Geachte., Deze overtredingen worden hieronder nader toegelicht: Psychosociale arbeidsbelasting: Werkdruk:

Transcriptie

1 Geachte., In de periode Juni t/m Augustus 2013 is er een klacht over arbeidsomstandigheden onderzocht in uw onderneming. Het onderzoek is uitgevoerd in zowel het distributiecentrum (DC) als in enkele filialen. Hierbij is nagegaan of aan een aantal wettelijke bepalingen op het gebied van arbeidsomstandigheden werd voldaan. Tijdens de inspecties zijn overtredingen geconstateerd. Naar aanleiding hiervan heb ik, op basis van mijn bevoegdheid op grond van artikel 27 van de Arbeidsomstandighedenwet 1998 (Arbowet), het voornemen u de hieronder, na de overtredingen genoemde eisen te stellen met betrekking tot de wijze waarop de Arbowet en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) moeten worden nageleefd. Uit de van u ontvangen documenten, de werkplekinspecties en de gevoerde gesprekken op de hoofdvestiging van uw bedrijf en bij een aantal filialen, is gebleken dat: A. U de risico s met betrekking tot psychosociale arbeidsbelasting (PSA) niet heeft onderzocht in het kader van de RI&E en dat u onvoldoende maatregelen heeft getroffen om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) van uw medewerkers te voorkomen, of indien dat niet geheel mogelijk is zoveel mogelijk te beperken. Het betreft hierbij met name psychosociale arbeidsbelasting, die veroorzaakt wordt door een te hoge werkdruk en door interne ongewenste omgangsvormen. Dit is een overtreding van artikel e en 2 e lid van het Arbobesluit en artikelen 5 en 3 lid 4 van de Arbowet. B. U onvoldoende maatregelen heeft getroffen om te hoge fysieke belasting waaraan uw werknemers worden blootgesteld te voorkomen, of indien dat niet geheel mogelijk is zoveel mogelijk te beperken. Gebleken is dat werknemers aan een te hoge fysieke belasting worden blootgesteld en zij hierdoor een gerede kans op gezondheidsschade lopen. Dit is een overtreding van artikel 5.3 en 5.5 van het Arbobesluit. Deze overtredingen worden hieronder nader toegelicht: Psychosociale arbeidsbelasting: Werkdruk: 1. Er ontbreekt voor uw hele bedrijf een actuele, deugdelijke en volledige inventarisatie van het risico werkdruk in het kader van de RI&E. Tevens ontbreekt hierdoor een verdiepend onderzoek naar de werkdruk in die bedrijfsonderdelen of functies, waarin de werkdruk blijkens de RI&E een reëel risico vormt. Ook ontbreekt in uw bedrijf de implementatie van doeltreffende maatregelen, gevolgd door een evaluatie van de aanpak van de werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen. 2. U geeft onvoldoende voorlichting en instructies aan uw leidinggevenden en medewerkers over de risico s die zijn verbonden aan een te hoge werkdruk en over de maatregelen die door de organisatie zijn getroffen en die door hen zelf getroffen moeten worden om een te hoge werkdruk te voorkomen. 1

2 Als bijlage is opgenomen: Toelichting Werkdruk Ongewenste omgangsvormen: 3. Er ontbreekt voor uw hele bedrijf in het kader van de RI&E een actuele, deugdelijke en volledige inventarisatie en evaluatie met betrekking tot het PSA risico interne ongewenste omgangsvormen. Hierdoor ontbreekt ook de implementatie van doeltreffende maatregelen, gevolgd door een evaluatie van de aanpak van interne ongewenste omgangsvormen, waaronder de effecten van de getroffen maatregelen. 4. De functionaris die de rol van vertrouwenspersoon vervult, vervult tevens een andere functie binnen uw organisatie. Gelet op de aard van die andere functie en de positie binnen de hiërarchische structuur, is in onvoldoende mate de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon gegarandeerd. Daarnaast is de vertrouwenspersoon niet voldoende toegerust voor deze functie. Er ontbreekt een klachtenregeling waar een onafhankelijke klachtencommissie deel van uitmaakt en die bedoeld is voor personeelsleden, die geconfronteerd worden met interne ongewenste omgangsvormen. 5. Er ontbreekt een regeling voor de opvang en begeleiding van slachtoffers van interne ongewenste omgangsvormen en voor de aanpak van personeelsleden die zich aan een (ernstige) vorm van ongewenst gedrag hebben schuldig gemaakt. 6. U geeft onvoldoende voorlichting en instructies aan uw medewerkers over gewenste en ongewenste interne omgangsvormen en over de maatregelen, regelingen en voorzieningen, die u in dit verband heeft getroffen, waaronder de algemene bedrijfsgedragsregels. Fysieke belasting : 7. Het gevaar voor gezondheidsschade bij het uitvoeren van handmatige arbeid, onder andere het verzamelen van goederen in het Distributiecentrum (DC), het inruimen van goederen in de winkel en het uitvoeren van kassawerk, dient te worden voorkomen. Indien dat redelijkerwijs niet mogelijk is dient u dit zoveel mogelijk te beperken. Er ontbreekt voor uw hele bedrijf in het kader van de RI&E een actuele, deugdelijke en volledige inventarisatie en evaluatie met betrekking tot fysieke belasting. Hierdoor ontbreekt ook een Plan van Aanpak met doeltreffende maatregelen om dit risico te beheersen. In uw RI&E is deze nadere inventarisatie niet (afdoende) beoordeeld, is geen beleid rond zwangeren beschreven en is tempowerk niet beoordeeld. 8. U geeft onvoldoende voorlichting en instructies aan uw werknemers over de risico s die zijn verbonden aan een te hoge fysieke belasting en over de maatregelen die door de organisatie zijn getroffen en ook maatregelen die door hen zelf getroffen moeten worden om een te hoge fysieke belasting te voorkomen. Als bijlage is opgenomen: Toelichting Fysieke belasting 2

3 Voorgenomen eisen: Psychosociale arbeidsbelasting Werkdruk: 1. U dient voor uw gehele bedrijf in het kader van de RI&E het risico werkdruk te laten onderzoeken. Vervolgens dient u een verdiepend onderzoek naar werkdruk uit te laten voeren in die bedrijfsonderdelen of functies, waarin de werkdruk blijkens de RI&E een reëel risico vormt. Tevens dient u op basis van de uitkomsten van dit onderzoek doeltreffende maatregelen te bepalen, deze op te nemen in een Plan van Aanpak en deze vervolgens in uw bedrijf te implementeren. Nadat de maatregelen conform het Plan van Aanpak zijn getroffen, dient u de aanpak van werkdruk en de effecten van de getroffen maatregelen te evalueren. 2. U dient zowel mondelinge als schriftelijke voorlichting en instructies aan uw medewerkers te geven over de risico s die zijn verbonden aan een te hoge werkdruk en over de maatregelen die door de organisatie zijn getroffen en die door hen zelf getroffen moeten worden, om een te hoge werkdruk te voorkomen. Ongewenste omgangsvormen: 3. U dient in het gehele bedrijf in het kader van de RI&E het risico interne ongewenste omgangsvormen, te laten onderzoeken. Vervolgens dient u op basis van de uitkomsten van dit onderzoek doeltreffende maatregelen te bepalen, deze op te nemen in een Plan van Aanpak en deze vervolgens te implementeren in uw bedrijf. Nadat de maatregelen conform het Plan van Aanpak zijn getroffen, dient u de aanpak van ongewenste omgangsvormen en de effecten van de getroffen maatregelen te evalueren. 4. U dient te bewerkstelligen, dat een vertrouwenspersoon deze rol kan vervullen vanuit een onafhankelijke positie ten opzichte van uw hiërarchische organisatiestructuur. Een vertrouwenspersoon dient onafhankelijk, toegankelijk, bekwaam, bevoegd en voldoende toegerust te zijn om deze rol goed te kunnen vervullen en dient het vertrouwen te genieten van uw medewerkers. 5. U dient een klachtenregeling vast te stellen en in te voeren, waar een onafhankelijke klachtencommissie deel van uitmaakt en die bedoeld is voor personeelsleden, die geconfronteerd worden met interne ongewenste omgangsvormen en die hierover een klacht willen indienen. 6. U dient een regeling vast te stellen en in te voeren voor de opvang en begeleiding van slachtoffers van interne ongewenste omgangsvormen en voor de aanpak van personeelsleden die zich aan een (ernstige) vorm van intern ongewenst gedrag hebben schuldig gemaakt. 3

4 7. U dient zowel mondelinge als schriftelijke voorlichting en instructies aan uw medewerkers te geven over gewenste en ongewenste interne omgangsvormen en over de maatregelen, regelingen en voorzieningen, die u in dit verband heeft getroffen, waaronder de algemene bedrijfsgedragsregels. Fysieke belasting: 8. U dient een nadere inventarisatie fysieke belasting uit te voeren. Deze nadere inventarisatie dient ten minste werkzaamheden en kenmerken te bevatten als: a. Order verzamelen in het DC b. Inruimen van goederen in de winkel c. Het uitvoeren van kassawerkzaamheden d. De beperkende fysieke belasting waaraan zwangeren mogen worden blootgesteld e. Beoordeling van handelingen met tempodruk. Deze handelingen zijn de scanrichtlijn van 3000 stuks per uur aan de kassa en de premienormering bij orderverzamelen. Vervolgens dient u de resultaten en maatregelen op te nemen in het plan van aanpak en volgens de gestelde termijnen te implementeren. 9. Werknemers die werkzaamheden verrichten waarbij er sprake is van handmatig hanteren van lasten dienen doeltreffende voorlichting & onderricht te krijgen over de gevaren voor hun veiligheid & gezondheid en over de wijze waarop zij deze lasten moeten hanteren. Deze voorlichting & onderricht dient op een gestructureerde wijze in uw arbeidsomstandighedenbeleid te worden opgenomen en aangeboden te worden. De voorlichting en onderricht moet ten minste bevatten: a. De wijze waarop lasten gehanteerd worden; b. De aan het handmatig hanteren van lasten verbonden gevaren voor hun veiligheid en gezondheid en de te nemen maatregelen om deze gevaren zo veel mogelijk te beperken 4

5 Meer informatie over de Arbeidsomstandighedenwetgeving en handhaving door de Inspectie SZW kunt u vinden op: De overtredingen moeten binnen 3 maanden zijn opgeheven. Acties die voortvloeien uit aanvullingen op de RIE en nadere inventarisaties dienen opgenomen te worden in het plan van aanpak en voorzien te zijn van reële termijnen. Hierop kan controle plaatsvinden. Als de overtreding niet is opgeheven, kan een boeterapport worden opgemaakt. Een afschrift van deze brief is verzonden aan uw medezeggenschapsorgaan. Indien u schriftelijk wilt reageren, wordt u verzocht het kenmerk en de datum van deze brief te vermelden. U kunt ook bellen met bovengenoemde contactpersoon Voordat deze eis formeel wordt gesteld, stel ik u op grond van artikel 4:8 Algemene wet bestuursrecht (Awb) in de gelegenheid uw zienswijze hierover naar voren te brengen. De zienswijze kan schriftelijk of mondeling kenbaar worden gemaakt. Een schriftelijke reactie kan naar het in het briefhoofd vermelde adres worden gezonden t.a.v. de heer A.G. Moss. Als er niet binnen twee weken na dagtekening van deze brief een reactie van u (en/of uw betrokken werknemers) is ontvangen, ga ik er vanuit dat er geen gebruik wordt gemaakt van de geboden mogelijkheid de zienswijze naar voren te brengen. De eis zal daarna zo spoedig mogelijk schriftelijk aan u worden bevestigd. Ik verzoek u de belanghebbende werknemers zo spoedig mogelijk in kennis te stellen van de inhoud van deze brief. Indien u schriftelijk wenst te reageren, wordt u verzocht het kenmerk en de datum van deze brief te vermelden. U kunt zich ook telefonisch in verbinding stellen met de in de aanhef vermelde contactpersoon. Dit is geen beschikking in de zin van artikel 1:3, 2 e lid van de Algemene wet bestuursrecht. Tegen het gestelde in deze brief kan geen bezwaar worden ingediend. Mocht daadwerkelijk overgegaan worden tot het stellen van een eis, dan kan daar te zijner tijd bezwaar tegen worden ingediend. In dat geval wordt u nader geïnformeerd over de te volgen procedure. Bijlage: - Toelichting Werkdruk - Toelichting Fysieke belasting 5

6 Bijlage: Toelichting Werkdruk. De Inspectie SZW stelt een aantal kwaliteitseisen aan het onderzoeken en aanpakken van werkdruk. Deze worden hieronder beschreven. Voor de risico-inventarisatie en evaluatie met betrekking tot werkdruk en voor een verdiepend onderzoek naar werkdruk kan gebruik gemaakt worden van bekende onderzoeksmethoden, meetinstrumenten en vragenlijsten, zoals die onder andere door Arbodiensten worden gehanteerd bij het inventariseren en verdiepend onderzoeken van werkdruk. De Inspectie SZW accepteert al deze methoden om het risico werkdruk mee te inventariseren dan wel verdiepend te onderzoeken, indien de daarbij behorende instrumenten en vragenlijsten volledig en op een deugdelijke manier worden toegepast. Het is dan ook aan te bevelen om de inventarisatie en de aanpak van werkdruk te laten begeleiden door een deskundige, bijvoorbeeld van een Arbodienst of een andere daarin gespecialiseerde instantie. Bij gebruikmaking van vragenlijsten zal minimaal voldaan moeten worden aan de volgende vijf kwaliteitseisen voor vragenlijsten: Inhoud In de vragenlijst dient door middel van een aantal gerichte vragen aandacht besteed te worden aan de meest voorkomende en algemeen bekende werkdrukbronnen. Normering Voorafgaand aan het onderzoek dient de normering te zijn vastgesteld. Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van benchemark gegevens of van een onderbouwde normering. Het gaat hier dus om de vraag hoe tevoren is vastgesteld bij welke score de werkdruk te hoog is. Bruikbaarheid De vragen moeten zodanig gesteld zijn dat uit de resultaten van het onderzoek de oorzaken van de te hoge werkdruk (werkdrukbronnen) afgeleid kunnen worden. Anonimiteit De uitkomsten uit het onderzoek, waarvoor deze vragenlijst wordt gebruikt, moeten per bedrijfsonderdeel of functiesoort zichtbaar gemaakt kunnen worden, evenwel zonder dat hierbij de anonimiteit van werknemers in het gedrang komt. Respons Wanneer uitsluitend van een vragenlijst gebruik wordt gemaakt om informatie over werkdruk te verzamelen, dient deze door een groot deel van bevraagde populatie te zijn ingevuld en ingediend. Om ervoor te zorgen dat de werkdruk op een goede wijze wordt aangepakt, stelt de Inspectie SZW de volgende kwaliteitseisen aan het gehele verbetertraject m.b.t. de beheersing van de werkdruk: De aanpak van de werkdruk wordt door het management en de OR gedragen; Het onderzoek naar werkdruk wordt door een onafhankelijke instantie of arbodienst uitgevoerd; De anonimiteit van werknemers, die vragenlijsten invullen of geïnterviewd worden, is verzekerd; Er is voor het hele traject een procesbegeleider aangesteld met voldoende deskundigheid; 6

7 Alle betrokkenen zijn in voldoende mate vertegenwoordigd in een begeleidingsgroep; Het uitvoerend personeel wordt nauw betrokken bij de aanpak van de werkdruk; Het hele traject gericht op de beheersing van de werkdruk krijgt voldoende prioriteit; De communicatie over de aanpak van de werkdruk is duidelijk en gericht op alle betrokkenen; De verdeling van de taken en verantwoordelijkheden in het hele traject is duidelijk; De doorlooptijd van het hele traject is van tevoren bepaald en is realistisch; De maatregelen worden uitgevoerd zoals is beoogd in het Plan van Aanpak; De effecten van de getroffen maatregelen worden na afloop grondig geëvalueerd. 7

8 Bijlage: Toelichting fysieke belasting. In de nadere inventarisatie dient een beoordeling van genoemde werkzaamheden (verzamelen van goederen, het inruimen van goederen in de winkel en het uitvoeren van kassawerk) plaats te vinden. Daarnaast dienen handelingen die vanwege tempodruk extra risico voor overbelasting opleveren ook beoordeeld te worden. Deze handelingen zijn scannen van goederen aan de kassa (richtlijn is 3000 stuks / uur scannen) en goederen verzamelen vanwege de premie normering voor het aantal per uur verzamelde colli. Dit normeringsysteem vraagt een 3x zo hoge inzet voor de maximale premie. (voorbeeld: <231 colli/uur geeft 0 euro premie, tot 600 colli/uur geeft 550 euro premie/maand. Dit voorbeeld kan verschillen per distributiecentrum). Werkzaamheden die zwangere of in de lactatie zijnde werknemers veilig en gezond mogen uitvoeren zijn niet bekend bij de werknemers. Er word dan ook onvoldoende en onvoldoende gestructureerd rekening gehouden met deze bijzondere groep werknemers. In de filialen, waar geen hulpmiddel voor het vervoer van goederen door de krappe gangpaden kon en daarmee alle goederen handmatig getild en verplaatst moesten worden moeten de resultaten uit de nadere inventarisatie worden opgenomen in het Plan van aanpak. Als onderdeel van de beoordeling moeten de gebruikte inventarisatiemethode en de gebruikte parameters duidelijk zijn omschreven. Resultaten en maatregelen welke voortkomen uit deze beoordeling dienen als basis gebruikt te worden voor het schriftelijke plan van aanpak. In dit schriftelijke plan van aanpak dienen de termijnen te zijn opgenomen binnen welke periode deze maatregelen binnen het bedrijf zijn ingevoerd. Als voorbeeld kan het Onderzoek fysieke belasting; Aldi Culemborg dienen. Deze dient wel aangevuld te worden met een beoordeling van het premie systeem en van werkzaamheden in de filialen. 8