Agendapunt 9. Bijlage 16. Managementrapportage



Vergelijkbare documenten
Managementrapportage 1e kwartaal 2016

Verleden, heden en toekomst FUMO. Oorsprong en basis RUD vorming in Nederland Landelijk beeld De RUD in Fryslân FUMO

gegevens over de eerste vier maanden wordt een prognose gegeven voor 2015.

TUSSENTIJDSE RAPPORTAGE 2015

Onderwerp Begroting FUMO 2017

Onderwerp Ontwerpbegroting 2018 FUMO

Het verhaal van de FUMO

Bijlage D Raads- en statenvoorstel 1 en besluit GR RUD LN

Onderwerp: Stand van zaken Verbeterplan Norbert de Blaay (programmamanager) Datum: 8 november 2017

BRZO zowel BRZO als VT-CHEMIE. Provincie Provincie Provincie Totaal

Uitvoeringsprogramma vergunningen, toezicht en handhaving 2017 gemeente Veenendaal

FUIVLb. Fryske Utfieringstsjinst MiIjeu en Omjouwing

MODEL DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST RUD UTRECHT en DEELNEMER X

Bijlage bij Uitvoeringsovereenkomst Provincie Utrecht 2017

Agendapunt voor de vergadering van het algemeen bestuur RUD Drenthe 28 november 2016

Managementrapportage Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing

Toelichting begroting 2015

Jaarverslag uitvoeringsprogramma handhaving gemeente Groningen De leden van de raad van de gemeente Groningen te GRONINGEN

MEMO AAN DE GEMEENTERAAD

Jaarrapport Noordelijk Belastingkantoor. Jaarrapport, controleverklaring en accountantsverslag

Vergaderstuk Algemeen bestuur

uw brief van: ons kenmerk: bijlage(n): datum: juni 2015

1 e bestuursrapportage Bestuursrapportage over het 1 e kwartaal van het boekjaar 2015

VIERMAANDS RAPPORTAGE 2017

B. Verkleinen takenpakket Provincie Zuid-Holland

Derde managementrapportage over de periode 1 januari 30 september 2016

advies Jaarrekening 2013 Gemeenschappelijke Regeling Breed

Ministerie van VROMI Land Sint Maarten

Omgevingsdienst Midden- en West- Brabant: bedrijfsplan en GR. Raadsinformatieronde 4 oktober 2012

Consequenties. Afbouw Wabo-takenpakket. Westerwolde

Voorstel 1: Ontwerpbegrotingswijziging 2019 PG&Z op basis van het Bedrijfsplan RIGG

MILIEUJAARVERSLAG

Rm mziz/wlimburg. Begrotingswijziging Programmabegroting RUD Zuid-Limburg. Meerjarenraming

Begroting 2016 Omgevingsdienst Zuid Holland Zuid

Benodigde formatie Stichting Geynwijs Een toelichting op de berekening

Portefeuillehoudersoverleg Jeugd, Samenwerkende gemeenten Jeugdhulp Rijnmond

A.S. Wedzinga raad00386

Managementrapportage FUMO over het eerste halfjaar Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing

Rapportage 1 e kwartaal 2017 Exploitatie Hefpunt

Onderzoeksplan doeltreffendheid en doelmatigheid 2018

Memo: Wob-verzoek inhuur

Eerste Kwartaal verslag

Themaraad VTH taken. Aanleiding: Themaraad 18 mei 2016 over:

Bijlage 3. Voorbereidingshandelingen die onder het BTP vallen.

Financieel verslag Derde Kwartaal d.d. 13 december DSW Rijswijk en omstreken

Landelijke actualiteit: wetsvoorstel VTH, Amvb VTH, Modelverordening kwaliteit Collegiale toets en Evaluatie VTH-stelsel

RUD UTRECHT. MANDAATLIJST Gemeente, BEPERKT MANDAAT BEVOEGDHEDEN/BESLUITEN VOORWAARDEN EN REIKWIJDTE (INSTRUCTIES) OPMERKING

TABEL 1: Benodigde capaciteit vergunningverlening (algemeen). weigering van een vergunning) Aantallen Uren Totaal uren

Rapportage 3 e kwartaal 2016 Exploitatie Hefpunt

Deelplan IC Treasury Gemeente Lingewaard

Rapportage 2 e kwartaal 2016 Exploitatie Hefpunt

-y~ Agendapunt. 11 juli Datum: 30 mei 2016 Opsteller: G. Schepers r: Johan Vogelaar, directeur RVD Drenthe./

Inbreng formatie van de DEAL-gemeenten op basis van het basistakenpakket.

Gemeente Vijfheerenlanden

Rapportage 1e kwartaal 2018 Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUD Drenthe)

Groeimodel kwaliteit VTH gemeente Bergen 2016

Pagina 1 van 10. Legenda voortgang. Resultaten Veilig Thuis NHN Datum 1 april 2019

Jaarrapportage 2018 Waterschap Hunze en Aa s

PROVINCIAAL BLAD. Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten van Limburg aan Directeur RUD Zuid-Limburg

Uitvoeringsprogramma 2016 Gemeente Dronten- Bijlage 1 Opdrachttabel 2016 met geprognotiseerde producten

Onderzoek naar termijnoverschrijding bij afhandeling WOZ-bezwaren

ONDERWERP: FUMO A. Begroting B. Jaarstukken C. Wijziging gemeenschappelijke regeling D. Ontwikkelingen

Handhavingsuitvoeringsprogramma 2014

Indicatieve begroting Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant

Vergadering Algemeen Bestuur d.d.: 29 juni Agendapunt : 4.e. Vertrouwelijk. Aan het Algemeen Bestuur,

RUD GRONINGEN - Samen werken aan kwaliteit - Informatiebijeenkomst raadsleden Westerkwartier- en BMW-gemeenten 24 september 2012

INHOUDELIJKE TOELICHTING

Bijlage bij het mandaatbesluit

Vergunningen Uitvoering Programma 2017

Sociaal Jaarverslag 2013

Bijlage 1: Jaarplan periode tot

PRODUCTENCATALOGUS 2019

Onderwerp Voortgang aanpak Wachttijden Wmo-aanvragen en beantwoording nop openstaande vragen VVD-fractie

Rapportage 3 e kwartaal 2018 Waterschap Hunze en Aa s

Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland

Berenschot. Evaluatie wet VTH. Op weg naar een volwassen stelsel BIJLAGE 4: NORMENKADER BRZO

Voortgangsrapportage PGB vierde kwartaal 2016 Peildatum 19 januari

Aanbiedingsbrief. Status. O ter kennisneming O ter (oriëntatie) bespreking X ter besluitvorming. Samenvatting

PDC-matrix Informeren & Beoordelen. Klachten & Handhavingsverzoeken

Meerjarenagenda Algemeen Bestuur ODZOB

Gem. Hoogeveen. Ingekorrien - 2 OKT. 201^» Archief. bijlage(n) 2

MILIEUJAARVERSLAG 2016

Collegevoorstel BEDRIJFSVOERING. Ja, zonder beperkingen Dienstverlening. Afdeling Bedrijfsvoering. Pilot verloning payroll bij de WAA

Jaarverslag OVER 2015 EN F. Schoonheim, archivaris RUD Utrecht. van de archivaris van de RUD Utrecht. Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht

Jaarverantwoording 2016

Toelichting begroting 2016

GEMEENTE BOEKEL VOORSTEL AAN DE RAAD. Datum : 31 mei Voorstel van : college van burgemeester en wethouders

I 1 4 APR. L: _,~sft.6... taoz.3... I !,~_ ::. ~-'~~-.:~a--.,._... ~. ~... _.. lii I -, I. I!~\._,<j;:_O,

Ingekomen stukken. Vergadering : 22 januari 2015

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Memo. Dagelijks Bestuur GGD Gelderland-Zuid Gemeenteraden Gelderland-Zuid Datum: 27 maart 2018 Begrotingswijziging 2018 Veilig Thuis

Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid Marap II 2012

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers

Samen sterk voor een milieuveilig Drenthe

DE NIEUWE OMGEVINGSVERGUNNING OP WEG NAAR ÉÉN INTEGRALE VERGUNNING IN DE GEMEENTE BARNEVELD. Presentatie 15 oktober 2009 Raadscommissie Grondgebied

Aan de gemeenteraad. Registratienummer: GF Datum: 8 mei 2012 Agendapunt: 18. Behandelend ambtenaar: De heer C. Tiemersma

Plan van aanpak. Taskforce op zoek naar Evenwicht. Achtergrond bij Agendapunt 3 van de AV van NOC*NSF op 18 mei

Beslispunten in te stemmen met de ontwerpbegroting van Servicepunt71 en het Algemeen Bestuur van Servicepunt71 overeenkomstig te informeren.

Vergaderstuk Algemeen bestuur

Transcriptie:

Agendapunt 9 Bijlage 16 Managementrapportage 1 e kwartaal 2015

1 Inleiding In de GR is in artikel 19 opgenomen dat het DB de deelnemers informeert door middel van kwartaalrapportages over de financiële stand van zaken. In de diverse overlegstructuren (opdrachtgeversoverleg, controllersoverleg) zijn afspraken gemaakt over deze kwartaalrapportages. De 1 e kwartaalrapportage, is een beknopte versie waarin wordt ingegaan op de gerealiseerde productie en de financiële stand van zaken. Over de periode 1 januari t/m 30 juni wordt een uitgebreide rapportage gemaakt ten aanzien van de voortgang van productie en financiën en de prognose over heel 2015. Daarnaast wordt over de periode 1 januari t/m 30 september een rapportage gemaakt over de voortgang waarin de afwijkingen ten aanzien van de eerdere rapportage zullen worden toegelicht. In deze kwartaalrapportage wordt ingegaan op de gerealiseerde productie en uren ten opzichte van de begroting, een overzicht van de uitgaven over het 1 e kwartaal 2015 ten opzichte van de begroting alsmede een prognose van de totale uitgaven over 2015. Tenslotte wordt nog ingegaan op enkele bedrijfsvoering zaken. - 2 / 11 -

2 Productie 1 e kwartaal 2015 De registratie van de werkzaamheden vindt plaats in het zaaksysteem Powerforms van Genetics. In het 1e kwartaal zijn 620 zaken afgerond. Deze zaken hebben deels betrekking op procedures die al in 2014 zijn gestart. Hierbij zijn de controles van vuurwerkverkoopunten niet meegenomen (circa 90 stuks) omdat deze controles uitgevoerd zijn in december 2014. De registratie van de zaken is nog gebaseerd op de oude producten en dienstencatalogus (PDC). De nieuwe verfijndere PDC is pas vanaf mei dit jaar van toepassing. Voor een aantal producten ontbreekt daarom een verdere uitsplitsing, bijvoorbeeld bij de controle van inrichtingen. Hierbij is geen onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld reguliere controles en hercontroles. In de volgende kwartaalrapportages zal de realisatie van de voorgaande periode ter vergelijking worden opgenomen evenals ook een overzicht van de openstaande werkvoorraad. De 620 zaken zijn als volgt verdeeld over de verschillende producten: Afdeling Product Totaal Specialistisch advies Adviezen aan gemeente, provincie of het ministerie 3 Beroepzaak en hoger beroep 1 Beschikking op handhavingsverzoek 2 Bezwaar 1 Specialistisch advies bodem 7 Specialistisch onderzoek en advies geluid 10 Specialistisch onderzoek en advies lucht 1 Toezicht Wet bodembescherming 1 Totaal 26 Toetsing en vergunningverlening Activiteitenbesluit maatwerkvoorschriften, type B 2 Activiteitenbesluit maatwerkvoorschriften, type C 1 Activiteitenbesluit melding, type B 35 Activiteitenbesluit melding, type C 3 Adviezen aan gemeente, provincie of het ministerie 3 Beoordeling en goedkeuring van onderzoek- en meetrapportages 2 Beschikkingen Ontgrondingenwet (verkorte procedure) 3 Beschikkingen Wet bodembescherming (beschikken ernst en spoedeisend "nader" onderzoek") 2 Beschikkingen Wet bodembescherming (beschikking op saneringsplan) 6 Beschikkingen Wet bodembescherming (evaluatieverslag BUS) 14 Beschikkingen Wet bodembescherming (evaluatieverslag) 3 Beschikkingen Wet bodembescherming nieuw geval 1 Beschikkingen Wet bodembescherming toezicht monitoring 3 Bezwaar 2 M.e.r.-beoordeling 5 Melding Besluit uniforme saneringen 16-3 / 11 -

Melding Besluit uniforme saneringen (tijdelijke uitplaatsing) 3 Melding Bouwbesluit slopen 9 Melding Wet bodembescherming "art. 41 melding" 2 Omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM) 7 Omgevingsvergunning met activiteit milieu (meervoudig) 11 Omgevingsvergunning milieuneutrale wijziging 14 Omgevingsvergunning voor alle Wabo-activiteiten (excl. Milieu) 45 Omgevingsvergunning voor de activiteiten milieu (enkelvoudig) 16 Ontheffing Provinciale milieuverordening (PMV) 1 Toestemmingen Vuurwerkbesluit 3 Uitvoeren of laten uitvoeren van onderzoek 1 Verslag vooroverleg en beoordeling concept verslag (complex) 11 Verslag vooroverleg en beoordeling concept verslag (normaal) 36 Wet luchtvaart Generieke TUG-ontheffingen 7 Wet luchtvaart Locatiegebonden TUG-ontheffingen 5 Zienswijze behandelen 1 Totaal 273 Toezicht en handhaving Bestuurlijke strafbeschikking Milieu 3 Toezicht BRZO 2 Toezicht omgevingsvergunning, activiteit afwijken van bestemmingsplan 1 Toezicht omgevingsvergunning, activiteit slopen 6 Toezicht omgevingsvergunning, activiteit slopen/wijzigen monument 1 Toezicht Ontgrondingenwet 2 Toezicht type B inrichtingen 145 Toezicht type C inrichtingen 90 Toezicht type D inrichtingen 42 Toezicht Waterwet 5 Toezicht Wet bodembescherming 2 Toezicht Wet luchtvaart 9 Toezicht WHVBZ 13 Totaal 321 Eindtotaal 620-4 / 11 -

2.1 Toezicht en handhaving In totaal zijn over 2015 1.030 (reguliere) controles bij inrichtingen uit het basistakenpakket gepland en voor een aantal specifieke deelnemende gemeenten nog circa 200 controles voor inrichtingen die niet behoren tot het basistakenpakket. In totaal zijn er dus 1.230 controles gepland. Hiervan zijn er in het 1 e kwartaal circa 279 afgerond. Dit kan als volgt worden gespecificeerd: Aantal geplande controles op jaarbasis Afgeronde controles in 1 e kwartaal Verschil Toezicht B inrichtingen 589 145 444 Toezicht C inrichtingen 396 90 309 Toezicht D inrichtingen 223 42 181 Toezicht BRZO 22 2 20 1.230 279 951 Zoals al eerder vermeld was de verfijnde producten en dienstencatalogus in het 1 e kwartaal nog niet ingevoerd. De hierboven genoemde afgeronde aantallen betreft zowel reguliere controles als hercontroles. Op basis van de planning zouden er per kwartaal ruim 300 reguliere controles moeten worden afgerond. De productie is ten opzichte van 2014 sterk gestegen. Desondanks is de realisatie in het 1 e kwartaal nog enigszins achtergebleven bij de norm. Vanuit de afdeling Toezicht en Handhaving is begin 2015 een bezoek gebracht aan de deelnemers om verwachtingen ten aanzien van de productie af te stemmen inclusief een check op de correctheid en volledigheid van de controlelijsten. Ten opzichte van vorig jaar is al een grote vooruitgang waar te nemen. Er is meer structuur in de afdeling, inzet van medewerkers is meer gericht op branches, planningen van controles zijn verdeeld onder de medewerkers en de brieven en sjablonen zijn doorontwikkeld. Een ander belangrijk winstpunt is dat de bedrijven die ondergebracht zijn bij de FUMO, helder zijn. Tot slot wordt de webportal steeds beter gevuld, waardoor het toezicht beter en efficiënter kan plaatsvinden. Ondanks de vooruitgang in aansturing, werkwijze en productie is in bovengenoemde gesprekken aangegeven dat in 2015 de planning naar verwachting niet gehaald zal worden. Dit heeft grotendeels de volgende redenen: Hoewel de webportal steeds beter gevuld wordt, blijkt het nog zeer regelmatig dat bij de voorbereiding van controles de webportal nog niet (volledig/correct) gevuld is. Om efficiënt en kwalitatief goed te kunnen werken is intern de werkwijze vastgesteld dat bij een dergelijke constatering de deelnemers hiervan per mail in kennis wordt gesteld. De deelnemer wordt gevraagd de webportal conform afspraak te vullen zodat de controle in later stadium alsnog kan worden uitgevoerd. De afdeling Toezicht en Handhaving heeft in verhouding een hoog verzuimpercentage. Ten opzichte van vorig jaar is het percentage al gedaald, echter het langdurig ziekteverzuim vermindert gestaag. Naar verwachting zal het percentage naar het eind van dit jaar verder dalen. - 5 / 11 -

Ook neemt de het toezicht van bedrijven vaak meer tijd in beslag dan conform kengetallen is genormeerd. De oorzaken hiervoor zijn divers en deels ook al eerder aangegeven (voorbereidingstijd incl. webportal, aantal bevindingen bij controles, het opmaken van verslag en brief). Daarnaast zijn er ook situaties die niet in de kengetallen zijn meegenomen maar wel als basistaak zouden kunnen worden aangemerkt, zoals beoordelen PRTR verslagen, 2 e hercontrole, etc. Tot slot werken meerdere medewerkers van de afdeling Toezicht en Handhaving aan interne projecten (zie paragraaf 4) die resulteren in een lagere productiviteit op de controles. Dit is inherent aan de opstartfase van de FUMO waarin veel verbeterpunten worden geconstateerd en vervolgens in werkgroepverband worden opgepakt. 2.2 Toetsing en vergunningverlening Volgens de Fryske norm zouden per jaar in circa 380 inrichtingen mutaties in de vergunningverlening moeten zijn. Per kwartaal zijn dit 95 mutaties. In het 1 e kwartaal zijn er 89 procedures afgerond die betrekking hadden op het afhandelen van meldingen en vergunningaanvragen. Deze 89 zijn als volgt te specificeren: Activiteitenbesluit maatwerkvoorschriften, type B 2 Activiteitenbesluit maatwerkvoorschriften, type C 1 Activiteitenbesluit melding, type B 35 Activiteitenbesluit melding, type C 3 Omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM) 7 Omgevingsvergunning met activiteit milieu (meervoudig) 11 Omgevingsvergunning milieuneutrale wijziging 14 Omgevingsvergunning voor de activiteiten milieu (enkelvoudig) 16 89 Het is niet goed mogelijk om per onderdeel een goede vergelijking te maken omdat de Fryske normen niet zijn aangepast op de wijzigingen in het activiteitenbesluit. Daardoor is slechts een vergelijking op totaalniveau mogelijk. Uit deze vergelijking blijkt dat de productie van de taken door toetsings en vergunningverlening iets lager ligt dan op basis van de normen verwacht zou mogen worden. Voor de gemeente Terschelling voert de FUMO sinds april 2014 de BRIKS-taken uit. In 2014 zijn de BRIKS-taken voor provinciale en ex-provinciale inrichtingen deels uitgevoerd door gemeenten en deels door externen. Inmiddels worden deze taken door de FUMO zelf uitgevoerd. Daarnaast worden er BRIKS-taken verricht voor de N381 (namens de provincie) en de N31 (namens de gemeente Harlingen). - 6 / 11 -

In 2014 heeft ook de afdeling Toetsing en Vergunningverlening te kampen gehad met opstartperikelen. Inmiddels zijn er stappen gemaakt. Zo verloopt de samenwerking met de deelnemers beter, vooral door een betere communicatie. Dit uit zich onder andere in een afname van het aantal termijnoverschrijdingen. De opdrachtverlening is eenduidiger geworden, waardoor opdrachten c.q. vragen sneller en adequater worden beantwoord. Bij een aantal dossiers vindt een intensieve afstemming plaats met de deelnemers m.b.t. de aanpak. De kwaliteit is toegenomen. De interne afstemming met specialisten, juristen en toezichthouders is verder verbeterd. Dit geldt ook voor externe partijen, zoals het Wetterskip en de Veiligheidsregio. Daarnaast wordt er gewerkt met uniforme sjablonen en voorschriften. Ook is een aanvang gemaakt met het opleidingsprogramma, dat er enerzijds toe moet leiden dat een ieder voldoet aan de kwaliteitscriteria en anderzijds op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen. Zo speelt er vooral relatief veel op het gebied van agrarische wet- en regelgeving. De vergunningendossiers van de provinciale inrichtingen zijn inmiddels gescreend op actualiteit (m.n. RIE / derde tranche Activiteitenbesluit). Met de gemeentelijke deelnemers zal individueel - op korte termijn worden overlegd in hoeverre deze screening ook op voor hun bedrijven moet worden uitgevoerd. 2.3 Specialistisch advies Specialisten ondersteunen bij procedures op gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. De inzet richt zich op een aantal complexe casussen. De vraag naar specialistische kennis op het gebied van lucht en geur neemt toe. Bij de omgevingsdiensten in Groningen en Drenthe is een zelfde beeld zichtbaar. Intern wordt gekeken om hier extra capaciteit voor vrij te maken. De deelnemers weten de specialisten op het terrein van externe veiligheid goed te vinden. Het betreft een diversiteit aan vragen met een accent op de advisering over bestemmingsplannen. Deze inzet wordt tot 2018 gefinancierd vanuit IOV-subsidie. Er vindt overleg plaats met de Veiligheidsregio over de uitvoering van taken op gebied van ISOR voor deelnemers. De MER-advisering is voornamelijk gericht op vragen van de provincie. Als gevolg van interne mobiliteit wordt de MER-specialisatie tegen het licht gehouden. Ook op het gebied van geluid blijkt sprake van een onbalans tussen beschikbare capaciteit en vraag vanuit de deelnemers. De laatste periode is echter op dit deskundigheidsgebied sprake van een aantrekkende vraag. Daarnaast is gestart met enkele geluidsaneringsprojecten. De juristen zijn nauw betrokken bij een aantal langlopende dossiers. De inzet van juristen bij de reguliere producten is inmiddels beter ingebed. Dit bevordert de juridische kwaliteit. Voor enkele gemeenten verzorgen de juristen de behandeling van bezwaarschriften en bieden zij ondersteuning bij procedures bij de rechtbank en de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. De afgelopen maanden heeft dit positieve resultaten opgeleverd. Daarnaast leveren het team Juristen een bijdrage aan divers producten voor de FUMO als samenwerkingsverband. Hierbij kan gedacht worden aan de modelverordening kwaliteitscriteria, de wijziging van de gemeenschappelijke regeling, inkoopvoorwaarden, klachtenregeling, mandaatbesluiten, e.d. - 7 / 11 -

De afdeling is met de omgevingsdiensten in Groningen en Drenthe in gesprek het versterken van de onderlinge samenwerking. Dit met het oog op robuustheid en kwaliteit. 2.4 FrontMidoffice Het FrontMidoffice maakt voor de afdelingen de zaken aan en verwerkt de binnenkomende en uitgaande procedurestukken in de VTH applicatie en webportal. Vanaf 1 mei sluiten de FoMo medewerkers de afgeronde procedures en zaken af en archiveren de zaken met bijbehorende documenten. Er zijn in het eerste kwartaal 1350 binnenkomende telefoontjes verwerkt waarvan circa 1/3 niet konden worden doorverbonden. Er wordt onderzocht hoe de telefonische bereikbaarheid verbeterd kan worden. 3 Aantal uren In het 1 e kwartaal zijn er in totaal bijna 45.000 uren verantwoord. Dit komt overeen met een bezetting van circa 96 fte. Van deze 45.000 zijn er circa 29.000 productief/declarabel. Op basis van de norm van 1.400 productieve uren betekent dit een realisatie van 90%. Het percentage ziekteverzuim bedroeg in het 1 e kwartaal 5,7%. Dit is een daling ten opzichte van 2014. De urenrealisatie over de verschillende afdelingen is als volgt: Declarabale uren 1 e kwartaal 2015 Percentage t.o.v. totale uren Specialistisch advies 6.271 79% Toetsing en vergunningverlening 9.157 97% Toezicht en handhaving 11.222 92% Ondersteuning 2.868 86% Totaal FUMO 29.518 90% In het 1 e kwartaal is de norm nog niet gerealiseerd. Wel is een forse stijging te zien ten opzichte van 2014. Het 1 e kwartaal zou ten opzichte van de norm hoger moeten scoren vanwege de aanwezigheid van een seizoenspatroon. In de zomermaanden zal door een logischerwijs hoger verlof sprake zijn van een lagere productiviteit. In het 1 e kwartaal zijn circa 5.200 uren verlof opgenomen. Dit is ruim 11% van de totale uren. In de urenopbouw is rekening gehouden met circa 13% verlofuren. Het percentage van 11% is in verhouding tot de periode aan de hoge kant. Dit wordt mede veroorzaakt doordat relatief veel mensen aanvullende verlofaanspraken bijvoorbeeld ouderschapsverlof of onbetaald verlof hebben. Dit beïnvloedt de productiviteit in negatieve zin. Andere oorzaken voor de lagere productiviteit zijn: Een hoger ziekteverzuim dan begroot Uren voor coördinatietaken Uren voor interne projecten (in volgende kwartaalrapportages zullen de uren per project worden opgenomen) - 8 / 11 -

Deze oorzaken houden ook verband met de opbouwfase waarin de FUMO zich nog steeds bevindt. Daarnaast kan ook worden geconcludeerd dat de gestelde normen ambitieus zijn. In het nieuwe bedrijfsplan zal worden ingegaan op de urenopbouw. Tenslotte zal in 2016 een evaluatie plaatsvinden van de normen zoals afgesproken in de rapportage van de commissie kengetallen. Op basis van de realisatie in het 1 e kwartaal 2015 mag worden geconcludeerd dat in 2015 de norm van 1.400 per fte niet gerealiseerd zal worden. 4 Bedrijfsvoering De FUMO bevindt zich nog in een opbouwfase. Dit geldt ook voor de bedrijfsvoering. In 2014 zijn een aantal interne projecten opgestart die nodig zijn om de organisatie verder in te richten en op te bouwen. Deze lopen door in 2015. Dit betreft: Werkgroep LIS (aanbesteding nieuw zaaksysteem) Werkgroep dienstauto s Werkgroep interne audit Werkgroep in control Werkgroep kwaliteitscriteria Werkgroep wijziging GR (Gemeenschappelijke Regeling) Werkgroep herijking sjablonen Werkgroep producten en dienstencatalogus (PDC) Werkgroep actualisering bedrijfsplan Deze werkgroepen worden bemenst door een combinatie van management, staf en medewerkers uit het primaire proces. Soms worden deze werkgroepen aangevuld met externe expertise. Ten aanzien van de werkgroepen LIS en dienstauto s wordt de voorbereiding getroffen voor een (Europese) aanbesteding. Hiervoor wordt voor zowel het LIS als de dienstauto s een programma van eisen opgesteld, dat vervolgens op de markt kan worden aangeboden voor inschrijving. De planning is dat na de zomer de aanbesteding zal worden gestart, zodat de gunning in november/december kan plaatsvinden. Het huidig contract met Genetics is met 1 jaar verlengd tot 31 december 2015 met optie tot verdere verlenging. Powerforms wordt onderhouden en revisies worden nog uitgevoerd om bestaande bugs op te lossen. De provincie Fryslân heeft hiervoor een projectleider aangetrokken. De verwachting is dat het programma van eisen in de zomer 2015 gereed komt wanneer de aanbestedingsprocedure gestart kan worden. Voor het project en voor het Programma van Eisen zijn een externe projectleider en twee externe adviseurs aangetrokken. Naast de administratieve beoordeling zal het uitwerken van een casus een belangrijk onderdeel van de selectie uitmaken. Hierbij worden interne en externe gebruikers betrokken. Mogelijk dat in januari 2016 de nieuwe VTH-applicatie kan worden ingericht. Van november 2014 tot mei 2015 is een externe projectleider aangetrokken voor het beheer van de webportal. Na de digitalisatieslag in 2013 heeft er geen kwaliteitscontrole plaatsgevonden. De projectleider heeft de knelpunten geïnventariseerd en is in overleg met de deelnemers gegaan om deze op te lossen. Er is een gebruikersbijeenkomst georganiseerd en er is een kerngroep opgericht met 5 deelnemers. - 9 / 11 -

Intern zijn een aantal ervaren auditors aangesteld die via een gezamenlijk interview met alle betrokkenen vaststellen of de primaire processen op een juiste manier worden uitgevoerd. De werkgroep interne audit is in het eerste kwartaal begonnen met de voorbereidingen. Vanaf het 2 e kwartaal 2015 is begonnen met het uitvoeren van audits. De constateringen worden in één rapport verwerkt, waarna het MT verbetervoorstellen kan vaststellen. Daarnaast worden de al beschrijven werkprocessen geactualiseerd en in het digitale kwaliteitshandboek geplaatst. De werkgroep wijziging GR heeft inmiddels een voorstel gedaan voor wijzigingen van de GR. Deze wijzigingen zijn nodig als gevolg van de gewijzigde WGR (Wet Gemeenschappelijke Regelingen) en gewenste aanpassingen. Daarnaast zijn er tekstuele verbeteringen doorgevoerd. De wijzigingen worden op 5 juni in het DB besproken. De werkgroep In Control heeft zich vooral bezig gehouden met de primaire registratie in Powerforms. Diverse fouten en achterstanden in procedureafhandelingen en tijdschrijven zijn geconstateerd en moeten worden hersteld en ingehaald. Dit betreft vooral procedures uit 2014. In 2015 is hiermee een begin gemaakt en dit zal nog doorlopen tot en met de zomer. Maandelijks worden de urenoverzichten geanalyseerd en in de vergadering van het managementteam besproken. Deze afdelingshoofden bespreken de realisatie van de uren in het afdelingsoverleg. Op deze wijze vindt sturing plaats om de productiviteit te verbeteren. De producten en dienstencatalogus (PDC) is in het opdrachtgeversoverleg definitief vastgesteld. Inmiddels zijn de producten ook als zodanig in Poweforms ingevoerd. Er worden duidelijk afspraken gemaakt over uniforme werkwijze volgens de Zaak Type Catalogus met de productspecificaties in de PDC. De ZTC-PDC wordt door de Bedrijfskundig adviseur beheerd. Voor de actualisering van het bedrijfsplan is een externe medewerker ingehuurd die samen met de werkgroep dit nieuwe bedrijfsplan vorm en inhoud geeft. Hierbij wordt regelmatig afstemming gezocht met het directeurenoverleg en het bestuur. De planning is dat het bedrijfsplan na de zomer in het algemeen bestuur wordt vastgesteld. HRM Nog steeds heeft de organisatie te maken met enkele langdurige ziektegevallen. Dit zijn medewerkers die ook al ziek waren bij de latende organisatie. In de afgelopen maanden is met 2 medewerkers een outplacement traject afgesproken en is 1 medewerker terug gedetacheerd naar de latende organisatie. In het 1 e kwartaal is het opleidingsplan voor alle medewerkers opgesteld. Dit is vooral in het kader van de kwaliteitscriteria. Tenslotte is de werkkostenregeling voor 2015 in concept door het MT vastgesteld. Deze regeling zal nog met de Ondernemingsraad worden besproken. - 10 / 11 -

5 Financiën Lasten In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de gerealiseerde lasten over het 1 e kwartaal in vergelijking met de begroting 2015. Tevens is een prognose gemaakt van de verwachte lasten over heel 2015. Uit dit overzicht blijkt dat de lasten in het algemeen passen binnen de begrote bedragen. Over het eerste kwartaal zijn er voor een bedrag van 2,5 miljoen aan lasten geboekt. Hiervan is het grootste deel (ruim 75%) loonkosten (inclusief de dienstverleningsovereenkomst met de provincie en externe inhuur). De verwachting is dat over heel 2015 op een bedrag van ruim 11,4 miljoen wordt uitgekomen. Ten opzichte van de begroting is dit een voordeel van ruim 0,45 miljoen. De voordelen zitten vooral in lagere kapitaallasten (ca 165k), lagere kosten wagenpark (ca 130k), lagere ICT kosten (ca 60k) en vrijval van de post onvoorzien (voordeel 35k). De lagere kapitaallasten hebben vooral te maken met het ontbreken van rentelasten terwijl deze wel waren begroot. Er is nog geen lening afgesloten voor het terugbetalen van de door de provincie voorgeschoten implementatiekosten en ICT investeringen. Dit zal waarschijnlijk ook in 2015 niet nodig zijn. Het voordeel op de kosten van het wagenpark is ontstaan doordat terughoudend is omgegaan met het leasen en huren van auto s vooruitlopend op een analyse van de vervoersbewegingen die worden vertaald in een tractienota. Op basis hiervan wordt dan het programma van eisen opgesteld ten behoeve van de Europese aanbesteding plaats. De verwachte lagere salariskosten van ruim 700k worden vooral veroorzaakt door niet ingevulde vacatures. Deze vacatures worden eerst ingevuld door externe inhuur en detachering van medewerkers van deelnemers. De overschrijding op de post externe inhuur moet dan ook in samenhang worden beschouwd met de lagere prognose van de salariskosten. Baten Naast de in de begroting opgenomen bijdragen voor deelnemers is er in 2015, net als in 2014, ook sprake van extra opdrachten. Dit betreft zowel opdrachten voor deelnemers als voor niet deelnemers. Een voorbeeld van deze laatste categorie is een subsidie van 170.000 voor het project Energiek toezicht bij bedrijven. Dit project wordt samen met de deelnemende gemeenten uitgevoerd. Andere voorbeelden zijn de BRZO inspecties voor de RUD Drenthe ( 30.000, ook in 2014) en Brikstaken voor verschillende deelnemers (ook in 2014, omvang afhankelijk van de aard van de taken). - 11 / 11 -