PDF maken van uw werkdocumenten Cepom 14 05 2009 1
Voordelen pdf formaat Platform onafhankelijk (windows, mac, linux ) Applicatie onafhankelijk (verschil met bv office) Object georiënteerd (met beelden, films enz) Adobe Reader gratis voor iedereen via www Bestanden hebben goede compressie zonder verlies Tracker in de pdf zelf opgenomen Beveiliging op diverse niveaus Watermerken op bv iedere blz Digitale handtekeningen Bijlagen in de pdf file zelf Archivering (PDF/A)
PDF als digitaal klassement Waarom digitaal klasseren snelheid beschikbaarheid voor meer pers. werken op afstand mail beveiligen, meerdere kopies per dossier
PDF als digitaal klassement Hoe klasseren (in pakket buiten pakket) Opvolging van de dagelijkse workflow Map per dag Via beheerspakket
Oefenen met de basisfuncties Acrobat Writer - Reader 0penen bestand diverse methodes Bewaren (als) Afdrukken als pdf eigenschappen opvragen CTRL + D
Oefenen met de basisfuncties samenvoegen pdf files nieuwe file of binder invoegen en exporteren van blz
Oefenen met de basisfuncties Roteren blz (1, selectie, all) Knippen (crop tool)! Verschil met figuren in word aanpassen werkbalk
Oefenen met de basisfuncties Bestandsgrootte en comptabiliteit andere acrobat versies Reduce file size Uitvoervorm bij afdrukken (vb kleinste bestandsvorm )
Scanner (van 75 tot > 1000 ) ADF flatscan netwerk snelheid sterk afhankelijk van resolutie en kleur usb2 kabel scsi kabel netwerk
Resoluties e.a. DPI 165 240 uitvergroten Kleur? Grijs? zwart-wit zwart wit drempel
Directory structuur map per klant, file per polis & vaste structuur numeriek klassement 0001 gebruiken i.p.v. 1 werken met mappen ipv mapnamen bij opzoeken (dubbelklik en 2 x klikken probleem) numeriek klavier gebruiken
TIPS bij inscannen naar PDF Keuze zwart-wit / grijs / kleur Resolutie in dpi Instellingen scanner
PDF van Office documenten Word Excel Acces Powerpoint Outlook
PDF van Office documenten Printer functie (verlies van file info) Werkbalken office programma Van pdf terug naar..
Integratie in beheerspakket locatie van de ingescande documenten beperking over internet inzake upload 192Kbits/sec of 24kbytes/sec of 42 sec om 1megabyte te uploaden snelheid intern (10 100 1000 Mbits/sec) snelheid van HDD voor vrijgave grotere bestanden opname file of opname link naar file
TIPS Netwerk drive letters identiek houden > H via inloggen (inlezen log file, net use) printerserver in netwerk netwerkkabels of draadloos; wanneer cat 6 kabels (snelheid, veiligheid) groepen met bevoegheden, geen users met bevoegdheden
Beheerspakket documenten Gelinkte file - Geïmporteerde file SBS bevoegdheden tip 1 groepen aanmaken tip 2 reader writer verdeling
Beheerspakket documenten Scan software om pdf te maken (meegeleverd met scanner) Gratis software Verschil met pdf writer van adobe Andere: pdf creator, pdf converter
Voorbeelden en oefening inzake bestandsgrootte Kleur zwart wit Grijs Zie directory van de oefeningen
voorbeeld Voorbeeld directory structuur
AS2 toepassing Afdrukken van een polis ADOBE PDF als printer
xxxxxxxxxxxxx
oefening Invoegen andere pdf (opm fortis, axa crest berichten ) Tif bestand automatisch als pdf openen (vb inkomende fax)
FOTOS en PDF Beheer fotos (word, ACDC, Photoshop, Picasa enz) Importeren van jpg bestanden Afdrukken in verschillende groottes
FOTOS en PDF Bijwerken in Picasa of Figuren in Word Bijwerken in Adobe (Tools werkbalk)
Oefeningen op Fotos in PDF Commentaar toevoegen tekstvak opmerking sticky note Figuren op beelden (pijl, lijn, )
FOTOS en PDF Send als mail voordelen van 1 file spamfilter platformvoordeel Crop functie
Aanpassen en bewerken PDF Herafdrukken in andere resolutie Verkleinen bestand Paginas toevoegen Inhoudstabel toevoegen bookmarks invoegen
Oefening: aanpassen en bewerken PDF Tekst aanpassen of weglaten (touch up text) Tekst bijtypen (typewriter tool)
Diverse TOOLS Commentaar en opmerkingen Select en zoom Advanced editing OCR toepassingen (tekstherkenning) FONTS problematiek versie 5 tot 9 van acrobat writer
Beveiligen van PDF Bestandseigenschappen / beveiliging Via CTRL + D opvragen Paswoord om file te openen Paswoord voor afdrukken, wijzigen,
Beveiligen van PDF Advanced Onderteken uw bestand electronisch Encrypteer uw bestand Digitale ID s gebruiken
Oefenen met stempels Standaard stempels Maken stempels Handtekening als stempel (fysisch) Folders personaliseren
Back-up waarde: volledige kopie snapshot van bron naar doel ruimte: identieke diskspace of compressie snelheid: medium afhankelijk, full copy nodig media: (HDD, tape, CD, DVD) mobiele HDD software: Windows, diverse pakketten methode: 1 per dag, 1/week, 1 maand, 1 jaar
Synchronisatie waarde: gewijzigde bestanden gelijk houden van bron en doel ruimte: identiek of compressie snelheid: winst door kopie van gewijzigde bestanden media: HDD software: synchronisatie (syncback) methode: 1 doel kopie of meerdere
Previous versions: Windows shadow copy waarde: snapshot van gewijzigde clusters meerdere vroegere versies van een bestand ruimte: enkel gewijzigde clusters snelheid: achtergrond bewerking afhankelijk van laatste shadow copy media: enkel HDD (andere of zelfde PC) software: NT server & NT client (onderdeel Smal Bussiness Server) methode:aantal kopies volgens HDD ruimte
BESLUIT Werken op afstand of locaal Controle op work-flow via 1 punt Extra beveiliging data Einde van de klasseerproblemen Tijdwinst Kostenbesparing
BESLUIT EN NU STARTEN!