Overheidsinkoop als onderzoeksonderwerp Public Procurement Research Centre Een samenwerkingsverband van de Universiteit Utrecht en de Universiteit Twente Prof. dr. J. Telgen Public Procurement Research Centre (PPRC) www.pprc.eu
2 AGENDA Overheidsinkopen: waar hebben we het over? Gemeenten en inkopen in het sociaal domein Voorbeelden van onderzoek: Extra zekerheden inbouwen Relatief beoordelen Gunningsmethoden Economic Tender Quantity We weten nog heel veel niet
OVERHEIDSINKOPEN: WAAR HEBBEN WE HET OVER?
4 WAAR HEBBEN WE HET OVER? De omvang van de markt Publieke sector markt wordt geraamd op: IOO, 2009: cijfers over 2007 57 miljard OECD, 2011: cijfers over 2009 120 miljard Verschil zit hem in uitgaven voor AWBZ, ZVW en sociale voorzieningen: OECD (2011), Size of public procurement market, in Government at a Glance 2011, OECD Publishing.
5 WAT IS EEN TYPISCHE OVERHEIDSINKOOP? De verdeling van de opdrachtwaarde Bron: Onderzoek IOO, 2009
6 ONDER EN BOVEN DE AANBESTEDINGSDREMPEL Overheidsinkoop gaat voor 75% over inkopen onder de aanbestedingsdrempel Opdrachten boven de drempel zijn weliswaar groter, maar het zijn er veel minder: Ca. 5.000 opdrachten boven de drempel jaarlijks (NL) Ca. 300.000 opdrachten onder de drempel (NL)
7 MEER LEVERINGEN EN DIENSTEN DAN WERKEN
8 MISVERSTAND Overheidsinkopen zijn niet alleen de HSL en de Betuweroute, maar juist ook de schoonmaak, de uitzendkrachten en de kleinere bouwopdrachten. Vooral onder de drempel En vooral door decentrale overheden
GEMEENTEN EN INKOPEN IN HET SOCIAAL DOMEIN
10 GEMEENTEN KOPEN IN Waar geven gemeenten geld aan uit? Salarissen ambtenaren Overdrachtsuitgaven (bijstandsuitkeringen, etc.) Inkopen Gemeentelijke inkoop rond 2005 was ca. 1000 per inwoner Inclusief maatschappelijk werk, schuldhulpverlening, WVG Met komst Wmo (2007) fors uitgebreid Hulp bij het Huishouden
11 GEMEENTEN MOETEN NU FORS MEER INKOPEN IN SOCIAAL DOMEIN Orde van grootte per 100.000 inwoners: WVG: 5 miljoen Hulp bij het Huishouden: 10 miljoen Begeleiding: 30 miljoen participatiewet 15 miljoen (varieert sterk) Jeugdzorg: 5 miljoen Persoonlijke verzorging 10 miljoen Gevolgen ZZP 3 en 4? Totaal: ca. 100 miljoen Ofwel wederom ca. 1000 per inwoner
12 DE GEVOLGEN VOOR DE GEMEENTEN De gemeentelijke inkoop krijgt een heel ander karakter
13 ENORME OPGAVE Nieuwe producten definiëren is noodzakelijk / gewenst Maar ook heel lastig Geen ervaring mee: wat is het dan? Noch bij vragers (gemeenten), noch bij aanbieders En dat moet dus ontwikkeld worden, terwijl er giga-contract boven de tafel zweven En de totaal omzet stevig (ca. 20%) afneemt, en aanbieders dus moeten vechten om te overleven
14 BELEIDSNOTA VAN GEMEENTEN BIEDT GEEN HOUVAST Beleidskeuze zou moeten gaan over de keuze tussen zelf regie in handen houden (gemeenten) dan wel overlaten aan aanbieders (professionals): ontbreekt veelal. Evenals keuze tussen budget en kwaliteit: Vast (maximaal) budget: dan hopen dat kwaliteit voldoende is Vaste (minimale) kwaliteit: dan hopen dat budget voldoende is De meeste beleidsvisies beloven: vrede op aarde en in alle mensen een welbehagen.
15 MAAR GELUKKIG MOGEN WE ONDERHANDELEN.. Diensten in het sociaal domein zijn zogenaamde 2B diensten Daarvoor geldt een beperkt aanbestedingsregime Alleen basisbeginselen verder vormvrij Dus we mogen ook onderhandelen Voelt niet als een aanbesteding Opluchting. Of toch niet: Hoe moeten we die onderhandeling vorm geven Met tientallen aanbieders Voor honderden verrichtingen / interventies / producten En de gemeente is monopsonist!
VOORBEELDEN VAN ONDERZOEK
17 EXTRA ZEKERHEID LEVERT OMGEKEERD EFFECT Gewicht prijs/kwaliteit op 40/60 en kwaliteit tenminste 7 uit 10 Minimum grens kwaliteit op 7 Acceptabele kwaliteit scores tussen 7-10. Het maximum verschil in kwaliteit is 3 Bij 60% gewicht is het maximum verschil in kwaliteitspunten 1,8 punten Prijs scores varieren van 0-10 Bij 40% gewicht op prijs is het maximale verschil in prijspunten 4 punten = meer dan twee keer zo veel als de punten voor kwaliteit
18 RELATIEF BEOORDELEN Uit een recente aanbesteding: De aanbiedingen worden gescoord op financiële aantrekkelijkheid. De aanbieding met de laagste prijs krijgt het maximum aantal punten. De andere aanbiedingen krijgen scores afgeleid van de beste score : Score = Max punten x (beste prijs / deze prijs) Veel gebruikt: Als men niet weet welke prijzen te verwachten.?!? Veel nadelen: Rare grafiek Rank reversal
score RARE GRAFIEK 19 Score = Max punten x (beste prijs / deze prijs) Score = 80 x (100 /prijs) scoring 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1 101 201 301 401 501 601 701 801 901 1001 price
RELATIEF SCOREN IN ACTIE 20 Voorbeeld: Prijs en kwaliteit even belangrijk Kwaliteit is al gescoord Prijs score = 50 * (beste prijs/prijs) Prijs in Kwaliteit Supplier A 50 2 Supplier B 150 41 Supplier C 170 45 Supplier D 190 49
RELATIEF SCOREN IN ACTIE (2) 21 De score formule toepassen voor prijs: Prijs score = 50 * (50 / prijs) Prijs score Kwaliteit score Totaal score Supplier A 50 2 52 Supplier B 16.7 41 57.7 Supplier C 14.7 45 59.7 Supplier D 13.1 49 62.1
22 RELATIEF SCOREN IN ACTIE (3) Maar dan: Supplier A (nota bene: niet de winnaar, maar de allerlaatste) mag niet meer meedoen of trekt zich terug Prijs in Kwaliteit Supplier A Niet geaccepteerd Supplier B 150 41 Supplier C 170 45 Supplier D 190 49
23 RELATIEF SCOREN IN ACTIE (4) Opnieuw de score formule voor prijs toepassen: Prijs score = 50 * (150 / prijs) Prijs score Kwaliteit score Totaal score Supplier B 50 41 91 Supplier C 44.1 45 89.1 Supplier D 39.4 49 88.4
24 RELATIEF BEOORDELEN Conclusie Relatief beoordelen leidt tot problemen: Maakt je afhankelijk van toeval Biedt altijd mogelijkheid tot rank reversal Maar bovenal: is niet professioneel Verschil in scores tussen B en D is afhankelijk van wel of niet meedoen A (3 punten of 11 punten)
25 WAAROM ALTIJD GEWOGEN FACTOR SCORE? Er is meer.. Weighted factor score; weighted product form; Canadian method; lowest acceptable bid; modifeid lowest acceptable bid; Electre I; Electre II; Electre Tri; other outranking variants; conjunctive screening A; conjunctive screening B; conjunctive screening C; (fuzzy) (dis)conjunctive screening variants; lexicographic screening; simple multi attribute rating technique (SMART) A; SMART B; multi attribute utility theory (MAUT); linear assignment; Analytical Hierarchy Process (AHP); maximin; cluster analysis; neural networks; data envelopment analysis (DEA); categoric analysis; interactive methods (e.g. STEM); lottery; least prices; maximum quality; decision tree; cost ratio; value for money; mathematical programming; technique for ordered preference by similarity to ideal solution (TOPSIS); fuzzy sets theory; et cetera In de laatste jaren: Gunnen op Waarde, PIPS, BVM, etc
26 EEN LEUK ALTERNATIEF Verplicht in Canada (federaal) voor Highway Agency Simpel Leg alle offertes op een rijtje qua prijs (hoog naar laag) Bepaal de middelste (= de mediaan) Gooi alles weg wat duurder is Vergeet de prijs verder Kies het allerbeste voorstel Je kunt de burger uitleggen: We zitten in de beste helft van de markt En ik heb het allerbeste gekozen wat er was
27 ECONOMIC TENDER QUANTITY Hoeveel leveranciers uitnodigen om offerte in te dienen? Costs Total costs Tender evaluation costs Expected minimum bid 0 0 Number of invited suppliers
28 ECONOMIC TENDER QUANTITY Hoeveel leveranciers uitnodigen? Optimaal aantal leveranciers hangt af van (verdeling van) verwachte biedingen Is feitelijk onbekend Maar goede aanbesteders kennen de markt Rekenen met een algemene verdelingsfunctie levert interessante informatie: Het is niet de verwachte waarde van de aanbiedingen, maar de spreiding daarin die bepalend is: Des te minder spreiding, des te minder offertes vragen
WE WETEN NOG HEEL VEEL NIET
30 ONDERZOEKSONDERWERPEN Op niveau van de NL wet: Wat levert de aanbestedingswet Nederland op? Waarom staan we zo laag in de EU ranking? (zie plaatje) Hoe gaat NL de EU richtlijnen implementeren? Verwerken past performance Social return voor kleinere aanbestedingen Op niveau van de uitvoering door een aanbestedende dienst: Wanneer voorselectie (niet openbaar) en wanneer wel? Wanner en hoe in percelen splitsen of toch maar niet? Wanneer welke gunningsmethode? Beperken administratieve lasten Wij staan er klaar voor!
31 NALEVING VAN AANBESTEDINGSREGELS IN NEDERLAND Bron: OECD, 2009