Microsoft Dynamics NAV Brancheoplossing opleidingen en trainingen...meer werk met minder inspanning......sneller inspelen op marktvragen......online communicatie met cursisten......verbeterde managementinformatie...
Abecon en Microsoft Slagvaardig de toekomst in Als opleider opereert u in een dynamische omgeving waarin veel van u wordt geëist. Zo verwachten uw cursisten meer dan ooit dat u snel reageert, excellente service biedt en aandacht besteedt aan individuele opleidingswensen. Dat maakt het noodzakelijk dat u bedrijfsprocessen naadloos op elkaar laat aansluiten. Abecon kan u helpen bij het maken van deze professionaliseringsslag. Van inschrijving tot financiële afhandeling en van inroostering tot het vinden van beschikbare docenten en locaties met Abecon Course heeft u uw bedrijfsvoering continu onder controle. Abecon Course is een gestandaardiseerde oplossing voor de opleidingsbranche, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Met deze software beschikt u als opleider over essentiële functionaliteiten. Zo ondersteunt de software de volledige administratieve en financiële afhandeling van uw opleidingsaanbod. Via een persoonlijk portal houdt u uw cursisten en docenten online op de hoogte. En met de mogelijkheden voor rapportage heeft u elk gewenst moment inzicht in zaken als docentbeschikbaarheid en bezettingsgraad. Het stroomlijnen van processen zorgt ervoor dat uw mensen met minder inspanning meer werk verzetten. Dat levert u een toename van uw rendement op. Weinig inspanning, beter resultaat Met Abecon Course vergroot u uw controle op de bedrijfsvoering. Het biedt u de zekerheid dat u en uw medewerkers alles in de hand hebben. De software heeft veel voordelen: De juiste tools voor efficiënt werken Veel organisaties werken nog met losse systemen voor de afhandeling van onder meer inschrijvingen, correspondentie, financiële verwerking, HR en inroostering. Informatie wordt handmatig van het ene systeem in het andere overgezet; dat kost veel tijd en menskracht. Met Abecon Course beheert u al deze processen in één oplossing. Processen zijn geautomatiseerd: zo kunt u automatisch facturen versturen, beschikbare docenten selecteren en zelfs een klanttevredenheidsonderzoek met één muisklik in gang zetten. 2 Abecon Informatiesystemen B.V.
Hogere klanttevredenheid Cursisten verwachten veel van een opleider. Zo laat onderzoek zien dat zij hun opties tot het laatste moment openhouden: ze schrijven zich vaak pas op een laat moment definitief in. En mochten ze na inschrijving alsnog van gedachten veranderen, dan rekenen ze op soepele annuleringsvoorwaarden.* Met Abecon Course bent u meer dan ooit in staat om uw klanten optimaal van dienst te zijn. Dat begint al bij het inschrijven eenvoudig via internet. Binnen enkele ogenblikken ontvangt een nieuwe cursist de bevestiging en alle gegevens worden direct in uw systeem geregistreerd en verwerkt. De cursist heeft altijd toegang tot voor hem relevante gegevens als cursusdata, locaties, docenten en examens, ook wanneer er mutaties optreden. En ook de financiële afhandeling verloopt efficiënt. Eventuele kortingen worden in de berekening meegenomen en facturen worden tijdig aan de juiste betalingsplichtige verzonden. Alle informatie via internet beschikbaar Inschrijven, inzien van lesdata en -locaties en bekijken van resultaten zijn slechts enkele van de vele mogelijkheden die Abecon Course biedt op het gebied van online communicatie. Via internet houdt u uw cursisten, betalingsplichtigen en docenten op de hoogte van voor hen relevante gegevens. Daarvoor loggen ze in op een persoonlijk portal. Docenten kunnen via een Docentenportal roosters genereren en inzien, presentielijsten bijhouden, examineringen opgeven en telefoonlijsten raadplegen. Cursisten hebben toegang tot algemene cursusinformatie, rooster, cijferlijsten en meer. Van productgerichtheid naar klantgerichtheid Maatwerk opleidingen zijn niet meer uit het onderwijs weg te denken. Veel opleiders spelen hier op in door hun opleidingen in componenten aan te bieden. Op die manier kan voor elke cursist een persoonlijk programma worden samengesteld. Hoewel dat mooi klinkt, is het organisatorisch een behoorlijke uitdaging. Met Abecon Course heeft u gebruiksvriendelijke tools in handen om deze flexibele vorm van onderwijs te bieden. Up-to-date rapportages De opleidingsbranche is zeer dynamisch. In uw dagelijkse praktijk houdt u zich doorlopend bezig met de ontwikkeling of herziening van cursussen. Ook houdt u controle op de voortgang van cursussen, en voegt u deze waar nodig samen. Soms is het nodig om cursussen te annuleren. En u houdt bij welke cursisten op welke wachtlijst zijn geplaatst, zodat u hen wanneer mogelijk kunt bijplaatsen. Hierbij is het van belang dat u over krachtige, flexibele rapportagemogelijkheden beschikt, waarop u uw besluitvorming op kunt baseren. Abecon Course biedt u die. Met één druk op de knop heeft u inzicht in inschrijvingen per product of locatie docentbeschikbaarheid, bezettingen, omzet en kosten. U kunt dwarsverbanden leggen en heeft inzicht in het rendement op uw opleidingen en het resultaat van uw organisatie. Uit recent onderzoek blijkt overigens dat verbeterde managementinformatie voor opleiders verreweg de belangrijkste doelstelling is bij de aanschaf van bedrijfssoftware.* * Bron: Marktonderzoek commerciële opleiders (2009) i.s.m. Hogeschool van Amsterdam (Economie en Management / HES). Mirjam Berntsen, director competence development bij Mprise: Alle gegevens over cursussen en cursisten zijn meteen beschikbaar via één centrale ingang. We kunnen dus rechtstreeks uit het systeem factureren en mailen. Zo hebben we meer overzicht en een sterke basis voor gerichte communicatie met cursisten. Abecon Informatiesystemen B.V. 3
Complete Microsoft-oplossing voor de opleidingsbranche Abecon Course deelt het opleidingsproces in vier fasen: plannen, beslissen, uitvoeren en evalueren. In de software is voor elke fase specifieke functionaliteit beschikbaar. Fase 1: plannen Om een succesvol cursusprogramma te plannen, wilt u slim gebruik maken van alle beschikbare informatie over uw doelgroep. Met Abecon Course kunt u alle informatiebronnen benutten - van marktonderzoek en trendanalyses tot het klikgedrag op uw website. Vanzelfsprekend weegt u ook informatie over de bezetting van eerdere cursussen mee. Heeft u het cursusaanbod eenmaal samengesteld, dan helpt Abecon Course u om dit snel en gericht onder de aandacht van uw relaties te brengen. Dan kan via e-mail en websites, maar ook met behulp van brochures. Alle werkprocessen rond informatieaanvragen, inschrijven en factureren worden geautomatiseerd. Zo plant én realiseert u een flexibel onderwijsaanbod, dat zoveel mogelijk is afgestemd op de behoeften van uw cursisten. Fase 2: beslissen Voor elke opleider is het zaak om voor een optimale bezetting te zorgen. Om dat te bereiken kan het noodzakelijk zijn om groepen samen te voegen of cursussen te annuleren. Met Abecon Course heeft u structureel inzicht in de bezetting van uw cursussen en de mogelijkheden om deze waar nodig te verbeteren. Ook kunt u snel (marketing)acties ondernemen. Vanzelfsprekend worden alle financiële consequenties direct in het financiële hart van het systeem verwerkt. De toegang tot actuele gegevens en het brede scala aan analyse- en rapportagetools helpen u om goed onderbouwde besluiten te nemen die bijdragen aan het succes van uw cursusprogramma of project. Fase 3: uitvoeren De praktijk blijkt altijd weerbarstiger dan de papieren planning. Docenten worden ziek of gaan uit dienst. Cursisten sturen een collega of willen toch deelnemen aan een andere cursus. Of een locatie is onverhoopt niet beschikbaar wegens onderhoud. Dankzij de geïntegreerde datastructuur van Abecon Course houdt u controle op uw bedrijfsvoering. Docenten en cursisten informeert u met een druk op de knop over roosterveranderingen. Ook andere veranderingen biedt u eenvoudig en effectief het hoofd. Fase 4: evalueren Het einde van de cyclus is hét moment om te bepalen hoe goed de planning heeft standgehouden en op welke punten verbetering nodig is. Met Abecon Course maakt u gebruik van een brede set standaardrapportages, die eenvoudig zijn aan te passen aan specifieke wensen voor inhoud en presentatie. U kunt daardoor snel de kwaliteit en kwantiteit analyseren. Dat doet u onder meer op basis van klant- en docenttevredenheidsonderzoeken, examenresultaten en financiële kengetallen. Met dit diepere inzicht kunt u uw mensen, middelen en projecten nog beter plannen en beheren. Antwoord op complexe uitdagingen Onderstaand drie veelvoorkomende uitdagingen in de opleidingsbranche, die u met de oplossingen van Abecon goed het hoofd kunt bieden: Klanten verwachten veel van een opleider: snelle reacties, tijdig de juiste informatie, servicegerichtheid, bereikbaarheid. In Abecon Course is een groot deel van de communicatieve afhandeling geautomatiseerd. Cursisten ontvangen na aanmelding bericht en hebben via een persoonlijk portal 24 uur per dag toegang tot relevante informatie. Via workflows worden alle mijlpalen tijdig bij de juiste medezwerkers uitgezet. Informatie wordt in verschillende systemen verwerkt. Er is geen overall inzicht, en het bijhouden van informatiestromen is tijdrovend en inefficiënt. Abecon Course is een totaalpakket, dat de administratieve, financiële en communicatieve afhandeling integreert. Medewerkers hoeven informatie niet in aparte systemen in te voeren. Ze stellen gemakkelijk roosters samen, verwerken inschrijvingen en facturen en passen eenvoudig kortingsstructuren en tarieven toe. Relatiegegevens worden in één bron opgeslagen. Zo zijn alle relevante gegevens in één oogopslag beschikbaar. Alle handelingen zijn op intuïtieve wijze uit te voeren. 4 Abecon Informatiesystemen B.V.
Microsoft Dynamic NAV Effectief inspelen op voortdurende veranderingen De wereld om ons heen verandert continu en in een steeds hoger tempo. Uiteindelijk zal er sprake zijn van één wereldmarkt. En in die ene wereldmarkt bevinden zich op elk moment van de dag talloze aanbieders. Mensen en bedrijven moeten daarom altijd en overal bereikbaar zijn. Onbereikbaarheid kost direct klanten en omzet. Bovendien willen organisaties transparant zijn en zoveel mogelijk kosten besparen. Complexiteit van het efficiënt samenwerken Beschermen en beheren van data en informatie Terugvinden van informatie Inzicht creëren in een grote hoeveelheid informatie Reduceren van de hoge kosten van informatietechnologie en beveiliging van de infrastructuur De mens maakt het verschil In de visie van Microsoft is in al deze trends en ontwikkelingen de mens de onderscheidende factor voor elke organisatie. Techniek is een toolbox; het ondersteunt de mens optimaal in zijn streven om succesvol te zijn. Onderzoek onder een groot aantal (zakelijke) gebruikers van software heeft er mede toe bijgedragen dat deze visie ontwikkeld kon worden. Het heeft als basis gediend voor de ontwikkeling van de nieuwste generatie software, die een antwoord geeft op de grootste knelpunten die op dit moment gevoeld worden binnen organisaties: Deze tijd vraagt een omschakeling van aanbodgerichtheid naar vraaggerichtheid; dat is moeilijk in de huidige bedrijfsvoering in te passen. Door een cursus op te delen in modules kan een opleider tegemoetkomen aan individuele wensen van cursisten. Abecon Course ondersteunt de ingewikkelde administratie en afhandeling hiervan. Opleiders hebben eenvoudig inzicht in de financiële impact van wijzigingen, de commerciële mogelijkheden en de ruimte die de huidige bezetting biedt. Abecon Informatiesystemen B.V. 5
Strategische voorsprong door vooruit te kijken Abecon realiseert al ruim 30 jaar branchegerichte bedrijfsoplossingen. Abecon is Microsoft Gold Certified Partner met een ISV-gecertificeerde oplossing voor de opleidingsbranche. Dat staat garant voor continuïteit: de software voldoet aan de zeer strenge eisen van Microsoft. Dit biedt u de garantie dat uw investering ook in de loop der jaren zijn waarde behoudt. Abecon Course is gebaseerd op Microsoft-technologie en wordt blijvend ondersteund ook als de technologie verder ontwikkelt. U hoeft in de toekomst geen dure nieuwe investeringen te doen in software. En uw medewerkers kunnen blijven werken met een vertrouwd systeem, zonder opnieuw tijd te hoeven stoppen in opleiding. Vanuit de ISV-certificering is Abecon deelnemer aan het Microsoft Technical Adaption Programma. Microsoft vraagt zijn meest gewaardeerde partners om betrokken te zijn bij de ontwikkeling van nieuwe software. Deelnemers geven al voor de introductie feedback op software en denken mee met nieuwe ontwikkelingen. Bijkomend voordeel is dat Abecon de nieuwe producten al in zijn vingers heeft vóór de officiële release. Het kan snel anticiperen op veranderingen en de eigen pakketten aanpassen. Abecon Course is daardoor steeds gebaseerd op de allernieuwste technologie. Abecon Course is al dertig keer met succes geïmplementeerd in Nederland. De betreffende bedrijven werken met de meest recente versie van de software. Dat dit in de praktijk succesvol werkt, bewijst de zeer actieve gebruikersgroep. Aangezien Abecon zich specifiek richt op de opleidingsbranche, is concrete kennis van uw branche en processen aanwezig. Uw uitdagingen zijn veelal herkenbaar, ook omdat veel wordt samengewerkt 6 Abecon Informatiesystemen B.V.
met andere spelers in de branche. Daarbij doet Abecon actief marktonderzoek in samenwerking met diverse universiteiten en hogescholen. Hierdoor kan worden ingespeeld op nieuwe trends en toepassingen zoals e-learning, online documentmanagement en verregaande webintegratie. Gelauwerde internettoepassing Dat de inspanningen van Abecon ook door Microsoft worden gewaardeerd, blijkt wel uit het feit dat Abecon al twee jaar op rij werd genomineerd voor de Microsoft Dynamics Partner Award in de categorie Innovatie. Met dit platform voor internettoegang kunt u informatie uit uw backoffice uitwisselen met uw medewerkers of doelgroep via internet of mobiele technologie. Het biedt (externe) docenten en cursisten online toegang tot allerlei functionaliteiten en informatie. Zo kan men zich via internet inschrijven voor cursussen. Docenten kunnen presentielijsten invoeren via hun PDA. Abecon past deze technologie ook toe in andere branches. Overigens is er bredere belangstelling voor Abecon DynamicsOnline: diverse bedrijven rollen het platform in binnen- en buitenland uit. Johan Boonekamp, directeur TOON Gorinchem, Kunstcentrum voor amateurkunst: Abecon Course maakt een eind aan eilandautomatisering. Medewerkers merken dat het prettiger werken is, en dat er aanzienlijk minder foutkansen bij facturen zijn. Nu zijn al onze bedrijfsprocessen samengebracht in één standaardoplossing. Deze investering verdient zich zeker terug in efficiëntievoordelen. Abecon Informatiesystemen B.V. 7
Microsoft Dynamics NAV Alles wat de opleidingsbranche aan ERP nodig heeft (en meer) De mens is de onderscheidende factor in elke organisatie. Als organisaties en de processen die zich er afspelen worden ingericht rondom de mens in plaats van rondom het product, levert dat uiteindelijk op veel fronten winst op. Microsoft Dynamics hanteert een viertal pilaren die van deze visie uitgaan en waarop de investeringen in ontwikkeling gedaan worden: Gebruiksgemak door in één scherm relevante informatie te tonen en te bewerken Flexibiliteit door systemen aan te bieden, die eenvoudig zijn aan te passen aan huidige en toekomstige wensen en eisen Technologische inpasbaarheid door gebruik te maken van de investeringen die bedrijven reeds gedaan hebben in (Microsoft) technologie en door eenvoudige integratie via onder meer webservices Business Intelligence door zoekfuncties en heldere rapportagefuncties aan te bieden 8 Abecon Informatiesystemen B.V.
Uw bedrijfsvoering is leidend Abecon is dé ICT-partner voor de opleidingsbranche. Abecon is groot genoeg voor slagkracht en klein genoeg om u te waarderen. Het team van specialisten heeft kennis van zaken en wordt voortdurend getraind op technisch en inhoudelijk gebied. Het pakt elke uitdaging vol enthousiasme op. Klanten stellen de betrokkenheid en gedrevenheid van Abecon zeer op prijs. Al in het voortraject weet u precies wat u van Abecon kunt verwachten. Dankzij de Workshop Methode, gebaseerd op de Microsoft Dynamics SureStep methodology, verloopt de implementatie professioneel en voorspelbaar. U heeft duidelijkheid over de te nemen stappen en bent er zeker dat de implementatie binnen de gestelde tijd en volgens budget verloopt. Gedurende het traject worden uw key-users direct betrokken. Zij worden feitelijk opgeleid om ook na de implementatie keuzes te kunnen maken én deze zelfstandig door te voeren. Door deze aanpak komt u tijdens of na de implementatie niet voor onaangename verrassingen te staan. U heeft een totaaloverzicht van de investering die u doet, met directe invloed op de implementatieduur. Ook krijgt u op deze manier een duidelijk beeld van uw eigen werkzaamheden om het systeem in te richten. U weet bovendien welke training uw medewerkers eventueel nodig hebben. In samenspraak met uw key-users wordt het plan van aanpak opgesteld. In een aantal sessies worden hierna bedrijfsprocessen in kaart gebracht en knelpunten geïnventariseerd. Naar aanleiding van deze sessies wordt de optimale inrichting van uw systeem bepaald. De gemaakte keuzes worden vastgelegd. Het resultaat kan tussentijds worden getoetst en waar nodig worden bijgesteld. Abecon Informatiesystemen B.V. 9
Microsoft Dynamics NAV De rol van de partner De partners van Microsoft spelen een cruciale rol naar zijn klanten. Niet alleen wat betreft de verkoop van producten, maar ook door uitbreidingen te maken op de standaardfunctionaliteit van Microsoft Dynamics. Daarmee bieden zij aanpassingen en add-ons om de software branche- en klantgericht te maken. Partners zorgen voor verkoop, implementatie, training, optimalisatie en migratie van de software. Naast uitgebreide trainingen en classificatie van de partners zelf, biedt Microsoft aanvullende middelen om de kwaliteit van een softwarematige oplossing te borgen, waaronder Certified for Microsoft Dynamics voor het certificeren van (branche)specifieke add-ons binnen Microsoft Dynamics software. De oplossing in deze brochure is gecertificeerd en voldoet daarmee aan de hoogste kwaliteitseisen van Microsoft. De oplossing biedt een passende branche-aanvulling op de Microsoft Dynamics kernproducten. Daarmee is het een vertrouwde en betrouwbare oplossing die soepeler is te implementeren en eenvoudiger te onderhouden. Wilt u meer weten over wat Microsoft Dynamics voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Abecon. 10 Abecon Informatiesystemen B.V.
Over Abecon Abecon ontwikkelt en implementeert betaalbare IT-oplossingen voor het midden- en kleinbedrijf. Al meer dan dertig jaar staan we garant voor kwaliteit, kennis en advies. Die beslaan meer dan alleen software; onze zestig gekwalificeerde medewerkers hebben diepgaande kennis van de branches waarvoor Abecon actief is. Juist door deze focus op specifieke branches zoals de opleidingsbranche kennen we de uitdagingen van onze klanten. Abecon is Microsoft Gold Certified Partner. Dat betekent dat onze oplossingen zijn gebaseerd op bewezen Microsoft-producten. Zoals Microsoft Dynamics NAV voor het aansturen en ondersteunen van alle primaire bedrijfsprocessen: financiële administratie, in- en verkoop, klantrelatiebeheer, ketenintegratie, logistiek, servicemanagement, magazijnbeheer: alles wat van belang is voor succesvolle uitvoering van uw activiteiten. Arjan Oude Kotte, directeur Small Midmarket Solutions & Partners Microsoft Nederland: Ons succes wordt mede bepaald door de branchefocus van partners en door hen ontwikkelde branche-oplossingen. Middels certificering van partners maken we zichtbaar voor klanten welke partners zich onderscheiden door hun ervaring en successen. Abecon is zo n gecertificeerde partner. Dit is een bedrijf met een goede mix van commerciële gedrevenheid, klantfocus en branchekennis. Abecon Informatiesystemen B.V. 11
UW MICROSOFT GEKWALIFICEERDE IMPLEMENTATIE PARTNER: Abecon Informatiesystemen B.V. Huizermaatweg 510 1276 LM Huizen telefoon 035 695 1234 telefax 035 678 0454 email: info@abecon.nl www.abecon.nl