouder 1 heeft het gezag) 2 (= ouder 2 heeft het gezag) D (= een of meer derden hebben het gezag) 1D (= ouder 1 + een derde hebben het gezag) 2D (= ouder 2 + een derde hebben het gezag) 12 (= ouder 1 + ouder 2 hebben het gezag) Wij ontvangen van u de BSN van alle varianten behalve 12 (ouder 1 en 2 hebben het gezag) 29. Kan er voor afsluiting van de zorg al gedeclareerd worden? Zo ja, hoe dan? Treedt u in overleg met de regionale backoffice om deze specifieke vraag gezamenlijk te bespreken. Wij zien vooraf declaratie namelijk als bevoorschotting. 30. Hoe flexibel wordt omgegaan met de verwachte einddatum van het zorgtraject? Juist omdat kinderen in ontwikkeling zijn en systeemfactoren een rol spelen, is de verwachte einddatum lastig in te schatten. De reden om deze informatie toch te vragen heeft te maken met de administratieve vastlegging van een financiële verplichting. Ervan uitgaande dat u bij voorkeur oplossingsgericht en kortdurend werkt zal er flexibel worden omgegaan met een geschatte einddatum. Echter; bij een dubieuze einddatum (bijvoorbeeld álles op 31 december aflopend) zullen we dit niet accepteren. Pagina 27