PON 2-daagse training januari 2017

Transcriptie

1 PON 2-daagse training januari 2017 Blok 2 Leverancierselectie

2 Raymond Linkers Metri

3 30 januari uur Inleiding uur Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming uur Koffiepauze uur Module 2: Leverancierselectie uur Lunchpauze uur Module 3: Contracteren enzo uur Koffiepauze uur Module 4: Transitie en transformatie uur Einde van dag 1

4 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen

5 Structuur METRI (Out)Sourcing Strategy Sourcing Business Case Vendor Selection Contracting Transformation Benchmarking Recontracting Transition Run/Exploitation

6 Structuur ISG Assessment 1-3 months Transaction 6-9 months Transition 3-12 months Contractual Relationship 3-7 years

7 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen

8 Typisch proces voor leverancierselectie Voorselectie 5-10 RFI: Is dit echt nodig? Focus op ervaring en schaalgrootte RFP 3-5 RFP = contract; Klant: wat Leverancier: hoe Evaluatie 3-5 Evaluatie tegen doelstellingen Concurrentie: 2 leveranciers verder Due Diligence 2 Begrip van huidige situatie Wegnemen van aannames in bieding Onderhandelen rondes gevolgd door BAFO 2 contracten, 1 handtekening

9 Gerichte interactie met leveranciers is van belang Voorselectie 5-10 Beperkte interactie Optioneel presentatie RFP 3-5 Evaluatie 3-5 Due Diligence 2 Executive niveau Procesbriefing (eventueel plenair) Coaching: Q&A en Solutioning sessie Walkthrough proposal (1 of 2 keer) Debriefen van verliezers! Rondleiding Extra uitleg Vermijd beinvloeding personeel Onderhandelen rondes; tijd tussen sessies Focus op transitie Debriefen van verliezer

10 Selectie conform EU Aanbesteding Algemeen Conformiteit Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). Openbare aanbesteding of niet-openbare aanbesteding. Invloedfactoren: complexiteit, flexibiliteit, marktmachten. Openbare aanbesteding Ongelimiteerd aantal partijen kan inschrijven. Kleine winkans voor leverancier. Grote kans op no bid. Niet-openbare aanbesteding Na pre-selectie nodigt opdrachtgever een beperkt aantal leveranciers uit voor inschrijving. Interessante optie: concurrentiegerichte dialoog.

11 Een omgekeerde beauty contest De leverancier heeft een eigen checklist: Is de klantstrategie duidelijk? Is het besluit om uit te besteden al genomen? Is er een business case die wij kunnen matchen? Hebben wij een relatie op executive niveau? Wat is de situatie t.a.v. personeel? OR/Bonden? Hoeveel leveranciers doen mee aan RFP? Zijn wij of andere leveranciers in het voordeel? Is het proces/planning duidelijk? Gaat de klant de planning halen? Is een sourcing-adviseur betrokken? Ergo: Wat is de kans om dit te winnen? Wat is de benodigde investering? Gaan we aanbieden? A-, B- of C-Team?

12 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen

13 Tijdlijn Typisch Sourcing Project weken (exclusief vakanties) RfP Voorbereiding Bieding Evaluatie Onderhandelen Contract Afronding In/Outbound Due Diligence Mijlpalen RfP Verzenden Downselect 2 leveranciers Contract Toekenning Ondertekenen

14 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen

15 Kernteam typische rollen en structuur Stuurgroep Sourcingadviseur Project-/ Bid-manager Communicatie PMO Diensten Financieel Juridisch Governance HR Due Diligence Transitie/ Transformatie Architectuur Security Inkoop Controlling Planning Extern? Compliance Audit Toekomstig team? Extern? OR Bonden In/ Outbound Toekomstig team? Exit

16 Alternatieve kernteam indeling - meerdere kavels IT Executive Board Steering Committee Programme Management Communication QA Risk Management Team Office automation Team Network / DC Team Telephony HR Legal Cost Management Contract Management Services

17 Aandachtspunten Projectsturing Stuurgroep juist bezet - wie zet handtekening? Empowerment: onderhandelbevoegdheid Voldoende capaciteit/kennis/ervaring PMO-rol niet te onderschatten Betrek diegenen die een rol spelen in toekomstige relatie Regie, Transitie, Transformatie Regelmatige projectmeetings Mijlpalen ter goedkeuring stuurgroep RFP-document: benoem eigenaar en reviewers

18 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen

19 RFP Structuur Voorbeeld ISG RFP Directory Instructions MSA Exhibits Appendices What to Do Terms Requirements Klantomgeving 1. Contents and Structure 2. Scope 3. Contact Information 4. Client Background 5. Objectives 6. Evaluation Criteria 7. Timetable 8. Instructions to Service Provider 9. Form of Proposal Bron: ISG Key Legal Terms & Conditions Contract Term/Termination Rights Liability Proprietary Rights Scope of Services Human Resources (HR) Provisions Security/Audit Facilities Warranties Indemnities Dispute Resolution Standards Projects Assets Country Law 1. Definitions 2. Statement(s) of Work 3. Service Levels 4. Pricing Provisions 5. HR Provisions 6. Governance Model 7. Sites 8. Technical Architecture 9. Current/Planned Projects 10. Equipment Assets 11. Software Assets 12. Third Party Contracts 13. Services Reports 14. Satisfaction Survey 15. Service Towers Demarcation 16. Security 17. Transition 18. Exit Assistance A. Server and Mainframe Environment Services B. End-User / Work Place Environment C. Cross-Functional Environment Services D. Human Resources

20 Contract Structuur Voorbeeld METRI Legal Financial Services HR Transition/ Transformation Master Service Agreement 5 Financials 2 Service Description HR 4 Transition/ Transformation 1 Definitions 8 Benchmarking 3 Service Level Agreement 9 Exit Plan 7 Contract Change Procedure Capaciteitsplanni 6 Governance ng By Customer 10 Security Policies 11 Audits, Compliance and Controls 12 Privacy and Data Protection

21 Prijsmodel Prijsmodel zelf voorschrijven maar ruimte laten voor leverancier Eigen prijsmodellen maken offertes vergelijkbaar Moeten doordacht zijn op alle serviceniveaus Geen ruimte laten voor vrije interpretatie (appels/appels) Denk aan termijnen, maar ook bedragen per periode Kostenstructuur leverancier volgen Prijzen pas betekenis wanneer aannames weggenomen zijn

22 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen

23 Lessons Learned Heldere strategie vooraf Leverancier moet het ook zien zitten Goede voorbereiding is het halve werk: duidelijk eisenpakket Beslissingen vooraf, niet te veel open opties Help leverancier naar optimale bieding Betrek toekomstige governance-organisatie bij RFP Ga niet op de stoel van de leverancier zitten RFP is een middel, geen doel Gebruik externe expertise, indien onvoldoende voorhanden

24 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen

25