Handleiding Rapportages per kengetal Managementinformatie Studiesucces Alles wat kan worden geteld, telt niet noodzakelijkerwijs; Alles wat telt kan niet noodzakelijkerwijs worden geteld. Albert Einstein. Samenstellers: Marc Veen & Rob Haacke Versie 2.1 maart 2013 1
2
Handleiding Rapportages per kengetal Managementinformatie Studiesucces Marc Veen & Rob Haacke 3
Inhoud Bij versie 1.1... 7 Inleiding... 9 De komst van SIS... 9 Algemene uitgangspunten bij rapportages... 9 Voor je aan de slag gaat met MI-S... 9 Waar kun je terecht voor met vragen en opmerkingen?... 12 1. Beschrijving... 14 Wat zijn Rapportages per kengetal?... 14 Wat zijn Rapportages per kengetal niet?... 14 Wat is de peildatum?... 14 Wanneer zijn rapportages per kengetal beschikbaar en wanneer worden ze bijgewerkt?... 14 Welke kengetallen kun je opvragen?... 15 Waar kun je rapportages per kengetal voor gebruiken?... 15 Trends zien... 15 Studiesucces van organisatie-eenheden naast elkaar presenteren of benchmarken... 16 Het studiesucces van studenten met verschillende kenmerken vergelijken binnen één organisatie-eenheid... 16 Het studiesucces van studenten met één specifiek kenmerk vergelijken binnen verschillende organisatie-eenheden.... 16 Analyse: In welk jaar gebeurt wàt?... 16 Waar je op moet letten bij het interpreteren van gegevens... 16 Gemeenschappelijke propedeuses... 16 Herinstromers komen terug in hun oorspronkelijke cohort... 17 Geaggregeerde gegevens (bv op domeinniveau) zijn optellingen van onderliggende niveaus... 17 2. Het opvragen van rapporten... 18 Kies map en het gewenste rapport... 18 Selecteer de gegevens die je wilt zien... 18 Inleiding... 18 Hoe maak je een selectie (de techniek)... 19 Wat kun je selecteren?... 19 Hoe geeft een rapport de selectie weer?... 22 Slim combineren!... 22 Een voorbeeld... 24 3. Archiveren en verder bewerken... 25 4
4. Grafische voorbeelden... 27 Instroom... 27 a. Rapport: Instroom propedeuse naar programma... 27 b. Rapport: Instroom propedeuse naar vooropleiding... 28 Uitval... 29 a. Rapport: Uitval op peildatum naar programma... 29 b. Rapport Uitval - Overzicht... 30 Propedeuserendement... 31 Rapport: Propedeuserendement HvA Overzicht... 31 Opleidingsrendement... 32 a. Rapport: Opleidingsrendement naar programma (cumulatief)... 32 b. Rapport Opleidingsrendement naar studiejaar + maximaal rendement... 33 Studie-uitloop... 34 Inleiding... 34 Wat toont dit rapport?... 34 Waarom dit rapport?... 34 Waartoe dient het rapport?... 34 Hoe maak je een rapport Studie-uitloop... 34 Hoe lees je het rapport Studie-uitloop?... 35 Tab 3: Gemaakte selecties... 38 Het gebruik van rapport Studie-uitloop samen met Studiekompas... 38 5. Problemen en oplossingen... 40 Kloppen de cijfers in het rapport wel?... 40 Bijlage 1: Wat je moet weten als er subplannen zijn gedefinieerd... 42 Bijlage 2: De selectiemogelijkheden in Rapportages per kengetal... 44 Bijlage 3: het verschil tussen langstudeerders en studie-uitloop... 46 Bijlage 4: Hoe vind je de namen van de Studie-uitlopers?... 48 5
6
Bij versie 1.1 In versie 1.1 zijn enkele extra aandachtspunten opgenomen die een correct gebruik van MI-S bevorderen. Ook is achterhaalde informatie verwijderd en vervangen door verwijzingen naar urls s waar de actuele informatie te vinden is. Ten slotte is de handleiding van een nieuw rapport toegevoegd: Studie-uitloop. Dit rapport geeft inzicht in de aantallen studenten die langer dan verwacht over hun studie doen. 7
8
Inleiding De komst van SIS Met ingang van studiejaar 2011-2012 heeft de Hogeschool van Amsterdam SIS-Volg in gebruik genomen. Dit betekent dat de oude studievolgsystemen, zoals Volg+ en COMI, niet meer gevuld worden met nieuwe data. Ook het systeem dat de data leverde voor de pijplijngrafieken (VolgCentraal) wordt met de komst van SIS uitgefaseerd. Dit betekent dat SIS nu de belangrijkste bron voor managementinformatie is. In het kader van het project Management Informatie Studiesucces (M.I.S.) is een projectgroep aan de slag gegaan met de vraag welke managementinformatie domeinen en opleidingen uit SIS nodig hebben om inzicht te krijgen in het studiesucces van studenten. Ze heeft daartoe rapportages bestudeerd die domeinen de afgelopen jaren zelf ontwikkeld hebben en ze heeft geluisterd naar de wensen en behoeften van de diverse partijen binnen de HvA. Vervolgens was het voor de projectgroep de uitdaging om de wensen van de beoogde gebruikers te realiseren binnen de mogelijkheden en beperkingen van SIS. De projectgroep is er van overtuigd dat zij hierin is geslaagd, al zal er in de praktijk altijd ruimte voor verbetering blijven. Algemene uitgangspunten bij rapportages 1. De focus van de rapportages ligt op de opleidingen en cohorten; 2. Een opleiding is in gedefinieerd als een programma-plan - combinatie. Voor voltijd, duaal en deeltijd zijn er in SIS gescheiden programma s en plannen ingericht. In eerste instantie levert het project alleen rapporten op voor de bacheloropleidingen; 3. Er zijn twee types cohorten: propedeusecohorten en hoofdfasecohorten. Studenten kunnen voorkomen in verschillende cohorten van meerdere opleidingen, bijvoorbeeld als ze omzwaaien van opleiding A naar opleiding B; 4. Het is de verantwoordelijkheid van de domeinen om van elke student de cohortindeling te bepalen op basis van de richtlijnen in het definitiehandboek. Studenten moeten in SIS ingedeeld worden in de bijbehorende cohortgroepen. De daarvoor te gebruiken groepscodes etc. moeten voldoen aan de richtlijnen in het configuratiedocument van SIS-Volg; 5. In de propedeuse is instroom in een septembercohort en februaricohort mogelijk. In de hoofdfase worden alle studenten ingedeeld in septembercohorten. Als een student meer dan 50% vrijstelling heeft wordt de student ingedeeld in een aparte groep. Uiteraard kan er alleen gerapporteerd worden over de gegevens die op de afgesproken wijze, volledig en juist zijn opgenomen in de bronsystemen, zoals SIS. De MIS-rapportages zijn een aanvulling op de rapportages in SIS. SIS omvat het gehele studentendossier en kan niet worden vervangen door MI noch omgekeerd. Voor je aan de slag gaat met MI-S Voor je aan de slag gaat met MI-S (Management Informatie Studiesucces) moet je een aantal settings in je browser en binnen Infoview goed zetten. Hiervoor is een aparte instructie gemaakt die je vindt op https://intra.hva.nl/diensten/pf/projecten/hva-data/handleidingen/ ( Inlogprocedure Infoview en eenmalige acties) Wat je in deze handleiding kunt lezen Deze handleiding helpt je de weg te vinden in één specifieke groep rapportages, de zogeheten Rapportages per kengetal. De handleiding bestaat uit vijf onderdelen: In deel één vind je een algemene beschrijving van de rapportages per kengetal, wat je er mee kunt en waar je op moet letten bij het interpreteren van de gegevens. In deel twee lees je hoe je de rapporten uit het systeem kunt halen via de online tool InfoView en hoe je die kunt aanpassen aan je eigen informatiebehoefte. In deel drie beschrijven we hoe je een rapport kunt exporteren en archiveren In deel vier geven we grafische voorbeelden van de belangrijkste standaardrapporten. In het vijfde deel gaan we in op mogelijke problemen en oplossingen. 9
10
11
Waar kun je terecht voor met vragen en opmerkingen? Voor nadere ondersteuning, vragen en opmerkingen over M.I.S. kun je contact opnemen met supportmi@hva.nl. 12
13
1. Beschrijving Wat zijn Rapportages per kengetal? Rapportages per kengetal zijn grafieken en tabellen die inzicht geven in de belangrijkste kengetallen op het gebied van studiesucces. Het betreft getallen met betrekking tot de sleutelmomenten in de loopbaan van studenten: instroom, het wel/niet behalen van het propedeusecertificaat, het wel/niet halen van het einddiploma en het wel/niet vroegtijdig verlaten van de opleiding (uitval). De rapporten zijn voor een deel kant- en klaar: de kengetallen die de rapporten tonen en de vormgeving van de rapporten zijn voorgeprogrammeerd. Je kunt echter zelf de inhoud aanpassen aan je informatiebehoefte. Zo kun je zelf bepalen van welke domeinen, opleidingen, instroomcohorten of studentkenmerken(bijvoorbeeld vooropleiding en/of geslacht) je de gegevens wilt opvragen. Voor ervaren gebruikers zijn er meer mogelijkheden om de rapporten aan te passen. We beperken ons in deze handleiding echter tot de basisfuncties. De huidige rapportages zijn echter nog niet optimaal ingericht voor het gebruik van deze geavanceerde functies. Experimenteren met de extra mogelijkheden doe je geheel op eigen risico! Wat zijn Rapportages per kengetal niet? Het woord rapportage suggereert wellicht dat het gaat om een document waarmee een medewerker verantwoording aflegt aan een leidinggevende. Hoewel de M.I.S.-rapportages in verantwoordingsrelaties wel een rol kunnen spelen, wordt in deze handleiding met rapportage niets anders bedoeld dan een samenhangende set grafieken en tabellen. Rapportages per kengetal bieden geen mogelijkheid om door te klikken naar individuele studenten. Het betreft uitsluitend geaggregeerde data. Rapportages per kengetal geven geen informatie over gerealiseerde studiepunten en over rendementen op het niveau van onderwijseenheden (vakken). Voor dit type gedetailleerde informatie kun je Studiekompas gebruiken, een andere set rapporten in MI-S die je ook via MI- S kunt opvragen Wat is de peildatum? De peildatum voor de Rapportages per kengetal is 31 augustus. Standaard staat het systeem ingesteld op de 31 augustus van het laatst afgeronde studiejaar. In hoofdstuk Selecties gaan we hier verder op in. Wanneer zijn rapportages per kengetal beschikbaar en wanneer worden ze bijgewerkt? Jaarlijks publiceert de afdeling Planning & Control of het beheer van MI de dagen waarop Rapportages per kengetal helemaal zijn bijgewerkt op: https://intra.hva.nl/diensten/pf/projecten/hva-data/handleidingen/ Het bijwerken van MI-S met de nieuwste gegevens uit SiS heet een load. Key-users ontvangen een mailbericht zodra een nieuwe load succesvol is verlopen. In het onderstaande schema zie je wat er per load verandert in de Rendementen per kengetal en wat je wel en niet kunt opvragen. Hierin kun je zien dat je in november je al inzage hebt in de voorlopige rendementen van het recentste afgeronde studiejaar. Begin december kun je de definitieve cijfers zien en ook kun je dan de nieuwste instroomaantallen zien. De instroomgegevens zijn pas begin december beschikbaar, omdat éérst de inschrijvingen rond moeten zijn en daarna nog de cohortindelingen in SIS gemaakt worden. Dit proces is voor alle opleidingen van de HvA pas begin december afgerond. Alle cijfers zijn op elk moment opvraagbaar. Ze zijn echter niet op alle momenten volledig. De hieronder beschreven loaddata zijn bedoeld om aan te geven wanneer gegevens volledig zijn. 14
Vóór de eerste load van het studiejaar De eerste load van het studiejaar(begin november) De tweede load (begin december) Elke volgende load Instroomaantallen Volledig tot en met het recentste afgeronde studiejaar Als hierboven Volledig tot en met het op dat moment lopende studiejaar. Rendementen De definitieve rendementen zijn volledig tot en met het voorlaatste afgeronde studiejaar De voorlopige rendementen van het recentste afgeronde afgeronde studiejaar zijn volledig De definitieve rendementen van het recentste afgeronde studiejaar zijn volledig. Instroomaantallen en rendementen veranderen niet meer, tenzij er in SIS tussentijds correcties in bijvoorbeeld de cohortindelingen worden doorgevoerd. Welke kengetallen kun je opvragen? Je kunt de ondertaande kengetallen opvragen: Op basis van de propedeusecohorten Instroom Uitval op peildatum: - Totale uitval - Uitval met BAS ( BAS ) - Uitval met propedeuse ( MP ) - Uitval Zonder Propedeuse ( ZP ) Uitval per studiejaar (uitval in 1 e, 2 e, 3 e, 4 e jaar van een opleiding) Propedeuserendement (aantal behaalde propedeusecertificaten) - In 1 e jaar; In 2e jaar - In 1 e èn 2 e jaar (cumulatief) - Totaal behaald op peildatum Opleidingsrendement (=aantal diploma s per propedeusecohort) - binnen 3 jaar na aanvang van de opleiding (met name voor driejarige routes) - binnen 4 jaar na aanvang van de opleiding - binnen 5 jaar na aanvang van de opleiding - totaal behaald op peildatum Op basis van de hoofdfasecohorten Instroom Uitval op peildatum: - Totale uitval - Uitval met BAS ( BAS ) - Uitval met propedeuse ( MP ) - Uitval Zonder Propedeuse ( ZP ) Uitval per studiejaar (uitval in 1 e, 2 e, 3 e, 4 e jaar van een opleiding) Hoodfaserendement (=aantal diploma s per hoofdfasecohort) - binnen 3 jaar na aanvang van de hoofdfase (met name voor driejarige routes) - binnen 4 jaar na aanvang van de opleiding - binnen 5 jaar na aanvang van de opleiding - totaal behaald op peildatum Studie-uitloop Waar kun je rapportages per kengetal voor gebruiken? Trends zien Met Rendementen per kengetal' kun je zien hoe een kengetal zich over de jaren heeft ontwikkeld. Dit is bijvoorbeeld relevant voor kengetallen die zijn aangewezen als kritische prestatie-indicatoren (kpi s). Zo kun je volgen of de kpi hoofdfaserendement zich ontwikkelt in de richting van het streefgetal dat voor hoofdfaserendement is vastgelegd in een convenant. Dit kan op domeinniveau, maar ook op cluster-, programma-, plan- of subplanniveau. 15
Studiesucces van organisatie-eenheden naast elkaar presenteren of benchmarken Met rapportages per kengetal kun je voor een leidinggevende in één overzicht de prestaties van alle opleidingen (lees: programma s, plannen en subplannen) waar hij of zij verantwoordelijk voor is, overzichtelijk naast elkaar zetten. Zo kan bijvoorbeeld een domeinvoorzitter in één grafiek zien bij welke opleidingen de uitval zich meer of minder gunstig ontwikkelt. Je kunt ook programma s, plannen of subplannen selecteren die onder verschillende domeinen, managers of coördinatoren vallen. Zo kun je een interne benchmark maken tussen willekeurige programma s, plannen of subplannen binnen de Hogeschool van Amsterdam. De enige beperking is dat je uitsluitend programma s met programma s kunt vergelijken, plannen met plannen en subplannen met subplannen. Je kunt dus bijvoorbeeld niet een programma met een subplan vergelijken. Het studiesucces van studenten met verschillende kenmerken vergelijken binnen één organisatie-eenheid De meeste rapportages bieden je de mogelijkheid om groepen studenten met elkaar te vergelijken. Zo kun je binnen één organisatie-eenheid (domein, cluster, programma, plan of subplan) studenten met een verschillende vooropleiding met elkaar vergelijken. De volgende studentkenmerken zijn beschikbaar: Vooropleidingscluster 1 Geslacht Leeftijdscategorie Herkomst2 Je kunt binnen een studentkenmerk categorieën selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld een rapport maken waarin je van het kenmerk Vooropleidingscluster alleen Havo, Vwo en Mbo laat zien, in plaats van de negen categorieën waarin voorzien is. Het studiesucces van studenten met één specifiek kenmerk vergelijken binnen verschillende organisatie-eenheden. In de vorige paragraaf lichtten we toe dat je met Rapportages per kengetal binnen één organisatie-eenheid twee verschillende groepen studenten (bijvoorbeeld havostudenten en vwo- studenten) met elkaar kunt vergelijken. Maar het omgekeerde is ook mogelijk: de prestaties van één groep studenten vergelijken over verschillende organisatie-eenheden (domeinen, clusters, programma s, plannen, subplannen). Het interessante is dat je een heel specifieke groep kunt beschrijven door studentkenmerken te combineren. Hoe doen jongens in de leeftijd tot en met 19 jaar en met een mbo-opleiding het op de verschillende opleidingen. Dit kan interessant voor het terugkoppelen van informatie aan Mbo s, maar je kunt ook op die manier binnen de HvA op zoek gaan naar best practices als het gaat om het studiesucces van deze groep. Ook kunnen stafdiensten gericht op zoek gaan naar een specifieke doelgroep voor speciale programma s. In één oogopslag is bijvoorbeeld te zien voor welke opleidingen versnelde trajecten voor Vwo ers interessant kunnen zijn omdat ze veel vwo-instroom hebben. Analyse: In welk jaar gebeurt wàt? Stel dat je hoofdfaserendement laag is, komt dat dan omdat je studenten vroegtijdig vertrekken, of omdat ze zo laat afstuderen? Met Rapportages per kengetal kun je in helikopterview zien in welk studiejaar studenten uitvallen en in welke jaren ze afstuderen. Hiermee krijg je in één oogopslag een zoekrichting als het gaat om het opsporen van rendementsproblemen: moet ik er voor zorgen dat student sneller afstuderen, of moet ik er meer binnenboord houden? Of is het wellicht een combinatie van beide? Waar je op moet letten bij het interpreteren van gegevens Gemeenschappelijke propedeuses Opleidingen die deelnemen aan een gemeenschappelijke propedeuse of een zogeheten Carrousel, moeten voorzichtig zijn bij het interpreteren van de rapporten. Ook opleidingen die daar in het verleden aan hebben 1 Voor de definities wordt hier volstaan met een verwijzing naar het Definitieboek MI Studiesucces op https://intra.hva.nl/diensten/pf/projecten/hva-data/handleidingen/ 2 Id. 16
deelgenomen, moeten deze voorzichtigheid betrachten. De specifieke wijze waarop studenten zijn geadministreerd die tijdens de gemeenschappelijke propedeuse van opleiding veranderen, heeft invloed op de rapporten. Het voert te ver hier toe te lichten hoe dit werkt. Tijdens trainingen in het gebruik van MI-S, wordt hier zo nodig dieper op ingegaan. Ook is supportmi@hva.nl beschikbaar voor een toelichting. Herinstromers komen terug in hun oorspronkelijke cohort Het komt regelmatig voor dat een student zijn studie onderbreekt. Het is belangrijk te weten dat een student die na de onderbreking terugkomt, in SIS wordt teruggeplaatst op zijn oorspronkelijke cohort. Zo kan een student dus worden aangemerkt als vierdejaars, terwijl hij effectief maar drie jaar ingeschreven heeft gestaan. (NB: Een onderbreker is een student die één of meer jaren geen collegegeld heeft betaald.) Voor de goede orde: het cohort waar een student toe behoort, staat los van de vakken die hij moet volgen (in SIS-termen: het vereistenpakket). Geaggregeerde gegevens (bv op domeinniveau) zijn optellingen van onderliggende niveaus Gegevens over domeinen en clusters zijn altijd een optelsom van de onderliggende plannen. Wanneer je dus uitval op domein- of clusterniveau opvraagt, zie je NIET het aantal studenten dat het domein of cluster heeft verlaten, maar de optelsom van de uitval op het niveau van de in SIS geregistreerde Plannen. Studenten die binnen een domein of cluster van Plan switchen tellen als uitvaller voor het Plan dat ze verlaten. Het zelfde geldt voor instroom: een student die van Plan switch telt voor het domein of cluster mee als instromer voor het Plan waar de student naartoe gaat. Het bovenstaande geldt alleen voor rapportages die zijn gebaseerd op interne cijfers van de HvA (SiS), waar de rapporten per kengetal ook toe behoren. In MI-S zijn echter ook gegevens opvraagbaar op basis van externe bestanden. Ook hierin wordt het begrip switchers gebruikt, maar de definitie hiervan is totaal verschillend van de interne definitie. Deze getallen zijn dus totaal niet vergelijkbaar met de interne cijfers 17
2. Het opvragen van rapporten Kies map en het gewenste rapport Nadat je bent ingelogd op de InfoView portal, kun je standaardrapportages oproepen. De rapportages zijn ondergebracht in een mappenstructuur, zoals die is weergegeven in figuur 1. Het linker deel van het scherm geeft alleen de mappen weer, rechts zie je inhoud van de map die je links hebt aangeklikt. Figuur 1 Overzicht rapportages Rendement per kengetal In de map Rapportages per kengetal vind je twee mappen: de map Propedeusecohorten en de map Hoofdfasecohorten. Binnen elk van deze mappen vind je submappen die de naam dragen van het belangrijkste kengetal waarop je rapporteert met de rapportages die in deze mappen zitten. In figuur 1 is de boom uitgeklapt tot de submap Hoofdfaserendement die zich bevindt in de map Hoofdfasecohorten. In het rechter deel van het scherm zie je dat er in die map drie rapporten zitten. Door op een rapport te dubbelklikken open je het rapport en opent er een scherm waarin je de data kunt selecteren die je in het rapport wilt zien (zie Figuur : 2 Het selectiescherm). In de volgende paragraaf wordt beschreven hoe en welke selecties je kunt maken binnen het door jou gekozen rapport. Selecteer de gegevens die je wilt zien Inleiding De selectie die je maakt, kun je zien als een boodschappenbriefje voor het systeem. Je zet er op welke gegevens het systeem uit de grote onderliggende databases moet halen. Selecteer je bijvoorbeeld Domein =DMR, dan haalt MI-S alleen gegevens op van studenten van DMR. De selectie die je maakt, zegt niets over de manier waarop je de gegevens uiteindelijk in een rapport ziet. Selecteer je bijvoorbeeld één Domein, dan zul je in het ene rapport een grafiek zien met slechts één lijn, namelijk die van het gehele domein, terwijl je in een ander rapport juist heel veel lijnen zult zien, omdat het rapport gegevens van het Domein uitgesplitst naar (bijvoorbeeld) alle opleidingen die er onder vallen. Hieronder leggen we eerst uit hoe het selecteren werkt. Daarna gaan we in op de manier waarop de verschillende rapporten de selectie weergeven. 18
Hoe maak je een selectie (de techniek) In het bovenste deel van het selectiescherm (zie Figuur : 2 Het selectiescherm) bepaal je waarop je wilt selecteren. Wil je bijvoorbeeld de gegevens van één Programma selecteren, dan klik je op Programma. Linksonder in het scherm verschijnen dan de Programma s die je kunt selecteren. Wil je fysio vt selecteren, dan klik je in het linker venster op fysio vt en vervolgens op de pijltjestoets die naar rechts wijst. fysio vt verschijnt nu in het rechter venster en is daarmee geselecteerd (NB: dubbelklikken op fysio vt heeft het zelfde effect). Wil je een Programma toevoegen aan de selectie, dan herhaal je deze stappen voor het Programma dat je wilt toevoegen. Wil je fysio vt uit de selectie verwijderen, dan klik je in het rechter venster op fysio vt en vervolgens op het pijltje dat naar links wijst. Fysio vt verdwijnt dan uit het rechter scherm en is daarmee uit je selectie verwijderd. Ben je tevreden over je selectie? Druk dan op de knop Query uitvoeren (of Run Query ) om de selectie daadwerkelijk te maken en het rapport te tonen met alleen de geselecteerde gegevens. Figuur : 2 Het selectiescherm Wat kun je selecteren? Bovenin het selectiescherm (Figuur : 2 Het selectiescherm)zie je een lijst met items waarop je kunt selecteren. Om deze lijst goed te kunnen toelichten, hebben we ze in de handleiding onderverdeeld in drie groepen. Deze groepen zijn niet terug te vinden in het selectiescherm: Groep 1: de organisatie-eenheden waarvan je gegevens wilt selecteren Groep 2: kenmerken van de groep studenten die je wilt zien selecteren Groep 3: overige items 19
Groep 1: Algemene selecties Er zijn twee selectiemogelijkheden in het selectiescherm: Studiejaar Cohort Onderwijsvorm Via Onderwijsvorm bepaal je of MI-S gegevens ophaalt van deeltijd, voltijd of duale Plannen, dan wel een combinatie daarvan. Je kunt zo gemakkelijk van bijvoorbeeld een Domein alleen de voltijdopleidingen selecteren, zonder dat je elk voltijd-plan stuk voor stuk hoeft te selecteren. Wil je bijvoorbeeld alleen de voltijdopleidingen van DOO in je selectie, dan kies je SiSDomein=DOO; Opleidingsvorm=vt Studiejaar Via Studiejaar bepaal je tot en met welk studiejaar je in je selectie wilt opnemen. Kies je bijvoorbeeld Studiejaar 2010, dan selecteer je alle gegevens tot met studiejaar 2010. Heb je een rapport gekozen dat een kengetal toont op één peildatum, dan bepaal je via Studiejaar ook meteen de peildatum. Kies je bijvoorbeeld Studiejaar=2010, dan neemt MI-S heel 2010 in de selectie op en zet daarmee de peildatum op de laatste dag van 2010, namelijk 31-8-2011. Door het kiezen van oudere studiejaren kijk je op een heel specifieke manier naar het verleden. Je kijkt slechts naar het verleden, zoals dat in het heden3 in SiS vastligt. Veranderingen die in de loop van de tijd zijn doorgevoerd in SiS, maak je niet ongedaan door een ouder studiejaar te kiezen. Dit is bijvoorbeeld relevant voor opleidingen die deelnemen aan een gemeenschappelijke propedeuse. Meer informatie hierover is verkrijgbaar MI-S key-users van je Domein. Cohort Je kunt in het selectiescherm via Cohort bepalen welke cohorten je in de selectie opneemt. De rapporten in de map Propedeusecohorten bieden alleen de mogelijkheid propedeusecohorten te selecteren. Er zijn verschillende types propedeusecohorten: septembersinstroomcohorten (herkenbaar aan de letter C, bv C10); februari-instroom (herkenbaar aan de letter F), Associate Degreecohorten (letter A) en Masterscohorten (letter M). Er zijn echter voor Associate Degrees en Masters nog geen geschikte rapporten. Het oudste propedeusecohort in MI-S is de septemberinstroom van 2004 (C04). De rapporten in de map Hoofdfasecohorten bieden alleen de mogelijkheid om hoofdfasecohorten te selecteren. Je kunt tot en hoofdfasecohort 2005 (H05) opvragen. Oudere hoofdfasecohorten zijn niet of onvolledig vanuit de oude systemen geconverteerd. Wil je een rapporten printen? Elk rapport is zo gemaakt dat er maximaal 7 cohorten op één A4 passen. Wil je meer cohorten in je selectie opnemen, dan kan dat, maar het past dan niet meer op een A4. In dat geval kun je beter je rapport exporteren naar Excel en het daarin verder bewerken. 3 Of preciezer gezegd: Je kijkt naar het verleden zoals dat was vastgelegd in SIS ten tijde van de recentste load van MI-S. 20
Groep 2: organisatie-eenheden en onderwijsvorm Typen organisatie-eenheden Er zijn zes verschillende typen van organisatie-eenheden waarover je informatie kunt opvragen: De HvA 4, Domeinen (SISDomein), Clusters (SiSCluster), Programma s, Plannen en Sub-plannen. Deze organisatieeenheden zijn hiërarchisch geordend. Dat wil zeggen: De HvA is onderverdeeld in Domeinen, een Domein is onderverdeeld in Clusters, een Cluster in Programma s, et cetera. Het begrip opleiding kom je in deze hiërarchie niet tegen. Een opleiding is in SIS en MI-S namelijk vastgelegd als een combinatie van een Programma-code en een Plan-code. Varianten van een Plan, zoals bijvoorbeeld een driejarige route, zijn doorgaans gedefinieerd als Subplannen. De Programma-code is het organisatieniveau dat correspondeert met de croho-nummers. Plannen vormen het hart van de hiërarchie. Op dit niveau staan de studenten ingeschreven in SiS. De niveaus boven de Plannen (HvA, Domeinen, Clusters, Programma s) zijn optellingen van de Plannen die er onder vallen. Het lagere niveau (de Subplannen) zijn juist een uitsplitsing van de Plannen. Er zijn twee typen Subplannen : de Instroom subplannen, waar een student vanaf het begin van zijn opleiding voor kiest en de Uitstroomsubplannen, die corresponderen met de afstudeervarianten. Informeer bij je MI-S Key-user of dit in jouw situatie van toepassing is. Heb je te maken met een Plan waaronder één of meer Subplannen zijn gedefinieerd, lees dan bijlage 1. Het selecteren van organisatie-eenheden Je kunt meerdere organisatie-eenheden selecteren, maar het heeft alleen zin dit binnen één type te doen. Je kunt dus meerdere Domeinen kiezen òf meerdere Programma s òf meerdere Plannen. Een selectie maken door verschillende types te combineren, heeft geen zin. MI-S zal dan namelijk proberen de doorsnede te vinden van die geselecteerde types. Hieronder lichten we aan de hand van een voorbeeld toe waarom het combineren van organisatie-eenheden geen zin heeft: Voorbeeld: Stel, je selecteert Domein DEM èn het Programma MWD vt (dat niet bij DEM hoort). MI-S vindt dan geen gegevens, omdat gegevens òf bij MWD vt horen òf bij DEM, maar nooit bij beide tegelijk. MWD vt valt immers onder Domein DMR en niet onder Domein DEM. Selecteer je daarentegen Domein DMR en Programma MWD vt, dan selecteert MI-S alle gegevens van MWD vt voor zover die vallen onder Domein DMR. Maar omdat MWD vt geheel onder DMR valt, toont MI-S dus per definitie alle gegevens van MWD vt. Deze gegevens krijg je echter ook te zien wanneer je de selectie van het Domein achterwege laat en alleen Programma MWD vt selecteert. Dus ook in dit geval is het selecteren over meerdere typen organisatie-eenheden niet zinvol. Onderwijsvorm Via Onderwijsvorm bepaal je of MI-S gegevens ophaalt van deeltijd, voltijd of duale Plannen, dan wel een combinatie daarvan. Je kunt zo gemakkelijk van bijvoorbeeld een Domein alleen de voltijdopleidingen selecteren, zonder dat je elk voltijd-plan stuk voor stuk hoeft te selecteren. Wil je bijvoorbeeld alleen de voltijdopleidingen van DOO in je selectie, dan kies je SiSDomein=DOO; Opleidingsvorm=vt Groep 3: studentkenmerken Typen studentkenmerken Je kunt vier typen studentkenmerken selecteren. We gaan hier niet verder op in, omdat het zichzelf wijst in het gebruik. 4 HvA vind je niet terug in het selectiescherm. Je selecteert de hele HvA door geen enkele organisatie-eenheid te selecteren. 21
Vooropleidingscluster 5 Leeftijd Geslacht Herkomst6 Het selecteren van studentkenmerken In tegenstelling tot de selectie-items van groep 1, kun je wel verschillende studentkenmerken combineren. Zo kun je bijvoorbeeld Niet-westers allochtone mannen met mbo vooropleiding selecteren. Je maakt dan de volgende selecties: Vooropleidingscluster=mbo; Geslacht=m; Herkomst =Niet westers allochtoon Selecteer je binnen één type meerdere kenmerken, dan haalt MI-S ze samen op. Dus kies je bijvoorbeeld Vooropleidingscluster= mbo èn Vooropleidingscluster=vwo, dan selecteert MI-S zowel de Mbo'ers als de Vwo'ers. Hoe geeft een rapport de selectie weer? Hoe een rapport de gemaakte selectie toont, hangt af van het rapport dat je kiest. Wil je bijvoorbeeld twee Programma s met elkaar vergelijken, dan selecteer je een rapport waarin het woord Programma in de naam van het rapport voorkomt. In Figuur 1 Overzicht rapportages Rendement per kengetal zie je bijvoorbeeld het rapport Hoofdfaserendement naar programma v1. Ook voor andere kengetallen dan het hoofdfaserendement zijn rapporten die uitsplitsen naar Programma beschikbaar. Wil je vwo ers met mbo'ers vergelijken, dan kies je een rapport waar in de naam het woord vooropleidingscluster voorkomt. In het onderstaande voorbeeld maken we een rapport waarin je het hoofdfaserendement van vwo ers vergelijk met dat van havisten. Met een rapport met een organisatie-eenheid in de naam, kun je één groep studenten selecteren en het studiesucces van die groep over meerdere organisatie-eenheden vergelijken. Voorbeeld: Domein DMCI vergelijken met Domein DT op de uitval van autochtone jongens. Met een rapport met een studentkenmerk in de naam, kun je één organisatie-eenheid kiezen en daar binnen het studiesucces van studenten met verschillende kenmerken vergelijken. Voorbeeld: Mannen vergelijken met Vrouwen binnen het Programma CMV vt. Kies je een rapport zonder organisatie-eenheid of studentkenmerk in de naam, dan is het rapport niet geschikt voor het maken van vergelijkingen. Je kunt dan alleen het studiesucces van één groep studenten binnen één organisatie-eenheid opvragen. Voorbeeld Mannen binnen Programma CMV vt ). Slim combineren! Door wat oefening zul je handig worden in het slim combineren van het juiste rapport met de juiste dataselectie. Om je een beeld te geven van de effecten van verschillende combinaties tussen rapport en selectie, hebben we in de onderstaande tabel enkele voorbeelden samengebracht: Rapport Selectie Resultaat 1 Instroom propedeuse naar programma 2 Instroom propedeuse naar programma 3 Instroom propedeuse naar vooropleiding Geselecteerde SIS Domeinen: Domein Gezondheid (DG) en Domein Maatschappij en Recht (DMR) Geselecteerde SIS Domeinen DG en DMR Geselecteerd geslacht: M Geselecteerde SIS Domeinen DG en Alle ingestroomde studenten van DMR en DG, uitgesplitst naar de programma s van beide domeinen Alle mannen van DG en DMR, uitgesplitst naar programma. Alle mannen van DG en DMR opgeteld, uitgesplitst naar de programma s van de 5 In MI-S is per student slechts één vooropleiding vastgelegd. Heeft een student bijvoorbeeld zowel een havodiploma als een vwo-diploma, dan staat er alleen het hoogste, dus het vwo-diploma, in MI-S. Met andere woorden: vraag je alle havisten op, dan zie je niet de studenten die via de havo naar het vwo zijn gegaan. In het definitiehandboek van MI-S is beschreven hoe de selectie van de vooropleiding precies tot plaatsvindt. 6 Hoe de herkomst van studenten wordt bepaald, staat beschreven in het definitiehandboek MI-S. 22
4 Instroom propedeuse naar vooropleiding DMR Geselecteerd geslacht: M Geselecteerde SIS Domeinen DG en DMR Geselecteerd geslacht: M Geselecteerde vooropleidingen: MBO, VWO beide domeinen. Alle mannen van DG en DMR opgeteld, uitgesplitst naar vooropleiding. De uitsplitsing toont alleen VWO- en MBOstudenten. Op dit moment (februari 2012) zijn alleen rapportages beschikbaar waarin programma s naast elkaar getoond kunnen worden (de rapportages die naar programma in hun naam hebben) en standaardrapportages waarin vooropleidingen naast elkaar getoond worden (de rapportages die naar vooropleiding in hun naam hebben). In de loop van 2012/2013 verschijnen ook rapporten waarin domeinen, clusters, plannen en subplannen met elkaar vergeleken kunnen worden. 23
Een voorbeeld Wil je een rapport maken waarin je het hoofdfaserendement van Vwo ers met die van Havisten wilt vergelijken voor het hele domein DMCI, dan ga je als volgt te werk: a) Klik het rapport Hoofdfaserendement naar voorpleidingscluster aan in de map Openbare mappen>studiesucces>rapportages per kengetal>2 Hoofdfaserendement (zie Figuur 3) Figuur 3 b) Vervolgens verschijnt het selectiescherm. Maak daarin de volgen de selectie: SiS-Domein=DMCI (zie Figuur 4 links); Vooropleidingscluster=mbo en vwo (Zie figuur 4 rechts) Figuur 4 c) Druk op Query Uitvoeren. Na enige seconden verschijnt het onderstaande rapport (Figuur 5). Hierin tref je verschillende tabs, elk met een variant van het kengetal hoofdfaserendement : het einddiploma in de hoofdfase behaald binnen 3 jaar, binnen 4 jaar et cetera. Je kunt aanklikken wat je nodig hebt. Figuur 5 24
3. Archiveren en verder bewerken De opgeroepen rapportage kun je in verschillende formaten opslaan: als Excel of als PDF. Deze optie zie je wanneer je een rapportage hebt gegenereerd. Door op het menupijltje van de knop Document te klikken, ontvouwt zich een keuzemenu ( Figuur 6). Wil je alleen het rapport exporteren dat je op je scherm ziet, kies dan Save report to my computer as en kies het gewenste format. Wil je alle tabs van het rapport exporteren, kies dan Save to my computer as. Figuur 6 Bovenaan elk rapport zie je de selecties die je hebt gemaakt. Door een bug in de programmatuur komt deze tekst niet mee wanneer je een rapport exporteert naar Excel. Om dit te ondervangen is aan elk rapport een tab gemaakte selecties toegevoegd. Deze tab komt wèl over in Excel. Vergeet deze niet te publiceren, omdat de lezer anders niet kan herleiden waar hij/zij naar kijkt!bij PDF-exports doet dit probleem zich niet voor. Wanneer je voor Excel kiest kun je de gegevens bewerken tot eigen presentatie of Word document. 25
26
4. Grafische voorbeelden Instroom a. Rapport: Instroom propedeuse naar programma Het onderstaande voorbeeld toont per propedeusecohort het aantal studenten dat aan de respectieve voltijdse programma s is gestart die vallen onder cluster Built Environment van Domein Techniek. Alleen de Mbo ers worden getoond. Het rapport is als volgt tot stand gekomen: Gewenst was een rapport waarin de p-instroom van enkele programma s met elkaar werden vergeleken. Daarom is gekozen voor het rapport Instroom propedeuse naar programma. Vervolgens is het cluster Built Environment gekozen. Door de keuze van het rapport ( naar programma ) wordt dit cluster automatisch in het rapport gesplitst in programma s weergegeven. Daarnaast is als onderwijsvorm voltijd gekozen en als vooropleidingscluster MBO om de selectie van de getoonde informatie verder toe te spitsen. 27
b. Rapport: Instroom propedeuse naar vooropleiding Het onderstaande voorbeeld toont per propedeusecohort het aantal studenten dat aan het programma BK voltijd is gestart, met een uitsplitsing naar vooropleiding. Hier zijn alleen Vwo, Havo en Mbo getoond. Er zijn in totaal 9 vooropleidingsclusters die getoond kunnen worden. 28
Uitval a. Rapport: Uitval op peildatum naar programma Onderstaand voorbeeld toont de uitval (op basis van propedeusecohorten) op peildatum 31-8-2011 van de programma s die onder DG vallen. Het is ook mogelijk om alleen studenten met een BAS te tonen, of alleen de studenten die zonder propedeuse (ZP) de opleiding hebben verlaten of juist alleen de studenten die mèt propedeuse (MP) de opleiding hebben verlaten. 29
b. Rapport Uitval - Overzicht Het rapport Uitval - overzicht biedt de mogelijkheid om te zien in welk studiejaar studenten uitvallen. In het onderstaande voorbeeld is te zien in welke jaren van het programma SPH vt studenten uitvallen. Je vindt het in de tab Uitval per studiejaar in het rapport. 30
Propedeuserendement Rapport: Propedeuserendement HvA Overzicht Het onderstaande voorbeeld toont voor de gehele HvA het propedeuserendement. In tegenstelling tot andere voorbeelden is hier niet uitgesplitst op programma, om aan te geven dat dit ook tot de mogelijkheden behoort. 31
Opleidingsrendement a. Rapport: Opleidingsrendement naar programma (cumulatief) Dit rapport kent meerdere tabs die elk specifiek kengetallen tonen. Het onderstaande voorbeeld toont de tab binnen 5 jaar (= diplomarendement op basis van propedeusecohorten na vijf jaar) voor de voltijdprogramma s die vallen onder cluster HES Voltijd Wenckenbachweg. 32
b. Rapport Opleidingsrendement naar studiejaar + maximaal rendement Dit rapport toont in één overzicht het maximale opleidingsrendement dat de geselecteerde domeinen, programma s, plannen, et cetera kunnen behalen (grafiek rechts boven) en in welke jaren studenten afstuderen (grafiek rechts onder). In het onderstaande voorbeeld is dit te zien voor het programma Leraar Basisonderwijs voltijd (bas ond vt). 33
Studie-uitloop Inleiding Dit rapport is iets complexer dan de andere rapporten. Daarom gaan we er iets dieper op in. Het bevat, zeker in combinatie met studiekompas, echter informatie voor domeinen en opleidingen die vat willen krijgen op het aantal studenten dat te lang over de studie doet. Wat toont dit rapport? Het rapport toont per hoofdfasecohort het aantal en percentage studenten dat langer dan de nominale 3 jaar in de hoofdfase staat ingeschreven, de zogeheten studie-uitloop. Het betreft zowel bekostigde als onbekostigde studenten. Het gaat dus niet om de zogeheten langstudeerders. Het aantal langstudeerders is een financieel kengetal en biedt bij het sturen op studiesucces minder houvast dan het aantal uitlopers. Voor het aantal langstudeerders zijn separate rapportages in MI-S. In bijlage 3 is het verschil tussen Studie-uitloop en Langstuderen toegelicht. Waarom dit rapport? Het beleid van de HvA is er op gericht het rendement van de hoofdfase te verhogen. Het hoofdfaserendement is langs twee lijnen te verbeteren: door de uitval in de hoofdfase te verlagen en/of door studenten die te laat afstuderen eerder te laten afstuderen. Het rapport Studie-uitloop is gericht op het laatste: het helpt om greep te krijgen op het aantal studenten dat langer dan drie jaar over de hoofdfase doet. Waartoe dient het rapport? Voorkomen laat afstuderen Het hoofdfaserendement is positief te beïnvloeden door studenten die te lang over hun opleiding doen, eerder te laten afstuderen. Studenten die afstuderen binnen vier jaar inschrijving aan de hoofdfase, tellen nog mee voor het hoofdfaserendement, maar studenten die later afstuderen, niet meer. Als stelselmatig een flinke groep studenten pas in het vijfde jaar in de hoofdfase (of daarna) afstudeert, kan het interessant zijn te onderzoeken of dit voorkomen kan worden. Of dit voor een opleiding een interessante optie is, kan bestudeerd worden aan de hand van het rapport Studie-uitloop Inzet schatten Het rapport toont per hoofdfasecohort hoeveel studenten langer dan nominaal aan de hoofdfase studeren. Het toont dus niet alleen de nieuwe uitlopers, maar ook die van oudere cohorten. Daarmee kan een opleidingsmanager schatten hoeveel inzet (coaching/begeleiding) er nodig is om uitlopende studenten alsnog te laten afstuderen. Via Studiekompas is op te vragen welke studenten het betreft en hoe groot hun achterstand is (Rapport: Verkeerslichten Hoofdfase obv STP, tabblad studievertragers.) Monitoring Het management kan snel zien hoe de studie-uitloop zich over de afgelopen cohorten ontwikkelt en kan zo monitoren of het de studie-uitloop onder controle krijgt. Hoe maak je een rapport Studie-uitloop Nadat je het rapport in InfoView hebt aangeklikt, verschijnt het selectiescherm. Hierin kun je de gebruikelijke selecties maken (SiS-Domein, Cluster, Program, Plan, Instroomsubplan, Uitstroomsubplan, Leeftijd, Geslacht, Herkomst, Vooropleidingscluster). Door selectieopties te combineren kun je een rapport over een specifieke groep studenten opvragen. Bijvoorbeeld: alle niet-westers allochtone mannelijke student van domein DMR. Als je organisatie-eenheden of groepen studenten met elkaar wilt vergelijken, kun je het beste voor elke groep een separaat rapport uitdraaien. Voorts is er de selectiemogelijkheid Studiejaar. Deze staat standaard ingesteld op het laatste jaar dat volledig in MI-S 7 is verwerkt, maar je kunt dit veranderen als je een situatie in het verleden wilt opvragen. 7 Als het studiejaar 2011 is ingesteld, dan betreft het studiejaar 2011-2012, die loopt van 1-9 2011 tot en met 31-8-2012. De peildatum van het rapport is daarmee 31-8-2012. 34
Het studiejaar bepaalt welke hoofdfasecohorten je te zien krijgt in de rapporten. Het systeem kiest altijd studiejaar -2, studiejaar 3, studiejaar 4, studiejaar 5 en studiejaar 6. Selecteer je studiejaar 2011, dan toont het rapport dus H09, H08, H07, H06 en H05. Hoe lees je het rapport Studie-uitloop? Drie tabbladen Het rapport bestaat uit drie tabbladen: Tab 1: Trend Studie- uitloop Tab 2: Studie-uitloop Tab 3: Gemaakte selecties Hieronder tref je per tab een toelichting. Tab 1: Trend Studie-uitloop Op deze tab tref je twee grafieken. De grafiek Trend Studie-uitloop (1) toont per hoofdfasecohort het percentage studenten dat is doorgegaan naar het vierde jaar hoofdfase. Er is dus steeds op hetzelfde moment in de studieloopbaan van studenten gemeten. Dat betekent dat voor cohort H09 de meting plaatsvond op 31-8- 2012, voor H08 op 31-8-2011, voor H07 op 31-8-2008, et cetera. Figuur 7 De grafiek Trend Studie-uitloop (2) toont per hoofdfasecohort het percentage studenten dat is doorgegaan naar het vijfde jaar hoofdfase. Tab 2: Studie-uitloop Deze tab bestaat uit twee delen: de tabel Samenvatting Studie-uitloop en de tabel Details Studie-uitloop. Samenvatting Studie-uitloop De tabel Samenvatting Studie-uitloop (Figuur 8) toont voor een willekeurige opleiding het aantal uitlopers dat aan het begin van het geselecteerde studiejaar stond ingeschreven en het aantal dat aan het einde daarvan doorgaat naar het volgende studiejaar. De tabel is een optelsom van de absolute aantallen in de tabel Details Studie-uitloop die er onder staat, voor zover die getallen betrekking hebben op het geselecteerde studiejaar en het begin van het eerstvolgende studiejaar. 35
Figuur 8 Leesvoorbeeld Figuur 8 Aan het begin van studiejaar 2011 begonnen 38 (A3) studenten aan hun vierde jaar hoofdfase. Dat is de nieuwe generatie uitlopers. Ook begonnen toen 26 (B3) aan hun vijfde, zesde zevende etc. jaar hoofdfase. Totaal zijn er op 1 september 2012 dus 64 (C3) uitlopers. In de loop van studiejaar 2011 studeerden er 46 (C4) uitlopers af. Hiervan zijn er 28 (A4) van de nieuwe generatie en 18 (B4) van de studenten die al vijf jaar of langer in de hoofdfase zitten. Totaal vielen er in 2011 3 (C5) uitlopers uit, waarvan 0 (A5) van de nieuwe generatie (H08) en 3 (B5) van de oudere hoofdfasecohorten. Van alle 38 (C3) uitlopers die begin studiejaar 2011 stonden ingeschreven, zijn er aan het einde van het jaar 15 (C6) niet afgestudeerd èn niet uitgevallen. Deze studenten gaan door naar studiejaar 2012 (E3). Details Studie Uitloop Deze tabel Details Studie-uitloop (Figuur 9) is op drie manieren te lezen: verticaal, horizontaal en diagonaal. Verticaal lezen Verticaal is te lezen uit welke cohorten de uitlopers afkomstig zijn die begin 2011 stonden ingeschreven en welke daarvan zullen doorgaan naar 2012. Het is de uitsplitsing van de tabel Samenvatting studie-uitloop. De kleuren van tabel Samenvatting Studie-uitloop en Details Studie-uitloop corresponderen met elkaar. De kolommen G en H zijn voor cohort 2009 leeg, omdat studenten uit dat cohort in studiejaar 2011 nog geen uitlopers waren. Aan het einde van 2011 is echter wel bekend wie er in studiejaar 2012 zullen doorgaan naar het vierde jaar van de hoofdfase (Cel I28). Dit aantal is identiek aan het aantal in cel D3 van tabel Samenvatting Studie-uitloop. Onderaan de tabel is een samenvatting opgenomen van de uitlopers uit de aller-oudste cohorten, in dit geval ouder dan H05. Er zijn geen percentages opgenomen, omdat de percenteerbasis niet vast is. Die is namelijk afhankelijk van de toevallige cohorten waar deze studenten toe behoren. 36
Figuur 9 Leesvoorbeeld Verticaal lezen Figuur 9 Van cohort H05 stonden er begin 2011 nog 3 (G4) studenten ingeschreven. Zij zijn 7 e -jaars hoofdfase studenten. In 2011 haalden 0 (G5) daarvan het einddiploma en viel er 1 (G6) uit. Op 31-8-2011 waren er dus nog 2 (G7) over die per 1-9-2012 r 8 e -jaars hoofdfase zouden worden (I4). 37
Horizontaal lezen Horizontaal is te volgen hoe een cohort zich ontwikkelt Leesvoorbeeld horizontaal lezen Figuur 9 H06 omvat 230 studenten (B9). Daarvan is 25,2% (D10) doorgegaan naar het 4 e jaar van de hoofdfase; 7,4% (F10) is vervolgens nog doorgegaan naar het 5 e jaar hoofdfase; 3,0% (H10) is voorts doorgegaan naar het 6 e jaar hoofdfase en uiteindelijk zal 1 student (0,4%) per 1-9- 12 zelfs nog ingeschreven staan voor het 7 e jaar hoofdfase (i10 resp. J10). Diagonaal lezen Diagonaal is te volgen in hoeverre de studie-uitloop over de cohorten verandert. De rood omkaderde percentages geven per cohort weer hoeveel studenten zijn doorgestroomd naar het vierde jaar van de hoofdfase. Deze percentages zijn op de eerste tab van het rapport weergegeven in grafiek Trend Studie-uitloop (1) ( Figuur 7.) De geel omkaderde percentages geven per cohort weer hoeveel studenten doorgestroomd zijn naar het vijfde jaar van de hoofdfase. De percentages zijn op de eerste tab van het rapport weergegeven in Trend Studieuitloop (2) (Figuur 7.) Tab 3: Gemaakte selecties Deze tab geeft de selectie weer die je hebt gemaakt in het selectiescherm. Deze tab is relevant wanneer je het rapport naar Excel exporteert. De tabel met selecties die boven elke tab staat (zie voorbeeld in Figuur 10) gaat in de export namelijk verloren. Figuur 10 Het gebruik van rapport Studie-uitloop samen met Studiekompas Studiekompas biedt, net als het rapport Studie-uitloop, inzicht in het aantal student dat niet binnen de nominale periode afstudeert. Het biedt echter geen inzicht in de ontwikkeling dat aantal door de tijd. Rapport Studie-uitloop toont die ontwikkeling wel, maar biedt daarentegen niet de mogelijkheid om individuele studenten op te vragen. Het kan soms handig zijn de beide rapporten naast elkaar te gebruiken. Een manager kan bijvoorbeeld eerst globaal inzicht willen hebben in de Studie-uitloop en op basis daarvan SLB ers vragen de studenten extra te gaan begeleiden te gaan begeleiden die uitlopen of dreigen uit te lopen. Met behulp van Studiekompas kan voor de SLB ers een lijst gemaakt worden van de studenten die het betreft. In bijlage 4 staat beschreven hoe je uit Studiekompas precies de studenten kunt halen die je in Rapport Studie-uitloop ziet. 38
39
5. Problemen en oplossingen Kloppen de cijfers in het rapport wel? 1. Controleer of je de juiste selecties hebt gemaakt bij het opvragen van een rapport. Controleer in het bijzonder of je de juiste Plan- en/of Subplancodes hebt geselecteerd. Vooral opleidingen die één of meer Instroom-Subplannen in SIS hebben gedefinieerd vergen extra aandacht. 2. Als je de rapporten correct hebt opgevraagd (zie punt 1), dan is de oorzaak vermoedelijk dat SIS niet op orde is. a. Zijn cohorten correct ingevoerd? b. Zijn alle resultaten al door docenten ingevoerd en doorgeboekt? c. Heeft de SIS-specialist de zogeheten SIS-Issues gecorrigeerd? 8 d. Zijn de Plan- en Subplan- coderingen goed ingevoerd in SIS? e. Etc.. Voor SIS-vraagstukken is het is raadzaam contact op te nemen met de M.I.S.-key-user en de SIS-specialist van je domein. 8 De SIS-issues zijn fouten in de wijze waarop gegevens in SIS zijn vastgelegd. De wijze van registreren voldoet dan niet aan de daarvoor gelden afspraken, waardoor het voor MIS onmogelijk is de gegevens te herkennen en te verwerken in rapportages. De SIS-issues kunnen door SIS-specialisten worden opgespoord met behulp van speciaal daartoe geschreven queries. 40
41
Bijlage 1: Wat je moet weten als er subplannen zijn gedefinieerd Heb je te maken met opleidingen (Plannen) met Subplannen, dan moet je deze bijlage zorgvuldig lezen als je informatie over reguliere (!) routes wilt opvragen Je wilt uitsluitend gegevens over het subplan opvragen? Niets aan de hand: selecteer het Subplan waarover je de gegevens wilt opvragen en je krijgt de gevraagde informatie Je wilt gegevens over de reguliere route opvragen? Normaalgesproken volstaat het om bij selectie-item Plan de naam van de opleiding op te geven. Zijn er echter naast de reguliere route ook varianten, ( gedefinieerd als subplan) dan moet je niet alleen Plan = naam van de reguliere route kiezen, maar ook Instroom subplan = niet toegewezen. Betreft het subplannen die aangemerkt zijn als Uitstroomsubplannen, dan kies je Uitstroomsubplan=niet toegewezen in plaats van Instroomsubplan=niet toegewezen. Voeg je dat niet toe, dan krijg je niet alleen de reguliere route, maar ongemerkt daarbij de gegevens die betrekking hebben op de subplannen Voorbeeld De opleiding Sociaal Pedagogische Hulpverlening voltijd heeft naast de reguliere vierjarige route (Plan= SPH vt ), ook nog een driejarige route voor studenten met een mbovooropleiding (Subplan=SPHvt 3J). Om de gegevens van de reguliere 4-jarige route te selecteren, zonder dat die vervuild raakt door gegevens van de driejarige route, dan selecteer je: Plan=SPHvt Subplan= niet toegewezen Is niet toegewezen dan een ander woord voor de reguliere route? Kies je alléén Subplan= niet toegewezen, zonder nadere specificatie van het Plan, dan selecteer je àlle reguliere routes van de hele HvA. Dat je de optie niet toegewezen in het selectiescherm vindt onder de naam van een concrete opleiding, maakt daarbij niet uit. Je moet dus ook altijd het Plan kiezen van de opleiding waarvan je de reguliere route wilt zien! Waarom is er geen subplan regulier route? Bij de inrichting van SiS zijn Subplannen alleen gebruik om uitzonderingen op het reguliere programma te benoemen, zonder daarbij de reguliere route zelf als een subplan te markeren. In MI-S kunnen daarom wel een subplan selecteren, maar dat is per definitie nooit een reguliere route. Alleen via het bovenbeschreven omweggetje kun je de reguliere routes opvragen zonder de vervuiling van andere varianten. 42