MULTIFUNCTIONELE DIGITALE SYSTEMEN. Aanmaken van Templates voor scan-to-file

Transcriptie

1 MULTIFUNCTIONELE DIGITALE SYSTEMEN Aanmaken van Templates voor scan-to-file

2 Templates aanmaken tbv scan-to-file Aanmaken van Scan Templates gaat het eenvoudigst via het webbased beheerprorgramma van de e-studio; TopAccess. Handel hiervoor als volgt: Ga via de webbrowser (Internet Explorer) naar het ip-adres van de e-studio. TopAccess wordt geopend. Klik op het menu Registration, De Template Groups worden weergegeven, klik op een Undefined groep om een nieuwe groep aan te maken. TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 2

3 Geef de template groep een naam en klik op Save. De template toetsen verschijnen, klik op een lege toets. TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 3

4 De agent selectie verschijnt, selecteer hier links SCAN. Save as file wordt ook geselecteerd. Druk nu op de toets Select Agent. Alle template settings kunnen nu worden aangepast. Onder Panel Setting kan de toets worden aangepast hoe deze zichtbaar wordt op het scherm, evt. kan hier ook de Automatic Start functie worden ingeschakeld; het scannen zal dan automatisch starten indien er documenten op de invoer liggen. TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 4

5 Onder Save as File Setting dient het gewenste file format te worden geselecteerd. Igv PDF kunnen ook de encryptie instellingen worden ingesteld. Onder Destination dient het vinkje bij Use local folder te worden weggehaald, en bij Remote 2 kan het netwerkpad naar de betreffende folder locatie op de server met bijbehorende Login en Password worden opgegeven. Selecteer SMB en geef netwerkpad/logon name en password in met voldoende rechten op de betreffende map. Het pad dient standaard als volgt te worden opgebouwd: \\<servernaam>\folder\subfolder\ of beter \\<ip-adres server>\folder\subfolder\ Klik na invoeren gegevens op SAVE linksboven in het venster. TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 5

6 Onder Scan Setting kan de resolutie e.d. worden ingesteld. Voor de e-studio s welke ook kleurscannen ondersteunen, kan hier ook de Color Mode worden ingesteld. Voorbeeld met e-studio2820c Druk weer op Save om de gemaakte instellingen te bewaren Druk tenslotte links boven op pagina op de toets Save om de Template op te slaan. Tot slot De aangemaakte templates worden bewaard op de interne HDD van de e-studio. Het is dus belangrijk deze regelmatig te back-uppen. De procedure voor back-up / restore is hierachter als bijlage toegevoegd. TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 6

7 Back-up procedure TOSHIBA e-studio serie Bij de TOSHIBA e-studio serie, worden diverse gegevens opgeslagen op de interne harddisk. Hierbij moet u denken aan: templates, adresboek en afdelingscodes. Ook evt. e-filing- en scandata worden op deze harddisk bewaard. Net als bij PC s is het belangrijk van deze data regelmatig een back-up te maken. Voor het back-uppen van de e-filing data verwijzen wij u naar Archiving Documents op pagina 54 van de e-filing Guide, deze vindt u op de meegeleverde user documentation cd-rom of kijk op onze website Documenten welke u naar MFP LOCAAL gescand heeft, kunt u via de Windows Verkenner backuppen. De nu besproken back-up procedure beschrijft hoe u een Combined Back-up (templates, adresboek en evt. mailboxen) back-up/restore maakt en hoe u via de Export/Import functie de afdelingscodes kunt exporteren/ importeren. Wij adviseren u om regelmatig een back-up te maken zoals nu besproken. In geval van evt. calamiteiten kunt u een recent gemaakte back-up terugzetten zodat u geen belangrijke gegevens mist. De back-up procedure wordt via Toshiba TopAccess uitgevoerd. TopAccess wordt opgeroepen via een zgn Webbrowser (b.v. Internet Explorer) en het IP-adres van de betreffende Toshiba e-studio. Indien het IP-adres van de betreffende machine niet bekend is, dan kunt u deze normaliter vinden op de function list welke tijdens installatie door de technicus bij het logboek is gevoegd (aan achterzijde van de machine). Op deze function list vindt u het IP-adres onder Network Settings, Network, TCP/IP, IP Address. (Zie Figuur 1). 1 TopAccess Starten Start Internet Explorer Figuur 1 Voer in de adresbalk het IP-adres in, er mag geen www voor staan. Druk op Enter. Het adres wordt automatisch aangevuld TopAccess wordt geopend Klik op Administration (1) 1 2 Voer het Password in ( ) en klik op Login (2) TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 7

8 2 All Data Backup maken Start TopAccess, ga naar Administration, login met Admin (zie pagina 1 voor meer info). 1 Klik op Maintenance (1) Klik op Backup (2) 2 Ga vervolgens naar de onderzijde van de pagina naar Combined Backup en klik op Create New File (3) U dient een password voor de te maken backup file op te geven bijvoorbeeld (afh. van type e-studio) Als de file is aangemaakt verschijnt een scherm als hiernaast Deze melding verschijnt even zodra melding verdwijnt ga dan weer naar beneden naar Combined Backup 3 4 Klik met de rechtermuisknop op de file Backup_ALL.enc selecteer Save Target As/Doel Opslaan Als (4) 4 Selecteer een locatie (b.v. Mijn Documenten) en klik op Opslaan/Save (5) 5 TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 8

9 3 Addelingscodes Exporteren Start TopAccess, ga naar Administration, login met Admin (zie pagina 1 voor meer info). 1 Klik op Maintenance (1) Klik op Export/Clear Log (2) 2 Ga vervolgens naar de onderzijde van de pagina naar Department Code Export en klik op Create New File (3) Er verschijnt creating i.p.v. Not Created. Het aanmaken duurt even. 3 Als de file is aangemaakt verschijnt een scherm als hiernaast. Klik met de rechtermuisknop op de file SESSION_CSV selecteer Save Target As/Doel Opslaan Als (4) 4 Selecteer een locatie (b.v. Mijn Documenten) en klik op Opslaan/Save (5) Op dezelfde manier als hierboven beschreven kunnen ook de logs en journaals worden geëxporteerd (deze kunnen echter later niet meer worden geïmporteerd). 5 TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 9

10 4 Combined Backup terugzetten Start TopAccess, ga naar Administration, login met Admin (zie pagina 1 voor meer info). 1 Klik op Maintenance (1). Klik op Restore (2) 2 Ga naar Combined Restore aan onderzijde pagina. Klik op Browse (3) 3 Selecteer de eerder aangemaakte backup Klik op Open (4) 4 7 Klik op Upload (5) 5 6 Zorg dat het vinkje bij All Data Restore (6) aanstaat. Klik dan aan bovenzijde van de pagina op RESTORE (7). Geef het eerder gemaakte password op (afh. van type e-studio) TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 10

11 5 Afdelingscodes Importeren Start TopAccess, ga naar Administration, login met Admin (zie Stap 1). 1 Klik op Maintenance (1) Klik op Import (2) 2 Klik op Browse (3) 3 Selecteer het eerder gemaakte department code export bestand. Klik op Open. 4 Klik op Import (5). 5 TOSHIBA Scan-to-File Template instructie - 11