INFORMATIEBROCHURE. Ocmw Merelbeke. Selectieprocedure Administratief medewerker personeelsdienst/organisatieontwikkeling Contractueel - C1-C3

Transcriptie

1 INFORMATIEBROCHURE Ocmw Merelbeke Selectieprocedure Administratief medewerker personeelsdienst/organisatieontwikkeling Contractueel - C1-C3

2 Voorstelling ocmw Merelbeke OCMW Merelbeke is een lokaal bestuur dat instaat voor de zorg en het welzijn voor de inwoners van Merelbeke, met een specifieke aandacht voor de meest kwetsbare situaties. Naast de meest bekende welzijnswerking, beschikt OCMW Merelbeke over een ruim aanbod van (ouderen)zorgvoorzieningen. Dagelijks verblijven 130 bewoners in het woonzorgcentrum, 28 in de assistentiewoningen en 15 in het dagverzorgingscentrum. Daarnaast wordt via thuiszorgdiensten hulp geboden aan honderden gezinnen en is er een actieve recreatieve- en educatieve werking in het lokaal dienstencentrum. Wij zijn momenteel op zoek naar een administratief medewerker personeelsdienst/ organisatieontwikkeling Meer info kunt u vinden op :

3 De plaats van de functie OCMW Merelbeke Interne zaken SECRETARIS FINANCIEEL BEHEERDER (ONTVANGER) 1 coördinator sociaal huis Av 1 kwaliteits- en preventiecoördinator Bv (contr.) 1 systeembeheerder Cv Financieel management Aankoopdienst HRM 1 afdelingshoofd HRM Ax Administratie 1 boekhouder Bv 2 administratief medewerker Cv (1 gesco + 1 sectoraal fonds) 1 administratief assistent Dv (0,5 gesco + 0,5 sectoraal fonds) 1 aankoopverantwoordelijke Cx (geblokkeerd) 1 administratief medewerker Cv (stat. uitdovend) Personeelsbeheer 1 HRM-consulent Bv Organisatieontwikkeling 1 stafmedewerker Av 1 administratief hoofdmedewerker Cx (geblokkeerd) 1 administratief medewerker Cv (stat. uitdovend) 1 administratief medewerker Cv 1 administratief hoofdmedewerker Cx (geblokkeerd) 1 administratief medewerker Cv (stat. uitdovend) 1 administratief medewerker Cv 1 administratief medewerker Cv 2 HT technisch beambten-poetshulp Ev (gesco) 1 administratief medewerker Cv (gesco) 1 administratief medewerker Cv 0,5 administratief assistent Dv (gesco)

4 Voorstelling functie Functiebenaming: Administratief medewerker personeelsbeheer Niveau/Rang Graad Type functie C/Cv Administratief Uitvoerend Functiebeschrijving Doel van de functie Staat in voor de administratieve verwerking, opvolging en afhandeling van dossiers van de personeelsdienst. Rapporteert aan het afdelingshoofd HRM. Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten: Op het niveau van de functie: Klanten op een professionele en klantgerichte wijze behandelen en te woord staan (schriftelijk en mondeling), in functie van de geleverde diensten. Taken verrichten op een professionele, klantvriendelijke wijze. Taken verrichten op een veilige, snelle en efficiënte wijze. Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking: Op het niveau van de functie: Zorgen voor een goede interne communicatie. Werkmethodes op een correcte wijze toepassen. Zorgen voor een gepaste werkplanning en organisatie van de eigen taken. Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak: Op het niveau van de functie: Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen Toestellen en apparaten als een goede huisvader gebruiken en onderhouden Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie: Positief-kritisch zijn, mogelijkheden zien en actief meedenken op het vlak van continue verbetering van de organisatie. Openstaan voor vernieuwing.

5 Specifieke taken Hieronder volgt ter verduidelijking een opsomming van de belangrijkste specifieke taken. Afhankelijk van je inschakeling in een bepaald proces kunnen volgende taken tot je takenpakket behoren. Verwerking, opvolging en afhandeling van de loondossiers Actief overleg met Schaubroeck in kader van loondossiers Verwerking, opvolging en afhandeling van verzekeringsdossiers van personeelsleden met Ethias Opvolgen arbeidsongevallen Securex Controle facturen Ethias Opmaken van beslissingen voor Raad en secretaris Opmaken contracten en brieven Voorbereiding van rapporteringen Aanvullen van personeelsgegevens in Icarus Wijzigingen in wetgeving, RPR, arbeidsreglement opvolgen Onthaal verzekeren volgens de regeling van de permanentie. Opmerking: Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie de belangrijkste taken aan te halen Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.

6 Functieprofiel Kennisvereisten Elementaire kennis van de overkoepelende algemene regelgeving Basiskennis van de specifieke wetgeving in verband met de uitoefening van de functie Grondige kennis van het gebruik van IT-toepassingen Basiskennis van de eigen organisatie Competentievereisten Kerncompetenties Klantgerichtheid Betrokken zijn en kwalitatief handelen Functiegerelateerde competenties Expertise en ervaring delen Luisteren, empathie tonen Integreren en synthetiseren Plannen en organiseren Besluitvaardigheid Gedrag en attitude Respect Betrouwbaarheid Deskundigheid Verantwoordelijkheid Stressbestendigheid

7 Functiebenaming: Administratief medewerker personeelsbeheer organisatieontwikkeling Niveau/Rang Graad Type functie C/Cv Administratief Uitvoerend Functiebeschrijving Doel van de functie Stimuleren en faciliteren van de aspecten die de organisatieontwikkeling naar een hoger niveau kunnen tillen. Rapporteert aan het afdelingshoofd HRM. Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten Op het niveau van de functie: Klanten op een professionele en klantgerichte wijze behandelen en te woord staan (schriftelijk en mondeling), in functie van de geleverde diensten. Taken verrichten op een professionele, klantvriendelijke wijze. Taken verrichten op een veilige, snelle en efficiënte wijze. Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking Op het niveau van de functie: Zorgen voor een goede interne communicatie. Werkmethodes op een correcte wijze toepassen. Zorgen voor een gepaste werkplanning en organisatie van de eigen taken. Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak: Op het niveau van de functie: Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen Toestellen en apparaten als een goede huisvader gebruiken en onderhouden Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie: Positief-kritisch zijn, mogelijkheden zien en actief meedenken op het vlak van continue verbetering van de organisatie. Openstaan voor vernieuwing.

8 Specifieke taken Hieronder volgt ter verduidelijking een opsomming van de belangrijkste specifieke taken. Beheer van de spontane sollicitanten Contactname interimkantoren en invullingen voor vervangingen organiseren Contactname jobstudenten en invullingen organiseren Administratieve opvolging van de stageaanvragen Onthaal van nieuwe medewerkers Organisatie en opvolgen van de instroomdossiers van personeel Invoeren gegevens nieuw personeel in Icarus Administratieve opvolging evaluatie- en functioneringsdocumenten en cyclus in Icarus. Informatie op het intranet up-to-date houden Voorbereiding van rapporteringen Administratieve en praktische opvolging van het vormingsbeleid Stimuleren en faciliteren van de aspecten die de organisatieontwikkeling naar een hoger niveau kunnen tillen, zoals o o kennismanagement competentiemanagement Onthaal verzekeren volgens de regeling van de permanentie. Opmerking: Het is de bedoeling om: via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie de belangrijkste taken aan te halen Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.

9 Functieprofiel Kennisvereisten Elementaire kennis van de overkoepelende algemene regelgeving Basiskennis van de specifieke wetgeving in verband met de uitoefening van de functie Grondige kennis van het gebruik van IT-toepassingen Basiskennis van de eigen organisatie Competentievereisten Kerncompetenties Klantgerichtheid Betrokken zijn en kwalitatief handelen Functiegerelateerde competenties Expertise en ervaring delen Luisteren, empathie tonen Integreren en synthetiseren Plannen en organiseren Besluitvaardigheid Gedrag en attitude Respect Betrouwbaarheid Deskundigheid Verantwoordelijkheid Stressbestendigheid

10 OCMW MERELBEKE Aanbod Je salaris Het salaris bij een openbaar bestuur ligt op voorhand vast. Er wordt rekening gehouden met barema s. Je kan hierover dus niet onderhandelen. Het bestuur houdt wel rekening met de ervaring die je reeds hebt opgedaan bij een vorige werkgever, indien deze relevant is voor deze job. Als de raad de ervaring die je meebrengt uit vorige jobs aanvaardt, dan heeft dat een invloed op je salaris. Anciënniteit uit de overheid wordt sowieso overgenomen. Indien je ervaring hebt opgebouwd binnen de privé sector, dan kan deze, na goedkeuring van de raad, overgenomen worden indien deze nuttig is voor de functie. Je bruto beginsalaris (zonder relevante anciënniteit, in een voltijdse functie aan index ) bedraagt euro euro bruto per maand. Je maximum salaris bedraagt 3.324bruto per maand (na 27 jaar anciënniteit) Salarisschaal: Salarisschalen C1 C2 C3 Minimum Maximum Je extralegale voordelen Naast dit loon zijn er ook nog enkele extra legale voordelen: Maaltijdcheque (8 euro per gewerkte dag), met een werknemersbijdrage van 1,09 euro Een hospitalisatieverzekering Recht op 30 werkdagen betaalde vakantie Kokerstraat 2A 9750 Zingem tel fax RPR Gent VG. 77/B BNP Paribas Fortis

11 OCMW MERELBEKE Aanwervingvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor de betrekking moet je minstens 18 jaar oud zijn op de datum van het afsluiten van de kandidaturen. Daarnaast dien je te beschikken over een diploma secundair onderwijs. Je beschikt over een uittreksel uit het strafregister, waaruit blijkt dat je niet werd veroordeeld wegens een misdrijf dat genoemd is in boek II, titel VII, hoofdstuk V, VI, VII, titel VIII, hoofdstuk I, II, artikel 422bis, IV en VI en titel IX, hoofdstuk I en II, van het Strafwetboek Kokerstraat 2A 9750 Zingem tel fax info@assolutions.be RPR Gent VG. 77/B BNP Paribas Fortis

12 OCMW MERELBEKE Aanwervingsprocedure Binnen een openbaar bestuur is er meer nodig dan enkel een sollicitatieproef om je te mogen verwelkomen als collega. We zijn ertoe verplicht bepaalde voorgeschreven procedures te volgen. Indien je in deze functie je droomjob ziet, moet je slagen voor een vergelijkend aanwervingsexamen. Het examen bestaat uit een aantal vaste onderdelen, die we hierna nog in detail weergeven. Welke fases dien je te doorlopen? 1. Het indienen van je kandidatuur Wil je in aanmerking komen voor de functie, dan kan je op twee manieren solliciteren: a. Online via : b. Per post: T.a.v. Bram Vandendriessche, Kokerstraat 2a, 9750 Zingem Of je nu online of per post solliciteert, wij dienen volgende documenten te ontvangen van jou: CV Motivatiebrief Een kopie van het diploma secundair onderwijs Een uitreksel uit het strafregister Je kandidatuur dient door de post afgestempeld te zijn uiterlijk op 19/02/2016. Stuur je je gegevens online door, dan telt de datum van de e-sollicitatie. Achteraan deze bundel vind je het inschrijvingsformulier indien je via de post wenst te solliciteren en meer info over hoe je online kan solliciteren. 2. Beoordeling van de binnengekomen kandidaturen A&S Solutions bezorgt alle ontvangen informatie aan het vast bureau, die onmiddellijk aan de slag gaat na de uiterste datum van inschrijven. Zij beoordelen de binnengekomen kandidaturen en kijken bij deze beoordeling of je sollicitatie voldoet aan alle aanwervingvoorwaarden. Om aan het aanwervingsexamen te mogen deelnemen, moet je op de dag van het afsluiten van de inschrijvingen voldoen aan de aanwervingvoorwaarden en dien je het bewijs dat je voldoet aan de diplomavereisten (kopie diploma) ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum in te dienen. Dit geldt echter niet indien u een laatstejaarsstudent bent: dan dient u het bewijs dat u over het gestelde diploma beschikt pas te leveren alvorens in dienst te treden. Wel dient u een bewijs te leveren dat u ingeschreven bent in uw laatste jaar, en dit ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum. Kokerstraat 2A 9750 Zingem tel fax info@assolutions.be RPR Gent VG. 77/B BNP Paribas Fortis

13 OCMW MERELBEKE 3. Samenstelling selectiecommissie Voor het afnemen van het aanwervingsexamen wordt een selectiecommissie samengesteld. Deze bestaat uit minimum 3 deskundigen. De leden van de selectiecommissie zijn vertrouwd met de vacante functie of hebben kennis van de problematiek en uitdagingen die ermee samenhangt. 4. Het aanwervingsexamen Het aanwervingsexamen is bedoeld om te testen of je geschikt bent voor de functie. 1 Het eerste deel van het examen bestaat uit een schriftelijk gedeelte (100 punten). Dit gedeelte bestaat uit twee proeven: Proef1: (50 punten) Kennisproef gebaseerd op de kennisvereisten die in het functieprofiel en de taakomschrijving werden bepaald. Hierbij wordt ook de kennis en vaardigheden inzake ICT beoordeeld. Proef2: (50 punten) Een geïntegreerde gevalstudie waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een staal van het uit te voeren werk en waarbij analysevaardigheden, inzicht en kennis van de materie worden beoordeeld. Op het schriftelijk gedeelte dien je 60% van de punten te behalen en voor elke proef minstens 50% van de punten te behalen. 2 Indien je slaagt, word je finaal nog uitgenodigd voor een mondeling gedeelte (100 punten). Dit gedeelte bestaat uit: Een interview/evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals zijn/haar motivatie en zijn/haar interesse voor het werkterrein, van zijn/haar organisatievermogen en van zijn/haar sociale vaardigheden. Hierbij kan onder andere gebruik worden gemaakt van een persoonlijkheidstest. Er kan tevens op de leerstof van het schriftelijke gedeelte teruggekomen worden. Op het mondeling gedeelte dien je 60% van de punten te behalen. Na de verschillende selectiegedeelte gaat de jury op basis van alle onderdelen een definitief procesverbaal opstellen, met vermelding van het resultaat van elk selectiegedeelte en het eindresultaat van iedere kandidaat. De raad selecteert een kandidaat uit de lijst van de geslaagde kandidaten en motiveert uitdrukkelijk de keuze overeenkomstig de bepalingen van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen (en latere wijzigingen). Kokerstraat 2A 9750 Zingem tel fax info@assolutions.be RPR Gent VG. 77/B BNP Paribas Fortis

14 OCMW MERELBEKE 5. Timing De uiterste inschrijvingsdatum werd vastgelegd op 19 februari Tot die datum kan je je kandidaat stellen voor de functie. Dit betekent dat je ten laatste op 19 februari 2016 een kopie van je diploma dient in te dienen en dat wij in het bezit dienen te zijn van je CV en motivatiebrief. Daarna ontvang je van ons, indien je kandidatuur werd goedgekeurd, een brief met de examendata. Samen met deze brief ontvang je tevens een mail, waarin eventueel de afgebakende leerstof zal worden vermeld. 6. De wervingreserve Ben je wel geslaagd voor alle proeven, maar heb je jammer genoeg naast de functie gegrepen, dan word je toch opgenomen in de wervingsreserve, die geldig is voor 2 jaar. Dit betekent dat, indien de Raad de functie binnen 2 jaar na de invulling om één of andere reden opnieuw open verklaart, deze kan putten uit de kandidaten die opgenomen zijn in de wervingsreserve. 7. Nog inlichtingen nodig? We hopen dat je een goed beeld hebt gekregen van onze gemeente, organisatie, de functie en de te doorlopen stappen. Wens je nog meer informatie, dan kan je je tijdens de kantooruren steeds wenden tot A&S Solutions, die de organisatie van deze procedure volledig op zich neemt. Jouw contactpersoon daar is Bram Vandendriessche en is bereikbaar via 09/ of via bram@assolutions.be. Is alles duidelijk, gebruik dan het volgende formulier om je kandidatuur te stellen via de post. Verkies je de online weg, dan kan dat via: Kokerstraat 2A 9750 Zingem tel fax info@assolutions.be RPR Gent VG. 77/B BNP Paribas Fortis

15 OCMW MERELBEKE ONLINE SOLLICITEREN Solliciteren online kan tot uiterlijk 19 februari 2016 via het inschrijvingsformulier op onze website (datum e-sollicitatie telt): TIP: Hou uw identiteitskaart bij de hand. Voorzie een digitale kopie (Word document, PDF, scan, ) van de documenten die vereist zijn voor uw sollicitatie. STAP 1: Surf naar de website STAP 2: Klik op de job waarvoor u wil solliciteren. STAP 3: Klik op Solliciteren. STAP 4: U komt in de inschrijvingstool terecht, volg de instructies en klik tenslotte op Sollicitatie indienen. STAP 5 U krijgt een bevestigingsmail. Kokerstraat 2A 9750 Zingem tel fax info@assolutions.be RPR Gent VG. 77/B BNP Paribas Fortis

16 OCMW MERELBEKE SOLLICITEREN VIA DE POST Inschrijvingsformulier Selectieprocedure Administratief medewerker personeelsdienst/organisatieontwikkeling Naam / voornamen: Straat / nummer: Gemeente / postnummer: Telefoonnummer : Ondergetekende stelt zich kandidaat voor het examen van: Administratief medewerker personeelsdienst contractueel onbepaalde duur voltijds/halftijds C1-C3 Ondergetekende verklaart hierbij door A&S Solutions in het bezit te zijn gesteld en kennis te hebben genomen van de toelatingsvoorwaarden, de algemene en de bijzondere wervingsvoorwaarden, de wervingsprocedure, de wervingsexamens, selectieprogramma s, beoordeling, commissies en de functieomschrijving van de functie waarvoor hij/zij zich kandidaat wenst te stellen. Tevens verklaart de kandida(a)te over zijn/haar politieke- en burgerrechten te beschikken. Naam, datum en handtekening De inschrijving dient voorzien te zijn van volgende documenten: CV Motivatiebrief Een kopie van het diploma secundair onderwijs Een uitreksel uit het strafregister Gelieve deze documenten vast te hechten aan dit inschrijvingsformulier en aan te kruisen welke documenten wij in bijlage kunnen terugvinden. Solliciteren per post kan via het inschrijvingsformulier tot uiterlijk 19 februari 2016 (datum poststempel of e-sollicitatie telt) op het adres van ons selectiekantoor A&S Solutions, t.a.v. Bram Vandendriessche, A&S Solutions, Kokerstraat 2A, 9750 Zingem (gelieve het referentienummer 9820AM te vermelden). Kokerstraat 2A 9750 Zingem tel fax info@assolutions.be RPR Gent VG. 77/B BNP Paribas Fortis