Projectmatig werken De weg naar een succesvol evenement Versie: 1 juli 2012 Sportservice Nederland BV Nieuwe Gracht 7, 2011 NB, Haarlem Postbus 338, 2000 AH Haarlem
Projectmatig werken De weg naar een succesvol evenement Versie: 1 juli 2012 Sportservice Nederland BV Postbus 338 2000 AH Haarlem Telefoon: (023) 5319475 E-mail: mvanderjagt@sportservicenl.nl Website: www.sportservicenl.nl Samengesteld door Mark van der Jagt Copyright Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, worden overhandigd aan derden, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sportservice Nederland BV. Ongeautoriseerd of oneigenlijk gebruik van de inhoud van deze publicatie wordt beschouwd als een inbreuk op intellectuele rechten, regelgeving met betrekking tot privacy, publicatie en/of communicatie in de breedste zin van het woord Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 2
Inhoudsopgave Hoofdstukindeling 1. Wat is projectmatig werken? 2. Het faseren van evenementen 3. Uitwerking van de fasen 4. Inhoudelijke activiteiten in de diverse projectfasen Bijlagen Actielijst Contactenlijst Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 3
1. Wat is projectmatig werken? Een project wordt in het algemeen als volgt omschreven Het is een geheel van onscheidbare activiteiten. Het is gericht op een of meer concrete resultaten. In deze resultaten stellen een of meer zelfstandige personen (klanten, gebruikers, opdrachtnemers) duidelijk belang. De resultaten dienen binnen een bepaalde tijdsperiode en met beperkte middelen bereikt te worden. De resultaten omvatten voor de betrokken personen (opdrachtgever en opdrachtnemer) een of meer geheel nieuwe elementen. Waarom projectmatig werken? Door in de vorm van projecten te werken kan voor de organisatie zichtbaar worden gemaakt waar specifieke aandacht wordt besteed. De voortgang beter kan worden beheerst In de projectteams kunnen mensen uit verschillende disciplines/achtergronden zitting hebben. Dit biedt de mogelijkheid om verzuiling binnen de organisatie te doorbreken en mensen over de schutting van het eigen werkveld te laten kijken. Projecten zijn altijd tijdelijk. Mensen, vooral vrijwilligers, zijn vaak wel te motiveren om een tijdelijke opdracht te vervullen. In projectteams wordt vaak meer resultaatgericht gewerkt. Als een bestaand team niet goed functioneert, kan door middel van het opzetten van een projectteam die zich met een specifiek onderwerp bezighoudt, het niet functionerende team omzeild worden. Wellicht dat uit het projectteam enthousiaste medewerkers naar voren komen; mensen die hebben laten zien wat hun werk voor de organisatie waard is. Het management van een project dient te rusten op de volgende twee peilers 1. Een gefaseerde besluitvorming met betrekking tot de alternatieven die men voorhanden heeft. 2. Een integrale beheersing van de tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten van het project. Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 4
2. Het faseren van evenementen Verschillende fasen 1. Initiatieffase 2. Definitiefase 3. Voorbereidingsfase 4. Realisatiefase 5. Nazorgfase Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 5
Belangrijk bij elk project is de wil en de noodzaak het projectresultaat te bereiken. Vandaar dat het in de initiatieffase heel belangrijk is dat er een goede inschatting van het gewenste resultaat gemaakt wordt. Alleen dan kan er niet alleen doelgericht worden gewerkt, maar ook nog het juiste doel worden bereikt. De fasering is altijd ondergeschikt aan de doelstelling van het project. Het gaat tenslotte niet om de fasering zelf. Bovendien heeft de praktijk geleerd dat de verschillende fasen vaak cyclisch terugkomen. Toch kan het indelen van werk helpen om zo planmatig en doelgericht mogelijk te werken. Principes achter projectfasering Aan de projectfasering ligt een aantal algemene principes ten grondslag: A. Eerst denken dan doen B. Planvormen/denken van voor naar achteren en van achter naar voren. C. Het werken van grof naar fijn. A. Eerst denken dan doen Bezinning op het gewenste projectresultaat houdt in: overleggen, onderhandelen en (nader) onderzoek. Dit denkproces kost tijd en is heel belangrijk. Als helder voor ogen staat welk resultaat men wil bereiken, dan zal dat het vervolg van het project vereenvoudigen. Tevens moet een antwoord gevonden worden op de vraag welke deelproblemen wel en welke niet in het kader van het project meegenomen worden. B. Planvormen/denken van voor naar achteren en van achter naar voren. Vooruitdenken betekent dat men alles dat in de toekomst moet gebeuren om het gewenste projectresultaat te bereiken, boven tafel probeert te krijgen. Bij achteruitdenken stelt men zich voor dat men het projectresultaat al heeft en bedenkt dan teruggaande wat men allemaal heeft moeten doen om zover te komen. Dit voor- en achteruitdenken moet aan het begin van iedere fase gebeuren. C. Het werken van grof naar fijn. Werken van grof naar fijn betekent bijvoorbeeld dat men eerst globaal nagaat wat het gewenste projectresultaat moet zijn. Daarbij onthoudt men zich bewust van details. Van de globale projectomschrijving worden concrete en tenslotte zeer gedetailleerde resultaten vastgesteld. Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 6
3. Uitwerking van de fasen Initiatieffase Dit is de fase waarin een project al dan niet gestart wordt. Het gaat er in deze fase om het achterliggende probleem te verkennen en te beslissen of een projectaanpak wenselijk en zinvol is. Aan het einde van deze fase moet duidelijk zijn wat de projectopdracht is, wie de opdrachtgever is en wie met de projectleiding belast is. Definitiefase In deze fase zal gewerkt worden aan het zo concreet mogelijk formuleren van het gewenste projectresultaat. Indien nodig kan in deze fase het project in deelprojecten worden verdeeld. De activiteiten die in de volgende fase (voorbereidingsfase) gedaan moeten worden, zullen op een rijtje worden gezet. Tevens worden deze activiteiten in een logische volgorde geplaatst. Definiëren van het gewenste resultaat Het is belangrijk om duidelijk te maken waar precies naar toe moet worden gewerkt. Welk doel wordt gesteld en voor wie is het evenement bedoeld. Voor de duidelijkheid is het soms gewenst om tevens aan te geven wat het resultaat niet moet zijn. Op wie hoeven we ons niet te richten? Wat hoeven we niet te bereiken? Een praktisch hulpmiddel daartoe is het formuleren van projecteisen en -wensen. Bij het vaststellen hiervan zijn de beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie van waarde. Soorten eisen en wensen 1. Randvoorwaarden: Deze onontkoombare eisen aan het projectresultaat worden veelal bepaald door de opdrachtgever (bijvoorbeeld financiën, datum, locatie), partners (voorwaarden om te participeren) of de overheid (vergunningen en wetgeving) 2. Functionele eisen: Deze eis wordt veelal gegeven door de opdrachtgever die een bedoeling heeft met het project. Hij/zij wil een project uitgevoerd hebben opdat het gaat presteren wat in de functionele eisen is vastgelegd. 3. Operationele eisen: Dit is een eis/wens ten aanzien van de realisatie van het project. De operationele eis ontleent men meestal aan het gebruik van het eindresultaat. Denk daarbij aan gewenste kwaliteit (sjiek, gebruiksvriendelijk) die de opdrachtgever wil uitstralen en de doelgroep wenst. Ook de informatievoorziening en communicatie met de opdrachtgever staan hierin centraal. 4. Programmabeperkingen: Welke beperkingen geeft de opdrachtgever? Zijn er verplichtingen op het gebied van het aanstellen van projectmedewerkers, het gebruik van materialen of het samenwerken met bepaalde partners? Deze beperkingen kunnen in tegenstelling tot de randvoorwaarden nog ter discussie gesteld worden. Opstellen projectprogramma & begroting Op basis van het gewenste resultaat en de eisen wordt een projectprogramma en een begroting opgesteld en ter goedkeuring aan de opdrachtgever gepresenteerd. Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 7
Voorbereidingsfase In deze fase wordt alles gedaan dat nodig is om de realisatiefase vlekkeloos te laten verlopen. Wat we willen bereiken, wat de eisen zijn en hoe we gaan werken is immers al bepaald in de definitiefase. De praktijk leert echter dat er een overlap bestaat tussen de fases. Met het praktische werk van de voorbereidingsfase wordt immers vaak (mede vanwege tijdsdruk) gestart indien het creatieve proces van de definitiefase nog volop aan de gang is. Zorg er in deze fase voor dat deze overlap zich alleen voordoet bij het vaststellen van het programma. Het gewenste resultaat en de projecteisen dienen echter wel vast te staan. Deze zijn essentieel en dienen als basis voor de verdere stappen. Kijk dus ook geregeld terug naar deze voorwaarden en communiceer ze goed binnen het projectteam en naar alle partners. Draaiboek Het eindresultaat van de voorbereidingsfase is het draaiboek. Hierin weergegeven wordt een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers geboekt staan. Pas als je het gevoel hebt dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het evenement beginnen. Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel functievermeldingen), en zorg er ook voor dat in het draaiboek een plattegrond zit (met vluchtwegen). Ook stellen gasten van buitenaf het altijd op prijs om meer te weten van het bedrijf en de reden van het evenement. Op één A-4tje kun je kort en bondig de belangrijkste punten vermelden. De meeste medewerkers die betrokken zijn bij een evenement kennen elkaar in veel gevallen niet. Het beste kun je vóór het evenement een operationele vergadering organiseren waarbij alle betrokken medewerkers worden uitgenodigd. Zo n vergadering is niet alleen nuttig als kennismaking, maar bevordert ook nog eens de samenwerking tijdens het evenement. Realisatiefase In de realisatiefase staat het uitvoeren van het projectresultaat centraal. Leidraad daarvoor is het draaiboek, het eindresultaat van de voorbereiding. In het draaiboek zijn opgenomen alle afspraken en instructies voor de uitvoerders van het evenement. De projectleider bewaakt het draaiboek en stuurt bij daar waar nodig. Voor die bijsturing zijn de geformuleerde projecteisen en het gewenste resultaat bepalend. Nazorgfase In deze fase wordt het project afgehandeld. De evaluatie (is het gewenste resultaat bereikt?) en de eindafrekeningen staan hierin centraal. Maar ook het versturen van persberichten, het bedanken van de partners en de overdracht van informatie komen hierin aan de orde. Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 8
4. Inhoudelijke activiteiten in de diverse projectfasen Initiatief fase Definitie fase Voorbereidings fase Realisatie fase Nazorg fase Start Het idee/initiatief Activiteiten Vaststellen van de stand van zaken Onderzoeken globale probleemstelling Globaal definiëren gewenste resultaat (doelstelling en doelgroep) Weergave globale financiële mogelijkheden en financieringswijze Aanstellen projectleider Einde/Start Goedgekeurd projectconcept Activiteiten Verzamelen basismateriaal (offertes, ideeën, draagvlak, etc.) Bepalen projecteisen: Randvoorwaarden Functionele eisen Operationele eisen Programmabeperkingen Definiëren gewenste resultaat (doelstelling en doelgroep) Opzetten werkstructuur (definiëren deelprojecten) Opstellen projectprogramma & begroting Einde/Start Goedgekeurd projectprogramma & begroting / offerte Activiteiten Aanstellen coördinatoren deelgebieden Vaststellen programma Opstellen communicatieplan Opstellen actielijst Opstellen draaiboek Contracteren derden Vastleggen medewerkers Inkopen/maken materialen Instrueren derden en medewerkers Einde/Start Goedgekeurd ontwerp en draaiboek Activiteiten Uitvoeren volgens draaiboek Bijsturen van het draaiboek Opstellen nazorgprogramma Einde/Start Goedgekeurd nazorgprogramma Activiteiten Bedanken partners en informeren over resultaten Evalueren Financiële eindafrekening Einde Projectsluiting Check bij elk einde de beheersfactoren Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 9
Bijlagen 1. Actielijst 2. Contactenlijst Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 10
Bijlage 1 : Actielijst Door alle fases heen worden de te nemen acties door de projectleider geïnventariseerd, in een tijdsplanning opgenomen, verdeeld over de projectmedewerkers, gecommuniceerd binnen het projectteam en gecontroleerd op voltooiing. Hiervoor kan de volgende simpele tabel worden gehanteerd. WIE ACTIE WANNEER Desgewenst kan als kolom projectdeelgebied worden opgenomen. In geval de tabel in Excel wordt aangemaakt kan deze op meerdere manieren geselecteerd worden waardoor overzichten zichtbaar gemaakt kunnen worden op tijdsvolgorde, actienemer of deelgebied. Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 11
Bijlage 2: Contactenlijst De contactenlijst geeft een overzicht van alle partners, bedrijven, leveranciers en medewerkers die betrokken zijn bij een of meerdere fasen van het project. De betrokken medewerkers voor de realisatiefase dienen tevens weergegeven te worden in het draaiboek. Desgewenst kan hier één bestand in Excel voor worden aangemaakt. Met zo n bestand waarin opgenomen de kolom fase of draaiboek kan snel een selectie worden gemaakt voor de uitvoering van het evenement. Bedrijf/organisatie : Bezoekadres : Postadres : Website : Contactpersoon : Tel. : Mobiel : E-mail : Gemaakte afspraken : De contactenlijst is een vertrouwelijke lijst die alleen gebruikt wordt door de projectleider en/of de projectgroep. Sportservice Nederland BV Projectmatig werken met evenementen 1 juli 2012 12