Nota van Inlichtingen Europese aanbesteding volgens openbare procedure voor touringcarvervoer Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Europese aanbesteding volgens openbare procedure voor touringcarvervoer Stichting Achterhoek VO AVO-2015-001 Omschrijving: Voor 21 schoollocaties in het voorgezet onderwijs zoekt Achterhoek VO een dienstverlener voor touringcarvervoer. De aanbesteding geschiedt volledig digitaal. Toelichting: Betreft 4.2 1 Vraag Zou u een format voor de referentieverklaring willen aanbieden, zodat alle partijen u dezelfde informatie aanbieden? Antwoord Vrijgegeven: 11-05-2015 Ja. Bestand wordt op TenderNed neergezet. Betreft 6.2 Toelichting 2 Vraag Welk lettertype wenst u dat de inschrijvers hanteren? Antwoord Vrijgegeven: 11-05-2015 Arial, lettergrootte 10 pnt Betreft Prijzenblad 3 Vraag Kunt u specificeren uit welke onderdelen de totale verzorging chauffeur bestaat? Zo nee waarom niet De totale verzorging van de chauffeur bevat overnachting(en) en maaltijden. Betreft Bijlage 1 4 Vraag U wenst bij de inschrijving mede te ontvangen: een overzicht van in te zetten middelen, een kopie van de certificering en een omschrijving van de klachtenprocedure. Deze onderdelen wegen niet mee in de beoordeling van de inschrijving. Bent u conform de doelstelling van de aanbestedingswet bereid om te volstaan met de verklaring dat inschrijvers voldoen aan de eisen, waarna u de bewijsstukken hiervan na voorlopige gunning bij de winnende partij opvraagt? Zo nee, waarom niet? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 12-05-2015 Pagina 1 of 6
De onderdelen wegen niet mee in de beoordeling, maar zijn uitsluitingscriteria. Zowel de lijst met in te zetten voertuigen, kopie certificering en omschrijving van klachtenprocedure dienen wel bij inschrijving ingediend te worden. Om de omvang van de gegevens van de in te zetten voertuigen te beperken, vragen we per voertuig om de EUROnorm en de leeftijd. Betreft pag 18 / bijlage 1 5 Vraag Opdrachtgever wenst achter tabblad 8 een overzicht van de in te zetten middelen te ontvangen. Wenst u deze gegevens volgens een vast format aangeleverd te krijgen? Indien ja, kunt u een invulsheet verstrekken? De gevraagde hoeveelheid gegevens is beperkt: EUROnorm per bus en de leeftijd van de bus. Hiervoor verstrekken we geen vast format. Betreft Beschrijvend document, PVE 2 6 Vraag Wat wordt bedoeld met aantoonbaar gelijkwaardig bij het eerste gedachtenstreepje onder PVE 2? SKTB is immers het enige keurmerk dat zowel een externe toetsing inhoudt op het ISO 9001 gedeelte als een externe toetsing op de veiligheidseisen. Aantoonbaar gelijk waardig is bijvoorbeeld ISO 9001 met SGR. Betreft PVE13 7 Vraag Kunt u een nadere toelichting geven bij de voorwaarde zoals gesteld in PVE13. Het kan toch niet zo zijn dat u de inschrijvers verplicht om de rij- en rusttijden regeling te negeren? De inschrijver moet de ritten zo organiseren dat de verplichte rusttijden niet vallen tijdens de reis. Bij kortere reizen moeten deze rusttijd voor of na de rit plaatsvinden en bij langere reizen een tweede chauffeur inzetten. Betreft 6.2, p.17 8 Vraag 6.2, p.17: U noemt onder K1 'doelgroep'. Welke doelgroepen onderscheidt u in dit verband? De voornaamste doelgroep is leerlingen in de leeftijd van 12 tot 19 jaar. De andere doelgroep is medewerkers van de stichting. Betreft 6.2, p.17 - K4 & K5 9 Vraag 6.2, p.17: Onder K4 noemt u 'onvoorziene situaties', onder K5 'calamiteiten'. Wat is precies het onderscheid tussen die twee categorieën? Mogen we 'onvoorziene situaties' omschrijven als situaties die de continuïteit van de dienstverlening in gevaar brengen en 'calamiteiten' als situaties die de veiligheid van passagiers in gevaar brengen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 12-05-2015 Pagina 2 of 6
Akkoord. Betreft Bijlage prijzenblad 10 Vraag Bijlage prijzenblad: In het prijzenblad wordt gevraagd om vaste tarieven per type / grootte touringcar in te vullen. Bij dagexcursies staat 2 maal benoemd 76 t/m 90 personen en bij meerdaagse excursies staat 3 maal 76 t/m/ 90 personen benoemd. Kunnen wij er vanuit gaan dat hier een fout is gemaakt door de aanbestedende dienst en dat er een nieuw invulblad verspreid wordt onder de deelnemers? Bijlage 4 wordt aangepast op TenderNed geplaatst. Betreft Bijlage 4 11 Vraag In bijlage 4 wordt in het totale ritoverzicht een uitvraag gedaan voor een aantal ritten. Echter staat de duur van de rit, op ritniveau niet beschreven. Het is dus niet mogelijk om hier een juiste prijs aan te koppelen. Klopt het dat de duur van de rit, op ritniveau, nog toegevoegd moet worden door opdrachtgever? De duur van de rit wordt bepaald door de afstand en of de bus tussentijds wel of niet nodig is. Betreft pag 12 / 4.1 / G3 12 Vraag Aan de hand van welke richtlijnen zijn de genoemde verzekerde bedragen bepaald? Deze zijn namelijk vele malen lager dan de ondergrens van bijvoorbeeld SKTB. Wij verzoeken opdrachtgever dan ook om de door SKTB gestelde verzekerde bedragen te hanteren in deze procedure. Akkoord. Een Aansprakelijkheidsverzekering voor Motorrijtuigen, die zijn ingericht voor het vervoeren van meer dan acht personen, welke tenminste voldoet aan de door of krachtens de Wet Aansprakelijkheidsverzekering Motorrijtuigen (WAM) gestelde eisen, met een verzekerd bedrag van minimaal 10.000.000 euro per gebeurtenis voor letselschade en minimaal 1.000.000 euro per gebeurtenis voor materiële schade. Op basis van Boek 8 BW, limitering aansprakelijkheid personenvervoer, dient de limiet tenminste 1.000.000 euro per passagier met een minimum van 15.000.000 euro per gebeurtenis te bedragen. Een rechtsbijstandverzekering waarin onder meer voorzieningen zijn getroffen voor de kosten van verweer respectievelijk het verhaal van schades in het buitenland. Een Aansprakelijkheidsverzekering Bedrijven (AvB) ter dekking van reguliere bedrijfsaansprakelijkheden (en vervoer en dagreizen) met een minimaal verzekerd bedrag van 2.500.000 euro per gebeurtenisen 5.000.000 euro per jaar. De polis dient een hoedanigheidvermelding te hebben van het zijn van touringcarbedrijf. Betreft pag 17 / 6.2 13 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 12-05-2015 Pagina 3 of 6
Opdrachtgever schrijft voor dat per criterium slechts 1 A4 mag worden gebruikt ter beantwoording van de Kwaliteit. Om een volledige beschrijving en goed onderscheid te kunnen maken verzoeken wij opdrachtgever om per criterium maximaal 3 A4 (met lettergrootte 10) toe te staan ter beantwoording van de 5 gunningscriteria. Nee, het antwoord op de gunningscriteria mag per vraag maximaal 1A4tje beslaan. Betreft pag 18 / bijlage 1 14 Vraag In de tabel wordt aangegeven dat achter tabblad 7 de criteria K1 - K7 beantwoord moeten worden. Naar onze mening dient dit beantwoording van criteria K1 - K5 te zijn. Is dit juist? Correct. Betreft 6.2 beoordelingsteam 15 Vraag In deze paragraaf wordt gesproken over beoordelingsteam. Kunt u aangeven uit hoeveel leden, deze commissie zal bestaan en uit welke disciplines zij afkomstig zijn? Heeft de voorzitter een doorslaggevende stem met het bepalen van de scores? Wordt de beoordelingscommissie nog bijgestaan door externe deskundigen? Zo ja, wat is hun rol dan? Het beoordelingsteam bestaat uit vier personen met verschillende functies: facilitair manager, directeur bedrijfsvoering, coördinator inkoop. Ze hebben allen een gelijke stem bij de beoordeling. Betreft 6.2 beoordeling 16 Vraag Kunt u bevestigen dat ieder lid afzonderlijk, schriftelijk en onafhankelijk van anderen een score geeft en dat deze score samen met de scores van de andere de totale eindscore vormt. Zo nee uw toelichting en uitleg waarom niet? De vragen worden onafhankelijk van elkaar beoordeeld en dit wordt schriftelijk vastgelegd. De beoordelaars weten niet welke antwoorden van welke inschrijver zijn. Het gemiddelde van de scores is de eindscore. Betreft 6.2 beoordeling 17 Vraag Kunt u bevestigen dat aan de kwaliteitsaspecte als eerste punten worden toegekend zonder dat de beoordelaars de prijsaspecten vooraf hebben ingezien? Zo nee, waarom niet en uw toelichting. Het gunningscriterium prijs wordt door een andere medewerker beoordeeld dan de gunningscriteria kwaliteit. Deze medewerkers weten bij hun beoordeling niet wat de uitkomst van het gunningscriterium prijs is. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 12-05-2015 Pagina 4 of 6
Betreft (deel)overzicht busritten 18 Vraag Kunt u de definitie opgeven van "bus tussentijds niet nodig"en "bus tussentijds nodig". Het betreft alleen de heen- en terugritten als de touringcar tussentijds niet nodig is. De touringcar kan in de tussentijd eventueel voor derden worden ingezet. Het betreft een dagprijs als de touringcar tussentijds wel nodig is. Betreft (deel)overzicht busritten 19 Vraag Wij nemen aan dat u bij de uitvragen heen- en retour ritten bedoeld oftewel een dagprijs?. Kunt u aangeven wat de gemiddelde vertrektijden zijn en wanneer de excusies zijn afgelopen? Zo nee waarom niet Het betreft alleen de heen- en terugritten als de touringcar tussentijds niet nodig is. Het betreft een dagprijs als de touringcar tussentijds wel nodig is. De vertrek- en eindtijden zijn divers. Maar voor een (binnenlandse) dagexcursie kunt u uitgaan van vertrek om 8.00 uur en aankomst terug om 18.00 uur. Betreft PVE 9 20 Vraag Wij nemen aan dat de NEA indexatie jaarlijks plaatsvindt op 1 jan? Zo nee waarom niet Correct. Betreft Prijzenblad 21 Vraag In de tabel staat twee maal 76 t/m 90 pers. Is dit juist? Bijlage 4 wordt aangepast op TenderNed geplaatst. Betreft 4.2 Referenties 22 Vraag De omvangeis van 300k van de referentieopdrachten is zeer hoog. Wij nemen aan dat bij deze aanbesteding u de omzetten van de 10 scholen individueel heeft getotaliseerd gemiddeld circa 30k per school. De omvangeis is volgens de AW2012 niet proportioneel en er zijn binnen Nederland nauwelijks of geen scholen met een vervoersomzet van 300k Wij willen voorstellen om de eis proportioneel aan te passen naar 50k. Zo nee waarom niet en uw motivatie. De aanname dat iedere school 30.000,-- aan touringcarvervoer besteedt, is niet juist. De verdeling is divers. Het totaalbedrag is het uitgangspunt. In de voorwaarden staat niet aangegeven dat de referentie een school moet zijn, maar dat de opdracht vergelijkbaar moet zijn. Ons doel is een contract aan te gaan met een dienstverlener die de omvang aan kan. Het bedrag van 300.000,-- verlagen we tot 250.000,-- omdat in de toekomst de omvang iets kleiner kan worden door afname van aantal leerlingen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 12-05-2015 Pagina 5 of 6
Betreft 4.2 23 Vraag Om te kunnen voldoen aan de omvangeis willen wij meerdere referenties toevoegen. Gaat de aanbestedende dienst akkoord hiermee. Zo nee waarom niet. Zo nee waarom niet. De referenties moeten qua omvang gelijk zijn aan deze opdracht of groter, zowel qua dienstverlening als grootte van organisatie. Dit houdt in dat de opdracht voor één organisatie is/wordt uitgevoerd, niet voor meerdere organisaties samen. Betreft prijstabel 24 Vraag In de prijstabel staat meerdere malen dezelfde categorie benoemd, is dit correct? Daarnaast staan de categorieën 96 / 116 pax benoemd, is dit correct? Bijlage 4 wordt aangepast op TenderNed geplaatst. Betreft Paragraaf 6.2 pag. 17 25 Vraag U geeft aan dat per criterium het antwoord maximaal 1 A4 mag beslaan. Kunt u akkoord gaan met de eis om het antwoord tot maximaal 800 woorden te beperken? Nee, het antwoord op de gunningscriteria mag per vraag maximaal 1A4tje beslaan. Betreft 6.2 Toelichting 26 Vraag Kunt u er mee instemmen dat inschrijver in aanvulling op het plan van aanpak een visuele weergave van de planning als bijlage achter dit onderdeel hecht dat niet meetelt bij de maximale omvang van 1 a4 op dit onderdeel? Het antwoord op de gunningscriteria mag per vraag maximaal 1A4tje beslaan. Betreft 5. PvE 27 Vraag U vraagt al in de offertefase een overzicht van de voertuigen met een EURO 5 norm welke ingezet zullen worden voor het vervoer in opdracht van Achterhoek VO. De meerwaarde van deze lijst ontgaat ons volledig. Wat is voor u de meerwaarde om dit van alle inschrijvers te ontvangen en wat is de meerwaarde voor u nu er veel fluctuatie zit in de inzet van de bussen (mede vanwege de inzet ook op andere opdrachten en de aankoop van nieuwe voertuigen). Deze lijst is des te onvoorspelbaarder nu het contract 1 januari 2016 pas start. Bent u bereid deze eis te laten vallen en te vervangen voor de verklaring dat alle in te zetten voertuigen voldoen aan de door u gestelde eisen? Zo nee waarom niet? De eis laten we niet vallen, de gevraagde hoeveelheid gegevens is beperkt: EUROnorm per bus en de leeftijd van de bus. De minimale eis voor de voertuigen is EURO 5, EURO 6 mag uiteraard ook. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 12-05-2015 Pagina 6 of 6