NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ZITTING VAN DONDERDAG 18 APRIL 2013 Aanvang zitting 17U00 Einde zitting 20U35 Aanwezig Ivan De Clerck, Voorzitter, Brigitta Monbaliu, Ronny Vanden Broecke, Jochem Vincke, Georgette Brak, Bo Bentein, Femke Ballegeer, Nadia Cloetens, Norman Schiltz, Kurt Decleer, Raadsleden, Luc Demeulemeester, Secretaris Verontschuldigd Stephanie De Deyne, Raadslid, Bo Bentein, Raadslid verontschuldigd voor 3., 4., 5., H 1., 6., 7., 8., 9., H 2., H 3., H 4., 10., 11., 12., 13., 14., 15., 16., 17., 18., 19., 20., 21., 22., 23. Openbare zitting Bestuur Algemeen secretariaat - Mededelingen - Varia - Kennisneming Gedurende de afwezigheid van de heer I. De Clerck tot 17.45 uur neemt de heer Ronny Vanden Broecke het voorzitterschap waar. Maatschappelijke dienstverlening Sociale dienst - Jaarverslag 2012 - Akteneming De heer voorzitter dankt mevrouw I. De Coninck, diensthoofd sociale dienst, voor de toelichting bij het jaarverslag 2012. Toelichting Het is opportuun de werking en de resultaten van de dienstverlening uitgaande van de sociale dienst op te volgen. Het jaarverslag geeft een globaal beeld weer over deze werking en resultaten. Regelgeving Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Besluit Er wordt akte genomen van het jaarverslag 2012 van de sociale dienst. Bijlagen Bijlage 1 Jaarverslag 2012 Sociale Dienst Bestuur Algemeen secretariaat - Intentienota 2013-2018 - Kennisneming De heer voorzitter verduidelijkt dat het hier geen officieel document betreft, doch de visie van het nieuw bestuur. In het najaar wordt de BBC opgestart. Dan zal er een gedetailleerd plan worden opgemaakt. In eerste instantie wordt het vorig beleid verder gezet, waarbij het principe van het beheer van de goede huisvader wordt gehanteerd. Het betreft een evenwichtig programma waarbij rekening gehouden wordt met een aantal prioriteiten. Mevrouw B. Monbaliu verklaart veel van het eigen programma terug te vinden in het beleidsplan. Sommige zaken zijn wel vaag geformuleerd. De heer voorzitter beaamt dit, doch alles moet nog in detail uitgewerkt worden, rekening houdend met de financiële consequenties. Wat de uitbreiding van de Bezaan betreft zou dit mogelijks op één centraal punt kunnen gerealiseerd worden, vb. in het huidig gebouw van de belastingen. Er zijn evenwel nog heel wat onduidelijkheden zoals de kostprijs gebouw e.d. Er zijn verschillende mogelijkheden doch finaal dient één plan opgesteld te worden, rekening houdend met de eventuele locatie van het woonzorgcentrum. Ook samenwerking met andere gemeenten is een mogelijkheid op vlak van locaties, niets is uitgesloten. Mevrouw B. Monbaliu vraagt of bij de crisisopvang ook begeleiding voorzien is. De heer voorzitter antwoordt dat dit inderdaad het geval zijn. Mevrouw B. Monbaliu vraagt of bij de samenwerking met preventiedienst, politie, stadsdiensten enz de privacy wordt gerespecteerd. De heer voorzitter verklaart dat dit inderdaad het geval is en dat de materies die besproken worden niet altijd persoonsgebonden zijn. Mevrouw B. Monbaliu vraagt of er nieuwe taken van het Sociaal Huis door een administratieve kracht kunnen verricht worden. De heer voorzitter antwoordt dat, gezien de Woonwinkel niet meer bestaat het Sociaal Huis, naast de huurdersbond en eventueel andere organisaties, hier ook een taak op zich zal nemen. Doorverwijzing naar de bevoegde instanties, organisaties, blijft evenwel de hoofdopdracht van het Sociaal Huis. De heer K. Decleer vraagt uitleg omtrent de afschaffing van de onderhoudsplicht. De heer voorzitter verklaart dat de onderhoudsplicht hoofdzakelijk betrekking heeft op de plaatsingskosten van residenten in de Strandjutter. De tussenkomst van de kinderen is minimaal in verhouding tot het administratief werk hieraan verbonden. Er wordt dan ook voorgesteld de onderhoudsplicht volledig af te schaffen. Omtrent het personeel verklaart de heer voorzitter dat het College van Burgemeester en Schepenen is overtuigd geworden van de noodzaak van uitbreiding van het personeelskader van sociale dienst en kribbe ( 3 full-time equivalenten in totaal ). Wat de voorgestelde vervanging van de bus betreft, merkt de heer voorzitter op dat dit een voorstel is van de betrokken dienst. De vervanging is evenwel nog niet onmiddellijk nodig. Algemeen secretariaat - Notulen - Openbare zitting van 21 maart 2013 - Besluit De heer K. Decleer merkt op dat zijn opmerking i.v.m. het afsluiten van een verzekering BA betrekking heeft op de opvang van kinderen in de IBO en niet op het gebruik van de lokalen van de Bollaard. Stemming Met eenparigheid van stemmen.
Besluit De notulen worden goedgekeurd. Algemeen secretariaat - Automatisering tijdsregistratie, uurroosterplanning en tijdsinterpretatie - Toewijzing - Besluit Toelichting De raadsbeslissing tot uitvoering van de opdracht en keuze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking als gunningsprocedure werd goedgekeurd in raad dd. 21 februari 2013. De opdracht werd gepubliceerd in het Bulletin der aanbestedingen dd. 22 februari 2013. Derdegegevens Ingekomen offertes: Dileoz, Excelsiorlaan 18, 1930 Zaventem; Cipal, Cipalstraat, 2440 Geel; Get, Antwerpsesteenweg 107, 2390 Malle. Financiële informatie Er zijn 3 firma s die voldoen aan de voorwaarden conform het bestek automatisering tijdsregistratie uurroosterplanning en tijdsinterpretatie. De firma Cipal is het meest geschikt rekening houdend met de gunningscriteria. Deze investering past binnen het budget 2012 van 70 000,00 voorzien voor het project Prikkloksysteem, onder investeringsproject 1/2012. Gebudgetteerd bedrag: 70 000,00 Reeds opgenomen bedrag: 0,00 Bedrag offerte: 58 860,45 Resterend bedrag: 11 139,55 Visum ontvanger Verleend Regelgeving De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Stemming Met eenparigheid van stemmen. Besluit Deze opdracht wordt gegund bij onderhandeling met voorafgaande bekendmaking. De opdracht wordt toegewezen aan de firma Cipal conform offerte HM/2013PO431B/57017 dd. 4 april 2013 voor de prijs van 58 860,45 (incl. BTW). Dit bedrag omvat: de aankoop tijdsregistratie en uurroosterplanning 4 prikklokken 550 badges
De onderhoudskost voor de eerste 5 jaar bedraagt 15.356,35 (incl. BTW). Ingesloten bijlagen Bijlage 1 Gunningsverslag Bijlagen Bijlage 1 Offerte Dileoz 1 Bijlage 2 Offerte Dileoz 2 (na onderhandeling) Bijlage 3 Offerte Cipal 1 Bijlage 4 Offerte Cipal 2 (na onderhandeling) Bijlage 5 Offerte Get 1 Bijlage 6 Offerte Get 2 (na onderhandeling) Bijlage 7 Prijsvergelijking Bijlage 8 Visum ontvanger 2013-1 Gunningsverslag 1. Beoordeling gunningscriteria De door de aanbieders ingeleverde offertes aangevuld met de gedemonstreerde scenario s werden zeer uitvoering en kritisch bestudeerd en geanalyseerd door de diverse mensen van de werkgroep. Onderstaand wordt per gunningscriterium een beoordeling gemaakt van de aanbieders. Bij deze beoordeling werd vooral gekeken naar de relevantie voor het bestuur zelf. Anderzijds werd vooral gefocust op verschilpunten in meer of in min. Punten van overeenkomst worden niet of zeer miniem behandeld. Per gunningscriterium wordt naast de respectievelijke quotering per aanbieder eveneens de wegingsfactor van het betreffende criterium vermeld. a. Functionaliteit Zoals reeds aangehaald heeft onderstaande beschrijving niet tot doel alle positieve of negatieve aspecten van de aangeboden software pakketten te beschrijven, maar wel om voornamelijk te focussen op de verschilpunten tussen de programma s van de leveranciers. Aspecten die gelijkwaardig zijn tussen de verschillende aanbieders worden niet aangehaald, vandaar dat tijdsregistratie & ESS maar beperkt worden behandeld. Dileoz De tijdsregistratie evenals het ESS gedeelte is goed uitgewerkt. Situaties met medewerkers met meerdere contracten of medewerkers met één contract, maar die ingepland dienen te worden op meerdere afdelingen, worden zeer goed ondersteund. De medewerker is slechts éénmaal opgevoerd in het systeem, waar nodig met meerdere contracten. Hierdoor kunnen tellers per medewerker bijgehouden worden over de contracten heen. De planning in de andere afdeling is eveneens informatief zichtbaar in de eigen afdeling. Het plannen in beide afdelingen is zeer eenvoudig. De mogelijkheid om statussen aan planningen toe te kennen is niet enkel een meerwaarde om (meerdere) voorlopige proefplanningen op te maken (die dan vervolgens als reëel kunnen gepubliceerd worden), het laat eveneens toe om vanaf het moment dat de planning is vastgelegd, andere vergoedingen te genereren ifv degene die de wissel heeft aangevraagd, de medewerker zelf dan wel de werkgever. Het opzoeken van vervangers voor wissels is goed ondersteund. De planner krijgt niet enkel een lijst van medewerkers voorgesteld obv de vereiste kwalificatie, maar krijgt ook zicht op via configuratie zelf te bepalen parameters / tellers waardoor betere beslissingen kunnen genomen worden. Het invoeren van complexere regels (zoals oa in lichte vorm een cascade van afwezigheden) vormt geen probleem.
Tellers (waaronder verlofteller) kunnen automatisch worden herrekend bij wijziging van het FTE percentage. CIPAL De uitwerking & de functionaliteiten van de tijdsregistratie, het ESS gedeelte evenals de workflow zijn goed uitgebouwd. Situaties met medewerkers met meerdere contracten of medewerkers met één contract, maar die ingepland dienen te worden op meerdere afdelingen, zijn ondersteund. Hierbij dient een medewerker maar éénmaal opgevoerd te worden in het systeem met vermelding van de meerdere contracten. Controles op persoonsniveau, over de contracten heen, zijn hierdoor mogelijk. Voor de planning van deze personen over de afdelingen heen, dient er gewerkt te worden via het principe van het invlinderen, wat toch wel als moeilijker wordt ervaren. Er kan een voorlopige planning opgemaakt worden. Na afwerking van deze planning kan deze gepubliceerd worden, waardoor deze eveneens zichtbaar wordt voor de medewerkers in hun eigen portaal. In het planbord is zeer duidelijk het verschil tussen aangevraagd & reeds goedgekeurd verlof aanwezig. Het opzoeken van vervangers voor wissels is ondersteund, de planner krijgt een lijst van beschikbare medewerkers die voldoen aan de vereiste kwalificatie. Hierbij wordt er echter geen bijkomende info ter beschikking gesteld (zoals reeds opgebouwde overuren, kredieturen, aantal wissels in het verleden, ), waardoor een onderbouwde keuze moeilijker wordt. De rapporteringsmodule is sterk (op het niveau van een eindgebruiker) uitgebouwd. Planningen kunnen niet vastgeklikt worden, waarna er vergoedingen kunnen gegenereerd worden ifv degene die de wissel heeft aangevraagd. Er kunnen geen (meerdere versies) van simulaties van planningen, los van de reële planning, gemaakt worden. GET De tijdsregistratie evenals het ESS portaal is zeer gedegen & overzichtelijk uitgebouwd. Er is standaard een rapport voorhanden waarmee de aanwezigheden van de medewerkers online kunnen opgevraagd worden. Er is geen mogelijkheid voorhanden om los van de reële planning (meerdere versies van) een planning te simuleren. Men kan een planning niet in een werkversie opmaken om deze vervolgens te publiceren. Hierdoor hebben medewerkers steeds zicht op de reële planning en op de planning in opmaak, zonder het onderscheid tussen beide te weten. De status van een verlof (in aanvraag dan wel reeds goedgekeurd) is niet duidelijk te onderscheiden in het planbord. Wie een wissel heeft aangevraagd (medewerker versus werkgever) is niet onmiddellijk zichtbaar op het planbord. In de logging kan wel opgevraagd worden wie de wissel heeft ingevoerd, maar hierbij kunnen situaties waarbij de planner op vraag van de werknemer een wissel heeft ingevoerd niet onderscheiden worden. Het commentaar veld kan als (nietstructurele) work-around een oplossing bieden. Het systeem stelt niet automatisch mogelijke vervangers voor. De planner kan wel een planning van een andere afdeling openen om op zoek te gaan naar potentiële vervangers, die dan kunnen uitgeleend worden naar zijn afdeling. Het planbord wordt als stroef ervaren naar gebruik en mogelijkheden naar (persoonlijke) aanpassingen.
Beoordeling Het luik functionaliteit heeft een wegingsfactor 3. De aanbieders worden op basis van de evaluatie als volgt gequoteerd: Dileoz : 9,5 CIPAL : 7 GET : 6 b. Gebruiksvriendelijkheid Dileoz De gebruiker kan zelf beslissen om al dan niet heel wat informatie als deelschermen gepresenteerd te krijgen. Het voordeel van een resem aan functionaliteiten met oa de vele mogelijke sturingen door de eindgebruiker zelf, heeft dan anderzijds wel een negatieve impact naar gebruiksvriendelijkheid. Het opmaken van een planning is zeer gebruiksvriendelijk en kan vlug doorgevoerd worden. De workflow boodschappen worden gepresenteerd in een (mail)box in de toepassing zelf en worden niet standaard naar outlook gestuurd. Het opmaken van rapporten is weggelegd voor meer gevorderde gebruikers. CIPAL Alle componenten van de oplossing zijn web-based, waardoor ze allen dezelfde look & feel hebben. De contextgevoelige help wordt als een meerwaarde beschouwd. Er kan vanuit het scherm van de anomalieën makkelijk doorgesprongen worden naar het scherm waar deze dienen beoordeeld & opgelost te worden, zijnde oa in de tijdsregistratie of in het planbord. Het opstellen van de planning wordt als makkelijk ervaren. De uitgewerkte workflow wordt positief onthaald. Een voorbeeld hiervan zijn de automatische mails met een overzicht van de nog af te werken meldingen die op gegeven tijdsstippen kunnen verstuurd worden naar de tijdsverantwoordelijken. In het planbord is de afdekking van de behoeften per dagdeel duidelijk zichtbaar. Er is standaard een koppeling voorzien met de outlook agenda. : Een wissel vervangen door een andere wissel dient te gebeuren in 2 stappen. Dit euvel wordt evenwel weggewerkt in de volgende versie. GET De ESS oplossing is duidelijk & mooi overzichtelijk. Er is een koppeling met de outlook agenda mogelijk, evenwel aan een meerkost. De planning via een excel interface komt minder gebruiksvriendelijk over.
Beoordeling Het luik gebruiksvriendelijkheid heeft een wegingsfactor 3. De aanbieders worden op basis van de evaluatie als volgt gequoteerd: Dileoz : 8,5 CIPAL : 9 GET : 8 c. Prijs De quotering voor het criterium prijs werd opgemaakt gebaseerd op de finale prijszetting rekening houdend met zowel de investeringskost als met de onderhoudscontracten over een looptijd van 4 jaar. Anderzijds zijn de offertes herwerkt naar een gemeenschappelijke basis waarbij onder andere het aantal klokken werd gelijkgeschakeld. Het luik prijs heeft een wegingsfactor 3. De aanbieders worden als volgt gequoteerd: Dileoz : 4,14 CIPAL : 9,26 GET : 10 d. Implementatie Alle aanbieders hebben een gelijkwaardig gedegen plan van aanpak naar voor geschoven. Het moment van opstart, het voorstel naar fasering als de vooropgestelde doorlooptijd liggen eveneens in lijn. Om die reden worden de aanbieders gelijkwaardig gequoteerd. Het luik implementatie heeft een wegingsfactor 2. De aanbieders worden als volgt gequoteerd: Dileoz : 8 CIPAL : 8 GET : 8 e. Integratie Alle aanbieders schuiven een oplossing naar voor waarbij alle luiken van deze oplossing (van master data werknemersgegevens, tijdsregistratie, ESS tot planning) gebaseerd zijn op dezelfde geïntegreerde gegevens. Er is bij geen enkele aanbieder bijgevolg sprake van interfaces tussen deze belangrijke componenten. Dileoz Qua interfacing naar het loonpakket is er een gedegen oplossing voorzien om retroberekeningen te verwerken. Ook hier wordt teruggevallen op statussen van planningen waardoor planningsperiodes terug kunnen opengezet worden voor de personeelsdienst, zodoende dat enkel centraal nog wijzigingen aan vorige periodes kunnen doorgevoerd worden. Deze wijzigingen worden vervolgens opgepikt om mee te sturen naar InfoHos. Er is geen directe link beschikbaar tussen het scherm voor het verwerken van de anomalieën (bv goedkeuren van verlof) en het planbord. Het planbord kan wel makkelijk geopend worden in dezelfde toepassing. Er is nog geen werkende interface tussen InfoHos & het aangeboden pakket voorhanden. CIPAL Alle schermen zijn geïntegreerd in dezelfde toepassing en onderling makkelijk bereikbaar. Zo kan bijvoorbeeld makkelijk vanuit het scherm van de anomalieën doelgericht doorgeklikt worden naar het planbord. Er is reeds een bestaande koppeling voorhanden met het pakket WinKind.
Retroactieve wijzigingen met impact naar verloning worden gecapteerd en kunnen worden meegenomen naar het loonpakket. Er kunnen meerdere badges toegewezen worden aan een persoon. Dit is aangewezen bij de ondersteuning van de facturatie van de kinderen uit het kinderdagverblijf. Er is nog geen werkende interface tussen InfoHos & het aangeboden pakket voorhanden. GET Er is reeds een werkende interface tussen InfoHos & het aangeboden pakket voorhanden. Er kan vanuit het luik tijdsregistratie niet doorgesprongen worden naar de planning. Hierdoor dient er een andere toepassing geopend te worden om bijvoorbeeld een verlofaanvraag te evalueren in functie van de planning. Het triggeren van retroactieve aanpassingen die impact hebben op de verloning en deze kunnen doorsturen naar het verloningspakket, is niet ondersteund. Deze aanpassingen dienen manueel in het verloningspakket doorgevoerd te worden. Beoordeling Het luik integratie heeft een wegingsfactor 1. De aanbieders worden obv de evaluatie als volgt gequoteerd: Dileoz : 7 CIPAL : 8 GET : 6,5 f. Onderhoudscontract De aangeboden onderhoudscontracten en de bijhorende SLA s & beschikbaarheden van de verschillende aanbieders verschillen hier en daar licht maar kunnen algemeen beschouwd worden als gelijkwaardig. Om deze reden worden de aanbieders gelijk gequoteerd. Het luik onderhoudscontract heeft een wegingsfactor 1. De aanbieders worden als volgt gequoteerd: Dileoz : 8 CIPAL : 8 GET : 8 2. Algemene beoordeling Onderstaand kan u een samenvatting terug vinden van de toegekende scores met een verrekening met de wegingsfactor van het betreffende criterium. Wegin Dileoz CIPAL GET Dileoz CIPAL GET g Functionaliteit 3 9,5 7 6 28,5 21 18 Gebruiksvriendelijkhei 3 8,5 9 8 25,5 27 24 d Prijs 3 4,14 9,26 10 12,42 27,78 30 Implementatie 2 8 8 8 16 16 16 Integratie 1 7 8 6,5 7 8 6,5 Onderhoudscontract 1 8 8 8 8 8 8 97,42 107,78 102,5
Voor verslag, Hilde Van Renterghem Luc Demeulemeester Bestuurssecretaris Secretaris Sophie Van Walleghem Kurt Penninck Verantwoordelijke personeelsdienst Stafmedewerker Virgenie Ryckewaert Jan Smissaert Medewerker personeelsdienst Consultant TMVW Veronique Cappon Directeur Woonzorgcentrum Kinderopvang Kinderdagverblijf 't Schelpje - Project oproep lokale kinderarmoedebestrijding - Kennisneming De heer voorzitter licht het project toe. De locatie is voorzien in het kinderdagverblijf t Schelpje. Binnen het project wordt samengewerkt met Het Ei een project van het ziekenhuis en ook met Kind en Gezin. Het project fungeert tevens als voorloper op het Huis van het Kind. Ook zonder betoelaging kan het project opgestart worden. Er is echt behoefte aan dergelijke projecten, die kaderen binnen de bestrijding van kinderarmoede, één van de prioriteiten van de Vlaamse regering. Kinderdagverblijf 't Schelpje - Verrekeningsrapport 19 - Besluit Toelichting Diverse kleine aanpassingen bleken noodzakelijk. Verrekeningsrapport 19 werd opgemaakt door Grimmelprez-Wambeke architecten.
Financiële informatie 6 837,81 (excl. BTW) 8 273,75 (incl. BTW) Visum ontvanger Verleend Regelgeving Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Stemming Met eenparigheid van stemmen. Besluit Verrekeningsrapport 19 voor een bedrag van 6 837,81 excl. BTW ( 8 273,75 incl. BTW) m.b.t. de bouw van het nieuw kinderdagverblijf t Schelpje, opgemaakt door Grimmelprez-Wambeke architecten, wordt goedgekeurd. Bijlagen Bijlage 1 Verrekeningsrapport 19 Bijlage 2 Visum ontvanger 2013-2 De secretaris De voorzitter Luc Demeulemeester Ivan De Clerck