Mastersessies 2016 Blok 3 Contracteren en zo Wieke van Angeren Brinkhof 020-3053243 / 06-53916458 wieke.vanangeren@brinkhof.com 25 en 26 januari 2016 1
25 januari 2016 09.00 uur Inleiding 09.30 uur Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming 11.00 uur Koffiepauze 11.30 uur Module 2: Leverancierselectie 13.00 uur Lunchpauze 14.30 uur Module 3: Contracteren enzo 15.30 uur Koffiepauze 16.00 uur Module 4: Transitie en transformatie 17.30 uur Einde van dag 1 Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 25 en 26 januari 2016 2
Doelstellingen Inzicht krijgen in: de eventuele juridische beperkingen het proces dat leidt tot een goed contract. de belangrijkste componenten en karakteristieken van een goed uitbestedingscontract Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 25 en 26 januari 2016 3
Juridische beperkingen Personeel Overgang onderneming / OR / vakbonden (HR-blok) Overeenkomsten met derden wat kan mee? Overige assets vereisten voor overdracht Outsourcing door publieke organen Aanbestedingsplicht Outsourcing door financiële instellingen Eisen en beperkingen Mededingingsrecht melding noodzakelijk? Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 25 en 26 januari 2016 4
Eerste contact Behoud van contractsvrijheid Wij kunnen tot het moment van ondertekening besluiten de opdracht niet of aan een ander te gunnen en zijn u dan geen enkele vergoeding verschuldigd. en Wij behouden ons het recht voor om willekeurig te bepalen of en met wie we een relatie aan gaan. Vertrouwelijkheid U zult alles wat u over ons te weten komt geheim houden en voor geen enkel ander doel gebruiken dan voor het met ons aangaan van een outsourcingrelatie. Gebruik van ideeën U geeft ons toestemming om alles wat we van u leren te (laten) gebruiken, ook als we met een ander in zee gaan. Letter of Intent (LOI)? Functie Vergemakkelijkt het verder investeren in het verkoopproces Wie draagt welke kosten (als het niet door gaat) Afbreken onderhandelingen; vergoeding? Wat staat erin? Scope Proces Voorbehouden Wel/niet exclusief RvB, RvC, OR? Gevaar van inhoudelijke LOI 25 en 26 januari 2016 5
Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen Uitonderhandelen term sheet Functie Inhoud Eisen klant (welke onderdelen van MSA? welke Exhibits?) Standpunt leverancier Compromis oplossing Proces: werken met kolommen Proces: met 2 of 3 leveranciers parallel Liefst meteen meenemen due diligence (niet achteraf) Alle assumptions wegwerken Of: full mark-up MSA in plaats van term sheet? 25 en 26 januari 2016 6
Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen De uitdaging: Lange duur Behoefte aan flexibiliteit Klant is vragende partij Kostenbesparing Partnership (?!) 25 en 26 januari 2016 7
Concurrentie tussen leveranciers Gebondenheid & afhankelijkheid Contract Vrijheid Contractuele rechten Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 25 en 26 januari 2016 8
Overeenkomst: 1. Vastleggen wat je kunt vastleggen 2. Bouw flexibiliteit in 3. Controle stimuleert nakomen 4. Communicatie 5. Beslisrechten 6. Verantwoordelijkheid 7. Algemene BW aspecten Beëindiging als drukmiddel behandeld in blok 7 (Exit) 1.a. Vastleggen wat je kunt vastleggen Volledigheid en duidelijkheid in dienstenomschrijving gebruik juristen voor eenduidigheid laat ruimte voor flexibiliteit (zie verder) exclusiviteit / volume afspraken Verantwoordelijkhedenmatrix taken en afhankelijkheden Vangnet (sweep clause) noodzakelijk voor, gebruikelijk, vroeger zelf Samenwerking met klant en derden Separate deliverables (naast BAU dienstverlening) 25 en 26 januari 2016 9
1.b. Vastleggen wat je kunt vastleggen Randvoorwaarden: Architectuur Veiligheid Continuïteit Vertrouwelijkheid Wet- en regelgeving Maar laat zo mogelijk vrijheid voor het hoe 2.a. Bouw flexibiliteit in Veranderingen Wetgeving: leverancier, gebruik, voor klant Scope Technologie Markt Pricing (benchmarking) In prioriteiten: verschuiven service levels en/of service credits 25 en 26 januari 2016 10
2.b. Bouw flexibiliteit in Scenario s Groei en krimp Overname en splitsing Andere veranderingen Prijsbepalingmethodes Modulaire opbouw Geen hogere winstmarge Benchmarking Neem een duidelijke contract change control procedure op 3. Controle stimuleert nakomen Service levels / KPIs Rapportages / meetings (governance) Eigen verklaring leverancier Bij niet rapporteren is aanname: niet voldaan Support door onafhankelijke derde Step-in Audit op verzoek klant (derde) Audit door toezichthouder Audit door klant voor klant Customer satisfaction survey 25 en 26 januari 2016 11
4. Communicatie Over service levels / KPIs Over projecten (transitie, transformatie, exit, etc.) Over aanstaande veranderingen, behoeften Communicatie onderbouwt relatie en vertrouwen Escaleer geschillen asap 5. Beslisrechten Veranderingen initiatief leverancier: mag tenzij gevolgen voor klant, dan veto klant initiatief klant: ja, tenzij onmogelijk (wel doorberekening kosten) maak een lijst van non-chargeable changes voorkom/beperk vendor lock-in (Wijziging in) allocatie personeel (Voorwaarden voor) verlenging 25 en 26 januari 2016 12
6.a Verantwoordelijkheid Basisrecht: nakoming Resultaat of inspanning Boetes Aansprakelijkheid Bewijs; evt inspanning plus uitlegplicht Projectverantwoordelijkheid Leverancier kan zich alleen op niet-presteren klant beroepen als aan bepaalde voorwaarden voldaan is (o.a. escalatie) Uitsluiten opschortingsrechten leverancier Beperken beëindigingsmogelijkheid leverancier (hoge drempel) Uitzonderingen verantwoordelijkheid excused performance (schuldeisersverzuim) overmacht 6.b Verantwoordelijkheid Service credits Voor een selectie Service Levels / KPIs Relevant voor klanttevredenheid Objectief te meten Verifieerbaar Meestal per maand Credits 5 tot 15 % Afspreken: gelden als gedeeltelijke schadevergoeding Afspreken: root cause analyse en actie ter voorkoming herhaling Klant: art. 6:92 BW uitsluiten Soms: earn back mechanisme 25 en 26 januari 2016 13
6.c Verantwoordelijkheid Opzegging ( termination ) door klant (zie Blok 7): for convenience wegens niet-nakoming andere gronden Aansprakelijkheid: Uitsluiting voor verder weg liggende gevolgen (winst, reputatie) Indirect or consequential damage is Engels en US begrip geen NL recht Daarom: lijst met voorbeelden van (in)directe schade opnemen Veelal cap per geval of per jaar Cap voor de klant lager dan die voor de leverancier I.h.a. worden bepaalde situaties uitgesloten van de cap (opzet, grove schuld, etc.) 7. Algemene BW aspecten Ontbinding/opschorting/verrekening: uitsluiten ja/nee Boetebedingen => denk aan art. 6:92 BW Derdenbedingen => let op art. 6:254 BW Termination => ontbinding en/of beëindiging? Schuldeisersverzuim => inkleuren ja/nee Overmacht => inkleuren ja/nee Gevolgen van overtreden garanties specificeren Verschil liability / indemnity Rente => wettelijke/handelsrente of andere rente Algemene voorwaarden regeling 25 en 26 januari 2016 14
Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 25 en 26 januari 2016 15