TECHNISCHE HANDLEIDING

Transcriptie

1 TECHNISCHE HANDLEIDING Van 30 november t/m 08 december 2013 ANTWERP EXPO Hallen 1 & 4 Brusselsesteenweg, 539 B-3090 Overijse PROJECT MANAGER Annita Vander Poorten T: +32 (0) F: +32 (0) E:[email protected] [email protected] & www. jaarbeurs.be

2 BADGES De exposant krijgt 2 badges/10m² ter beschikking. De exposanten kunnen de badges afhalen in het secretariaat vanaf vrijdag 29 november BANKGEGEVENS ING Bd de l Europe, 10 B-1300 Waver Rekening CONCEPTUM EXHIBITIONS N IBAN: BE Swift code: B BRU BE BB BETAALTERMINAL Indien u een betaalterminal wilt huren voor elektronische betalingen op korte termijn, kunt u alle nodige informatie terugvinden via volgende link: COMMUNICATIE PROMOTIE Het aantal bezoekers en interessante contacten die u ontmoet op de beurs hangt gedeeltelijk af van de kwaliteit van de door u verspreide informatie, het dynamisme en de originaliteit waarmee u de boodschap aanbrengt. Jaarbeurs Antwerpen geeft u de mogelijkheid gratis promotie te maken voor uw bedrijf. Maak er dus zeker gebruik van! Bent u van plan om nieuwigheden voor te stellen of activiteiten te organiseren op uw stand? Laat het ons dan zeker weten zodat wij dit op onze website en in onze nieuwsbrieven kunnen vermelden. Foto s in JPEG formaat (niet meer dan 3 MB) zijn ook welkom. Mogen wij u ook vragen om het Jaarbeurs logo te vermelden op uw website, nieuwsbrieven te verspreiden naar uw contacten, en via uw sociale netwerken te communiceren over de beurs. U zal ook een aantal banners terugvinden op de website van Jaarbeurs Antwerpen die u kan gebruiken op uw eigen website. Mocht u een ander formaat nodig hebben, laat het ons dan gerust weten. In de maand voor de beurs hebben we de gewoonte om wedstrijden te organiseren waarbij de bezoekers tal van leuke prijzen kunnen winnen. Die wedstrijden promoten we via onze nieuwsbrieven, onze website en onze Facebook-pagina. Op die manier genereren we uiteraard ook extra visibiliteit voor onze standhouders. Wilt u ook graag onder de aandacht worden gebracht dankzij een wedstrijd? En wenst u opgenomen te worden in onze nieuwsbrief die uitgestuurd wordt naar meer dan adressen? Of heeft u een mooie prijs die weggegeven kan worden via de televisie of de radio? Neem dan zeker contact met ons op! Contactpersoon: Ingrid Goris E: [email protected] T:+32 (0)

3 DAGELIJKSE SCHOONMAAK Wij wijzen de exposanten erop dat, omwille van veiligheidsredenen, enkel de firma van ANTWERP EXPO het recht heeft s avonds de standen te reinigen. De exposanten worden er eveneens aan herinnerd dat er geen afval (tapijt, dozen, documentatie, enz.) achtergelaten mag worden op de standen en in de gangen! Al het afval dat achtergelaten wordt op de standen of in de gangpaden tijdens de opbouw, de beurs en/of na de afbouw wordt vanaf nu in rekening gebracht van de exposanten. De exposanten dienen dus zelf te zorgen voor het ophalen van hun afval. Indien er toch afval achtergelaten wordt, zal de organisator na de beurs een bijkomende factuur aan de exposant overmaken met een minimumbedrag van 50 EUR/m³ excl. BTW (ontruimingskosten en container). Gelieve uw standenbouwer van deze maatregel op de hoogte te brengen aangezien deze regel streng toegepast zal worden. Elke ontevredenheid i.v.m. een niet of verkeerd geleverde prestatie dient aangegeven te worden op het secretariaat, en dit de dag zelf vóór 9u30. NAAMBORD & BESCHRIJVING Gelieve ons ten laatste op 07 november 2013 via ([email protected]) de volgende inlichtingen te willen doorsturen: Een beschrijving van uw activiteiten in het Frans en Nederlands voor onze website (maximum 5 lijnen per taal). De naam die u wilt zien op het naambord van uw stand, op de exposantenlijst en op de website (maximum 20 karakters). De letter waaronder u wilt verschijnen in de exposantenlijst. PLANNING PLAATS: ANTWERP EXPO Hallen 1 & 4 Jan Van Rijswijcklaan, Antwerpen België DATUM VAN DE BEURS: Van 30 november t/m 08 december 2013 OPENINGSUREN: Alle dagen van 10u tot 18u. OPBOUW NAAKTE OPPERVLAKTEN: Donderdag 28 november 2013 (8u 18u) Vrijdag 29 november 2013 (8u 18u) OPBOUW UITGERUSTE STANDEN: Vrijdag 29 november 2013 (08u 18u) AFBOUW: Zondag 08 december 2013 (18u 22u) Maandag 09 december 2013 (08u 12u) 2

4 TECHNISCHE INFORMATIE Wij vragen u vriendelijk de hierbij gevoegde bestelbons terug te sturen vóór 07 november Alle bestellingen moeten ons schriftelijk per post, fax of per toegestuurd worden. Bestellingen na 07 november 2013: +20 %. Zolang de voorraad strekt, kunnen we laattijdige bestellingen uitvoeren. Alle prijzen zijn in euro exclusief 21% BTW. De betalingen van de bestellingen moeten voldaan zijn bij ontvangst van de factuur. Bestellingen die tijdens de beurs gebeuren, worden contant betaald. De verschillende technische diensten worden gedurende de opbouw en tijdens de beurs zelf door het secretariaat gecoördineerd (aan ingang 2). TOEGANG PARKING Zone «Parking exposanten» De bestelde parkeerkaarten zijn beschikbaar op het secretariaat vanaf vrijdag 29 november Indien u verkiest om op deze parking uw voertuig te parkeren, is dit volledig op eigen risico. 3

5 BESTELLINGEN OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL TE BETALEN PROMOTIE AFFICHES GRATIS (max. 5) GRATIS (max. 5) / BIJKOMENDE VRIJKAARTEN 50 EUR/ PAKKET van EUR/ PAKKET van EUR/ PAKKET van 50 POSTKAARTEN (FLYERS) GRATIS GRATIS / / VERZENDINGSKOSTEN (VERPLICHT) 10 EUR 10 EUR / 10 EUR BIJKOMENDE BADGES BIJKOMENDE BADGE 1.50 EUR 1.80 EUR 2.25 EUR EUR NAAMBORD A3 (ALLEEN VOOR UITGERUSTE STANDEN) KLEUREN LOGO (formaat JPEG/Point Tiff te sturen via e- mail: [email protected]) EUR 150 EUR 180 EUR 225 EUR EUR BIJJKOMEND NAAMBORD A3 100 EUR 120 EUR 150 EUR EUR OPTIES STAND BERGRUIMTE (met gordijn) 95 EUR/m² 114 EUR/m² EUR EUR DEUR MET SLEUTEL VOOR DE BERGRUIMTE 120 EUR 144 EUR 180 EUR EUR RAIL MET 2 SPOTLAMPEN (ALLEEN VOOR UITGERUSTE STAND) 75 EUR 90 EUR EUR EUR TAPIJTTEGEL (1m x 1m) (antraciet) 6 EUR/m² 7.20 EUR/m² 9 EUR EUR BIJKOMENDE ELEKTRICITEITSAANSLUITING *** 3000 W 2 aansluitingen CODE A 205 EUR 246 EUR EUR EUR 6000 W 4 aansluitingen CODE B 400 EUR 480 EUR 600 EUR EUR W 6 aansluitingen CODE C 630 EUR 756 EUR 945 EUR EUR 13 KW (3x20A) Stekker CEE CODE D1 685 EUR 822 EUR EUR EUR 16 KW (3x25A) Stekker CEE CODE D2 805 EUR 966 EUR EUR EUR 20 KW (3x32A) Stekker CEE CODE D3 940 EUR 1128 EUR 1410 EUR EUR 26 KW (3x50A) Stekker CEE CODE D EUR 1386 EUR EUR EUR 41 KW (3x63A) Stekker CEE CODE D EUR 1926 EUR EUR EUR SCHAKELBORD CODE D1-D3 72 EUR EUR 108 EUR EUR SCHAKELBORD CODE D4-D5 85 EUR 102 EUR EUR EUR Andere elektriciteitsaansluiting OP AANVRAAG WATERAANSLUITING WATERAANSLUITNG + WATERAFVOER 450 EUR 540 EUR 675 EUR EUR SPOELBAK 160 EUR 192 EUR 240 EUR EUR SPOELBAK + BOILER 295 EUR 354 EUR EUR EUR MEUBILAIR (VERHUUR) Meer keuze vindt u op TOONBANK PANDORA A (WIT) 100 EUR 120 EUR 150 EUR EUR GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR DATUM :././2013 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 4

6 OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL TE BETALEN TOONBANK PAMELA (WIT) 62 EUR EUR 93 EUR EUR BARKRUK HOOG SAM (WIT) 19 EUR EUR EUR EUR BARKRUK HOOG SAM (ZWART) 19 EUR EUR EUR EUR RONDE TAFEL HOOG CALAIS 80 (WIT)/VOET (ALU) 41 EUR EUR EUR EUR RONDE TAFEL HOOG CALAIS 80 (ZWART)/VOET (ALU) 43 EUR EUR EUR EUR RONDE TAFEL HOOG PARIS 80 (WIT)/VOET (WIT) 41 EUR EUR EUR EUR RONDE TAFEL HOOG PARIS 80 (ZWART)/VOET (ZWART) 43 EUR EUR EUR EUR DISPLAY AÏDA XL 84 EUR EUR 126 EUR EUR DISPLAY ANITA (ZWART) 90 EUR 108 EUR 135 EUR EUR KOELKAST 140 (WIT) 65 EUR 78 EUR EUR EUR KOELKAST 140 (ZWART) 72 EUR EUR 108 EUR EUR STOEL HANNAH (WIT) 45 EUR 54 EUR EUR EUR GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR DATUM :././2013 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 5

7 OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL TE BETALEN STOEL HANNAH (ZWART) 45 EUR 54 EUR EUR EUR STOEL KELLY (WIT) 20 EUR 24 EUR 30 EUR EUR STOEL POP (WIT) 10 EUR 12 EUR 15 EUR EUR STOEL POP (ZWART) 10 EUR 12 EUR 15 EUR EUR DAGELIJKSE SCHOONMAAK STOFZUIGEN VAN DE STANDPLAATS & VERWIJDEREN VAN DE VUILNISZAKKEN PARKING 5 EUR/M²/ VOOR DE HELE PERIODE 6 EUR/M²/ VOOR DE HELE PERIODE 7.5 EUR/M²/ VOOR DE HELE PERIODE PARKEERKAART «HALLENZONE» (9DAGEN) **** EUR EUR EUR EUR DIVERS TIJDELIJK INTERNET, TELEFOON EN FAXLIJN FORMULIER CITYMESH OP AANVRAAG OPHANGPUNT RECHTSTREEKS MET ANTWERP EXPO : Nicolas Stas ([email protected]) AUDIO- EN PROJECTIEMATERIAAL OP AANVRAAG INFORMATICAMATERIAAL OP AANVRAAG PLANTEN OP AANVRAAG ANDERE : OP AANVRAAG TOTAAL EXCLUSIEF BTW TOTAAL INCLUSIEF BTW (21%) * Voorkeurtarief: bestellingen vóór 07 november 2013 ** Standaardtarief: bestellingen na 07 november 2013 *** Elektrische aansluiting is niet permanent (onder spanning tijdens de dagen en openingsuren van de beurs) Enkel in te vullen indien niet ingevuld op het inschrijvingsformulier. **** Beperkt aantal plaatsen EUR EUR EUR Voor elk extra vermogen van de elektrische aansluiting tijdens de opbouw of tijdens de beurs zelf, zal een nieuwe aanvullende aansluiting gefactureerd worden! GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR DATUM :././2013 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 6

8 SCHETS (OPBOUW VAN DE STAND & AANSLUITINGEN) Gelieve hieronder een duidelijke schets te maken indien u een specifieke standenopbouw wenst. Indien u geen schets maakt, zullen wij de opbouw doen en de aansluitingen plaatsen op de technisch meest gunstige plaats. Elke verplaatsing van een aansluiting of kabel zal voortaan gefactureerd worden. Achterwand van de stand Voorkant van de stand Vermeld de aangrenzende stand en doorgang 1 cm = 1m Electriciteitaansluiting = X Rail met spotlampen = Wateraansluiting= W Bergruimte= R Volle wand= Plafondlat : - Deur : GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR DATUM :././2013 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 7

9 DEELNEMINGSREGLEMENT STANDPLAATS De exposant verbindt er zich toe alle nodige informatie te verschaffen zodat hem een standplaats in de respectievelijke zone kan worden toegekend. STANDEN Het opstellen van blinde muren in de gangen en dus recht tegenover een andere exposant is verboden! De elektrische installaties dienen de wettelijke Belgische normen die van kracht zijn, te respecteren. De panelen van de standen zullen van klasse A2 materiaal zijn volgens de norm NBN Brandveiligheid van materialen. ANIMATIES OP DE STANDEN Het doel van de animaties van de exposant is het informeren van de bezoekers. De animatie mag de informatieverdeling van de andere exposanten niet belemmeren. De exposant zal nauwlettend toezien dat er geen storend geluid is t.o.v. de andere exposanten. Zijn verboden : Elke animatie buiten de grenzen van de eigen stand. De verdeling van documenten buiten de grenzen van de eigen stand. INFORMATIE (EXPOSANTEN) Zowel de geschreven als de verbale informatie die de bezoekers ontvangen moet getuigen van een goede kwaliteit en moet overeenstemmen met de realiteit. Dit impliceert de permanente aanwezigheid van personen die een grondige kennis bezitten over de instelling. Alle dubbelzinnige, verwarrende of leugenachtige informatie, of informatie gevoerd voor andermans rekening, is verboden. Het is verboden publicitaire campagnes te voeren (publimobile, affiches, verdeling van folders, enz.) rond ANTWERP EXPO tijdens de beurs. INFORMATIE (ORGANISATOR) De organisator verbindt zich ertoe een doelgerichte informatiecampagne te voeren naar alle betrokken exposanten en bezoekers. NA TE KOMEN VERPLICHTINGEN De exposant verbindt zich ertoe de hierboven vermelde clausules na te leven. In geval van niet-naleving van één of meerdere van deze clausules heeft de organisator het recht één of meerdere van de volgende maatregelen te treffen: waarschuwing aanpassing van de stand aan de normen van het huishoudelijk reglement op kosten van de exposant tijdelijke en/of definitieve sluiting van de stand definitieve uitsluiting van het salon De organisator verbindt zich ertoe : de richtlijnen van dit huishoudelijk reglement te laten naleven misbruik op alle mogelijke manieren te beperken alle bijkomende maatregelen te treffen om een goede verloop van de beurs te garanderen zonder voorafgaande kennisgeving. INBREUK Iedere inbreuk van welke aard ook moet noodzakelijk voorgelegd worden aan de organisatie Conceptum Exhibtions nv. WAARSCHUWING TEGEN CONSTRUCT DATA (FAIR/EXPOGUIDE) & COMMERCIAL ONLINE MANUALS We hebben vernomen dat de exposanten die aan onze beurs deelnemen, soms gecontacteerd worden door CONSTRUCT DATA en COMMERCIAL ONLINE MANUALS. Zij bieden de exposanten aan om kosteloos in een beurzenjaarboek vermeld te worden en er wordt vervolgens een contract ter ondertekening voorgelegd. Dit contract is als dusdanig opgesteld dat één van de clausules nauwelijks opvalt, maar evenwel zeer misleidend is: de clausule voorziet immers de automatische verlenging van uw contract, en dit voor de komende jaren, tegen betaling van een overdreven en/of buitensporig bedrag. Om uw argwaan niet te wekken, gebruikt CONSTRUCT DATA de naam van onze beurs ZONDER dat wij ons akkoord hiervoor gaven. We dringen dan ook aan op de grootste voorzichtigheid en raden u aan om geen enkel gevolg te geven aan de brieven en voorstellen die uitgaan van deze vennootschap. 8