DocuSign -handleiding voor SAP Inhoud 1. DocuSign -handleiding voor SAP... 2 2. Ontvangst van de e-mailmelding... 2 3. Document ondertekenen... 3 4. Andere opties... 4 4.1 Later voltooien... 4 4.2 Afdrukken en ondertekenen... 5 4.3 Aan iemand anders toewijzen... 6 4.4 Ondertekening weigeren... 8 5. Alle documenten downloaden of afdrukken... 8 6. Gescande of gefotografeerde handtekening uploaden... 9 1 P a g i n a
1. DocuSign -handleiding voor SAP In deze handleiding leest u hoe u een document elektronisch kunt ondertekenen met de DocuSign -service. Elektronische handtekeningen vormen een snelle, eenvoudige en veilige manier om documenten te ontvangen, ondertekenen en retourneren zonder dat iemand fysiek ergens hoeft te zijn en zonder dat er documenten heen en weer hoeven te worden gestuurd. Ga voor meer informatie naar het DocuSign Support Portal (www.docusign.com). Wij adviseren u het definitieve ondertekende contract altijd samen met het DocuSign-overzicht te bewaren op uw lokale vaste schijf of in uw lokale contractbeheersysteem. 2. Ontvangst van de e-mailmelding Het proces begint wanneer u een e-mailbericht ontvangt waarin u wordt gevraagd een document elektronisch te ondertekenen. Dit bericht wordt door DocuSign (dse_eu1@docusign.net) namens SAP verzonden en omvat een boodschap van de afzender en een link naar een elektronische envelop met het document. 2 P a g i n a
Klik nadat u het e-mailbericht hebt geopend op DOKUMENT KONTROLEREN om naar de documenten te gaan. Er wordt een nieuw browservenster geopend en er wordt een verbinding gemaakt met de beveiligde website van de DocuSign Online Signing Service. 3. Document ondertekenen Klik op de knop rechtsboven in het scherm om de eerste pagina van het document te openen. Klik nadat u het hele document hebt doorgenomen op Ondertekenen handtekening te plaatsen. om uw Let op: sommige velden, zoals Datum ondertekening, worden automatisch ingevuld met de in het systeem beschikbare informatie. U kunt deze gegevens niet wijzigen. Als dit de eerste keer is dat u gebruikmaakt van DocuSign, wordt u in het scherm Uw handtekening gebruiken gevraagd uw handtekening te bevestigen wanneer u op Ondertekenen klikt. Controleer hier of uw naam en paraaf kloppen en wijzig ze eventueel. U kunt vervolgens op vier manieren verdergaan: Klik op Gebruiken en ondertekenen om de standaardhandtekening en -paraaf te accepteren en naar de volgende stap te gaan. Klik op Stijl wijzigen en selecteer een andere standaardstijl van DocuSign. Klik op Plaatsen en teken uw handtekening/paraaf met een muis of, in het geval van een touchscreen, met uw vinger. U kunt ook een gescande of gefotografeerde handtekening uploaden. Deze optie is echter alleen beschikbaar voor gebruikers met een DocuSign -account. (Zie de instructies in hoofdstuk 6.) 3 P a g i n a
Klik nadat u voor alle vereiste tags in het document informatie hebt toegevoegd rechtsonder in het scherm op de knop. Er wordt een pop-up weergegeven waarin wordt aangegeven dat u klaar bent met ondertekenen, dat u een gratis DocuSign -account kunt aanmaken en dat u het document in uw account kunt opslaan. Als u besluit een account aan te maken, kunt u ook uw gepersonaliseerde handtekening opslaan. Zodra alle documenten in de envelop gereed zijn, ontvangt u een e-mailbericht waarin wordt bevestigd dat alle partijen het document hebben ondertekend en waarbij een pdf van het voltooide document wordt gevoegd plus een overzicht van het voltooiingscertificaat, de recordtracering en de tekengebeurtenissen. 4. Andere opties Als u, nadat u het document hebt doorgenomen, op de knop OVERIGE ACTIES rechtsboven in het scherm klikt, krijgt u verschillende andere acties te zien die u voor het document kunt uitvoeren: 4.1 Later voltooien Met deze optie kunt u later tekenen als u dat nu nog niet wilt. U kunt naar het document terugkeren via de link in de e-mailmelding. Als u een account hebt, vindt u uw enveloppen ook terug in de DocuSign -omgeving. 4 P a g i n a
4.2 Afdrukken en ondertekenen SAP-DocuSign Signer Guide Met deze optie kunt u op papier tekenen als u niet elektronisch wilt tekenen. a. Als u op Afdrukken en ondertekenen klikt, wordt er een pop-up weergegeven waarin u wordt gevraagd of u de getekende documenten wilt terugsturen door ze te uploaden of te faxen. b. Kies een van de twee opties en klik vervolgens op Doorgaan. U gaat dan naar het volgende venster. c. Klik op de knop DOWNLOADEN om het document te downloaden en op uw lokale schijf op te slaan. Druk het document vervolgens af, onderteken het, scan het en stuur het terug naar 5 P a g i n a
DocuSign. Klik op DOCUMENT TERUGSTUREN zodra u gereed bent. U gaat dan naar het volgende venster. d. Klik ten slotte op BESTAND UPLOADEN en vervolgens op VOLTOOIEN. Let op: als u het document hebt gedownload maar het later wilt uploaden naar DocuSign, kunt u het opnieuw openen door op Document bekijken te klikken in de e-mailmelding. 4.3 Aan iemand anders toewijzen Met deze optie kunt u het document ter ondertekening naar een andere persoon sturen. a. Als u op Aan iemand anders toewijzen klikt, wordt er een nieuwe pop-up weergegeven. Voer de naam en het e-mailadres van de nieuwe ondertekenaar in en schrijf een bericht voor de aanmaker van de envelop waarin u uitlegt waarom u de tekenverantwoordelijkheid wilt wijzigen. 6 P a g i n a
b. Er verschijnt vervolgens een nieuw venster waarin wordt bevestigd dat de tekenverantwoordelijkheid is gewijzigd en u wordt toegevoegd als Ccgeadresseerde van de envelop. Klik op Afsluiten. c. De nieuwe ondertekenaar ontvangt een e-mailmelding dat de envelop door u aan hem/haar is hertoegewezen. d. De aanmaker van de envelop ontvangt een e-mailmelding dat de ondertekenaar is gewijzigd. De nieuwe ondertekenaar tekent het document op de gebruikelijke manier en u ontvangt een kopie zodra alle partijen klaar zijn met ondertekenen. Let op: als u de tekenverantwoordelijkheid aan iemand anders wilt toewijzen, gebruikt u hiervoor de optie van DocuSign door op de knop "Aan iemand anders toewijzen" onder "Overige acties" te klikken. Het is niet de bedoeling dat u uw e-mailmelding doorstuurt of dat u iemand anders toegang geeft tot uw inbox om het contract te ondertekenen. Iemand anders zou dan namelijk met uw toegangsgegevens kunnen tekenen en de wijziging zou niet zichtbaar zijn in het elektronisch ondertekende contract/overzicht. 7 P a g i n a
4.4 Ondertekening weigeren Met deze optie kunt u het document ongeldig en ontoegankelijk maken voor andere ondertekenaars of om wijzigingen in het document verzoeken door rechtstreeks contact op te nemen met de afzender. Let op: wij raden met klem aan contact op te nemen met de afzender voordat u ondertekening weigert, aangezien u met deze actie de hele transactie sluit en er vertragingen ontstaan doordat ook alle voorgaande tekenstappen worden geannuleerd. a. Als u op Ondertekening weigeren klikt, wordt er een pop-up weergegeven. b. U kunt vervolgens op Doorgaan klikken om het document ongeldig te maken, op Later voltooien klikken, zodat u om wijzigingen kunt vragen, of op Annuleren klikken om terug te gaan naar het document. 5. Alle documenten downloaden of afdrukken Als u alle documenten van een envelop wilt downloaden of afdrukken, gaat u als volgt te werk: Klik op om alle documenten af te drukken. Klik op om alle documenten naar één gecombineerde pdf of naar afzonderlijke pdf's te downloaden. 8 P a g i n a
6. Gescande of gefotografeerde handtekening uploaden (Alleen voor ondertekenaars met een DocuSign -licentie of een ondertekenaarsaccount) a. Klik op de DocuSign-startpagina op de knop Bewerken van uw DocuSign -id-kaart. b. U gaat dan naar het scherm Identiteit beheren. Klik daar vervolgens op Bewerken. 9 P a g i n a
c. De pagina Handtekeningen beheren wordt dan geopend. U kunt daar een nieuwe handtekening toevoegen of de bestaande handtekening bewerken. Klik vervolgens weer op Bewerken. d. Boven in het volgende scherm ziet u de optie om een gescande handtekening te uploaden. Klik op deze knop Uploaden. 10 P a g i n a
e. Rond het handtekeningvak komt een geel kader te staan. Klik op de knop Bladeren om het gescande of gefotografeerde afbeeldingsbestand met uw handtekening te selecteren. f. Na enkele seconden verschijnt uw gescande of gefotografeerde handtekening in het handtekeningvak. Er komt vervolgens een ander geel kader rondom het paraafvak te staan. Klik op de knop Bladeren om het gescande of gefotografeerde afbeeldingsbestand met uw paraaf te selecteren. Zodra u gereed bent, klikt u op de knop Gebruiken om de gescande of gefotografeerde afbeeldingen als uw DocuSign -handtekening/-paraaf te gebruiken. 11 P a g i n a
g. U gaat vervolgens naar een scherm waar uw nieuwe handtekening en paraaf worden weergegeven. Klik op Gereed om de instelling van uw handtekening te voltooien. 12 P a g i n a