INFORMATIEBROCHURE Gemeente Zelzate SELECTIE Stafmedewerker (B1-B3) 09 389 69 90 info@assolutions.be www.assolutions.be 1
Voorstelling Gemeente Zelzate Zelzate is een vooruitstrevende gemeente gelegen in de provincie Oost-Vlaanderen, middendoor gesneden door het Kanaal Gent-Terneuzen. Op en rond één van de grootste marktpleinen bieden cultuur, natuur en bezienswaardigheden voor ieder wat wils. Als werkgever investeert het gemeentebestuur in iedere werknemer, zodanig dat men de kans krijgt om zich ten volle te profileren als ambassadeur! Meer info kan u terugvinden op www.zelzate.be Wil je één van de ambassadeurs worden van gemeente Zelzate? Wij zijn momenteel op zoek naar een Stafmedewerker (m/v). Hieronder geven wij je graag mee wat er verwacht wordt binnen de functie, waar je verantwoordelijkheden en uitdagingen liggen en hoe je je kandidaat kan stellen. 2
Voorstelling functie: Stafmedewerker Functiebeschrijving : Departement/afdeling/dienst Directe leidinggevende Niveau & rang Type functie Salarisschaal Secretariaat Secretaris Niveau B, rang Bx Leidinggevend B1 B3 Hoofddoel van de functie Als stafmedewerker sta je in voor het formuleren van adviezen op juridisch vlak en sta je in voor diverse ondersteunende administratieve en juridische taken. Verder sta je in voor de coördinatie van de secretariaatsdienst en denk je beleidsvoorbereidend mee. Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden naar klanten toe Op het niveau van de organisatie-eenheid: Realiseren van een klantvriendelijke dienstverlening Waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten conform de afspraken Bewaking van de kwaliteitszorg en klachten en meldingen het nodige gevolg geven Resultaatsgebieden op het vlak van organisatieprocessen en interne controle Op het niveau van de organisatie-eenheid: Verantwoordelijk voor de leiding, organisatie en coördinatie van medewerkers Zorgen voor een goede interne communicatie Een goed zicht hebben op de nodige middelen en op dit vlak gepast actie nemen Resultaatsgebieden vanuit het financiële perspectief Op het niveau van de organisatie-eenheid: Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten Positief-kritisch zijn en actief meedenken op het vlak van continue verbetering van de organisatie Medewerkers stimuleren in het kader van verbetering en innovatie 3
Taakbeschrijving De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden, taken en kennisvereisten wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze is als addendum bij deze functieomschrijving voorzien. Functieprofiel Competentievereisten Kerncompetenties Klantgerichtheid Informatie verwerken en begrijpen Omgaan met verandering Type- en niveau gerelateerde competenties Medewerkers opvolgen over concrete taken heen Motiveren Adviseren Effectief communiceren Creatief denken Projectmanagement Oordeelsvorming Verantwoordelijkheid opnemen Kennisvereisten Basiskennis algemene regelgeving (o.m. gemeentedecreet, overheidsopdrachten, openbaarheid van bestuur,..) Basiskennis van de sector Grondige kennis specifieke regelgeving Grondige kennis van gebruik van de specifieke software van de dienst Elementaire kennis van managementtechnieken Basiskennis inzake het gebruik van de software Basiskennis van de organisatie Gedrag en attitude Betrouwbaarheid Loyauteit Integriteit 4
Specifieke taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: Advies verlenen aan de verschillende diensten en officiële organen (schepencollege, gemeenteraad, ocmw raad, vast bureau, vakbondsvergadering, ) voor diverse onderwerpen en beleidsdomeinen. Uitvoeren van beleidsondersteunend onderzoek en meewerken aan beleidsvoorbereidend werk Coördinatie en opvolging van de interne kwaliteitszorg en klachtenbehandeling Dossiers op juridisch niveau voorbereiden voor de secretaris. Opstellen van reglementen, notulen en raadsbesluiten, opstellen en beheren van statuten, enz Inhoudelijk en juridisch voorbereiden van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad. Voorbereiden van zittingen van schepencollege, raad: opmaken agenda, nazicht ontwerpbesluiten van de diensten, opmaken inzagedossier voor mandatarissen, opmaken notulen, opmaken van uitvoeringsbesluiten, Opvolgen, kunnen interpreteren en toepassen van relevante regelgeving voor de dienst. Ondersteunend werken en rapporteren aan de secretaris Voorbereiden van het budgetvoorstellen betreffende de algemene administratie. Coördinatie van het klachtenmanagement. Coördinatie en leiding van de dienst Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de dienst en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: Coördineren van de dagelijkse activiteiten van de medewerkers Waken over de uitvoering van de opdrachten Instaan voor de continuïteit van de dienst Kwaliteitszorg implementeren en opvolgen Coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten Organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd Zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen wetgeving en regelgeving kunnen toepassen Verruimende bepalingen Het is de bedoeling om via de functiebeschrijving een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste taken aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten opgedragen door de leiding en die niet in dit document zijn opgesomd waaronder ook het verrichten van ondersteunende taken aan collega s en andere diensten. 5
Aanbod Je salaris Het salaris bij een openbaar bestuur ligt op voorhand vast. Er wordt rekening gehouden met barema s. Je kan hierover dus niet onderhandelen. Het bestuur houdt wel rekening met de ervaring die je reeds hebt opgedaan bij een vorige werkgever indien deze relevant is voor deze job. Als het schepencollege de ervaring die je meebrengt uit vorige jobs aanvaardt, dan heeft dat een invloed op je salaris. Anciënniteit uit de overheid wordt sowieso overgenomen. Indien je ervaring hebt opgebouwd binnen de privé sector, dan kan deze, na goedkeuring van het College, overgenomen worden indien deze nuttig is voor de functie. Je bruto beginsalaris (zonder relevante anciënniteit, in een voltijdse functie aan index 1.6084) bedraagt 2319 euro bruto per maand. Indien je over 23 jaar of meer relevante anciënniteit beschikt, bedraagt je brutosalaris 3907 euro bruto per maand. 6
Aanwervingsprocedure Binnen een openbaar bestuur is er meer nodig dan enkel een sollicitatieproef om je te mogen verwelkomen als collega. Voor deze functie werden volgende selectietechnieken vastgesteld: Welke fases dien je te doorlopen? 1. Het indienen van je kandidatuur Wil je in aanmerking komen voor de functie, dan kan je op twee manieren solliciteren: 1. Online via www.assolutions.be/jobs 2. Per post: T.a.v. Dimitri De Prest, Kokerstraat 2a, 9750 Zingem Of je nu online of per post solliciteert, wij dienen volgende documenten te ontvangen van jou: - CV - Motivatiebrief - Een kopie van het gevraagde diploma - Een kopie van je identiteitskaart De uiterste inschrijvingsdatum voor deze functie is 15 december 2015. Stuur je je gegevens door online, dan telt de datum van de e-sollicitatie. Achteraan deze bundel vind je het inschrijvingsformulier indien je via de post wenst te solliciteren en meer info over hoe je online kan solliciteren. 2. Beoordeling van de binnengekomen kandidaturen A&S Solutions bezorgt alle ontvangen informatie aan het College van Burgemeester en Schepenen, die onmiddellijk aan de slag gaat na de uiterste datum van inschrijven. Zij beoordelen de binnengekomen kandidaturen en kijken bij deze beoordeling of je sollicitatie voldoet aan alle aanwervingvoorwaarden. Om aan het aanwervingsexamen te mogen deelnemen, moet je voor de afloop van de selectieprocedure en binnen de opgelegde termijn het bewijs leveren dat je voldoet aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan alle aanwervingsvoorwaarden. Op basis van de voorgelegde bewijzen beoordeelt het college de geldigheid en wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. 3. Samenstelling van de selectiecommissie Voor het afnemen van het aanwervingsexamen wordt een selectiecommissie samengesteld. Deze bestaat uit minimum 4 ervaringsdeskundigen met een kwalificatie behorend tot het niveau A en waarvan minstens de helft van de leden deskundigen zijn die extern zijn aan het eigen gemeentebestuur. Onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria. De gemeentesecretaris of plaatsvervanger bij dienst afwezigheid, maakt steeds deel uit van de jury en is voorzitter. 7
4. De te doorlopen stappen GEMEENTE ZELZATE Bedoeling van deze stappen is om te testen of je geschikt bent voor de functie. 1. Het eerste deel van het examen bestaat uit een schriftelijke gedeelte (50 punten), met als doel de toetsing van de vakkennis. Het schriftelijk gedeelte bestaat uit 2 delen: - Het samenvatten en kritisch commentariëren van een voordracht over een onderwerp van algemene aard op het peil van het hoger onderwijs (de kandidaten mogen geen aantekeningen maken) (10 punten) - Een schriftelijke proef over de kennis van vakken, gekozen volgens de aard van de te begeven functie dat tot doel heeft de beroepsgeschiktheid van de kandidaat te beoordelen (40 punten) 2. Het tweede deel van het examen bestaat uit een assessment center. Onder assessment center wordt verstaand de beoordeling van de kandidaat door twee assessoren, die daarvoor een geïntegreerde set van technieken gebruiken. Dit capacitair onderzoek op niveau van de functie beoogt de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes. 5. Scoring Voor het schriftelijke gedeelte dien je minstens 50% van de punten te behalen. Voor het assessment center dien je een geschiktheidsscore van geheel geschikt of geschikt te bekomen. 6. Timing De uiterste inschrijvingsdatum werd vastgelegd op 15 december 2015. Tot die datum kan je je kandidaat stellen voor de functie. 7. De aanstelling Het college zal overgaan tot de aanstelling van de meest geschikte kandidaat die slaagde voor alle stappen. 8. De wervingsreserve Ben je wel geslaagd voor alle proeven, maar heb je jammer genoeg naast de functie gegrepen, dan word je toch opgenomen in de wervingsreserve, die geldig is voor 2 jaar. Dit betekent dat, indien het college de functie binnen 2 jaar na de invulling om één of andere reden opnieuw open verklaart, deze kan putten uit de kandidaten die opgenomen zijn in de wervingsreserve. 9. Nog inlichtingen nodig? We hopen dat je een goed beeld hebt gekregen van onze gemeente, organisatie, de functie en de te doorlopen stappen. Wens je nog meer informatie, dan kan je je tijdens de kantooruren steeds wenden tot A&S Solutions, die de organisatie van deze procedure volledig op zich neemt. Jouw contactpersoon daar is Dimitri De Prest en is bereikbaar via 052/40 94 12 of via dimitri@ascareers.be. 8
Online solliciteren doe je op volgende manier: ONLINE SOLLICITEREN TIP: Hou uw identiteitskaart bij de hand. Voorzie een digitale kopie (Word document, PDF, scan, ) van de documenten die vereist zijn voor uw sollicitatie. STAP 1: Surf naar de website www.assolutions.be/jobs STAP 2: Klik op de job waarvoor u wil solliciteren. STAP 3: Klik op Solliciteren. STAP 4: U komt in de inschrijvingstool terecht, volg de instructies en klik tenslotte op Sollicitatie indienen. STAP 5 U krijgt een bevestigingsmail. 9
SOLLICITEREN VIA DE POST Inschrijvingsformulier Stafmedewerker Naam / voornamen: Straat / nummer: Gemeente / postnummer: Telefoonnummer : E-mail: Ondergetekende stelt zich kandidaat voor het examen van: Stafmedewerker contractueel onbepaalde duur voltijds B1-B3 wervingsreserve: 2 jaar Ondergetekende verklaart hierbij door A&S Solutions in het bezit te zijn gesteld en kennis te hebben genomen van de toelatingsvoorwaarden, de algemene en de bijzondere wervingsvoorwaarden, de wervingsprocedure, de wervingsexamens, selectieprogramma s, beoordeling, commissies en de functieomschrijving van de functie waarvoor hij/zij zich kandidaat wenst te stellen. Tevens verklaart de kandida(a)te over zijn/haar politieke- en burgerrechten te beschikken. Naam, datum en handtekening De inschrijving dient voorzien te zijn van volgende documenten: Een volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier Een gemotiveerde sollicitatiebrief Een curriculum vitae Een kopie van de identiteitskaart Een kopie van uw Bachelor diploma Gelieve deze documenten vast te hechten aan dit inschrijvingsformulier en aan te kruisen welke documenten wij in bijlage kunnen terugvinden. Solliciteren per post kan via het inschrijvingsformulier tot uiterlijk 15 december 2015 (datum poststempel of e-sollicitatie telt) op het adres van ons selectiekantoor A&S Solutions, t.a.v. Dimitri De Prest, A&S Solutions, Kokerstraat 2A, 9750 Zingem. 10