MEMO aan de gemeenteraad Van: wethouder Buiter Ond.: nadere informatie zienswijze begroting 2016 ngrsa2 Dd.: 2 juli 2015 In de vergadering van de raadscommissie van 25 juni heeft wethouder Buiter nadere informatie toegezegd. Deze heeft betrekking op de argumenten ten behoeve van het indienen van een zienswijze bij de begroting 2016 GRSA2 op het onderdeel Werk & Inkomen. In deze memo ontvangt u informatie over de opbouw van de formatie en begroting, de ontwikkeling van taken, groei van het klantenbestand en alle gerealiseerde en onderzochte opties om de personeelskosten verder te beperken. Resume A B C D E Bij de start van de GRSA2 heeft Berenschot een benchmark uitgevoerd op de noodzakelijke formatie. Daaruit bleek dat Werk & Inkomen (W&I) een kleinere formatie heeft dan bij organisaties in deze grootteklasse gemiddeld hebben. Binnen de beschikbare formatieruimte heeft W&I waar mogelijk formatieruimte niet geheel ingevuld, waardoor de bezetting verantwoord is beperkt. Het aantal klanten is in de afgelopen periode gestegen van 702 naar 823 tot 878 per 1 juli; de prognose uit de mei-circulaire is dat dit aantal in de komende jaren verder stijgt. De taken binnen W&I zijn toegenomen door invoering van de Wet Boeten, de Participatiewet en het werken op locatie ten behoeve van de 3D-samenwerking. Dit leidt ertoe dat de rek eruit is.een bezuiniging op de formatie leidt tot het niet meer volledig uitvoeren van wettelijke taken. Te verwachten gevolg is dat de gemeentelijke programmakosten dan zullen stijgen. 1 Ontstaan begroting WI Bij de start van de GR-A2 zijn loonkosten van het jaar 2012 voor de deelnemende gemeenten overgeheveld naar begroting WI en is er een taakstellende bezuiniging toegepast van 7,5%. Na het uitstappen van Waalre is de begroting aangepast met de inbreng van Waalre. In 2014 is door het dagelijks bestuur besloten de formatie met 3,30 FTE aan te passen voor klantmanagement (in verband met toegenomen klantaantallen (823 klanten) en het deels vervallen van de dekkingsmogelijkheden van het Participatiebudget), coördinatie bedrijfsvoering (is vervallen na vertrek Waalre) en beleid (in verband met de invoering van de Participatiewet en extra inspanningen ivm ontwikkeling van de regionale samenwerking). Dit is mede gebeurd op basis van de risico-analyse door Berenschot. Na deze aanpassing komt de formatie van WI volgens het advies van Berenschot uit op het niveau van best practiceorganisaties op het werkgebied. Nadien is uitvoering van Schuldhulpverlening overgeheveld naar WI waardoor de huidige formatie uitkomt op 35,34 FTE (inclusief 1 FTE bovenformatief). De benodigde salarislasten zijn destijds berekend op 2.175.000 Begin 2015 is een nieuwe begroting 2016 voor WI opgesteld. De verwachte salarislasten over 2016 bedragen 2.343.000. Dit is exclusief een flexibel inzetbaar budget voor de opvang van ziekte en onvoorziene extra werkzaamheden. Verderop in deze notitie wordt dit verschil geanalyseerd. 2 Benodigde salarislasten 2016 In onderstaande tabel is per functie weergegeven wat de benodigde salarislasten zijn (prijzen 2015). Bij vaste medewerkers is uitgegaan van de werkelijke salarislasten van de huidige medewerkers. Bij vacatureruimte (niet vast ingevuld) is uitgegaan van de salarislasten van de (recent) vertrokken medewerker of gemiddelde salarislasten vast personeel in de betreffende functie. 1
formatie Manager 1,00 Coordinator 1,80 Klantmanagers 9,45 Klantmanagers/spec (Bbz) 1,89 Administratie 3,29 Beleid 3,33 Bezwaar en beroep 1,44 Inburgering 1,42 Schuldhulpverlening 4,00 Terugvordering en Verhaal 1,17 Applicatiebeheer 1,50 Kwaliteitsmedewerker 1,89 Financieel medewerker 1,33 Interne controle 0,83 budget Benodigde personeelskosten 34,34 2.393.000 Huidige begroting 2015 2.175.000 Zoals aangegeven zijn de salarislasten in de huidige begroting 218.000 te laag om de werkelijke salarislasten te dekken. Dit heeft 4 redenen: 1 Te lage berekening salarislasten bij start GR-A2. Bij de start van de GR-A2 zijn de salarislasten van het werkgebied WI van de gemeenten overgeheveld naar de GR-A2. Hierbij is uitgegaan van de salarislasten over 2011 en niet (geíndexeerd) over 2012. Hierdoor zijn de salarislasten 61.000 te laag ingeschat. 2 Nieuwe Cao. In 2014 is een nieuwe cao afgesloten waardoor de salarislasten toenemen. Dit heeft een structurele stijging van de salarislasten van 55.000 tot gevolg 3 Functie-herwaardering. Bij de start van de GR-A2 zijn de functies voorlopig gewaardeerd. Bij aanstelling van de medewerkers is de schriftelijke toezegging gedaan dat op afzienbare tijd een definitieve waardering van de functie zal plaatsvinden. Dit heeft in 2014 plaatsgevonden waardoor klantmanagement en beleid in een hogere functieschaal terecht is gekomen. Gezamenlijk leidt dit tot een structurele toename van de salarislasten van 100.000. 4 Vertrek bovenformatieve medewerker. De bovenformatieve medewerkers is recent uit dienst getreden. Dit is eerder dan voorzien. Voor 2016 levert dit een voordeel op van 48.000 3 Dekking salarislasten vanuit het Participatiebudget Tot 2014 is een deel van de personeelskosten gedekt vanuit het participatiebudget (bijv. 2013 150.000). Hieruit werd een deel van de reguliere personeelskosten, extra personeelslasten in verband met onvoorziene werkzaamheden en de meerkosten van inhuur t.o.v. vast personeel gedekt. Dit paste binnen de regelgeving en het beschikbare budget. Daardoor werden de gemeentelijke lasten over die jaren dus beperkt, terwijl de dienstverlening kon worden verzorgd. De dynamiek van het werkveld waarbinnen WI opereert (fluctuerende klantenaantallen en sterk wijzigende wet- en regelgeving) maakt het werken met flexibele arbeid overigens noodzakelijk. 2
Benodigde begroting WI Huidige personeelsformatie en bezetting In 2013 is de formatie van WI vastgesteld op 31,34 FTE. Hieraan is in 2014 4 FTE schuldhulpverlening toegevoegd (werden voorheen betaald vanuit de programmakosten schuldhulpverlening) waardoor de huidige formatie 35,34 FTE bedraagt. Hiervan is 1 FTE bovenformatief. In onderstaande tabel wordt de formatie en huidige bezetting per functie weergegeven formatie vast personeel inhuur saldo Manager 1,00 1,00 0,00 Coordinatoren 1,80 1,00 0,89 0,09 Klantmanagers 9,45 5,87 4,89 1,31 Klantmanagers specialist 1,89 1,89 0,00 0,00 Administratie 3,29 3,21 0,00-0,08 Beleid 3,33 1,44 1,67-0,22 Bezwaar en beroep 1,44 1,00 0,22-0,22 Inburgering 1,42 1,42 0,00 0,00 Schuldhulpverlening 4,00 2,44-1,56 Terugvordering en Verhaal 2,17 1,17-1,00 Applicatiebeheer 1,50 0,89 0,50-0,11 Kwaliteitsmedewerker 1,89 1,89 0,00 Financieel medewerker 1,33 1,33 0,00 Interne controle 0,83 0,83 0,10 0,10 Totaal 35,34 25,38 8,27-1,70 Op dit moment is de bezetting lager dan de berekende formatie omdat er op dit moment geen vervanging nodig is door ziekte. Ook lopen er geen grote projecten/extra werkzaamheden. Binnen schuldhulpverlening is de huidige formatie lager dan vooraf becijferd. De bundeling van de uitvoering binnen WI vanaf 2013 en de gewijzigde aanpak heeft haar vruchten afgeworpen De bezetting op klantmanagement is hoger door hogere klantaantallen en werken op locatie. Bij de aangepaste begroting in 2013 is uitgegaan van 823 bijstandsuitkeringen. Inmiddels is dit aantal toegenomen tot 895. In 2015 is gestart met het werken op locatie. Hierbij werken klantmanagers 6 dagdelen per week op locatie voor de afstemming met andere vakgebieden met het oog op integrale klantbenadering. Dit vergt nu een hopelijk tijdelijke- investering van 0.67 FTE (de kost gaat voor de baat uit). De huidige bezetting van klantmanagement 10,76 FTE) is conform het huidige klantvolume (878 klanten en caseload van 90 klanten per FTE) en extra inzet voor werken op locatie. De onderbezetting bij terugvordering en verhaal is een gevolg van het recente vertrek van een bovenformatieve medewerker. Hierop is de begroting 2016 aangepast, dit is binnen de bestaande bezetting opgevangen. De ondersteunende functies (terugvordering en verhaal, applicatiebeheer, kwaliteitsmedewerker, interne controle, financieel medewerker, bezwaar en beroep) zijn nagenoeg volledig ingevuld met vaste medewerkers. 3
Gezien het specifieke karakter van deze functies zijn de betreffende medewerkers moeilijk op andere functies binnen WI in te zetten waardoor efficiëntievoordelen lastig te realiseren zijn. Op dit moment is er ruim 8 FTE externe inhuur. Een deel hiervan heeft een administratieve reden omdat de nieuw geworven beleidsmedewerksters in eerste instantie via een pay-roll constructie werkzaam zijn. Inhuur vindt met name plaats bij klantmanagement. Dit is enerzijds een bewuste keuze met het oog op lopende ontwikkelingen (regionale samenwerking), anderzijds een gevolg van extra inzet op klantmanagement i.v.m. hogere klantenaantallen en werken op locatie. Besparingsmogelijkheden vanaf 2016 De begroting van WI bestaat grofweg uit 3 soorten kosten namelijk directe personeelskosten (inclusief inhuur) (75% van totale begroting), doorbelastingen (met name staf en I&A 22%) en overige kosten (3%). Aangezien de doorbelastingen niet direct beïnvloedbaar zijn door WI en de overige kosten marginaal, moeten eventuele besparingen gerealiseerd worden vanuit de personeelskosten. Door het management van WI is uitgebreid gekeken naar besparingsmogelijkheden om de benodigde personeelslasten voor 2016 ( 2.393.000) omlaag te brengen. Onderstaand worden diverse (on)mogelijkheden tegen het licht gehouden. 1 Personeelskosten ten laste van participatiebudget brengen Het Participatiebudget neemt in de komende jaren af door Rijksbezuinigingen. Daarmee lopen we het risico dat de dienstverlening aan de klant direct onder druk komt te staan. Wij vinden het daarom niet langer verantwoord om kosten voor eigen personeel ten late van dit budget te brengen. 2 Formatie klantmanagement in relatie tot verwachte toename uitkeringen Bij de start van de GR-A2 is bij de formatieberekening uitgegaan van 700 bijstandsuitkeringen. Dit is bij de herziening van de begroting 2014 en begroting 2015 bijgesteld tot 823. Inmiddels is het aantal uitkeringsgerechtigden toegenomen tot 895. In de meicirculaire 2015 is op grond van de laatste prognoses van het Centraal Planbureau een nieuwe meerjarige landelijke prognose van het aantal bijstandsontvangers gepubliceerd. De verwachting is dat het aantal bijstandsgerechtigden in de komende jaren toeneemt tot 455.000 in 2020. Deze toename wordt met name veroorzaakt door de toestroom vanuit de nieuwe doelgroepen als gevolg van het minder toegankelijk maken van de Wajong en WSW. Volume maatstaaf bijstandsontvangers meicirculaire 2015 31-12-2014 (CBS) 2015 2016 2017 2018 2019 2020 395.700 405.849 403.656 418.098 430.936 443.076 455.864 Indien deze ontwikkeling vertaald wordt naar de A2-gemeenten dan ligt het in de rede dat aantal uitkeringsgerechtigden in de komende jaren tussen de 900 en 950 zal zijn. Het verhogen van de caseload per medewerker (90 klanten) is geen reële optie. De huidige caseload is ten opzichte van landelijke gemiddelden al relatief hoog evenals de huidige werkdruk. Het marginaler uitvoeren van werkzaamheden zal echter leiden tot extra uitkeringslasten, extra lasten voor bijzondere bijstand en extra werk voor terugvordering. In de huidige begroting is ervan uitgegaan van een formatie van 9,45 FTE klantmanagement (90 klanten per 1 FTE). Op basis van de verwachte klantenaantallen in de komende jaren zal een formatie van tussen de 10 en 10,5 FTE klantmanagement noodzakelijk zijn. Rekening houdend met werken op locatie komt hier nog 0,67 FTE bij. Voor 2016 is een benodigde formatie klantmanagement van 10,8 FTE noodzakelijk. Het aantal klanten heeft ook invloed op de omvang van de uitkeringsadministratie. De verwachting hier is dat door efficiëntieverbetering de extra klanten binnen de huidige formatie opgevangen kunnen worden. 4
Relatie met uitvoeringsvergoeding gemeente Gemeenten ontvangen via het gemeentefonds een uitvoeringsvergoeding voor de uitvoering van de bijstand. Deze vergoeding bedraagt op dit moment tussen de 4.400 en 4.500 per uitkeringsgerechtigde. De uitvoeringskosten voor de bijstand liggen voor het overgrote deel bij WI. Hiernaast voert WI taken uit die een gemeente via andere inkomensmaatstaven vergoed krijgt vanuit het gemeentefonds (inburgering, schuldhulpverlening). Als uitgegaan wordt van 900 uitkeringsgerechtigden per 31 december 2015 en een vergoeding van 4.400 per uitkeringsgerechtigde dan ontvangen de 3 gemeenten samen 3.960.000 vanuit het gemeentefonds voor de uitvoering van de bijstand. Ter vergelijk: de voorgestelde begroting over 2016 voor WI bedraagt 3.076.722. In de oorspronkelijke begroting is uitgegaan van 823 uitkeringsgerechtigden. Uitgaande van 900 uitkeringsgerechtigden per 31-12-2015 ontvangen de gemeenten in 2016 338.800 extra vanuit het gemeentefonds voor de uitvoering van de bijstand ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. Bij de tweede fase van het groot onderhoud van het gemeentefonds in 2014 is geconstateerd dat de vergoeding voor de uitvoeringskosten bijstand aan de gemeenten te hoog is vastgesteld. In de toekomst wordt deze vergoeding verlaagd. Het is uiteraard aan de gemeenten om een keuze te maken waar de ontvangen middelen aan besteed worden maar het is in onze ogen niet reëel om in een situatie van structureel hogere uitkeringsaantallen en daarmee structureel hogere uitvoeringsvergoeding een nullijn van WI te verlangen. Zeker omdat in 2012 door Berenschot al geconstateerd is dat WI al zeer lean georganiseerd is. 3 Werken op locatie Met het oog op de integrale klantbenadering (3D s) en bewegwijzering minimaregelingen/ schuldhulpverlening werken klantmanagers beperkt op locatie (6 dagdelen per week). Doelstelling is het verbeteren van de dienstverlening en verlaging van de programmakosten (breed 3D) in de toekomst. Een mogelijkheid is om te stoppen of het verminderen van het werken op locatie. Dit is met het oog op de gewenste integrale dienstverlening niet wenselijk. 4 Deels invullen van de vacatureruimte met vaste medewerkers Op dit moment is de vacatureruimte 9,96 FTE en wordt er 8,27 FTE flexibel ingevuld (inhuur). Inhuur vindt voornamelijk plaats bij klantmanagement (4,89 FTE), beleid (1.67 FTE via pay-roll), coördinatie (0,89 FTE). Indien uitgegaan wordt van de salarislasten vast personeel met een opslag van 10% voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en overige personeelskosten (o.a. opleiding) bedragen de meerkosten van de inhuur 85.000. Dit nadeel is relatief beperkt omdat de tarieven voor inhuur binnen sociale zaken lager zijn dan binnen andere sectoren van de gemeente. Voordeel van inhuur is dat er personeel ingezet kan worden met de competenties/kennis die op dat moment noodzakelijk is voor de werkzaamheden waardoor er ingespeeld kan worden op fluctuaties in het werkaanbod en veranderende omstandigheden. Dit maakt de inzet van enige mate van flexibele inzet bij elke organisatie noodzakelijk. Gezien de omvang van de inhuur bij klantmanagement (4,89 FTE) is het een optie deze deels vast in te vullen. Indien de huidige kosten van inhuur klantmanagement vergeleken worden met de salarislasten vaste personeel (met een opslag van 10% in verband met risico ziekte en arbeidsongeschiktheid) dan levert het deels vast invullen van de formatie een besparing op van 10.000 per FTE. Gezien de krappe arbeidsmarkt voor klantmanagers door de sterk toegenomen klantaantallen is het zeer de vraag of het op korte termijn mogelijk is een competente medewerker in vaste dienst aan te nemen. Het in vaste dienst nemen van een coördinator bedrijfsvoering levert een besparing op van 15.000. Gezien de veranderingsprocessen die op dit moment doorgevoerd worden binnen WI, het mogelijk vertrek van de coördinator klantmanagement per 2017 en de veranderingen die in de komende jaren in de omgeving van WI zullen plaatsvinden (regionale samenwerking, verbreding A2 en integrale dienstverlening (3 D) lijkt ook het vast invullen van deze functie op korte termijn niet verstandig. 5
Het in vaste dienst nemen van de beleidsmedewerkers levert geen besparing op omdat de lasten via de huidige pay-roll constructie gelijk zijn aan de salarislasten bij een vast dienstverband. 5 Samenwerking met andere gemeenten/regionale sociale diensten. In de afgelopen jaren zijn gesprekken gevoerd over de samenwerkingsmogelijkheden (Veldhoven, ISD de Kempen). Met name in de ondersteunende functies zijn hierin schaalvoordelen te realiseren. Gebleken is dat de gesprekspartners niet open stonden voor verdere samenwerking. Naar verwachting zal dit op korte termijn ook niet het geval zijn. Ook Eindhoven heeft nadrukkelijk aangegeven zich de komende tijd te richten op de verbetering van de eigen organisatie. 6 Vertrek boventallige medewerker Eerder van verwacht is de boventallige medewerker in mei 2015 vertrokken. Diens werkzaamheden zijn binnen de bestaande bezetting opgevangen. Hiermee is een besparing van 1 FTE gerealiseerd. 7 Applicatiebeheer Op dit moment worden de mogelijkheden geïnventariseerd om de uitvoering van applicatiebeheer WI en WMO (Valkenswaard en Cranendonck) te bundelen. Valkenswaard en Cranendonck werken met dezelfde applicatie (GWS). Indien gerealiseerd wordt, is een besparing op applicatiebeheer binnen WI met 0,5 FTE per 2016 mogelijk. 8 Schuldhulpverlening Vanaf 2013 wordt schuldhulpverlening uitgevoerd door WI. Destijds is becijferd dat 4 FTE noodzakelijk was voor de uitvoering. De andere opzet en aanpak van schuldhulpverlening heeft haar vruchten afgeworpen waardoor er op dit moment slechts 2,44 FTE ingevuld is. Structureel lijkt 2,5 FTE schuldhulpverlening afdoende om de noodzakelijke taken uit te voeren waardoor een besparing van 1,5 FTE gerealiseerd is. Deze ruimte is tot nu toe ingezet voor het versterken van het klantmanagement in verband met de groei van het aantal klanten. Daardoor kon die groei grotendeels binnen de bestaande formatie bezetting worden opgevangen. 9 Inburgering De bestaande formatie inburgering wordt voornamelijk ingezet voor de huisvesting en begeleiding van nieuwe statushouders en voor de handhaving/begeleiding van bestaande inburgeraars. De handhavingswerkzaamheden nemen af doordat steeds meer inburgeringstrajecten afgesloten zijn. Daar tegenover staat dat door de steeds hogere taakstelling voor opvang van statushouders de werkzaamheden voor huisvesting en begeleiding toenemen waardoor de werkdruk relatief hoog is. Naar verwachting zal de taakstelling voor opvang ook in de komende jaren verder toenemen. Voor inburgering is binnen WI een besparing mogelijk door taken die nu door WI uitgevoerd worden over te hevelen naar de gemeenten of andere organisaties. Dit leidt voor de gemeente niet tot lagere lasten maar een verschuiving van lasten. Het niet meer uitvoeren van met name begeleidingstaken gaat waarschijnlijk leiden tot hogere uitkeringslasten. Het merendeel van de op te vangen statushouders geniet een bestandsuitkering. Verminderde begeleiding zal de voortgang van de inburgering belemmeren waardoor een statushouder langer van een bijstandsuitkering afhankelijk zal zijn. Hiernaast leidt dit tot andere maatschappelijke lasten. Tot slot zijn beide medewerksters in vaste dienst en niet in te zetten binnen andere functies binnen WI waar vacatureruimte is. Een formatiereductie bij inburgering zal daardoor op (lange) termijn tot een besparing leiden. 6
10 Beleid De formatie voor beleid is 3,33 FTE waarvan op dit moment 2,67 FTE ingevuld is. Gezien de veranderingen in het sociale domein (Participatiewet, Regionale samenwerking) is een verminderde inzet op dit moment niet mogelijk. De nodigde inzet voor beleid wordt sterk bepaald door rijksbeleid en de wensen van de gemeenten. Voorlopig lijkt een lagere inzet dan huidig (2,67 FTE) niet mogelijk. 11 Ondersteunende functies (financieel medewerkers, interne controle, kwaliteit, applicatiebeheer). Op dit moment wordt gekeken naar de rol, positionering en onderlinge afstemming van deze functies binnen WI. Een verdere optimalisatie maakt een formatiereductie van 0,5 FTE vanaf 2016 mogelijk. Doordat de formatie volledig ingevuld is door vaste medewerkers en deze medewerkers niet inzetbaar zijn binnen andere functies binnen WI zal dit alleen bij vertrek van een van de medewerkers tot een kostenreductie leiden. Een interessante optie is deze medewerkers in te zetten op soortgelijke werkzaamheden binnen andere afdelingen van de gemeente. Met name binnen de WMO zijn de werkzaamheden voor financieel beheer, kwaliteit en interne controle in grote lijnen gelijk en wordt met dezelfde applicatie gewerkt. Het is echter niet bekend of er bij andere afdelingen behoefte bestaat aan extra ondersteuning. 12 Management De omvang van het management van WI bedraagt op dit moment 2,89 FTE. Door de vele veranderingen binnen de sociale zekerheid, ontwikkeling regionale samenwerking, implementatie van de Participatiewet, toename klantaantallen, en de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering is de werkdruk op dit moment zeer hoog. Dit zal naar verwachting in de komende jaren zo blijven. Indien WI in een rustiger vaarwater komt is een reductie van het management naar 2,5 FTE wellicht mogelijk. Dit is echter zeer afhankelijk van externe factoren. 7