Inleiding Benieuwd wat uw kind meemaakt bij het kinderdagverblijf, de peutergroep/peuterspeelzaal of de buitenschoolse opvang? Dan hebben we goed nieuws! U kunt dit bekijken in het digitale portaal Mijn KOW. We plaatsen hierop foto s en korte verslagen. Zo kunt u op afstand zien wat uw kind beleeft. Het is ook mogelijk om via Mijn KOW uw persoonlijke gegevens aan te passen of uw contract te wijzigen. Bovendien hoeft u met Mijn KOW niet ver te zoeken naar facturen of algemene voorwaarden. Alle belangrijke documenten staan overzichtelijk bij elkaar. Zo blijft u altijd en overal op de hoogte via uw computer, tablet of smartphone. Verschil browser en app Mijn KOW is via de internetbrowser en via een app (Flexkids Ouderapp) te bekijken. Deze handleiding is geschreven voor de internetbrowser, omdat Mijn KOW op dit moment via de browser meer functionaliteiten heeft dan via de app. Voor het beste resultaat bekijkt u dus de internetbrowser (https://kinderopvangwalcheren.flexkids.nl). Dat kan ook via een smartphone of tablet. Na verloop van tijd zal de app dezelfde mogelijkheden krijgen als de internetbrowser. Ruilen of extra dagdelen U kunt via Mijn KOW uw contract structureel uitbreiden of opvang aanvragen voor andere kinderen binnen uw gezin. Het is nog niet mogelijk om via Mijn KOW incidenteel een extra dag(deel) aan te vragen of dagen te ruilen. Ook kunnen ouders met een flexcontract nog geen opvang aanvragen via Mijn KOW. Achter de schermen wordt hard gewerkt om dit wel voor elkaar te krijgen. Zodra dit wel mogelijk is, informeren we medewerkers en ouders hierover. Tot die tijd kunt u dit gewoon regelen met de pedagogisch medewerkers van de locatie. Vragen of problemen? We blijven Mijn KOW evalueren en verbeteren, zodat we telkens meer functionaliteiten kunnen toevoegen. Mocht u tijdens het gebruik van Mijn KOW tegen problemen aan lopen, dan kunt u mailen naar mijnkow@skow.nl. 2
Inhoudsopgave A. Wat is het ouderportaal? 4 B. Hoe werkt het ouderportaal? 5 1. Gebruikersaccount aanmaken 5 2. Inloggen ouderportaal 6 3. App downloaden 6 4. Tijdlijn 7 5. Postvak 8 6. Foto s 9 7. Gegevens 10 8. Opvang 11 9. Documenten 14 10. Informatie 15 C. Vragen of problemen? 16 3
A. Wat is het ouderportaal? Het ouderportaal ziet er als volgt uit: 1 2 3 8 4 5 6 7 1. Tijdlijn: op de tijdlijn kunt u zien wat uw kind(eren) op een dag gedaan hebben. 2. Postvak: hier vindt u berichten over facturen en contractwijzigingen of formele brieven. 3. Foto s: hier vindt u foto s die door de locatie op de tijdlijn zijn geplaatst. U kunt deze foto s downloaden of er een boekje van downloaden als PDF. 4. Gegevens: hier staan alle persoonlijke gegevens, zoals bekend bij de klantadministratie van KOW. U kunt deze gegevens aanvullen of aanpassen. 5. Opvang: hier vindt u een overzicht van de opvangdagen per maand. Het is ook mogelijk om een ander kind van het gezin aan te melden bij een van de locaties van KOW. 6. Documenten: hier vindt u algemene informatie, zoals facturen, offertes, jaaropgaven en contracten. 7. Informatie: hier vindt u onze algemene voorwaarden, prijslijst en informatie en regels per opvangvorm. 8. Rechterkant: aan de rechterkant vindt u nieuwsbrieven. 4
B. Hoe werkt het ouderportaal? 1. Gebruikersaccount aanmaken U logt de eerste keer in door de link te gebruiken die u per mail heeft gekregen: https://kinderopvangwalcheren.flexkids.nl/user/firsttime. Zo kunt u een gebruikersaccount aanmaken. U krijgt dan onderstaand scherm te zien. Vul op dit scherm het e-mailadres in dat in de mail met de activatielink staat. Vervolgens drukt u op de knop Verzend de bevestiging. Dit doet u eenmalig om uw account te activeren. 5
2. Inloggen ouderportaal Als uw account geactiveerd is, krijgt u onderstaand scherm te zien. Hier kunt u inloggen als ouder. Zet hiervoor een vinkje bij ouder. 3. App downloaden Het is ook mogelijk om een app te downloaden in de Appstore of Playstore. De naam van de app is: Flexkids Ouderapp. Op dit moment heeft Mijn KOW via de browser meer functionaliteiten dan via de app. Voor het beste resultaat bekijkt u dus de internetbrowser (https://kinderopvangwalcheren.flexkids.nl). Dat kan ook via een smartphone of tablet. Als u voor de eerste keer inlogt op de app moet u de volgende pincode invoeren: 7391. 6
4. Tijdlijn 1. Op de algemene tijdlijn ziet u berichten en activiteiten van de groep van uw kind(eren). Als u opvang afneemt voor meerdere kinderen, ziet u hier berichten van alle kinderen. 2. Als u klikt op de naam van uw kind, ziet u alleen de activiteiten van het desbetreffende kind. 3. Aan de rechterkant staat nieuw kind aanmelden. Als u hierop klikt, kunt u een ander kind uit uw gezin aanmelden voor opvang. 1 2 3 Goed om te weten We vinden het belangrijk dat de pedagogisch medewerkers op de groep zo veel mogelijk tijd aan de kinderen besteden. Daarom zullen zij alleen de belangrijkste activiteiten of gebeurtenissen op Mijn KOW zetten. Bij baby s zullen we uitgebreider verslag doen. Als het kind ouder wordt en op de gebruikelijke momenten eet en drinkt, worden alleen bijzonderheden vermeld. Het kan voorkomen dat pedagogisch medewerkers niet direct een activiteit op Mijn KOW plaatsen, maar dat zij dit later op een rustiger tijdstip doen. Het is dus mogelijk dat u om 16.00 uur een berichtje ziet dat uw kind van 13.00 tot 15.00 uur geslapen heeft. 7
5. Postvak In het postvak vindt u berichten over facturen, nieuwsbrieven en formele brieven. U ontvangt een e-mail als er een nieuw bericht in uw postvak voor u klaarstaat. Let op: een eventuele bijlage staat boven de tekst aan de linkerkant. 8
6. Foto s De foto s die de locatie op de tijdlijn van een kind plaatst, komen hier te staan. 1. U kunt de foto s downloaden door op het pijltje te klikken. Zie hieronder. 2. Als u klikt op tijdlijnboekje kunt u een boekje downloaden met foto s en teksten van een bepaalde periode. 2 1 Goed om te weten Als u bij de intake heeft aangegeven dat uw kind niet op de foto mag, geldt dit ook voor het ouderportaal. U kunt dan alleen foto s ontvangen die de locatie privé naar u stuurt. U ontvangt dan geen groepsfoto s van uw kind en het aantal foto s zal beperkt zijn. Bij het tabblad Gegevens kunt u aangeven of uw kind wel of niet op de foto mag. We willen u vragen om foto s waar andere kinderen (dan uw eigen kind) op staan, niet via social media te verspreiden. 9
7. Gegevens U kunt bij gegevens zien welke informatie bekend is in onze klantadministratie. U kunt gegevens aanvullen of aanpassen. Goed om te weten U kunt wel telefoonnummers toevoegen, maar niet verwijderen. Indien u een telefoonnummer wilt verwijderen, kunt u mailen naar klantadvies@skow.nl. Vergeet niet om een nieuw telefoonnummer ook door te geven aan de locatie, zodat ze het nieuwe nummer ook in hun telefoon kunnen zetten. U kunt uw e-mailadres niet wijzigen via het portaal. U kunt hiervoor mailen naar klantadvies@skow.nl. 10
8. Opvang Bij Opvang ziet u alles wat betrekking heeft op de opvang van uw kind(eren). U ziet hier een overzicht per maand met daarin de opvangdagen: Kind incidenteel afmelden Het is ook mogelijk om uw kind af te melden, bijvoorbeeld bij ziekte. U doet dit door op de opvangdag te klikken. Zie de rode pijl met het cijfer 1 hieronder. Let op: als u heeft afgemeld, kunt u niet meer aanmelden. Als u uw kind toch weer wilt aanmelden, kunt u contact opnemen met de opvanglocatie van uw kind. Zij kunnen de afmelding ongedaan maken. Bericht sturen naar locatie U kunt een bericht sturen naar de locatie. U kunt dit doen door op de opvangdag te klikken en een notitie in te voegen, zoals Opa komt Jens ophalen. Zie de rode pijl met het cijfer 2 hieronder. 1 2 11
Opvang aanvragen/uitbreiden Er zijn verschillende mogelijkheden om structureel extra opvang aan te vragen: 1. Uitbreiding huidige locatie: als u bij Opvang klikt op het tabblad Overeenkomsten kunt u uw huidige contract uitbreiden. Onderin klikt u op Uitbreiding huidige locatie. Hier kunt u uw verzoek indienen. Zie de rode pijl met het cijfer 1 hieronder. Uw aanvraag komt vervolgens bij onze afdeling Klantadvies binnen om verder verwerkt te worden. 2. Dezelfde opvangvorm op een andere locatie aanvragen: indien u dezelfde opvangvorm wilt aanvragen op een andere locatie kunt u mailen naar klantadvies@skow.nl. Dit is bijvoorbeeld het geval als u naast het kinderdagverblijf ook peutergroep wilt afnemen. 3. Andere opvangsoort aanvragen: indien u een andere opvangsoort wilt aanvragen, klikt u op het tabblad Opvang, vervolgens op Overeenkomsten en daarna op een andere opvangvorm. Zie de rode pijl met het cijfer 2 hieronder. Uw aanvraag komt vervolgens bij onze afdeling Klantadvies binnen om verder verwerkt te worden. Let op: Het is nog niet mogelijk om via Mijn KOW incidenteel een extra dag(deel) aan te vragen. Zodra dit mogelijk is, informeren we medewerkers en ouders hierover. Tot die tijd kunt u dit gewoon regelen met de pedagogisch medewerkers van de locatie. Dagdelen wisselen Als u dagdelen wilt wisselen, klik op het tabblad Opvang en vervolgens op Overeenkomsten. Klik vervolgens op Uitbreiding huidige locatie. Zie de rode pijl met het cijfer 1 hieronder. Geef in de opmerkingen aan welke dagen u wilt wisselen. Uw aanvraag komt vervolgens bij onze afdeling Klantadvies binnen om verder verwerkt te worden. Let op: het is niet nodig om uw opvang op te zeggen via de knop (Deel) Opzegging doorgeven. Opvang structureel beëindigen Klik op het tabblad Opvang en vervolgens op Overeenkomsten. Klik vervolgens op (Deel) Opzegging doorgeven om structureel opvang te beëindigen. U kunt aangeven of u één of meerdere dagdelen wilt opzeggen. Zie de rode pijl met het cijfer 3 hieronder. Nieuw kind aanmelden Als u op het +teken klikt, kunt u een ander kind uit uw gezin opgeven. U krijgt dan een inschrijfformulier te zien. Zie de rode pijl met het cijfer 4 hieronder. 4 1 3 2 12
Verzoeken De status van uw reeds gedane verzoeken kunt u inzien op het tabblad opvangoverzicht: U hoort van een medewerker van Klantadvies of een contractuitbreiding akkoord is. 13
9. Documenten Bij Documenten vindt u onder meer facturen, offertes en contracten die digitaal verstuurd zijn. Ook jaaropgaven komen ook hier te staan. 14
10. Informatie Onderin bij Informatie ziet u onze Algemene Voorwaarden, prijslijst en informatie en regels per opvangvorm. 15
C. Vragen of problemen Heeft u een vraag over Mijn KOW of loopt u tegen een probleem aan? Bekijk dan het document Veel gestelde vragen over Mijn KOW. U kunt uw vraag ook stellen aan de pedagogisch medewerkers op de locatie. Het is ook mogelijk om te mailen naar: mijnkow@skow.nl. Als u liever telefonisch overlegt, kunt u uw telefoonnummer doorgeven via de mail. Dan belt een medewerker van centraal kantoor u zo snel mogelijk terug. Versie 1.0 16