Het Bloso werft aan in statutair dienstverband 1 ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein Niveau: Graad: Standplaats: Bloso-centra Cultuur, Jeugd, Sport en Media C Medewerker Bloso-centrum Waregem Veldloopstraat 11 8790 Waregem Vacaturenummer:18759 1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Bloso voert als agentschap binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt eveneens over dertien Bloso-centra in Vlaanderen en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid. Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur-generaal, bijgestaan door een algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen. Naast ondermeer het aanbieden en erkennen van sportkaderopleiding, de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van gemeenten en provincies (lokaal Sport voor Allen-beleid), de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid, en het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra, is ook het promoten van Sport voor Allen, een decretaal vastgelegde kernopdracht van het Bloso. In de Bloso-centra worden de Bloso-sportkampen georganiseerd tijdens de vakantieperiodes. Maar zowat iedereen kan er terecht: scholen voor hun sportklassen en schoolsportdagen, sportclubs en sportfederaties voor trainingen en stages, bedrijven voor hun bedrijfssportdagen, en ook de individuele sporter. 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT Het Bloso-centrum te Waregem is een paardensportcentrum en organiseert sportkampen, sportklassen, sportlessen en accomodeert stages, clinics, opleidingen, wedstrijden en evenementen die worden ingericht door clubs en/of federaties. Het centrum is de bakermat in België voor de eventingsport en heeft de ambitie om dit nog verder uit te bouwen. Daarnaast beschikt het over een sportverblijf met 76 bedden en een restaurant voor 120 personen. De accommodatie van het centrum is de laatste jaren grondig vernieuwd en wordt op korte termijn verder uitgebreid. 1
3. INHOUD VAN DE FUNCTIE Als dossierbeheerder behandel je in nauw overleg met de centrumverantwoordelijke en sporttechnisch verantwoordelijke alle reservaties en inschrijvingen. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt er middels onze softwaretoepassingen voor dat alle (sport)accommodaties en bedden tijdig worden gereserveerd. Je stelt de nodige overeenkomsten op en je zorgt nadien voor een correcte facturering en interne rapportering. Je bezorgt alle betrokken collega s de nodige informatie zodat het sportverblijf vlekkeloos verloopt. Je staat mee in om op een klantvriendelijke manier de verdere uitbouw van het centrum vorm te geven. Een ervaring in de paardensector is een bijkomende troef. RESULTAATGEBIEDEN II. Resultaatgebieden 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) Aangifte en opvolging verzekeringsdossiers (sportongevallen, arbeidsongevallen)... 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. internet favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. Dossierbehandeling ondersteunen Conform procedures, wetgeving en regelgeving dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat, Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, Voorbereiding van boekhouding Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen 2
Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in een opvolgingssysteem 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslagen en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. 6. Onthaal/telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Verwelkomen van cursisten en docenten Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 7. Agendabeheer Beheren van de algemene agenda van het centrum. Planning van de taken op het secretariaat om te komen tot een goed beheer van de tijd van de medewerkers en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets, Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 3
Je rapporteert aan de centrumverantwoordelijke. 4 JE COMPETENTIEPROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs dat toegang geeft tot het niveau C bij de Vlaamse overheid. Je hebt minimum 3 jaar relevante ervaring in een administratieve functie. 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van het Bloso (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de Vlaamse overheid. Algemene kennis van het Bloso-centrum. Goede administratief-organisatorische vaardigheden. Kennis van HACCP reglementering of bereid deze te verwerven. Kennis van en praktische ervaring met Word, Excel, Outlook. Kennis van andere programma s (reserveringen, boekingen etc) is een troef. Een ervaring binnen de paardensector (lesgever, organisatie/coördinatie van evenementen, wedstrijden, kampen, ) is een pluspunt. 4.3 JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Waardegebonden competenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) 4
Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Werkt mee en informeert anderen. - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Functiespecifieke competenties Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk effectief 5
- Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-do lijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot en met vrijdag 18 april 2014. Vul uiterlijk 18 april het standaard-cv in op www.jobpunt.be. Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be 6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 1. CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis van de deelnemingsvoorwaarden (diploma, minimum 3 jaar relevante ervaring in een administratieve functie). Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 2. Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden op basis van de CV-screening kan er een voorselectie georganiseerd worden. Deze voorselectie bestaat uit een Excel kennistest en een organisatie en planningsoefening. De acht hoogst scorende kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. de psychotechnische screening. Deze selectiefase is eliminerend. 3. Psychotechnische screening Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen en een administratieve proef aangeboden. Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten worden geschikt of nietgeschikt bevonden. Kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar de volgende selectieproef nl. het jurygesprek en een administratieve oefening. 6
4. Jurygesprek In dit gedeelte wordt gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet voldoende of voldoende. Enkel wie een voldoende behaalt, kan opgenomen worden in de werfreserve. Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure beslist de lijnmanager of je al dan niet in aanmerking komt voor een aanwerving. 7 ONS AANBOD - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. - Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. - Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 6 jaar relevante ervaring is minimaal 26 168.6 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2180.72 euro. - Je eerste zes maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams vastbenoemd ambtenaar al in de graad van medewerker werkt. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. - Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Peter Janssens, afdelingshoofd Bloso-centra Tel. : 02 209 47 96 E-mail : peter.janssens@bloso.be Jan Volkaert, centrumverantwoordelijke Bloso-centrum Waregem Tel. : 056 60 14 44 E-mail : jan.volkaert@bloso.be Website: www.bloso.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Katia Verbelen, P&O-verantwoordelijke 02 209 46 72 E-mail: katia.verbelen@bloso.be 8 7
Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website http://www.werkenvoorvlaanderen.be 8