Voorbeeld projectplan Projectplan voor project < naam > Naam project Datum Naam projectleider Naam opdrachtgever Startdatum Einddatum Doorlooptijd in weken/ maanden Datum Versie Status Auteur(s) Maak een nieuwe versie van het projectplan als zich grote wijzigingen voordoen. Houd in het projectplan bij welke versie het betreft, wat de status is van het projectplan (bijvoorbeeld: concept, vastgesteld, aangepast n.a.v. nieuwe ontwikkelingen) en wie de wijzigingen heeft doorgevoerd.
1. Doel/achtergrond van het project Besteed bij dit kopje aandacht aan de volgende vragen: - Wat is de achtergrond/ situatieschets van het project? - Wat is de beleidscontext? - Wat is het probleem dat moet worden opgelost en wat zijn de oorzaken van dat probleem? Leg hierbij duidelijke oorzaak- en gevolgrelaties. - Waarom is dit project de oplossing voor dat probleem? - Hoe ondersteunt het project de organisatiedoelstellingen? 2. Projectresultaat: wat is klaar als het project gereed is Geef een zo helder mogelijke lijst van op te leveren resultaten en producten. Deze resultaten en producten moeten een oplossing vormen voor het hierboven beschreven probleem en volgen dan ook één op één uit de probleemstelling. Ze moeten SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) worden beschreven. 3. Afbakening: wat behoort niet tot het resultaat Geef ook aan wat niet tot het resultaat behoort; dit maakt je opdracht concreter en het zorgt ervoor dat je de verwachtingen van je opdrachtgever kunt managen.
4. Relaties met andere projecten en ontwikkelingen Geef aan met welke andere projecten of ontwikkelingen dit project een relatie heeft. Zijn er kritische momenten waarop afstemming moet plaatsvinden en zo ja, met wie. Zijn er mogelijke kruisbestuivingen met andere projecten en zo ja, hoe borg je dat je daar ook oog op houdt. 5. Wat zijn risicofactoren en hoe worden deze ondervangen Geef aan welke risico s er zijn. Bepaal welke het belangrijkst zijn met behulp van de volgende formule: risico = kans dat het risico zich voordoet x impact/ schade die ontstaat als het risico zich inderdaad voordoet. Geef aan hoe de belangrijkste risico s worden beheerst door per risico maatregelen te benoemen. 6. Projectplanning Stap 1) Geef aan uit welke mijlpalen het project bestaat. Een mijlpaal is een belangrijk tussenresultaat op weg naar het eindresultaat van het project. De mijlpalen kunnen per project verschillen. Voorbeelden van mijlpalen zijn: - Projectplan, projectorganisatie en projectbudget gereed en goedgekeurd door de opdrachtgever. - Huidige werkprocessen in kaart gebracht en beschreven. - Zorgprogramma opgesteld en geaccordeerd door betrokken organisaties. Stap 2) Geef aan welke activiteiten nodig zijn om de mijlpalen te realiseren en voorzie deze activiteiten van een planning. Maak indien nodig in een aparte bijlage een gedetailleerde planning
7. Begroting Geef aan wat de projectkosten zijn. Maak hierbij onderscheid in personele- en materiële kosten. Geef indien nodig aan wat de structurele kosten zijn, bijvoorbeeld de jaarlijkse kosten voor het beheren van een databank. Werk indien nodig de begroting uit in een aparte bijlage. 8. Projectorganisatie Geef aan wie welke rol speelt in het project. Wie is de opdrachtgever? Hoe en hoe vaak vindt overleg met de opdrachtgever plaats? Wie gaan het project uitvoeren? Wie is projectleider? Wie is er inhoudelijk verantwoordelijk? Op welke manier vindt overleg plaats tussen degenen die de uitvoering doen? Wie zijn er verder betrokken bij het project? Op welke manier houd je deze mensen aangehaakt? 9. Communicatie Bespreek dit punt met de communicatieadviseur. Geef aan welke interne en externe doelgroepen er zijn en met behulp van welke communicatiemiddelen deze doelgroepen worden geïnformeerd en vooral ook met welk doel (draagvlak creëren, afstemming andere ontwikkelingen/projecten, etc.). Denk hierbij aan nieuwsbrieven, evaluatiemomenten, overleggen, voorlichtingsbijeenkomsten, presentaties, projectlogo s, folders, etc. Vul samen het communicatieplan in.
10. Overig 11. Voor akkoord Handtekening opdrachtgever Handtekening projectleider Datum Datum
Over het bepalen van de planning Bij het bepalen van de mijlpalen en de bijbehorende activiteiten is het handig om te weten dat bijna alle projecten bestaan uit de volgende fasen: oriëntatiefase, definitiefase, realisatiefase, implementatiefase en nazorgfase. Bij elke fase zijn mijlpalen en activiteiten te benoemen: - In de oriëntatiefase zal vaak sprake zijn van een mijlpaal als Probleemverkenning afgerond. Om die mijlpaal te realiseren moeten er activiteiten worden uitgevoerd zoals literatuur en achtergrondinformatie verzamelen, verkennende gesprekken voeren, probleemstelling en oplossingsrichting formuleren, etc. - In de definitiefase wordt in kaart gebracht wat nodig is om het project te laten slagen. Dit wordt vervolgens vastgelegd in een plan van aanpak. In deze fase zal er dus vaak sprake zijn van een mijlpaal als plan van aanpak afgerond. Activiteiten die daarbij horen zijn projectresultaat definiëren, in kaart brengen benodigde tijd, inzet en budget, samenstellen projectorganisatie, opstellen projectplanning, etc. - In de realisatiefase wordt de realisatie van de projectresultaten ter hand genomen. Hierbij kun je denken aan een mijlpaal als Hardware en software t.b.v. de databank gerealiseerd. Activiteiten die daarbij kunnen horen zijn bijvoorbeeld aanschaffen server, testen server, inrichten server en plaatsen in beveiligde ruimte, beveiligd netwerk vormgeven, etc. - De implementatiefase maakt niet altijd deel uit van een project. Het is mogelijk dat een project alleen een resultaat oplevert (bijvoorbeeld een zorgprogramma), maar dat de implementatie van de zorgprogramma niet tot de scope van het project behoort. - In de nazorgfase wordt in ieder geval het project met de opdrachtgever geëvalueerd. Daarnaast is het mogelijk dat er activiteiten worden uitgevoerd om de resultaten van het project te borgen, zoals terugkomdagen, het bieden van een telefonische helpdesk, etc. Niet elke fase vormt altijd een afgerond geheel. Zo zullen de realisatiefase en de implementatiefase in de praktijk door elkaar kunnen lopen, bijvoorbeeld als projectresultaten direct worden geïmplementeerd terwijl er nog wordt gewerkt aan andere projectresultaten. De benaming van de fasen verschilt in de praktijk ook nog wel. De logica er achter (die met name tot uitdrukking komt in de volgorde) is echter essentieel voor het goed uitvoeren van projecten.