Jaarstukken
2.1.6 Programma 6 Bedrijfsvoering Beleidsthema Portefeuillehouder Afdeling Directie en Control J.B. Waaijer / M.A. den Boer Directie / Bedrijfsondersteuning Bedrijfsondersteuning M.A. den Boer Bedrijfsondersteuning Programma 6 Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering richt zich op de manier waarop we de primaire processen organiseren en aansturen. Dit lichten we toe in Programma 6. De organisatie (structuur, werkwijze en cultuur) is nadrukkelijk onderwerp van verandering. Een nieuwe directie en een nieuw MT zijn in maart 2014 gestart met het vormgeven en uitvoeren van de veranderopgaven. Deze opgave is ondergebracht in een organisatieontwikkelingsprogramma onder de naam 'Oegstgeest gaat verder'. In 2017 is dit programma afgerond. De dienstverlening is dan verbeterd en de organisatie procesgestuurd, efficiënter, goedkoper en in control. Ook de ondersteuningstaak is in het programma Bedrijfsvoering ondergebracht. Bedrijfsvoeringstaken (financiën, hrm, juridische zaken, inkoop en ict) zijn in 2012 ondergebracht bij Servicepunt71, een organisatie die is nog in ontwikkeling is. De afstemming en samenwerking optimaliseren we in de komende jaren verder. Ook communicatie is ondergebracht in dit programma. Hoe ga je om het de informatievoorziening aan je inwoners en hoe betrek je ze bij het ontwikkelen van beleid, zijn hier centrale thema s. Dit sluit aan bij uitgangspunten zoals geformuleerd in de coalitie-agenda: dorpsgesprekken, de website als visitekaartje en meer (digitale) mogelijkheden voor participatie. Programmadoelstelling De basis is op orde; we hebben een bedrijfsvoering met een solide en goed functionerende basis. We zijn toegerust op de toekomst. Beleidsthema Directie en control Gepland resultaat De organisatie is procesgestuurd met integrale afstemming en aansturing tussen projecten. Gerealiseerd Gerealiseerd binnen het programma 'Oegstgeest gaat verder. Implementatie, toepassing en meting vindt verder plaats in 2016. Het proces van continue verbetering is nu in de lijn uitgezet. Risicomanagement is ingevoerd. Geoptimaliseerde financiële regelingen en verordeningen. Deels gerealiseerd. De verordening 'Doelmatigheid en doeltreffendheid' is in vastgesteld. In de eerste helft van 2016 wordt de financiele verordening ter besluitvorming voorgelegd. Geplande inspanning Gerealiseerd Directie Uitvoering geven aan de opdrachten uit het kaderstellend ontwerp, de strategische visie en de ambities voor de organisatie. Gerealiseerd binnen het programma 'Oegstgeest gaat verder'. De projecten die hieruit volgen pakken we op in de lijn. Control Uitvoering geven aan het verbeterplan Financiële sturing. Start werkzaamheden met regionale auditpool en (doen) uitvoeren van één bijbehorend collegeonderzoek doelmatigheid/doeltreffendheid (Gw 213a). Opstellen normenkader, algemeen intern controleplan en uitvoeren verbijzonderde interne controles. Monitoren van de follow up van accountantscontrole, verbijzonderde interne controles en college-onderzoek doelmatigheid/ doeltreffendheid (Gw 213a). 'Oegstgeest gaat verder' Uitvoeren van het programma voor organisatieontwikkeling 'Oegstgeest gaat verder', met als projecten de visie op dienstverlening, het op orde brengen van bedrijfskritische primaire processen, het implementeren van zaakgericht werken, het verbeteren van de financiële sturing en de bestuurlijke ondersteuning, vorm geven aan het proces Omgevingsvergunning en de basis op orde brengen. Deels gerealiseerd. Ons programma voor organisatieontwikkeling Oegstgeest gaat verder ronden wij, conform planning, in januari 2016 af. Met de afronding van het programma worden ook de meeste projecten afgerond en in lijn gezet. Het accent ligt vanaf 2016 in de lijn, vooral op implementatie, verankering en borging van de verbeterde en vernieuwde (digitale) processen. Daarnaast zetten we in 2016 sterk in op harmonisatie en synchronisatie van twee sleutelprojecten: de implementatie van de visie op dienstverlening en de digitalisering van de processen en het zaakgericht werken. Jaarstukken 37
Moties Datum Raad Resultaat - Houdbaarheidstest financiën Oegstgeest. - Actualisatie nota Schuldenreductie 2012. - Ambitie bijstellen. - Sturen op afbouw schulden. - Terug naar 50 miljoen schuld in 2025. - Vennootschapsbelasting. 26 maart 25 juni 25 juni en 2 juli 5 november 5 november 26 maart De rekenkamercommissie heeft opdracht gekregen onderzoek te doen en daarbij in te gaan op het toekomstperspectief en de mogelijke voorzorgsmaatregelen die getroffen moeten worden om te komen tot een structureel evenwicht in de begroting en vermindering van schulden, ook op lange termijn. Het rapport is eind juli opgeleverd. Eind is een raadswerkgroep, bestaande uit de fractievoorzitters, gevormd. De werkgroep heeft als doel het formuleren van initiatiefvoorstellen waarmee de schuldpositie zou kunnen worden gereduceerd tot 50 miljoen in 2025. De verwachting is dat de voorstellen april 2016 beschikbaar zijn en na besluitvorming verwerkt kunnen worden in de perspectiefnota en programmabegroting 2017-2020. Een regionaal projectteam is gevormd en heeft onderzoek gedaan naar de gemeentelijke activiteiten die mogelijk worden geraakt door de vennootschapsbelasting. Vervolgonderzoek moet aangeven of de grondexploitatie - op basis van de nu geldende afspraken tussen de belastingdienst, VNG en fiscalisten - daadwerkelijk door de ondernemerspoort gaat en dat een fiscale openingsbalans moet worden opgesteld. Servicepunt71 heeft de administratie inmiddels aangepast. Beleidsthema Bedrijfsondersteuning Gepland resultaat Verbeterde juridische kwaliteit van besluitvorming. Geactualiseerd communicatie- en participatiekader. Gerealiseerd We hebben de gewenste verbeteringen behaald. Dit kwam onder andere door de toetsingscommissie, die beleid integraal beoordeelt en de in augustus in dienst getreden senior adviseur Juridische zaken. Transitie naar procesgeoriënteerde organisatie. Deels gerealiseerd. Dit kent vanwege de omvangrijkheid een langere doorlooptijd. Gemeentebreed ontsluiten en gebruik van basisregistraties. We voldoen aan de landelijke i-nup (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e- overheid)-verplichtingen. Gegevens en processen zijn afgestemd binnen de informatiearchitectuur en procesketens zijn ingericht. Deels gerealiseerd. Dit kent vanwege de omvangrijkheid een langere doorlooptijd. Deels gerealiseerd. Dit kent vanwege de omvangrijkheid een langere doorlooptijd. Deels gerealiseerd. Dit kent vanwege de omvangrijkheid een langere doorlooptijd. Een digitaal en toegankelijk archief. In uitvoering. Het project ken een totale doorlooptijd van 4 jaar. In is met stagiaires 'nieuwe stijl' (hoog opgeleidde jong afgestudeerden die werkervaring willen opdoen) een start gemaakt met het bouwarchief. Een omvangrijke klus omdat niet in alle decennia gelijke archiefregels zijn gehanteerd. De stagiares maken dit archief gereed zodat we het op kwalitatief goed en bruikbaar niveau kunnen digitaliseren. De P&C-cyclus draagt bij aan de verbetering van de financiële sturing. Geplande inspanning Gerealiseerd Juridische dienstverlening Uitvoering project juridische kwaliteitszorg. Deels gerealiseerd. Per augustus is, met de komst van een senior juridisch adviseur, de juridische kwaliteitszorg verder opgepakt en geïmplementeerd. Communicatie Uitvoeren communicatiebeleidskader -2018. De activiteiten voor zijn gerealiseerd, het kader kent echter een langere doorlooptijd en loopt de komende jaren door. Opstellen kader publiekparticipatie tijdens beleidsontwikkeling. Ondersteunen bij het ontwikkelen en voeren van dorpsgesprekken. Doorontwikkeling website (met name vormgeving; corporate/stakeholders). Advieswerkzaamheden voor bestuur en organisatie en faciliteren actuele ontwikkelingen (onder andere 3D, Oegstgeest gaat verder). Deels gerealiseerd. De opgedane ervaringen bieden handvatten om komende projecten en beleidstrajecten vaker en beter met het dorp op te pakken. Er zijn gesprekken gevoerd met verschillende commissies. Communicatie ondersteunt de dorpsgesprekken. Door mee te werken aan passende uitnodigingen en programma s, maar ook door gesprekken te begeleiden. De nieuwe website is succesvol gelanceerd en goed ontvangen. Communicatie adviseert en ondersteunt met strategisch/tactisch advies, maar ook door passende middelen te (laten) ontwikkelen. Door de nauwe samenwerking met de organisatie wordt het communicatief bewustzijn organisatiebreed vergroot. 38 Gemeente Oegstgeest
Organisatorische ondersteuning Faciliteren Zaakgericht werken (ZGW). In is ZGW verankerd als procesgerichte werkwijze. Benoemen top 25 in te richten processen binnen ZGW en hiervan tien tot vijftien processen in procesketens realiseren. Deels gerealiseerd. De nieuwe versie van ons zaaksysteem is probleemloos geïmplementeerd. De verankering in de organisatie kent vertraging door technische problemen in aansluitende applicaties, zoals de sjablonengenerator en applicaties die daar gebruik van moeten maken. Hierdoor loopt het project door in 2016. Deels gerealiseerd. De top 25 van de in te richten processen is benoemd. Net als de verankering van het ZGW is de inrichting van de processen in procesketens afhankelijk van de implementatie van de randvoorwaardelijke software op verschillende plekken in de keten. Dit is in nog niet gelukt, mede door benodigde inzet van capaciteit voor het verder ontsluiten van basisregistraties en het doorbouwen aan de i-nup-verplichtingen. We verwachten met de inrichting begin 2016 te starten. Implementeren zaak- en gegevensmagazijn. In is het computersysteem Join succesvol geïmplementeerd als vervangende versie van Decos. Verdere inrichting - en uitbreiding van het aantal - zaaktypen vindt gefaseerd plaats. In 2016 wordt ook het proces Bestuurlijke besluitvorming gedigitaliseerd en geïmplementeerd in Join. Realiseren Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Kwaliteitsverbetering Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). In meerjarenfasering digitaliseren van de archieven. In digitaliseren we het bouwarchief. Realisatie 'oprolbare' P&C-cyclus (van programmabegroting naar afdelingsplan). Deels gerealiseerd. De transitie van de BGT is in het vierde kwartaal van gestart en nu nog in volle gang. Naar verwachting is deze in het 2e kwartaal van 2016 afgerond. Deels gerealiseerd. In hebben we de noodzakelijke werkzaamheden verricht. In het 3 de en 4 de kwartaal van zijn de eerste stappen gezet om de kwaliteit van de BAG te verbeteren. Er is gestart met de implementatie van een nieuwe BAG-applicatie en de BAG-Woz-koppeling is opgepakt. In de loop van 2016 wordt de nieuwe applicatie in productie genomen en de kwaliteitsverbetering doorgezet. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de BAG-Woz-koppeling. Deels gerealiseerd. In is gestart met de digitalisering van het bouwarchief, nu vinden nog de voorbereidingen plaats. Daadwerkelijke digitalisering gebeurt in 2016. Inclusief de overige archieven kent het een doorlooptijd van in totaal vier jaar. Dit is in sterk verbeterd. In zijn verbeteringen aangebracht in de cyclus /2016. Er is een kaderbrief geïntroduceerd en teamplannen sluiten naadloos aan op de kaderbrief en begroting. Gemeentelijke huisvesting Onderhouden gemeentelijke huisvesting (gemeentehuis en gemeentewerf). Nemen en uitvoeren van een besluit over de toekomstigehuisvesting van de gemeentelijke organisatie. In heeft schilderswerk plaatsgevonden aan het monumentale gedeelte van het gemeentehuis. Ook zijn in de balkons van het gemeentehuis vervangen en is de installatie van de luchtbehandeling in het archief vervangen. Het besluit is genomen dat er geen verkoop van het gemeentehuis plaatsvindt. Moties Datum Raad Resultaat Participatiewet/garantiebanen. 18 december 2014 In Servicepunt71-verband zijn op 17 december afspraken gemaakt over de invulling van de wet Banenafspraak. Hiervoor wordt voor Oegstgeest een plan van aanpak voor de implementatie ingezet. Voor de aanbesteding van de schoonmaak en catering is een van de gunningcriteria dat 5% van de totale aanneemsom wordt gebruikt in het kader van social return. Er ligt een voorstel om de schoonmaak per 1 april 2016 uit te laten voeren door DZB, dat hiervoor gedetacheerden uit de doelgroep inzet. Vennootschapsbelasting. 26 maart In is vanuit Servicepunt71 een werkgroep gestart. Deze werkgroep heeft onderzocht welke gemeentelijke activiteiten komen te vallen onder de Vennootschapsbelasting. Dit onderzoek is afgerond. Het overleg tussen de Belastingdienst, VNG en fiscaal adviseurs heeft langer geduurd dan gepland, waardoor later dan gepland een voorlopige inschatting gegeven kan worden van de te betalen VpB (vennootschapsbelasting) over 2016. Precariobelasting met perspectief voor de inwoners. 25 juni In de begroting 2016-2019 is opgenomen dat we de mogelijkheden verder onderzoeken. Voor 2016 is er nog geen differentiatie opgenomen tussen waterleidingen en overige leidingen. Onderzoek Servicepunt71. 5 november De griffier verstrekt de Rekenkamer opdracht in 2016 om onderzoek te verrichten naar onder andere efficiency, kostenontwikkeling en kwaliteit in de vorm van een evaluatie van Servicepunt71. Jaarstukken 39
Kredieten Omschrijving Toelichting Nieuw 7300230 DDB en aanschaf agenderen.nl. Dit project is in december gestart en zal naar verwachting 1e helft 2016 worden afgerond. 7300166 Vervanging koffieautomaten. In is deze aanbesteding opgestart, in regionale samenwerking. De aanbesteding wordt in 2016 afgerond. Afgesloten 7200229 Aanschaf Join. Join is de naam van het zaaksyteem. 7300160 Voorber. krediet verkoop gemeentehuis. Doordat de verkoop niet doorgaat zijn de kosten ten laste van de exploitatie gebracht. Doorgeschoven (ouder dan 2 jaar) 7300045 GIS (Geografisch Informatie Systeem )ontsluiten. De investering 'GIS ontsluiten' is een onderdeel van het project 'Ontsluiten basisgegevens'. In dit project worden de Basisregistraties Personen, Nieuw Handelsregister, Kadaster en Adressen en Gebouwen in een samenhangende structuur samengebracht en ontsloten voor de ondersteuning van de verschillende zaakgerichte bedrijfsprocessen. In zijn de verplichte aansluitingen met de Basis Registratie Kadaster (BRK) en het Nieuw Handels Register (NHR) gerealiseerd. In 2016 wordt de informatie-uitwisseling van deze basisen procesgegevens via standaard berichtenverkeer met de bedrijfsprocessen getest en sluiten we de bedrijfsapplicaties stapsgewijs aan. 7300072 Applicatie BGT. Ingevolge de wet BGT moet de gemeente per 1 januari 2016 een grootschalig topografisch bestand hebben opgebouwd. In het kader van het regionale samenwerken voert de gemeente Leiden deze werkzaamheden uit en worden de gegevens naar verwachting in april 2016 opgeleverd aan de landelijke voorziening. Voor het beheer en bijhouden van de BGT wordt medio 2016 een applicatie aangeschaft. Het selectieproces start in het 2e kwartaal 2016. 7300045 WKPB-applicatie (Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen). Met het landelijk beschikbaar komen van de nieuwe BRK en bijbehorende software kan de gemeentelijke WKPBregistratie worden aangesloten. Naar verwachting zal dit project in 2016 klaar zijn. 7300163 Basisinfrastructuur (mid-office 2). Bij het investeringsprogramma 'e-dienstverlening 2 e fase' (basisinfrastructuur) zijn in twee deelprojecten uitgevoerd: Digikoppeling en het Klant Contact Systeem (KCS). Digikoppeling is een verplichte voorziening binnen het stelsel van basisregistraties en voorziet in een standaard voor veilige gegevensuitwisseling binnen de overheid. De Digikoppeling is eind als gemeenschappelijke faciliteit voor alle gemeenten binnen Servicepunt71 beschikbaar gekomen. De gemeentelijk kosten bedragen 12.458 en kan bij de jaarrekening worden afgesloten. De incidentele baten staan tegenover de kosten van het project. Het KCS is in het najaar in productie genomen en wordt bij deze jaarrekening afgesloten ( 36.940). In 2016 wordt vanuit het deelproject Ontsluiten basisgegevens de informatievoorziening van de bedrijfsprocessen verder gestandaardiseerd. Met het implementeren en organisatiebreed gebruik van de basisvoorzieningen geven we een belangrijke invulling aan de verplichtingen aan implementatieagenda voor de i-nup. Aansluiting op Berichtenbox en Mijn Overheid Lopende Zaken realiseren we ook binnen deze investering. 7300164 Gemeentelijke website 2014. Een deel is nodig voor kleine verbeteringen en koppelingen met andere systemen. Het andere deel is bedoeld voor de intranetsite die in 2016 wordt hernieuwd. 40 Gemeente Oegstgeest
Baten en lasten Bedrijfsvoering Wat heeft het gekost? Een financiële vergelijking van de begroting met de jaarrekening levert het volgende beeld op: 6 BEDRIJFSVOERING (bedragen x 1.000) Rekening 2014 Wijziging na wijziging Rekening Verschil Beleidsthema Directie & Control Lasten 899 1.118 1.176 2.295 2.029 266 Baten 0 0 0 0 0 0 Saldo 899 1.118 1.176 2.295 2.029 266 Beleidsthema Bedrijfsondersteuning Lasten 1.230 5.353 475 5.828 5.558 270 Baten 0-8 -1-9 -13 4 Saldo 1.230 5.345 474 5.819 5.545 274 Programma Lasten 2.128 6.471 1.652 8.123 7.587 536 Baten 0-8 -1-9 -13 4 Saldo van baten en lasten 2.128 6.463 1.650 8.114 7.574 539 Reserves Toevoeging 1.758 428 970 1.397 1.397 0 Onttrekking -2.701-1.055-655 -1.710-1.634-76 Mutaties reserves -944-627 314-313 -237-76 Resultaat 1.185 5.836 1.965 7.801 7.338 463 Jaarstukken 41
Naast de algemene dekkingsmiddelen worden in dit hoofdstuk de in- en onttrekkingen aan de algemene reserves verantwoord. VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 6 (bedragen x 1.000) Rekening 2014 Wijziging na wijziging Rekening Verschil Reserve organisatieontwikkeling Toevoeging 700 150 250 400 400 0 Onttrekking -286 0-355 -355-279 -76 Saldo 414 150-105 45 121-76 Reserve Uitvoering Visienota Toevoeging 0 0 0 0 0 0 Onttrekking -212-70 70 0 0 0 Saldo -212-70 70 0 0 0 Algemene reserve prog. 6 Toevoeging 0 0 997 997 997 0 Onttrekking -1.219 0-1.355-1.355-1.355 0 Saldo -1.219 0-358 -358-358 0 Risicoreserve grondexploitaties Toevoeging 1.058 278-278 0 0 0 Onttrekking 0 0 0 0 0 0 Saldo 1.058 278-278 0 0 0 Behoedzaamheidsreserve Toevoeging 0 0 0 0 0 0 Onttrekking -985-985 985 0 0 0 Saldo -985-985 985 0 0 0 Totaal Toevoeging 1.758 428 970 1.397 1.397 0 Onttrekking -2.701-1.055-655 -1.710-1.634-76 VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 6-944 -627 314-313 -237-76 42 Gemeente Oegstgeest
2.2 Paragrafen Jaarstukken 43