Jaarverslag 2009 / 2011 Gemeentearchief Reimerswaal Hanneke Jansen Afdeling Dienstverlening
1 Inleiding... 3 2 Formatie en werkzaamheden... 3 3 Dienstverlening... 4 4 Uitgevoerde werkzaamheden... 4 5 Aanwinsten cultuurhistorische bibliotheek... 5 6 Schenking van archieven... 6 7 Overige activiteiten... 7 8 Vooruitblik 2012... 7 2
1 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag Gemeentearchief over de periode 2009/2011 van de gemeente Reimerswaal. Op grond van artikel 15 van de archiefverordening van de gemeente Reimerswaal brengt de beheerder eenmaal per jaar verslag uit aan college van Burgemeester en Wethouders van de werkzaamheden betreffende het historisch archief. Na vaststelling wordt het verslag ter kennisname gebracht van de gemeenteraad en toegezonden aan de Provinciale Archiefinspectie. Onder andere door personele verschuivingen, verschuiving van taken en gebrek aan tijd is het al geruime geleden dat aan die verplichting is voldaan. Dit verslag geeft een beeld van de organisatie en het functioneren van het gemeentearchief. 2 Formatie en werkzaamheden Gemeentelijke formatie Ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden op het gebied van het historisch archief is 8 uur ter beschikking gesteld. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door mevr. H. Jansen, medewerkster Documentaire Informatievoorziening. Zij heeft in 2010 de opleiding Archiefassistent afgerond aan de Hogeschool van Amsterdam. Deze opleiding is gericht op het verbeteren van de dienstverlening, de toegankelijkheid en beheer van archiefbescheiden. Om archieven te kunnen inventariseren, selecteren en vernietigen ontbrak voldoende kennis. Om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren heeft mevr. H. Jansen in 2011/2012 de opleiding VVA (Voortgezette Vorming Archiefbeheer) afgerond bij SOD- opleidingen in Woerden. Voor de praktijkcase van deze opleiding is in 2011 ingestemd met het formeel verhogen van het aantal uren oud archief van 8 naar 16 uur per week. Overige medewerkers Op dit moment zijn er geen andere medewerkers of vrijwilligers actief in het historisch archief. Taakstelling In de beschikbare formatie (8 later 16 uur per week) wordt getracht om het historisch archief; te bewerken te inventariseren beschikbaar te stellen voor geïnteresseerden De volgende werkzaamheden zijn uitgevoerd; Ontvangen van bezoekers Beantwoorden van vragen, zowel schriftelijk als mondeling van interne en externe bezoekers Het geven van educatieve informatie Daarnaast blijven er werkzaamheden liggen, die volgens wettelijke bepalingen, ook uitgevoerd moeten worden. Het betreft de volgende werkzaamheden; Bijhouden van de historische bibliotheek Inventariseren van archieven Het digitaliseren van gegevens o.a. het invoeren van het bevolkingsregister uit de voormalige kernen. Het nader toegankelijk maken van archiefbestanden Het in goede en geordende staat bewaren van archiefstukken Bijhouden en moderniseren van de historische atlas (foto en kaartmateriaal). 3
Ompakken van archiefstukken in zuurvrije verpakking. Regel en wetgeving 3 Dienstverlening Het gemeentearchief is op dinsdag- en donderdagmiddag geopend voor bezoekers. Dinsdag is een vrije inloopmiddag, terwijl donderdag alleen op afspraak een bezoek kan worden gebracht. Bezoekers kunnen archiefstukken, afbeeldingen en boeken raadplegen in de studiezaal. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om informatie op te vragen, schriftelijk of per e-mail. Deze wordt indien mogelijk digitaal beschikbaar gesteld. Bezoekersaantallen Jaar Aantal verzoeken Verbijzondering bezoeken Aantal bezoekers Verbijzondering bezoekers 2009 390 224 ambtelijk 126 34 ambtenaren 166 burgerlijk 92 burgers 2010 541 407 ambtelijk 183 103 ambtenaren 134 burgerlijk 80 burgers 2011 470 392 ambtelijk 128 78 ambtenaren 78 burgerlijk 30 burgers Interessegebieden De bezoekers waren vooral geïnteresseerd in genealogie en bouwvergunningen. Daarnaast vallen nog een aantal interessegebieden op. De Tweede Wereldoorlog Particuliere archieven Begraafplaatsen Kerkarchieven Woningbouws Watersnood 1953 Bodemgegevens Overige contacten In 2009/2011 is door de waarnemend Provinciaal Archiefinspecteur, dhr. E. Keulemans verscheidene keren een bezoek gebracht aan het Archief. Zijn bezoeken staan in het teken van de dienstverlening en de voortgang van de werkzaamheden, bekeken vanuit wettelijk oogpunt en de komende veranderingen betreffende het archieftoezicht. Daarnaast worden diverse bijeenkomsten bijgewoond om kennis en ervaringen met medewerkers van andere gemeenten te delen. In 2009/2011 zijn het Vlaams/Zeeuwse Archivarissen- en het Diensthoofden Overleg Zeeuwse Archivarissen (DOZA) bijgewoond. 4 Uitgevoerde werkzaamheden In het verleden zijn er diverse archiefblokken bewerkt en geïnventariseerd. Door het vertrek van mevr. A.Kuiper-Timmerman is hierop verder geen actie meer ondernomen. Er zou worden 4
bekeken of de inleiding op het archiefblok 70/ 79 geschreven kan worden in 2010. Hierna kan dit archiefblok worden overgedragen en openbaar gesteld worden voor publiek. Deze werkzaamheden zijn nog niet uitgevoerd. De geplande werkzaamheden om een inleiding te schijven voor het geïnventariseerde archiefblok 70/ 79 en het archiefblok 1980/1989 te inventariseren zijn uitgesteld. Het ontbreekt de medewerkster gemeentearchief aan voldoende tijd om dit te realiseren. Openbaarmaking registers Burgerlijke Stand In het Burgerlijk Wetboek art.1:17a is vastgelegd dat; registers van geboorten pas 100 jaar na het afsluiten van de registers worden overgebracht, registers van huwelijken na 75 jaar en registers van overlijden na 50 jaar. De volgende registers van de Burgerlijke Stand zijn overgebracht van het niet openbare archief naar het openbare archief. Geboorten Huwelijk Overlijden Voorm. gemeente Krabbendijke Kruiningen Rilland-Bath Yerseke Krabbendijke Kruiningen Yerseke Waarde Krabbendijke Waarde Periode 1903-1912 1897-1906 1905-1912 1898-1905 1923-1932 1924-1933 1928-1938 1921-1932 1951-1960 1946-1955 5 Aanwinsten cultuurhistorische bibliotheek Het archief wordt voorzien van recente publicaties die uit de regionale dagbladen. Door een balie medewerkster worden dagelijks krantenknipsels verzameld en in boekvorm aangeboden aan het gemeentearchief. Het betreft voornamelijk de artikelen uit de PZC en BN/de Stem over Reimerswaal. Door stopzetting van het onderhoud van het programma Asksam is het niet meer mogelijk de bibliotheekinventaris digitaal bij te houden. Dit geldt ook voor het opvragen en muteren van gegevens van andere bestanden zoals oude bouw- en hinderwetvergunningen. In de afgelopen periode is de bibliotheek uitgebreid met de volgende literatuur; De Zeeuwse streekdrachten in de 21e eeuw, door A.M.Quaak, 2005 Een storm om een plas water, scriptie Yerseke in verzet tegen de afsluiting van de Oosterschelde 1953-1986 door E. Brookman, 2009 Sporen van een oorlog, door Aarnoud van der Deijl & Marga Haas, 2009 Vijftien Zeeuwse plaatsen met een verhaal over de Tweede Wereldoorlog Hulp in benauwdheden, door H. Nieuwenhuize, 2009 Een Yersekse dwangarbeider in Duitsland (1940-1945) Krabbendijke in oorlogsjaren 1940-1945, door Minus Goud en Ina Paauwe- Dees 2009 5
De oorlog in stukken, samengesteld door Frank de Klerk, 2009 De beleving van de jaren 1940-1945 op de Bevelanden Bevelands Welvaren, door Allie Barth, Frank de Klerk en Mirjam Louisse, 2008 Een reis door de Bevelandse archieven; verhalen en beelden van mensen en plaatsen op een voormalig eiland. De duvel zit in het water, door Cor Heijkoop, 2009 Scheepsrampen in het nauw van Bath Verdronken land Oud- Rilland 2004-2008, door de Archeologische Werkgemeenschap voor Nederland (AWN) afd. Zeeland, 2008 De slag om de Schelde, redactie PZC, 2009 Geallieerden bevrijden Zeeland september -november 1944 t Kom aal hoed ee.., door Rachel van de Vrede, 2008 Herdenken in dichtvorm. Kruiningse kinderen dichten over de oorlog, 2011 Fort Sint Martijn op Hoogerwerf door J.M.G. Leune, 2011 Fotoboek Uitgebeeld verleden van Yerseke, C. van den Bovenkamp, 2011 Te Boek, Gedichtjes, zelf geschreven of uit het Nederlands vertaal en bewerkt in het Zuid- Bevelands dialect door Bei Cok, mei 2011 Jeugdherinneringen van een schoolmeisje uit Yerseke door Ineke Marjee-Paauwe, 2011 Valkenisse, Geschiedenis, archeologie en fotografie van een verdronken dopr op Zuid- Beveland, red. Jan Kuipers, uitgave is een coproductie van de AWN met de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland, 20112 Druk! De lotgevallen van een uitvinder, Over het leven en werk van Dr. IR. Herman Lok, 2012 Wordt een heer! Kweekschool De Driestar en de emancipatie van de bevindelijk gereformeerden door John Excalto, 2012 6 Schenking van archieven De volgende archieven zijn aan het gemeentearchief geschonken: Schenking door dhr. M.W. Weststrate te Weesp uit nalatenschap van de ouders, archiefstukken uit de voormalige gemeente Waarde periode 1824-1926 Schenking archiefbescheiden dhr. J. Vader gemeentesecretaris en burgemeester van de voormalige gemeente Krabbendijke. o.a. Toespraken, brieven, foto s en krantenartikelen uit de Zeeuwse periode 1933-1956 Schenking van een tiental dia s door mevr. I. Burgerler over een boerenbruiloft uit 1959 in Kruiningen 6
7 Overige activiteiten Educatie In december 2011 is er door de jeugdvereniging van de Gereformeerde Gemeente te Waarde een bezoek gebracht in het gemeente archief. Tijdens deze bijeenkomst is uitleg gegeven hoe en waarom archief bewaard wordt. Ook was er gelegenheid om in de openbare registers van de burgerlijke stand naar voorouders te zoeken. Digitalisering/Automatisering Op dit moment vinden er geen werkzaamheden plaats met betrekking tot invoeren bevolkingsregisters in Acces. De ontwikkelingen bij DIV op het gebied van digitalisering worden nauwlettend in de gaten gehouden, dit om in de toekomst mee te kunnen liften op deze ontwikkelingen. In mei 2012 is door college ingestemd met het opstarten van een gezamenlijke website door de Bevelandse gemeenten om gegevens uit de archieven digitaal beschikbaar te stellen aan het publiek. Beeldmateriaal o.a. foto s en akten van de Burgerlijke Stand zullen op deze wijze op een meer toegankelijke wijze worden aangeboden via het Internet. Dit is weer een stap in de digitale dienstverlening. Op de gemeentelijke website zal een link worden geplaatst naar Beeldbank de Bevelanden. Met behulp van vrijwilligers worden o.a. foto s gedigitaliseerd, ontsloten en beschikbaar gesteld. 8 Vooruitblik 2012 De beschreven situatie zal in 2012 geen grote wijzigingen met zich meebrengen. Door de beperkte toegewezen beschikbare formatie zal een minimale inspanning in het gemeentearchief worden gedaan. Vooralsnog wordt bekeken of de inleiding op het archiefblok 70/ 79 geschreven kan worden. Hierna kan dit archiefblok openbaar gesteld worden voor publiek via het internet en de bezoekersruimte. Er moet met de bewerking van het archiefblok 80/ 89 een start gemaakt worden. Deze archieven zijn dan ouder dan 20 jaar en vanuit wettelijk oogpunt moeten deze beschikbaar zijn voor geïnteresseerden. In Juli 2011 is het college en de raad door de VNG geïnformeerd over de veranderingen van het toezicht op de archiefzorg. Thans is er op grond van de artikelen 33 en 34 van de Archiefwet sprake van specifiek toezicht door gedeputeerde staten op de archiefzorg van burgemeester en wethouders. Zij bedienen zich daartoe van provinciale archiefinspecteurs. Een wetswijziging moet er toe leiden dat per 1 juli 2012 het specifieke toezicht wijzigt in generiek provinciaal toezicht op de gehele archiefketen van de Gemeentewet. Een belangrijke wijziging is dat de gemeente nu in de eerste plaats zelf moet toezien op een juiste naleving van de geldende wetten en regels per beleidsafdeling. Deze wet; De wet Revitalisering Generiek Toezicht is op 1 oktober 2012 in werking getreden. Vanaf 2012 zal verslag worden vastgelegd op grond van tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) gemeentelijke archiefketen. Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen kan geoordeeld worden of de gemeente al dan niet aan de eisen voldoet. Dit betreft in 2012 een nulmeting om te kijken waar de gemeente Reimerswaal betreffende haar informatiehuishouding staat. 7