COGNOS VERSUS POWER BI

Datum: 31 maart 2017 Auteur: Ynte Tadema & Jos Zagers COGNOS VERSUS POWER BI EEN VERGELIJKING VOOR GEMEENTEN

INHOUD Inleiding... 1.1 Managed BI vs Self-Service BI... 1.2 Managed BI: Cognos... 1.3 Self-Service BI: PowerBI... 1.4 Conclusie... 1.5 Aanbevelingen... 1.6

VS Met de toenemende digitalisering bij gemeenten, waaronder zaaksystemen, is er een wereld aan informatie beschikbaar. Om deze te ontsluiten heb je echter een BI tool nodig. Hiermee bouw je rapportages, dashboards en komt de data tot leven. Tot nu toe niks nieuws. Er zijn twee lijnen te onderscheiden in de ontwikkeling van BI Tools. De Self-Service en de Managed BI Tools. Power BI en Cognos zijn respectievelijk uitvloeisels van deze stromingen. Cognos is wijdverbreid en al jaren bekend bij menig gemeente, Power BI is een nieuwkomer waarvan gemeenten de toegevoegde waarde nu pas leren kennen. Maar welke is nou het beste voor welke situatie? De keuze van de juiste tool is essentieel om de inzichten te krijgen die nodig zijn om sturing te geven en om processen en dienstverlening naar een hoger plan te brengen. Op een aantal voor gemeenten cruciale punten verschillen de twee stromingen en dus ook de tools. Hier lees je deze verschillen en wat deze betekenen voor gemeenten.

1.1 Inleiding De intrede van allerlei back-, mid- en frontoffice applicaties en een toennemende digitalisering binnen de overheid geeft nieuwe uitdagingen. Deze applicaties leveren namelijk veel interessante data op die in veel voorkomende gevallen nog zwaar onderbenut worden. Om de data optimaal te benutten zijn er diverse Business Intelligtence (BI) tools op de markt. Een belangrijke trend is de verschuiving van Managed BI naar Self-Service BI. De Managed BI tools zijn algeheel bekend en al tijden op de markt. Het grote verschil tussen beide methodieken is dat in het geval van self-service de gebruiker meer zelf in staat is tot het maken van analyses, zonder dat hij daar specifieke specialistische IT-kennis voor nodig heeft. Eerst zullen de voor- en nadelen van deze stromingen worden besproken. Alvorens we twee vertegenwoordigers van de stromingen vergelijken. IBM s Cognos is alom bekend bij gemeenten, veelal door samenwerkingen met leveranciers als Pink en Centric. Microsoft's Power BI is een relatieve nieuwkomer, die samen met het Office pakket wordt aangeboden. Waarbij Cognos duidelijk een Managed BI tool is, is Power BI een (deels) selfservice BI tool. Dit paper maakt kort en bondig de verschillen duidelijk en richt zich op het gebruik van deze twee tools bij gemeenten. Op de volgende punten vergelijken we Cognos en Power BI: Gebruiksgemak (Manager) Gebruiksgemak (BI-specialist) Continu beheer (Onderhoud) Visualisatie Koppelingen Kosten (eenmalig en structureel)

1.2. Managed BI vs Self-Service BI Managed BI is de stroming die tools met zich meebrengt die altijd door een IT afdeling met specialisten beheerd moet worden. Dit levert dan wel een professioneel beeld van de data op. Wel maakt het de organisatie erg afhankelijk wordt van de IT en de snelheid en flexibiliteit van deze afdeling. Ervaring leert dat die flexibiliteit te wensen over laat. Daarnaast zijn er veel gemeenten die deze expertise uberhaupt niet in huis hebben. Hierdoor zijn ze afhankelijk van inhuur. Self Service BI geeft de gebruiker meer vrijheid. De jongere medewerkers hebben meer dan vroeger een gedegen kennis van IT en self-service sluit hier bij aan. Zij zijn opgegroeid in een snelle "on demand" wereld, waarbij zelfstandigheid belangrijk is. De self-service tools zijn eenvoudiger in gebruik. Hiermee is beter in te spelen op de veranderende vraag naar informatie. De manier waarop dit geschied leidt wel tot een minder professionele (gestandaardiseerde) IT huishouding. Dit komt omdat de data niet centraal beheerd en gecontroleerd wordt. IT experts zijn dan soms alsnog nodig om orde te scheppen. De keuze tussen een van de twee is dus een keuze tussen flexibiliteit, beschikbaarheid van middelen en de kwaliteit. Ondanks dat het twee verschillende stromingen zijn, met hun eigen voor- en nadelen, vervolgen we dit paper met een vergelijking van de eerder genoemde pakketten. De twee stromingen zullen meegenomen worden in de vergelijking. Het draait om de best passende keuze voor enerzijds managed BI of anderzijds juist Self- Service BI om succesvol en gemakkelijk te sturen op data.

1.3. Managed BI: Cognos De naam Cognos is ontstaan in 1982. De ontwikkeling van enkele softwarepakketten was rond die tijd de core business van het bedrijf. Rond 1990 stapte het bedrijf over naar Business Intelligence. Pas sinds 2008 behoort Cognos tot IBM en is het verder gaan bouwen aan haar producten rondom BI. Inmiddels is Cognos al vele versies verder en is het de de facto standaard geaccepteerde tool voor het maken van rapportages en lijsten in gemeenteland. De vormgeving blijft vaak hetzelfde, weinig fancy grafieken of modellen, maar puur gericht op het voorzien van informatie. Veel gemeenten hebben al jaren een licentie en dus ook jarenlange ervaring met Cognos. Begin je net met Cognos? Dan is het vrij moeilijk te leren en misstaat een training/cursus niet om de basisfunctionaliteiten onder de knie te krijgen. De licenties zijn vrij prijzig, mede door een breed scala aan mogelijkheden om informatie te onttrekken uit diverse databases en het bouwen van datawarehouses (een verzamelpunt van diverse bronsystemen). Rechtstreeks aansluiten van Cognos op een database is mogelijk, maar vraagt veel geheugen van de database. Dit kan ervoor zorgen dat de gebruiker hier hinder (lees: vertraging of zelfs storing) van kan ondervinden. Grote leveranciers leveren in veel gevallen diverse standaard Cognos packages bij aanschaf. Met deze packages kun je direct rapportages maken zonder zelf de informatie te moeten verwerken in een datawarehouse. Deze packages maken geen gebruik van de actieve database, maar van een screenshot. Interactie Cognos en bronnen Indien het relevant is, kun je ook diverse zoekvragen (queries) maken waardoor je informatie uit diverse systemen bij elkaar kunt brengen in een Cognos dashboard. Heb je dan een rapportage gemaakt? Dan kun je deze automatisch structureel aanbieden in het gewenste formaat (HTML, Excel, Word). In HTML kun je bijvoorbeeld heel makkelijk

doorklikken op de gegevens in een rapportage om vervolgens een specificatie te zien. Handig voor een juiste analyse! 1.3.1. Voordelen Cognos is te koppelen aan haast elke gangbare database/applicatie. Daarnaast kun je diverse informatiebronnen raadplegen met Cognos om één dashboard te maken met een compleet overzicht aan relevante informatie. Er zijn diverse packages vanuit softwareleveranciers te gebruiken, zodat je zelf geen datawarehouse hoeft te bouwen of moet werken met datadumps. Bij datadumps kun je namelijk door de handmatige bewerking ook essentiële informatie verliezen. 1.3.2. Nadelen Cognos is nog niet voldoende geslaagd in het modern visualiseren van data. Er zijn stappen gemaakt, maar met infographics bijvoorbeeld, zit Cognos daar nog te ver van verwijderd. Daarnaast is het, als Managed BI, een complexe en omvangrijke tool waar je gekwalificeerde expertise voor moet inschakelen. Snel een rapportage bouwen als leek, is al lastig. Rapportages bouwen is bovendien maar één aspect; de informatie vanuit andere databases halen en eventueel een datawarehouse bouwen is niet voor iedereen weggelegd. Tot slot kan de dure licentie ook een struikelblok zijn voor de gebruiker die even een rapportage wil bouwen zonder te veel poespas.

1.4. Self-Service BI: Power BI In 2015 lanceert Microsoft Power BI, bedoeld als sluitstuk van het pallet aan andere analyse tools, zoals Power Pivot, Powerview en Powermap. Het programma heeft als basis het wel bekende Excel. Daarnaast kan Power BI data halen uit diverse databases en uit diverse bronnen in de cloud. De tool slaat een deel van de informatie ook op in de cloud, in de vorm van een webpagina. Alhoewel het een vrij nieuwe applicatie is, is de basis het vertrouwde Excel. Microsoft probeert de markt voor Power BI te vergroten door een gratis versie beschikbaar te stellen bij een Office 365 abonnement. Daarnaast is de tool ook te koppelen met diverse andere Microsoft-producten, zoals die hieronder genoemd zijn. Daardoor wordt het gebruik ervan gestimuleerd. Onder gemeente is het gebruik nu nog beperkt, maar dat kan veranderen met de toename van interesse voor BI Tools en de behoefte om meer te kunnen doen met de beschikbare data. Daarnaast beschikt bijna elke gemeente over een Office-pakket en dus over de gratis versie van Power BI.. De verschillende bronnen voor Power BI en de verschillende andere aansluitende Microsoft applicaties 1.4.1. Voordelen Power BI heeft een aantal voordelen. De basis is van Power BI is Excel. Dit is een bekende applicatie, eigenlijk voor iedereen, dus ook voor veel medewerkers van gemeenten. Zij zullen de werkwijze van Power Bi dan ook snel onder de knie hebben. Daarnaast is, zoals verwacht wordt van een Self-service BI, de leercurve in het gebruik van Power BI kort. Het heeft een intuïtieve interface met "drag en drop functionaliteit". Er is een grote community, met naast een goed functionerend forum, ook veel Youtube-instructiefilmpjes. Dit zal voor de gemiddelde autodidact afdoende zijn. Veel cursussen of inhuur zullen in de meeste gevallen niet nodig zijn. Die extra benodigde kennis zal zich eerder toespitsen op de inbedding en het gebruik in de organisatie van deze business intelligence tool. De meeste gemeenten hebben zoals gezegd het Office-pakket al in huis en kunnen in eerste

instantie de gratis versie gebruiken. Bij een intensiever gebruik van de tool is het wel aan te raden de betaalde versie te nemen. Deze kost negen dollar per maand per gebruiker. De betaalde versie verschilt vooral op de hoeveelheid data die men kan opslaan in de cloud, een hogere automatische refresh rate en de snelheid van de tool. Power BI is met veel verschillende Microsoft-producten geïntegreerd. Het is ook aan te sluiten op allerlei databases, zoals die van Oracle. De presentatie van Power BI is een van de sterkste kanten van de tool. De grafieken zien er gelikt uit. Daarnaast kun je ze publiceren naar een live en interactief dashboard, waar data, door onderlinge interactie, echt tot leven komt. Naast de publicatie op je live dashboard is Power BI ook als app te verkrijgen, zodat je altijd je dashboard bij je hebt. De levendige community is daarnaast volop bezig om eigen visualisaties te maken; dit levert mooie en handige grafieken op. 1.4.2. Nadelen Een van de nadelen van Power BI is dat de dashboards alleen binnen het eigen (email)domein direct te delen zijn. Een ander nadeel is dat het bewerken van bestanden naar het gewenste format tijdrovend is. Dit kan ook in Power BI zelf, zodoende onthoudt Power BI de bewerkingen en blijft het ombouwen van de data tot een keer beperkt. Desalniettemin is een redelijk kennisniveau van Excel, zoals het kunnen opstellen van formules, nodig om de data te kunnen ombouwen en kost het toch nog veel tijd.

1.5. Conclusie Zoals aangeven zijn Cognos en Power BI vertegenwoordigers van andere stromingen. Managed BI en dus Cognos vereist meer specialistische kennis en ervaring. De mogelijkheden tot aansluiten op allerlei databases zijn wel groter. Tevens is het een bewezen BI-tool en echt toegesneden op de diverse applicaties die bij gemeenten draaien. Het vergt wel een specialistische beheerder om het tot zijn recht te laten komen. Als Selfservice tool is Power BI makkelijker te doorgronden en vergt veel minder specialistische kennis om tot resultaten te komen. Het is minder toegesneden op de lokale overheid en het zal dus lastiger zijn informatie direct uit de diverse applicaties te verwerken. De kosten voor Power BI zijn aantrekkelijker, wat een belangrijk argument kan zijn. Kortom, wil je een snel en mooi dashboard zonder veel investeringen, dan is Power BI een goede keuze. Wil je informatie uit diverse applicaties in één rapportage en heb je een kundige beheerder, kies dan voor Cognos. De mogelijkheden van Cognos zijn uitgebreid, maak er gebruik van.

Hieronder een matrix met een vergelijking, tussen Cognos en Power BI, gebaseerd op eigen en klantervaringen. Alsmede diverse online productreviews. Goed = G Voldoende = V Matig = M Onvoldoende = O Slecht = S Onderdelen IBM Cognos Microsoft Power BI Gebruiksgemak (manager) G G Gebruiksgemak (beheer) M M Visualisatie M G Continu beheer V M Kosten eenmalige aanschaf V G Kosten structureel M V Koppelingen G V

1.6. Aanbevelingen Zoals al meerdere keren aangehaald is het aan te bevelen bij het gebruik van Cognos te zorgen voor een expert. Een interne expert die, met ondersteuning, de vraag naar sturingsdata op kan halen in de organisatie. Dit leidt tot de aanbeveling dat Cognos zich meer leent voor grotere gemeenten, waar deze voordelen zwaarder wegen. Daarnaast zijn in grotere gemeenten deze interne specialisten vaak wel aanwezig of is er de mogelijkheid deze langdurig in te huren. Power BI is een keuze voor een snellere implementatie met minder specialistische kennis. Dit past beter bij kleinere gemeenten of gemeenten die eerst willen experimenteren met sturing op basis van dashboards. De kosten en dus het risico zijn immers lager. Mocht u vragen hebben over dit paper, advies zoeken of meer willen weten neem dan contact op, dat kan met de volgende gegevens: INFO@MVR.NL MIDDENBURCHT 96-3452 MT VLEUTEN TEL 085-401 59 64

Cognos of Power BI? Hoe haal je als gemeente de voordelen uit het gebruik van data? info@mvr.nl Middenburcht 96-3452 MT Vleuten Tel 085-401 59 64 Bank BIC RABONL2U / IBAN NL51 RABO 0154 6864 92 BTW NL823196586B01 KVK 51289296