II SDM - FASE 0 INFORMATIEPLANNING II.1 Inleiding In het vorige hoofdstuk is reeds gesteld dat informatiesysteem worden gebouwd om gegevens te kunnen leveren die de informatiebehoeften van een organisatie dekken. Het bouwen van zulke bestuurlijke informatiesystemen is erg complex. Om uiteindelijk op tijd een goed systeem te kunnen opleveren is het gebruik aan te bevelen van een methode waarmee we het ontwikkelingsproces kunnen beheersen. Zoals eveneens reeds eerder gesteld, volgen we in deze cursus een in Nederland veel gebruikte procesbeheersings-methode van het waterval-type: System Development Methodology, versie II (SDM II). SDM II onderscheidt bij de bouw van een informatiesysteem de volgende ontwikkelingsfasen: ==> fase 0 informatieplanning fase 1 definitiestudie fase 2 basisontwerp fase 3 detailontwerp fase 4 realisatie fase 5 invoering fase 6 gebruik en beheer In dit hoofdstuk bespreken we de eerste SDM-fase fase 0 : Informatieplanning die bestaat uit een aantal activiteiten die als volgt samenhangen: 0.1 0.2 opdracht uitgangspunten plan van aanpak verzamel gegevens over organisatie en analyseer situatie 0.3 selecteer interessegebieden en definieer taakstelling Informatieplanning 0.4 rapport situatieanalyse stel plan van aanpak bij 0.5 criteria toekomstige informatievoorziening 0.6 ontwikkel informatiearchitectuur 0.7 bepaal prioriteiten en verbanden bij de ontwikkeling v/d verschillende I.S-en 0.8 plan projecten 0.9 valideer informatieplanning 0.10 rapport informatieplanning IP blz. 1
Over de gebruikte schema-techniek in voorgaand activiteitenoverzicht: In voorgaand schema zijn de activiteiten uit fase 0 (genummerd 0.1 tot en met 0.10) weergegeven. Het schema geeft het verband tussen deze activiteiten aan. Zo moet eerst activiteit 0.1 gedaan worden; daarna kun je beginnen met activiteiten 0.2 en (welhaast gelijktijdig) 0.3. Vóórdat echter activiteit 0.3 kan worden afgesloten, moet je eerst activiteit 0.2 hebben afgesloten, zodat de resultaten van 0.2 nog in 0.3 verwerkt kunnen worden. Na dat afsluiten van 0.3 kun je met 0.4 beginnen. Activiteit 0.6 kan pas worden afgesloten als daarvoor 0.5 helemaal is uitgevoerd en de resultaten van 0.5 in 0.6 gebruikt konden worden. Enzovoort. In het schema zijn bepaalde activiteiten als volgt aangegeven: de aldus aangeduide activiteiten leveren een zogenaamd mijlpaalprodukt op; dat wil zeggen: een schriftelijk stuk dat geheel of gedeeltelijk deel zal uitmaken van de rapportage aan het einde van de betreffende fase en wordt besproken mèt en goedgekeurd door de opdrachtgever. In het schema zijn de mijlpaalprodukten vetgedrukt aangegeven. De mijlpaalprodukten dwingen je bepaalde zaken die relevant zijn in het ontwikkelingsproces, op te schrijven en te laten goed keuren; later kun je er dan desgewenst op terug vallen. Zoals reeds gezegd spelen ze een rol in de rapportages; de rapportage wordt voor een belangrijk deel samengesteld uit de reeds vervaardigde mijlpaalprodukten, zij het dat vaak alleen de hoofdpunten eruit in de rapportage zullen worden vermeld. Een rapport is in het schema aangegeven met eenzelfde symbool als een mijlpaalprodukt maar dan met een zwarte rand. Toelichting bij SDM-fase 0: In de beginfase van het ontwikkelen van informatiesystemen (pakweg: in de zestiger en zeventiger jaren) was men vooral gericht op de technische aspecten van de systeembouw. Op meerdere plaatsen binnen een organisatie stortte men zich op de bouw van beperkte informatiesystemen voor lokaal gebruik. Pas later realiseerde men zich dat de ontwikkelde systemen vaak functioneerden als geïsoleerde eilandjes binnen de totale organisatie. Bij het ontwikkelen van die aparte informatie-deelsysteem-eilandjes waren bijvoorbeeld verschillende ontwerpideeën, verschillende database-systemen, verschillende programmeertalen, verschillende naamsconventies e.d. gebruikt. Daardoor bleek later dat het vaak uiterst moeilijk, zoniet onmogelijk was om verbindingen tussen die informatieeilandjes tot stand te brengen. Pas toen realiseerde men zich, dat de ontwikkeling van informatiesystemen moet worden opgenomen in een totale bedrijfsplanning. Daarin zullen ook voor wat informatievoorziening betreft standaards moeten worden opgenomen en criteria en prioriteiten worden gedefinieerd. Men begon informatie(voorziening) te zien als een produktiefactor. Om deze inkadering van informatiesysteembouw binnen de bedrijfsplanning te garanderen, werd de onderhavige fase 0 in de tweede versie van SDM opgenomen (voorloper SDM I, verschenen in 1974, kende nog geen fase 0!). De gedachte achter de in het fase-0-overzichtsschema geschetste activiteiten is, dat we te maken hebben met een grote, complexe organisatie (bijvoorbeeld een gemeentelijke dienst of een bedrijf) waarbinnen veel gegevens omgaan die voor de organisatie van belang zijn. Automatisering van de gegevensvoorziening (informatievoorziening) met behulp van computers is dan een heel karwei; daarvoor zijn samenhangende plannen voor de korte en de lange termijn nodig. In deze eerste fase van SDM moet daarom allereerst de huidige, bestaande situatie gedetailleerd in kaart gebracht worden (situatieanalyse) waarna mogelijkheden en onmogelijkheden voor automatisering globaal kunnen worden aangegeven en keuzes worden gemaakt en vastgelegd (informatieplanning). Het belangrijkste doel van SDM-fase 0 is het verkrijgen van een soort bestemmingsplan, een vastleggen van hoofdlijnen, voor de toekomstige informatievoorziening van de organisatie. Vóórdat zoiets kan worden opgesteld, moet uiteraard (op hoofdlijnen) eerst inzicht zijn verkregen in de (toekomstige) samenhang van de organisatie. Fase 0 valt daarom globaal in twee hoofd-onderdelen uiteen: 1) situatieanalyse en 2) informatieplanning. Het produkt van beide hoofd-onderdelen is telkens een rapportage (blok met zwarte rand). Van die rapporten geven we hieronder globaal de inhoud weer. 1) Rapport situatieanalyse: De situatieanalyse moet uiteindelijk zicht geven op het probleemgebied: de doelstellingen die binnen de organisatie worden nagestreefd, de structuur van de organisatie (de onderdelen van de organisatie en hun onderlinge relatie), de middelenvoorziening, het functioneren van de organisatie. Uitgaande van het geldende beleid in de organisatie en de zienswijze van het management op het gewenste functioneren van de organisatie worden interessegebieden aangegeven waarvan de IP blz. 2
ontwikkeling en de verbetering van de informatievoorziening van bijzonder belang zijn voor de organisatie. 2) Rapport informatieplanning: Voor elk van de in het rapport situatieanalyse aangegeven interessegebieden worden adviezen opgesteld die richting geven aan het oplossen van knelpunten in de informatievoorziening. Er worden criteria vastgesteld voor de toekomstige informatievoorziening, dat wil zeggen: uitspraken, richtlijnen, normen omtrent te gebruiken ontwikkelmethoden, hard- en software, de gewenste effectiviteit, efficiency, duurzaamheid, integreerbaarheid (in de organisatie) en gebruiksvriendelijkheid. De informatiearchitectuur wordt ontworpen, dat wil zeggen dat de globale opbouw wordt aangegeven van het systeem dat nodig is om de geautomatiseerde informatievoorziening te verzorgen. Daarbij wordt ook de technische infrastructuur die nodig is, aangegeven (welke technische functies en hulpmiddelen). Meestal zijn er meer automatiseringsoplossingen mogelijk; dit wordt aangegeven. Voorkeuren voor bepaalde oplossingen uit de mogelijke oplossingen worden aangegeven. Daarmee samenhangend wordt een plan opgesteld voor het aanpakken van de (deel)projecten die nodig zijn om de gekozen automatiseringsoplossing te realiseren. II.2 Opsomming van de Informatieplanningsactiviteiten We geven hier 'voor het gemak' eerst nogeens de volledige opsomming van de verschillende activiteiten van SDM-fase 0; op de volgende pagina's gaan we die activiteten stuk voor stuk bespreken. situatieanalyse 0.1 Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op 0.2 Verzamel gegevens over organisatie en analyseer situatie 0.3 Selecteer interessegebieden en definieer taakstelling informatieplanning 0.4 rapporteer over situatieanalyse en stel plan van aanpak bij informatieplanning 0.5 Bepaal criteria toekomstige informatievoorziening 0.6 Ontwikkel informatie-architectuur 0.7 Bepaal prioriteiten en verbanden bij de ontwikkeling van de verschillende informatiesystemen 0.8 Maak projecten plan 0.9 Valideer informatieplanning 0.10 Stel Informatieplan op en rapporteer We geven hier al een overzicht van de diverse bijlagen bij dit hoofdstuk II over Informatieplanning: Voor gebruik vanaf oefenfase: IP-a) SADT (Structured Analysis and Design Technique) IP-b) de koffiekantine: een eerste kennismaking; IP-c) de koffiekantine: rapport Situatieanalyse; IP-d) de koffiekantine: rapport Informatieplanning; IP-e) factureringsafdeling: rapport Situatieanalyse; IP-f) de sportvereniging: rapport Situatieanalyse; IP-g) de sportvereniging: rapport Informatieplanning; Met betrekking tot de oefenopdracht 0 zèlf: IP-h) goede raad voor het maken van oefenopdracht 0 (van week 2); IP-i) oefenopdracht 0: het zakboekinformatiesysteem. Voor gebruik in projectfase: IP-j) checklist risico-analyse bij informatieplanningsproject IP-k) A-schema-techniek (uit ISAC) IP-l) Client/server-architectuur IP blz. 3
II.3 Informatieplanning stap voor stap Activiteit 0.1 Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op Nagegaan moet worden wat de bedoeling is van degene die de opdracht tot bouwen van een informatiesysteem geeft (uitgangspunten ). Verder moet voor deze fase (fase 0 ) worden aangegeven hoe de zaken zullen worden aangepakt. Dit betekent onder andere dat een keuze moet worden gemaakt voor het doorlopen van de activiteiten van fase 0 (zie activiteitenschema) en dat - omdat meestal in een team wordt gewerkt - moet worden vastgelegd wie welke activiteit zal uitvoeren en wanneer die klaar zal moeten zijn. In de praktijk zul je in deze SDM-fase-0 onderzoek moeten doen bij vele, zoniet alle geledingen van een organisatie. Daarom moet het plan van aanpak (als mijlpaalprodukt) liefst op een zo hoog mogelijk niveau binnen die organisatie besproken en goedgekeurd worden. Een formulering van de opdracht tot het uitvoeren van een informatieplanningsonderzoek zal in het algemeen als een soort voorwoord op het plan van aanpak worden gegeven. N.B. een practische hint: Om binnen de in deze cursus gestelde termijn het fase-0-rapport af te krijgen, is het van het grootste belang dat je dit planningsonderdeel 'stel plan van aanpak op' zeer serieus uitvoert. Dat wordt even wennen, omdat het als je geen of weinig ervaring met dit soort planning hebt, moeilijk is om in te schatten hoeveel tijd elke activiteit gaat kosten. Gebruik voor de oefenopdracht-fase de aanwijzingen/inschattingen zoals die bij die oefenopdracht staan aangegeven (zie bijlage IP.h). In de projectfase kun je dan gebruik maken van de in de oefenfase opgedane kennis. Het is vaak (en zeker in deze cursus) voldoende om het plan van aanpak in tabelvorm te presenteren, waarbij in die tabel het wat (= welke activiteit), het wie (= door welk teamlid), het wanneer (= op dag en uur of eventueel deadline) en het hoelang (hoeveel tijd verwacht je nodig te hebben). Vergeet niet om in deze tabel ook tijden voor gezamenlijk groepsoverleg op te nemen. Activiteit 0.2 Verzamel gegevens over organisatie en analyseer situatie Het zal duidelijk zijn dat je eerst moet weten hoe een organisatie in elkaar steekt vóór je van start kunt gaan met het ontwikkelen van een daar te gebruiken informatiesysteem. Het gaat er echter níet alleen om te weten hoe de organisatie nu functioneert, maar ook om te weten waar knelpunten zitten (vooral voor wat betreft de informatievoorziening) opdat die mogelijk bij de invoering van een nieuw informatiesysteem kunnen worden weggenomen. Activiteit 0.2 is op te splitsen in twee onderdelen. De in het eerste deel van deze activiteit verrzamelde gegevens heb je daarna in het tweede onderdeel (analyseer situatie) nodig om ze schematisch in kaart te kunnen brengen. Het resultaat van de daaropvolgende analyse kàn zijn, dat je ontdekt dat er hiaten zitten in de verkregen kennis en dat eerst nog aanvullende gegevens verzameld moeten worden. Een van de voordelen van het hier gebruiken van een schema-techniek is, dat dergelijke hiaten dan meestal snel duidelijk worden (bij gebruik van geschikte tools kunnen die hiaten zelfs via een computer worden opgespoord). Voor dat schematisch-in-kaart-brengen bestaan meerdere toepasbare technieken. Wij zullen bij onze voorbeelduitwerkingen de SADT-schematechniek gebruiken. In de projectfase van de cursus maken we kennis met nog enkele andere voor deze activiteit mogelijke schema-technieken. IP blz. 4
Onderdeel 0.2.a: verzamel gegevens Gegevens die je in het eerste deel van deze activiteit 0.2 moet verzamelen, zijn bijvoorbeeld antwoorden op de volgende vragen: - welke doelstellingen streeft de organisatie na? - welke afdelingen, onderdelen, processen heeft de organisatie? (N.B. de processen/activiteiten zijn daarbij het belangrijkst en niet zo de actuele verschijningsvormen, zoals - huidige - afdelingen.) - hoe is globaal de werkwijze van de organisatie, hoe functioneert deze globaal? - wat is de middelenvoorziening? Middelen zijn: goederen, grondstoffen, materialen, dingen, papieren met gegevens, gegevens uit (telefonische) gesprekken, etc.. welke goederen, dingen, materialen worden binnen de organisatie tussen afdelingen uitgewisseld?. welke gegevens worden er globaal binnen de organisatie tussen afdelingen uitgewisseld?. welke goederen en gegevens wisselt de organisatie met de buitenwereld uit? - wat is de structurele ontwikkeling binnen het probleemgebied, met andere woorden gezegd: welke ontwikkelingen, veranderingen zie je hier (of misschien elders) in de organisatie structureel optreden? Gebruik deze opsomming van vragen minimaal als een checklist bij het uitvoeren van je eigen activiteit 0.2. Op het einde van dit en volgende hoofdstukken geven we een aantal (samenvattingen van) rapporten zoals die in de praktijk tijdens de betreffende SDM-fase gemaakt zouden kunnen zijn. Een van die voorbeelden (alléén bij dit hoofdstuk) gaat over de 'situatieanalyse' en 'automatiseringsplanning' voor een nogal luxueuze koffiekantine. We verwachten dat elke cursist(e) zich gemakkelijk kan inleven in het reilen en zeilen van deze organisatie. Zie voor een beschrijving én het Situatieanalyse- en het Informatieplanningrapport de betreffende bijlage achteraan dit hoofdstuk. In dat voorbeeld gaat het niet om een eventueel te bouwen informatiesysteem maar om een mogelijke automatisering van een onderdeel van een kantineproces: de koffiekantine. Wij hebben daarbij opdracht gekregen voor een gedeelte van een kantine-organisatie een "informatieplanning" uit te voeren, met name voor het gedeelte dat de koffievoorziening verzorgt: de koffiekantine. Voor de gegevens die in activiteit 0.2 over dit onderdeel van de kantine-organisatie verzameld worden, verwijzen we naar de uitwerking in het voorbeeldrapport. Daar kun je terugvinden, dat we ook voor dit geval antwoorden gezocht hebben bij de vragen uit de aandachtspuntenlijst over doelstellingen en onderdelen van de organisatie; over het globaal functioneren; over de middelenvoorziening: over goederen- en gegevensstromen binnen de organisatie en met de buitenwereld en tot slot over de structurele ontwikkeling binnen het probleemgebied. Onderdeel 0.2.b: Analyseer situatie Bij het tweede onderdeel van deze activiteit 0.2 moeten we door analyse greep proberen te krijgen op de situatie en helder zien te krijgen hoe de organisatie nu precies in elkaar zit en functioneert en wat de mogelijke problemen zijn Onze analyse zal straks een belangrijke rol spelen als automatisering daadwerkelijk ter hand wordt genomen. De analyse moet daarom leiden tot een actuele situatiebeschrijving, die ook in de volgende fasen van ontwerp en bouw van het geautomatiseerde systeem geraadpleegd en gebruikt kan worden. Tijdens de uitvoering van de activiteiten in de verschillende fasen van het SDM-model zijn geregeld verschillende technieken nodig, die ons helpen bij het maken van analyses, het opstellen van een ontwerp of het uitvoeren van andere taken die in de betreffende SDM-fase thuishoren. In dit eerste onderdeel van het project hebben we specifiek een techniek nodig die het ons mogelijk maakt te beschrijven wat de bestaande situatie is die "geautomatiseerd" moet worden en deze te analyseren. Wij zullen uitgaan van de basisgedachte dat wat we in de bestaande situatie willen beschrijven een systeem is; dat wil zeggen een uit onderdelen bestaand geheel. Stilzwijgend wordt er daarbij vanuit gegaan dat binnen het systeem en zijn onderdelen iets "gebeurt". Met andere woorden: het systeem is een proces en ook de onderdelen van het systeem zijn processen. Bij de beschrijving van het bestaande systeem is het van belang de onderdelen van het systeem en hun onderlinge samenhang aan te geven. Wij maken voor deze beschrijving gebruik van SADT-diagrammen. Je vindt die diagrammen beschreven in bijlage IP-a bij dit hoofdstuk. De in het eerste deel van activiteit 0.2 verzamelde gegevens (en vooral: gegevensstromen) worden nu binnen het organisatiesysteem met behulp van SADT- diagrammen inzichtelijk gemaakt. Voor de rest verwijzen we weer naar de voorbeeldrapporten in de bijlagen op het einde van dit hoofdstuk. IP blz. 5
Een enorm voordeel van zo'n SADT-diagram is, dat in één klap de samenhang tussen de verschillende onderdelen van het beschreven systeem duidelijk is. Bovendien dwingt deze vorm van beschrijving ons om nog eens kritisch te bezien of we wel alle gegevens over de organisatie op de juiste wijze op een rijtje hebben. Zo zou je je bij het bekijken van het SADT-diagram van het koffie-kantine-systeem af kunnen vragen of bij het serveren geen serveerrecept een rol speelt. Bij navragen blijkt dan dat dat niet het geval is omdat de koffie steeds op dezelfde manier, rechttoe-rechtaan geserveerd wordt (geen capucino dus; vreemd, in zo'n luxe koffiekantine). Aan de hand van zo'n diagram kun je ook nog eens nagaan of je nog iets mist in de beschrijving van de bestaande organisatie. Bij het koffie-kantine-diagram valt bijvoorbeeld op dat nergens sprake is van betaling voor de koffie; het kan zijn dat dit per abuis vergeten is. In dit geval gaat het echter om een bedrijfskantine waar gratis koffie verstrekt wordt. Nadat de bestaande situatie met behulp van zo'n SADT-diagram duidelijk beschreven is, kunnen we ook de probleemstelling helder en duidelijk weergeven. Daarbij moeten we ons bedenken dat het in dit stadium gaat om het weergeven van een globale probleemstelling. Voor de formulering van de probleemstelling verwijzen we weer naar verderop in de bijlagen gegeven voorbeeldrapporten. Activiteit 0.3 Selecteer interessegebieden en definieer taakstelling informatieplanning Bij deze activiteit gaat het er om de probleemstelling te evalueren tegen de achtergrond van de beschreven situatie. Daarbij moet aan worden gegeven waarop de aandacht zich vooral zal moeten richten (de zogenaamde interessegebieden). Uitgangspunten bij de evaluatie van de probleemstelling en de selectie van interessegebieden zijn: - het geldende beleid binnen de organisatie en - de zienswijze van het management op het gewenste functioneren van de organisatie. Het is bij deze evaluatie van veel belang om alert te zijn op veranderingen ten opzichte van de huidige situatie, die wenselijk c.q. noodzakelijk zijn om de probleemstelling van een goede oplossing te voorzien. Door de inzet van nieuwe technologische mogelijkheden is het weliswaar vaak mogelijk een organisatie anders op te zetten, waardoor ze bijvoorbeeld efficiënter kan werken en/of kwalitatief betere producten kan leveren. Veranderingen in de werkwijze van de organisatie zijn echter niet zomaar aangebracht en het management kan ze uit financiële, organisatorische en/of sociale redenen als ongewenst of onuitvoerbaar zien. Ook hebben voorgestelde veranderingen vaak consequenties die buiten het eigenlijke probleemgebied liggen. Kortom, iedereen moet zich rekenschap geven van de mogelijke consequenties die de oplossing van de probleemstelling kan hebben. Wederom verwijzen we voor een uitwerking naar het verderop gegeven voorbeeldrapport. Activiteit 0.4 Rapporteer over situatieanalyse en stel plan van aanpak bij Deze activiteit sluit het eerste deel van fase 0 af. Het is de bedoeling dat rapport wordt opgemaakt van wat er in de eerdere activiteiten aan bevindingen waren. Het rapport situatieanalyse presenteert algemene conclusies over wat nodig is. Op grond van deze bevindingen moet een duidelijke taakstelling voor het tweede deel van de activiteiten in fase 0 worden gemaakt die eerst door de opdrachtgever (het management van de organisatie) moet worden goedgekeurd alvorens verder gegaan wordt. De taakstelling geeft de doelstelling, de richting en de uitgangspunten voor het tweede deel, het adviesdeel, van fase 0. De taakstelling wordt als onderdeel van het rapport situatieanalyse aan de opdrachtgever ter goedkeuring voorgelegd. Indien nodig zal het oorspronkelijke plan van aanpak hier dus bijgesteld moeten worden. Zie voor een uitwerking de in de bijlagen gegeven voorbeeldrapporten. IP blz. 6
Activiteit 0.5 Bepaal criteria toekomstige informatievoorziening De situatieanalyse heeft een of meer interessegebieden (probleemgebieden waarop de aandacht zich speciaal zal richten tijdens het ontwerpen van het informatiesysteem) opgeleverd. Wij kijken nu naar de eisen (criteria) waaraan de informatievoorziening binnen die interessegebieden zowel op korte alsook op lange termijn zal moeten voldoen. Er zijn hierbij meer zaken onder de zon! De informatievoorziening vereist vaak technische hulpmiddelen die door meerdere personen of afdelingen worden gebruikt. Het is zaak dit gemeenschappelijke gebruik zoveel mogelijk te coördineren en op elkaar af te stemmen. Ook zal in het informatieplan duidelijk moeten staan op welke wijze men de organisatie van de informatievoorziening wil inrichten, welke functies men daarbij wenst te onderkennen en hoe men deze functies wenst te bezetten (werving, selectie, interne opleidingen). Op het gebied van de informatievoorziening moeten daarom op de volgende deelgebieden criteria en beleidsuitgangspunten worden geformuleerd: a) systeemontwikkeling b) technische infrastuctuur c) organisatie van de informatiefunctie ad a) criteria op het gebied van de systeemontwikkeling zijn o.a.: - selectievoorwaarden voor te ontwikkelen systemen; daarbij horen: kosten/baten-verhouding, (maximale) duur en grootte van projecten, duurzaamheid, gebruiksvriendelijkheid, effectiviteit, efficiëntie e.d.; - de methodiek van systeemontwikkeling (b.v. SDM) en te gebruiken technieken, tools e.d.; - het wel/niet gebruiken van gemeenschappelijke gegevens; - het gebruik van programmeertalen, 4-de generatie-talen, applicatie-generatoren e.d. ad b) criteria op het gebied van de technische infrastuctuur zijn o.a.: - standaards voor hard- en software; - middelen en prioriteiten bij toewijzing; ad c) criteria op het gebied van de organisatie van de informatiefunctie zijn o.a.: - taken/verantwoordelijkheden van computercentrum, ontwikkelafdeling, systeembeheer, gegevensbeheer e.d.; - aandacht voor loopbaanbegeleiding, opleiding e.d.. Activiteit 0.6 Ontwikkel informatie-architectuur Het doel van deze activiteit is om binnen de geselecteerde interessegebieden de verschillende (toekomstige) informatiesystemen met hun onderlinge samenhang en grenzen te identificeren. De informatie-architectuur is de globale beschrijving van de gewenste informatiesystemen, ingebed in de organisatorische bedrijfsprocessen en de relaties daartussen. Het centrale probleem is: hoe moet de totale informatievoorziening in deelsystemen opgesplitst worden. Men ontwikkelt niet één monolitisch, centraal totaalsysteem (dat zal meestal te ingewikkeld worden). Uit een totaalvisie worden decentrale deelsystemen - op elkaar afgestemd - ontwikkeld. Doel is ook om aan te geven in welke volgorde en met welke prioriteit het systeem verbeterd en ontwikkeld zal worden. De informatie-architectuur bevat zowel processen die in de huidige informatievoorziening al voorkwamen, als ook nieuwe die voor de gewenste informatievoorziening nodig zijn. Van deze processen wordt de onderlinge relatie en de organisatie aangegeven. Wat is de relatie tussen de processen? Worden de processen decentraal gerealiseerd of centraal? Dit zijn vragen waarop de informatie-architectuur antwoord moet geven. Vaak blijken er meerdere mogelijkheden voor de (toekomstige) informatie-architectuur te bestaan. Op grond van duidelijk geformuleerde overwegingen, moet daaruit een keus worden gemaakt. Het vaststellen van de uiteindelijke informatie-architectuur moet daarom in nauw overleg met het management van de organisatie gebeuren. N.B. De door ons in voorbeeldrapporten reeds eerder toegepaste SADT-schema-techniek kan voor dit onderdeel weer goed gebruikt worden. Mocht dat bij activiteit 0.2 nog niet zijn gebeurd, dan moet je nu beslist ook duidelijk aangeven welke geautomatiseerde gegevensverzamelingen er reeds bestaan en hoe gemeenschappelijk-toegankelijke gegevens opgeslagen en gebruikt kunnen worden. Voor deze activiteit moeten we daarom een aangapaste SADT-schema-techniek gebruiken, waarbij in die SADT-schema's een (of meer) daarin plaatsbare gegevensbank(en) geplaatst kunnen worden en aangegeven wordt door welke bedrijfsprocessen die gegevens gebruikt en/of geleverd worden. Weer verwijzen we voor een uitwerking naar de verderop gegeven voorbeeldrapporten. IP blz. 7
Activiteit 0.7 Bepaal prioriteiten en verbanden bij de ontwikkeling van de verschillende informatiesystemen Criteria voor het vaststellen van deze prioriteiten zijn o.a.: - de verwachte voordelen per systeem (gebaseerd op een kosten/baten-analyse); - de kans op succes bij realisatie (gebaseerd op bijvoorbeeld een risico-analyse); - de behoefte aan het nieuwe systeem; - de relatie tussen het betreffende systeem en het totaal van alle (geplande) informatiesystemen. Een nevenresultaat van de met behulp van deze criteria uitgevoerde overwegingen kan bijvoorbeeld de conclusie zijn, dat de technische infrastructuur uitgebreid moet worden of dat eerst de benodigde expertise verworven moet worden (via opleiding, scholing en/of aantrekken van nieuw personeel). Pas in de projectfase van de B3-cursus zullen we technieken voor risico-analyse en kostenbegroting bespreken. Activiteit 0.8 Maak projectenplan Bij deze activiteit moeten we in de praktijk zowel de bestaande als de nog te ontwikkelen informatiesystemen van de organisatie beschouwen. Niet alleen het ontwikkelen van nieuwe systemen, maar ook het onderhoud (aanpassen) van bestaande systemen behoort gepland te worden. Daarbij moet rekening gehouden worden met de beschikbare middelen zoals budget en (mens)capaciteit. Stel voor ieder mogelijk project de globale fasering vast en geef indicaties voor tijd, kosten/baten en de vereiste deskundigheid. Gebruik voor het over-all -plaatje van de globale fasering uiteraard de resultaten van activiteit 0.7. Activiteit 0.9 Valideer informatieplanning Tijdens deze activiteit worden de resultaten van de activiteiten 0.5 t/m 0.8 teruggekoppeld naar de opdrachtgever om te horen wat die er van vindt. De opdrachtgever zal moeten aangeven of hij/zij het met de gestelde eisen en criteria voor de informatievoorziening eens is en of de lijst van eisen en criteria compleet is. Verder zal de opdrachtgever een fiat (of meerdere voorkeuren) moeten uitspreken voor de gekozen informatiearchitectuur met bijbehorende technische infrastructuren en de personele en organieke structuren (aan elk van deze aspecten hangt natuurlijk een prijskaartje). Validatie is alleen mogelijk als er inderdaad een afzonderlijke opdrachtgeefster/-gever is; als de ontwikkelaar(ster) zijn of haar eigen opdrachtgever/-geefster is (wat bij de ontwikkeling van kleinere systemen nog wel eens zal gebeuren), is validatie formeel natuurlijk overbodig; wèl kan het goed zijn om dan zèlf nog eens heel critisch alle genomen stappen na te lopen. Activiteit 0.10 Stel informatieplan op en rapporteer Stel uit alle ingrediënten die in de vorige activiteiten (0.5 t/m 0.9) beschikbaar zijn gekomen, een rapport samen dat de hoofdzaken bevat. Het informatieplan zet zo de koers uit voor de ontwikkeling van de technische infrastructuur en de informatiesystemen, de te gebruiken methodologiën, gereedschappen en technieken, de beheersing van het ontwikkel- en onderhoudsproces en de gewenste organisatie van de informatieverwerking. Daarnaast wordt over het verloop van het in deze SDM-fase uitgevoerde onderzoek gerapporteerd (een soort evaluatie dus), zodat opgedane lessen en ervaringen bewaard blijven. Een vergelijking van de geplande en de werkelijk gebruikte - en geregistreerde tijdsbesteding - hoort hier beslist bij. IP blz. 8