Basis inspectiemodule Werkdruk Deze Basis Inspectie Module (BIM) is opgesteld aan de hand van de stand van de wetenschap en is geschreven voor intern gebruik door de Inspectie SZW. Verder is de in deze BIM beschreven werkwijze algemeen omschreven. Inspecteurs kunnen op grond van de aangetroffen situatie in een bedrijf afwijken van de hier beschreven werkwijze.
Basis Inspectiemodule Werkdruk Toepassingsgebied: Deze basis-inspectiemodule is toepasbaar bij het inspecteren op het PSA risico werkdruk in alle bedrijven en instellingen, waar door werknemers arbeid wordt verricht. Ontwikkeld door: Expertisecentrum, Vakgroep MACAO/A&O, Specialisten PSA Datum goedkeuring en geldigheidsduur: Datum goedkeuring MT Arbo: 21 februari 2017 Deze basis-inspectiemodule is geldig totdat wijzigingen in de regelgeving of stand van de wetenschap bijstelling noodzakelijk maken. Laatste wijziging: 7-2-2017. Reden: Verscherping stand van de wetenschap Vereist kennisniveau, training en ervaring: Voor het kunnen uitvoeren van een inspectie op werkdruk en het hierbij toepassen van deze basis inspectiemodule is een kennisniveau vereist dat overeenkomt met de eindtermen van de PSA les C01 uit de Arbo opleiding. Daarnaast is training on the job een vereiste, totdat de inspecteur in staat is om deze inspecties zelfstandig uit te voeren. Dit houdt in ieder geval in dat een inspecteur minimaal 3 keer met een ervaren inspecteur op werkdruk heeft geïnspecteerd. Naslagwerken: In de Kennisbank in DIWI zijn bij het onderwerp Psychosociale Arbeidsbelasting PSA enkele relevante naslagwerken en documenten met betrekking tot het risico werkdruk te vinden. Inleiding: Zie pagina 3 en 4. Eigen veiligheid, gezondheid en welzijn van inspecteurs: Er dient aandacht te worden geschonken aan het feit dat het inspecteren op werkdruk (zeker bij een behoorlijk aantal inspecties) het nodige vergt van de inspecteur. Dit kan komen door de soms lastige gesprekken met (groepen) mensen en door de emotionele en taakbelasting, die hiermee kan samenhangen. Dit kan aanleiding zijn om deze inspecties met twee inspecteurs uit te voeren. 2
Inleiding Het risico op werkdruk In elke organisatie waar door werknemers arbeid wordt verricht is werkdruk een potentieel risico. Het is algemeen bekend dat werkdruk de laatste jaren in Nederland in steeds meer bedrijven en instellingen een belangrijk arbeidsrisico vormt. Dit blijkt ook uit de werkgeversenquête WEA, de werknemersenquête NEA en uit cijfers van het CBS. Uit een verkennende studie naar PSA van onze eigen inspectiedienst blijkt tevens dat werkdruk in bijna alle sectoren een risico vormt. Elke werkgever dient daarom de nodige aandacht te schenken aan dit risico. Deze aandacht begint met een inventarisatie van het risico werkdruk in de RI&E. Iedere werkgever dient te beschikken over een actuele RI&E, waarin werkdruk op een deugdelijke wijze is geïnventariseerd en indien nodig daarna verdiepend is onderzocht. Dit geldt ook voor werkgevers die gebruik maken van een (erkende) branche RI&E. De kwaliteitseisen waaraan een deugdelijke RI&E en verdiepend onderzoek betreffende dit onderwerp moeten voldoen staan beschreven in bijlage 1 en 2. De werkgever moet aan de inspecteur kunnen uitleggen op welke manier de werkdruk in het kader van de RI&E is onderzocht en hoe de conclusies daaruit ten aanzien van het risico werkdruk tot stand zijn gekomen. Wanneer er sprake is van meerdere werkdrukbronnen of tekort aan energiebronnen die het risico op werkdruk verhogen, dient de werkgever vervolgens maatregelen te treffen om dit risico afdoende te beheersen. Doel van het inspecteren op werkdruk Met inspecties op werkdruk wordt de naleving van artikel 3, lid 2 van de Arbowet en artikel 2.15 van het Arbobesluit verhoogd, door op basis van deze wet- en regelgeving waar nodig te handhaven op een doeltreffende aanpak van het risico werkdruk. Beoogd effect hiervan is dat de werkdruk afdoende wordt beheerst, zodat negatieve gevolgen van werkdruk, zoals gezondheidsklachten, ziekteverzuim en langdurige arbeidsongeschiktheid zo veel mogelijk worden voorkomen of beperkt. Informatie over arbocatalogi Omdat de inspecties in veel verschillende sectoren kunnen plaatsvinden dient de inspecteur bij elke organisatie, die door hem/haar geïnspecteerd wordt, zelf na te gaan of er in de betreffende sector een arbocatalogus van toepassing is, waarin de aanpak van het PSA risico werkdruk is opgenomen. Aanpakken van werkdruk Door TNO is een Wegwijzer gemaakt voor het beheersen van Werkdruk. Deze wegwijzer is een instrument voor werkgevers om de beleidscyclus voor het beheersen van werkdruk stap voor stap te versterken. Deze werkdruk wegwijzer komt overeen met de inspectiemethodiek zoals uiteengezet wordt in de BIM. Zie onderstaande link: https://www.tno.nl/nl/aandachtsgebieden/gezond-leven/prevention-work-health/duurzameinzetbaarheid/werkdruk-weg-met-de-werkdruk-wegwijzer/ Achtergrondinformatie werkdruk Wanneer er gewerkt wordt met deze BIM werkdruk is het van belang hierbij ook de EC kaart werkdruk te hanteren. In deze EC-kaart staan de theorieën rondom werkdruk nader uitgewerkt. De EC kaart werkdruk vergroot de kennis over het begrip werkdruk. Deze is te bereiken via de volgende link: EC kaart werkdruk en werkstress. 3
Inspectievragen 1. Is er een actuele, deugdelijke en volledige risico-inventarisatie & evaluatie aanwezig met betrekking tot het risico werkdruk? 2. Wanneer uit de RI&E blijkt dat werkdruk een reëel risico is binnen de organisatie: Is er een actueel, deugdelijk en volledig verdiepend onderzoek naar de werkdruk uitgevoerd voor de gehele organisatie, dan wel voor die organisatieonderdelen en/of functies, waarin bij de risicoinventarisatie & evaluatie de werkdruk te hoog bleek te zijn? 3. Zijn in een plan van aanpak voldoende doeltreffende, en bij de knelpunten aansluitende, maatregelen opgenomen om de geconstateerde werkdrukbronnen te verminderen of energiebronnen te verhogen en vervolgens goed te kunnen beheersen? Staan in het plan van aanpak tevens termijnen voor uitvoering en evaluatie van de maatregelen genoemd? 4. Zijn de maatregelen uit het plan van aanpak conform de planning uitgevoerd en is hierbij voldaan aan de kwaliteitseisen ten aanzien van de inhoud van de maatregelen en ten aanzien van het uitvoeringsproces van de maatregelen? 5. Heeft er een grondige evaluatie plaatsgevonden van maatregelen die genomen zijn om werkdrukbronnen te verminderen en/of energiebronnen te vergroten? Heeft er tevens een evaluatie plaatsgevonden van de totale aanpak om werkdruk te verminderen? Indien hieruit blijkt dat er nog steeds knelpunten zijn die kunnen leiden tot te hoge werkdruk is wordt de cyclus dan opnieuw doorlopen? 6. Krijgen medewerkers en leidinggevenden, die met een te hoge werkdruk te maken (kunnen) krijgen, adequate voorlichting en instructies m.b.t. de daaraan verbonden risico s en de maatregelen die zijn getroffen om een te hoge werkdruk te voorkomen of te beperken? Raadpleeg bij het beantwoorden van deze inspectievragen ook onderstaande toelichting, waarin onder andere per inspectie onderwerp kwaliteitseisen zijn opgenomen. Toelichting op de inspectievragen Gesprekspartners tijdens de inspectie Om tijdens een inspectie informatie te verzamelen over de inspanningen die de betreffende organisatie reeds heeft verricht om het risico werkdruk te beheersen wordt gestart met het bestuderen van relevante documenten, zoals de RI&E, verdiepend werkdrukonderzoek en plannen van aanpak. De documentstudie wordt gevolgd door gesprekken met (vertegenwoordigers van) de werkgever, (vertegenwoordigers van) de ondernemingsraad (OR) en functionarissen van die organisatie die op dit terrein deskundig zijn. Met de OR vindt (daarnaast) een gesprek plaats om te bevorderen dat zij vrijuit over de problematiek met betrekking tot werkdruk kunnen spreken. De OR kan in veel gevallen iets zeggen over de achtergronden en oorzaken van een te hoge werkdruk en over de onderdelen van de organisatie, waar de werkdrukproblematiek het sterkst speelt. Indien er geen OR is, zorg er dan voor dat vanuit de medewerkersinterviews een helder beeld wordt verkregen. Indien nodig kan de inspecteur extra groepsinterviews houden. Om een oordeel te kunnen geven over de mate waarin medewerkers en leidinggevenden voorgelicht zijn over het onderwerp werkdruk vinden gesprekken/interviews plaats met medewerkers en leidinggevenden. Hiervoor is het van belang dat die afdelingen worden geselecteerd, eventueel met behulp van een OR, waar de risico s het grootst worden geacht. Afhankelijk van de grootte van de afdeling bepaald de inspecteur hoeveel medewerkers hij wil interviewen. Een richtlijn is dat er op een afdeling van 12 personen 4 à 5 medewerkers deelnemen in het groepsinterview. Op grotere afdelingen kan het dan gaan om 2 interviews met 5 personen van die afdeling. Gesprekken met medewerkers en leidinggevenden zijn tevens nodig om de werkgever eventueel te kunnen confronteren met werkdrukproblematiek die speelt. Wanneer een inspecteur sterke twijfels heeft over de implementatie van de maatregelen binnen een organisatie kan hij ook hierover vragen stellen aan medewerkers of leidinggevende. Nogmaals, het is dus aan het oordeel van de inspecteur of hij deze toetst op het niveau van de maatregelen noodzakelijk vindt. Van de interviews dienen verslagen te worden opgesteld. Meer hierover is te lezen in het handhavingsbeleid: Werkinstructie Handhavingsaanpak Arbeidsomstandighedenwet. 4
Fasen in de aanpak van werkdruk In het introductiegesprek gaat de inspecteur na of in de betreffende organisatie aan het risico werkdruk aandacht wordt besteed op een manier zoals hierboven in de inspectievragen wordt beschreven. Deze aanpak is gebaseerd op de arbo beleidscyclus, vanaf een RI&E tot en met een evaluatie van de getroffen maatregelen en indien nodig weer gevolgd door een nieuwe cyclus. Bij een dergelijke aanpak kunnen de volgende stappen onderscheiden worden: Inventariseren van verschillende factoren die werkdrukbronnen kunnen zijn binnen de organisatie en evalueren van de mate en ernst hiervan in het kader van de risico inventarisatie en evaluatie (RI&E fase); Wanneer uit de beoordeling uit de RI&E blijkt dat het risico op werkdruk gemiddeld tot hoog is wordt een verdiepend onderzoek uitgevoerd (fase van verdiepend onderzoek); Analyseren van de werkdrukbronnen en energiebronnen die vanuit het verdiepend werkdrukonderzoek naar voren komen en hierbij passende maatregelen formuleren in een plan van aanpak (fase van maatregelen in plan van aanpak); Maatregelen vanuit het plan van aanpak uitvoeren conform planning in plan van aanpak (fase van uitvoering) Evalueren van het effect van de genomen maatregelen conform planning in het plan van aanpak (evaluatiefase 1); Evalueren van de totaal aanpak om werkdruk te beheersen: zijn de werkdrukbronnen afgenomen, energiebronnen toegenomen en/of zijn er nieuwe werkdrukbronnen bij gekomen/ energiebronnen verdwenen. Indien nieuwe knelpunten zichtbaar zijn cyclus opnieuw starten met verdiepend onderzoek ((evaluatiefase 2). Er wordt beoordeeld of de werkgever de beleidscyclus voor werkdruk geborgd heeft (fase van cyclus beoordeling). Aan de hand van de stappen die door de betreffende organisatie reeds zijn gezet, beoordeelt de inspecteur in welke fase van de cyclische aanpak van werkdruk deze organisatie zich bevindt. Naast de verschillende fasen van de werkdrukcyclus beoordeelt de inspecteur in hoeverre de werkgever zijn werknemers en leidinggevende voorlichting en onderricht biedt rondom het onderwerp werkdruk. Fases in de beleidscyclus werkdruk De inspecteur zal bij de inspectie en eventuele handhaving moeten beoordelen in welke fase de betreffende organisatie zit ten aanzien van de aanpak van werkdruk. Hierna volgt een overzicht van de verschillende fasen in de beleidscyclus. Tevens wordt hierbij per fase aangegeven tot welk handhavingstraject deze - indien nodig - leidt. 1. Fase van RI&E A. Men is nog niet begonnen of nog bezig met een actuele inventarisatie van het risico werkdruk, óf B. De aanwezige inventarisatie is volgens de inspecteur niet actueel, deugdelijk en volledig. Wanneer er wel een actuele inventarisatie van het risico werkdruk aanwezig is, beoordeelt de inspecteur, mede op basis van de kwaliteitseisen die in Bijlage 1 worden beschreven, of deze inventarisatie deugdelijk en volledig is. Deze nadere beoordeling is zeker nodig, wanneer in de RI&E een vraag over het risico op werkdruk simpelweg met nee is beantwoord. Naast het bestuderen van de relevante documenten kan de inspecteur nadere informatie inwinnen bij functionarissen die op dit terrein deskundig zijn en bij de OR. Handhaven: Afhankelijk van de conclusies van de inspecteur t.a.v. de aan- of afwezigheid of de kwaliteit van de inventarisatie van het risico werkdruk: Er ontbreekt een deugdelijke en volledige inventarisatie van het risico werkdruk. En er ontbreekt - indien dit op basis van deze inventarisatie nodig blijkt - een verdiepend onderzoek naar de werkdruk in de gehele organisatie dan wel in bepaalde organisatieonderdelen en/of functies, gevolgd door doeltreffende maatregelen in een Plan van Aanpak. Hierdoor ontbreekt ook de implementatie van deze doeltreffende maatregelen en een evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen. (B20150101). Wanneer een RI&E in het geheel ontbreekt dient hierop vanzelfsprekend ook gehandhaafd te worden middels artikel 5 lid1 van de Arbeidsomstandighedenwet. Dit artikel wordt ook gekozen indien het onderwerp werkdruk in zijn geheel niet terug komt in de RI&E. Indien het te beperkt is opgenomen dan wordt gekozen voor artikel 2.15 1 e lid van het Arbobesluit. 2. Fase van verdiepend onderzoek. 5
A. Men is klaar met een actuele inventarisatie van het risico werkdruk: hieruit blijkt dat er in de gehele organisatie dan wel in bepaalde organisatieonderdelen of functies sprake is van een te hoge werkdruk, maar hier is nog geen verdiepend onderzoek naar gedaan, óf B. Men is bezig of al klaar met dit verdiepende onderzoek, maar dit voldoet niet aan de gestelde kwaliteitseisen voor verdiepend onderzoek. Als men al klaar is met een actueel verdiepend onderzoek, beoordeelt de inspecteur, mede op basis van de kwaliteitseisen die in Bijlage 2 worden beschreven, of het verdiepend onderzoek naar werkdruk deugdelijk en volledig is. Handhaven: Afhankelijk van de conclusies van de inspecteur t.a.v. de aan- of afwezigheid en de kwaliteit van het verdiepend onderzoek: Er ontbreekt een deugdelijk en volledig verdiepend onderzoek naar de werkdruk in de gehele organisatie / in bepaalde organisatieonderdelen / in bepaalde functies waarin volgens de risicoinventarisatie de werkdruk te hoog blijkt te zijn en er ontbreken doeltreffende maatregelen in een Plan van Aanpak. Hierdoor ontbreekt ook de implementatie van deze doeltreffende maatregelen en een evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen. (B20150101). 3. Fase van maatregelen in Plan van aanpak A. Men is nog niet begonnen of nog bezig met het opstellen van een Plan van Aanpak op basis van een verdiepend onderzoek naar de werkdruk in de gehele organisatie dan wel in bepaalde relevante organisatieonderdelen of functies, óf B. Men is klaar met het opstellen van een Plan van Aanpak met betrekking tot het risico werkdruk, maar de maatregelen voldoen niet aan de gestelde eisen. Handhaven: Als men nog niet begonnen of wanneer de inspecteur twijfels heeft over de implementatie ervan (A): Er ontbreken doeltreffende maatregelen in een Plan van Aanpak n.a.v. de uitkomsten van het verdiepend onderzoek naar de werkdruk. Tevens ontbreken termijnen voor de uitvoering van de maatregelen en termijnen voor de evaluatie van de maatregelen. Hierdoor ontbreekt ook de implementatie van deze doeltreffende maatregelen en een evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen. (B20150101) Wanneer het Plan van Aanpak al klaar is (B), toetst de inspecteur of de maatregelen voldoen aan de kwaliteitseisen voor maatregelen, die in bijlage 3 gesteld worden. Dit doet hij door documentonderzoek en gesprekken met werkgever en inhoudelijk deskundigen. Handhaven: Als het Plan van Aanpak reeds klaar is, maar het voldoet naar oordeel van de inspecteur niet aan de gesteld eisen (B): Gelet op de resultaten van het verdiepend onderzoek ontbreken in het Plan van Aanpak doeltreffende maatregelen ter beheersing van de te hoge werkdruk, die wordt veroorzaakt door: Zie zo nodig voor voorbeelden van werkdrukbronnen ook het overzicht verderop in deze inspectiemodule. Hierdoor ontbreekt ook de implementatie van deze doeltreffende maatregelen en een evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen. (B20150101). 4. Fase van uitvoering A. Men is bezig met het uitvoeren van de maatregelen m.b.t. werkdruk uit het Plan van Aanpak, óf B. Men is klaar met de uitvoering van de maatregelen m.b.t. werkdruk uit het Plan van Aanpak, maar de implementatie voldoet niet aan de gestelde eisen. De implementatie van de maatregelen wordt getoetst aan de hand van de daarvoor opgestelde hulpvragen voor implementatie in Bijlage 4. Op basis van de antwoorden op de hulpvragen zal de inspecteur zichzelf een beeld moeten vormen over het feit of de implementatie voldoende is geweest. Een norm hiervoor is niet te geven. Indien de inspecteur concludeert dat de implementatie onvoldoende is dan zal hij dit op basis van de antwoorden op de hulpvragen goed moeten onderbouwen. Handhaven: De uitvoering van de maatregelen uit het Plan van Aanpak voldoet niet aan de volgende kwaliteitseisen:. Zie voor de kwaliteitseisen die wij aan de implementatie van de maatregelen stellen de opsomming in Bijlage 4. Hierdoor ontbreekt een zorgvuldige implementatie van de maatregelen uit het Plan van Aanpak en een evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen. (B20150101) 6
5. Fase van evaluatie A. Men is klaar met de implementatie van de maatregelen, maar nog niet gestart met de evaluatie, of B. De evaluatie is gestart/afgerond, maar voldoet niet aan de daarvoor gestelde kwaliteitseisen. De inspecteur beoordeelt of de evaluatie voldoet aan de daarvoor opgestelde kwaliteitseisen voor evaluatie zoals omschreven in bijlage 5. Handhaven: Er ontbreekt een evaluatie van de afzonderlijke maatregelen en/of grondige evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen met betrekking tot de werkdruk. (B20150101). 6. Fase van cyclus beoordeling De hele beleidscyclus m.b.t. werkdruk is al één maal of enkele malen doorlopen, waarbij de onderdelen van deze beleidscyclus recentelijk deugdelijk en volledig zijn uitgevoerd. In deze fase beoordeelt de inspecteur of de evaluatie grondig is uitgevoerd. Dit geldt voor de evaluatie van de genomen maatregelen als ook voor de evaluatie van het totale effect. Kortom wat zijn de effecten van de genomen maatregelen en zijn er werkdrukbonnen bijgekomen en/of energiebronnen afgenomen? Indien uit de evaluatie blijkt dat er nog steeds sprake is van een te hoge werkdruk, gaat de inspecteur na of de werkgever op een zorgvuldige manier aan de slag gaat met het aanpakken van de oorzaken (werkdrukbronnen te hoog, energiebronnen te laag) die tot de resterende hoge werkdruk leiden. Ook beoordeelt hij of er sprake is van een goed geborgde (cyclische) aanpak van werkdruk. Handhaven: Er is geen nieuwe beleidscyclus gestart voor het beheersen van werkdruk, terwijl uit de evaluatie blijkt er nog steeds sprake is van werkdruk. Hierdoor ontbreekt een verdiepend onderzoek naar de actuele knelpunten en ontbreken er doeltreffende maatregelen in een Plan van Aanpak. Hierdoor ontbreekt ook de implementatie van deze doeltreffende maatregelen en een evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen (B20150101) Voorlichting en onderricht Naast de hierboven omschreven scenario s voor de beleidscyclus bestaat er een scenario dat voorlichting en onderricht niet of onvoldoende wordt gegeven. Dit scenario kan altijd samen gaan met een van de hierboven omschreven fases van de beleidscyclus. Echter is het natuurlijk wel noodzakelijk dat werkdruk ook een gemiddeld of hoog risico vormt. Indien dit vanuit de RI&E nog niet is aangetoond is ook nut en noodzaak van voorlichting en onderricht nog niet aangetoond. De inspecteur beoordeelt of voldaan wordt aan de kwaliteitseisen voor voorlichting en onderricht. Deze staan opgenomen in bijlage 6. Handhaven: Er wordt geen of onvoldoende voorlichting en instructie gegeven met betrekking tot werkdruk. (B20150201). Handhaven op werkdruk Een zorgvuldige aanpak van werkdruk, zoals in deze inspectiemodule is beschreven, is erg belangrijk voor het slagen van het hele verbetertraject en vergt vanzelfsprekend de nodige acties en doorlooptijd. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de instelling, de diversiteit van de uit te voeren taken, de ernst van de werkdrukproblematiek en de omvang/reikwijdte van een dergelijk verbetertraject, kan een gehele beleidscyclus tot wel twee jaar in beslag nemen. Bij het bepalen van de handhavingstermijnen dient hier dan ook rekening mee gehouden te worden. Zodoende kan het voor handhavingstermijnen soms handig zijn om te kiezen voor tussentijdse evaluaties van maatregelen of het eisen van evaluatiemomenten en omschrijving van wijze van evalueren in het plan van aanpak. Er kan niet verwacht worden dat de gehele cyclus binnen een jaar af is. Er kan ook voor gekozen worden om voor de verschillende onderdelen van de cyclus aparte termijnen af te spreken. De fase waarin de instelling zich in deze cyclus bevindt speelt hierbij natuurlijk ook een grote rol. Maatwerk is hierbij noodzakelijk. Het heeft geen enkele zin om termijnen af te spreken, die niet haalbaar zijn. Afstemming over deze termijnen met de werkgever is dan ook essentieel. 7
De complexiteit van het begrip werkdruk en de daarmee samenhangende diversiteit in de wijze van inventariseren, verdiepend onderzoeken en vervolgens aanpakken van werkdruk leidt er toe dat de inspecteur zowel bij het inspecteren als ook bij het handhaven op werkdruk in de meeste gevallen maatwerk zal moeten leveren. Alle kwaliteitseisen die als uitgangspunt gelden voor de handhaving staan opgenomen in bijlage 1 t/m 6. Voor de uniformiteit in de brieven worden de voorbeeldbrieven gevolgd. In de kennisbank PSA staat een voorbeeld waarschuwingsbrief en een voorbeeldeis opgenomen. De inspecteur kan deze voorbeeldbrieven passend maken voor de organisatie waar hij/zij geweest is. Van belang is dat bij de brieven een flyer werkdruk (zie kennisbank) als bijlage wordt toegevoegd. De inspecteur voegt in I-net de flyer als bijlage bij de brief. Wettelijke grondslag Deze module is gebaseerd op artikel 2.15 van het Arbobesluit. Het betreft onderstaande feitnummers en de daarbij behorende handhavingsinstrumenten. Feitnummer Inspectiepunten Instrument B20150101 B20150201 blootstellingsbeoordeling PSA in RI&E en maatregelen ter voorkoming of beperking PSA in PvA voorlichting en onderricht over risico s en maatregelen t.a.v. PSA Eis tot naleving of waarschuwing* Eis tot naleving of waarschuwing* W050101 schriftelijke ri&e aanwezig, inclusief risico s bijzondere categorieën werknemers Waarschuwing *een waarschuwing is alleen mogelijk als er voor de betreffende sector een positief getoetste Arbocatalogus t.a.v. dit onderwerp van toepassing is. 8
Bijlage 1: Kwaliteitseisen m.b.t. het inventariseren van werkdruk in de RI&E De RI&E kan op verschillende manieren tot stand komen. De werkgever kan zelf een RI&E opstellen of dit laten doen door een deskundige van bijvoorbeeld een Arbodienst. Werkdruk dient als onderdeel van de RI&E onderzocht te zijn. Indien in de RI&E staat weergegeven: is er sprake van werkdruk? En het antwoord hierop is nee, dan moet de werkgever kunnen aantonen hoe deze nee tot stand is gekomen. De werkgever moet aantonen dat het onderwerp werkdruk in de RI&E deugdelijk en volledig is onderzocht. Dit houdt in ieder geval het volgende in: Het PSA risico werkdruk is voor de verschillende vestigingen / units / afdelingen / teams geïnventariseerd. Er is bij de inventarisatie van het risico werkdruk in ieder geval gekeken naar relevante oorzaken van werkdruk zoals: hoeveelheid werk, onregelmatige diensten, overwerk, steun door collega s en leidinggevenden, werktempo, zwaarte van het werk, emotionele belasting, pauzemogelijkheden. Er is bij de inventarisatie vooral rekening gehouden met de beleving van de werkdruk door de medewerkers. Ook wanneer gebruik gemaakt is van een (erkende) branche RI&E of wanneer de RI&E is uitgevoerd door een Arbodienst dient een werkgever te kunnen onderbouwen hoe het risico werkdruk geïnventariseerd is. Uitkomsten van een preventief medisch onderzoek kunnen ook als input dienen voor de RI&E, mits werkdruk hierin onderzocht is natuurlijk. 9
Bijlage 2: Kwaliteitseisen m.b.t. het verdiepend onderzoek Het verdiepend onderzoek en de analyse van de resultaten hiervan is er op gericht om de werkdruk en de oorzaken daarvan systematisch aan te pakken, zodat de juiste maatregelen getroffen kunnen worden. Er zijn verschillende manieren waarop verdiepend werkdruk onderzoek uitgevoerd kan worden. De keuze hiervoor hangt af van bijvoorbeeld de grootte van de organisatie en de organisatiecultuur. Kwaliteitseisen voor vragenlijstonderzoek Verdiepend onderzoek door middel van een vragenlijst is een methode die vooral geschikt is voor grotere bedrijven (meer dan 25 medewerkers). Dit betekent echter niet automatisch dat deze methode bij kleine bedrijven altijd ongeschikt is. Voorbeelden van vragenlijsten voor verdiepend onderzoek, die voldoende valide en betrouwbaar worden geacht, zijn: WEB Model (Werkstressoren Energiebronnen Burnout-model) VBBA (Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid) TNO NOVA Weba JCQ (Job Content Questionaire) JSS (Job Stress Survey) TOMO (Toetsingslijst Mens en Organisatie) Internetspiegel Werkdruk aanpakken in het MKB (voor het MKB) Enkele van deze vragenlijsten zijn opgenomen in het onderdeel Psychosociale arbeidsbelasting van de Kennisbank Arbo in DIWI. Deze voorbeelden geven een indruk van het soort vragen dat wij verwachten terug te zien in een verdiepend vragenlijst onderzoek. Voor het verdiepend onderzoeken van de werkdruk kan ook gebruik worden gemaakt van een medewerkers tevredenheids onderzoek (MTO), wanneer hierin althans de werkdrukbronnen aan bod komen, die in de betreffende organisatie relevant zijn, of wanneer dit MTO is uitgebreid met een speciale werkdrukmodule. In de praktijk komen we allerlei bekende en minder bekende MTO s tegen die bij het verdiepend onderzoek naar werkdruk als vragenlijst zijn gebruikt of die men hiervoor wil gaan gebruiken. Tevens kan gebruik gemaakt worden van een vragenlijst voor verdiepend onderzoek naar werkdruk uit een positief getoetste arbocatalogus, die voor de betreffende sector van toepassing is. Vragenlijsten die gebruikt worden voor verdiepend werkdruk onderzoek dienen in ieder geval aan de volgende eisen te voldoen: Inhoud In de te hanteren vragenlijst dient door middel van een aantal gerichte vragen of stellingen aandacht besteed te worden aan het merendeel van de werkdrukbronnen, die verderop in deze inspectiemodule worden genoemd, voor zover deze althans relevant zijn in de betreffende sector/organisatie/ werksoort. Herleidbaarheid De uitkomsten uit het onderzoek moeten herleid kunnen worden naar teams, afdelingen of functiesoorten. De resultaten moeten dus per team, afdeling of functiesoort zichtbaar gemaakt kunnen worden, voor zover de anonimiteit van de werknemers hierbij gewaarborgd blijft. Respons Wanneer uitsluitend van een vragenlijst gebruik wordt gemaakt om informatie over werkdruk te verzamelen, dient deze door minimaal de helft van de bevraagde populatie te zijn ingevuld en ingeleverd. Naarmate naast deze vragenlijst intensiever gebruik wordt gemaakt van andere informatiebronnen, zoals individuele interviews en/of groepsbesprekingen over de beleefde werkdruk, wordt deze eis m.b.t. een minimale respons minder zwaarwegend. In hele kleine organisaties ligt een onderzoek door middel van vragenlijsten sowieso niet voor de hand. De respons dient duidelijk aangetoond te worden. 10
Bruikbaarheid De vragen of stellingen in de vragenlijst moeten zodanig gesteld zijn dat uit de resultaten van het onderzoek de oorzaken van de te hoge werkdruk afgeleid kunnen worden. Er moet dus een duidelijke relatie zijn tussen oorzaak (de werkdrukbronnen) en gevolg (de te hoge werkdruk). Als de inspecteur twijfelt aan de geschiktheid van een bepaalde vragenlijst of een MTO kan hij/zij desgewenst een A&O specialist van het Expertisecentrum bij de beoordeling betrekken. Op de schuin gedrukte teksten kan actief gehandhaafd worden in fase 2 van de beleidscyclus. Kwaliteitseisen voor overige methoden voor verdiepend onderzoek Een organisatie kan ook voor een andere methode dan een vragenlijst kiezen. Bij kleine bedrijven zal dit in ieder geval vaak het geval zijn. Overige methoden (een is genoeg) die beschouwd worden als toereikend om werkdruk verdiepend te onderzoeken zijn: Methoden zoals die omschreven worden in een positief getoetste arbocatalogus op het gebied van PSA/werkdruk van de betreffende sector. Interviews met medewerkers over de beleefde werkdruk, individueel of in een groep, door een deskundige derde, bijvoorbeeld van een Arbodienst. In dit geval moet aangetoond kunnen worden dat de hoeveelheid medewerkers waarmee gesproken is representatief is voor de organisatie. Dus voldoende in aantal en gespreid over de verschillende afdelingen en teams. Bespreken in teambesprekingen van de werkdrukproblematiek, de werkdrukbronnen die dit veroorzaken en de concrete knelpunten die zich hierbij voordoen. De bevindingen die voortkomen uit bovenstaande wijze van onderzoeken dienen schriftelijk en overkoepelend vastgelegd te worden. Tevens moet een werkgever inzichtelijk kunnen maken hoe het onderzoek is uitgevoerd. De werkgever moet kunnen aantonen: Hoeveel medewerkers er hebben deelgenomen. Welke afdelingen en teams hebben deelgenomen. Welke onderwerpen/werkdrukbronnen besproken zijn. Er dient aandacht besteed te worden aan het merendeel van de werkdrukbronnen, die hieronder worden genoemd, voor zover deze althans relevant zijn voor de betreffende sector/organisatie/werksoort. Wat de resultaten zijn van het verdiepend onderzoek. Op de schuin gedrukte teksten kan actief gehandhaafd worden in fase 2van de beleidscyclus. Werkdrukbronnen In een inventarisatie van de werkdruk en een verdiepend onderzoek naar werkdruk wordt onder andere gezocht naar de factoren die bijdragen aan een hoge werkdruk. Er wordt dus gezocht naar de werkdrukbronnen oftewel stressoren in het werk, die de beleefde werkdruk veroorzaken. Hoewel de oorzaken van werkdruk in elke sector, organisatie, afdeling of functiesoort sterk uiteen kunnen lopen, zijn er wel een aantal werkdrukbronnen te noemen, die relatief vaak voorkomen. Hieronder volgt een opsomming van veel voorkomende werkdrukbronnen: Te veel werk om in de beschikbare tijd af te kunnen maken Grote achterstanden in het werk door de grote hoeveelheid werk Onvoldoende personeel om al het werk uit te kunnen voeren Te hoge tijdsdruk door korte levertijden of andere deadlines Onvoldoende gelegenheid om op tijd reguliere pauzes te nemen Onvoldoende gelegenheid om vakantie te nemen en vrije dagen op te nemen Onvoldoende tijdelijke vervanging bij ziekte of vakantie van medewerkers Onvoldoende personeelsleden met de benodigde deskundigheid en ervaring Onvoldoende afstemming en samenwerking met collega s en leidinggevenden Onvoldoende eigen regelmogelijkheden om het werk zelf in te kunnen delen Onvoldoende oog voor een te hoge werkdruk op de werkvloer bij de leiding Onvoldoende informatie en communicatie over zaken die voor het werk van belang zijn Te veel administratieve taken die naast de eigenlijke taken moeten worden uitgevoerd Hoge emotionele belasting door confrontatie in het werk met verdriet, leed en dood Onvoldoende gelegenheid om nieuwe werkmethoden aan te leren, die ingevoerd worden Onvoldoende gelegenheid om met nieuwe apparatuur of hulpmiddelen vertrouwd te raken Onvoldoende begrip voor de lastige werksituatie en onvoldoende steun vanuit de leiding Confrontatie met agressie en geweld van derden, zoals cliënten, bewoners, bezoekers Ongunstige werkroosters, waardoor werk en privé moeilijk te combineren is Onvoldoende invloed op de werkroosters, dus op de werktijden en rusttijden Slechte of verstoorde verhoudingen met directe collega s en/of leidinggevenden 11
Ongewenst gedrag door collega s en leidinggevenden, zoals intimidatie of pesten Discriminatie van de medewerker door de werkgever, leidinggevende of collega s Te hoge taakeisen in relatie tot de kennis en vaardigheden van de medewerker Te veel monotoon werk, dus te weinig afwisseling in het werk Te hectische werkomgeving om het werk goed uit te kunnen voeren Slechte arbeidsomstandigheden en onveilige werksituaties Onzekerheid over continuïteit in het werk of de functie: baanonzekerheid Gedurende te lange tijd te grote inspanning moeten leveren Onvoldoende mogelijkheden om in het werk nieuwe dingen te leren Te veel verstoringen, pieken en/of spoedklussen in het dagelijks werk Te hoog werktempo, zonder aanwezigheid van natuurlijke rustmomenten Altijd onregelmatige diensten moeten werken, zoals in ploegendiensten Te vaak of te lang moeten overwerken, om het werk op tijd af te krijgen In positieve zin geformuleerd zijn werkdrukbronnen energiebronnen. De belangrijkste energiebronnen (hier vet gedrukt) zijn autonomie in de functie en sociale steun door leidinggevende. Deze twee onderwerpen dienen dan ook in ieder geval in het verdiepend onderzoek terug te komen. 12
Bijlage 3: Kwaliteitseisen m.b.t. maatregelen om de werkdruk mee aan te pakken Bij het kiezen en vaststellen van te treffen maatregelen zijn de volgende aspecten belangrijk: Bij de keuze van maatregelen wordt de arbeidshygiënische strategie gevolgd, wat betekent dat knelpunten zoveel mogelijk bij de bron worden aangepakt. Er moet sprake zijn van een collectieve aanpak van werkdruk boven een aanpak op individueel niveau. Knelpunten, die door veel medewerkers ervaren worden kunnen namelijk met een collectieve benadering voor al deze medewerkers tegelijk worden aangepakt. Maatregelen op individueel niveau worden toegepast wanneer de oorzaken van de beleefde werkdruk zich op individueel niveau voordoen. Maatregelen dienen nauw aan te sluiten aan bij de geconstateerde werkdrukbronnen en/of de gebrekkige energiebronnen. De te treffen maatregelen dienen te worden opgenomen in een Plan van Aanpak. Indien blijkt dat er weinig sociale steun door leidinggevenden wordt ervaren worden er altijd maatregelen genomen om dit knelpunt weg te nemen. Indien blijkt dat er te weinig automie is in de functie, en dit wordt als knelpunt ervaren, dan worden er altijd maatregelen genomen om dit knelpunt op te lossen. Er wordt in het nemen van maatregelen gestreefd naar het vergroten van energiebronnen. Op de schuin gedrukte teksten kan in de fase 3 actief gehandhaafd worden. Vergroten van de energiebronnen autonomie en sociale steun door leidinggevenden wordt in deze context specifiek genoemd omdat het vergroten van de energiebronnen bewezen effectief is gebleken bij het verlagen van de ervaren werkdruk en verlagen van de kans op een burnout. Vervolgens is het van belang dat: Maatregelen duidelijk omschreven staan in een plan van aanpak. Dat per maatregel wordt omschreven wanneer deze gerealiseerd is. Dat per maatregel duidelijk is hoe hij geëvalueerd gaat worden en wanneer. Op de schuin gedrukte teksten kan in de fase 3 actief gehandhaafd worden. Verder kan het volgende besproken worden met de werkgever: Commitment door de werkgever is een essentiële factor om het werkdrukbeleid te laten slagen. De medewerkers, binnen teams met hoge werkdruk, dienen nauw betrokken te worden bij het zoeken naar oplossingen en het kiezen van de te treffen maatregelen. De werkgever is altijd verplicht de maatregelen met zijn OR te bespreken en de werknemers voor te lichten. Naast maatregelen, waarvan de effecten pas na langere tijd zichtbaar worden, dienen er ook maatregelen getroffen te worden, die al op korte termijn tot verbetering leiden. Uit onderzoek blijkt dat bovengenoemde drie punten, waarop we niet actief kunnen handhaven, wel van groot belang zijn om maatregelen effectief te laten zijn. Een overzicht van maatregelen, die passend zijn bij allerlei veel voorkomende werkdrukbronnen, is opgenomen in het onderdeel Psychosociale arbeidsbelasting van de Kennisbank Arbo in DIWI. 13
Bijlage 4: Hulpvragen voor het beoordelen van de implementatie van de gekozen maatregelen Bij de implementatie van de te treffen maatregelen zijn de volgende aspecten belangrijk: Er is voor het hele traject een procesbegeleider aangesteld met voldoende deskundigheid. Alle betrokken partijen zijn voldoende vertegenwoordigd in een begeleidingsgroep. De betreffende medewerkers worden nauw betrokken bij de uitvoering van de maatregelen. Het hele traject van invoeren van de maatregelen krijgt voldoende prioriteit. De maatregelen worden uitgevoerd zoals is beoogd in het plan van aanpak. Indien een andere wijze wordt gekozen dient het beoogde resultaat gelijk te blijven. De communicatie over de aanpak van de werkdruk is duidelijk en gericht op alle betrokkenen. De verdeling van de taken en verantwoordelijkheden in het hele traject is duidelijk. De doorlooptijd van het hele traject is tevoren bepaald en is realistisch. De effecten van de getroffen maatregelen worden na afloop grondig geëvalueerd. Op basis van deze punten zal de inspecteur zelf moeten beoordelen of de implementatie grondig (is) gebeurd. Er is geen schaal aan te geven voor deze factoren. Indien de inspecteur het gevoel heeft dat de implementatie onvolledig is zal hij dit, op basis van antwoorden op de hulpvragen, goed moeten onderbouwen. Handhaving op de implementatie van de maatregelen vindt plaats in fase 4 van de beleidscyclus. Bij twijfel of de werkgever de maatregelen voldoende geïmplementeerd heeft kan de inspecteur een specialist A&O inschakelen of de situatie als casus inbrengen in het ICT. 14
Bijlage 5: Kwaliteitseisen m.b.t. het evalueren van de aanpak van werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen Bij het evalueren wordt onderscheid gemaakt tussen twee niveaus: 1. Evaluatie op het niveau van de maatregelen. 2. Evaluatie ten aanzien van het effect op de werkdrukbronnen en energiebronnen. 1. Evaluatie op het niveau van de maatregelen: De werkgever heeft de maatregelen geëvalueerd volgens de methode zoals hij in zijn plan van aanpak had omschreven. Indien hij op andere wijze heeft geëvalueerd kan hij onderbouwen wat hiervan de reden is. De evaluatie heeft inzichtelijk gemaakt of de maatregelen effectief zijn geweest. Indien nodig geven de uitkomsten van de evaluatie invulling aan vervolgstappen. De aanpak van de werkdruk en de effecten van de in dat kader getroffen maatregelen kunnen op de volgende manieren geëvalueerd worden: 2. Evaluatie ten aanzien van het effect op werkdrukbronnen en energiebronnen Deze evaluatie kan op verschillende manieren gebeuren: Er kan een zelfde verdiepend onderzoek gedaan worden als in het begin van de cyclische aanpak van de werkdruk. Hierdoor kunnen de resultaten van beide verdiepende onderzoeken met elkaar vergeleken worden. Hierbij kan gekeken worden welke werkdrukbronnen en er nu bestaan en hoe deze zich verhouden tot de energiebronnen. Een evaluatie kan ook plaats vinden door het bespreken van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen in groepsbesprekingen, teambijeenkomsten en individuele gesprekken. Ook langs deze weg kunnen conclusies getrokken worden over de effectiviteit van de getroffen maatregelen en over mogelijke voortdurende en/of nieuwe knelpunten met betrekking tot werkdruk. Er kan ook gekozen worden voor een combinatie van deze beide methoden van evalueren. De resultaten uit een evaluatie en de conclusies daaruit dienen schriftelijk en overkoepelend vastgelegd te worden. Wanneer uit de evaluatie blijkt dat er nog steeds knelpunten bestaan m.b.t. werkdruk, dienen deze direct in een volgende cyclische aanpak van werkdruk meegenomen te worden. Het is van essentieel belang, dat zowel het management als ook de OR waarde hechten aan een dergelijke grondige evaluatie en dat zij de resultaten en conclusies daaruit onderschrijven. 15
Bijlage 6: Kwaliteitseisen m.b.t. voorlichting en instructie over het risico werkdruk en de in dit verband getroffen maatregelen Zowel uitvoerende medewerkers als leidinggevenden dienen met enige regelmaat voorgelicht te worden over: de risico s, die samenhangen met langdurige blootstelling aan een te hoge werkdruk. de maatregelen die in de organisatie zijn getroffen en nog getroffen zullen worden om een te hoge werkdruk te voorkomen of te beperken. acties die zij zelf in dit kader dienen te ondernemen. Bij dit laatste punt gaat het om het volgende kennisniveau: Leidinggevenden weten hoe zij knelpunten m.b.t. de werkdruk op de werkvloer kunnen herkennen en treffen de benodigde maatregelen wanneer zij signalen opvangen, die er op wijzen, dat de werkdruk voor de medewerkers te hoog is. Uitvoerende medewerkers en leidinggevenden weten hoe zij bij zichzelf signalen kunnen herkennen van aanhoudende werkstress en praten hierover met hun leidinggevende, zodra dit het geval is. Of er voldoende voorlichting en onderricht gegeven wordt, wordt beoordeeld op basis van documenten en gesprekken met inhoudelijk deskundigen en management. Daarnaast worden interviews gehouden met medewerkers en leidinggevenden om te kunnen beoordelen in hoeverre zij voorgelicht zijn over bovengenoemde punten. Wanneer de voorlichting en de instructies m.b.t. werkdruk niet voldoen aan hierboven genoemde eisen, is dit een overtreding van artikel 2.15 lid 2 van het Arbobesluit (B20150201). 16