OVER SPP DOEL VAN SPP Strategische PersoneelsPlanning (SPP) heeft tot doel het bieden van inzicht in de toekomstige arbeidsvoorzieningsvraagstukken van uw organisatie c.q. een onderdeel van uw organisatie. Met andere woorden: Wat is de behoefte/vraag naar arbeid, nu en in de toekomst? Wat is de beschikbaarheid/het aanbod van arbeid, nu en in de toekomst? Welke verschillen tussen vraag en aanbod zijn er dan, nu en in de toekomst? Wellicht heeft u al een bepaald gevoel waar het in de toekomst gaat knellen. SPP helpt u bij het duiden van dit onderbuik -gevoel door het systematisch doorlopen van een gestructureerd proces en het onderbouwen van de effecten van externe ontwikkelingen en interne (strategische) keuzes met kwantitatieve gegevens en kwalitatieve inzichten. De uitkomst van SPP is bijvoorbeeld inzicht in: een gekwantificeerd tekort aan c.q. een overschot van medewerkers voor bepaalde functies; de noodzakelijke aanvullende/andere kwaliteiten van medewerkers om succesvol te blijven in de toekomst; nut en noodzaak van het inzetten van meer of minder flexibele medewerkers; financiële consequenties van ontwikkelingen en keuzes. Deze inzichten vormen de basis voor gericht beleid en acties om issues op het gebied van personeelsvoorziening tijdig aan te pakken en oplossingen te realiseren. Alleen, maar wellicht ook in de samenwerking met andere bedrijven in de regio en/of sector, om een gezamenlijk standpunt te vormen richting overheid voor het stimuleren van de arbeidsmarkt en/of richting onderwijs om te borgen dat over drie jaar studenten op de arbeidsmarkt komen met de gewenste kwalificaties. OVER SPP 1
DENKEN VANUIT K 3 R Bij het onderzoeken van de huidige en toekomstige Formatie (vraag naar arbeid) en Bezetting (aanbod van arbeid), onderscheiden we de volgende vier dimensies in het gehele SPP-proces: Kwantiteit: aantallen medewerkers/formatieplaatsen Kwaliteit: karakteristieken van medewerkers/formatieplaatsen Kosten van arbeid: uit te drukken in euro s arbeidsrelaties: vorm van samenwerking (bv. vast, flexibel, uitbesteed) Deze dimensies zijn samengevat in K³R. De omgevingsfactoren beïnvloeden K³R van buitenaf, terwijl de missie, visie en strategie van binnenuit bepalen hoe K³R er in de toekomst uit zal moeten zien. Uiteraard hangen hierbij de omgevingsfactoren en strategie met elkaar samen. Juist in dit spanningsveld tussen omgeving en strategie speelt het vraagstuk van SPP zich af. Het is van belang na te gaan in hoeverre alle dimensies van K 3 R interessant/relevant zijn voor de uw eigen SPP-traject. Door hierin keuzes te maken brengt u focus aan. Zo kan de toekomstige ontwikkeling met name een kwaliteitsimpuls vragen of juist met name gaan om aantallen. Of kan een kostenbesparing noodzakelijk zijn of de wijze (flexibiliteit) waarop de arbeid wordt verricht. Kwaliteit Kwantiteit K 3 R Kosten Relatie Door in iedere fase en bij iedere bouwsteen na te gaan wat dit betekent voor K 3 R verzekert u zichzelf ervan in uw afweging volledig te zijn. OVER SPP 2
HET SPP-MODEL: FASEN EN BOUWSTENEN FORMATIE = vraag naar arbeid (fase 1) BEZETTING = aanbod van arbeid (fase 2) Nu Bouwsteen 1 Huidige formatie (K 3 R) Bouwsteen 4 Huidige bezetting (K 3 R) Nu Bouwsteen 2 Scenario s (K 3 R) Bouwsteen 5 In- en externe dynamiek (K 3 R) Confrontatie (fase 3) Straks Bouwsteen 3 Gewenste formatie (K 3 R) Bouwsteen 7 Gaps (K 3 R) Bouwsteen 6 Verwachte bezetting (K 3 R) Straks 8. Beleidsdiscussie & oplossing (K 3 R) De kern van het SPP-model (zie ook afbeelding) is gelegen in het duiden van: de formatie (= vraag naar arbeid in termen van aantal fte per functie): nu en in de toekomst; de bezetting (= aanbod van arbeid in termen van beschikbare medewerkers): nu en in de toekomst; confrontatie vraag en aanbod zodat discrepanties in beeld worden gebracht en dus oplossingen kunnen worden benoemd om (toekomstige) verschillen tussen vraag naar en aanbod van arbeid op te lossen. Het totale project omvat naast de voorbereiding drie fasen met ieder een of meerdere bouwstenen: Fase Bouwstenen 0. Voorbereiding Projectafbakening en projectorganisatie 1. Formatie = vraag naar arbeid Bouwsteen 1: inventariseren huidige formatie Bouwsteen 2: toekomstscenario s Bouwsteen 3: toekomstige gewenste formatie ( dream team ) 2. Bezetting = aanbod van arbeid Bouwsteen 4: huidige bezetting, kwantiteit en kwaliteit Bouwsteen 5: dynamiek: effecten op bezetting vanuit de externe arbeidsmarkt en intern rond in-, door- en uitstroom (IDU) van medewerkers Bouwsteen 6: toekomstig verwachte bezetting 3. Confrontatie & oplossing Bouwsteen 7: confrontatie en discussie Bouwsteen 8: oplossingsrichtingen Fase 0 dwingt u om na te denken over de invulling en organisatie van het SPP-project in termen van de projectafbakening en de projectorganisatie. Een goede voorbereiding is bepalend voor het succes van het project en de waarde van de uitkomsten. OVER SPP 3
Fase 1 is gericht op het in beeld brengen van de huidige en toekomstig gewenste formatie (= vraag naar arbeid). Bouwsteen 1 focust op de huidige formatie. Essentieel is de bedrijfskundige benadering: welke producten/diensten levert de organisatie/het onderdeel en welke functies leveren daarbij een bijdrage? Bouwsteen 2 is gericht op het inventariseren van externe ontwikkelingen van invloed op de toekomstige vraag naar arbeid. Via bijvoorbeeld een DESTEP-analyse wordt de invloed bepaald op de levering van producten/diensten in de toekomst: meer of minder of nieuwe producten. De kwantitatieve impact op product/diensten wordt vertaald naar de toekomstige formatie. Bouwsteen 3 biedt ruimte voor het vertalen van strategische keuzes over het voortbrengingsproces van producten/diensten (het HOE ) naar de toekomstige formatie. Gaat uw organisatie het productieproces verder automatiseren of zijn er wellicht nieuwe functies nodig om (nieuwe) producten/diensten te leveren? Verandert de verhouding intern/extern personeel of de arbeidsproductiviteit? En wat betekent een en ander financieel gezien? Naast de kwantitatieve aspecten wordt in bouwsteen 3 ook gekeken naar de kwalitatieve aspecten van de toekomstige formatie. Vragen veranderingen in het toekomstige voortbrengingsproces straks om andere kwaliteiten? Fase 2 is gericht op het in beeld brengen van de huidige en toekomstige personele bezetting (= aanbod van arbeid). Bouwsteen 4 is gericht op het kwantificeren van de huidige bezetting in termen van aantallen, maar ook een verdere kwantificering naar leeftijdscategorieën, diensttijd of verblijfstijd in functie, relatieve salarispositie, deeltijd/voltijd e.d. Naast een kwantificering van de huidige bezetting benoemen we ook de kwaliteiten van huidige medewerkers in termen van performance en ontwikkelpotentieel ( vlootschout ), mede in het licht van de gewenste toekomstige kwaliteiten. In bouwsteen 5 benoemen we de in- en externe dynamiek van invloed op de toekomstige beschikbaarheid van medewerkers. De interne dynamiek wordt bepaald door de in,- door- en uitstroom van medewerkers. Voor de externe dynamiek kijken we naar de ontwikkeling van de externe arbeidsmarkt en de invloed daarvan op de toekomstige beschikbaarheid van medewerkers. Een krappe arbeidsmarkt kan de instroom van medewerkers beperken en de uitstroom vergroten; in algemene zin, maar ook voor specifieke functies. In bouwsteen 6 duiden we dan de toekomstige beschikbaarheid van personeel, uitgaande van wat er nu is, de inventarisatie van in-, door- en uitstroomgegevens en de impact van de externe arbeidsmarkt. Een en ander in kwantitatieve zin, maar ook in kwalitatieve zin. Tenslotte is fase 3 gericht op confrontatie en oplossingen. In Bouwsteen 7 besteden we aandacht aan het analyseren van de verschillen tussen toekomstige vraag en aanbod. Deze confrontatie maakt duidelijk waar aandachtpunten zitten. Bouwsteen 8 gaat in op het benoemen van oplossingen door het aanpassen van het aanbod op de vraag (mobiliteit, duurzame inzetbaarheid e.d.), maar wellicht ook door het bijstellen van de vraag. Vervolgens kunnen organisaties gericht aan de slag met oplossingen, òf als organisatie zelf òf in de samenwerking met andere bedrijven in de regio en/of de sector. OVER SPP 4
BOUWSTENEN IN RELATIE TOT DE K 3 R-DIMENSIES Sommige bouwstenen hebben een specifieke focus op een bepaald element van K 3 R, zoals samengevat in onderstaande tabel. Uiteraard staat het u vrij zelf K 3 R-elementen in een bouwsteen of fase toe te voegen of juist weg te laten. Fase K3 R Kwantiteit Kwaliteit Kosten Relatie 0 Voorbereiding n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. 1 Formatie 1, 2, 3a, 3b 3d 3c 1, 3b 2 Bezetting 4a, 4c, 5, 6 4b 4a 4a 3 Confrontatie 7, 8 D161032 vs1 OVER SPP 5