Checklist voor controle (audit) NEN 4000

Transcriptie

1 Rigaweg 26, 9723 TH Groningen T: (050) // F: (050) E: // Checklist voor controle (audit) NEN 4000 Nalooplijst hoofdstuk 4 Elementen in de beheersing van incidenten en calamiteiten 4.1 Wettelijke en andere eisen Is vastgesteld welke eisen er op het bedrijf van toepassing zijn? VOORBEELDEN Arbeidsomstandighedenwet, Arbobesluit, Wet op de Ondernemingsraden, Gebruiksbesluit, milieuwetgeving, bepaalde vakbekwaamheidseisen enz. Is er overleg geweest tussen werkgevers en werknemers over het invullen van de in de Arbeidsomstandighedenwet omschreven 'deskundige bijstand'? Dat kunnen interne deskundigen zijn (werknemers) of externe deskundigen (arbodeskundigen, BHV-adviseurs). Is de BHV daarin meegenomen? Daarbij gaat het zowel om betrokkenheid van de directie als om draagvlak van de werknemers. Worden wettelijke eisen en andere eisen die het bedrijf onderschrijft nageleefd en hoe wordt dat gegarandeerd? Is de toegang tot alle documenten die nodig zijn om aan de hierboven geïdentificeerde eisen te kunnen voldoen gegarandeerd? 4.2 BHV-beleid Uitgangspunten Heeft de directie het BHV-beleid geformuleerd? De directie kan zich daarbij laten assisteren, bijvoorbeeld door deskundige werknemers. Is het BHV-beleid opgesteld in meetbare doelstellingen en schriftelijk vastgelegd? Zijn de doelstellingen in overeenstemming met actuele wetgeving en andere eisen die het bedrijf onderschrijft? RI&E Heeft de directie opdracht gegeven tot het uitvoeren van een RI&E? Is de RI&E uitgevoerd?

2 Is er een actuele RI&E? Heeft de directie opdracht gegeven tot het opzetten en in stand houden van een BHVorganisatie? Zijn de risico s die de leden van de BHV-organisatie lopen, ten gevolge van het uitoefenen van de hulpverlening, ook geïnventariseerd en beoordeeld in de RI&E? RI&E (vervolg) Moet de RI&E worden getoetst door een arbodeskundige? Zo ja, is de RI&E goedgekeurd? Zijn door de directie de benodigde faciliteiten en middelen voor de opzet van de BHVorganisatie beschikbaar gesteld? Restrisico's Zijn de verwachte risico s door preventieve maatregelen bestreden? Is vastgelegd wat de restrisico s zijn? VOORBEELDEN Brand, explosie, bommelding, ongeval, hartfalen, gaslek, overstroming enz Criteria Is het beleid afgestemd op wettelijke en andere eisen, met name wat betreft de restrisico s en de maatgevende factoren? (Zie ook 4.3.1) Hebben de werknemers inzicht in hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij een incident of calamiteit? Wordt het BHV-beleid regelmatig door de directie getoetst? Elementen Is een regelmatige beoordeling door de directie in het beleid opgenomen t.a.v.: het BHV-plan (4.3.4.)? implementatie en uitvoering (4.4 e.v.) controle en verbetermaatregelen (4.5 e.v.) beoordeling door de directie (4.6) 4.3 Planning Maatgevende factoren

3 Zijn de maatgevende factoren vastgesteld? Is daarin schriftelijk vastgelegd: de aard, de grootte en de ligging van het bedrijf (inclusief omgevingsrisico s); de in het bedrijf en in de onmiddellijke omgeving aanwezige gevaren en de voor het bedrijf maatgevend geachte brandscenario's; het redelijkerwijs te verwachten aantal aanwezige werknemers en derden evenals de tijdstippen waarop zij aanwezig zijn of kunnen zijn; Maatgevende factoren (vervolg) samenwerking met andere werkgevers of gebouwbeheerders, afspraken met externe hulpverleningsdiensten het redelijkerwijs te verwachten aantal personen dat zich bij een incident of calamiteit (bijv. een ongeval of brand) niet zelfstandig in veiligheid kan brengen; de opkomsttijd en mogelijkheden van brandweer en andere hulpverleningsdiensten; de aanwezigheid van een infrastructuur op het gebied van arbeidsomstandigheden; verzamelplaats of verzamelplaatsen bij een ontruiming; risicoscenario s met bijbehorende procedures, inclusief risico s uit en voor de omgeving; de mogelijkheid om met andere organisaties samen te werken; de aantoonbare aanwezige deskundigheid; de bekendheid van aanwezigen met noodprocedures, vooral vluchtwegen. Zijn de noodprocedures en de vluchtwegen aan alle belanghebbenden bekendgemaakt? Beheersing van de werkzaamheden Is er een inventarisatie van de stand van zaken opgemaakt? Voorbeelden: maatregelen die al zijn genomen, voorzieningen en competenties die al aanwezig zijn enz. Zijn er schriftelijk vastgelegde procedures om incidenten en calamiteiten te beheersen? Hier gaat het ook om algemene noodsituaties die de bedrijfscontinuïteit in gevaar kunnen brengen, ook zonder dat de BHV op grond van haar wettelijke taken in actie moet komen Worden deze procedures regelmatig onderhouden? Is er een procedure voor situaties waarin van bovenstaande procedure wordt afgeweken? BHV-plan

4 Is het BHV-plan opgesteld aan de hand van de doelstellingen uit het BHV-beleid, de restrisico s en de maatgevende factoren? Zijn de relevante middelen, materialen, maatregelen en voorzieningen aanwezig? Is er een beheerder aangesteld? Zijn de werkinstructies (bijvoorbeeld nalooplijsten) opgesteld en beschikbaar? Zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle functies binnen de BHVorganisatie schriftelijk vastgelegd in het BHV-plan en aan alle werknemers bekendgemaakt?i BHV-plan (vervolg) Is daarin schriftelijk vastgelegd: algemene informatie (naam, adres, kernactiviteiten en restrisico s); alarmeringsschema; beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden per functie; operationele beschikbaarheid en een vervangingsregeling; samenwerking met andere werkgevers of gebouwbeheerders, afspraken met externe hulpverleningsdiensten; beschrijving van middelen, materialen, voorzieningen, opleiding en competenties van de BHV-organisatie; interne en externe communicatie; ontruimingsprocedure volgens het ontruimingsplan, conform de NTA 8112-reeks; verzamelplaats of verzamelplaatsen bij een ontruiming; risicoscenario s met bijbehorende procedures, inclusief risico s uit en voor de omgeving; ontruimingsplattegronden conform NEN 1414 voor de aanwezigen in het gebouw; Instructies voor medewerkers en bezoekers op te stellen voor het handelen in geval van een incident of calamiteit. Heeft de directie het BHV-plan ondertekend en de betrokken werknemers schriftelijk aangesteld? Zijn preventieve en corrigerende maatregelen schriftelijk in het BHV-plan vastgelegd en geïmplementeerd? 4.4 Implementatie en uitvoering

5 4.4.1 BHV-organisatie Competentie en capaciteit van de BHV-organisatie Is aan de hand van de procedures uit het BHV-plan een BHV-organisatie opgezet? Is het aantal hulpverleners vastgesteld en afgestemd op de restrisico s, de maatgevende factoren en op het volledig uitvoeren van de taken uit de procedures? Kennis en vaardigheden van de bedrijfshulpverleners Zijn de vereiste competenties van de BHV-organisatie bepaald? Zijn kennis en vaardigheden gelijkmatig over het bedrijf verdeeld? Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Zijn de werknemers die een functie binnen de BHV-organisatie gaan bekleden, schriftelijk aangesteld? Is de paraatheid (onmiddelijke inzetbaarheid) van de hulpverleners gegarandeerd tijdens activiteiten in het bedrijf? Is de vervanging van de functies binnen de BHV-organisatie vastgelegd? Wordt het BHV-plan uitgevoerd, onderhouden en continu verbeterd? Zijn de hulpverleners voorbereid op mogelijke calamiteiten en incidenten? Krijgen medewerkers en bezoekers voorlichting en instructies over de noodprocedures met behulp van ontruimingsplattegronden? Wordt de uitvoering van het BHV-plan gecontroleerd? Worden preventieve en corrigerende maatregelen genomen en vastgelegd?; Krijgt de directie een rapportage over de prestaties van de BHV-organisatie met van aanbevelingen ter verbetering? Zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle functies binnen de BHVorganisatie schriftelijk vastgelegd en aan alle belanghebbenden bekendgemaakt? Opleiding, bewustzijn en competenties Opleiding en oefeningen Hebben de hulpverleners een opleiding gevolgd? Is de opleiding geschikt, gelet op de benodigde competenties en de beschikbare hulpmiddelen?

6 Worden regelmatig oefeningen gehouden? Vormen de oefeningen een realistische weergave van de risicoscenario's? Bewustzijn Zijn de werknemers zich bewust van: de risico s van de uitvoering van de hulpverlening en het belang van veilig werken; de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in het BHV-plan Competenties Hebben de hulpverleners de vereiste aantoonbare competenties? Blijkt dat uit de praktijk? Competenties (vervolg) Zijn de competenties van de bedrijfshulpverleners en andere leden van de BHV-organisatie afgestemd op de restrisico s en de maatgevende factoren? Overleg en communicatie Informeert directie werknemers wanneer wijzigingen in BHV-beleid worden doorgevoerd die invloed hebben op de BHV-organisatie? Informeert de directie de werknemers wie bij de BHV-organisatie zijn betrokken en met welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden? 4.5 Controle en verbetermaatregelen Uitgangspunten Sluit de BHV-organisatie aan op de doelstellingen zoals in het BHV-beleid geformuleerd? Prestatiemeting en toezicht houden Heeft het bedrijf procedures opgesteld en onderhouden om de prestaties van de BHVorganisatie te kunnen meten? Wordt ten minste éénmaal per jaar een oefening georganiseerd waarbij de procedures worden geoefend? Zijn de prestaties van de BHV-organisatie ten aanzien van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zowel tijdens oefening(en) als in de praktijk, door de BHV-organisatie gecontroleerd en geëvalueerd?

7 Heeft de BHV-organisatie haar prestaties aan de directie gerapporteerd? Preventieve en corrigerende maatregelen Heeft het bedrijf procedures opgesteld en onderhouden voor het nemen van preventieve en corrigerende maatregelen, zodat de gevolgen van calamiteiten en incidenten worden geminimaliseerd en voor de hulpverlening een continue verbetering wordt gerealiseerd? Zijn de procedures (nog steeds) actueel en in overeenstemming met de doelstellingen? Zijn alle wijzigingen die voortkomen uit preventieve en corrigerende maatregelen, na een beoordeling door de BHV-organisatie, in het BHV-plan geïmplementeerd? Registratie en registratiebeheer Heeft het bedrijf procedures opgesteld voor het onderhoud en de registratie van beoordelingen? Zijn de preventieve en corrigerende maatregelen geregistreerd in het registratiebeheer? Interne controle (audit) Worden er interne controles (audits) gehouden? Worden de procedures voor alle onderdelen van de BHV periodiek beoordeeld, inclusief de resultaten van preventieve en corrigerende maatregelen naar aanleiding van eerder uitgevoerde controles (audits)? Wordt het resultaat van deze beoordelingen gerapporteerd aan de directie? Worden er verbetervoorstellen voor het BHV-plan en/of de BHV-organisatie geformuleerd? Voldoet de BHV aan de eisen uit deze norm en de eisen die het bedrijf stelt aan goede hulpverlening? Zijn deze procedures goed opgesteld en onderhouden? Is de BHV effectief in het behalen van de doelstellingen van het BHV-beleid? Zijn preventieve en corrigerende maatregelen na een beoordeling in het BHV-plan ingevoerd? 4.6 Directiebeoordeling Beoordeelt de directie regelmatig (minimaal jaarlijks) het BHV-beleid, inclusief het BHV-plan en de BHV-organisatie om de continue geschiktheid en doeltreffendheid ervan te bepalen en het beleid te formuleren? Is het BHV-beleid, inclusief het BHV-plan en de BHV-organisatie door de directie beoordeeld? Is de directie betrokken bij de opzet, het onderhoud en de continue verbetering van de BHV-

8 organisatie? Worden door de directie de doelstellingen van de BHV-organisatie ondersteund en aangemoedigd? Is het BHV-beleid minimaal jaarlijks door de directie beoordeeld? Is het BHV-beleid zo nodig aangepast en opnieuw geformuleerd? Is het (nieuwe) BHV-beleid aan alle belanghebbenden bekendgemaakt?