Mini-tender: nieuwe leer- en werkomgeving Publieke Organisaties: onderzoek naar dienstverlening - drs. Angela van Meer - Bestuurs- en Organisatiewetenschap Universiteit Utrecht 30 oktober 2008
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 1 Context...1 Cursusbeschrijving...1 Rooster...1 2. Gebruik van SharePoint... 2 Online discussiëren...2 Samen aan een enquête werken...2 Weblog bijhouden...2 Webconferenties...3 Overzicht inzet SharePoint...3 3. Resultaten... 4 Homepage en planning...4 Teamsite...4 Discussieforum...4 Documentenlijst...4 Weblog...5 Webconferentie...5 Links...6 Docentenpagina...6 Overzicht gebruik en oordeel functionaliteiten SharePoint...6 4. Conclusie... 7 Aanbevelingen...7
1. Inleiding Context Bij de Bacheloropleiding Bestuurs- en Organisatiewetenschap van de Universiteit Utrecht wordt WebCT als elektronische leeromgeving (ELO) gebruikt. Hierin staat het cursusmateriaal - zoals de studiehandleiding - van de verschillende vakken. Verder kunnen de studenten in WebCT met elkaar discussiëren en de door hen gemaakte opdrachten inleveren. De tegenwoordige generatie studenten is opgegroeid met de computer, MSN en Hyves, waardoor gesteld kan worden dat alle studenten in sterke of iets mindere mate ICT-vaardig zijn. Cursusbeschrijving Bij de Bachelor 1 cursus Publieke Organisaties: onderzoek naar dienstverlening doen negentig studenten onderzoek naar de kwaliteit van dienstverlening en het Human Resource Management van een publieke organisatie. Ter voorbereiding op dit onderzoek volgen de studenten zes weken onderwijs in een zogenoemde leergroep die bestaat uit maximaal dertig studenten. Tijdens deze periode volgen de studenten colleges over publieke organisaties, wetenschapsfilosofie, Human Resource Management en statistiek. Daarnaast wonen zij onderwijsbijeenkomsten bij waarin de theorie verder wordt toegelicht en wordt toegepast op het door hen uit te voeren onderzoek. Tevens wordt hen door middel van statistiekpractica en een interviewtraining de benodigde onderzoeksvaardigheden bijgebracht. Na deze zes onderwijsweken doen de studenten twee weken lang onderzoek bij een publieke organisatie; kwantitatief onderzoek naar kwaliteit van dienstverlening en kwalitatief onderzoek naar Human Resource Management. Vervolgens rapporteren de studenten hun bevindingen in een onderzoeksrapport en presenteren zij dit aan hun medestudenten. Het doel van de cursus Publieke Organisaties: onderzoek naar dienstverlening is dat studenten leren om: verschillende typen dienstverlenende organisaties te benoemen en te beschrijven; een analyse te maken van de uiteenlopende manieren waarop kwaliteit van dienstverlening beoordeeld wordt; aan te geven hoe ze kwaliteit van dienstverlening kunnen onderzoeken; onderdelen van Human Resource Management identificeren, evenals de rol van Human Resource Management in het realiseren van kwaliteit van dienstverlening; de verschillende stappen te onderscheiden in het opzetten en uitvoeren van een onderzoek; onderzoeksgegevens te verzamelen, te analyseren en te presenteren; eigen werk te prioriteren, te plannen en te bewaken. Rooster Weken Onderwijs Toetsmomenten 1 t/m 6 Kwalitatief en kwalitatief onderzoek opzetten Onderzoeksopzet 7 t/m 8 Onderzoek uitvoeren bij een publieke organisatie 9 t/m 11 Data analyseren en onderzoeksresultaten rapporteren Statistiekopdracht Onderzoeksrapport Presentatie 1
2. Gebruik van SharePoint In het collegejaar 2007-2008 is bij de cursus Publieke Organisaties: onderzoek naar dienstverlening geen gebruik gemaakt van de reguliere ELO WebCT. Er is in plaats daarvan gekozen om gebruik te maken van SharePoint als leer- en werkomgeving en wel om de mogelijkheid tot: online discussiëren online samenwerking het bijhouden van een weblog webconferenties Online discussiëren Bij de cursus Publieke Organisaties: onderzoek naar dienstverlening zijn de studenten de eerste zes weken bezig met het opzetten van het onderzoek en het eigen maken van de benodigde onderzoeksvaardigheden, zoals interviewen en het omgaan met het statistiekprogramma SPSS. Zes weken is een korte tijd om een onderzoek op te zetten, waardoor ervoor is gekozen om de studenten tussen de onderwijsbijeenkomsten door met elkaar digitaal te laten discussiëren over onderzoeksgerelateerde zaken. Op die manier kunnen er tijdens de onderwijsbijeenkomsten sneller knopen worden doorgehakt. Om het online discussiëren te stimuleren, plaatsten de docenten na afloop van de onderwijsbijeenkomst berichten, stellingen of kleine opdrachten in SharePoint. Het was vervolgens aan de studenten om de discussie verder voort te zetten; de docent volgde op de achtergrond de digitale dialoog tussen de studenten. Samen aan een enquête werken De studenten worden geacht met elkaar een enquête te maken. Hiervoor is SharePoint bij uitstek geschikt, omdat de studenten in SharePoint documenten met elkaar kunnen delen en precies kunnen zien wie een bepaald document in gebruik heeft. Ook worden er verschillende versies opgeslagen, zodat de studenten altijd kunnen teruggrijpen naar eerdere versies. De docent heeft bij het inrichten van de leer- en werkomgeving een documentenlijst op de teamsite van iedere leergroep klaargezet. De invulling van de documentenlijst werd overgelaten aan de studenten. Weblog bijhouden De studenten moesten tijdens de onderzoeksperiode van twee weken een weblog bijhouden, waarin ze hun onderzoekservaringen op konden schrijven. Dit weblog kon worden gelezen door de docent en de medestudenten, waardoor men - in een periode waarin de studenten elkaar niet of nauwelijks zien - toch wist wat er allemaal bij de andere studenten speelde en waar zij in hun onderzoek tegenaan liepen. Op die manier hadden de studenten ook onder deze omstandigheden het idee dat ze samen aan het onderzoek werkten. Daarnaast kon de docent suggesties geven als de beschreven onderzoekservaringen daar aanleiding toe gaven. De studenten werden eveneens gestimuleerd om hun onderzoekservaringen tijdens de onderzoeksperiode op te schrijven, zodat ze die later weer konden gebruiken voor de evaluatie van het onderzoek. Het was organisatorisch onmogelijk om van tevoren voor iedere student een weblog aan te maken. Om deze reden is het aan de studenten zelf overgelaten om dit aan de hand 2
van een instructie te doen. De docent heeft er op toegezien dat dit allemaal goed is verlopen en heeft zonodig ingegrepen. Webconferenties Tijdens het drie weken durende analyse- en rapportageproces, waarin er geen onderwijsbijeenkomsten stonden gepland, zijn er enkele webconferentiesessies gehouden met behulp Macromedia Acrobat Connect. Tijdens deze sessies bespraken studenten en een docent de vragen en onduidelijkheden rondom het analyseren van hun onderzoeksdata en het schrijven van het onderzoeksrapport. Op die manier leerden de studenten van elkaar en deze interactie met elkaar zorgde ervoor dat men het ook in deze periode bleef zien als een gezamenlijk onderzoek. De webconferentieknop was op de homepage en op alle teamsites geplaatst. Tijdens de geplande sessies nam de docent het initiatief om een webconferentie te starten. Overzicht inzet SharePoint Functionaliteit Vorm Toelichting Homepage Informatie verstrekken over organisatorische zaken, beschikbaar stellen van cursusmateriaal. Teamsite Plaats waar verscheidene functionaliteiten samen komen, zoals het discussieforum, documentenlijst en weblog. Planning Discussieforum Documentenlijst Overzicht van alle opdrachten die gedurende de cursus moesten worden uitgevoerd. Platform om met medestudenten te discussiëren over het opzetten van het onderzoek. Werken aan gezamenlijke documenten (enquête) en beschikbaar stellen van documenten. Voor alle drie de leergroepen was er een teamsite aangemaakt. Weblog Verslaglegging van onderzoekservaringen. Eén van de docenten heeft ook een weblog bijgehouden. Webconferentie Links Docentenpagina Uitwisselen van vragen en onduidelijkheden ten aanzien van het analyseren en rapporteren van onderzoeksgegevens. URL s van de publieke organisaties waar de studenten hun onderzoek uitvoerden. Een subsite die alleen toegankelijk was voor de verschillende vakdocenten, zodat zij eventueel kwesties met elkaar konden bespreken. RSS-feed van NU.nl Wetenschap op Homepage 3
3. Resultaten Aangezien SharePoint niet de reguliere leer- en werkomgeving van de opleiding Bestuurs- en Organisatiewetenschap is, was het voor sommige studenten nog best lastig om zich toegang te verschaffen tot dit nieuwe medium. Homepage en planning Nadat een student zich toegang had verschaft tot SharePoint was het zeer eenvoudig om wegwijs te geraken in de nieuwe omgeving. Op de homepage trof men de cursusdocumenten, mededelingen, het laatste wetenschapsnieuws en de planning aan. Van de planning, een overzicht van de opdrachten die de studenten tijdens de cursus moesten maken en de bijbehorende deadlines, werd door de studenten niet of nauwelijks gebruik gemaakt. Dit werd met name veroorzaakt door het feit dat de studenten ook alle opdrachten en inlevermomenten terug konden vinden in de studiehandleiding. Desondanks waren de studenten die het desbetreffende onderdeel hebben geraadpleegd zeer enthousiast, omdat ze in één oogopslag konden zien wanneer er veel werkzaamheden verricht moesten gaan worden. Teamsite De deelnemende studenten aan deze cursus zijn verdeeld over drie zogenaamde leergroepen. Voor iedere leergroep is een teamsite aangemaakt, waarop de studenten een aantal van de hieronder genoemde functionaliteiten terug konden vinden. Voor de docent is het erg prettig om een omgeving te hebben, die alleen toegankelijk is voor de studenten uit de eigen leergroep. Op die manier krijgen bijvoorbeeld andere studenten niet allemaal mededelingen die niet voor hen bedoeld zijn. De studenten waren ook zeer te spreken over de teamsite, aangezien zij binnen deze omgeving alle informatie terug konden vinden die het onderzoek bij hun eigen onderzoeksorganisatie aanging. Discussieforum Het discussieforum op SharePoint werd door de studenten amper gebruikt om met elkaar van gedachten te wisselen over onderzoeksgerelateerde zaken. Doordat het hier om een voltijdscursus ging, waarbij de studenten elkaar tijdens de eerste zes weken vier keer per week zagen, waren er blijkbaar voldoende face-to-facemomenten om deze zaken met elkaar te bespreken. De docenten hadden het echter prettig gevonden wanneer het denkproces van de studenten was vastgelegd in het discussieforum, zodat zij op die manier niet alleen kennis hadden genomen van het eindresultaat, maar ook van alle stappen die daaraan vooraf waren gegaan. Documentenlijst Het maken van de enquête door middel van het uitwisselen van verschillende versies via de documentenlijst is tijdens de cursus niet volledig tot z n recht gekomen. Het vervaardigen van een enquête was opgesplitst in verschillende stappen (dimensies, indicatoren, enquêtevragen, enquêtevragen met antwoordcategorieën), waarbij het product dat elke stap opleverde over het algemeen na afloop van een 4
onderwijsbijeenkomst werd vervaardigd. De studenten waren van mening dat zij op die manier sneller met elkaar zouden kunnen communiceren. Het gevolg net als bij het discussieforum was dat de docent tijdens de daaropvolgende onderwijsbijeenkomst expliciet aandacht moest besteden aan het denkproces. Het uitwisselen van afgeronde documenten verliep gunstig en werd door studenten ook tijdens de tweede helft van de cursus gebruikt om bijvoorbeeld interviewopnames uit te wisselen. Weblog Aan de studenten werd gevraagd om tijdens de twee weken durende onderzoeksperiode hun onderzoekservaringen bij te houden in SharePoint. Aangezien het in totaal om negentig individuele studenten ging, moesten moesten zij zelf een weblog aanmaken in Sharepoint. Voor sommige studenten had het ondanks de uitgebreide instructie - nog heel wat voeten in de aarde om ook daadwerkelijk een weblog aan te maken. Het gebeurde namelijk nog wel eens dat een student de instellingen niet aanpaste, waardoor ze een teamsite creëerden. Op het moment dat de docent dit constateerde, werd de desbetreffende student hierop gewezen en werd verzocht alsnog een weblog aan te maken. Als de student reeds een onderzoekservaring had geplaatst, kon het voorgaande echter niet meer plaatsvinden, waardoor het reageren op de onderzoekservaringen wat omslachtiger was. De manier waarop de studenten invulling hebben gegeven aan hun weblog liep sterk uiteen. Sommige studenten posten iedere dag hun onderzoekservaringen en reageerden ook op de comments van medestudenten en de docent. Andere studenten deden slechts aan het einde van de onderzoeksperiode beknopt verslag van alle belevenissen en indrukken die ze daarvoor hadden opgedaan. Over het algemeen waren veel studenten niet heel erg enthousiast over het bijhouden van een weblog, omdat dit extra werk met zich meebracht. Daarnaast spraken zij hun medestudenten vaak ook via andere wegen (MSN Messenger of Hyves), waardoor zij op die manier al goed op de hoogte waren van de gang van zaken. Desondanks konden zij bij het schrijven van hun onderzoeksevaluatie wel inzien dat hun weblog een belangrijke bron van informatie vormde. Webconferentie Tijdens de analyse- en rapporteerperiode heeft een docent drie webconferenties georganiseerd, die één dag of een aantal dagen van tevoren via SharePoint werden aangekondigd. Deze webconferenties van een uur werden tijdens kantooruren gehouden en de docent maakte daarbij gebruik van een headset en webcam. Het aantal deelnemers per sessie varieerde van één student tot maximaal zes studenten. Hierbij discussieerden de studenten met elkaar en/of de docent over kwesties met betrekking tot de feedback op de onderzoeksopzet, het analyseren van onderzoeksdata of het schrijven van het onderzoeksrapport. Het beperkte aantal deelnemers kan verklaard worden door het moment waarop de webconferenties werden aangekondigd en het feit dat deze sessies over het algemeen plaats vonden op momenten dat de studenten met andere werkzaamheden bezig waren. 5
De studenten die hebben deelgenomen aan de webconferenties vonden het erg eenvoudig om in de webconferentieomgeving terecht te komen. Als ze eenmaal in die omgeving waren, werd er over het algemeen via de chatfunctie met de andere aanwezigen gecommuniceerd. De docent kon door middel van de headset echter ook direct mondeling antwoord geven op de gestelde vragen en kwesties. Over het algemeen waren de studenten zeer enthousiast over deze manier van communiceren, omdat ze daardoor het idee hadden direct in contact te staan met hun medestudenten en docent. Links Op iedere leergroepsite stonden de links van de onderzoeksorganisaties, die gekoppeld waren aan de desbetreffende leergroep. De studenten maakten hiervan gebruik op het moment dat zij zich aan het oriënteren waren op de onderzoeksorganisatie. De studenten vonden het erg praktisch dat ze niet zelf naar het in sommige gevallen onlogische webadres op zoek moesten. Daarnaast vonden zij het ook prikkelend dat zij door middel van de RSS-feed van NU.nl Wetenschap op de homepage met ander wetenschappelijk nieuws in aanraking kwamen. Docentenpagina Naast de leergroepsites voor de studenten, was er ook een teamsite die alleen toegankelijk was voor de docenten. Hierop konden de docenten onder andere kwesties met elkaar op afstand bespreken en bezoekersaantallen van andere teamsites en specifieke onderdelen bekijken. De docenten waren positief over de geboden mogelijkheid om met elkaar op afstand kwesties te bespreken, omdat ze op die manier alle zaken met betrekking tot de desbetreffende cursus op één plaats terug konden vinden. Uiteindelijk hebben de docenten er in veel gevallen toch voor gekozen om elkaar face-to-face of via de mail te benaderen, omdat zij van mening waren dat men op die manier sneller op de hoogte zou zijn. Overzicht gebruik en oordeel functionaliteiten SharePoint Functionaliteit Gebruik Oordeel Homepage Veel Positief Planning Weinig Positief Teamsite Veel Positief Discussieforum Bijna niet Matig Documentenlijst Veel Positief Weblog Veel Matig Webconferentie Weinig Positief Links Veel Positief Docentenpagina Weinig Positief 6
4. Conclusie Bij de cursus Publieke Organisaties: onderzoek naar dienstverlening is gebruik gemaakt van de leer- en werkomgeving SharePoint om de volgende zaken te realiseren, te weten: online discussiëren online samenwerking het bijhouden van een weblog webconferenties Terugkijkend kan gesteld worden dat de bovengenoemde zaken niet allemaal in even grote mate zijn gerealiseerd. Desondanks is SharePoint een zeer goede leer- en werkomgeving voor een onderzoeksvak waarbij de studenten veel met elkaar moeten samenwerken en waarbij ze in bepaalde weken weinig tot geen onderwijsmomenten hebben. In deze omgeving is het immers mogelijk om voor iedere onderzoeksgroep een aparte teamsite aan te maken. Daarnaast zijn er in de leer- en werkomgeving meerdere mogelijkheden beschikbaar om met elkaar op afstand aan documenten te werken of met elkaar direct of indirect te communiceren. Aanbevelingen Er zijn tot slot een aantal algemene en meer cursusspecifieke aanbevelingen te formuleren, die ertoe zouden moeten leiden dat het gebruik van een digitale leer- en werkomgeving als SharePoint in de toekomst nog meer tot zijn recht komt. Hierbij moet gedacht worden aan: De integratie van onderwijs en de elektronische leeromgeving, waarbij in de onderwijsbijeenkomst wordt gerefereerd naar de inhoud van de digitale leer- en werkomgeving en vice versa. Het gebruik van ICT-toepassingen moet geen doel op zich worden. Het gebruik van ICT in het onderwijs moet bedoeld zijn om de studenten tot een hoger niveau te brengen. Het gebruik van ICT in het onderwijs zorgt ervoor dat je alert blijkt. Het integreren van ICT-toepassingen in het onderwijsprogramma zorgt ervoor dat er bewuster naar de aangeboden cursusinhoud wordt gekeken. De docent moet het belang van het gebruik van een discussieforum onderschrijven tijdens onderwijsbijeenkomsten. De docent kan het gebruik van het discussieforum bevorderen door hier regelmatig zelf kwesties aan de orde te stellen. In het onderwijsprogramma dient expliciet aangeven te worden dat de verschillende stappen die uiteindelijk tot de enquête leiden, genomen dienen te worden door middel van de documentenlijst zodat op die manier ook op een later moment teruggegrepen kan worden naar een eerdere versie. Tevens kan de docent op die manier het denkproces nagaan dat vooraf is gegaan aan het gepresenteerde eindproduct. Tijdens een onderwijsbijeenkomst dient er aandacht te worden besteed aan het aanmaken van een weblog in SharePoint. Daarbij dient ook het belang van het bijhouden van een weblog tijdens de onderzoeksperiode benadrukt te worden. Het valt te overwegen om een cijfer aan het weblog toe te kennen of om het weblog als onderdeel op te nemen bij de beoordeling van het onderzoeksrapport. De data waarop webconferenties plaatsvinden, dienen ruim van tevoren bekend te worden gemaakt aan studenten. Hierbij valt te overwegen om ook tijdstippen in de avonduren te prikken, zodat op die manier meer studenten beschikbaar zijn om met elkaar en de docent in discussie te gaan. 7