Proces 44. Informatie

Proces 44. Informatie Review in functie van de voorstudie Kennisbeheer Versie gevalideerd door de stuurgroep van 26 april 2006 Oorspronkelijk document in het Nederlands opgesteld p. 1

1. PROCES INFORMATIE... 4 REVIEW VAN HET PROCES... 4 DEFINITIE VAN INFORMATIE... 4 BESTAANSREDEN... 4 STARTSCHOTEN... 5 OVERZICHT... 6 1.1. ACTIVITEITENBLOK 1: OPDRACHT ANALYSEREN EN INFORMATIEVERKENNING... 7 1.1.1. Uitwerking taken... 8 1.1.1.1. Taak: Registreren van het dossier informatie... 8 1.1.1.2. Taak: Administratief beheren van het dossier informatie... 8 1.1.1.3. Taak: Aanduiden van het type dossier en senior documentalist... 9 1.1.1.4. Taak: Permanent verzamelen en screenen van externe informatiebronnen... 9 1.1.1.5. Taak: Bondig analyseren... 9 1.1.1.6. Taak: Opzoeken en doornemen van bronnen en verslag opmaken... 9 1.1.1.7. Taak: Evalueren en coördineren van de bronnen en beslissen (ook m.b.t. de permanente screening)... 10 1.1.1.8. Taak: Selecteren, inventariseren en analyseren van alle gegevens... 10 1.1.1.9. Taak: Opstellen ontwerp beslissing communicatie... 10 1.1.1.10. Taak: Evalueren ontwerp communicatie en beslissen (in overleg met de aanvrager)... 10 1.1.2. Uitwerking functies op swimlane niveau... 12 1.1.2.1. Functie Administratief medewerker... 12 1.1.2.2. Functie Senior projectbeheerder... 12 1.1.2.3. Functie Senior Documentalist... 13 1.2. ACTIVITEITENBLOK 2: BEPALEN VAN DE DOELGROEPEN, BESTEMMELINGEN EN KANALEN... 15 1.2.1. Uitwerking taken... 16 1.2.1.1. Taak: Uitwerken van de wijze van informatie-verstrekking (doelgroepen, bestemmelingen en kanalen)... 16 1.2.1.2. Taak: Indien nodig geacht, voorstel voor vertaling van (delen van) de informatie... 16 1.2.1.3. Taak: Evalueren wijze van informatieverstrekking en beslissen... 16 1.2.2. Uitwerking functies op swimlane niveau... 17 1.2.2.1. Functie Junior jurisconsult... 17 1.2.2.2. Functie Senior projectbeheerder... 17 1.3. ACTIVITEITENBLOK 3: INHOUD SAMENSTELLEN EN INFORMATIE TER BESCHIKKING STELLEN... 19 1.3.1. Uitwerking taken... 20 1.3.1.1. Taak: Opstellen of voorbereiden van de te verspreiden informatie (indien nodig, na overleg met een domeinexpert)... 20 1.3.1.2. Taak: Opstellen van een toelichting... 20 p. 2

1.3.1.3. Taak: Zo nodig, vertalen van de informatie... 20 1.3.1.4. Taak: Aanbrengen van metadata en informatie voorlopig opslaan in de kennisdatabank... 20 1.3.1.5. Taak: Aanbrengen van bestemmelingen voor het digitale infokanaal (indien voorzien)... 21 1.3.1.6. Taak: Goedkeuren van de informatie en de metadata evenals de bestemmelingen en kanalen (uit activiteitenblok 2).... 21 1.3.2. Uitwerking functies op swimlane niveau... 22 1.3.2.1. Functie Senior projectbeheerder... 22 1.3.2.2. Functie Junior jurisconsult... 22 1.3.2.3. Functie Vertaler... 23 1.4. ACTIVITEITENBLOK 4: BEHEREN VAN HET KENNISBEHEERSYSTEEM... 25 1.4.1. Uitwerking taken... 26 1.4.1.1. Taak: Ontvangen en onderzoeken van klachten en verbeterideeën... 26 1.4.1.2. Taak: Monitoren van het kennisbeheersysteem en periodiek uitvoeren van een kwaliteitscontrole... 26 1.4.1.3. Taak: Evalueren en verbetervoorstellen definiëren... 26 1.4.1.4. Taak: Verbeteren, actualiseren en opkuisen van het systeem... 27 1.4.1.5. Taak: Beheren van de metadata (trefwoorden, doelgroepen,...) en de taxonomie... 27 1.4.1.6. Taak: Systeembeheer van de communities (expertennetwerken, profielen, chatrooms, team-rooms,...)... 27 1.4.1.7. Taak: Archiveren van kennis... 28 1.4.1.8. Taak: Inventariseren van informatiebronnen... 28 1.4.1.9. Taak: Goedkeuren van wijzigingen in de inventaris van informatiebronnen... 28 Uitwerking functies op swimlane niveau... 29 1.4.1.10. Functie Kennisbeheerder... 29 1.4.1.11. Functie Senior documentalist... 29 1.4.1.12. Functie Senior analist... 30 1.4.1.13. Functie Systeembeheerder... 31 1.4.1.14. Functie Senior projectbeheerder... 32 p. 3

1. Proces Informatie Review van het proces In het kader van de voorstudie voor het implementeren en organiseren van een kennisbeheersysteem werd het proces Informatie herbekeken. Dit proces zal de inhoudelijke en organisatorische basis vormen voor het toekomstige kennisbeheersysteem. Naast veranderingen in het procesverloop zullen ook de taken worden beschreven die nodig zijn voor het beheer van de kennis en expertise binnen het kennisbeheersysteem. Deze nieuwe taken kunnen geïntegreerd worden in het proces informatie. Sommige taken van het proces informatie kunnen haast volledig geautomatiseerd worden (routinematige produktie), nieuwe taken zijn nodig om de informatie en kennis in het kennisbeheersysteem in te brengen en te actualiseren. Definitie van informatie Er wordt een onderscheid gemaakt tussen data, informatie en kennis: - Data: Bestand van een transactie - Informatie: Boodschap met zender en ontvanger met de intentie om te informeren - Kennis: Inzichten en expertise: datgene wat iemand weet Wij spreken af dat we met informatie bedoelen: het geheel van kennis en informatie (dus alles behalve data). Het gaat in dit proces niet over de eenmalige interne of externe communicatie met betrekking tot gebeurtenissen, feiten, evenementen,... maar wel de permanente inhoudelijke informatieverstrekking naar interne en externe doelgroepen over reglementering, rechtspraak, interpretaties, methodologieën, procedures, informatie over specifieke beroepen of sectoren,... Bestaansreden Het proces informatie heeft als doel om zowel de ambtenaren via interne processen, als de externe belanghebbenden via de processen bepalen van dienstverleningsaanpak en algemene interactie, permanent correcte en gerichte informatie te geven. Enerzijds gaat het er om zo snel mogelijk informatie te verstrekken op vraag van de geïnteresseerden en anderzijds om hen permanent relevante informatie ter beschikking te stellen door het kennisbeheersysteem te voeden. p. 4

Het proces informatie operationaliseert het enige kennisbeheersysteem. Dit kennisbeheersysteem capteert en organiseert relevante kennis op uniforme wijze en stelt deze op gebruiksvriendelijke wijze ter beschikking. Het proces informatie maakt het bij gevolg mogelijk dat de ambtenaar over de nodige informatie beschikt om zijn taak efficiënt en doeltreffend uit te voeren in opdracht van de verschillende doelgroepen: de minister en de wetgevende macht, de burger, interne medewerkers en externe partners (24h/24h & 7dagen/7dagen beschikbaarheid van kennisdatabank). Het proces informatie biedt eveneens ondersteuning bij het realiseren van: - de horizontale informatie-uitwisseling tussen de verschillende diensten - de informatiedoorstroming en kennisverspreiding tussen de hiërarchische niveaus (N, N1, N2, N3) (verticale integratie) en de doelgroepgerichte verspreiding - de transparantie binnen de organisatie en naar buiten toe Het gaat dus om een proces dat in essentie instaat voor het beheer van de informatie. Startschoten Initiatief van FEO B&I, FEO PatDoc, Thesaurie of een stafdienst (bijv. persartikel, antwoord parlementaire vragen, ontdekken van relevante informatie,...) Publicatie van reglementering Nieuwe of gewijzigde commentaar of werkmethode Vraag tot terbeschikkingstelling van informatie vanuit de FOD Fin (ofwel rechtstreeks bijv. van een interne staf- of lijndienst of van de ombudsman, ofwel onrechtstreeks (via andere processen) van externen zoals de burger of een onderneming,...) Nood aan beheer van het systeem p. 5

Overzicht Initiatief FEO B&I, FEO PatDoc, Thesaurie of een stafdienst Publicatie van reglementering Nieuwe of gewijzigde commentaar of werkmethodes 1. Opdracht analyseren en informatieverkenning 2. Bepalen van de doelgroepen, de bestemmelingen en de kanalen 3. Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen Informatie is opgeslagen, raadpleegbaar in de kennisdatabank en (indien voorzien) verspreid via het digitale infokanaal naar de beoogde doelgroepen Vraag tot terbeschikkingstelling van informatie vanuit FOD Fin Nood aan beheer van het systeem 4. Beheren van het kennisbeheersysteem Beheerd systeem p. 6

1.1. Activiteitenblok 1: Opdracht analyseren en informatieverkenning p. 7

1.1.1. Uitwerking taken 1.1.1.1. Taak: Registreren van het dossier informatie De administratief medewerker legt een dossier aan en registreert het in een geïnformatiseerd bestand. Dit bestand bevat alle nodige velden om het administratief beheer van het dossier te verzekeren, onder meer: identificatienummer datum ontvangst type dossier eventuele streefdatum afhandeling (al dan niet opgelegd van hogerhand) informatie over de diverse stadia die het dossier moet doorlopen datum afsluiten dossier Opmerking: deze stap kan op termijn (semi-) geautomatiseerd worden (bijvoorbeeld met een workflowsysteem). Indien het om routinezaken gaat (hiermee wordt bedoeld informatie die reeds volledig voorbereid en goedgekeurd werd in andere processen of afkomstig is uit interne of externe publicaties) dan gaat men vanuit deze taak rechtstreeks naar taak 3 van activiteitenblok 3 ( Zo nodig, vertalen van de informatie ). Startschoten: zie opsomming bovenaan 1.1.1.2. Taak: Administratief beheren van het dossier informatie Het administratief beheer van een dossier is een taak die op permanente wijze wordt uitgevoerd tijdens het proces. Telkens als een dossier in een ander stadium van behandeling terechtkomt of aan een andere persoon wordt toegestuurd, worden onder meer de volgende gegevens geregistreerd: datum van opstarten en/of afsluiten van een stadium naam van de persoon die het dossier in behandeling heeft datum verzending en/of ontvangst correspondentie met externe instanties of andere diensten van de FOD Financiën Het administratief beheer vindt plaats op meerdere momenten binnen het proces om toe te laten de status van elk dossier na te gaan en het stadium waarin het zich bevindt (bijvoorbeeld door het genereren van rapporten voor een goed beheer van de opvolging van het dossier). De taak van administratief beheer wordt in de stroomschema s niet telkens opnieuw vermeld. Opmerking: deze stap kan op termijn (semi-) geautomatiseerd worden (bijvoorbeeld met een workflowsysteem). p. 8

1.1.1.3. Taak: Aanduiden van het type dossier en senior documentalist De senior projectbeheerder neemt kennis van de opdracht en brengt deze onder in een bepaalde categorie, op grond van de materie en de problematiek die in het dossier aan bod komen. Vervolgens gaat de senior projectbeheerder over tot het aanduiden van één of meerdere senior documentalisten die de vereiste competenties bezit(ten) voor de analyse van deze categorie van dossiers. Bij het toewijzen van de dossiers zorgt hij ervoor dat het opbouwen van de kennis voldoende gespreid wordt over de ambtenaren van de dienst. 1.1.1.4. Taak: Permanent verzamelen en screenen van externe informatiebronnen Deze taak houdt in dat de senior documentalist door het permanent screenen van externe bronnen op zoek gaat naar alle informatie die nuttig kan zijn voor de Administratie. Hiertoe raadpleegt hij de beschikbare bronnen, zoals: de pers, vaktijdschriften, catalogussen van gespecialiseerde uitgeverijen, universitaire publicaties, verslagen van colloquia en seminaries. De gedetecteerde informatie wordt diagonaal doorlopen en gescreend op haar nut voor de administratie. Informatie uitgaande van derden 1.1.1.5. Taak: Bondig analyseren Deze taak houdt in dat de senior documentalist het dossier inhoudelijk volledig doorneemt en bondig analyseert. Hij gaat na of alle relevante gegevens beschikbaar zijn. 1.1.1.6. Taak: Opzoeken en doornemen van bronnen en verslag opmaken Wanneer uit de bondige analyse van de reeds aanwezige informatie is gebleken dat niet alle relevante gegevens beschikbaar zijn, zoekt de senior documentalist de bronnen op waar de ontbrekende informatie kan worden gevonden. Eenmaal de bron opgespoord, consulteert hij de ontbrekende informatie (voor zover dit mogelijk is) en onderwerpt deze aan een bondige analyse. In een nota ten behoeve van de senior projectbeheerder geeft de senior documentalist het relaas weer van zijn bevindingen en doet hij een gemotiveerd voorstel om de ontbrekende informatiebron al dan niet aan te schaffen. Inventaris van informatiebronnen (uit taak 9 van activiteitenblok 4) p. 9

1.1.1.7. Taak: Evalueren en coördineren van de bronnen en beslissen (ook m.b.t. de permanente screening) De senior projectbeheerder evalueert het verslag opgesteld door de senior documentalist met het voorstel om bijkomende bronnen aan te schaffen en neemt een beslissing. Indien er bijkomende bronnen aangeschaft worden, dan worden deze ook opgenomen in de permanente screening. De senior projectbeheerder is ook verantwoordelijk voor het coördineren van de bronnen. 1.1.1.8. Taak: Selecteren, inventariseren en analyseren van alle gegevens Uit de in bezit zijnde bronnen wordt de gepaste/relevante informatie geselecteerd. Deze informatie is het basisgegeven dat in aanmerking komt om ter beschikking te stellen. Alle beschikbare gegevens worden geïnventariseerd en geanalyseerd. 1.1.1.9. Taak: Opstellen ontwerp beslissing communicatie De senior documentalist maakt een ontwerp op waarin hij uiteenzet of de informatie al dan niet ter beschikking dient te worden gesteld. Indien hij oordeelt van wel, dan geeft hij ook een indicatie van de beoogde doelgroepen. In voorkomend geval wordt rekening gehouden met de instructies vanuit het oorspronkelijke proces. Wanneer de informatie niet relevant geacht wordt voor mededeling, dient eventueel de inlichtingenanalist (uit het proces Gebruikersondersteuning) op de hoogte te worden gebracht. Ouputs: 1.1.1.10. Taak: Evalueren ontwerp communicatie en beslissen (in overleg met de aanvrager) De senior projectbeheerder evalueert het door de senior documentalist opgestelde ontwerp met het oog op de goedkeuring ervan en neemt een beslissing. Om de juistheid van de informatie te garanderen zal dit gebeuren in overleg met de aanvrager zodat deze feedback kan geven op het ontwerp van communicatie. Indien het ontwerp communicatie niet wordt goedgekeurd door de senior projectbeheerder (of indien de aanvrager wijzigingen wenst aan te brengen), dient de taak te worden herbegonnen op basis van de betreffende opmerkingen. p. 10

Geanalyseerde opdracht Beslissing omtrent de communicatie Feedback aan de inlichtingenanalist p. 11

1.1.2. Uitwerking functies op swimlane niveau 1.1.2.1. Functie Administratief medewerker A. Functionele resultaatgebieden Het registreren van de dossiergegevens, het uitvoeren van de nodige administratieve en secretariaatstaken opdat het dossier kan worden geïdentificeerd, de stand van zaken en het tijdsverloop van het dossier doorheen het proces kan worden gevolgd. B. Taken Taak 1: Registreren van het dossier informatie Taak 2: Administratief beheren van het dossier informatie Leiding geven: L.1. Leren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Geeft algemene en logistieke ondersteuning. Interpersoonlijke relaties: IR.2. Actief luisteren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet op zelfstandige wijze informatie kunnen verwerken en de nodige communicatieve vaardigheden bezitten (verbaal en schriftelijk). Persoonlijk functioneren: PF.3. Betrouwbaarheid tonen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Verwerft geloofwaardigheid door zijn taak consequent en discreet uit te voeren en zodoende kwalitatief ondersteunend werk te leveren. C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.1. Begrijpen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Elementaire informatie kunnen begrijpen om de achtereenvolgende stappen in een dossier te kunnen registreren. Omgaan met taken: T.1. Taken uitvoeren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Bestaande informaticatoepassingen kunnen gebruiken om de registratie van de achtereenvolgende stappen in de dossiers op een zelfstandige manier te kunnen uitvoeren. 1.1.2.2. Functie Senior projectbeheerder A. Functionele resultaatgebieden Aanduiden van de senior documentalist(en), evalueren van de door hen voorgestelde aan te schaffen bronnen en hierover beslissen zodat alle nodige middelen voor handen zijn om de opdracht grondig te kunnen analyseren. Evalueren van het ontwerp van de communicatie en beslissen. B. Taken Taak 3: Aanduiden van het type dossier en senior documentalist Taak 7: Evalueren en coördineren van de bronnen en beslissen (ook m.b.t. de permanente screening) p. 12

Taak 10: Evalueren communicatie en beslissen (in overleg met de aanvrager) C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.6. conceptualiseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Innovatief, conceptueel en breed functioneel denkvermogen. Is in staat creatieve en innovatieve ideeën en oplossingen te ontwikkelen. Omgaan met taken: T.6. Sturen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Stuurt het proces informatie, heeft invloed op het informatiebeleid, beheert autonoom het tijdsverloop en de middelen. Volgt de evolutie van het dossier op. Neemt de vereiste beslissingen. Leiding geven: L.6. Bouwen van teams Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan medewerkers aanmoedigen en in team doen werken. Conflicten aanpakken en oplossen. Interpersoonlijke relaties: IR.6. Beïnvloeden Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet bepaalde ideeën en visies i.v.m. het informatiebeleid zowel naar zijn medewerkers als naar zijn oversten kunnen overbrengen. Moet ook naar de Hiërarchie en Cel beleidsvoorbereiding actief kunnen optreden, zijn standpunt verdedigen en hen ervan overtuigen. In bepaalde gevallen, zal hij met externen contacten moeten verzorgen. Persoonlijk functioneren: PF.7. Doelstellingen behalen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat opportuniteiten te herkennen, op het juiste moment beslissingen te nemen, resultaten en deadlines te halen en verantwoordelijkheid op te nemen. 1.1.2.3. Functie Senior Documentalist A. Functionele resultaatgebieden Permanent verzamelen en screenen van informatiebronnen en voorstellen welke informatiebronnen moeten aangeschaft worden. Selecteren van informatie uit de bronnenanalyse en deze in de aangewezen vorm presenteren (voorstel ontwerp communicatie) B. Taken Taak 4: Permanent verzamelen en screenen van informatiebronnen Taak 5: Bondig analyseren Taak 6: Opzoeken en doornemen van bronnen en verslag opmaken Taak 8: Selecteren, inventariseren en analyseren van alle gegevens Taak 9: Opstellen ontwerp beslissing communicatie p. 13

C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.3. Analyseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan uit alle bronnen informatie verzamelen, beoordelen of deze al of niet bekendgemaakt moet worden en een voorstel formuleren op welke wijze en naar welke groepen deze informatie moet verspreid worden. Persoonlijk functioneren: PF.6. Zichzelf ontwikkelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Hij moet zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden. Omgaan met taken: T.3. Problemen oplossen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet onafhankelijk verschillende bronnen kunnen raadplegen en opzoeken voor wie de informatie nuttig kan zijn. Leiding geven: L.2. Ondersteunen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Dient anderen te begeleiden en te ondersteunen in hun werk door het ter beschikking stellen van de juiste en nodige informatie. Interpersoonlijke relaties: IR.4. Servicegericht handelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in de eerste plaats een hulp en ondersteunend element voor de junior jurisconsult informatie. In bepaalde gevallen zal hij met externen contacten moeten verzorgen en dan is een servicegericht handelen ook zeer belangrijk p. 14

1.2. Activiteitenblok 2: Bepalen van de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen p. 15

1.2.1. Uitwerking taken 1.2.1.1. Taak: Uitwerken van de wijze van informatieverstrekking (doelgroepen, bestemmelingen en kanalen) De wijze van informatieverstrekking wordt in detail uitgewerkt. Voorbeelden zijn: verspreiden van een folder, versturen van een gerichte mail, bericht op de website, elektronische nieuwsbrief,... Dit houdt in dat de doelgroepen, de bestemmelingen en de kanalen worden bepaald. Belangrijk is dat de doelgroepen worden bepaald vooraleer de inhoud wordt voorbereid (in het volgende activiteitenblok). Er is een verschil tussen de doelgroepen en de bestemmelingen: Doelgroepen: Voor wie de informatie opgesteld wordt (wie je in je achterhoofd hebt als je de informatie schrijft), bijv. de accountants Bestemmelingen: Aan wie de informatie verstuurd zal worden, bijv. de accountants die ingeschreven hebben op de nieuwsbrief De doelgroep zal van belang zijn voor het aanbrengen van de metadata bij de informatie. De bestemmelingen zullen van belang zijn bij het digitale infokanaal en bij de verspreiding van bijvoorbeeld een folder. De doelgroepen en bestemmelingen kunnen zowel intern als extern zijn. Voor de communicatie naar externe doelgroepen wordt enkel een eerste ontwerp van doelgroepen en kanalen opgesteld, de verdere uitwerking ervan gebeurt in ander processen. Deze taak zal gebeuren conform de richtlijnen die bepaald worden in Proces 33. Bepalen dienstverleningsaanpak. Geanalyseerde opdracht Gedefinieerde dienstverleningsaanpak uit proces 33 Ouputs: 1.2.1.2. Taak: Indien nodig geacht, voorstel voor vertaling van (delen van) de informatie Indien nodig geacht wordt er een voorstel gedaan voor vertaling van (delen van) de informatie. 1.2.1.3. Taak: Evalueren wijze van informatieverstrekking en beslissen De wijze van informatieverstrekking wordt geëvalueerd (inclusief de nood voor vertaling) en aangepast aan de opmerkingen. Ouputs: Goedgekeurde wijze van informatieverstrekking p. 16

1.2.2. Uitwerking functies op swimlane niveau 1.2.2.1. Functie Junior jurisconsult A. Functionele resultaatgebieden De wijze van informatieverstrekking uitwerken met inbegrip van het bepalen van de doelgroepen, de bestemmelingen en de kanalen en (indien nodig geacht) een voorstel doen voor een vertaling van (delen van) de informatie. B. Taken Taak 1: Bepalen van de wijze van informatieverstrekking (doelgroepen, bestemmelingen en kanalen) Taak 2: Indien nodig geacht, voorstel voor vertaling van (delen van) de informatie informatie tot stand gebracht wordt. Beslist over het al of niet beroep doen op middelen en/of personen buiten de FOD Financiën. Leiding geven: L.2. Ondersteunen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Dient andere teamleden te begeleiden en te ondersteunen in hun werk. Interpersoonlijke relaties: IR.4. Service gericht handelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat proactief in te spelen op de behoeften van de dienst en te handelen om het best mogelijke resultaat te bekomen. Persoonlijk functioneren: PF.4. Inzet tonen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Zet zich ten volle in voor zijn werk, kan kwaliteitsbewust handelen en kritiek verwerken. C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.5. Vernieuwen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan op een creatieve en innoverende wijze een alles omvattend communicatieplan uitwerken en de informatie in de gepaste vorm presenteren. Omgaan met taken: T.4. Beslissen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Werkt onafhankelijk het communicatieplan uit en groepeert op de aangewezen wijze alle elementen zodat voor elke doelgroep heldere en leesbare 1.2.2.2. Functie Senior projectbeheerder A. Functionele resultaatgebieden Goedkeuren/aanpassen van de wijze van informatieverstrekking, opgesteld door de junior jurisconsult, zodat de informatie naar de juiste doelgroepen en bestemmelingen en via de meest geschikte kanalen kan worden verspreid. B. Taken Taak 3: Evalueren wijze van informatieverstrekking en beslissen p. 17

C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.6. conceptualiseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Innovatief, conceptueel en breed functioneel denkvermogen. Is in staat creatieve en innovatieve ideeën en oplossingen te ontwikkelen. Persoonlijk functioneren: PF.7. Doelstellingen behalen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat opportuniteiten te herkennen, op het juiste moment beslissingen te nemen, resultaten en deadlines te halen en verantwoordelijkheid op te nemen. Omgaan met taken: T.6. Sturen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Stuurt het proces informatie, heeft invloed op het informatiebeleid, beheert autonoom het tijdsverloop en de middelen. Volgt de evolutie van het dossier op. Neemt de vereiste beslissingen. Leiding geven: L.6. Bouwen van teams Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan medewerkers aanmoedigen en in team doen werken. Conflicten aanpakken en oplossen. Interpersoonlijke relaties: IR.6. Beïnvloeden Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet bepaalde ideeën en visies i.v.m. het informatiebeleid zowel naar zijn medewerkers als naar zijn oversten kunnen overbrengen. Moet ook naar de Hiërarchie en Cel beleidsvoorbereiding actief kunnen optreden, zijn standpunt verdedigen en hen ervan overtuigen. In bepaalde gevallen, zal hij met externen contacten moeten verzorgen. p. 18

1.3. Activiteitenblok 3: Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen 3. Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen Junior Jurisconsult Vertaler Senior Projectbeheerder AB2T3 Goedgekeurde wijze informatieverstrekking 1. Opstellen of voorbereiden van de te verspreiden informatie (indien nodig, na overleg met een domeinexpert) Is toelichting vereist? Nee Ja 2. Opstellen van een toelichting AB1T1 Routine zaken 4. Aanbrengen van metadata en informatie voorlopig opslaan in de kennisdatabank 3. Zo nodig, vertalen van de informatie 5. Aanbrengen van bestemmelingen voor het digitale infokanaal (indien voorzien) 6. Goedkeuren van de informatie en de metadata evenals de bestemmelingen en de kanalen (uit activiteitenblok 2) CRM-processen Nee Goedgekeurd? Ja Informatie is opgeslagen, raadpleegbaar in de kennisdatabank en (indien voorzien) verspreid via het digitale infokanaal naar de beoogde bestemmelingen p. 19

1.3.1. Uitwerking taken 1.3.1.1. Taak: Opstellen of voorbereiden van de te verspreiden informatie (indien nodig, na overleg met een domeinexpert) Redactie van de te verspreiden informatie. Indien het nodig wordt geacht wordt een domeinexpert geraadpleegd om de juistheid van de informatie te garanderen. Voor de informatie die reeds volledig werd voorbereid in andere processen (of bijvoorbeeld afkomstig is uit interne of externe publicaties) wordt deze taak (en ook Taak 2. Opstellen van een toelichting) niet doorlopen. Deze informatie wordt wel nog (desgewenst) vertaald, er wordt metadata aan toegevoegd alsook de bestemmelingen (in het geval van verspreiding via het digitale infokanaal): zie taken 3 t/m 6. Goedgekeurde wijze van informatieverstrekking Verzamelde documentatie 1.3.1.2. Taak: Opstellen van een toelichting Wanneer naast de basistekst van de communicatie nog verdere toelichting vereist is wordt deze ook opgesteld. Deze is louter verklarend en wijzigt niets aan de inhoud. Ouputs: 1.3.1.3. Taak: Zo nodig, vertalen van de informatie Wanneer zich tijdens het proces de noodzaak voordoet, wordt er beslist of en welke documenten worden vertaald in één of meerdere talen (dit werd ook reeds aangegeven in het voorgaande activiteitenblok). De vertaler controleert de consistentie naar inhoud van de vertaalde teksten. De routinezaken (hiermee wordt bedoeld informatie die reeds volledig voorbereid en goedgekeurd werd in andere processen of afkomstig is uit interne of externe publicaties) komen na de registratie (zie taak 1 van activiteitenblok 1) meteen naar deze taak omdat deze informatie reeds volledig werd voorbereid in andere processen. Routinezaken (uit taak 1 van activiteitenblok 1) 1.3.1.4. Taak: Aanbrengen van metadata en informatie voorlopig opslaan in de kennisdatabank De volgende taken worden uitgevoerd (deze lijst is niet exhaustief): Toekennen van metadata, bijvoorbeeld sleutelwoorden, doelgroepen, een begin- en een einddatum van de geldigheid (of herzieningsdatum), enz. p. 20

Bepalen van de plaats van de informatie in de taxonomiestructuur Voorlopig plaatsen van de informatie in het kennisbeheersysteem (importeren, kopiëren of een link leggen) Aanbrengen van de linken tussen de informatie (bijv. een wet die een vorige wet wijzigt of een wet die pas toepasbaar wordt in de toekomst, bijv. afhankelijk van de goedkeuring van een andere wet, Koninklijk of Ministrieel Besluit) Ouputs: 1.3.1.5. Taak: Aanbrengen van bestemmelingen voor het digitale infokanaal (indien voorzien) Indien beslist wordt om de informatie te versturen via het digitale infokanaal, wordt de lijst van bestemmelingen (die bepaald werden in het vorige activiteitenblok) toegevoegd. Lijst van bestemmelingen (uit activiteitenblok 2) Ouputs: 1.3.1.6. Taak: Goedkeuren van de informatie en de metadata evenals de bestemmelingen en kanalen (uit activiteitenblok 2). De informatie met de metadata evenals de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen wordt geëvalueerd en aangepast rekening houdend met de opmerkingen. In deze taak kan ook beslist worden om een routinezaak verder uit te diepen. Ze wordt dan niet goedgekeurd in deze taak waardoor deze informatie (voor de eerste maal) alle taken van dit activiteitenblok zal doorlopen. Ouputs: Informatie is opgeslagen, raadpleegbaar in de kennisdatabank en (indien voorzien) verspreid via het digitale infokanaal naar de beoogde doelgroepen Input voor de CRM-processen. p. 21

1.3.2. Uitwerking functies op swimlane niveau 1.3.2.1. Functie Senior projectbeheerder A. Functionele resultaatgebieden Evalueren van de informatie met de metadata evenals de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen zodat de informatie op de juiste manier wordt opgeslagen in het kennisbeheersysteem en aan de juiste bestemmelingen wordt verspreid via het digitale infokanaal. B. Taken Taak 6: Goedkeuren van de informatie met de metadata evenals de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen. C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.6. conceptualiseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Innovatief, conceptueel en breed functioneel denkvermogen. Is in staat creatieve en innovatieve ideeën en oplossingen te ontwikkelen. Omgaan met taken: T.6. Sturen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Stuurt het proces informatie, heeft invloed op het informatiebeleid, beheert autonoom het tijdsverloop en de middelen. Volgt de evolutie van het dossier op. Neemt de vereiste beslissingen. Leiding geven: L.6. Bouwen van teams Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan medewerkers aanmoedigen en in team doen werken. Conflicten aanpakken en oplossen. Interpersoonlijke relaties: IR.6. Beïnvloeden Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet bepaalde ideeën en visies i.v.m. het informatiebeleid zowel naar zijn medewerkers als naar zijn oversten kunnen overbrengen. Moet ook naar de Hiërarchie en Cel beleidsvoorbereiding actief kunnen optreden, zijn standpunt verdedigen en hen ervan overtuigen. In bepaalde gevallen, zal hij met externen contacten moeten verzorgen. Persoonlijk functioneren: PF.7. Doelstellingen behalen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat opportuniteiten te herkennen, op het juiste moment beslissingen te nemen, resultaten en deadlines te halen en verantwoordelijkheid op te nemen. 1.3.2.2. Functie Junior jurisconsult A. Functionele resultaatgebieden Opstellen van de te verspreiden informatie alsook (indien vereist) een toelichting bij de informatie. Om de juistheid van de informatie te garanderen kan beslist worden om advies te vragen aan een domeinexpert. Aanbrengen van metadata en bestemmelingen zodat de informatie kan opgeslagen worden in het kennisbeheersysteem en verspreid kan worden via het digitale infokanaal. p. 22

B. Taken Taak 1: Opstellen of voorbereiden van de te verspreiden informatie (indien nodig, na overleg met een domeinexpert) Taak 2: Opstellen van een toelichting Taak 4: Aanbrengen van metadata en informatie voorlopig opslaan in de kennisdatabank Taak 5: Aanbrengen van bestemmelingen voor het digitale infokanaal (indien voorzien) Interpersoonlijke relaties: IR.4. Service gericht handelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat proactief in te spelen op de behoeften van de dienst en te handelen om het best mogelijke resultaat te bekomen. Persoonlijk functioneren: PF.4. Inzet tonen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Zet zich ten volle in voor zijn werk, kan kwaliteitsbewust handelen en kritiek verwerken. C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.5. Vernieuwen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan op een creatieve en innoverende wijze een alles omvattend communicatieplan uitwerken en de informatie in de gepaste vorm presenteren. Omgaan met taken: T.4. Beslissen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Werkt onafhankelijk het communicatieplan uit en groepeert op de aangewezen wijze alle elementen zodat voor elke doelgroep heldere en leesbare informatie tot stand gebracht wordt. Beslist over het al of niet beroep doen op middelen en/of personen buiten de FOD Financiën. Leiding geven: L.2. Ondersteunen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Dient andere teamleden te begeleiden en te ondersteunen in hun werk. 1.3.2.3. Functie Vertaler A. Functionele resultaatgebieden Vertalen van teksten (dikwijls juridische) teneinde in het gefederaliseerde België de informatie overeenkomstig de Grondwettelijke vereisten op te stellen zodat deze in de vertaalde taal perfect dezelfde betekenis heeft als in de te vertalen taal. B. Taken Taak 3: Zo nodig, vertalen van de informatie C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.3. Analyseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: De te vertalen teksten kritisch analyseren om er het nodige inzicht in te krijgen zodat er p. 23

geen twijfel over bestaat dat de vertaling juridisch dezelfde inhoud heeft. Omgaan met taken: T.2. Werk structureren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet in staat zijn het werk op zodanige manier te structureren, teneinde de taken (vertalen) binnen de gegeven tijd systematisch af te werken. Leiding geven: L.1. Leren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Hij moet eventueel collega s helpen. Interpersoonlijke relaties: IR.4. Service gericht handelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat in te spelen op en te voldoen aan de noden van degene die de vertaling vroeg. Persoonlijk functioneren: PF.4. Inzet tonen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Zet zich volledig in om een kwaliteitsvolle vertaling af te leveren. p. 24

1.4. Activiteitenblok 4: Beheren van het kennisbeheersysteem p. 25

1.4.1. Uitwerking taken 1.4.1.1. Taak: Ontvangen en onderzoeken van klachten en verbeterideeën Er wordt de mogelijkheid gegeven aan de gebruikers van het kennisbeheersysteem om klachten of verbeterideeën te registreren met betrekking tot inhoud en de organisatie van het kennisbeheersysteem. Deze worden onderzocht. Klachten, vragen, inlichtingen en verbeterideeën van gebruikers Informatie en richtlijnen uit proces 78: Kennisbeheer 1.4.1.2. Taak: Monitoren van het kennisbeheersysteem en periodiek uitvoeren van een kwaliteitscontrole Het kennisbeheersysteem zal continu gemonitord worden. Dit genereert belangrijke overzichtsinformatie over zowel het voeden als het gebruik van het systeem. Er moet een evenwichtige verhouding zijn tussen performantie-indicatoren om efficiëntie te meten en performantieindicatoren om effectiviteit te meten. De bekomen gegevens zullen geanalyseerd worden om afwijkingen en problemen te detecteren evenals nieuwe trends. Het kennisbeheersysteem zal periodiek gecontroleerd worden op correctheid, volledigheid, relevantie en het up-to-date zijn van de informatie, de metadata en de taxonomiestructuur. Andere aspecten die kunnen gecontroleerd worden zijn bijvoorbeeld de linken tussen de informatie (cfr. versies van wetteksten, gelijkaardige of tegengestelde vonnissen of arresten) en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Statistische gegevens van het kennisbeheersysteem (uit de monitoring) Business Rules rond periodiciteit (op basis van de richtlijnen uit proces 78: Kennisbeheer) 1.4.1.3. Taak: Evalueren en verbetervoorstellen definiëren Het kennisbeheersysteem zal geëvalueerd worden op basis van: de ontvangen klachten en verbeterideeën, de monitoring-gegevens en de resultaten van de periodieke kwaliteitscontroles Daaruit zullen verbetervoorstellen voor de toekomst geïdentificeerd worden. In essentie bestaat deze taak uit het operationaliseren van het kennisbeheersysteem op basis van de principes van governance. p. 26

1.4.1.4. Taak: Verbeteren, actualiseren en opkuisen van het systeem In deze taak zullen de verbetervoorstellen gerealiseerd worden. Dit kan bijvoorbeeld inhouden: opkuisen van redundante informatie corrigeren van metadata toegekend aan informatie corrigeren of vervolledigen van linken heractiveren van informatie uit het archief... Het is mogelijk dat andere functies van dit proces hierbij betrokken worden, afhankelijk van de aard van de verbetervoorstellen. 1.4.1.5. Taak: Beheren van de metadata (trefwoorden, doelgroepen,...) en de taxonomie Deze taak betreft het beheer van de metadata (zoals de trefwoorden, de doelgroepen,...). Dit beheer omvat de volgende taken: Toevoegen van metadata Wijzigen van metatadata Verwijderen van metadata Ook het beheer van de taxonomiestructuur wordt uitgevoerd (dit is de inhoudstafel van het systeem, dus de verschillende inhoudelijke rubrieken). Dit beheer omvat de volgende taken: Toevoegen van een rubriek Wijzigen van een rubriek Verwijderen van een rubriek In deze taak is ook het beheer van de metadata en de taxonomie van het archief vervat. Beheerbeslissingen m.b.t. de organisatie-brede taxonomie uit proces 78 Beheerd systeem 1.4.1.6. Taak: Systeembeheer van de communities (expertennetwerken, profielen, chatrooms, team-rooms,...) Het algemeen beheer van communities wordt uitgevoerd door proces 78. In proces Informatie gaat het enkel over het aanpassen van het kennisbeheersysteem aan het algemeen beheer. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch beheer van de communities. Dit beheer omvat de volgende taken: Ingeven en verwijderen van experten in het expertennetwerk Ingeven, toekennen en verwijderen van profielen Technisch beheren van chatrooms p. 27

Technisch beheren van team-rooms... Het modereren van communities gebeurt door aangeduide moderators die zowel uit de lijndiensten als de stafdiensten kunnen komen. Gearchiveerde kennis Beheerd systeem Beheersbeslissingen m.b.t. communities uit proces 78 Beheerd systeem 1.4.1.7. Taak: Archiveren van kennis Het archiveren zal gebeuren conform volgende richtlijnen: Zolang het nodig wordt geacht om kennis ter beschikking te hebben moet deze raadpleegbaar blijven in het kennisbeheersysteem. Zodra het voorgaande niet meer van toepassing is zal de kennis gearchiveerd worden (om historische of wettelijke redenen). Deze gearchiveerde kennis dient ook raadpleegbaar te blijven (de metadata is toch reeds toegevoegd). Deze raadpleging kan gebeuren via een aparte zoekmotor zodat het systeem niet extra belast wordt en deze kennis niet verschijnt als je een gewone zoekopdracht opstart. Het is belangrijk dat ook de metadata en de taxonomie van de gearchiveerde kennis aangepast wordt wanneer er kennis wordt toegevoegd in het systeem. Business Rules rond periodiciteit 1.4.1.8. Taak: Inventariseren van informatiebronnen De informatiebronnen, zowel deze voor de permanente screening als deze die geraadpleegd worden door het proces Informatie, worden periodiek geïnventariseerd. Informatiebronnen waarvan de kwaliteit daalt (cfr. evalutatie in taak 3) moeten kunnen geschrapt worden. Nieuwe informatiebronnen die nuttig zijn, moeten kunnen worden toegevoegd. 1.4.1.9. Taak: Goedkeuren van wijzigingen in de inventaris van informatiebronnen Voorstellen voor wijzigingen in de inventaris van informatiebronnen worden door deze taak goedgekeurd. De aangepaste lijst van informatiebronnen wordt beschikbaar gesteld voor activiteitenblok 1. p. 28

Uitwerking functies op swimlane niveau 1.4.1.10. Functie Kennisbeheerder A. Functionele resultaatgebieden De kennisbeheerder heeft de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteitsbewaking van het kennisbeheersysteem. Hij baseert zich hiervoor op de klachten en verbeterideeën van gebruikers en personeelsleden die dit proces uitvoeren, op de periodieke kwaliteitscontroles en op de gegevens van de monitoring om verbeteringen voor te stellen. B. Taken Taak 1: Ontvangen en onderzoeken van klachten en verbeterideeën Taak 2: Monitoren van het kennisbeheersysteem en periodiek uitvoeren van kwaliteitscontrole Taak 3: Evalueren en verbetervoorstellen definiëren C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.5. vernieuwen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat creatieve en innovatieve ideeën en oplossingen te ontwikkelen om de kwaliteit van het kennisbeheersysteem te verbeteren. Omgaan met taken: T.5. Organiseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Stuurt het proces informatie, heeft invloed op het informatiebeleid, beheert autonoom het tijdsverloop en de middelen. Handelt ook proactief. Neemt de vereiste beslissingen. Leiding geven: L.3. Direct aansturen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan de kennismedewerkers duidelijke instructies geven, resultaten bijsturen en zorgen dat de discipline bewaard wordt. Interpersoonlijke relaties: IR.4. Servicegericht handelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet de interne en externe klanten van het kennisbeheersysteem een goede en snelle service bieden. In het bijzonder bij het behandelen en onderzoeken van klachten. Ook dient hij klantvriendelijke verbetervoorstellen te formuleren. Persoonlijk functioneren: PF.6. Zichzelf ontwikkelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Hij moet zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen aanmaken in functie van de professionele noden. 1.4.1.11. Functie Senior documentalist A. Functionele resultaatgebieden Zorgen voor de kwaliteit van de informatie in het kennisbeheersysteem en zorgen voor de archivering van informatie die niet meer actief gebruikt wordt. Tevens bijhouden van de informatiebronnen die kunnen geraadpleegd worden. p. 29

B. Taken Taak 4: Verbeteren, actualiseren en opkuisen van het systeem Taak 7: Archiveren van kennis Taak 8: Inventariseren van informatiebronnen C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.3. Analyseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan informatie beoordelen met het oog op het verbeteren van de kwaliteit. Zoekt naar de oorzaak van problemen en kan nauwgezet en zorgvuldig informatie en/of de metadata corrigeren, opkuisen of uitbreiden. Omgaan met taken: T.3. Problemen oplossen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet onafhankelijk problemen met de kwaliteit van informatie en/of de metadata kunnen oplossen op basis van eigen ervaring en kennis. Alternatieven op een objectieve wijze afwegen en de best passende implementeren. Leiding geven: L.2. Ondersteunen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Dient anderen te begeleiden en te ondersteunen in hun werk door het ter beschikking stellen van de juiste en nodige informatie. Interpersoonlijke relaties: IR.4. Servicegericht handelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet bij het uitvoeren van zijn verschillende taken steeds klantgericht werken zodat het kennisbeheersysteem een snelle en goede service aan de gebruikers kan leveren. Persoonlijk functioneren: PF.6. Zichzelf ontwikkelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Hij moet zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen aanmaken in functie van de professionele noden. 1.4.1.12. Functie Senior analist A. Functionele resultaatgebieden Is verantwoordelijk voor het geraamte van het kennisbeheersysteem, waarmee we de taxonomiestructuur bedoelen evenals de mogelijke metadata die aan de informatie kan worden toegevoegd. Deze is een expert in taxonomie. B. Taken Taak 5: Beheren van de metadata (trefwoorden, doelgroepen,...) en de taxonomie C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.6. Conceptualiseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan conceptueel denken bij het uitbouwen van een model voor de taxonomie en voor de concepten van de metadata in het kennisbeheersysteem in lijn met de organisatie-brede taxonomie. Kan vanuit abstracte concepten concreet werkbare oplossingen destilleren. p. 30

Omgaan met taken: T.4. Beslissen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Werkt onafhankelijk de taxonomiestructuur en een systeem voor de metadata uit en initëert acties voor het correct, effectief en efficiënt gebruik van taxonomie en metadata door kenniswerkers. Leiding geven: L.2. Ondersteunen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Dient andere teamleden te begeleiden en te ondersteunen in hun werk. Interpersoonlijke relaties: IR.5. Adviseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Gericht advies geven aan anderen met betrekking tot het gebruik van de taxonomie en de metadata. Beslissingen ondersteunen met betrekking tot het beheer van de organisatie-brede taxonomie. Persoonlijk functioneren: PF.6. Zichzelf ontwikkelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Hij moet zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen aanmaken in functie van de professionele noden. B. Taken Taak 6: Systeembeheer van de communities (expertennetwerken, profielen, chatrooms, team-rooms,...) C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.3. Analyseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: De opdrachten en de technische organisatie van het kennisbeheersysteem kritisch kunnen analyseren en een rationeel oordeel vormen met het oog een kwaliteitsvolle dienstverlening. Omgaan met taken: T.4. Beslissen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Tijdig nemen van de juiste beslissingen met betrekking tot het technisch beheer van het kennisbeheersysteem en het doelgericht initiëren van acties om de beslissingen uit te voeren. Leiding geven: L.2. Ondersteunen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Dient andere teamleden te begeleiden en te ondersteunen in hun werk. 1.4.1.13. Functie Systeembeheerder A. Functionele resultaatgebieden Is verantwoordelijk voor het technisch beheer van de communities. Dit houdt in het toevoegen van nieuwe categorieën. Het wijzigen van rechten. Enz. Interpersoonlijke relaties: IR.4. Service gericht handelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Proactief inspelen op de behoeften van de gebruikers betreffende het technisch beheer van de kennisdatabank met het oog op een snelle en gepersonaliseerde service. p. 31

Persoonlijk functioneren: PF.6. Zichzelf ontwikkelen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Hij moet zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen aanmaken in functie van de professionele noden. 1.4.1.14. Functie Senior projectbeheerder A. Functionele resultaatgebieden Het nemen van beslissingen over de voorstellen tot wijzigen van de inventaris van informatiebronnen. B. Taken Taak 9: Goedkeuren van wijzigingen in de inventaris van informatiebronnen C. Benodigde generieke competenties Niveau Omgaan met informatie: I.6. conceptualiseren Dit betekent in de specifieke functiecontext: Innovatief, conceptueel en breed functioneel denkvermogen. Is in staat creatieve en innovatieve ideeën en oplossingen te ontwikkelen. Leiding geven: L.6. Bouwen van teams Dit betekent in de specifieke functiecontext: Kan medewerkers aanmoedigen en in team doen werken. Conflicten aanpakken en oplossen. Interpersoonlijke relaties: IR.6. Beïnvloeden Dit betekent in de specifieke functiecontext: Moet bepaalde ideeën en visies i.v.m. het informatiebeleid zowel naar zijn medewerkers als naar zijn oversten kunnen overbrengen. Moet ook naar de Hiërarchie en Cel beleidsvoorbereiding actief kunnen optreden, zijn standpunt verdedigen en hen ervan overtuigen. In bepaalde gevallen, zal hij met externen contacten moeten verzorgen. Persoonlijk functioneren: PF.7. Doelstellingen behalen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Is in staat opportuniteiten te herkennen, op het juiste moment beslissingen te nemen, resultaten en deadlines te halen en verantwoordelijkheid op te nemen. Omgaan met taken: T.6. Sturen Dit betekent in de specifieke functiecontext: Stuurt het proces informatie, heeft invloed op het informatiebeleid, beheert autonoom het tijdsverloop en de middelen. Volgt de evolutie van het dossier op. Neemt de vereiste beslissingen. p. 32