Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013

Transcriptie

1 Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013 Kruiningen, oktober 2013

2 Inleiding Lokale regelgeving Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Digitale archiefbescheiden Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Ter beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen

3 Inleiding In de Archiefwet 1995 artikel 30 lid 1 is bepaald dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden van de gemeente. Zorg betekent in dit kader de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen die in de Archiefwet en andere Archiefregelingen zijn gesteld. De Wet Revitalisering generiek Toezicht (WRGT) is per 1 oktober 2012 ingetreden. Met deze wet komt het toezicht van de provincie meer op afstand te staan (het verticale toezicht) en dient het horizontale toezicht te worden versterkt. Dit horizontale toezicht heeft betrekking op de zorg voor het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeente Reimerswaal en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) dat de VNG heeft ontwikkeld tegen achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Met behulp van de tien KPI- vragen kan een beeld worden gegeven of de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Daarbij wordt eveneens gekeken of er bij aspecten van het archiefbeheer al dan niet sprake is van taakverwaarlozing. In dat geval kan ook de provincie Zeeland alsnog ingrijpen. Hoe dat in zijn werk gaat is geregeld in de notitie Nieuwe Schoenen (Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht). Verantwoord omgaan met informatie is van groot belang uit oogpunt van o.m. bedrijfvoering, verantwoording en controle. Overheden kiezen steeds meer digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Vooral de omslag naar digitaal archiefbeheer vraagt om noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen, denk in dit verband aan de gevolgen van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) en ook het gebruik van de social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen er eraan te voldoen. De overheid dient te zorgen voor een goede informatievoorziening. Burgers, medeoverheden en andere instellingen moeten kunnen vertrouwen op een betrouwbare overheid, dat besluiten neemt op basis van volledige, actuele en authentieke informatie. Het is daarom noodzakelijk dat zowel college als raad goed op de hoogte is van de stand van zaken in de eigen gemeente. Een niet goed functionerende informatiehuishouding brengt n.l. risico s met zich mee. De KPI toets kan helpen eventuele risico s in kaart te brengen en passende maatregelen te nemen om de mogelijke negatieve gevolgen te verminderen. Het college van B en W is als archiefzorgdrager op basis van artikel 30 Aw bestuurlijk verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI verslag dat ambtelijk is opgemaakt en de toezending daarvan aan de gemeenteraad. Tevens is het college van B en W verantwoordelijk voor de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Het college van B en W dient daarbij de eigen verantwoordelijkheid van de horizontale toezichthouder (de gemeentearchivaris of indien deze niet benoemd is de gemeentesecretaris) in acht te nemen. Die werkt weliswaar voor B en W, maar wel vanuit een zelfstandige positie. Het KPI verslag dient dan ook ongewijzigd naar de gemeenteraad en de provincie te worden gestuurd. 3

4 In de tekst worden de termen archief en informatie door elkaar gebruikt. Met beiden wordt echter hetzelfde bedoeld, namelijk bescheiden, ongeacht hun vorm, door de gemeente ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. (Archiefwet 1995, art.1 lid c sub) Het gaat dus om zowel de analoge, papieren archiefbescheiden als digitale archiefbescheiden. De bijgevoegde vragenlijst KPI is ingevuld door het cluster DIV van de afdeling Dienstverlening. H.Jansen, medewerkster Dienstverlening 4

5 1. Lokale regelgeving Vraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Antwoord: Deels In 1997 heeft de gemeenteraad de Archiefverordening van de gemeente Reimerswaal vastgesteld. Deze archiefverordening regelt de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats. Omdat de gemeente Reimerswaal geen archivaris heeft benoemd is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen die in het bezit is van een diploma archivistiek. Deze archiefverordening is niet geactualiseerd aan de relevante wetgeving van art. 30 van de Archiefwet. Eveneens is in 1997 door het college van burgemeester en wethouders het Besluit Informatiebeheer gemeente Reimerswaal vastgesteld. Deze voorschriften betreffen het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In dit besluit is vastgesteld dat de gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meerdere medewerkers. Hierop is niets geregeld of vastgelegd. De gemeente Reimerswaal kent momenteel geen mandaatregeling, bedoeld om namens het college besluiten te nemen inzake de archiefzorg, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels. Gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden of taken uitbesteden, blijven art.4 en 40 van de AW belangrijke aandachtspunten. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan de gemeente Reimerswaal zich blijven verantwoorden voor haar handelen. Er is nu nog weinig bekend betreffende de overdracht en overname van archiefbescheiden. Zo is nog niet geheel duidelijk wat de gevolgen zijn voor de archiefvorming van de Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden. In de periode zijn er verschuivingen geweest in taken en organisatie. Ingevolge artikel 4 en 40 van de Archiefwet dient het college voorzieningen te treffen bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan met betrekking tot de archiefbescheiden. Volgens art. 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) dient de aanbeveling een openbaar register bij te houden. In de gemeente Reimerswaal is nog geen register aanwezig. In de programmabegroting wordt als paragraaf opgenomen een overzicht van verbonden partijen. In de programmabegroting zijn onder al bestaande partijen de volgende nieuwe gemeenschappelijke regelingen of samenwerkingsverbanden opgenomen: Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden (GR de Bevelanden) Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking SaBeWa Zeeland 5

6 Op 1 januari 2013 zijn twee wijzigingen in de archiefwet- en regelgeving van kracht geworden: De gemeente kan voortaan zelf een besluit nemen om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale kopieën. Het besluit van de gemeente moet rekening houden met een aantal vereisten vastgelegd in de Archiefregeling Op 1 januari 2013 is ook een wijziging van het Archiefbesluit van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid van zorgdragers te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid moet bij waardering van archiefbescheiden niet alleen met vernietigingstermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken. Om dit te bewerkstelligen wordt gestimuleerd om een zogenaamd Strategisch Informatie Overleg (SIO) in te richten. In dit overleg kan de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding worden voorbereid. Het gaat daarbij lokaal om besluiten op het gebied van de vervanging, vervreemding, overbrenging en beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden. De Archiefverordening actualiseren aan de hand van de huidige modelverordening van het Landelijk Orgaan Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI). Dit houdt in dat in ieder geval de Wet Dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden (2006) moet zijn verwerkt. Het Besluit Informatiebeheer aanpassen aan de hand van het modelbesluit van het LOPAI. De verantwoordelijkheid van de niet overgebrachte archiefbescheiden ligt formeel nu bij de secretaris. Voorgesteld wordt om een nieuw besluit voor te bereiden waarin de afdelingshoofden verantwoordelijk worden voor de informatievoorziening in hun afdeling. Van belang is hoe het gemeentelijke informatiebeleid wordt geregeld waarin is opgenomen wie verantwoordelijk is m.b.t. archiefzorg en beheer. Maak een register aan van gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente participeert met die gegevens genoemd in art.27 Wgr. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Vraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Antwoord: Deels Volgens artikel 16 van de Archiefregeling dient het college er voor te zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Binnen de gemeente Reimerswaal wordt voor het archiefen informatiebeheer geen kwaliteitsmodel gehanteerd. Medewerkers zijn zich er wel van bewust dat er volgens bepaalde normen gewerkt moet worden, maar dat komt niet of slechts zijdelings terug in het organisatieplan, het processenboek en de werkplannen van de afdelingen. De kwaliteitszorg binnen de afdelingen is vooral inhoudelijk op het primair proces gericht. Archivering is in veel gevallen nog onvoldoende geïntegreerd in de werkprocessen zelf. De gemeente Reimerswaal maakt geen gebruik van een kwaliteitssysteem. Over het begrip kwaliteitssysteem is nog veel onduidelijkheid. Het is een open deur te stellen dat informatie pas betekenisvol wordt als deze aan kwaliteitseisen voldoet. Die eisen liggen o.m. vast in diverse regelingen (o.a. de Archiefregeling 2010) NEN-ISO normen (zoals en 2082) en andere richtlijnen en 6

7 toetsinstrumenten zoals RODIN en Baseline. Gedeeltelijk hanteert de gemeente Reimerswaal dit in het documentaire managementsysteem (DMS) CORSA wat met NEN-ISO 2082 gecertificeerd is. De gemeente Reimerswaal heeft geen archivaris benoemd. In artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer Reimerswaal is de gemeentesecretaris belast met het geheel van de informatievoorziening. In artikel 3 kan de gemeentesecretaris de uitvoering van dit besluit mandateren aan één of meerdere medewerkers. Het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt uitgevoerd door een van de medewerkers van het cluster Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de afdeling Dienstverlening. Deze mandatering is verder niet vastgelegd. Voor de uitvoering hiervan heeft de medewerker de opleiding Archiefassistent aan de Archiefschool behaald en de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) bij de SOD te Woerden. Er wordt geen verslaglegging gedaan wat betreft de uitoefening van het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Dit is ook niet opgenomen in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Reimerswaal. Er wordt wel een tweejaarlijks verslag geschreven van de uitgevoerde werkzaamheden van het oud archief. Maak gebruik van een kwaliteitsinstrument zoals bijv. Baseline Informatiehuishouding gemeenten of Kwaliteitshandboek Nederlandse Archieven. Door gebruik te maken van een dergelijk systeem kan men komen tot een verhoging van het kwaliteitsbewustzijn en een systematische verbetering van het informatiebeheer. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Vraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Antwoord: Deels Volgens artikel 18 van de Archiefregeling behoort de zorgdrager ervoor te zorgen dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het archief wordt geordend aan de hand van de Basis Archief Code (BAC) van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Dit betreft zowel het papieren archief als digitale informatie. Dit is beschreven in het Ordeningsplan van de gemeente Reimerswaal vastgesteld in Van het papieren archief is een totaaloverzicht aanwezig van te bewaren en te vernietigen archief. Vanaf 1990 worden in CORSA aan de dossiers een bewaar of vernietigingstermijn meegegeven. Voor te bewaren archief wordt gewerkt in blokken van 10 jaar. Het is nog niet goed na te gaan hoe het toezicht op het digitale informatiebeheer en het beheer van archiefstukken is geregeld. Een actualisatie en meer bewustwording van de juiste opslag bepaalt mede de archiefwaarde van informatie. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat archiefbescheiden niet op de juiste wijze worden beheerd, en dat de digitale duurzaamheid van de te bewaren bescheiden op de lange termijn niet geborgd is. Het digitaal werken en archiveren vraagt om een zekere cultuuromslag. Het zorgt voor een ingrijpende wijziging van de verantwoordelijkheden. Om de overgang van papier naar digitaal goed te kunnen begeleiden zijn goede handzame instrumenten nodig. Een 7

8 ordeningsplan is een ideaal instrument om deze visies te verwezenlijken. Stel een beheersdocument over de Informatiehuishouding van de organisatie op. Maak inzichtelijk wat de belangen zijn van een gedegen informatiebeheer zoals verantwoording kunnen afleggen van de bedrijfsvoering, als bewijsfunctie om rechten en plichten te borgen, en als cultuurhistorische waarde. Een volledige digitalisering van de dossiervorming, en het dossierbeheer, kan er sterk toe bijdragen dat werkprocessen beter, sneller, zorgvuldiger kunnen worden uitgevoerd. 4. Digitale archiefbescheiden Vraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Antwoord: Deels Het informatiebeheer binnen de gemeente Reimerswaal bevindt zich nog steeds in een hybride situatie waarin papieren en digitale documenten bestaan. De dossiers worden geordend volgens de Basis Archief Code. Er is nog geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitale archiefbescheiden moet worden beheerd. Hoewel het formele archief papieren dossiers betreft zijn er wel digitale archiefbescheiden zoals de digitale bestemmingsplannen en de vergunningen in OLO (Omgevings Loket Online) waarin alle bouwvergunningen zijn opgeslagen. Deze digital born stukken kunnen als het gaat om authenticiteit alleen maar digitaal bestaan. Er is weinig bekend hoe de opslag van de digitale informatie is geregeld. Hetzelfde geldt voor digitale archiefbescheiden zoals de audioverslagen van de raadsvergaderingen. Vanaf januari 2009 worden de notulen niet meer woordelijk uitgeschreven. Dat betekent een historisch keerpunt voor de onderzoeker van de archieven van de gemeente Reimerswaal en haar voorgangers. Voorzieningen voor compressie of encryptie zijn voor zover bekend niet toegepast. Evenmin is bekend dat digitale archiefbescheiden geconverteerd of gemigreerd zijn om hun toegankelijkheid op de langere termijn te waarborgen. Artikel 24 van de Archiefregeling schrijft aanvullende metadata voor, voor digitale archiefbescheiden. Het gaat dan om de zogenaamde technische metadata, deze zijn van belang voor de duurzame bewaring van archiefbescheiden. Stel een bewaarstrategie op voor digital born archiefbescheiden. Om digitaal werken optimaal te ondersteunen met digitaal archiefbeheer is het wel nodig dat beleid wordt ontwikkeld en dat er bindende afspraken gemaakt worden op alle niveaus in de organisatie. Zaken als opslagstandaards en conversie/migratie moeten o.a. daarin worden geregeld. Er zijn landelijke richtlijnen en standaarden om het digitaal archiefbeheer succesvol in te richten. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Antwoord: Ja 8

9 De vernietigbare archiefbescheiden wordt geselecteerd aan de hand van de selectielijst van de VNG. Van de jaarlijks te vernietigen archiefbescheiden worden processenverbaal opgemaakt. Deze lijst bevat een specificatie van de te vernietigen stukken en een akkoordverklaring van de verantwoordelijke ambtenaar en gemeentesecretaris. Er wordt zowel analoog als digitaal vernietigd wat inhoudt dat de stukken ook uit het DMS worden verwijderd. Er heeft geen vervreemding of vervanging van archiefbescheiden plaatsgehad. Vervreemding houdt in dat de archiefbescheiden een andere zorgdrager krijgen. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Vraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Antwoord: Nee In Artikel 12 van de Archiefwet brengt de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar over naar een archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar en kosteloos te raadplegen. De gemeente Reimerswaal heeft tot 1970 haar archieven overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit zijn de archieven van de voormalige gemeenten die in 1970 zijn opgenomen in de bestaande gemeente Reimerswaal. Hiervan zijn geen verklaringen opgemaakt. Het archief van de periode is nog niet gereed voor overbrenging. De inleiding ontbreekt nog om dit af te kunnen ronden. Het archief van de periode is voor de studie VVA een klein gedeelte bewerkt. Het archief heeft nog geen materiële en inhoudelijke bewerking ondergaan om daadwerkelijk te worden overgebracht. Door tijd gebrek is dit nog niet verder opgepakt. De rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie van het Lopai kan als hulpmiddel dienen om te kijken of er voldoende formatie aanwezig is. Vanwege ruimtegebrek in de dynamische fase worden al snel dossiers overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats. Deze te bewaren archiefbescheiden worden opgenomen in blokken van tien jaar. De nietopenbare registers van de Burgerlijke Stand zijn in beheer bij afdeling Dienstverlening. Voor de termijn van overbrenging van deze registers gelden uitzonderingen op de wettelijke overbrengingstermijn. Registers van geboorten worden na 100 jaar overgebracht, registers van huwelijke na 15 jaar en registers van overlijden na 50 jaar. Voor de termijn van overbrenging van deze registers gelden uitzonderingen op de wettelijke overbrengingstermijn. De fysieke openbare akten zijn bij openbaarmaking in 2012 zonder een opgemaakte verklaring overgebracht en te raadplegen. Na de herindeling in 1970 zijn er nog geen archieven overgebracht. Hierbij voldoen we niet aan de openbaarheideisen van de Archiefwet op de termijn van 20 jaar. Aanbeveling is meer tijd hiervoor beschikbaar te stellen zodat de archieven bewerkt kunnen worden. Na opschoning ontstaat er meer ruimte in de archiefbewaarplaats. Maak een verklaring op van de openbaarmaking van de registers van de Burgerlijke Stand. 9

10 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Vraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Antwoord: Deels In de Archiefverordening vastgesteld 1997 is de archiefbewaarplaats van de gemeente Reimerswaal als archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats bevindt zich in het pand aan Oude Plein 1 te Kruiningen, is goedgekeurd door gedeputeerde staten en voldoet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. De archiefbewaarplaats wordt gebruikt voor zowel overgebrachte als niet overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast zijn er twee archiefruimten in gebruik die dienst doen als archiefopslag. Deze ruimten worden alleen ingezet voor archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn. Dit betreffen archieven van de afdeling Sociale zaken en afdeling Financiën. Deze ruimten voldoen niet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. Dit geldt ook voor de ruimte bij het cluster Burgerzaken waarin de niet-openbare registers van de Burgerlijke Stand worden bewaard. Na de verbouwing van het gemeentehuis worden de archiefbescheiden van de Burgerlijke Stand geplaatst in de extra afgesloten ruimte in de archiefbewaarplaats. De gemeente Reimerswaal kent geen e-depotvoorziening voor de bewaring van digitale bestanden. Doe voor de archieven van Sociale Zaken en Financiële een minimale aanpassing door het ophangen van een handbrandblusser. 8. Ter beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden Vraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet? Antwoord: Ja In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging. Dat is na 20 jaar mits er geen beperkingen zijn. Deze criteria zijn: eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, belang van de Staat of zijn bondgenoten, voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. In principe worden geen beperkingen gesteld aan de openbaarheid van milieuinformatie. In de meeste gevallen wordt deze informatie na overleg met de vakafdeling ter inzage beschikbaar gesteld. Op dinsdag- en dondermiddag bij voorkeur op afspraak is het archief geopend. De archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen, en tegen kopiekosten wordt een afdruk of scan gemaakt. De bedragen worden jaarlijks opgenomen in de legesverordening van de gemeente Reimerswaal. Er is een reglement voor het fysieke bezoek en het gebruik van de publieksruimte aanwezig. Er wordt geen gebruik gemaakt van een kwaliteitshandvest voor archieven. Op de website staan de archieven van de voormalige gemeente gepubliceerd. Geef meer bekendheid aan de archieven van derden die in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10

11 Vraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Antwoord: Nee De gemeente Reimerswaal beschikt niet over een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Een calamiteitenplan heeft tot doel het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. Dit geldt voor alle bescheiden, ongeacht hun vorm, (digitaal, papier, perkament, of anderszins) die door de gemeente Reimerswaal zijn ontvangen of opgemaakt. Vooral de voorwerpen van waarde verdienen aandacht bij calamiteiten. Voorwerpen van waarde zijn onder te verdelen in voorwerpen van culturele waarde en voorwerpen van financiële waarde. Cultureel waardevolle voorwerpen zijn meestal onvervangbaar en hebben daarom voorrang op de voorwerpen van (slechts) financiële waarde. De gemeente dient daarom maatregelen te treffen om de voorwerpen die onvervangbaar zijn voldoende te beschermen. Buiten de archiefbewaarplaats van de gemeente Reimerswaal wordt op twee locaties archiefbescheiden bewaard. Deze ruimten voldoen niet aan de eisen van de Archiefregeling m.b.t. de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Er is weinig bekendheid hoe de digitale veiligheid is geregeld binnen de gemeente Reimerswaal. In veel applicaties worden gegevens opgeslagen waarvan de archiefwaarde niet wordt berekend. Stel een intern calamiteitenplan op aan de hand van de Leidraad calamiteitenplan archieven (LOPAI) Neem een abonnement op Documentenwacht. Waar bij een calamiteit de brandweer zich richt op het in veiligheid van mensen richt dit bedrijf zich op het redden en schade vermindering van objecten zoals archieven. Doe een minimale aanpassing aan de externe archiefruimten door het ophangen van een handbrandblusser 10. Middelen en mensen Vraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Antwoord: Deels Het team DIV van de gemeente Reimerswaal is belast met het beheer van de nog niet overgedragen archieven. De taakverdeling is nog wel vrij klassiek, de meer uitvoerende taken zoals postverwerking en archivering worden door de medewerkers gedaan met de opleiding Stichting Opleidingen Documentaire Informatievoorziening (SOD) of Leergang Aankomend Recordmanager (LARM). In de papieren omgeving zorgen informatiebeheerders (Div-ers) dat de neerslag van het handelen van de organisatie wordt vastgelegd, beheerd en toegankelijk gehouden. In de digitale omgeving wordt het beheer van informatie voorzichtig geïntegreerd in de primaire processen van de organisatie. Het gevolg is dat het beheer van informatie niet langer het domein van de informatiebeheerders is, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de 11

12 informatiebeheerders en de medewerkers in het primaire proces. Voor de kwaliteit van het archief blijft het van belang dat het beheer van procesgebonden informatie in handen van professionals in de hele archiefketen blijft. Het archiefbeheer van de overgebrachte archieven, het bewerken en het beschikbaar stellen van de archieven wordt gedaan door een medewerker met de opleiding archiefassistent en de opleiding VVA. Door personele wisselingen is in de archivering en de bewerking een achterstand opgelopen. Voor de archivering van dynamische archiefstukken is ingezet op tijdelijk personeel. Voor het bewerken van de archieven die overgebracht moeten worden is door overige DIV werkzaamheden weinig tijd beschikbaar. Voor de omslag van analoog naar digitaal krijgt DIV een veranderende rol. Belangrijk is dat deze medewerkers een betere aansluiting kunnen vinden bij de verandering van analoog naar digitaal. Dit vraagt om ruimte en mogelijkheden voor verdere scholing. 12