7-5-2008 2-12 Pagina 4
Inhoudsopgave 1. INLEIDING 6 2. INRICHTEN VAN DE DEBITEURENBEWAKING 6 2.1 Algemene instellingen 6 2.2 Fasen 6 2.3 Teksten op herinneringen en aanmaningen 7 3. AANMANINGEN VOOR EEN ENKELE DEBITEUR 8 4. AANMANINGEN VOOR MEERDERE DEBITEUREN 11
Order-Direct Handleiding 1. Inleiding Deze handleiding beschrijft de te volgen stappen voor het inrichten en gebruiken van de functies voor debiteurenbewaking in Order-Direct. Hiermee registreert en signaleert u de achterstallige betalingen van klanten; fakturen die na het verstrijken van de betalingstermijn niet of niet volledig zijn voldaan. Klanten met één of meer achterstallige betalingen worden aangeduid als debiteuren. Na het aanmaken en versturen doorloopt iedere faktuur een aantal fasen totdat de faktuur is voldaan of uit handen wordt gegeven. Zo n fase is bijvoorbeeld eerste schriftelijke herinnering of telefonische herinnering. U bepaalt zelf het aantal te gebruiken fasen en de omschrijving en duur (in dagen) van iedere fase. Het programma houdt bij in welke fase een faktuur zich bevindt en geeft aan wanneer de huidige fase verstreken is en een faktuur moet overgaan naar de volgende fase. Op dat moment kan een herinnering of aanmaning worden afgedrukt. Door aan iedere fase een specifieke tekst te koppelen kunt u steeds actuele herinneringen en aanmaningen sturen. In de betalingsinformatie legt u alle met een klant gemaakte afspraken vast. Daarnaast kunt u voor iedere klant een kredietlimiet invoeren of een leveringsstop instellen, aangeven dat een klant voorlopig van de debiteurenbewaking moet worden uitgesloten, en ook individuele fakturen uitsluiten. Order-Direct kent drie programma-onderdelen voor debiteurenbewaking. In het onderdeel ADMINISTRATIE AANMANING maakt u een aanmaning aan voor één specifieke debiteur; dit onderdeel is bedoeld voor incidentele aanmaningen. In ADMINISTRATIE OVERZICHTEN AANMANINGEN kunt u aanmaningen aanmaken en laten afdrukken voor meerdere debiteuren. Dit onderdeel is bedoeld voor de debiteurenbewaking van alle debiteuren samen. Tenslotte is er één programma-onderdeel waarin een aantal zaken worden ingesteld; INSTELLINGEN PROGRAMMA ADMINISTRATIE AANMANINGEN. 2. Inrichten van de debiteurenbewaking Voordat u gebruik kunt gaan maken van de debiteurenbewaking binnen Order-Direct dient u enkele zaken in te stellen in het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ADMINISTRATIE AANMANINGEN. Dit onderdeel bestaat uit een tweetal tabbladen. 2.1 Algemene instellingen In het eerste tabblad INSTELLINGEN legt u de standaard contactpersoon en aanhef vast voor herinneringen en aanmaningen. Deze instellingen worden gebruikt wanneer bij de debiteur geen contactpersoon is aangewezen die verantwoordelijk is voor de crediteurenbewaking. In dit tabblad kunt u ook aangeven of op herinneringen de betalingstermijn van de debiteur moet worden afgedrukt en of de uitgebreide layout met alle bedragen moet worden gebruikt. 2.2 Fasen De bewaking van faktuurbetalingen door debiteuren vindt plaats aan de hand van een aantal (maximaal vijf) zogeheten fasen. Iedere fase heeft een eigen omschrijving en een specifieke, zelf te bepalen duur in dagen. Iedere faktuur valt in één bepaalde fase. Zodra deze fase verstreken is moet een faktuur overgaan naar de volgende fase. 7-5-2008 pagina 6-12
Order-Direct Handleiding Een veel gebruikte indeling is de volgende: Geen herinnering: De faktuur is gemaakt en verstuurd en de betalingstermijn van de debiteur is nog niet verstreken. Betalingsherinnering: De betalingstermijn is verstreken en de debiteur krijgt de eerste betalingsherinnering met een overzicht van de openstaande faktuurbedragen. Telefonische herinnering: Ondanks de betalingsherinnering is er nog steeds geen reactie van de debiteur ontvangen. Hij of zij wordt daarom telefonisch benaderd om na te gaan wat er aan de hand is en afspraken te maken omtrent betalingen. Aanmaning en Incasso: Ook het telefoongesprek heeft geen resultaat gehad. Er volgt nu een aanmaning met het verzoek zo spoedig mogelijk tot betaling over te gaan. Ingebreke stelling: De debiteur reageert ook niet op de aanmaning. De openstaande posten worden ter incasso uit handen gegeven. In het tweede tabblad FASEN vult u de omschrijving en duur van iedere fase in. Daarnaast geeft u een standaard brieftekst op die moet worden gebruikt op de herinneringen of aanmaningen van de betreffende fase. De standaard briefteksten en de teksten bij Aanmaningen t.a.v. en Standaard aanhef op het eerste tabblad worden per taal afzonderlijk ingesteld. Klik aan de bovenzijde van het venster op de knop Taal of druk op Alt+8 om de gewenste taal te selecteren. 2.3 Teksten op herinneringen en aanmaningen In het onderdeel RELATIES TEKSTEN BRIEFTEKST worden de standaard briefteksten gedefinieerd. Deze teksten worden gebruikt op brieven, mailings, reparatiebrieven, machineteksten en op herinneringen en aanmaningen. Met Nieuw of Ctrl+N maakt u een nieuwe tekst aan met een uniek nummer. Geef de omschrijving en titel op, stel het lettertype en -grootte in en typ de gewenste tekst. U kunt in de tekst gebruik maken van een aantal indicatoren. Zo geeft u met de indicator #AANHEF# aan waar de aanhef moet worden afgedrukt en neemt u met #BEDRAG# het totale openstaande bedrag in de tekst op. Raadpleeg de helptekst bij het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ADMINISTRATIE AANMANINGEN voor een overzicht van alle beschikbare indicatoren en een voorbeeldtekst. 7-5-2008 pagina 7-12
Order-Direct Handleiding Met Opslaan of Ctrl+S bewaart u de tekst. Klik op Afdrukvoorbeeld of Ctrl+F2 voor een voorbeeld op het scherm. 3. Aanmaningen voor een enkele debiteur In het onderdeel ADMINISTRATIE AANMANING worden betalingsherinneringen en aanmaningen voor telkens één debiteur bewerkt en afgedrukt. Dit onderdeel kan op een aantal manieren worden opgestart: Via het hoofdmenu: selecteer het onderdeel ADMINISTRATIE AANMANING. Met de knop Aanmaning in de snelbalk, in de groep ADMINISTRATIE 1. Met de knop Aanmaning in de knoppenbalk onder het hoofdmenu, mits aanwezig 2. 1. Bij het opstarten van het onderdeel verschijnt een medewerkervenster. Selecteer de naam van de medewerker wiens naam op de aanmaningen moet worden afgedrukt. 2. Het scherm AANMANING verschijnt nu. 3. In het datumveld kunt u aangeven met welke datum dit onderdeel moet werken. Doorgaans is dit de datum van vandaag, maar door de datum aan te passen kunt u ook overzichten in het verleden of de toekomst opvragen. 4. Met het keuzevakje Markeren geeft u aan dat fakturen die eigenlijk in een andere fase thuishoren dan de fase waarin ze zich thans bevinden, gemarkeerd moeten worden bij het opvragen. 5. U vraagt de openstaande fakturen van een debiteur op door diens sorteernaam of nummer in te geven. Eventueel kunt u hierbij gebruik maken van het zoekvenster relaties. Druk hiervoor op F2. 1 U activeert de snelbalk door met de rechter muistoets op de knoppenbalk onder het hoofdmenu te klikken en de optie Snelbalk te selecteren. 2 De knoppenbalk wordt per gebruiker ingesteld in het onderdeel INSTELLINGEN GEBRUIKERS BEELD. U kunt dit onderdeel snel opstarten door op een leeg gedeelte van de knoppenbalk te dubbelklikken met de muis. 7-5-2008 pagina 8-12
Order-Direct Handleiding 6. Alle openstaande fakturen van de debiteur worden verzameld en getoond in een aantal overzichtstabellen, één tabel voor iedere fase. Alleen de fasen waarin openstaande fakturen van de geselecteerde debiteur voorkomen worden getoond. Een rode regelkleur geeft aan dat de betreffende faktuur eigenlijk in de volgende fase thuishoort (op grond van de datum zoals die linksboven is ingesteld). Een grijze regelkleur geeft aan dat de vorige periode voor deze faktuur nog niet is verstreken en dat de faktuur dus eigenlijk in de vorige fase thuishoort. Een blauwe regelkleur tenslotte geeft aan dat de betreffende faktuur uitgesloten is van aanmaningen. 7. U kunt een factuur uitsluiten van aanmaningen. Klik hiervoor op Uitsluiten of druk op Shift+Ctrl+F4. Deze fakturen worden niet afgedrukt op een herinnering of aanmaning. Ook worden de faktuurbedragen niet opgenomen in de schermtotalen. Met dezelfde handeling maakt u de uitsluiting ongedaan. 8. Met Shift+Ctrl+B vraagt u de betalingsgegevens van de huidige debiteur op. 9. Voor een openstaande faktuur kan een betalingsafspraak worden overeengekomen. Met de knop Betalingsafspraak of Shift+F4 verschijnt een venster waarin u het afgesproken aantal termijnen, de termijnlengte en het termijnbedrag kunt vastleggen. Wanneer u bijvoorbeeld aangeeft dat deze faktuur in vier termijnen voldaan mag worden, rekent Order-Direct aan de rechterkant het termijnbedrag en de betalingsdata voor u uit. Een betalingsafspraak herkent u aan een sterretje in de meest rechtse kolom. 7-5-2008 pagina 9-12
Order-Direct Handleiding 10. In het tekstvenster aan de onderzijde kunt u betalingsinformatie kwijt, zoals eigen opmerkingen en met de debiteur (telefonisch) gemaakte afspraken. De informatie wordt telkens meteen vastgelegd; u hoeft deze niet expliciet op te slaan. 11. Met Ctrl+Alt+F roept u het venster FAKTUURHISTORIE op. Dit venster toont een overzicht van de handelingen die hebben plaatsgevonden op de thans geselecteerde faktuur. Telkens wanneer u een andere faktuur selecteert worden de gegevens in het historievenster automatisch bijgewerkt. 12. Met Afdrukken print u een herinnering of aanmaning van het huidige overzicht. Hierbij wordt de brieftekst gebruikt die staat ingesteld bij de hoogste fase waarin fakturen voorkomen. Klik op Afdrukvoorbeeld op Ctrl+F2 voor een voorbeeld op het scherm. of druk 13. Met Exporteren of Ctrl+E exporteert u het overzicht naar Excel. De inhoud van alle tabbladen wordt dan 3 geëxporteerd naar een werkmap. 14. Met Afsluiten 3 of Esc verlaat u dit onderdeel. Wilt u alleen het thans geselecteerde tabblad exporteren, houd dan de Ctrl toets vast terwijl u op Exporteren 7-5-2008 klikt. pagina 10-12
Order-Direct Handleiding 4. Aanmaningen voor meerdere debiteuren In het onderdeel ADMINISTRATIE OVERZICHTEN AANMANINGEN worden betalingsherinneringen en aanmaningen voor meerdere debiteuren bewerkt en afgedrukt. Dit onderdeel kan op een aantal manieren worden opgestart: Via het hoofdmenu: selecteer het onderdeel ADMINISTRATIE OVERZICHTEN AANMANINGEN. Met de knop Aanmaningen in de snelbalk, in de groep ADMINISTRATIE. Met de knop Aanmaningen in de knoppenbalk onder het hoofdmenu, mits aanwezig. Door op de knop Aanmaning in de knoppenbalk onder het hoofdmenu, mits aanwezig, te klikken terwijl u de Ctrl toets ingedrukt houdt. 1. Bij het opstarten van het onderdeel verschijnt een medewerkervenster. Selecteer de naam van de medewerker wiens naam op de aanmaningen moet worden afgedrukt. 2. Het scherm OVERZICHT AANMANINGEN verschijnt nu. 3. In het kader Instellingen geeft u aan door wie de aanmaningen worden verstuurd en met welke datum u wilt werken. 4. Wanneer u fakturen van een debiteur overbrengt naar een volgende fase, dan kunnen hiervan automatisch betalingsherinneringen of aanmaningen worden afgedrukt. Activeert u het keuzevakje Alleen bijwerken, dan worden alleen de fasen van de fakturen bijgewerkt; er wordt dan niets afgedrukt. 5. Met het keuzevakje Markeren geeft u aan dat debiteuren met fakturen die eigenlijk in een andere fase thuishoren dan de fase waarin ze zich thans bevinden, gemarkeerd moeten worden bij het opvragen. 6. In het kader Selectie geeft u aan van welke fase u de openstaande fakturen wilt opvragen. 7. In het invoerveld Minimum bedrag kunt u eventueel een bedrag opgeven. Het programma zal dan alleen die debiteuren verzamelen waarvan het totale openstaande bedrag tenminste gelijk is aan het opgegeven bedrag. 7-5-2008 pagina 11-12
Order-Direct Handleiding 8. Na het doorlopen van de vorige stappen vraagt u de gewenste gegevens op met de knop Vernieuwen of F5. Alle debiteuren met openstaande fakturen in de geselecteerde fase worden verzameld en getoond in de overzichtstabel. Van iedere debiteur worden de volgende gegevens getoond: het relatienummer, naam met plaatsnaam, het aantal dagen dat de oudste faktuur openstaat, het totale openstaande bedrag en vervallen bedrag en de datum waarop voor het laatst een herinnering of aanmaning in de geselecteerde fase is aangemaakt voor de debiteur. 9. De gegevens worden getoond in een aantal kleuren: Rood: geeft aan dat bij de betreffende debiteur een of meerdere fakturen eigenlijk in de volgende fase thuishoren (op grond van de datum zoals die linksboven is ingesteld). Grijs: geeft aan dat voor alle fakturen van de betreffende debiteur die in de geselecteerde fase vallen de vorige periode voor deze fakturen nog niet is verstreken en de debiteur dus eigenlijk in de vorige fase thuishoort. Blauw: geeft aan dat de betreffende debiteur is uitgesloten van debiteurenbewaking. Eventuele uitgesloten fakturen worden niet in het overzicht opgenomen. 10. In het tekstvenster aan de onderzijde kunt u betalingsinformatie kwijt bij de thans geselecteerde debiteur, zoals eigen opmerkingen en met de debiteur gemaakte afspraken. Deze informatie wordt telkens meteen vastgelegd; u hoeft ze niet expliciet op te slaan. 7-5-2008 pagina 12-12
Order-Direct Handleiding 11. In het kader Bewerking geeft u aan wat voor soort bewerking u wilt uitvoeren op de fakturen van de gemarkeerde debiteuren: Fase verhogen: alleen voor fakturen in de geselecteerde fase die in de volgende fase thuishoren. Fase verlagen: voor alle fakturen in de geselecteerde fase. Alleen datum aanpassen: voor alle fakturen in de geselecteerde fase. Er verschijnt een datumveld waarin u de gewenste datum kunt opgeven. Om de bewerking te laten uitvoeren dient de debiteur gemarkeerd te zijn. U markeert een tabelregel door er op te dubbelklikken met de muis op door op de spatiebalk te drukken. Met dezelfde handeling maakt u een markering ongedaan. 12. Klik op de knop Uitvoeren aan de rechterzijde van het venster om de geselecteerde bewerking uit te voeren op alle gemarkeerde debiteuren in de tabel. Wanneer u fakturen wilt overbrengen naar de volgende fase en het keuzevakje Alleen bijwerken is niet geactiveerd, dan zullen ook herinneringen of aanmaningen worden afgedrukt. Hiertoe wordt om een printer gevraagd. Bij het afdrukken wordt de brieftekst gebruikt zoals die is ingesteld bij de geselecteerde fase. Na afloop wordt het venster automatisch bijgewerkt, zodat u steeds een actueel overzicht heeft. Naast herinneringen en aanmaningen kunt u vanuit dit onderdeel een tweetal rapporten afdrukken; een overzicht van alle debiteuren met hun openstaande fakturen in de diverse fasen en een mutatievoorstel; een overzicht van de debiteuren die in de volgende fase thuishoren. 13. Met Exporteren 14. Met Afsluiten 7-5-2008 of Ctrl+E exporteert u het huidige overzicht naar Excel. of Esc verlaat u dit onderdeel. pagina 13-12