SELECTIEREGLEMENT VOORBEHOUDEN BETREKKING voor personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie in de reguliere of sociale economie Secretaris (M/V) contractuele functie, rang C1 graad medewerker met standplaats Brussel De Vlaamse Landmaatschappij, Afdeling Informatica en GIS Selectienummer 19057 1. Functiecontext De Vlaamse Landmaatschappij, met als missie Samen investeren in de open ruimte, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 680 personeelsleden, verdeeld over de regio s Oost en West, met een vestiging in elke provincie, en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden: creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De secretaris wordt tewerkgesteld in de afdeling Informatica en GIS, een ondersteunende afdeling binnen het hoofdbestuur van de Vlaamse Landmaatschappij te Brussel. De afdeling staat in voor het uitbouwen en in stand houden van de informatietechnologie binnen de Vlaamse Landmaatschappij. De hoofdtaken van de afdeling bestaan uit: het bepalen van de informaticastrategie en technologiekeuzes; het ontwikkelen en exploiteren van applicaties voor alle afdelingen en voor de klanten van VLM; het beheer en onderhoud van netwerk en systemen. 1
De afdeling Informatica & GIS bestaat, naast het secretariaat, uit de diensten Analyse en ontwerp, ICT-architecturen, Operaties en Ontwikkeling en Programma- en Procesbeheer. De secretaris valt onder de verantwoordelijkheid en leiding van het hoofd van de afdeling en zal ook werken voor de dienst Programma- en Procesbeheer. 2. Takenpakket Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Resultaatgebieden Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets,... - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,... - Afspraken maken en noteren Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers (o.a. overheidsopdrachten) helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving - Opvolging van timing en procedurestappen - Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding,,... - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, opstellen van ontwerpdocumenten en tijdig versturen van documenten,... - Voorbereiding van boekhouding - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement (digitaal en analoog) teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Klassement van het hoofd van de afdeling verzorgen - Klasseren van facturen, brieven, rapporten,... - Archiefbeheer - Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap - Verslagen van vergaderingen archiveren - Documenten en informatie op de pc bewaren in een geordend systeem - Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn... - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken 2
Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,... - Statistieken opmaken en verwerken - Persmappen samenstellen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) - De vorming binnen de afdeling coördineren Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,...) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Publiceren van informatie op het internet / DMS - Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo's, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota's, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen,... Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - Fotokopies nemen en verspreiden - Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega's, diensten, chef,...inspringen bij afwezigheid van collega's - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, zorgen voor drank en broodjes,... Onthaal/telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. - Ontvangen en begeleiden van bezoekers - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten - Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn 3
- Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) - Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden - Opvolgen van correspondentie in PC-systeem - Circulatiemappen / signataires verspreiden - Registreren van post van de eigen entiteit 3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarden Op de uiterlijke inschrijvingsdatum, 25 mei 2014, voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt een bijstandsveld W2 of W3, toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap; Of je komt voor onbepaalde duur in aanmerking voor toegang tot een beschutte werkplaats of een Vlaamse ondersteuningspremie op basis van een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding. én Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid (zoals getuigschrift van hoger secundair onderwijs of diploma van secundair onderwijs). Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric. Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Werkervaring Eerdere werkervaring met secretariaatswerk strekt tot aanbeveling. Competenties Technische competenties Je beschikt over een courante informaticakennis (MS Office, internet en e-mail). Je beschikt over een basiskennis overheidsopdrachten of je wilt hierin verder bekwamen Interesse in informaticasystemen en applicaties De standplaats bevindt zich op adres Gulden Vlieslaan 72 te Brussel, en is te bereiken met de trein en de metro. Je bent voldoende mobiel om ter plaatse te geraken. Naast digitale documenten kan je ook papieren documenten raadplegen en behandelen. Je bent in staat te notuleren tijdens vergaderingen. Persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid (niv.1) Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. 4
Voortdurend verbeteren (niv.1) Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. Samenwerken (niv.1) Werkt mee en informeert anderen. Betrouwbaarheid (niv.1) Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. Nauwgezetheid (niv.2) Levert met oog voor detail correct werk af. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niv.1) Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. Plannen (niv.1) Plant eigen werk effectief. Initiatief (niv.1) Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Indien je bijkomende uitleg wenst, kan je contact opnemen met: Annita Stevens tel: 02/543 72 15 - e-mail: annita.stevens@vlm.be 4. Aanbod Het gaat om een contractuele betrekking van onbepaalde duur. Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien in de werkzetel. Verloning gebeurt in de salarisschaal C111 (startsalaris is 1873,79 bruto per maand) en per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 7. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse Overheid: http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ons-aanbod. Je kan ook terecht bij: Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke tel.: 02/543 72 22 - e-mail: personeelsdienst@vlm.be 5
5. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5 Je voldoet aan een formele deelnemingsvoorwaarde; 6 Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan online op de vacature op www.jobpunt.be en dit uiterlijk op zondag 25 mei 2014. Vul ook de bijhorende vragenlijst met vragen rond redelijke aanpassingen in en voeg deze als bijlage toe bij je kandidatuur. Voeg ook een kopie van je attest van de VDAB of het VAPH als bijlage toe waarmee je aantoont in aanmerking te komen voor een voorbehouden betrekking. 7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening Aan de hand van de door jou opgegeven informatie en toegevoegde documenten (kopie van je attest van de VDAB of het VAPH als bijlage waarmee je aantoont in aanmerking te komen voor een voorbehouden betrekking en diploma) in je kandidatuurstelling voor de vacature op www.jobpunt.be gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening is eliminerend en zal worden afgerond in de week van 26 mei 2014. 7.2. Voorselectie Tijdens deze voorselectie wordt er een eerste beoordeling gemaakt van je motivatie, op basis van de opgegeven informatie op www.jobpunt.be onder de rubriek 5. motivatie je schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid op basis van de opgegeven informatie op www.jobpunt.be je eerdere werkervaring met secretariaatswerk op basis van de opgegeven informatie op www.jobpunt.be De voorselectie is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op dit onderdeel en behoort tot de 10 hoogst scorenden wordt verder in aanmerking genomen en wordt uitgenodigd voor de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van scores kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat worden uitgenodigd om deel te nemen aan de eindselectie. 6
De voorselectie zal worden afgerond in de week van 26 mei 2014. 7.3. Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke en wordt aangevuld met een technische case. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: visie op en inzicht in de functie motivatie en verwachtingen technische competenties persoonsgebonden competenties inzetbaarheid in de functie en de organisatie Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling geschikt of niet geschikt ten aanzien van de vacante functie. Wie als geschikt wordt beoordeeld, wordt opgenomen in de wervingsreserve met rangschikking. Voor het eindoordeel wordt er rekening gehouden met de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure. De eindselectie vindt plaats op 12 en 13 juni 2014 (data onder voorbehoud). Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met An Piot, selectieverantwoordelijke e-mail: an.piot@jobpunt.be 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in de bijhorende vragenlijst die je vindt bij de vacature op www.jobpunt.be aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond ten laatste in juni 2014. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. 7
10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op de concrete vacature die zal worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, schrappen we je uit de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. Deze procedure kan later toegang geven tot een statutaire bevorderingsprocedure. 8