15, 16, 17 en 18 januari 2015 Flanders Expo Maaltekouter 1, 9051 Gent Praktische informatie 1. Overzicht belangrijkste data 27/11/2014 Deadline voor indienen formulieren m.b.t. standenbouwer, website-info en nieuwigheden bij secretariaat Agriflanders 25/12/2014 Deadline voor aanvraag verzekering alle risico s bij secretariaat Agriflanders 05/12/2014 Aangewezen deadline voor bestellingen nutsvoorzieningen, aanvraag vervroegde opbouw, bij Artexis (Flanders Expo). Na deze deadline: kostprijs + 25%. 12-14/01/2015 Opbouw van de beurs 15-18/01/2015 Beurs 18-20/01/2015 Afbouw van de beurs 2. Belangrijke contactpersonen Agriflanders (organisator van de beurs) Contactpersonen: Annie De Groote, Marc Botterman, Gunther De Mey Adres: Kortrijksesteenweg 1097c, 9051 Gent (Sint-Denijs-Westrem) Tel: 09 245 36 13 Website: www.agriflanders.be Artexis (exploitant van Flanders Expo) Dienst customer support Adres: Maaltekouter 1, 9051 Gent (Sint-Denijs-Westrem) Tel: 09 241 96 16 Fax: 09 241 96 15 E-mail: customer.support@artexis.com Website: www.artexis.be Bijkomende contactpersoon: Karine Prieels (Project manager) Tel: 09 241 94 32 E-mail: karine.prieels@artexis.com Praktische info Agriflanders 2015 Pagina 1
3. Voorbereiding van uw deelname Bestellingen In te dienen bij Agriflanders Aanmelding van uw standenbouwer + uw contactgegevens (27/11/2014) Uw informatie op www.agriflanders.be (27/11/2014) Uw nieuwigheden op Agriflanders 2015 (27/11/2014) Verzekering alle risico s en inventarislijst (25/12/2014) Bestelling exposantenkaarten, relatiekaarten en verminderingskaarten Bestelling parkeerkaarten exposanten Bestelling promotiemateriaal: affiches, folders en promostickers Formulieren doorsturen naar: Kaarten zijn te bestellen tot het einde van de beurs. Tijdens de opbouwperiode worden deze niet meer opgestuurd, maar kan u de kaarten ophalen op het beurssecretariaat van Agriflanders in Flanders Expo. In te dienen bij Artexis (Flanders Expo) Bestelformulieren voor de nutsvoorzieningen (05/12/2014): o Elektriciteit o Schakelbord o Water o Ophangpunten o WIFI o TV/FM aansluitingen o Perslucht o Rookafvoer Aanvraag vervroegde opbouw Eventueel huur modulestand, meubels, planten, aanvraag schoonmaak, Formulieren doorsturen naar: Fax: 09 241 96 15 E-mail: customer.support@artexis.com Let op: voor alle bestellingen na de hierbovenvermelde datum rekent Artexis, de uitbater van de hallen, een bijkomende kost aan van 25%. Standruimte Om de eigenheid van de vakbeurs te garanderen, mogen de exposanten geen standruimte onderverhuren aan derden of andere firma s, zonder uitdrukkelijk akkoord van het secretariaat van Agriflanders. Een firma die te gast is op de stand van een andere firma, moet zich inschrijven als exposant (met 0 m², dossierrecht te betalen en vermelding van de gaststand). Betalingsvoorwaarden Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. De deelnemingskosten worden betaald bij ontvangst van de factuur, opgesteld door Agriflora c.v., Kortrijksesteenweg 1097c, 9051 Gent; en dit ten laatste op 01/10/2014 op bankrekening van Agriflora c.v., BIC code: KREDBEBB - IBAN: BE 31 7374 2628 7155. Niemand zal over zijn standplaats kunnen beschikken indien hij niet alle facturen vooraf en op de gestelde vervaldata heeft betaald. Praktische info Agriflanders 2015 Pagina 2
4. Opbouw van de beurs Opbouwdagen De opbouw kan gebeuren op de hieronder aangeduide dagen en uren: Exposanten met eigen standbouw Maandag 12/01/2015 08.00u tot 21.00u Dinsdag 13/01/2015 08.00u tot 21.00u Woensdag 14/01/2015 08.00u tot 21.00u Exposanten met modulestand (besteld via Artexis) Dinsdag 13/01/2015 08.00u tot 21.00u Woensdag 14/01/2015 08.00u tot 21.00u Vervroegde opbouw: moet worden aangevraagd bij Artexis. Enkel voor de aanvoer van machines worden uitzonderingen gemaakt. De betrokken exposanten zullen via e-mail worden ingelicht. Tijdens de opbouw moeten de gangen steeds vrij worden gehouden zodat iedereen tot bij zijn stand kan geraken. Afwerking van de standen Gelieve bij de opbouw van de standen rekening te houden met de volgende richtlijnen: Indien de aanpalende muren van een stand hoger zijn dan 2,5 m, dient de achterzijde van die muur (dus gericht naar de buurstanden) afgewerkt te worden in overleg met de aanpalende stand(en). Scheidingswanden hoger dan 3 m moeten goedgekeurd worden door Artexis. U stuurt hiervoor een e- mail met het ontwerp van de stand naar customer.support@artexis.com. Om het harmonieus geheel te bevorderen, behoudt Agriflanders zich het recht voor alle storende installaties en versieringen te laten wegnemen of te doen veranderen. Spandoeken mogen in geen enkel opzicht de tentoonstelling ontsieren. Hierover oordeelt het secretariaat van Agriflanders. De open zijden van de stand mogen voor maximum 1/3 met panelen worden afgesloten. De inrichting van de standen moet overeenkomen met wat bepaald is in het algemeen reglement en met de voorschriften van Artexis (Flanders Expo) en de brandweer. Daags vóór de opening dienen alle werkzaamheden beëindigd te zijn vóór 21.00u. Technische informatie Vrije hoogte hal 1: Vrije hoogte hallen zijhallen : Vrije hoogte hal 8: Hoogte poorten: Breedte poorten: Maximale grondbelasting: 11 m 6 m 13 m 4,35 m 5,36 m 3.500 kg/m² Praktische info Agriflanders 2015 Pagina 3
5. Beursdagen Toegang tot de beurs De beurs is toegankelijk: Voor bezoekers: elke beursdag van 09.00u tot 18.00u. Voor exposanten: elke beursdag van 08.00u tot 19.00u. Vanaf 18.00 uur mag geen drank meer geserveerd worden en om 19.00 uur dienen de standen ontruimd te zijn, zodat het beurscomplex kan gesloten worden. Exposanten in het bezit van een exposantenbadge kunnen gebruikmaken van 3 aparte in- en uitgangen: Vooraan in hal 1 Vooraan in hal 8 Achteraan tussen hal 7 en hal 8 Iedere exposantenbadge is voorzien van een unieke barcode die bij het binnenkomen wordt gescand. Vergeet niet uit te scannen indien u tijdens de beursuren het complex even wilt verlaten, anders kan u de hallen op dezelfde dag niet opnieuw betreden. Begeleiders van dieren kunnen met hun polsbandje de beurs betreden via parking P4 en de achterkant van parking P6. Exploitatie van uw stand Bij de exploitatie van uw stand dient u rekening te houden met de volgende richtlijnen: De exposanten mogen enkel op hun eigen stand promotiemateriaal uitdelen. Elke leurhandel is verboden behoudens voorafgaandelijke toelating van de organisatie. Gratis uitreiking van consumpties is enkel toegelaten op de stand zelf. Tijdens de openingsuren is het verkeer met alle materiaal verboden. Heftoestellen, kranen, e.a. mogen alleen werken binnen de hallen met toestemming van Artexis en de organisatie. Machines, motoren en toestellen mogen alleen in werking gesteld worden met elektrische stroom en mogen niet gevaarlijk, luidruchtig of hinderlijk zijn. Zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toelating van het secretariaat van Agriflanders mag geen enkel projectietoestel in werking gesteld worden. Een toestel dat niet in overeenstemming is met de veiligheidsreglementen van Artexis, mag niet in werking gesteld worden. Geluidsinstallaties mogen enkel worden gebruikt in de mate dat ze niet storend zijn voor de andere exposanten. Exposantenruimte Op Agriflanders 2015 voorzien wij opnieuw een exposantenruimte. Deze is gelegen vooraan in hal 1 (naast de persruimte). Iedere exposant (met exposantenkaart) kan hier - tijdens de beursuren - gratis gebruik van maken. Praktische info rond dieren Indien u op Agriflanders met dieren aanwezig bent, check dan even de sanitaire voorwaarden op onze website: http://www.agriflanders.be/informatie/voor-de-exposant. Als u op uw stand een dier wil tentoonstellen, dient u vooraf contact op te nemen met het secretariaat van Agriflanders. Dieren kunnen worden aangevoerd via parking P4 en via de achterkant van hal 6 - ND62. Wij verwijzen hieromtrent naar het aanvoerschema dat aan de deelnemers van de prijskampen via de desbetreffende stamboeken zal worden bezorgd. Praktische info Agriflanders 2015 Pagina 4
6. De afbouw en ontruiming van de standen De afbouw kan op de hieronder aangeduide dagen en uren: Zondag 18/01/2015 19.00u tot 24.00u Maandag 19/01/2015 08.00u tot 21.00u Dinsdag 20/01/2015 08.00u tot 21.00u Vanaf woensdagmorgen 21/01/2015 wordt door Artexis een boete van minimaal 1000 euro/dag aangerekend. Alle, binnen bovenvermelde termijn niet weggehaalde goederen, zullen door de organisatie weggehaald worden op kosten van de betrokken exposant. Na een termijn van 30 dagen heeft de organisatie het recht deze goederen te verkopen. 7. Afvalbeleid Tijdens de op- en afbouw dienen alle standenbouwers, leveranciers en exposanten hun afval mee te nemen. Gelieve geen afval te deponeren in de gangen of op de buurstanden. Op de beursdagen staat de organisatie in voor de ophaling van het afval. Op het einde van iedere beursdag mag u uw afval in gesloten vuilzakken in het gangpad voor uw stand plaatsen. 8. Verzekeringen Burgerlijke aansprakelijkheid (verplicht) Het reglement voor exposanten van Artexis (Flanders Expo) verplicht alle exposanten een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te nemen. Deze polis wordt afgesloten door Artexis en wordt automatisch gefactureerd aan alle exposanten. Alle risico s (optioneel) Er kan via het secretariaat van Agriflanders vrijblijvend een verzekering alle risico s worden afgesloten bij KBC Verzekeringen (document in exposantendossier). Deze verzekering dekt brand, ontploffing, diefstal en eigen schade vanaf het ogenblik dat de verzekerde voorwerpen zich bevinden in de stand en tot op het ogenblik van verwijdering, met uitsluiting van laden en lossen, monteren en demonteren. Dit is geldig vanaf woensdag 14/01/2015 tot en met maandag 19/01/2015. De verzekering geldt alleen voor wat duidelijk in de bijgevoegde inventarislijst is vermeld. Agriflanders kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen, die tijdens de opbouw of ontruiming van de standen of tijdens de manifestatie zelf zouden gebeuren. 9. Fotomateriaal Door de organisatie worden tijdens de beurs veel foto s genomen en zo snel mogelijk online geplaatst op https://www.flickr.com/photos/agriflanders. U kan deze foto s gratis downloaden en gebruiken. Indien u één van deze foto s publiceert, gelieve dan de credit Foto Agriflanders te gebruiken. Praktische info Agriflanders 2015 Pagina 5
10. Beurssecretariaat In de aanloop naar de beurs In de maanden voor de beurs kan u ons vinden op onze vertrouwde stek in Sint-Denijs-Westrem: Adres: Kortrijksesteenweg 1097c, 9051 Gent (Sint-Denijs-Westrem) Tel: 09 245 36 13 Website: www.agriflanders.be Vanaf 5 tot en met 20 januari 2015 Tijdens de opbouw-, beurs- en afbouwdagen bevindt het secretariaat van Agriflanders zich vooraan in hal 1 van Flanders Expo. Ons adres is dan tijdelijk aangepast, maar de telefoonnummers blijven geldig: Adres: Maaltekouter 1, 9051 Gent (Sint-Denijs-Westrem) Tel: 09 245 36 13 Contactpersonen: Annie De Groote, Marc Botterman, Gunther De Mey Waarschuwing Expoguide (oplichting) We hebben vernomen dat onze exposanten opnieuw gecontacteerd worden door de vennootschap Expo Guide. Die stuurt een formulier waarin de indruk wordt gewekt dat uw adresgegevens kosteloos in de beursgids Expo Guide worden vermeld. In het formulier wordt u gevraagd om uw adresgegevens na te kijken en eventueel aan te passen, maar in werkelijkheid sluit u een contract af voor de komende 3 jaren, tegen betaling van 1271 euro per jaar. De namen van Agriflanders en Werktuigendagen worden misbruikt zonder dat wij betrokken zijn in deze werkwijze. We raden u sterk aan om geen gevolg te geven aan de brieven, voorstellen en zelfs betalingsaanmaningen uitgaande van Expo Guide en vergelijkbare vennootschappen. De politie van Brussel Hoofstad is bezig met een onderzoek naar Expo Guide, handelend vanuit Mexico. De Mexicaanse regering heeft Expo Guide gevraagd haar activiteiten te stoppen. Het tempo van de mailings zou lager liggen, maar nog niet gestopt zijn! Ook andere oplichters zijn aan het werk, zoals bijvoorbeeld Fair Guide, World Business Guide en de bedrijvengids op elke stad gericht. Het is aangewezen steeds heel zorgvuldig de algemene voorwaarden na te lezen en te kijken wat de kosten zijn per jaar! Praktische info Agriflanders 2015 Pagina 6