WIS TALENT MANAGER HANDLEIDING TEAMLEIDER WIS Services B.V. verbinden en versnellen Bezoekadres Stavorenweg 4 2803 PT Gouda Correspondentie Postbus 309 2800 AH Gouda Versie: WIS Talent Manager 4.3 Publicatie: December-2015 T. (+31) 182 680 260 F. (+31) 182 680 266 info@wis.nl www.wis.nl Inhoudsopgave 1. Inloggen... 2 2. Mijn Team... 2 3. Individuele teamleden bekijken... 4 4. Een activiteit toevoegen... 7 5. Het toewijzen van een activiteit... 11 6. Het behandelen van een aanvraag... 12 7. Het afmelden voor een activiteit... 13 8. Zoeken naar activiteiten... 14 9. Rapportage... 15 PAGINA 1/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
1. INLOGGEN Om in te loggen in uw Talent Manager omgeving, surft u naar de betreffende domeinnaam van uw organisatie. U logt in met uw persoonlijke inloggegevens. Let op: indien u buiten de functie van teamleider ook opleider, deelnemer of beheerder bent, komt u altijd binnen op de startpagina voor deelnemers. Selecteer dan via het dropdown menu rechts bovenin het scherm de rol van teamleider. 2. MIJN TEAM Zodra u bent ingelogd ziet u het onderstaande scherm. U komt binnen onder het tabblad Mijn Team. a b e c f d PAGINA 2/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
Bovenin ziet u het balkje met de gezamenlijke uren die uw teamleden te besteden hebben aan opleidingsuren (a). Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen gemaakte, geplande en beschikbare uren. Links ziet u het kopje Nieuwe aanvragen (b) Hier staan alle aanvragen voor Talent Manager activiteiten van uw teamleden. Wanneer u op een activiteit klikt, krijgt u alle informatie van de betreffende activiteit te zien, de teamleden van wie deelname is goedgekeurd en de teamleden die wachten op uw goedkeuring van hun deelname. Onder Nieuwe aanvragen vindt u het kopje Persoonlijke activiteiten afhandelen (c) Hier kunt u activiteiten die teamleden persoonlijk hebben ingediend goedkeuren of afwijzen. Daarnaast is het ook mogelijk om iemand na goedkeuring toch weer af te melden voor een bepaalde activiteit. Meer over goedkeuren, afwijzen en afmelden vindt u verderop in deze handleiding. Wanneer u een (persoonlijk) activiteit heeft geselecteerd kunt u door op het button met de pijl naar links (hiernaast getoond), terugkeren naar de overzichtspagina. Tenslotte vindt u in de linker kolom Afmeldingsverzoeken (d) Zodra een personeelslid zich heeft afgemeld voor een activiteit ziet u deze hier verschijnen. Zodra u op dit verzoek klikt wordt u de reden van afmelding (wanneer deze is ingevoerd) getoond. Rechts bovenaan zie u het kopje Teamleden (e) Hier staan alle leden van uw team. U kunt er voor kiezen om uw teamleden een e-mail te sturen door op de knop e-mail sturen te klikken. Daarnaast kun u met de knop Toon verzonden e-mails een inzage krijgen in wat het team is toegestuurd. Wanneer u meerdere teams beheert, zult u per team een tabje zien waar de teamleden instaan. Onder teamleden vindt u een kopje Suggesties voor nieuwe activiteiten (f). Een deelnemer heeft de mogelijkheid om zelf een activiteit aan te dragen. Deze moet door u als teamleider worden goedgekeurd. PAGINA 3/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
3. INDIVIDUELE TEAMLEDEN BEKIJKEN Indien u één van de teamleden aanklikt, kunt u de specifieke informatie voor deze persoon inzien. Een voorbeeld hoe het er voor een persoon uit kan zien ziet u op onderstaande afbeelding. Kortweg vindt u hier de volgende zaken: -Afgeronde activiteiten -Geplande activiteiten -Interessante activiteiten -Overige activiteiten -Expertisekaart -Uren overzicht -Portfolio (met de mogelijkheid deze te exporteren) PAGINA 4/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
Op de volgende pagina wordt per onderdeel een korte uitleg gegeven. Hier kunt u alles vinden wat met goed gevolg is afgerond. Deze afgeronde activiteiten worden per leerjaar aan u getoond. Door op een activiteit te klikken kunt u de details van de activiteit bekijken en eventueel een certificaat downloaden. Daarnaast kunt u selecteren op persoonlijke activiteiten of activiteiten die in het lerarenregister zijn opgenomen. Hier kunt u alle activiteiten vinden die gepland staan. Deze kunnen al zijn goedgekeurd of zij wachten nog op goedkeuring. Ook hier kunt u selecteren op persoonlijke activiteiten en activiteiten die in het lerarenregister zijn opgenomen. Hier vindt u alle activiteiten die door uw medewerker als interessant zijn aangemerkt maar die nog niet zijn aangevraagd. PAGINA 5/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
Hier vindt u alle activiteiten die niet onder eerder genoemde kopjes vallen en dus als overig worden gemarkeerd. Deze activiteiten kunnen bijvoorbeeld niet afgerond zijn, de aanvraag is afgewezen of de activiteit is geannuleerd. Bovenaan de persoonlijke pagina vindt u de expertisekaart. Een medewerker heeft de mogelijkheid om expertises toe te voegen. Hier kunt u bijvoorbeeld op zoeken wanneer u iemand nodig heeft met een bepaalde expertise. Onder de Expertisekaart vindt u de uren balk. Deze balk geeft u een overzicht van de urenbesteding van het betreffende teamlid. Tenslotte is het mogelijk om een portfolio van een teamlid in te zien en te exporteren. U klikt hiervoor op de knop Portfolio exporteren. U krijgt direct een overzicht te zien van de activiteiten die op dit portfolio staan. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om deze af te drukken. PAGINA 6/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
4. EEN ACTIVITEIT TOEVOEGEN Naast het zoeken binnen het aanbod (zie hoofdstuk 8), kunt u ook nieuwe activiteiten toevoegen aan het aanbod. U klikt hiervoor op Activiteit toevoegen (a) en vervolgens verschijnt de volgende pagina: a Hier kunt u kiezen om een losse activiteit toe te voegen, of in één keer meerdere activiteiten door middel van het inlezen van een csv-bestand. Wanneer u kiest voor een enkele activiteit, verschijnt de pagina waarop u de activiteit gegevens kunt invullen. PAGINA 7/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
Algemene informatie Zodra u op de bovenstaande pagina komt, vult u allereerst de titel van de betreffende activiteit in. Velden met een * zijn verplicht. Na het invullen van de titel zijn de volgende velden beschikbaar bij het toevoegen van een nieuwe activiteit: Cursusafbeelding Niet verplicht herkenbaar item dat past bij uw activiteit. Lerarenregister Hier kunt u een registratienummer uit het lerarenregister meegeven. Opleider* Kies de opleider die betrekking heeft tot deze activiteit. Andere opleiders Eventueel kunt u meerdere opleiders toevoegen aan de activiteit. Instituut* Selecteer het instituut dat de activiteit verzorgt.instituut gegevens weergeven U kunt ervoor kiezen om de gegevens van het instituut weer te geven bij de betreffende activiteit. Inschrijving goedkeuren Wanneer deelnemers zich inschrijven, dient uzelf deze inschrijving eerst goed te keuren voordat deze deelnemer daadwerkelijk mag deelnemen aan de activiteit. Als u dit uitvinkt is de deelnemer gelijk goedgekeurd. Activiteit publiceren Wanneer u dit aanvinkt zal de activiteit zodra u opslaat, direct te zien zijn voor deelnemers en teamleiders. PAGINA 8/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
Minimaal aantal deelnemers* Vul hier een getal in waarmee u het minimum aantal deelnemers weergeeft. Maximum aantal deelnemers* Vul hier een getal in waarmee u een maximum stelt aan het aantal deelnemers. Uiterlijke inschrijfdatum Door een datum in te vullen, stelt u een deadline in voor het inschrijven voor deze activiteit. Wanneer u dit veld leeg laat, zal de status van deze activiteit op beschikbaar blijven staan. Studielast in uren* Vul hier het aantal uren studielast in door middel van het invullen van een getal. Praktische informatie Hier heeft u de mogelijkheid om extra informatie te verschaffen over de betreffende activiteit. Systeemtype activiteit* Selecteer of het hier gaat om een regulier- of een conferentie aanbod. Toon certificaat Zodra een deelnemer een activiteit heeft afgerond wordt er een certificaat getoond. Certificaat Wanneer u bij het bovenstaande kopje heeft aangevinkt dat het certificaat getoond wordt, kunt u hier het certificaat selecteren dat u wilt tonen. Toon activiteit voor geregistreerde gebruikers De activiteit wordt ook getoond voor de geregistreerde gebruiker. Uitgelicht Onder het kopje uitgelicht verschijnt een vak waarin u de korte beschrijving die u moet toevoegen wanneer u Uitgelicht aanvinkt. Deze wordt dan onder uitgelicht getoond op de homepage. Wachtrij Zodra de activiteit is volgeboekt kan een deelnemer zich nog inschrijven voor een wachtrij. PAGINA 9/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
Vrije velden Bij het aanmaken van een vrij veld kunt u een sleutel en een waarde opgeven. U kunt eigen velden aanmaken en deze gebruiken in je notificatie met #cursus.attributes.sleutel#. Als de sleutel niet bestaat wordt er ook niets getoond, (het is dus niet nodig om al de activiteiten van dit vrije veld te voorzien). Labels U kunt de activiteit op verschillende onderdelen labelen. In het onderstaande rijtje worden enkele voorbeelden van onderdelen en labels genoemd. Categorie (bijv. Rekenen of Hoogbegaafdheid) Competentie (bijv. Organisatorisch of Pedagogisch) Locatie (bijv. Hoofdgebouw of Congrescentrum) Type* (Opleiding of training) Bijeenkomsten a Onder het kopje Bijeenkomsten plaatst u alle informatie met betrekking tot de bijeenkomsten van de activiteit. Allereerst klikt u op Bijeenkomst toevoegen (a) en een rij verschijnt. Een rij bestaat uit de volgende kolommen: Bijeenkomst* Hier vult u de titel in van de bijeenkomst. Datum Hier vult u een datum in. Wanneer u op het veld klikt wordt een pop-up getoond met datum. U kunt hier een datumveld kiezen door op de gewenste datum te klikken. Aanvang Hier vult u de begintijd in, bestaande uit de uren en minuten. Eindtijd Hier vult u de eindtijd in, bestaande uit de uren en minuten. Locatie* Per bijeenkomst kan de locatie verschillen. Het is daarom belangrijk dat u per bijeenkomst de locatie selecteert. Lokaal U kunt hier invullen in welk lokaal de bijeenkomst plaatsvindt. X Verwijderknop voor de rij. Bijlagen Hier kunt u een bijlage uploaden die u voorziet van een omschrijving. Ook deze is weer te verwijderen door te klikken op de X. Doelgroep, Leerdoelen, Inhoud & Opzet en Toelichting Een aantal vrije velden waarin u meer informatie kunt verschaffen over de genoemde kopjes. Deze velden zijn niet verplicht en worden niet getoond wanneer deze niet zijn ingevuld. PAGINA 10/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
5. HET TOEWIJZEN VAN EEN ACTIVITEIT Het is ook mogelijk om aan leden van uw team activiteiten toe te wijzen. Het inschrijven gaat dan niet op initiatief van de medewerker maar op die van de teamleider. In het scherm ziet u bovenin de knop academie aanbod. Klik daarop en u krijg onderstaand scherm te zien met daarin het actuele aanbod van de academie (let op: conferentie aanbod wordt niet weergegeven!) Nu kiest u de activiteit die u wilt toewijzen. In dit voorbeeld is dit Omgaan met verschillen U klikt op de knop Toewijzen PAGINA 11/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
Zodra u op de knop heeft geklikt verschijnt er de volgende pop-up: Via het dropdown menu naast selecteer de status van de cursus voor de gebruiker: kunt u vier verschillende statussen toewijzen aan uw teamleden. - Interessant - Wacht op goedkeuring - Deelname goedgekeurd - Afgerond In de praktijk zult u met name de knop Deelname goedgekeurd gebruiken. Nadat u deze status heeft geselecteerd kunt u teamleden die beschikbaar zijn toewijzen voor de activiteit. U klikt hiervoor op de betreffende persoon en vervolgens op het pijltje naar rechts. De personen komen nu onder het kopje Toe te wijzen te staan. Vervolgens klikt u op opslaan en afhankelijk van de instellingen van de Talent Manager ontvangt uw teamlid nu een bericht dat hij/zij is ingeschreven voor deze activiteit. 6. HET BEHANDELEN VAN EEN AANVRAAG De aanvragen die u links op uw dashboard binnenkrijgt kunt u goedkeuren of afwijzen. Nadat u op een activiteit heeft geklikt krijgt u het volgende scherm te zien. U vindt hier de knoppen Goedkeuren en Afwijzen. Indien u de aanvraag goedkeurt, veranderd de status van de aanvraag in goedgekeurd en wordt de nu gele balk groen van kleur. Indien u de aanvraag afwijst krijgt u een pop-up waarin de afwijzing voor deze persoon moet bevestigen. Zodra u de afwijzing heeft bevestigd verkleurt de nu gele balk naar rood. PAGINA 12/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
7. HET AFMELDEN VOOR EEN ACTIVITEIT Soms kan het voorkomen dat één van uw teamleden zich wil afmelden voor een activiteit wanneer deze al is goedgekeurd. Klik dan uw teamlid aan, kies de geplande activiteit en klik op de knop afmelden. U krijgt nu een pop-up melding te zien waarin u gevraagd wordt een toelichting te geven op de gemaakte keuze. Zodra u op bevestigen klikt krijgt u het volgende scherm te zien: Indien u niet wilt dat deze activiteit zichtbaar blijft in de historie kunt u klikken op de knop verwijderen. De activiteit zal dan weer gewoon te zien zijn als een beschikbare cursus en de reden van afmelding wordt niet meer bewaard. PAGINA 13/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
8. ZOEKEN NAAR ACTIVITEITEN Onder de knop aanbod treft u alle activiteiten aan die voor uw organisatie beschikbaar zijn. Door middel van de verschillende filters kunt u deze selectie verfijnen om de juiste activiteiten boven water te krijgen. U kunt hiervoor selecteren op de volgende filters (standaard). De beheerder heeft de mogelijkheid om deze labelgroepen toe te voegen, aan te passen en te verwijderen. Standaard zijn de volgende labelgroepen beschikbaar: -Categorie (Bijv. Didactiek, Hulpverlening en ICT) -Competentie (Bijv. Interpersoonlijk, Organisatorisch en Pedagogisch) -Locatie (Bijv. Extern, plaats X en plaats Y) -Type (Bijv. Cursus, Kennisbijeenkomst en Workshop) -Vaardigheden (Bijv. Creativiteit, MS Excel en Digitale geletterdheid Daarnaast is het mogelijk om te zoeken naar activiteiten in het archief of doormiddel van een zoek veld (a). Voor de weergave kunt u kiezen of u op agenda of op lijst (b) de activiteiten wilt tonen. Vervolgens kunt u nog kiezen om activiteiten uit het archief (c) te tonen. a c b PAGINA 14/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS
9. RAPPORTAGE De laatste menu knop Rapportage brengt verschillende zaken voor u beter in beeld. U kunt gebruik maken van de volgende rapportages: Openstaande aanvragen van teamleiders; Overzicht activiteiten; Overzicht teams; a b Bij het maken van een rapportage kunt u gebruik maken van verschillende filters (a). Daarnaast vindt u onderaan de pagina verschillende actieknoppen. Zo kunt u het rapport printen, mailen, exporteren. (b) PAGINA 15/15 HANDLEIDING WIS TALENT MANAGER VOOR TEAMLEIDERS