GEMEENTE WOUDENBERG DRAAIBOEK 22 VOORZIEN IN PRIMAIRE LEVENSBEHOEFTEN DEEL 3
Documentbeheer Vastgesteld door College van B&W Datum Datum laatste wijziging November 2007 Paraaf procesverantwoordelijke Simone van der Marck Versie Paginanummer Pagina 2 van 15
INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen...4 1.1 Inleiding... 4 1.2 Doel... 4 1.3 Doelgroep... 4 2. Organisatie en voorbereiding...5 2.1 Verantwoordelijkheid... 5 2.2 Organisatie... 5 2.3 functionarissen Voorzien in Primaire Levensbehoeften... 6 2.4 Afspraken met derden... 8 3. Beginsituatie...9 3.1 Beschikbaar krijgen van personeel en middelen... 9 3.2 Inzetten van personeel en middelen... 9 4. Uitvoering...10 4.1 Werkwijze... 10 4.2 Relatie met andere rampenbestrijdingsprocessen... 14 Versie Paginanummer Pagina 3 van 15
1. ALGEMEEN Dit draaiboek maakt onderdeel uit van het Crisisbeheersingsplan. Het Crisisbeheersingsplan bestaat uit vier delen en is als volgt opgebouwd: Deel 1: Het Basisplan Hoofdlijnen en organisatiestructuur crisisbeheersing Deel 2: Deelplannen Activiteitenschema s Deel 3: Regionale procesbeschrijving DRAAIBOEK Deel 4: Concrete Lokale Invulling Dit draaiboek is een gedetailleerde regionale uitwerking van de hoofdlijnen die in het basisplan (deel 1) en de deelplannen (deel 2) zijn beschreven. De Veiligheidsregio Utrecht heeft dit model opgesteld en aangeboden aan de gemeenten in de Veiligheidsregio Utrecht. De deelnemende gemeenten leggen de verdere lokale uitwerking van dit draaiboek vast in deel 4. Vanwege privacy gevoelige informatie kan er voor gekozen worden om deel 4 niet openbaar te maken. 1.1 Inleiding Tijdens een ramp of zwaar ongeval kan het noodzakelijk zijn dat de gemeente de slachtoffers voorziet van onderdak, warmte, kleding, (drink)water, voeding, financiën en (tijdelijke) huisvesting. Dit geldt in het bijzonder bij een ramp of zwaar ongeval, waarbij verstoring heeft plaatsgevonden van de basisvoorzieningen zoals (drink)water, voeding, elektriciteit en gas. Dit draaiboek is geschreven voor het op juiste wijze laten verlopen van het voorzien in primaire levensbehoeften. 1.2 Doel Het voorzien in primaire levensbehoeften (o.a. (tijdelijke) huisvesting, voeding en dergelijke) aan gedupeerden ten tijde van en na afloop van een ramp / calamiteit. Hierbij valt te denken aan maatregelen met betrekking tot onder andere: medicijnen; al dan niet tijdelijke huisvesting (na 36 uur opvang en verzorging); voedselvoorziening voor mens en dier; nutsvoorzieningen (gas, water en elektriciteit); financiële bijstand. Uitgangspunt is dat er zoveel mogelijk wordt aangesloten bij normale voorzieningen. 1.3 Doelgroep alle zich binnen het rampgebied aanwezige personen en dieren; op te vangen personen en dieren die ondergebracht moeten worden in (tijdelijke) herhuisvesting/opvang voor langere duur. In de praktijk wil dit zeggen, iedereen die hulp nodig heeft. Versie Paginanummer Pagina 4 van 15
2. ORGANISATIE EN VOORBEREIDING 2.1 Verantwoordelijkheid De gemeente heeft een procesverantwoordelijke aangewezen voor het proces Voorzien in primaire Levensbehoeften. Onder zijn leiding vinden de voorbereiding op en de uitvoering van de activiteiten op het gebied van Voorzien in primaire levensbehoeften plaats. De procesverantwoordelijke is eindverantwoordelijk voor het beheer van het draaiboek (m.n. het actualiseren) en het opleiden en oefenen van personeel. De exemplaren van dit draaiboek bevinden zich in ieder geval bij/in: De Adviseur Crisisbeheersing; De procesverantwoordelijke Voorzien in primaire levensbehoeften; Het hoofd actiecentrum Voorzien in primaire levensbehoeften; De uitwijklocatie benoemd in deel 4. 2.2 Organisatie In onderstaand schema wordt de plaats van het Actiecentrum Voorzien in primaire levensbehoeften binnen de crisisbeheersingsorganisatie weergegeven: Organisatieschema crisisbeheersing Burgemeester Gemeentelijke Beleidsteam (GBT) Regionaal Operationeel Team (ROT) Sectie GEMEENTE Secties Politie-Brandweer-GHOR Gemeentelijk Coördinatieteam (GCT) Actiecentra () + verschillende eenheden ter plaatse (COPI) Algemene en onderst. processen Uitvaart Opvangverzorging primaire levens - behoeften CRIB Voorlichting Milieuzorg CRAS Nazorg Het Gemeentelijk Coördinatieteam (GCT) stuurt het actiecentrum Voorzien in primaire levensbehoeften aan. De procesverantwoordelijke Voorzien in primaire levensbehoeften maakt onderdeel uit van het GCT. De andere functionarissen zijn werkzaam binnen het actiecentrum Voorzien in primaire Levensbehoeften. Versie Paginanummer Pagina 5 van 15
2.3 functionarissen Voorzien in Primaire Levensbehoeften In deel 4 van dit draaiboek zijn de persoonlijke gegevens van de functionarissen opgenomen. Hier volgende de taken van de verschillende functionarissen: Procesverantwoordelijke Primaire levensbehoeften: De procesverantwoordelijke maakt deel uit van het gemeentelijk coördinatieteam (GCT). Is de eindverantwoordelijke voor het proces Voorzien in primaire levensbehoeften; Informeert het hoofd actiecentrum over de actuele situatie, de verwachte relevante ontwikkelingen en opdrachten vanuit het gemeentelijke coördinatieteam (GCT). Op basis van deze opdrachten geeft hij instructie m.b.t. de concrete invulling van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften; Is verantwoordelijk voor de organisatie van de alarmering t.b.v. het operationeel maken van het Actiecentrum Voorzien in primaire levensbehoeften en alarmeert het hoofd Actiecentrum; Is verantwoordelijk voor het beschikbaar krijgen van personeel en financiële middelen t.b.v. het Hoofd Actiecentrum. Indien er schaarste aan personeel en middelen is meldt de procesverantwoordelijk dit in het GCT waarna het GBT wordt gevraagd fiat te geven (o.a. voor bijstand uit omliggende gemeenten). Stelt het GCT direct op de hoogte van ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de beelden besluitvorming; Bewaakt in het GCT de afstemming van het Actiecentrum Voorzien in primaire levensbehoeften met de andere actiecentra. Vertaalt de operationele opdrachten van het ROT/GCT in operationele opdrachten voor het Actiecentrum; Rapporteert aan het GCT en via het GCT aan het ROT betreffende uitvoering van de operationele activiteiten van Voorzien in primaire levensbehoeften. Hoofd actiecentrum Primaire levensbehoeften: Geeft dagelijkse leiding aan het actiecentrum. Werkt onder verantwoordelijkheid van de procesverantwoordelijke en ontvangt van deze rechtstreeks instructie. Stelt een plan op voor de uitvoering van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften; Bepaalt en voorziet in de behoefte aan personeel voor het Voorzien in primaire levensbehoeften en regelt de (interne) alarmering; Instrueert het personeel, coördineert de aflossing en bijstand en geeft leiding aan de medewerkers; Stemt de werkzaamheden af tussen de verschillende aandachtsgebieden binnen het actiecentrum primaire levensbehoeften; Stelt de procesverantwoordelijke direct op de hoogte van ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de beeld- en besluitvorming; Draagt zorg voor een goede uitwisseling van informatie aan niet-gemeentelijke instanties, die betrokken zijn bij de uitvoering van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften; Maakt met de procesverantwoordelijke afspraken over de manier waarop hij kan beschikken over het werkbudget (o.a. over het doen van bestellingen en aankopen). Versie Paginanummer Pagina 6 van 15
1 e medewerker actiecentrum: Ondersteunt en vervangt waar nodig bij diens afwezigheid het hoofd actiecentrum. Ondersteunt het hoofd actiecentrum bij alle voorkomende taken; Rapporteert aan het hoofd actiecentrum m.b.t. alle ondernomen activiteiten en anticipeert op mogelijke ontwikkelingen; Zorgt voor een juiste administratie van alle activiteiten en het gebruik van het logboek; Treedt op als liaison naar het actiecentrum opvang en verzorging met betrekking tot de ondersteuning t.b.v. tijdelijke huisvesting of het vinden van vervangende woonruimte; Secretarieel- en administratief medewerker: Voert werkzaamheden uit op het gebied van de voorziening in primaire levensbehoeften; Stelt de rapportages over ondernomen activiteiten op; Houdt het logboek bij; Houdt een presentielijst bij van medewerkers actiecentrum primaire levensbehoeften. In het draaiboek ondersteunende processen zijn de modellen logboek en presentielijst opgenomen. Deze modellen zijn ook digitaal aan dit draaiboek toegevoegd. Medewerker uitvoering distributie: Adviseert het hoofd actiecentrum over de te gebruiken distributiepunten (opgenomen in deel 4); Organiseert de distributie van voedsel en/of nooddrinkwater. Overlegt met leveranciers en nutsbedrijven; Adviseert het hoofd actiecentrum over de beveiliging van distributielocaties; Geeft de ondernomen activiteiten t.b.v. het logboek door aan de secretarieel medewerker. Medewerker uitvoering transport: Inventariseert en regelt transport; Adviseert het hoofd actiecentrum over de transportbegeleiding en verkeersregeling (m.n. politie). Geeft de ondernomen activiteiten t.b.v. het logboek door aan de secretarieel medewerker. Medewerker huisvesting: Inventariseert de behoefte via het GCT (Actiecentrum Opvang en verzorging) aan huisvesting; Overlegt met betrokken organisaties over de beschikbaarheid van huisvesting; Regelt (mobiele) onderkomens (huisvesting); Regelt de inrichting van de huisvesting; Geeft de ondernomen activiteiten t.b.v. het logboek door aan de secretarieel medewerker. Medewerker financiën: Regelt de afdoening van de ontvangen nota s; Inventariseert de verwachte uitgaven (begroting) en houdt een overzicht bij van de gerealiseerde uitgaven; Geeft de ondernomen activiteiten t.b.v. het logboek door aan de secretarieel medewerker. Versie Paginanummer Pagina 7 van 15
2.4 Afspraken met derden Bij het proces Voorziening in primaire Levensbehoeften zal de samenwerking met derden onontbeerlijk zijn. De gemeenten hebben veelal de benodigde voorzieningen niet in eigen beheer en zal dus buiten de eigen organisatie naar middelen en mogelijkheden gaan zoeken (bijv. bij nutsbedrijven, het bedrijfsleven, het Leger des Heils etc.). De afspraken met derden worden indien mogelijk vastgelegd in waakvlamovereenkomsten. Nationaal Crisiscentrum (NCC) Het Nationaal Crisiscentrum (NCC) verzorgt op nationaal niveau de informatievoorziening tussen de verschillende bestuurslagen. Ook verleent het NCC faciliteiten voor een goed functioneren van de beleidsteams en de actiecentra. Hiervoor maakt het NCC onder meer gebruik van het Logistiek Centrum Zoetermeer. Inschakeling van het NCC verloopt via de lijn GCT, GBT en provincie. Regionaal Crisisteam In de Veiligheidsregio Utrecht wordt er op dit moment een systeem ontwikkeld om regionale poolvorming voor de gemeentelijke processen vorm te geven ( het Regionaal Crisisteam ). Voor deze pool worden er afspraken gemaakt over de manier waarop er personele invulling wordt gegeven aan de functies ( lokaal door de gemeente of in gezamenlijkheid door de regio ). Tevens wordt hierin de alarmering van deze functionarissen geregeld. Tot de invoering van dit systeem wordt er gebruik gemaakt van bijstand door (buur)gemeenten of afspraken die hierover lokaal of districtelijk zijn gemaakt. Nooddrinkwaterplan De noodprocedures, die gehanteerd worden bij een stagnatie van de drinkwatervoorziening, zijn opgenomen in het nooddrinkwaterplan. Het nooddrinkwaterplan en een overzicht van telefoonnummers zijn als bijlage opgenomen in deel 4. Versie Paginanummer Pagina 8 van 15
3. BEGINSITUATIE 3.1 Beschikbaar krijgen van personeel en middelen Alarmering Voorzover mogelijk worden de functionarissen binnen het proces Voorzien in primaire levensbehoeften telefonisch gealarmeerd. De alarmering vindt plaats op basis van het alarmeringsschema en de persoonlijke gegevens van de functionarissen die zijn opgenomen in deel 4. Huisvesting Voor het actiecentrum Primaire levensbehoeften dient een ruimte beschikbaar te zijn, voorzien van de benodigde communicatiemiddelen. In deel 4 van dit draaiboek wordt aangegeven welke ruimte in de gemeente is gereserveerd voor het actiecentrum. Het hoofd actiecentrum dient na alarmering te gaan naar het Actiecentrum. Na alarmering van de medewerkers Actiecentrum dienen zij zich direct te begeven naar het actiecentrum i.v.m. instructies. Bij de alarmering wordt aangeven hoe men bij het Actiecentrum kan komen (aanrijroute). Zorg dat degene die alarmeert over voldoende stratenkennis beschikt. 3.2 Inzetten van personeel en middelen Instrueren van personeel Tijdens een calamiteit zal er nog een korte werkinstructie plaatsvinden door het hoofd Actiecentrum Voorzien in primaire levensbehoeften. Aflossing Afhankelijk de duur van het incident wordt voor de noodzakelijke werkzaamheden een aflossingplan opgesteld. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van bijstand door (buur)gemeenten of afspraken die hierover lokaal of districtelijk zijn gemaakt. De aflossing zal normaliter om de 8 uur zijn. Voor werkzaamheden waarbij een publieksfunctie wordt vervuld zal dat om de 4 uur zijn. Versie Paginanummer Pagina 9 van 15
4. UITVOERING 4.1 Werkwijze Scenario A Tijdelijke / vervangende huisvesting WIE WAT WAAR WANNEER Gemeente Op- en inrichten van opvang voor langere duur voor daklozen (noot: definitieve herhuisvesting geschiedt in het kader van de 'normale' woningtoewijzing; dit proces kan worden ingepast in het proces Nazorg). Op locaties zoals vooraf bepaald of op locaties welke door het beleidsteam aangewezen. Na het inwerkingtreden van draaiboek Opvang en verzorging moet er binnen 36 uur vervangende woonruimte gerealiseerd zijn. HOE Inventarisatie van mogelijkheden: beschikbare ruimte in het woningbestand binnen de gemeente; beschikbare ruimte in het woningbestand in omliggende gemeenten (op basis van tevoren gemaakte afspraken met omliggende gemeenten over het onderling behulpzaam zijn bij de toewijzing van tijdelijke huisvesting in bijzondere omstandigheden); beschikbare panden (niet zijnde woningen) welke, binnen een korte termijn voor bewoning geschikt gemaakt kunnen worden; terreinen waar semi-permanente centra opgericht kunnen worden; geschikte opvanglocaties voor dieren. Schatting maken van het aantal onder te brengen personen en de aard van de noodzakelijke huisvesting (gehandicapten gezinnen (grootte en samenstelling), bejaarden, zuigelingen, hulpbehoevenden) Inventariseren behoefte verstrekking medicijnen Contact opnemen met leveranciers en ondersteunende instanties Informeren bevolking (via GCT en GBT door voorlichting). AANDHTSPUNTEN Riolering of septic tanks Watervoorziening Infrastructuur als wegen Mobiele keuken; Bedden, beddengoed; Toiletten en sanitair (handdoeken, washandjes e.d.); Meubilair, spelletjes en ontspanning; Transport van goederen en personen. SCHAKEL IN: Gemeentewerken Bouw- en woningtoezicht KPN Nutsbedrijven Defensie Versie Paginanummer Pagina 10 van 15
Scenario B Drinkwatervoorziening ALGEMEEN WIE WAT WAAR WANNEER Bij uitval, of besmetting van de drinkwatervoorziening zal het waterleidingbedrijf zo spoedig (wettelijke verplichting om na 24 uur nooddrinkwater te leveren) mogelijk schoon water leveren via noodmaatregelen. De gemeente helpt daarbij door het scheppen van randvoorwaarden waardoor het waterleidingbedrijf deze taak kan uitvoeren. Ook heeft de gemeente als taak de distributie te regelen. Waterleidingbedrijf (water) i.s.m. de gemeente (distributie) Herstellen normale voorzieningen of noodmaatregelen nemen. Per 24 uur moet voor ieder persoon 3 liter water worden geleverd. De levering van drinkwater dient over langere periode gecontinueerd te worden, in ieder geval zo lang als de ramp voortduurt. Totaal getroffen gebied Binnen 24 uur na het staken van de reguliere voorzieningen. HOE Contact met waterleidingbedrijf (in onze regio voornamelijk Vitens); Informeren bevolking (via GCT en GBT door voorlichting). ASPECTEN NOOD- DRINKWATERPLAN Vitens heeft uit voorraad 10 watertanks van 15.000 liter het stuk. Vitens heeft convenanten afgesloten zodat, indien nodig opgeschaald kan worden tot 100 tanks. De gemeente dient vooraf een lijst te maken met plaatsen, geschikt (bijvoorbeeld gekoppeld aan de stemdistricten), om als verzamelpuntenunit te dienen voor de distributie van nooddrinkwater, conform voorschriften waterleidingbedrijf (minimale afmeting per watertank 75 m², vrij van obstakels; de verzamelpunten dienen voor vrachtwagens bereikbaar te zijn). Verzorgingsgebied Vitens: hele provincie exclusief Vianen en Doorn(een deel van de gemeente Utrechtse Heuvelrug). Vitens zorgt voor aan en afvoer van materialen. Vitens heeft een aanrijroute nodig waar vrachtauto's kunnen komen. Vitens heeft 400 medewerkers die in nood grotendeels ingezet kunnen worden. Per verzamelpunt levert Vitens 1 medewerker. Bij Vitens is wel een ontwikkeling gaande. In de provincie beschikt Vitens over 25 pompstations ofwel 25 tappunten. 3 liter schoon water per persoon per dag is de norm. Gemeente zorgt voor bewaking (d.m.v. inschakeling van de politie). Gemeente zorgt voor dranghekken en andere benodigdheden. Gemeente zorgt voor aanvullend personeel, indien nodig. Vitens neemt zitting in het actiecentrum Primaire levensbehoeften. AANDHTSPUNTEN Materieel; Bewaking; Medewerkers distributie; Oproepsystematiek (bijv. wijk/stemdistricten); Versie Paginanummer Pagina 11 van 15
Scenario C Energievoorziening, inclusief gasvoorziening ALGEMEEN Het uitvallen van de elektriciteit behoeft in beginsel geen probleem te zijn. Instellingen, die in zeer hoge mate afhankelijk zijn van elektriciteit (zoals ziekenhuizen), hebben zelf maatregelen genomen om hinder van stroomuitval te voorkomen. Bij stroomuitval korter dan acht uur ondervindt de bevolking wel hinder, zoals het uitvallen van verkeerslichten en in privé sfeer (geen koelkast, diepvries en tv) maar verder ernstige schade zal uitblijven. Bij stroomuitval van langer dan acht uur zullen er afhankelijk van met name de weersomstandigheden wel bevolkingsproblemen kunnen ontstaan en zal ook de gemeente actie moeten ondernemen om de overlast voor de burgers te beperken. Het uitvallen van de gasvoorziening brengt afhankelijk van de weersomstandigheden minder overlast met zich mee dan de elektriciteitsvoorziening. Naar verwachting zal vooral het verwarmen van verblijfruimtes tijdens koude periodes een probleem vormen. WIE WAT WAAR WANNEER Nutsbedrijven i.s.m. de gemeente Herstellen normale voorzieningen Totale getroffen gebied Zo spoedig mogelijk HOE Vaststellen omvang Duur bepalen van herstelwerkzaamheden Informeren bevolking (via GCT en GBT door voorlichting). Treffen noodmaatregelen / tijdelijke oplossingen (coördinatie Gemeente en uitvoering nutsbedrijven); Herstelwerkzaamheden uitvoeren (nutsbedrijven) AANDHTSPUNTEN Inventariseer, waar als eerste elektriciteit dient te worden afgeleverd; uiteraard binnen de technische mogelijkheden. Inventariseren hoeveel personen urgent van elektriciteit en/of gas voorzien of geëvacueerd dienen te worden, denk aan: bejaarden, zieken en zuigelingen etc.; Zo nodig getroffenen opvangen in opvangcentra (draaiboek Opvang en Verzorging); Noodstroom aggregaten en/of verwarmingsapparaten regelen. Versie Paginanummer Pagina 12 van 15
Scenario D Voedselvoorziening en distributie ALGEMEEN Er worden twee scenario s onderscheiden waarbij voedselvoorziening een knelpunt vormt. 1. Allereerst bij grootschalige ontruimingen en / of evacuaties, waarbij gezorgd moet worden voor een opvangmogelijkheid en de geëvacueerde bevolking moet worden voorzien van voedsel. 2. Een tweede situatie waarbij de voedselvoorziening een knelpunt vormt, betreft een verstoring van de voedselvoorziening door bijvoorbeeld besmetting. Afhankelijk van de aard en omvang van de besmetting en de gevolgen voor het totale pakket beschikbare voeding, zal de gemeente voor de voedselvoorziening en distributie moeten zorgen. Bij verstoring van de voedselvoorziening door besmetting dient in eerste instantie getracht te worden zo lang mogelijk de bevoorrading van schone producten via de detailhandel in stand te houden. Overleg met de provinciale voedselcommissaris is in deze situatie noodzakelijk (via GCT en GBT). WIE WAT WAAR WANNEER Gemeente Verstrekken van voeding (evt. medicijnen) aan alle binnen het rampgebied aanwezige personen conform onderstaande kwaliteitseisen. Het rampgebied dan wel het totale grondgebied van de gemeente Zo spoedig mogelijk na besluit GBT HOE Overleg met Provincie en Rijk (provinciaal voedselcommissaris); Behoefte inventariseren en plan van aanpak opstellen; Transportbehoefte bepalen, -capaciteit en eventuele bijstand; Distributiepunten bepalen; Beveiliging distributiepunten (politie). Versie Paginanummer Pagina 13 van 15
4.2 Relatie met andere rampenbestrijdingsprocessen Relatie met draaiboek Draaiboek 18 Crisiscommunicatie in crisissituaties Draaiboek 19 Opvangen en verzorgen Draaiboek 21 CRIB Registratie van slachtoffers Informeren van bevolking; Informatie aan getroffenen. Verder zijn met betrekking tot de opvang en verzorging twee fasen te onderscheiden: o de opvang en verzorging van getroffenen gedurende de eerste 36 uur: is geregeld in het draaiboek Opvang en Verzorgen; o de opvang en verzorging na 36 uur: wordt in dit draaiboek voorzien in primaire levensbehoeften behandeld. afstemmen van voorziening met name op speciale doelgroepen zoals bejaarden, gehandicapten etc. Gegevens over verblijfplaats worden verwerkt in CRIBadministratie Draaiboek 25 Nazorg Informeren van Actiecentrum Nazorg (via GCT); Verrichten van activiteiten in het kader van Voorzien in primaire levensbehoeften in nazorgfase; Draaiboek Algemene en ondersteunende processen Naast de specifieke rampbestrijdingsprocessen (bijv. voorlichting of nazorg) worden ook algemene en ondersteunende processen te onderscheiden. Het betreft hier activiteiten die in elk specifiek proces aan de orde kunnen zijn. Het gaat achtereenvolgens om: communicatie en verbindingen, logistiek, registratie en verslaglegging, evaluatie en archivering. Deze processen binnen de cluster bevolkingszorg worden uitgevoerd door het algemene en ondersteunende processen. De modelformulieren: logboek, berichtenformulier en situatierapport zijn opgenomen in het draaiboek ondersteunende processen. Ook worden deze formulieren digitaal aan dit draaiboek toegevoegd. Versie Paginanummer Pagina 14 van 15
Versie Paginanummer Pagina 15 van 15