1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 13/2015 van 18 februari 2015 Betreft: aanvraag van het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten om toegang te krijgen tot bepaalde informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op een bevolkingsonderzoek betreffende de toekomst van de gezondheidszorg en de solidariteit met betrekking tot ouderen (RN- MA-2015-013) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten ontvangen op 05/01/2015; Gelet op de bijkomende toelichting ontvangen op 30/01/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 02/02/2015; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 18/02/2015;
Beraadslaging RR 13 /2015-2/8 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 18 februari 2015, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag heeft tot doel om het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om, van een representatieve steekproef van 6000 inwoners van het Vlaams Gewest in de leeftijdscategorie van 45 tot en met 75 jaar, mededeling te bekomen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornamen), 2 (alleen geboortedatum), 3 (geslacht) en 5 (hoofdverblijfplaats) WRR met het oog op het beantwoorden van wetenschappelijke onderzoeksvragen betreffende de toekomst van de gezondheidszorg en de solidariteit met betrekking tot ouderen. De wetenschappelijke analyse zal worden uitbesteed aan de onderzoeksgroep TOR van de Vrije Universiteit Brussel. 1. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, WRR wordt de machtiging om toegang te hebben tot of de mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister verleend door het Comité aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het Comité. 3. De opdrachten van de aanvrager worden beschreven in artikel 2 van haar Statuten (waarvan een uittreksel bij de aanvraag werd gevoegd) en dit onder verwijzing naar artikelen 2, 3, 6 en 7 van de wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van de ziekenfondsen. Hieruit vloeit voort dat de aanvrager het bevorderen van het fysiek, psychisch 1 In haar beraadslaging RR nr. 51/2008 van 10 december 2008 oordeelde het Comité reeds dat machtiging moet worden verleend aan de verantwoordelijke voor de verwerking (in casu de aanvrager) zonder evenwel afbreuk te doen aan de mogelijkheid van de verantwoordelijke voor de verwerking om de opdracht toe te vertrouwen aan een verwerker van zijn keuze (in casu onderzoeksgroep TOR van de VUB), op voorwaarde dat artikel 16 WVP wordt nageleefd.
Beraadslaging RR 13 /2015-3/8 en sociaal welzijn als streefdoel (heeft) in een geest van voorzorg, onderlinge hulp en solidariteit. Hiertoe moet de aanvrager o.a.: - deelnemen aan de uitvoering van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, geregeld bij de voornoemde gecoördineerde wet van 14 juli 1994 ( ); - het verlenen van hulp, voorlichting, begeleiding en bijstand met het oog op het bevorderen van he fysiek, psychisch of sociaal welzijn ( ); Deze opdrachten kunnen bestempeld worden als een taak van algemeen belang. 4. In het kader van voormelde opdrachten wenst de aanvrager een onderzoek uit te voeren met het oog op het beantwoorden van wetenschappelijke onderzoeksvragen betreffende de toekomst van de gezondheidszorg en de solidariteit met betrekking tot ouderen. Zij wil o.m. inzicht verwerven omtrent de houdingen en verwachtingen van de Vlaamse bevolking met betrekking tot ouderenzorg en solidariteit ten opzichte van ouderen. 5. Uit het voorgaande kan worden besloten dat de aanvrager op grond van artikel 5, eerste lid, 2, WRR, in aanmerking komt om gemachtigd te worden om mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister. 6. De aanvrager is daarenboven gemachtigd toegang te hebben tot bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister voor het vervullen van diens opdrachten krachtens het koninklijk besluit van 5 december 1986 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de instellingen die, in het kader van de wetgeving betreffende de ziekte- en invaliditeitsverzekering, opdrachten van algemeen belang vervullen. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 7. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegestaan voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. 8. Het Comité wijst erop dat in de mate dat de aanvrager, als verantwoordelijke voor de verwerking, de wetenschappelijke analyse toevertrouwt aan een verwerker (in casu onderzoeksgroep TOR van de VUB), zulks moet gebeuren met inachtname van artikel 16 WVP.
Beraadslaging RR 13 /2015-4/8 B. FINALITEIT 9. Zoals hiervoor reeds aangegeven wenst de aanvrager een bevolkingsonderzoek te laten uitvoeren door onderzoeksgroep TOR van de Vrije Universiteit Brussel met het oog op het beantwoorden van wetenschappelijke onderzoeksvragen betreffende de toekomst van de gezondheidszorg en de solidariteit met betrekking tot ouderen. 2 Zij wil o.m. inzicht verwerven omtrent de houdingen en verwachtingen van de Vlaamse bevolking met betrekking tot ouderenzorg en solidariteit ten opzichte van ouderen. 10. Met het oog op het verrichten van dit bevolkingsonderzoek wenst de aanvrager de mededeling van een aantal gegevens uit het Rijksregister te bekomen onder de vorm van een toevalssteekproef. 11. Het Comité is van oordeel dat de hierboven vermelde en nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Aangezien het onderzoek zal gebeuren aan de hand van een schriftelijke vragenlijst die de uitgelote personen ingevuld terugsturen en bijgevolg instemmen om mee te werken aan het onderzoek, is het tevens gerechtvaardigd conform artikel 5, eerste lid, a), WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens 12. De aanvrager wenst onder de vorm van een representatieve steekproef, die 6000 personen omvat, die woonachtig zijn in het Vlaamse Gewest en die op 1 april 2015 ten minste 45 jaar en maximum 75 jaar oud zullen zijn, de mededeling te bekomen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (geen geboorteplaats), 3 en 5, WRR, namelijk: - de naam en voornamen; - het geboortedatum; - het geslacht en - de hoofdverblijfplaats. 13. De gegevens naam en voornamen en hoofdverblijfplaats zijn noodzakelijk om op een correcte manier contact te nemen met de potentiële deelnemers aan het onderzoek. 2 Dit onderzoek is zeer gelijkaardig en sluit wellicht aan bij een eerder onderzoek betreffende de toekomst van de gezondheidszorg en de solidariteit, waarvoor Onderzoeksgroep TOR van de VUB bij beraadslaging RR nr. 51/2013 van 10 juli 2013 werd gemachtigd om mededeling te verkrijgen van gegevens uit het Rijksregister onder de vorm van een toevalssteekproef.
Beraadslaging RR 13 /2015-5/8 14. Het gegeven geboortedatum moet toelaten om een precieze leeftijdsafbakening te bekomen in de steekproef. 15. Het gegeven geslacht is noodzakelijk om na te gaan of de getrokken toevalssteekproef louter toevallig geen al te scheve verdeling naar geslacht oplevert. 16. Het Comité oordeelt dat gelet op de nagestreefde doeleinden en rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, een mededeling van de gegevens naam en voornamen, geboortedatum, geslacht en hoofdverblijfplaats toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). C.2 Ten opzichte van de wijze van bevraging 17. Gelet op het feit dat het hier een schriftelijke enquête betreft, wenst de aanvrager, conform het advies uit eigen beweging nr. 27/2008 van 3 september 2008 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna de Commissie) en het identieke addendum 3 bij het vademecum voor de onderzoeker dat de Commissie uitbracht in 2008 (eerste druk) de gegevens van de uitgelote personen niet daadwerkelijk zelf te ontvangen (noch de onderzoeksgroep TOR van de VUB waarop de aanvrager beroep doet voor de effectieve wetenschappelijke analyse). De contactbrief, de vragenlijst en de herinneringsbrieven zullen door de diensten van het Rijksregister worden verstuurd. 18. Op de envelop waarmee de vragenlijst kan worden teruggestuurd zal wel een betekenisloze code staan die door de diensten van het Rijksregister kan gelinkt worden aan een welbepaalde persoon zodat er alleen herinneringsbrieven worden verstuurd aan personen die de vragenlijst nog niet terugstuurden. Rekening houdend hiermee moeten de gegevens die de aanvrager (meer bepaald de door deze laatste met de wetenschappelijke analyse belastte onderzoeksgroep) verkrijgt, bestempeld worden als gecodeerde gegevens (artikel 1, 3, van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 4 ), niet als anonieme gegevens. 19. Voor wat het geslacht betreft, zal het Rijksregister aan de aanvrager een tabel met geaggregeerde geslachtsverdeling in de getrokken steekproef bezorgen, zodat kan worden uitgesloten dat er voor dit kenmerk van bij de start van het onderzoek een erg scheve verdeling naar geslacht in de steekproef aanwezig is. 20. Het gevolg van deze werkwijze zal er in dit geval, rekening houdend met het enquêteformulier zoals dat door de aanvrager aan het Comité werd bezorgd, toe leiden dat de aanvrager of de 3 Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht. 4 Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
Beraadslaging RR 13 /2015-6/8 door deze laatste aangezochte onderzoeksgroep, concreet geen identificatiegegevens uit het Rijksregister ontvangt. 21. Aan deze vaststellingen zijn een aantal gevolgen verbonden, namelijk: dat de aanvrager geen consulent inzake informatieveiligheid, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR moet aanstellen, vermits hem of zijn aangestelden, noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks informatiegegevens uit het Rijksregister worden meegedeeld; dat de aanvrager geen lijst, zoals voorgeschreven door artikel 12, 2, WRR moet bijhouden van de personen die mededeling van de informatiegegevens uit het Rijksregister zullen krijgen; zoals uit punt 18 blijkt, zal de aanvrager en diens aangestelde gecodeerde gegevens verzamelen; het is dan ook belangrijk dat hij erover waakt dat geen handelingen worden gesteld die het gecodeerd karakter op de helling zetten. 22. De aanvrager bezorgde de begeleidende/contact- brief. Het Comité stelt vast dat de begeleidende brief volgende vermeldingen bevat: adres (post en e-mail) van de contactpersoon binnen de onderzoeksgroep; wat de bedoeling is van het onderzoek; de vermelding dat men niet verplicht is de enquête in te vullen en dat (niet-)deelname geen nadelige gevolgen kan hebben; een vermelding dat het schrijven niet door de onderzoekers werd verstuurd, maar door de diensten van het Rijksregister omdat de namen en adressen van de uitgelote personen niet werden meegedeeld aan de onderzoekers teneinde de privacy van diegenen die aan het onderzoek meewerken te verzekeren; hoe de antwoorden zullen behandeld worden; 23. Het Comité wenst dat in de begeleidende brief ook duidelijk wordt aangegeven dat onderzoeksgroep TOR van de VUB dit onderzoek voert in opdracht van de aanvrager van onderhavige machtiging, met vermelding van diens naam en adres. 24. Het Comité neemt er akte van dat de aanvrager een ondertekend engagement heeft overgemaakt, waarin hij verklaart de Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht te zullen respecteren.
Beraadslaging RR 13 /2015-7/8 C.3 Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 25. De aanvrager wenst eenmalig mededeling te bekomen tot de gegevens van in totaal 6000 personen zodat hen een uitnodiging om deel te nemen aan het onderzoek evenals een vragenlijst kan worden toegestuurd. Gelet op de wijze waarop het onderzoek georganiseerd wordt, oordeelt het Comité dan een eenmalige mededeling gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). 26. Het veldwerk voor het uitvoeren van de enquête, inclusief het verzenden van de nodige herinneringen, is gepland vanaf april 2015 tot en met juli 2015. Het Comité vestigt er de aandacht op dat de aanvrager evenwel geen zicht heeft op de beschikbaarheid van de diensten van het Rijksregister om de steekproef te trekken en vervolgens de follow-up te verzekeren. 27. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtigingsduur van 1 jaar vanaf het verlenen van de machtiging moet volstaan om de aanvrager in staat te stellen zijn doeleinde te realiseren (artikel 4, 1, 3, WVP). C.4 Ten opzichte van de bewaringstermijn 28. De informatiegegevens worden eenmalig opgevraagd en zullen vervolgens voor de duur van het veldwerk en de periode gedurende dewelke er eventueel nog herinneringsbrieven kunnen worden verstuurd door het Rijksregister worden bewaard. Na afloop van de laatste verrichting van het Rijksregister ten behoeve van de aanvrager, zal de eerstgenoemde de steekproef vernietigen (ten laatste 1 jaar na de machtigingsdatum). Deze beperkte bewaring van de persoonsgegevens door het Rijksregister ten behoeve van de aanvrager is conform artikel 4, 1, 5, WVP. 29. Na vernietiging van de steekproef wijzigen de gegevens die door de aanvrager werden verzameld van karakter: gecodeerde gegevens worden anonieme gegevens. Het zijn dus niet langer persoonsgegevens en mogen onbeperkt worden bewaard. D. AANGIFTEPLICHT 30. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer met de enquêtes aan te vangen, moet waken over de naleving van artikel 17 WVP (aangifte) en de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP.
Beraadslaging RR 13 /2015-8/8 OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten om, voor het doeleinde vermeld onder punt B, onder de vorm van een representatieve steekproef die 6000 personen omvat tussen de leeftijd van 45 en 75 jaar en die woonachtig zijn in het Vlaamse Gewest en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging, eenmalig de mededeling te krijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornamen), 2 (alleen geboortedatum), 3 (geslacht) en 5 (hoofdverblijfplaats), WRR; Het Comité bepaalt echter dat: gelet op het feit dat het onderzoek aan de hand van een schriftelijke vragenlijst geschiedt met het oog op het vrijwaren van het gecodeerd karakter van de via de vragenlijst verstrekte gegevens, deze informatiegegevens van het Rijksregister niet effectief aan de aanvrager, noch aan de door deze aangestelde onderzoeksgroep TOR van de VUB, zullen overgemaakt worden, maar door de diensten van het Rijksregister zullen gebruikt worden om ten behoeve van de aanvrager de contactbrief, de vragenlijst en eventuele herinneringsbrieven te verzenden; voor wat het geslacht betreft, zal het Rijksregister aan de aanvrager een tabel met geaggregeerde geslachtsverdeling in de getrokken steekproef bezorgen, zodat kan worden uitgesloten dat er voor dit kenmerk van bij de start van het onderzoek een erg scheve verdeling naar geslacht in de steekproef aanwezig is. 2 bepaalt dat het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten, nadat het onderzoek is afgerond, een exemplaar van het onderzoeksrapport, in papieren of elektronische vorm, aan het Comité moet bezorgen, met vermelding van het nummer van onderhavige beraadslaging. Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd. Afdelingshoofd ORM (get.) Mireille Salmon