Toetsingsproces platforms voor ondersteunde zelfzorg Werkgroep Tooling Coöperatie Zelfzorg Ondersteund! Vincent van Pelt Lynn Rulkens cqueline Batenburg Pieter Jeekel Tjeerd van Althuis Marcel Heldoorn Hugo te Kaat Bart Brandenburg Versie Historie Versie Auteurs Datum Omschrijving 0.8 Werkgroep 07-04- 2015 1 e versie ten behoeve van review door leden van de coöperatie Zelfzorg Ondersteund. 1.0 Werkgroep 20-07- 2015 Auditperiode teruggebracht van vijf naar drie jaar. Diverse tekstuele wijzigingen. 1.1 Werkgroep 28-08- 2015 Mogelijkheid ingebracht tot toetsing op basis van onderdelen van het platform. pagina 1 van 7
Inhoud VERSIE HISTORIE... 1 1. INLEIDING.... 3 2. HET TOETSINGSPROCES.... 3 3. SELF- ASSESSMENT.... 5 SCHEMATISCHE WEERGAVE VAN HET PROCES VAN ZELFBEOORDELING... 6 SELF- ASSESSMENT BEST PRACTICES... 6 Samenstelling Self- assessment team.... 6 Betrek een interne kwaliteitsfunctionaris... 6 Hoe bepaal je de score?... 6 Evalueer een verbeter.... 7 pagina 2 van 7
1. Inleiding. In 2014 heeft de coöperatie Zelfzorg Ondersteund (ZO!) een eerste versie van de basiseisen voor platforms ondersteunde zelfzorg opgezet. Deze basiseisen zijn voor een deel vertaald in een normenkader 2014 waardoor auditors kunnen toetsen. Uiteindelijk met als doel om leveranciers in staat te stellen op de lijst van zelfzorg platforms van ZO! te komen. Op basis van deze lijst kunnen verzekeraars zorgpaden met een zelfzorgplatform inkopen. In dit document wordt het toetsingsproces uiteengezet. De basiseisen, en dus ook het normenkader, ontwikkelen zich continu. Elk jaar wordt in het vierde kwartaal een nieuwe versie gepubliceerd. Uiteraard moeten alle zelfzorgplatforms dan opnieuw getoetst worden. Om te voorkomen dat dit jaarlijkse auditkosten oplevert kan een leverancier waarvan het product al op de lijst staat volstaan met een jaarlijkse Self Assesment. Initieel en daarna elke drie jaar is een volledige toetsing met een onafhankelijke audit partij noodzakelijk. 2. Het toetsingsproces. In onderstaand schema is het toetsingsproces op hoofdlijnen weergegeven. Het proces kan starten op initiatief van de leverancier. Daarnaast kan het proces ook starten doordat ZO! een verzoek tot hertoetsing doet aan een leverancier van een product dat reeds op de lijst van ZO! staat. De leverancier haalt de actuele basiseisen en het normenkader op bij de website van ZO! Daarna voert de leverancier een Self- assesment uit. Het resultaat is een ingevuld normenkader als het een vervolgtoetsing betreft. Indien het een eerste toetsing betreft dan zal het resultaat in overleg met de Auditor bepaald worden. Uiteindelijk wordt het ingevuld normenkader en, indien het om een eerste toetsing gaat, het aanvullende toetsingsrapport van de auditor, aangeleverd bij ZO! De toetsingscommissie van ZO! bespreekt de resultaten intern. Daarna volgt een gesprek met de leverancier en neemt de commissie een besluit. pagina 3 van 7
Toetsingsproces Zelfzorg Ondersteund. Leverancier Auditor Zelfzorg ondersteund Start toetsing arlijks verzoek hertoetsing Vraag actuele basiseisen en normenkader op bij Zelfzorg Ondersteund Bepaal welke modules relevant zijn om te toetsen i.h.k.v. ZO! Voer Self Assesment uit Eerste toetsing? Lever rapport aan auditor Nee Review rapport Toetsing evidence bij leverancier Rapport akkoord? Nee Opleveren toetsingsrapport aan leveranicer stop Lever rapport aan Zelfzorg Ondersteund Bespreking rapport in toetsingscommissie Bespreking met leverancier Besluit wel/niet op de lijst stop 1.1. Keuze modules 28 augustus 2015 HTK pagina 4 van 7
3. Self- assessment. Het doel van het uitvoeren van Self- assessment kan als volgt worden omschreven: HET VAST STELLEN OF HET ZELFZORGSYSTEEM VOLDOET AAN HET (EEN DEEL VAN) NORMENKADER DAT DOOR ZO! IS VASTGESTELD, EN ZO JA OP WELKE WIJZE DIT IS INGERICHT. Het hanteren van dit model voor de uitvoering van Self- assessment leidt tot een gestructureerde aanpak en vastlegging van het proces en de resultaten. Dit kan dienen als bron voor degene die de kwaliteit van de uitgevoerde Self- assessment moet beoordelen. De volgende aandachtspunten zijn belangrijk bij een goed uitgevoerde Self- assessment. Hanteer een duidelijk normenkader (ZO!) Stel een multidisciplinair team samen met voldoende kennis en objectiviteit Maak een planning met aandacht voor het verzamelen van gegevens Zorg voor feiten waarbij geldt dat een groter aantal bronnen leidt tot een hogere objectiviteit Leg bewijsvoering (evidence als schermprints, documenten etc.) direct vast. Het verdient aanbeveling om het gehele team een score te laten uitvoeren om zo een grootste gemene deler te laten bepalen en niet van één mening afhankelijk te zijn. Bij kleine spreiding (afwijking kleiner dan 30%) van scoring is het goed een gemiddelde te nemen Bij grote spreiding van scoring moet een discussie worden gevoerd en consensus worden gevonden Sluit een Self- assessment af met een evaluatie op het proces en de resultaten. Ontwikkel een actieplan om verbeteringen aan te brengen. pagina 5 van 7
Schematische weergave van het proces van Zelfbeoordeling Om het proces van Self- Assessment (SA) goed in beeld te krijgen is het volgende schema gemaakt: Start Formuleer heldere doelstellingen Hanteer duidelijk normenkader Vorm gedifferentieerd team + audit kennis Maak planning 1 Doorloop individueel Verzamel evidence en Zet evidence af tegen 1 Bepaal individueel de SA documenteer normenkader 2 scores 2 Onder scheid > 30% Nee Middel de scores Identificeer zwakkeen verbeterpunten Zwakke / verbeterpunten? Tref verbeteringen Nee Bediscussieer scores Lever SA aan Bepaal samen gemotiveerd de score Evaluatie SA Stop Self- Assessment best practices Samenstelling Self- assessment team. Het is belangrijk om een team samen te stellen dat verschillende geledingen vertegenwoordigt die betrokken zijn bij het betreffende zelfzorgsysteem. Zij hebben allen een kijk op het zelfzorgsysteem, de functionaliteit en werking van het zelfzorgsysteem. Door een brede groep samen te stellen kan een gedifferentieerd beeld worden gevormd en kan worden voorkomen dat zaken over het hoofd worden gezien of te gemakkelijk voor waar worden aangenomen. Betrek een interne kwaliteitsfunctionaris Het betrekken van een (internal) auditor, controller of een andere functionaris die kennis heeft van het uitvoeren van toetsingswerkzaamheden kan het systematisch werken bevorderen. Ook spreekt deze vaak de taal van de auditor. Hoe bepaal je de score? Is er door een aantal personen van de groep gediscussieerd en is per onderdeel de score v.w.b. het normenkader bepaald? Is dit gebeurd door consensus te bereiken of de methodiek de meeste stemmen gelden? pagina 6 van 7
Er is een gewogen gemiddelde bepaald op basis van het toekennen van een weging door competentie op een bepaald onderdeel? Evalueer en verbeter. Het team loopt de planning, de uitvoering en de conclusies van de Self- assessment door en stelt een verbeterplan op voor. Het team bespreekt ook het Self- assessment proces zelf om een eventueel volgend assessment beter of efficiënter uit te kunnen voeren. pagina 7 van 7