Gelet op de aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel ontvangen op 4 juli 2017;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 56/2017 van 4 oktober 2017 Betreft: aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel om het Rijksregisternummer te gebruiken en om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op een onderzoek naar de leefwereld van jongeren en jongvolwassenen (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel ontvangen op 4 juli 2017; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 2 augustus 2017 en 14 september 2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 1 september 2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 56/2017-2/8 Beslist op 4 oktober 2017, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag de Vrije Universiteit Brussel, Faculteit Economische, Sociale en Politieke Wetenschappen, Vakgroep Sociologie, Onderzoeksgroep TOR, hierna de aanvrager, wenst gemachtigd te worden om, onder de vorm van een toevalsteekproef die inwoners van het Vlaamse Gewest omvat: mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet geboorteplaats), 3 en 5 (alleen hoofdverblijfplaats) het Rijksregisternummer te gebruiken. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager werd met het oog op de toepassing van jeugdmonitor reeds bij beraadslagingen RR nr. 22/2005, 50/2005, 22/2007 en 02/2013 gemachtigd om mededeling te verkrijgen van gegevens van het Rijksregister onder de vorm van een toevalsteekproef. 3. Bijgevolg kan het onderzoek van het Comité zich beperken tot het nagaan of: het doeleinde waarvoor het gebruik wordt gevraagd, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP; de mededeling van de gegevens proportioneel is in het licht van het doeleinde (artikel 4, 1, 3, WVP). A. FINALITEITEN 4. In 2005 ontwikkelde de aanvrager een jeugdmonitor. Dit is een geheel van basisindicatoren die belangrijke veranderingen in de ontwikkeling, levensomstandigheden, de leefwereld en de activiteiten van de jongeren documenteert. Sinds 2008 wordt de jeugdmonitor uitgetest door middel van een postenenquête op een onderzoekspopulatie van jongeren en jongvolwassen tussen de 14 en 25 jaar en 12 tot en met 30 jaar. 5. De huidige aanvraag beoogt een vrijwel identieke bevraging, waarbij de doelgroep personen tussen de leeftijd van 10 tot en met 25 jaar zijn. De minimum leeftijd ligt twee 2 jaar lager dan de vorige onderzoeken. Tevens zal er sterker gefocust op de ontwikkeling van de genderidentiteit. Daarom zullen een aantal aparte vragen ontwikkeld worden voor jongens en meisjes. Daarnaast wenst

3 Beraadslaging RR 56/2017-3/8 de aanvrager de gegevens ook te gebruiken om later te kunnen koppelen met administratieve data en voor longitudinale opvolging. 6. Het onderzoek zal gebeuren aan de hand van enquêteformulieren die de uitgelote personen ingevuld terugsturen en bijgevolg instemmen om hun medewerking te verlenen aan het onderzoek (artikel 5, eerste lid, a), WVP). Voor de minderjarige leeftijdsgroep zal de uitnodigingsbrief geadresseerd worden aan de ouders, zodat zij toestemming kunnen geven voor deelname aan de enquête. 7. Het Comité is van oordeel dat de hierboven vermelde en nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. B. PROPRORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens 8. De aanvrager wenst onder de vorm van een toevalstreekproef, die 8000 jongeren omvat tussen de 10 en 25 jaar en woonachtig zijn in het Vlaamse Gewest, de mededeling te bekomen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 3 en 5, WRR, namelijk: - de naam en voornamen - de geboortedatum - het geslacht - de hoofdverblijfplaats. 9. De aanvrager argumenteert dat de geboortedatum van belang is om te kunnen nagaan of de jongeren reeds een eerste maal hebben gestemd (politieke participatie), zodat deze vraag niet afzonderlijk aan hen moet worden voorgelegd. Daarnaast is de geboortedatum relevant om te bepalen of de persoon ouder is dan 16 of 18 jaar op het ogenblik van de bevraging. Deze informatie is van belang in het kader van de vragen naar de vrijetijdsbesteding en andere vragen omtrent de levensomstandigheden en gedragingen van jongeren, die opgesplitst worden naargelang de gevraagde leeftijdscategorie. 10. De mededeling van het geslacht is relevant met het oog op het onderzoek naar de ontwikkeling van de genderidentiteit. 11. De hoofdverblijfplaats is van belang om, enerzijds, een evenwichtige geografische spreiding van de respondenten te realiseren en, anderzijds, om de uitgelote personen aan te schrijven.

4 Beraadslaging RR 56/2017-4/8 12. Het Comité oordeelt dat de mededeling van de naam, voornamen, geboortedatum, geslacht, de hoofdverblijfplaats, toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). B.2. Ten overstaan van de wijze van bevraging 13. Aangezien het hier een schriftelijke enquête betreft zal de contactbrief, het enquêteformulier en de herinneringsbrieven door de diensten van het Rijksregister worden verstuurd, conform het advies uit eigenbeweging nr. 27/2008 van 3 september 2008 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna de Commissie) en het identieke addendum bij het vademecum voor de onderzoeker dat door de Commissie is uitgebracht Op de enveloppe waarmee het enquêteformulier kan worden teruggestuurd zal een code staan die door de diensten van het Rijksregister kan worden gelinkt aan een welbepaalde persoon zodat er alleen herinneringsbrieven worden verstuurd aan personen die het enquêteformulier nog niet terugstuurden. Rekening houdend hiermee moeten de gegevens die de aanvrager verkrijgt, artikel bestempeld worden als gecodeerde gegevens (artikel 1, 3, van het koninklijk besluit van 13 februari ), en dus niet als anonieme gegevens. 15. Op basis van de geboortedatum kunnen de diensten van het Rijksregister de door de aanvrager verstrekte gedifferentieerde vragenlijsten versturen. In het onderzoek wordt namelijk onderscheid gemaakt tussen een kind-monitor voor de leeftijdsgroep van 10 tot 13-jarigen en een jeugd-monitor voor 14 tot 25-jarigen. 16. Voor wat betreft de geboortedatum, geslacht en hoofdverblijfplaats, zal het Rijksregister aan de aanvrager wel een beschrijvend overzicht meedelen houdende leeftijdsverdeling en geslachtsverdeling van de uitgelote personen per provincie, zodat de aanvrager eventueel conclusies kan trekken met betrekking tot de non-respons en de representativiteit in functie van leeftijd, geslacht en locatie. 17. Aan deze vaststellingen zijn een aantal gevolgen verbonden, namelijk: dat de aanvrager geen consulent inzake informatieveiligheid, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR moet aanstellen, vermits hem rechtstreeks, noch onrechtstreeks informatiegegevens uit het Rijksregister worden meegedeeld; 1 Code waartoe de verkrijgers van het Rijksregister zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht. 2 Koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

5 Beraadslaging RR 56/2017-5/8 dat de aanvrager geen lijst, zoals voorgeschreven door artikel 12, 2, WRR moet bijhouden van de personen die mededeling van de informatiegegevens uit het Rijksregister zullen krijgen; zoals uit punt 14 blijkt, zal de aanvrager gecodeerde gegevens verzamelen; het is dan ook belangrijk dat hij erover waakt dat geen handelingen worden gesteld die het gecodeerd karakter op de helling zetten. 18. De aanvrager bezorgde de begeleidende brief. Het Comité stelt vast dat de begeleidende brief de volgende vermeldingen bevat: de naam van de verantwoordelijke voor het onderzoek het doel van het onderzoek en de vermelding dat de medewerking niet verplicht is; dat (niet-)deelname geen nadelige gevolgen kan hebben; en in het bijzonder de contactpersoon verbonden aan het onderzoeksteam; hoe de antwoorden zullen worden behandeld. 19. Het Comité herinnert eraan dat de begeleidende brief ook moet aangevuld worden met de volgende elementen: het adres van de verantwoordelijke voor het onderzoek; een duidelijke vermelding dat het schrijven niet door de onderzoekers werd verstuurd, maar door de diensten van het Rijksregister omdat de namen en adressen van de uitgelote personen niet werden meegedeeld aan de onderzoekers teneinde de privacy van diegenen die aan het onderzoek meewerken te verzekeren; de vermelding dat dat de enquête moet teruggestuurd worden aan de onderzoekers zonder vermelding van de naam en adres op het enquêteformulier en zonder vermelding van de afzender op de briefomslag. Aanvulling kan bijvoorbeeld gebeuren in de vorm van een rubriek vaak gestelde vragen op de keerzijde van de begeleidende brief. 20. Het Comité neemt er akte van dat de aanvrager een ondertekend engagement heeft overgemaakt, waarin hij verklaart de Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht te zullen respecteren.

6 Beraadslaging RR 56/2017-6/8 B.3. Ten overstaan van het gebruik van het Rijksregisternummer 21. De aanvrager wenst het gecodeerd Rijksregisternummer te gebruiken om in 2023 een koppeling te maken met gegevens in de leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED) en longitudinale opvolging, voor zover de respondenten hebben ingestemd met deze aanvullende onderzoeken. 22. Concreet zal het Rijksregister aan alle respondenten een code toekennen en deze code aan de aanvrager doorgeven. Het Rijksregister zal de codesleutel zelf bewaren. De aanvrager zal dan de codenummers doorgeven van de respondenten die instemmen met een opvolging van hun leefwereld. Op basis van het Rijksregisternummer zal het Rijksregister dan de gegevens die overeenstemmen met de code overhandigen. 23. Het Comité stelt vast dat het maken van de koppeling met de LED en de longitudinale opvolging afhankelijk is van het hernieuwen van de beheersovereenkomst aangezien de huidige beheersovereenkomst begon op van 1 januari 2016 en eindigt op 31 december Het Comité is dan ook van oordeel dat indien de beheersovereenkomst tussen de aanvrager en de Vlaamse Gemeenschap na 2020 niet wordt verdergezet, de code door het Rijksregister moet vernietigd worden, zodat de gegevens niet meer aan de aanvrager kunnen overhandigd worden. 25. Het Comité oordeelt dat het gebruik van het Rijksregisternummer, in het licht van de opgegeven doeleinden, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.4. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 26. De aanvrager wenst een eenmalige mededeling te bekomen van in totaal 8000 personen zodat hen een uitnodiging om deel te nemen aan het onderzoek en een enquêteformulier kunnen worden toegestuurd. Gelet op de wijze waarop het onderzoek georganiseerd wordt, oordeelt het Comité dat een eenmalige mededeling gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). 27. Het veldwerk voor het uitvoeren van de enquête, inclusief het versturen van de nodige herinneringen, is gepland vanaf begin maart Het Comité vestigt er de aandacht op dat de aanvrager evenwel geen zicht heeft op de beschikbaarheid van de diensten van het Rijksregister om de steekproef te trekken en vervolgens de opvolging te verzekeren. 28. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtigingsduur van 1 jaar vanaf het verlenen van de machtiging moet volstaan om de aanvrager in staat te stellen zijn doeleinde te realiseren (artikel 4, 1, 3, WVP).

7 Beraadslaging RR 56/2017-7/8 29. Het Comité stelt vast dat de aanvrager de code en het Rijksregisternummer voor een langere termijn wenst te bewaren, en dit met het oog op het gebruiken voor latere koppelingen en een longitudinale opvolging. Het Comité is van oordeel dat een machtiging voor de duur de beheersovereenkomst volstaat. B.5. Ten overstaan van de bewaartermijn 30. De informatiegegevens worden eenmalig opgevraagd en zullen vervolgens voor de duur van het veldwerk en de periode gedurende dewelke er eventueel nog herinneringsbrieven kunnen worden verstuurd door het Rijksregister worden bewaard. Na afloop van de laatste verrichting van het Rijksregister ten behoeve van de aanvrager, zal de eerstgenoemde de steekproef vernietigen (ten laatste 1 jaar na de machtigingsdatum). 31. De informatiegegevens die door de aanvrager werden verzameld en de gecodeerde gegevens van de steekproef worden eveneens na afloop van de laatste verrichting door het Rijksregister vernietigd. 32. Het Comité oordeelt dat deze bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5, WVP. 33. Wat betreft de code en het Rijksregisternummer wenst de aanvrager deze voor langere duur te kunnen bewaren met het oog op koppeling met de LED en longitudinale opvolging. Het Comité is van oordeel dat de code en het Rijksregisternummer kunnen bewaard worden voor de duur van de huidige beheersovereenkomst. 34. Het Comité oordeelt dat deze bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5, WVP. B.6. Intern gebruik/mededeling aan derden 35. Volgens de aanvrager worden de gegevens enkel intern gebruikt. Het Comité neemt hiervan akte.

8 Beraadslaging RR 56/2017-8/8 C. AANGIFTEPLICHT 36. Het Comité vestigt er de aandacht op dat de aanvrager, voordat met de enquêtes wordt aangevat, moet waken over de naleving van artikel 17 WVP (aangifte) en de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP. OM DEZE REDENEN Het Comité 1 machtigt de Vrije Universiteit Brussel, Faculteit Economische, Sociale en Politieke Wetenschappen, Vakgroep Sociologie, Onderzoeksgroep TOR, om voor het doeleinde vermeld onder punt A, onder de vorm van een toevalsteekproef die 8000 personen omvat tussen de 10 tot en met 25 jaar en die woonachtig zijn in het Vlaamse Gewest en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging, een eenmalige mededeling te krijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet geboorteplaats), 3 en 5 (de hoofdverblijfplaats), WRR en daarbij het Rijksregisternummer te gebruiken; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid) de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst betreffende de informatieveiligheid stuurt, deze laatste die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon