Vrije Universiteit medisch centrum EMGO Instituut NIVEL Van der Boechorststraat 7 Otterstraat 118-124 Postbus 7057 Postbus 1568 1007 MB Amsterdam 1081 BT Amsterdam 3500 BN Utrecht telefoon 020 44 44 444 telefoon 020 444 83 84 telefoon 030 272 97 00 fax 020 44 44 645 fax 020 444 8387 fax 030 272 9729 Handleiding elektronische vragenlijst Patsaf Versie promise 3.0 Juni 2014 Naar voorbeeld van handleiding: Data entry simple Promise 3.0 LUMC Medische Statistiek & Bio-infomatica Advanced Data Management (ADM) Email: ADM@lumc.nl Website: www.msbi.nl
Contents Begrippenlijst... 3 Inloggen... 4 1.1 Configuratie testen... 5 1.2 Wachtwoord aanvragen of wijzigen... 7 1.3 Inloggen... 8 Data Entry Index... 8 Aanmaken nieuwe patiënt... 9 Data Entry Editor... 10 4.1 Knoppen in de Data entry Editor... 11 4.2 De record locator en overzicht Chapters & Sections... 12 4.3 Het invoerscherm... 14 4.4 Aanmaken van een record... 15 4.5 Zichtbaarheid van variabelen en section headers... 15 4.6 Overzicht actuele patiënt:... 15 Data Entry Overview... 15 Tab Help... 17 Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 2 of 17
Begrippenlijst CHAPTER CIC FILTER ITEM RECORD SECTION TABEL VALUE NAAM NAAM NAAM Hoofdstuk, Hoofdindeling van variabelen Centre Identification Code; een verzameling van patiënten die logisch bij elkaar horen (bv een ziekenhuis). Selectie van variabelen Variabele Groep bij elkaar behorende gegevens, meestal bestaand uit meerdere hoofdstukken Sectie, paragraaf binnen een hoofdstuk, met daarin (bij elkaar gegroepeerde) variabelen Entiteit van variabelen, de gegevens in een tabel zijn geordend in records Ingevoerd getal/cijfer/tekst Verplichte variabele Variabele die verplicht is onder de huidige voorwaarde (Verplichte variabele onder bepaalde voorwaarde Variabele die niet verplicht is onder de huidige voorwaarde (maar wel onder een andere voorwaarde) Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 3 of 17
Inloggen Patsaf heeft een portal pagina via de afdeling ADM van het LUMC. U gaat naar: http://www.msbi.nl/promise/ in de Internet Explorer. (Tip: voeg deze website toe aan uw Favorieten). U komt nu op de ProMISe Portal terecht. Klik nu op Projects, vervolgens op de naam Patsaf. Daar kunt u allerlei zaken wat betreft uw het project terugvinden. Check deze site met enige regelmaat voor nieuws met betrekking tot het project. Een andere opstartoptie is via de link https://www.clinicalresearch.nl/promise/s/heit/s_o_nivel_c_nl_patsaf_/logon/index.hei Het inlogscherm is opgebouwd uit twee delen. Links ziet u: Figuur 1a. Het inlogscherm 1. Type of session: De type of session bepaalt wat voor mogelijkheden u heeft na inloggen (voor zover uw account bevoegd is voor deze opties). Standaard staat deze ingesteld op de Data Entry only (simplified). U heeft daarmee geen toegang tot het maken of runnen van rapporten of de exportmogelijkheden van Patsaf en de mogelijkheden binnen data entry zijn iets beperkt. Voor volledig gebruik van alle mogelijkheden binnen uw bevoegdheden kunt u er zelf voor kiezen op te starten met All programs als type of session. 2. Username en password: Hier vult u uw accountgegevens in. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 4 of 17
3. Start session button: Als de type of session zo ingesteld staat als u wilt en u heeft uw usernaam en wachtwoord ingevuld, dat drukt u op Start Session. Rechts daarvan ziet u: Figuur 1b. Het inlogscherm Other Access Modes (fig 1b) Hier kunt u switchen naar de inlogpagina van de download facility of de dashboard facility. 1.1 Configuratie testen Als u voor het eerst met Patsaf gaat werken, dient u eerst uw PC goed in te stellen. Dit doet u door op How to make your PC ProMISe compatible and other important Tips and Tricks te klikken (figuur 1b), en vervolgens op interactive browser configuration checker. U ziet nu het volgende figuur op uw scherm: Figuur 2. Configuratietest Klik in dit scherm op Run the Tests. U krijgt dan een overzicht van instellingen van uw browser met een aanduiding van mogelijke problemen en oplossingen (figuur 3). Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 5 of 17
Figuur 3. Resultaat Configuratietest In de kolom 'Status' ziet u het resultaat: Rood = kan problemen opleveren. Geel = niet optimaal. Groen = OK. Vraagteken = onbekend. Belangrijke punten Gebruik bij voorkeur Microsoft Internet Explorer versie 9 (evt. versie 8 of 7). Voeg https://www.clinicalresearch.nl toe aan de lijst van vertrouwde websites. Sta popups van www.clinicalresearch.nl toe. Java is geïnstalleerd en ingeschakeld (om eventueel figuren te genereren). Gebruik van ActiveX is toegestaan. De links onder Information and Setup Instructions aan de rechterkant geven een aanwijzing hoe de desbetreffende instelling kan worden gewijzigd. U kunt klikken op de links om informatie te zien hoe u de instellingen kunt wijzigen. Wanneer u de instellingen heeft bekeken en zo nodig aangepast, kunt u terugkeren naar het inlogscherm door op het kruisje rechtsboven te klikken. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 6 of 17
1.2 Wachtwoord aanvragen of wijzigen Op de inlogpagina klikt u op Click here to get a new password (figuur 1a, 4). Vul linksboven op het scherm uw username in Vervolgens uw e-mail adres zoals dit in Patsaf bekend is. Klik op Request temporary password Figuur 4. Wachtwoord aanvragen Let op de eisen die aan een wachtwoord worden gesteld: minimaal 8 karakters, gebruik van minimaal één hoofdletter, één speciaal teken. Nadat u op request temporary password heeft geklikt, ontvangt u het wachtwoord per email of SMS (afhankelijk van wat u ingevuld heeft). U kunt daarna inloggen met dit tijdelijke wachtwoord zoals beschreven staat in 2.4. U krijgt na het intypen van uw username een scherm te zien zoals in figuur 5. Vul bij password het wachtwoord in wat u ontvangen heeft en vul daaronder 2 keer een nieuw eigen gekozen wachtwoord in. Voor het wijzigen van een wachtwoord klikt u op het inlogscherm op Click here to change a valid password (figuur 1a, 5). U krijgt nu onderstaand scherm te zien (figuur 5). Figuur 5. Wachtwoord wijzigen Uw wachtwoord is strikt persoonlijk. Geef het niet aan anderen. Als een ander toegang tot de toepassing moet hebben, vraag de projectleiding dan om een username voor hem of haar te maken. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 7 of 17
1.3 Inloggen Typ op het inlogscherm (figuur 1a) de username die u van de projectleiding heeft ontvangen, en het wachtwoord. Let op: beiden maken onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters, dus zorg dat caps Lock uitgeschakeld is! Als u voor het eerst inlogt, krijgt u een scherm als in figuur 5 te zien. Vul na het invullen van het ontvangen wachtwoord 2 keer een door u gekozen eigen wachtwoord in. Klik dan op de knop met het blauwe potlood (Start Session). U dient nu even geduld te hebben terwijl Patsaf geladen en gestart wordt. NB: Alle in dit document getoonde patiëntendata zijn gefingeerd. Data Entry Index Als u ingelogd bent, komt u terecht in de Data Entry Index: U heeft hier een overzicht over de patiënten die in de database aanwezig zijn. Zijn er meer patiënten in de database aanwezig dan er op het scherm zichtbaar zijn, dan ontstaat er een scrollbar waarmee u door kunt scrollen naar patiënten die buiten beeld zijn bij het opstarten. Om een bestaande patiënt te zoeken, kunt u echter ook gebruik maken van de volgende mogelijkheden: 1. Find cases with this text: In het invoervakje typt u bijvoorbeeld (een deel van) de naam of geboortedatum van de patiënt die u wilt zoeken in de database en u drukt op de knop Find cases with this text. De index zal zich daarna dan beperken tot die patiënten bij wie wat u heeft ingetypt voorkomt in één van de variabelen in de kolommen van de index. 2. Sorteren van de kolommen: Alle kolommen van de index kunnen gebruikt worden om de patiënten te sorteren door deze kolom aan te klikken. U sorteert altijd op één van deze kolommen. De kolom waarop u sorteert komt vooraan te staan en een pijltje geeft de sorteerrichting aan. Deze kunt u wijzigen door nogmaals bovenaan deze kolom aan te klikken Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 8 of 17
Wilt u weer alle patiënten zien in de default sortering (op volgnummer in de database), dan klikt u op Get all cases (refresh). Hiermee worden ook patiënten zichtbaar die tijdens de betreffende sessie waren toegevoegd aan de database. U kunt een patiënt laden door op het volgnummer (zie rode kader) te klikken. Aanmaken nieuwe patient Om een nieuwe patiënt aan te maken, klikt u op Create/load Fase 1 vragenlijst-record. Onderstaand scherm opent zich dan Als u slechts voor één centrum bevoegd bent, doet Patsaf een suggestie voor het nummer dat de nieuwe patiënt in de database zal krijgen. Dit is het eerste vrije nummer. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 9 of 17
Als u dit nummer aanklikt zal Patsaf ter bevestiging vragen of het uw bedoeling is een patiënt record met dit nummer aan te maken: Als u dit met OK bevestigd heeft, springt de cursor naar het invoerveld voor het Fase 1 vragenlijst nummer, een zelf te geven onderzoeksnummer (indien aanwezig, zo niet dan wordt het record meteen aangemaakt en gaat u door naar punt 4). U klikt dan op Create new Fase 1 vragenlijst om het patiënt-record aan te maken. Voordat het record wordt aangemaakt, zal Patsaf eerst kijken of er al een patiënt bestaat (binnen de centra waar u bevoegd voor bent) met hetzelfde nummer. Is dat het geval, dan maakt Patsaf geen nieuwe patiënt aan, maar wordt de betreffende patiënt geopend. Data Entry Editor In de Data entry Editor kunt u gegevens gaan invoeren. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 10 of 17
4.1 Knoppen in de Data entry Editor Met deze knop gaat u terug naar de plek waar u één klik geleden was. Dit betekent echter niet dat uw laatste actie ook ongedaan wordt gemaakt. U gaat alleen terug via dezelfde weg als u gekomen was. Met deze knop kunt u de lettergrootte op het scherm wijzigen. Als u het grootst mogelijke lettertype heeft bereikt en u drukt nogmaals, begint u weer met het kleinst mogelijke lettertype. Als u met uw linkermuisknop knop op deze knop drukt, kunt u de informatie die op dat moment op het scherm zichtbaar is, printen of converteren naar Excel of word. Als u met uw rechter muis knop op deze knop drukt, kunt u de informatie in het ProMISe outputscherm printen of converteren. Soms opent zich in ProMISe een message-schermpje. Dit kunt u met deze knop zichtbaar maken of verbergen. EXIT: ProMISe afsluiten. Sessie herstarten. Wijzigingen opslaan. Deze teller geeft het aantal wijzigingen aan dat u heeft gemaakt en welke nog niet op de server zijn opgeslagen. Het verdient aanbeveling geregeld op de save knop te drukken om bij bijvoorbeeld een stroomstoring geen gegevens kwijt te raken. Deze knop zit naast de teller met het aantal wijzigingen dat nog niet opgeslagen is. Als u deze knop indrukt worden die wijzigingen ongedaan gemaakt. Met deze knop kunt u records aanmaken. In veel projecten is echter ingesteld dat u patiënt records altijd alleen vanuit de index mag aanmaken, zodat de controle op dubbele patiënten kan worden uitgevoerd. Met deze knop kunt u records verwijderen. NB: verwijdert u een patiënten record, dan worden alle onderliggende records mee verwijderd. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 11 of 17
Met deze knop kunt u het index-variabele van een record wijzigen. Houdt u de Controlen de Alt-toets ingedrukt terwijl u deze knop indrukt, dan kunt u daarmee het hele record kopiëren. 4.2 De record locator en overzicht Chapters & Sections Aan de linkerkant van het scherm vindt u bovenaan de record locator. Deze geeft een overzicht van de aanwezige records en aan het staat. tekentje kunt u zien welk record op dat moment op uw scherm Onder de record locator vindt u een overzicht van de chapters en sections van het record dat op dat moment op uw scherm staat. In het plaatje hierboven ziet u de chapters en sections van het fase 1 vragenlijst record. Aan de pijltjes kunt u zien welke chapter op dat moment op uw scherm staat. Er is altijd maar één chapter tegelijk in beeld. Er kunnen wel meerdere sections tegelijk in beeld zijn. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 12 of 17
Wilt u na invullen van de variabelen in de sectie Vragenlijst direct door naar het chapter Triggers gevonden, dan klikt u gewoon op Triggers gevonden in het overzicht van chapters en sections en dit chapter opent zich dan in uw invoerscherm. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 13 of 17
4.3 Het invoerscherm Tabel Chapter Section Variabelen kunt u vullen door met uw muis op een optie te klikken en dan op te klikken of op tab of enter te drukken. Als u zoveel mogelijk het toetsenbord wilt gebruiken, kunt u ook het gewenste antwoord intypen. Dit kunt u zowel doen door de waarde in te typen als door de eerste letter in te typen. Zijn er meer antwoordopties die met de betreffende letter beginnen, dan zal bij iedere volgende letter die u intypt het aantal opties verder beperkt worden tot alle opties die met die letters beginnen. Met kunt u, als u nog niet op tab of enter gedrukt had, de ingevoerde keuze cancellen. Met sluit u het schermpje van die variabele. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 14 of 17
4.4 Aanmaken van een record U kunt gebruik maken van de knop, om een record aan te maken. Op de meeste momenten gaat het aanmaken van records echter automatisch. 4.5 Zichtbaarheid van variabelen en section headers Bij sommige variabelen hangt de zichtbaarheid af van het antwoord op een eerder variabele. In sommige gevallen is een hele section niet zichtbaar, in dat geval is dan ook de section header niet zichtbaar. De chapter header is wel altijd zichtbaar. 4.6 Overzicht actuele patiënt: Rechtsboven in uw scherm heeft u altijd een kleine samenvatting van de identificerende gegevens van de patiënt met wie u bezig bent. Data Entry Overview Onder Data entry Overview kunt u met één druk op de knop een overzicht krijgen van de data van de patiënt van wie u op dat moment gegevens invoert. U heeft hier de mogelijkheid te kiezen tussen een horizontale en een verticale lay-out. Over het algemeen zal een horizontale lay-out het best leesbaar zijn. Met de printerknop kunt u dit overzicht printen, converteren of e-mailen. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 15 of 17
Met behulp van het keuze menu Layout kunt u deze nog naar uw wensen aanpassen. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 16 of 17
Tab Help Onder het tabje Help vindt u een knop om uw sessie mee te herstarten, een mogelijkheid om email te verzenden en wat informatie over uw account en huidige sessie. Als u gebruikt wilt maken van het verzenden van mail, moet u zich ervan bewust zijn dat voor de ontvanger een Download account wordt aangemaakt waarmee deze persoon de informatie van de ProMISe Download Facility kan downloaden. Een mail wordt niet rechtstreeks verzonden. De ontvanger krijgt uiteraard wél bericht dat er informatie voor hem/haar beschikbaar is. Dat bericht bevat een link naar de Download Facility en de username en password van de betreffende persoon. Handleiding Patsaf - promise versie 3.0.doc Page 17 of 17