PROJECT INITIATIE DOCUMENT

PROJECT INITIATIE DOCUMENT Pilot Provincie Zeeland Zeeuws Archief Opdrachtgever: Zeeuws Archief Bestandsnaam: 20150715 Pilot Provincie met Zeeuws Archief Project: onderdeel van programma e-depot Zeeuwse overheden Versie: <1.0> Auteur: Hans Quist/Leo Hollestelle Datum: <15 juli 2015>

Inhoudsopgave Inhoud Documenteigenschappen... 2 DOCUMENT LOCATIE... 2 HISTORIE... 2 Projectdefinitie... 3 PROJECTDOELSTELLING EN RESULTAAT... 3 RANDVOORWAARDEN, AANNAMES & RISICO S... 4 RELATIE MET ANDERE PROJECTEN... 5 Projectaanpak... 5 Indicatie kosten en tijdsinvestering... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Documenteigenschappen Rapportdatum: 15 juli 2015 Versie Definitief 1.0 Document locatie Map Pilot Provincie onder label Programma e-depot Zeeuwse Overheden Historie Versie Datum Veranderingen (concept/definitief) 0.0.1 30/4/15 Opzet Na overleg met Hans Quist (provincie) 0.0.2 20/5/15 Opzet versie 2, na overleg met Andre Plat (Archief 2020) 0.0.3 4/6/15 Versie na startoverleg Provincie en ZA 0.0.4 9/6/15 Versie incl. indicatieve begroting 0.1 3/7/15 Na overleg projectleiders en na reactie Andre Plat Opdrachtgever Hanneke van Aalst Id Auteur(s) Hans Quist, Leo Hollestelle, Fieke Krikhaar 0.2 6/7/15 Na bespreking in MT ZA Hanneke van Aalst 1.0 15/7/15 Na opmerkingen Provincie (Laura Ras, Jasper van Bochove) id. Id Hans Quist, Leo Hollestelle, Hanneke van Aalst, Fieke Krikhaar Pagina 2 van 8

Projectdefinitie Aanleiding In november 2013 is het Masterplan Digitale Taken Rijksarchieven vastgesteld door het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen (OCW). In het Masterplan is vastgelegd welke stappen er in de periode 2014-2015 gezet moeten worden om te komen tot een landelijke infrastructuur voor duurzame digitale opslag. Binnen die infrastructuur maken het Nationaal Archief en alle RHC s gebruik van de e- Depotvoorziening van het Nationaal Archief. Hier zal het Zeeuws Archief alle eigen (rijks)collecties in onderbrengen, daarvoor krijgt het Zeeuws Archief een eigen gedeelte (tenant) in dat e-depot. Daar kunnen ook de decentrale Zeeuwse overheden bij aansluiten. De Provincie Zeeland heeft hier belangstelling voor en wil in een pilot met het Zeeuws Archief ervaren hoe dat in zijn werk gaat, vooral voor het uitplaatsen van informatie-objecten. In deze pilot wordt intensief samengewerkt tussen beide pilotorganisaties en is het verstandig om duidelijke afspraken met elkaar te maken. In dit document zullen uitgangspunten, doelstellingen en resultaten benoemd worden om het project in te kaderen. Achtergrond Dit project maakt deel uit van het bredere Programma e-depot Zeeuwse overheden. In februari 2014 namen de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten, het Zeeuws Archief, de provincie Zeeland en het Waterschap Scheldestromen het initiatief tot het oprichten van een werkgroep met vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties in Zeeland. De werkgroep kreeg de opdracht hun bestuurders te adviseren over de voorwaarden waaraan voldaan moet worden om het informatiebeheer toekomstbestendig te regelen, welke keuzes er zijn ten aanzien van applicaties en storage en de daarbij horende financiële consequenties. Na de ambtelijke presentatie werd in februari2015 het rapport Toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse overheden besproken met de Kring van secretarissen en de portefeuillehouders van de Zeeuwse overheden. De aanbevelingen uit dit rapport worden nu verder uitgewerkt door de werkgroep, onder leiding van een stuurgroep bestaande uit vertegenwoordigers van VZG, provincie, het waterschap, de Kring van secretarissen en het Zeeuws Archief. Projectdoelstelling en resultaat De provincie Zeeland bereidt zich voor op duurzaam beheer van de eigen informatie zodat deze tot in lengte van jaren beschikbaar blijft voor zowel burgers als de eigen organisatie. Dat betekent o.a. aansluiting op een e-depotvoorziening die dat op een verantwoorde manier mogelijk maakt. Het Zeeuws Archief richt op dit moment een dergelijk e-depot in binnen de eigen organisatie. Eind 2015 zal het Zeeuws Archief een productieomgeving hebben waar andere overheden op aan kunnen sluiten. Doel van de pilot Ervaring opdoen met het hele proces van inventarisatie van informatie, via metadatering en SIP s maken tot en met invoer in het e-depot. Alle procedures worden getest. Het gaat dan zowel om de inhoudelijke beslissingen, de technische inrichting als de werkprocessen. Pagina 3 van 8

Dit te doen met uitgeplaatste informatie, wat complexer is dan materiaal dat al is geselecteerd en kan worden overgebracht. Het gaat daarbij voornamelijk om digital born materiaal. Hier ook het aspect toegankelijkheid meenemen. Dit te doen met bijzonder materiaal (zoals autocad-bestanden) waar nog weinig of geen ervaring mee is in Nederland. Omdat er nog geen aansluitspecificaties zijn voor de e-depot applicatie, vormt het mogelijk maken van online raadpleging in de provinciale bedrijfssystemen van de uitgeplaatste informatie geen onderdeel van de pilot. Resultaat van de pilot Kennis en ervaring bij beide partners met het hele proces van gereed maken en invoeren van informatie, vooral uitgeplaatste dossiers (digital born) en bijzondere bestanden naar een e-depot (i.e. de testomgeving van het e-depot van het Zeeuws Archief). Input voor verdere aanpassing en verbetering van het door de provincie zelf ontwikkelde toepassingsprofiel. Een overdrachtsprotocol waarin beschreven wordt welke stappen gevolgd moeten worden bij het uitplaatsen van de informatie. Inzicht in de initiële en structurele kosten die aan een e-depotoplossing zijn verbonden. Communicatieproducten en -activiteiten waarmee de ervaringen landelijk gedeeld worden. Op basis van de uitkomst van de pilot (en de marktverkenning) moet het College van Gedeputeerde Staten een weloverwogen besluit kunnen nemen over aansluiting op het e- Depot van het Zeeuws Archief, dan wel een alternatief daarvoor. Een eindrapportage waarin alle resultaten van de pilot worden meegenomen. Randvoorwaarden, aannames & risico s De verwachting is dat de looptijd van het project 6 maanden bedraagt. In principe verloopt de pilot voor de provincie Zeeland, Nationaal Archief en het Zeeuws Archief binnen de bestaande bezetting. Inzet mensen van zowel de provincie, het ZA als het NA Een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van de pilot is dat de beide partners voldoende menskracht vrijmaken. Van de projectdeelnemers wordt verwacht dat ze volgens afspraak meewerken aan de producten en activiteiten. Van het NA wordt verwacht dat hun expertise wordt ingebracht en dat wordt meegewerkt om het werken binnen de testomgeving van Preservica 5 mogelijk te maken o Bijdrage Archief2020 Het landelijk Innovatieprogramma Archief2020 ondersteunt deze samenwerking met een bijdrage op basis van cofinanciering. Daarnaast wordt van Archief2020 en het NA ondersteuning verwacht op het punt van kennis halen en kennis brengen. Bob Coret (TMLO specialist) zal als adviseur optreden en kan waar nodig capaciteit uit de backoffice inzetten. Daarnaast Nog aan te wijzen mensen bij het Nationaal Archief (DTR en K&A) Pagina 4 van 8

Relatie met andere projecten Binnen Zeeland De pilot maakt deel uit van het bredere programma e-depot Zeeuwse overheden. Zie de inleiding. Het verloopt min of meer parallel aan de interne implementatie van het e-depot bij het Zeeuws Archief. De beide trajecten zullen dan ook nauw met elkaar verbonden zijn, bijvoorbeeld via de teamsamenstelling en samenwerking tussen experts aan beide kanten. Buiten Zeeland In Maastricht wordt een vergelijkbare pilot gedaan met bijzonder materiaal. Er zal informatie en kennis worden uitgewisseld. Met landelijke projecten in DTR verband en via Archief2020. Met de ontwikkeling van andere e-depots bij de RHC s en andere regionale archieven en overheden. Leerdoelen en kennisdeling Leerdoelen van het project liggen de facto besloten in het project zelf. Door middel van de pilot willen beide partijen ervaring opdoen met het proces van werken met een e-depot (de testomgeving van het e-depot van het Zeeuws Archief), met uitgeplaatst materiaal (digital born met name) en met bijzondere bestanden. Doordat er wordt gewerkt met digital born materiaal en met bijzondere bestanden die nog niet eerder zijn gebruikt, zal hier veel van geleerd worden. Dit aspect zal ruim plaats krijgen in de verslaglegging en verspreiding van deze kennis. De pilot zal bijdragen aan het verbeteren van het door de provincie zelf ontwikkelde toepassingsprofiel metadata. Er wordt gewerkt met ervaringen en producten die elders al zijn ontwikkeld, deze worden doorontwikkeld en de bronnen ontvangen feedback op hun producten. Deze ervaring zal al tijdens het proces met enige regelmaat worden gedeeld met de Stuurgroep en de werkgroep Programma e-depot Zeeuwse overheden zodat anderen daar direct hun voordeel mee kunnen doen. Er zullen regelmatig nieuwsberichten worden geschreven (begin, eind, bij tussenresultaten) t.b.v. de nieuwsvoorziening van Archief 2020. Tijdens landelijke overleggen (IMO, Koplopersoverleg) worden de belangrijkste tussentijdse resultaten gedeeld. Idem provinciaal met bijvoorbeeld IOG-DIV. De resultaten zullen in een eindrapportage worden gedeeld, die actief zal worden verspreid. Het rapport zal dus ook zo worden geformuleerd dat het bruikbaar en begrijpelijk is voor anderen binnen en buiten de provincie. Projectaanpak De volgende vragen willen we beantwoord zien: Op welke manier gaat de provincie haar digitale informatieobjecten uitplaatsen naar het Zeeuws Archief? Wat is er (organisatorisch, technisch en inhoudelijk) nodig om (digital born) dossiers in een e-depot uit te plaatsen Pagina 5 van 8

Wat is er nodig om bijzondere bestanden zoals in Autocad aangemaakt materiaal, in een e- Depot in te voeren. Moet daar iets extra s voor worden gebouwd? Op welke manier wordt de uitgeplaatste informatie beschikbaar gesteld? Deze vragen gaan we beantwoorden door een aantal dossiers uit het infrastructurele project Bouw Sluiskiltunnel uit te plaatsen te raadplegen via het e-depot. Daarbij gaat het om o.a. GIS-data, landmeetkundige data, technische tekeningen e.d. We doorlopen grofweg de volgende stappen (deels parallel aan elkaar) Identificeren geschikte dossiers en bestanden uit het project Bouw Sluiskiltunnel (digital born, meerdere bronnen, bijzonder materiaal zoals autocad, geschikt voor een pilot uitplaatsing). Check van de kwaliteit van het materiaal, o.a. metadata, en bepalen of er nog iets moet worden opgeschoond of opgewerkt. Mapping metadata. De provincie ontwikkelt op dit moment een eigen toepassingsprofiel metadata op basis van het TMLO. Het tussenresultaat hiervan zal worden gebruikt in deze pilot. Werkprocessen opstellen. Het Zeeuws Archief heeft dit recent gedaan, deze zullen in de pilot worden toegepast en aangevuld. Workflows kiezen. Er zal met bestaande workflows binnen Preservica worden gewerkt. Onderzoeken en besluiten over de wijze van invoer t.b.v. de pilot. Onderzoeken of er een koppeling zou moeten worden ontwikkeld voor invoer in het e- Depot. (wellicht ten overvloede: deze zal niet worden gebouwd in deze pilot). Voorbereiding van de ingest van digitale bestanden en controle van digitale bestanden (SIP s maken). Ingesten materiaal in de testomgeving van het e-depot van het Zeeuws Archief. Proefdraaien/testen van het hele proces en raadpleging van het materiaal in het e-depot. Er wordt gewerkt in beknopte teams bestaande uit medewerkers van de provincie en van het Zeeuws Archief. Deskundigen zullen ad hoc worden bevraagd dan wel betrokken bij de uitvoering. Het Zeeuws Archief is zelf bezig met de implementatie van het e-depot binnen de eigen organisatie en zal eind 2015 aangesloten zijn op de productieomgeving van het Nationaal Archief. Daarbij worden grotendeels dezelfde handelingen verricht die ook binnen de pilot moeten worden verricht. Beide trajecten verlopen parallel aan elkaar en zullen waar mogelijk op elkaar worden afgestemd. De projecten zullen wederzijds van elkaar leren en elkaar versterken. Projectmanagement structuur Opdrachtgever Zeeuws Archief Namens de deelnemende partijen: Hannie Kool, Zeeuws Archief ZA en Jasper van Bochove, Provincie Zeeland Sturing Hanneke van Aalst (vanuit ZA) Laura Ras (vanuit provincie) Algemene coördinatie, beschikbaarheid resources, voortgangsbewaking globaal Projectleiding en - Provincie: Hans Quist Aansturing project, leiden team, Pagina 6 van 8

aansturing Zeeuws Archief: Leo Hollestelle afstemming, projectopstellen, voortgangsbewaking, kennis delen intern Teamleden Provincie Zeeland Jack Smits John van Reemst Debora Warners Zeeuws Archief Leo Hollestelle Hans Schwartz Kees de Ridder Anneke van Waarden-Koets Bronhouders en te raadplegen deskundigen Robin de Kam (AutoCAD-data) Seb Wakker (Landmeten) Archief 2020: Bob Coret (TMLO) Tijdpad uitvoering Projectonderdelen lopen in de tijd soms naast elkaar. Projectonderdeel Planning Trekker Opstellen startnotitie/pid April Projectleiders Besluit over Mei Projectleiders startnotitie/plan van aanpak Inventarisatie dossiers en Week 24-35 (08-06/28-08) provincie Zeeland bestanden en kenmerken Mapping metadata Week 36-39 (31-08/25-09) provincie Zeeland samen met Zeeuws Archief Uitwerken processen Week 36-40 (31-08/02-10) Projectteam Zeeuws Archief samen met provincie Zeeland Onderzoeken en besluiten Week 38-41 (14-09/09-10) Projectleiders wijze van overdracht Besluit over Week 40 (28-09/02-09) Projectleiders tussenrapportage Opstellen SIP Week 41-42 (05-10/16-10) Projectteam Zeeuws Archief Opname in e-depot Week 43-44 (19-10/23-10) Projectteam Zeeuws Archief Raadplegen informatie in e- Depot Week 45-46 (02-11/13-11) Medewerkers provincie Zeeland Pagina 7 van 8

Eindrapport/oplevering Pilot Week 47-48 (16-11/27-11) Projectleiders Evaluatie Pilot Januari 2016 Projectleiders Communicatie en kennisdeling Rond start, tussenrapportage en eindrapport Communicatiemedewerkers provincie en Zeeuws Archief Pagina 8 van 8