Provincie Gelderland Handleiding Voortgangsrapportage, eindrapportage en verzoek vaststelling Inhoudsopgave 1 Inleiding... 1 2 Overzicht rapportages bij een subsidie... 1 3 Instellingen... 2 4 Rapporteren volgens een voorgeschreven format... 2 5 Rapporteren zonder voorgeschreven format... 5 6 Overzicht van gestructureerde rapportage... 6 7 Opstellen van een gestructureerde rapportage... 8 Versie: 0.1 Auteur: Rob Boeijen
1 Inleiding Voor u ligt de handleiding voor het opstellen en indienen van een voortgangsrapportage, eindrapportage en het verzoek tot vaststelling van de subsidie. Voordat u op de subsidieportaal kunt rapporteren moeten er een aantal zaken geregeld zijn: U moet als gebruiker van de subsidieportaal zijn aangemeld; U moet ingelogd zijn op de subsidieportaal; U moet toegang hebben tot de betreffende zaak waarop u wilt rapporteren. Na inloggen op de subsidieportaal vindt u de zaken waar u toegang voor heeft in de rubriek: Mijn subsidies. Afbeelding 1 Mijn subsidies op de subsidieportaal Selecteer de zaak waarop u wilt rapporteren door deze aan te klikken: via de knop <Details> krijgt u dan toegang tot de betreffende zaak. 2 Overzicht rapportages bij een subsidie Nadat u de betreffende zaak heeft geselecteerd wordt het onderstaande scherm getoond. Afbeelding 2 Overzicht open rapportage 1
Voor rapporteren en het indienen van het verzoek vaststelling worden alleen de tabs Rapportages en Projectmedewerkers gebruikt, standaard wordt bij opvragen van het project de tab: Rapportages geselecteerd. Rapportageperioden en open rapportage Er kunnen gedurende de looptijd van het project een of meerdere rapportages ingediend worden. Standaard is de open rapportage voor u geselecteerd. De open rapportage is de eerstvolgende rapportage die u kunt indienen. Na indienen wordt een rapportage voor de volgende rapportageperiode automatisch voor u klaargezet. In het keuzeveld rapportageperiode zijn ook eerdere rapportages nog in te zien. Een rapportage kan, met de knop <Afdrukken>, worden afgedrukt naar een Word bestand dat vervolgens kan worden geprint of lokaal kan worden bewaard in één van uw eigen mappen. 3 Instellingen rapportageperioden In de subsidiebeschikking is aangegeven of er voortgangsrapportages verwacht worden of dat er volstaan kan worden met het indienen van de eindrapportage bij het verzoek tot vaststelling. Als in de subsidiebeschikking is aangegeven dat er geen voortgangsrapportages ingediend hoeven te worden dan is deze mogelijkheid ook daadwerkelijk geblokkeerd en kunnen er geen tussentijdse rapportages worden ingediend. Als dit bij u ten onrechte is geblokkeerd neem dan contact op met de provincie om deze instelling te laten wijzigen. Als er wel tussentijds gerapporteerd moet worden over de voortgang van het project is er een rapportagefrequentie ingesteld en worden de rapportageperioden volgens die frequentie voor u klaar gezet. De eerstvolgende periode waarover u moet rapporteren staat altijd voor u klaar (open rapportage). De achtereenvolgende perioden worden ingesteld volgens één van de volgende methoden: Vaste perioden Met de instelling in vaste perioden staan de rapportageperioden gedurende de looptijd van het project op vaste momenten geprogrammeerd en is iedere rapportageperiode altijd even lang. Dit betekent dat u geen rapportageperiode kunt overslaan en voor iedere periode verplicht bent een rapportage in te dienen. Dynamische perioden Met de instelling in dynamische perioden wordt na iedere ingediende voortgangsrapportage de nieuwe periode bepaald aan de hand van de indiendatum en de rapportagefrequentie. Dit betekent dat de rapportage perioden afhankelijk worden van het moment dat u een rapportage indient en dat dus de rapportage perioden gedurende de looptijd van het project kunnen variëren. 2
4 Rapporteren volgens een voorgeschreven format De rapportages waar een rapportage format is voorgeschreven zijn herkenbaar aan de rubriek: Rapportage format. In deze rubriek is het voorgeschreven format voor u klaargezet en kunt u het format downloaden. Afbeelding 3 Rapportage format voor rapportage voorgeschreven 4.1 Voortgangsrapportage Als in de subsidiebeschikking is bepaald dat er tussentijdse rapportages ingediend moeten worden zal de open rapportage standaard als tussentijdse rapportage getoond worden. Afbeelding 4 Rapportage format voor een voortgangsrapportage Bij een voortgangsrapportage waar een format is voorgeschreven is geen gestructureerde rapportage van uitgaven, ontvangsten, opbrengsten en indicatoren vereist. Rapportage format tussentijdse rapportage In deze rubriek wordt het voorgeschreven format getoond voor de tussentijdse rapportage en kan daar worden gedownload. Het format kan lokaal worden bewaard in één van uw eigen mappen. Upload In deze rubriek wordt de door u opgestelde tussentijdse rapportage geüpload en toegevoegd aan de rapportage. U kunt hier ook nog andere documenten toevoegen die u van belang vindt voor de rapportage. Indienen In deze rubriek wordt de tussentijdse rapportage ingediend. De tussentijdse rapportage moet binnen 14 dagen na het verstrijken van de rapportageperiode bij de provincie zijn ingediend. Na indienen wordt de volgende rapportage periode voor u klaar gezet, let dan op de uiterlijke indientermijn van deze rapportage. 3
4.2 Eindrapportage en verzoek vaststelling Voor een verzoek tot vaststelling wordt er eerst een eindrapportage opgesteld. Standaard staat de open rapportage op: tussentijdse rapportage. In de rubriek: Rapportage format moet dit eerst worden omgezet van tussentijdse naar eindrapportage. Afbeelding 5 Rapportage format voor een eindrapportage Bij een eindrapportage waar een format is voorgeschreven kan, afgezien van het ingevulde format, ook gestructureerd worden gerapporteerd op uitgaven, ontvangsten, opbrengsten en indicatoren als dit in de subsidiebeschikking is voorgeschreven. Rapportage format eindrapportage In deze rubriek wordt het voorgeschreven format voor de eindrapportage getoond om te worden gedownload. Het format kan lokaal worden bewaard in één van uw eigen mappen. Upload In deze rubriek wordt de door u opgestelde eindrapportage geüpload en toegevoegd aan de rapportage. U kunt hier ook nog andere documenten toevoegen die u van belang vindt voor de rapportage. Verzoek tot vaststelling In deze rubriek wordt het verzoek tot vaststelling gedaan en wordt de eindrapportage ingediend. De eindrapportage moet uiterlijk 3 maanden na het einde van het project bij de provincie worden ingediend. 4.3 Alleen eindrapportage Als in de subsidiebeschikking is bepaald dat er geen tussentijdse rapportages zijn vereist dan is deze mogelijkheid geblokkeerd en kan er alleen een eindrapportage en een verzoek tot vaststelling ingediend worden. Afbeelding 6 Rapportage format eindrapportage, tussentijdse rapportage geblokkeerd 4
In de open rapportage is het rapportage format dan vast ingesteld op eindrapportage en kan door u niet worden aangepast. Het is met deze instelling niet mogelijk om een tussentijdse rapportage in te dienen. 5 Rapporteren zonder voorgeschreven format Als er geen rapportage format is voorgeschreven ontbreekt de rubriek: rapportage format en kan er alleen gestructureerd worden gerapporteerd. Afbeelding 7 Geen rapportage format, naar keuze in te dienen als tussentijdse of als eindrapportage Voor zowel de voortgangs- als de eindrapportage moet er gestructureerd worden gerapporteerd op uitgaven, ontvangsten, opbrengsten en indicatoren. Upload In deze rubriek kunnen documenten worden geüpload die u van belang vindt voor de rapportage. Indienen In deze rubriek wordt de rapportage als tussentijdse rapportage ingediend. Deze rapportage moet binnen 14 dagen na het verstrijken van de rapportageperiode bij de provincie zijn ingediend. Na indienen wordt de volgende rapportage periode voor u klaar gezet, let dan op de uiterlijke indientermijn van deze rapportage. Verzoek tot vaststelling In deze rubriek wordt het verzoek tot vaststelling gedaan en wordt de rapportage als eindrapportage ingediend. De eindrapportage moet uiterlijk 3 maanden na het einde van het project bij de provincie worden ingediend. 5.1 Alleen eindrapportage Als in de subsidiebeschikking is bepaald dat er geen tussentijdse rapportages nodig zijn wordt deze mogelijkheid geblokkeerd en kan er alleen een eindrapportage en verzoek vaststelling ingediend worden. 5
Afbeelding 8 Geen rapportage format tussentijdse rapportage niet mogelijk In de open rapportage is de rubriek: indienen niet beschikbaar er kan dan geen voortgangsrapportage ingediend worden. 6 Overzicht van gestructureerde rapportage In de vorige hoofdstukken is duidelijk geworden dat er onder bepaalde omstandigheden gestructureerd moet worden gerapporteerd op uitgaven, ontvangsten, opbrengsten en indicatoren van uw project. In dat geval worden ook de rubrieken waarop gerapporteerd moet worden getoond. Tussen haakjes () is het aantal items te zien die al zijn ingevoerd. Afbeelding 9 Rubrieken bij een gestructureerde rapportage 6.1 Projectmedewerkers Als in de subsidiebeschikking loonkosten van projectmedewerkers in de begroting zijn opgenomen is de tab projectmedewerkers te gebruiken. Onder deze tab worden de projectmedewerkers en het uurtarief geregistreerd. Afbeelding 10 Overzicht projectmedewerkers 6
De medewerker registratie wordt gebruikt in de rubriek uren voor het invoeren van de urenverantwoordingen. Er kunnen alleen uren worden gerapporteerd van medewerkers die als projectmedewerker bij het project zijn vastgelegd. Als er in de subsidiebeschikking geen urenverantwoording is voorzien is de tab projectmedewerkers uitgeschakeld. 6.2 Rapportage rubrieken Afbeelding 11 Invoerscherm projectmedewerker Uitgaven Onder uitgaven worden de projectkosten gerapporteerd die voor het project gemaakt zijn. Bij de beoordeling wordt eerst gekeken of deze kosten volgens de begroting uit de subsidiebeschikking voor de uitvoering van het project gemaakt zijn. In tweede instantie wordt de subsidiabiliteit van de opgevoerde kosten beoordeeld en wordt de provinciale bijdrage bepaald zoals die in de subsidiebeschikking is overeengekomen. Ontvangsten Onder ontvangsten worden de bijdragen van derden gerapporteerd conform de projectfinanciering uit de subsidiebeschikking. De ontvangsten worden tussentijds niet beoordeeld maar bij de vaststelling wordt het totaal van deze bijdragen getoetst aan de subsidiebeschikking. Een lagere bijdrage dan in de subsidiebeschikking is overeengekomen kan ertoe kan leiden dat ook de bijdrage van de provincie naar beneden wordt bijgesteld. Uren Onder uren wordt de urenverantwoording en loonkosten van de projectmedewerkers gerapporteerd. Op basis van het uurtarief van de medewerkers worden de loonkosten berekend. Bij de beoordeling wordt eerst gekeken of deze uren voor het project gemaakt zijn. In tweede instantie wordt het tarief en de subsidiabiliteit van de loonkosten beoordeeld en wordt de provinciale bijdrage bepaald zoals die in de subsidiebeschikking is overeengekomen. Als er in de subsidiebeschikking geen urenverantwoording is voorzien dan is de rubriek uren uitgeschakeld. Opbrengsten Onder opbrengsten worden de inkomsten gerapporteerd van uw project zoals die in de subsidiebeschikking zijn overeengekomen. Projectopbrengsten zijn in mindering gebracht op de subsidiabele kosten. De opbrengsten worden tussentijds niet beoordeeld maar bij de vaststelling getoetst aan de aan de subsidiebeschikking. Hogere of lagere opbrengsten dan begroot in de subsidiebeschikking kan ertoe kan leiden dat ook de bijdrage van de provincie wordt bijgesteld. Indicatoren Onder indicatoren wordt de voortgang van de overeengekomen prestaties die met uw project worden gerealiseerd gerapporteerd. De prestaties worden tussentijds niet beoordeeld maar bij de vaststelling getoetst aan de aan de subsidiebeschikking. Bij twijfel over de (niet) gerapporteerde de prestaties 7
kunnen deze eventueel door middel van een controle ter plaatse ook daadwerkelijk nog worden geverifieerd. 6.3 Informatie rubrieken Kostenbegroting In de rubriek kostenbegroting wordt een overzicht gegeven van de kostenbegroting van het project zoals deze in de subsidiebeschikking is overeengekomen. Afbeelding 12 Overzicht kostenbegroting subsidiebeschikking In het overzicht wordt het totaal van de kosten getoond die in de rubrieken uitgaven en uren zijn gerapporteerd en goedgekeurd. Dekkingsplan In de rubriek dekkingsplan wordt een overzicht gegeven van de financiering van het project zoals deze in de subsidiebeschikking is overeengekomen. Afbeelding 13 Overzicht financiering subsidiebeschikking In het overzicht wordt het totaal van de financiering inclusief de bijdrage van de provincie. 8
7 Opstellen van een gestructureerde rapportage 7.1 Rapporteren uitgaven In de rubriek uitgaven worden de gerapporteerde facturen voor het project getoond. Afbeelding 14 Overzicht rubriek uitgaven Bewerkingen Onder de knop: toevoegen kunnen facturen aan de rapportage worden toegevoegd. Na selectie van een factuur kan deze worden ingezien (Details), bewerkt (Bewerken) of worden verwijderd (Verwijderen). Met de knop: Afdrukken worden de facturen van de rapportage naar een Word bestand geschreven en kunnen dan worden geprint. Status In de laatste kolom wordt een statussymbool getoond. Door over het symbool te gaan met de cursor wordt de status zichtbaar. In bovenstaand voorbeeld zijn twee facturen niet geldig en worden niet ingediend met deze rapportage. De ingevoerde facturen blijven wel bewaard: niet ingediende facturen worden automatisch doorgeschoven naar de volgende open rapportage. Geldige invoer uitgave De velden gemerkt met een * moeten verplicht ingevuld worden. De betaaldatum van de factuur moet in de periode vallen dat kosten voor het project mogen worden gemaakt (zie: subsidiebeschikking) maar mag in ieder geval niet voorbij de einddatum van de rapportageperiode liggen. Afbeelding 15 Invoerscherm uitgaven 9
Verzamelfactuur Als alternatief voor het invoeren van afzonderlijke facturen is het ook toegestaan alle facturen als totaal onder één verzamelfactuur in te voeren. U kunt dit aangeven door het vinkje verzameluitgave aan te vinken. De specificatie van de verzamelfactuur moet dan in een afzonderlijk bestand aangeleverd worden. Dit bestand kan onder de rubriek upload aan de rapportage worden toegevoegd. Importeren Facturen kunnen ook geïmporteerd worden uit een excel bestand. Afbeelding 16 Scherm importeren uitgaven Dit bestand moet uiteraard voldoen aan bepaalde eisen en onder de knop: Voorbeeld kan een voorbeeld bestand worden gedownload. Als het bestand niet voldoet aan het voorgeschreven format wordt bij het importeren een foutmelding gegeven. In de foutmelding wordt de 1 e fout aangegeven met het regelnummer en de kolom waar de fout is opgetreden. 7.2 Rapporteren ontvangsten In de rubriek ontvangsten worden de gerapporteerde bijdragen van derden getoond. Afbeelding 17 Overzicht rubriek ontvangsten Bewerkingen Onder de knop: toevoegen kunnen ontvangsten aan de rapportage worden toegevoegd. Na selectie van een ontvangst kan deze worden ingezien (Details), bewerkt (Bewerken) of worden verwijderd (Verwijderen). Met de knop: Afdrukken worden de ontvangsten van de rapportage naar een Word bestand geschreven en kunnen dan worden geprint. Status In de laatste kolom wordt een statussymbool getoond. Door over het symbool te gaan met de cursor wordt de status zichtbaar. In bovenstaand voorbeeld zijn twee ontvangsten niet geldig en worden niet ingediend met deze rapportage. De ingevoerde ontvangsten blijven wel bewaard: niet ingediende ontvangsten worden automatisch doorgeschoven naar de volgende open rapportage. 10
Geldige invoer ontvangst De velden gemerkt met een * moeten verplicht ingevuld worden. De bijschrijvingsdatum van de ontvangst moet in de doorlooptijd van het project vallen (zie: subsidiebeschikking) maar mag in ieder geval niet voorbij de einddatum van de rapportageperiode liggen. Afbeelding 18 Invoerscherm ontvangsten Keuze financier: De financier van de bijdrage kan worden geselecteerd met een keuzelijst (zie: subsidiebeschikking). Er kan ook een bijdrage van een financier worden ingevoerd die niet in de subsidiebeschikking staat. Na activeren van de radiobutton kan de naam van deze financier worden ingevuld. In volgende rapportages is deze financier dan ook opgenomen in de keuzelijst om te worden geselecteerd. Verzamelontvangst Als alternatief voor het invoeren van afzonderlijke ontvangsten is het ook toegestaan alle ontvangsten als totaal onder één verzamelontvangst in te voeren. De specificatie van de verzamelontvangst moet dan in een afzonderlijk bestand aangeleverd worden. Dit bestand kan onder de rubriek upload aan de rapportage worden toegevoegd. Importeren Ontvangsten kunnen ook geïmporteerd worden uit een excel bestand. Afbeelding 19 Scherm importeren ontvangsten Dit bestand moet uiteraard voldoen aan bepaalde eisen en onder de knop: Voorbeeld kan een voorbeeld bestand worden gedownload. Als het bestand niet voldoet aan het voorgeschreven format wordt bij het importeren een foutmelding gegeven. In de foutmelding wordt de 1 e fout aangegeven met het regelnummer en de kolom waar de fout is opgetreden. 7.3 Rapporteren opbrengsten In de rubriek opbrengsten worden de gerapporteerde inkomsten van uw project getoond. 11
Afbeelding 20 Overzicht rubriek opbrengsten Bewerkingen Onder de knop: toevoegen kunnen opbrengsten aan de rapportage worden toegevoegd. Na selectie van een opbrengst kan deze worden ingezien (Details), bewerkt (Bewerken) of worden verwijderd (Verwijderen). Met de knop: Afdrukken worden de opbrengsten van de rapportage naar een Word bestand geschreven en kunnen dan worden geprint. Status In de laatste kolom wordt een statussymbool getoond. Door over het symbool te gaan met de cursor wordt de status van de opbrengst zichtbaar. In bovenstaand voorbeeld zijn twee opbrengsten niet geldig en worden niet ingediend met deze rapportage. De ingevoerde opbrengsten blijven wel bewaard: niet ingediende opbrengsten worden automatisch doorgeschoven naar de volgende open rapportage. Geldige invoer opbrengst De velden gemerkt met een * moeten verplicht ingevuld worden. De bijschrijvingsdatum van de opbrengst moet in de doorlooptijd van het project vallen (zie: subsidiebeschikking) maar mag in ieder geval niet voorbij de einddatum van de rapportageperiode liggen. Afbeelding 21 Invoerscherm opbrengsten Verzamelopbrengst Als alternatief voor het invoeren van afzonderlijke opbrengsten is het ook toegestaan alle opbrengsten als totaal onder één verzamelopbrengst in te voeren. U kunt dit aangeven door het vinkje verzamelboeking aan te vinken. De specificatie van de verzamelopbrengst moet dan in een afzonderlijk bestand aangeleverd worden. Dit bestand kan onder de rubriek upload aan de rapportage worden toegevoegd. Importeren Opbrengsten kunnen ook geïmporteerd worden uit een excel bestand. 12
Afbeelding 22 Scherm importeren opbrengsten Dit bestand moet uiteraard voldoen aan bepaalde eisen en onder de knop: Voorbeeld kan een voorbeeld bestand worden gedownload. Als het bestand niet voldoet aan het voorgeschreven format wordt bij het importeren een foutmelding gegeven. In de foutmelding wordt de 1 e fout aangegeven met het regelnummer en de kolom waar de fout is opgetreden. 7.4 Rapporteren uren In de rubriek uren wordt de urenverantwoording en de gerapporteerde loonkosten getoond. Afbeelding 23 Overzicht rubriek urenverantwoording Bewerkingen Onder de knop: toevoegen kan een urenverantwoording aan de rapportage worden toegevoegd. Na selectie van een urenverantwoording kan deze worden ingezien (Details), bewerkt (Bewerken) of worden verwijderd (Verwijderen). Met de knop: Afdrukken worden de urenverantwoordingen van de rapportage naar een Word bestand geschreven en kunnen dan worden geprint. Geldige invoer uitgave De keuzevelden en het aantal uren moeten verplicht ingevuld worden. Er kunnen alleen medewerkers worden geselecteerd die in een eerder stadium als projectmedewerker met het uurtarief zijn ingevoerd. De uiteindelijke loonkosten worden berekend. Afbeelding 24 Invoerscherm urenverantwoordingen 13
De urenverantwoording moet in de periode vallen dat kosten voor het project mogen worden gemaakt (zie: subsidiebeschikking) maar mag in ieder geval niet voorbij de einddatum van de rapportageperiode liggen. Als de periode ongeldig is wordt een foutmelding gegeven en is invoer (nog) niet mogelijk. Verzamel urenverantwoording Als alternatief voor het invoeren van afzonderlijke urenverantwoording is het ook toegestaan de urenverantwoording per medewerker (en tarief) onder één verzamel urenverantwoording in te voeren. De specificatie van de verzamel verantwoording moet dan in een afzonderlijk bestand aangeleverd worden. Dit bestand kan onder de rubriek upload aan de rapportage worden toegevoegd. Invoer loonkosten bij de rubriek uitgaven In sommige gevallen is het mogelijk om loonkosten, niet via een urenverantwoording in te voeren maar onder de rubriek uitgaven. Als dit aan de orde is zal de urenrubriek zijn geblokkeerd en kunnen de loonkosten in de rubriek uitgaven op een loonkostensoort ingevoerd worden. Importeren Urenverantwoordingen kunnen ook geïmporteerd worden uit een excel bestand. Afbeelding 25 Scherm importeren urenverantwoordingen Dit bestand moet uiteraard voldoen aan bepaalde eisen en onder de knop: Voorbeeld kan een voorbeeld bestand worden gedownload. Als het bestand niet voldoet aan het voorgeschreven format wordt bij het importeren een foutmelding gegeven. In de foutmelding wordt de 1 e fout aangegeven met het regelnummer en de kolom waar de fout is opgetreden. 7.5 Rapporteren indicatoren In de rubriek indicatoren wordt het overzicht van de indicatoren van de overeengekomen prestaties getoond (zie: subsidiebeschikking). Afbeelding 26 Overzicht rubriek indicatoren Per indicator wordt de streefwaarde uit de beschikking getoond en kunt u de geleverde prestatie voor de rapportageperiode invullen. Daarnaast kan een geplande realisatie worden ingevuld. 14