Projectvoorstel Project Dementie subregio Breda Documentbeheer Cluster/dienst Annevillegroep Datum 17 juli 2007 Opdrachtgever K.Mulder Versie 7 Projectmanager C.van Hulten Status Definitief Projectnummer 700 Distributie lijst Aspirant-deelnemers: Amphia Ziekenhuis Oranjehaeve/Aeneas/Ypelaar Elisabeth Surplus Huispitaal Mark en Maasmond Thuiszorg Breda GGZ regio Breda Huisartsenkring West-Brabant KNMP afdeling West-Brabant Zorgbelang West-Brabant Geriatrisch Netwerk RGF Zuid-West Nederland Amarant Bestandsnaam N:\Project Dementie\Projectstukken\0707 17 projectvoorstel dementie7.doc Projectgroep Stuurgroep K. Mulder, zorggroepmanager Mark en Maasmond (voorzitter) K. Willemen, divisiemanager interne geneeskunde Amphia Ziekenhuis
Project: Dementie stadsgewest Breda versie nummer 5 Status: definitief Auteur: I.Verkuylen Datum: 5 februari 2007 K. Theeuwes, verpleeghuisarts Oranjehaeve/Aeneas/Ypelaar M. Hodes, manager zorg verpleeghuis Elisabeth Mevrouw T. Schilder, directeur verzorgingshuis de Werve mevrouw A. Janssen, regiomanager Thuiszorg Breda E. Stevens, bestuurssecretaris Huisartsenkring West- Brabant Vertegenwoordiger Zorgbelang / Alzheimerstichting (adviesrol) (nader te bepalen) T. de Bruyn, divisiemanager psychiatrie Amphia ziekenhuis (meeleesrol) Mevrouw S. Peters, beleidsadviseur Thuiszorg de Markenlanden (GGZ) (Amarant) (RGF Zuid-West Nederland) Datum Versie Wijzigingen 08-08-2006 A6.06.002 n.a.v. overleg dhr. P. Smittenaar meer nadruk op inventariseren van het probleem 22-08-2006 A6.06.003 n.a.v. overleg intake NIZW 07-11-2006 A6.06.004 n.a.v. overleg coördinatiegroep en werksessie dementie 05-02-2007 5 Geactualiseerd en vastgesteld door DB 25-05-2007 6 Aanvullingen in stuurgroep; aanpassing planning 17-7-2007 7 Aanvulling projectmanagement Land van Heusden en Altena 2 / 13
1 PROJECTACHTERGROND...4 1.1 ACHTERGROND...4 2 PROJECTDEFINITIE...5 2.1 PROJECTDOELSTELLINGEN...5 2.2 BEREIK...5 2.3 RESULTATEN...6 2.4 VOORWAARDEN...6 2.5 BEPERKINGEN M.B.T. TIJD EN GELD...6 2.6 RELATIES MET ANDERE PROJECTEN/AKTIVITEITEN...7 3 BUSINESS CASE...8 3.1 OUTLINE BUSINESS CASE...8 4 KWALITEITSVERWACHTINGEN KLANT EN ACCEPTATIECRITERIA...9 4.1 KWALITEITSVERWACHTINGEN... 4.2 ACCEPTATIECRITERIA... 5 ORGANISATIESTRUCTUUR...11 6 AANPAK...12 7 REEDS BEKENDE RISICO S...13 3
Project: Dementie subregio Breda versie nummer 7 Status: definitief 1 Projectachtergrond 1.1 Achtergrond In 2002 is door de Gezondheidsraad berekend dat er een forse groei naar 300.000 dementerenden in 2030 in Nederland te verwachten is. Mensen met dementie lopen doorgaans op tegen een combinatie van problemen op cognitief, sociaal en praktisch gebied. De oplossingen liggen op het terrein van thuiszorgorganisaties, verpleeg- en verzorgingshuizen, medici, maar ook op terreinen als wonen en welzijn. In de regio West-Brabant heeft het Brabants Ondersteuningsinstituut Zorg (BOZ) becijferd dat in 2030 in de subregio Breda (stad Breda, Alphen-Chaam en Baarle-Nassau) 3529 dementerenden woonachtig zullen zijn. Dat is een toename van 160% ten opzicht van het jaar 2000. Voor de capaciteit betekent dat, dat er voor 1146 dementerenden (dit is inclusief de mensen bij wie de diagnose nog niet is vastgesteld) in 2010 intramurale voorzieningen psychogeriatrie noodzakelijk zijn. Daar komen dan nog extramurale zorgvoorzieningen bij. In 2003 is vanuit een vertegenwoordiging van zorgvragers en mantelzorgers een samenwerkingsproject gestart met de probleemstelling: Wat is de psychogeriatrische vraag in de subregio Breda? Hieruit is duidelijk geworden welke producten de doelgroep wenst, welke gemist worden en welke wensen de doelgroep heeft voor het verbeteren van het bestaande aanbod. De participanten hebben daaruit zes prioriteiten benoemd: 1. zo vertrouwd en huiselijk wonen. Kleinschalige groepswoningen 2. deskundigheidsbevordering voor hulpverleners 3. omgaan met dementie voor familieleden 4. dementieconsulent 5. logeerhuis- en mogelijkheden 6. respijtzorg in de thuissituatie De subregio Breda wil graag verder met het uitwerken van een van de prioriteiten uit het onderzoek van 2004. Kern van het project zal daarom zijn het samenbrengen van bestaande initiatieven en ontdekken en invullen van mogelijke ontbrekende voorzieningen, zodat een samenhangend aanbod ontstaat. Het project in de subregio wordt hiermee een pilotproject dat dient als ervaringsplaats. Tussentijdse resultaten en opgedane ervaringen kunnen gebruikt worden als materiaal voor andere regio s om in een andere lokale situatie een dergelijk project te starten. In dit pilotproject vindt bovendien afstemming plaats met het project in Oosterhout/Geertruidenberg, waar men volgens de LDP-methodiek het thema dementie uitwerkt, om hun tussentijdse resultaten te gebruiken als input voor subregio Breda. 4 / 13
2 Projectdefinitie 2.1 Projectdoelstellingen Aan het einde van het project bestaat er een zodanige samenhang in de zorgketen dat er voor dementerenden en hun naasten 1 een passend en naadloos sluitend zorgaanbod is waarvoor geen wachtlijst bestaat. Om dit te bereiken zijn de volgende subdoelstellingen geformuleerd Subdoel 1 Er is een overzicht van alle organisaties die zich inzetten voor de zorg aan dementerende en hun naasten in de subregio Breda, Alphen/Chaam en Baarle-Nassau met korte inhoud van wat ze doen, zodat cliënten en hun naasten zo snel als mogelijk is weten, welke zorg er in de regio beschikbaar is, passend bij hun probleem. Subdoel 2 Er is een gezamenlijke visie op de zorg aan dementeren en diens naaste geformuleerd: hoe doen we het meest optimale waarbij de kennis en vaardigheden van de professional optimaal worden benut. Hierbij gaat het erom dat: Cliënten en hun naasten worden vanaf het begin op deskundige wijze begeleid en geïnformeerd Betrokken zorgverleners zijn deskundig op het gebied van dementie, kennen de sociale kaart en verwijzen vroegtijdig door naar andere zorgverleners, waarbij zij zorgen voor een optimale overdracht. Subdoel 3 Er is een voorportaal tot de zorg, waar cliënten en hun naasten met hun zorgwensen en problemen terecht kunnen, waar voegsignalering en diagnostiek plaats vindt en van waaruit eventuele vervolgacties naar schakels in de keten plaatsvinden. 2.2 Bereik Dit project heeft betrekking op de cliënten en hun naasten in het werkgebied van de volgende zorgaanbieders, voor zover het de gemeenten Breda, Alphen/Chaam en Baarle- Nassau betreft. Amphia Ziekenhuis Verpleeghuizen - Oranjehaeve/Aeneas - Zorg- en behandelcentrum Elisabeth Thuiszorg: - Huispitaal - Thuiszorg Mark en Maasmond - Thuiszorg Breda 1 Onder naaste wordt verstaan: familie maar ook mantelzorger 5 / 13
Project: Dementie subregio Breda versie nummer 7 Status: definitief - Surplus GGZ regio Breda Huisartsenkring Geriatrisch netwerk Tevens werken zo mogelijk aan het project mee: Zorgbelang West-Brabant, Alzheimer Stichting, Steunpunt mantelzorg Breda, SOB, SVT Informele zorg West-Brabant, verzorgingshuizen uit deze subregio, eerstelijns fysiotherapeuten, KNMP afdeling West- Brabant en de gemeente Breda (loket Wegwijs). 2.3 Resultaten 1. een sociale kaart van voorzieningen voor dementerenden in de subregio Breda waarmee hulpverleners alsook cliënten met hun naasten de zorgwens en -behoefte kunnen bepalen. 2. Er is een zorgprogramma ontwikkeld waarin duidelijke werkafspraken zijn gemaakt over welke organisatie wanneer wat doet in het zorgtraject. In dit zorgprogramma is een georganiseerd voorportaal tot de zorg opgenomen zodat er aandacht is voor Vroegsignalering van mogelijke zorgproblemen Vroegdiagnostiek van het ziektebeeld Doorverwijzing naar de volgende schakel in de keten 3. een netwerk van contactpersonen van relevante organisaties, waar ze kennis en informatie uitwisselen. 2.4 Voorwaarden 1. De implementatie van de diverse resultaten van dit project bij de deelnemers is de verantwoordelijkheid van desbetreffende zorgaanbieder zelf. 2. De inzet van de leden van de projectstuurgroep en de projectteams (tijd, reiskosten, administratiekosten) komt voor rekening van de zorgaanbieder die deze leden afvaardigt. 2.5 Beperkingen m.b.t. tijd en geld 1. personele inzet Projectmanager: 0,66 fte gedurende 2 jaar (waarna ook de andere regio s betrokken gaan worden) Secretariële ondersteuning 0,2 fte gedurende 2 jaar Leden projectstuurgroep 4 uur per maand gedurende 2 jaar Leden projectteams maximaal 2 uur per week gedurende 2 jaar 2. Projectbudget vanaf 2007: 1000 voor de startbijeenkomst 3. Eventuele kosten voor de training Prince 2 projectmanagement voor de projectmanager komen voor rekening van het Amphia Ziekenhuis. 6 / 13
4. Onderzocht zal worden in hoeverre de provincie Noord-Brabant en/of gemeenten in het werkgebied voor een financiële bijdrage kunnen zorgen. 2.6 Relaties met andere projecten en activiteiten Het project is een pilot, omdat er een duidelijke wens is vanuit de Annevillegroepleden door te gaan met het realiseren van samenhang in de zorg voor dementerenden. Indien deze werkwijze succesvol is, kunnen verder in de regio van de Annevillegroep vergelijkbare activiteiten worden uitgevoerd. Met het oog op deze olievlek-methode is de inzet van de projectmanager bepaald. Momenteel is in Oosterhout een project volgens het LDP gestart. De fase van een eerste verkenning onder mantelzorgers van dementeren is afgerond en de knelpunten zijn bekend. Deze knelpunten blijken niet wezenlijk te verschillen van de knelpunten die reeds eerder in de subregio Breda zijn geconstateerd. In ieder geval is er nauw contact met het Oosterhoutse project en vindt zoveel mogelijk afstemming plaats. Waar zinvol en mogelijk worden resultaten van het Oosterhoutse project meegenomen in het onderhavige project. De Annevillegroep is benaderd om het projectmanagement te gaan vervullen in het project dementie in het land van Heusden en Altena, dat weliswaar niet formeel binnen het Landelijk Dementie programma valt, maar daar zoveel als mogelijk op lijkt. De Annevillegroep gaat op dit verzoek in; ook bestuurlijk zal deze samenwerking worden verankerd. Er zal een apart projectplan voor dit project worden gemaakt. 7 / 13
Project: Dementie subregio Breda versie nummer 7 Status: definitief 3 Business Case 3.1 Verantwoording Het belang van het project zit in het vinden van oplossingen om de steeds meer toenemende groep dementerenden in de regio gepaste zorg en ondersteuning te bieden. Hierdoor zal de kwaliteit van leven verbeteren bij de dementerenden en hun naasten. Anderzijds draagt dit project bij aan een positieve werkbeleving van de zorgverleners en behandelaars. Het is voor deze werknemers plezierig te zien dat hun activiteiten tegemoet komen aan de wensen van de dementerende en dat zij de naasten kunnen bijstaan in hun weg naar het vinden van een passende oplossing. Met dit project wordt niet alleen ingespeeld op landelijke ontwikkelingen op dit terrein, maar wordt ook beoogd dat de resultaten en ervaringen uit dit project input zijn voor andere subregio s van de Annevillegroep. De baten van project (verhoging van de kwaliteit van leven en geestelijk functioneren alsmede een betere kwaliteit van zorg door samenhang in het zorgaanbod) zijn groter dan de projectkosten. 8 / 13
4 Kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria 4.1 Kwaliteitsverwachtingen 4.1.1 Cliënt en diens naaste Snelle diagnose Adequate ondersteuning, begeleiding en verzorging en behandeling Juiste informatie Contactpersoon 4.1.2 Medewerkers Ruimte voor het inbrengen van ideeën en kennis Eenduidigheid in de richtlijnen, protocollen en afspraken Verbetering van de samenwerking en inhoud van de zorgverlening 4.1.3 Betrokken organisaties Implementeerbare afspraken Consequent nakomen van deze afspraken Inzicht in rechten en plichten en in investeringen en opbrengsten 4.1.4 Algemeen Het project wordt uitgevoerd volgens de Prince 2- methode voor projectmanagement. Er vindt communicatie over dit project plaats met relevante ketenpartners die niet als projectdeelnemer worden aangemerkt De ontwikkeling van de producten van dit project passen binnen de vigerende kwaliteitsmanagementsystemen (NHG-standaard, HKZ enz) Landelijke ontwikkelingen worden in dit project meegenomen (LDP-methodiek) 4.2 Acceptatiecriteria Alle besluiten worden genomen op basis van wetenschappelijke onderbouwing en/of evidence based handelen Alle producten worden zodanig opgeleverd dat ze binnen de lijn geïmplementeerd en daarna geborgd kunnen worden Alle activiteiten moeten lopen volgens de PDCA-cirkel waardoor controle en bijsturing kan plaatsvinden Per projectdoelstelling wordt SMART geformuleerde subdoelstellingen opgesteld 9 / 13
Project: Dementie subregio Breda versie nummer 7 Status: definitief Er is een breed gedragen enthousiasme bij de stuurgroepleden en de projectteams. Bij de vergaderingen is 75% van de deelnemers aanwezig. De leden van de stuurgroep en van de projectteams stellen hun collega s van de eigen instelling en die uit de andere instellingen van hun sector op de hoogte van de voortgang van het project. Indien een opgeleverd product extra kosten met zich meebrengt wordt dit in kaart gebracht. De deelnemers verbinden zich om zich actief en positief op te stellen om eventueel extra budget hiervoor vrij te maken. Alle personele gevolgen worden objectief in kaart gebracht. De deelnemers verbinden zich om zich actief en positief op te stellen om eventueel extra budget hiervoor vrij te maken. Bij alle producten wordt een communicatieplan en voorlichtingsmodule geschreven en uitgevoerd. Specifieke aandacht wordt besteed aan de communicatie met de huisartsen. 10 / 13
5 Organisatiestructuur De projectstuurgroep De projectstuurgroep is eindverantwoordelijk voor het project. De leden beslissen over de voortgang en stellen (namens de Annevillegroep) middelen ter beschikking voor de voortgang van het project. De projectstuurgroep komt op gezette tijden bij elkaar, wanneer er relevante zaken te beslissen zijn. Eventueel kan de projectstuurgroep bij elkaar worden geroepen als problemen zich voordoen waarover beslissingen moeten worden genomen of in het geval de business case gevaar loopt. De leden van de projectstuurgroep hebben mandaat voor het nemen van besluiten die betrekking hebben op de inhoud van het project. In de projectstuurgroep hebben minimaal zitting: Manager namens thuiszorgorganisaties Manager geriatrie Amphia Ziekenhuis Manager psychogeriatrie/ verpleeghuisarts verpleeghuis Vertegenwoordiger Zorgbelang West-Brabant/Alzheimer Stichting (adviesrol) Vertegenwoordiger Steunpunt Mantelzorg Breda/SVT Informele Zorg West-Brabant (adviesrol) De projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor het opleveren van de afgesproken producten, met de afgesproken kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en voor het afgesproken bedrag. De projectmanager verzekert zich ervan dat de opgeleverde producten de verwachte baten mogelijk kunnen maken en stuurt de dagelijkse gang van zaken binnen het project aan binnen de afgesproken grenzen. De projectmanager rapporteert de voortgang aan de projectstuurgroep en in afgeleide vorm aan de ketenmanager. De projectmanager heeft ondersteuning van een managementassistente. De projectteams De projectteams worden aangestuurd door de projectmanager. Deze kan die rol laten vervullen door een teamleider uit het projectteam. Het projectteam draagt zorg voor de projectuitvoering en het opleveren van de producten. Per cluster van producten wordt één projectteam ingesteld. 11 / 13
Project: Dementie subregio Breda versie nummer 7 Status: definitief 6 Aanpak December 2006 Goedkeuring conceptprojectvoorstel door DB i.o. Annevillegroep Januari/juni 2007 Afstemmen met project Oosterhout Aantrekken projectmanager Stuurgroep samenstellen 1 e stuurgroepvergadering Subsidieaanvragen indienen 1 September 2007 Start projectmanager 15 oktober 2007 Plan van aanpak gereed November 2007 Startbijeenkomst 1 juli 2008 Website operationeel 1 november 2008 Gezamenlijke visie op zorg gereed 1 september 2009 (o.a.) Voorportaal tot de zorg operationeel 12 / 13
7 Reeds bekende risico s Risico Consequentie Maatregel Geen deelname huisartsen in werkgroepen Opdrachten werkgroepen zijn onvoldoende helder Vroegdiagnostiek valt buiten scope; draagvlak bij huisartsen ontbreekt; doelstelling deskundige zorgverleners wordt deels niet gehaald Voortgang van project loopt gevaar Trekkersgroep van 5 à7 huisartsen die zorgt voor specifieke communicatie met huisartsen (bezoek hagro s, bijeenkomsten, nieuwsbrieven etc) Heldere uitleg over de werkgroepopdrachten en een regelmatige herhaling/check hiervan 13 / 13